Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГОПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«АСТРАХАНСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТЭКОНОМИКИ
КАФЕДРАИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ
ДОПУЩЕН К ЗАЩИТЕ
Заведующий кафедрой, профессор
___________________ В.С. Зверев
«_____»___________ 2006г.
От__________ № ___________
ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ
на тему:
«Совершенствование системыдокументооборота
в ООД УУМ МОБ РОВД
Ленинского района г.Астрахани»
Пояснительная записка ДП-032001- 012777
/>Проект выполнила студенткагр.ДФД-51 _______ «____» _______2006г.
Р.К.Джоржанова
/>Руководитель проекта ст.преподаватель __ «_____»___________2006г.
/>А.Н. Маркушина
АСТРАХАНЬ 2006

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии
1.1Обзор литературных источников
1.2Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
1.3Порядок движения документов на предприятии
1.4Основные правила составления и оформления документов
1.5Автоматизация документооборота на предприятии
1.6Общие проблемы управления документооборотом
1.7Методы совершенствования документооборота на предприятии
2Анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД
2.1Общая характеристика ООД УУМ МОБ РОВД
2.2Анализ организации документооборота ООД УУМ
2.3Анализ движения документов в ООД УУМ
2.4Анализ составления и оформления документов ООД УУМ
2.5Анализ автоматизации документооборота ООД УУМ
2.6Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД УУМ
3Мероприятия по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ МОБЛенинского РОВД
3.1Совершенствование организации документооборота ООД УУМ
3.2Проектирование должностной инструкции для УУМ
3.3Внедрение и адаптация комплексной автоматизации ООД УУМ
4Обоснование экономической эффективности проекта
5Безопасность жизнедеятельности и охрана окружающей среды
5.1Введение
5.2Разработка мероприятий по обеспечению безопасности труда
5.3Обеспечение электробезопасности и пожаробезопасности
5.4Вывод
Заключение
Списокиспользованных источников
Приложения
ПриложениеА
ПриложениеБ
ПриложениеВ
ПриложениеГ
ПриложениеД
ПриложениеЖ
/>/>Введение
Актуальность. Создание в нашей стране правовогогосударства с эффективно работающими институтами представительной,исполнительной, судебной властей, производства, науки и образованияобуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованиемих деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедурих функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упроченияроссийской государственности рациональное управление документацией можетпослужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления исущественным элементом его стабильности.
Современное управлениегосударственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительнойстепени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов.Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми илииными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формамиуправленческой деятельности, используется аппаратом управления в качествеспособа и средства реализации возложенных на него функций.
Таким образом, документированнаяинформация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечиваянаполнение информационных ресурсов организаций.
В связи с усложнением структуры исодержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникланеобходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого идостаточного количества видов документов, исполняющих роль информационногообеспечения функций управления.
В рамках работ по совершенствованиюорганизационных структур и методов управления, улучшению системы правовогорегулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяетсякомплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной итехнико-экономической информации, совершенствованию документирования идокументооборота в системах государственного управления.
Совершенствование информационнойдеятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Рационализациясвязана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления инаправлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствамиэлектронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимостиАСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационногообеспечения систем социально-экономического управления.
Непрерывный рост объемовдокументации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительнойтехники при обработке информации, использование небумажных носителей и другиеобъективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новыхметодов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютернойобработки.
Акцентирование внимания на даннойпроблеме влечет за собой выбор актуального на современном этапе направлениянаучного исследования, имеющего теоретическое и практическое значение с точкизрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.
Объектом исследования выступает Отдел организациидеятельности уполномоченных участковых милиции общественной безопасностирайонного отдела внутренних дел (ООД УУМ МОБ РОВД) Ленинского районаг.Астрахани.
Предметом исследования является система документооборотаООД УУМ: организация документооборота ООД УУМ МОБ РОВД в реальных условиях, порядокдвижения, составления и оформления документов.
Целью исследования является анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ РОВДЛенинского района г.Астрахани и разработка рациональных предложений по еесовершенствованию.
Для реализации вышеуказанной целинеобходимо решить следующие задачи:
— изучить теоретические основыпостроения системы документооборота на предприятии;
— охарактеризовать объектисследования, привести организационную структуру ООД УУМ;
— провести анализ системыдокументооборота в ООД УУМ, выявить основные проблемы документооборота,проанализировать направления совершенствования существующей системы документооборота;
— разработать на основе анализа существующейсистемы документооборота ООД УУМ конкретные мероприятия по еесовершенствованию;
— провести расчет экономическойэффективности от внедрения проекта;
— разработать мероприятия пообеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ.
Цель и задачи дипломного проектаобусловили выбор его структуры. Работа состоит из введения, пяти глав,заключения, списка использованных при написании работы источников, приложений кработе.
В первой главе подробно изученытеоретические основы построения системы документооборота на предприятии. Вовторой главе проводится глубокий всесторонний анализ системы документооборотаООД УУМ. Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованиюсуществующей системы документооборота ООД УУМ. В четвертой главе проводится обоснованиеэкономической эффективности проекта. Пятая глава посвящена обеспечениюбезопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ.
Источниковая база. При написании настоящей дипломнойработы был использован широкий круг источников: изучены труды авторитетныхспециалистов в области документоведения, использованы многочисленныепериодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство».Издания и статьи, использованные для написания работы, написаны на основедействующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшейлитературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес дляработников делопроизводства. Дипломный проект выполнялся по материалам,собранным в период преддипломной практики.
Научная новизна и теоретическаязначимость работы. Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучениемтеоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научнообоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующейсистемы документооборота с учетом изученного материала.
Практическая значимость работы.Реализация органами внутренних дел мер, направленных на коренное улучшениедеятельности участковых уполномоченных милиции, способствовали определенномуповышению их роли в предупреждении правонарушений и борьбе с преступностью.Вместе с тем коренного улучшения деятельности участковых уполномоченных милициине достигнуто. Отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможностииспользования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочныхбаз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы вместах проживания населения.
Практическая ценность дипломнойработы заключается в авторской разработке базы данных, предназначенной длярешения комплекса задач, одобренной руководством РОВД, которая нашла применениеи используется в ООДУУМ МОБ РОВД в реальных условиях.
/>/>/>1Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии 1.1 Обзор литературных источников
При написании настоящей дипломнойработы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий,следует подразделить их на три большие категории.
К первой категории следует отнестизаконодательные акты РФ, приказы МВД РФ, регламентирующие деятельность отделавнутренних дел. [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7]
Во вторую следует отнести издания,содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управлениядокументацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важнымэтапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивногодела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнемразвития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должныбыть использованы во всех видах документации. [8]
Государственная системадокументационного обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собойсовокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированиюуправленческой деятельности и организации работы с документами в органахгосударственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структурууправления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросовпостроения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания иобработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблемавтоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положенияи правила общегосударственного масштаба и значения. [9]
В России современные требования коформлению организационно-распорядительной (административной) документациизафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированныесистемы документации. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»). Стандарт устанавливает: состав реквизитовдокументов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкамдокументов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации. [10]
Ко второй категории изданийотносится научная литература. Отечественным документоведением к настоящемувремени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей,учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сихпор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественнохарактер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., КудряеваВ.А., Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.).
Особое внимание при написаниидипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий КузнецовойТ.В.
В издании Т.В. Кузнецовой«Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваютсяспособы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства;изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы сдокументами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкийкомплекс вопросов по секретарскому делу. [22]
В учебном пособии «Секретарское дело»автор уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научнойорганизации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы иформы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов,нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кромеорганизационных моментов, излагаются требования к составлению и обработкеспециальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведенотакже большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываютсяспециальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристикифедеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечениеспециальных функций управления. [25]
В дипломной работе использовалисьматериалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В.«Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)».Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целяхновых информационных технологий в организациях различного типа, формированиеконцепции и методологии управления документационными ресурсами для принятиярешений на базе информационного менеджмента в историческом развитии. [27]
При написании дипломной работычасто использовалось справочное издание Стенюкова М.В. «Справочник поделопроизводству». В нем собраны самые важные правила и нормы по составлениюдокументов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболееиспользуемых видов документов, рекомендации по организации документооборота напредприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильномуоформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.[29]
Сейчас во многих современныхпубликациях наблюдается тенденция к постепенному усилению теоретических исследованийв области документационного обеспечения управления.
/>/>/>1.2Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
Делопроизводство или документационноеобеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работы с официальными документами – являетсяважным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы,отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние,работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именнодокументы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяютсяпланы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи сэтим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многомзависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность ихвыполнения и деятельность организации в целом.
Документооборотом называется«движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки». [8]
Организация документооборота — этоправила, в соответствии, с которыми происходит движение документов вучреждении.
Организация документооборотапредусматривает рациональное движение документов, включающее как операции сдокументами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение,рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения,оформления и отправки.
Документооборот является важнымзвеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движениядокументов, но и скорость этого движения. [22]
В делопроизводстве документооборотрассматривается как функция коммуникации, реализация которой должнасоотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства — информационнымобеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения ииспользования ранее созданной информации.
С нечеткой организацией движениядокументов в настоящее время связывают многие недостатки в организациидокументационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например,процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включаеттри составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемогорешения достоверной и достаточной информацией); документирование решения(создание распорядительного документа); контроль за его выполнением(организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий,сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации,подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления,удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа вуправленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое,передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — круководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качествовыполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.
Документооборот — сложныйтехнологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными спроцессами документирования и со всей деятельностью организации. Организациядокументооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию,оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристикамидокументооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции напути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки вдело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюдаглавное правило организации документооборота — оперативное прохождениедокумента по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратамивремени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнениеследующих правил:
— максимальное сокращение инстанцийпрохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработкедокументов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
— исключение или максимальноеограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация идоставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.;
— максимальное единообразие впорядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходяиз того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Соблюдение этих правил позволяетреализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородныхтехнологических операций, эффективного использования средств оргтехники иперсонала.
Кроме того, соблюдение этих правилпозволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
— прямоточности направлениядокументопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке иобработке документов;
— ритмичности движения документов,которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональнойзагрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о состояниидокументооборота можно получить из качественных и количественных характеристикего параметров.
К качественным характеристикамдокументооборота относятся:
— характеристики документопотоков(состав документов, их содержание);
— маршруты движения документов(направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
— периодичность (стадиидокументооборота);
— направленность движения.
Документооборот как технологическийпроцесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратнуюсвязь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации)понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системыдвижение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данныхобщий источник и общий приемник.
Документопотоки различают понаправлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяютгоризонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, ивертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различныхуровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения иорганизации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящиепотоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией отподчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций,направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это документы,направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненныморганизациям.
По отношению к управленческомуобъекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесновзаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется дляподготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.
Входящий документопоток любой организации всоответствии с рисунком 1 складывается из:
— документов вышестоящихорганизаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств идр.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные иметодические акты, которые являются основанием для руководителей в организациипроизводственной, управленческой, технической, экономической, социальной и инойдеятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы,постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции,решения, методические указания и рекомендации;
— документов от подведомственныхорганизаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий,запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. Повидам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной,социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок,писем, актов;
— документов от несоподчиненныхорганизаций, направляемых с целью согласования совместных действий илипобуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные видыдокументов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы идр.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (актывзаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
— обращений граждан — предложений,заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит издокументов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устныезапросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов.Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельностиорганизации и ее информационными запросами. В исходящем документопотокевыделяется группа распорядительных документов (при условии, что организацияимеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) —письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по ихвыполнению.
Внутренний документопоток составляютдокументы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящиеза его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения.Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач впределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационныедокументы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ееструктурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц,правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы,учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатныерасписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учрежденийвыполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы,указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотокасоставляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учетуматериальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. Ваппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку междудолжностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должныиспользоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры)Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляетсядокладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.
Каждый документопоток имеетдостаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержаниядокументов, степени регламентации функций руководителей и сотрудников,распределения обязанностей между руководителями и от принятой в технологии работыдокументами в соответствии с рисунком 2. Стереотипные маршруты движениясвойственны входящим документам, что определяется их адресованием.
Входящие документы образуют тринаправления движения: руководству организации, руководству структурныхподразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоковнеравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, содной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получаетзначительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областямдеятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрениядокументов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа кисполнителю.
Маршрут движения входящихдокументов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами.Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационныеформы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнениеэтих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другимпосле рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрациидокументов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.
Исходящий документопоток, какправило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так иинформационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях.Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования,визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечаткитекста, регистрации и отправки документов.
Наиболее нерегламентированнымиявляются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движениераспорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всехостальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимыепотери времени на прохождение документов.
Основываясь на данных,характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатыватьнаиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Документооборот как движение следуетотличать от объема документооборота, который выражается общим количествомдокументов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.[8] В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие ивнутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфиии оргтехники.
Объем документооборота подсчитываютна основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участкахпервоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службеделопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется впределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращенияграждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить повыделенным участкам регистрации.
Общепринятая методика подсчетадокументооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителекоторой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий.Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документысоставляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится наобщем результате. Основное правило подсчета документов — однократность.
Служба делопроизводствапериодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объемедокументооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объемадокументооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерностироста и состояния документооборота, его изменений. установлено, что плотностьдокументооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца,недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количествопоступающих документов, в конце отправляемых.
Кроме того, учет документооборотапозволяет:
— определить загрузку организации вцелом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
— определить соответствие маршрутовдвижения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделенийили должностных лиц;
— разработать мероприятия посовершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельныхопераций;
— установить оптимальное количествоинформации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
— рассчитать численность службыделопроизводства.
Таким образом, документооборотучреждения представляет собой главную организационную проблему деятельностислужбы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов,поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства./>/>/> 1.3 Порядок движения документов на предприятии
/>/>/> 
Изначальную основу документооборотаотражают такие организационные документы, как устав, положение, приказы ораспределении обязанностей, организационная структура учреждения, а винструкции по работе с документами они закрепляются вторично.
Работа с документами состоит изряда последовательных операций: прием документов, их распределение инаправление на исполнение, исполнение и отправка.
Прием, обработка и распределениепоступающих документов. Независимоот объема деятельности организации, операции по приему и отправке документовобычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупныхорганизаций для этого предусматривают создание специализированного участка —экспедиции, как одного их структурных подразделений службы в соответствии срисунком 3. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция невыделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправкедокументов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службуделопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправкепроизводятся централизованно секретарем в соответствии с рисунком 4.
Рекомендации по приему и отправке,если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организациидокументооборота, то есть прохождение документа по наиболее косому маршруту сминимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяетбыстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальнуюобработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработкудокументов, учет объема документооборота.
Доставка документов происходитпочтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способамидоставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети,электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступаетпутем передачи их командированными сотрудниками других учреждений всоответствии с рисунком 5.
Задача службы делопроизводства —организовать учет поступления документов из всех источников, их первичнуюобработку, координировать их движение.
В нормативных документахрегламентированы правила первичной обработки поступивших документов всоответствии с рисунком 6.
Правила первичной обработки поступившихдокументов сводятся к следующему:
1. Проверяется правильность доставки.Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылкиадресату.
2. Проверяется целостностьупаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяется комплектностьи сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствиядокументов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этомсообщают отправителю.
3. При поступлении машиночитаемыхдокументов обрабатывается только сопроводительная документация, машинныеносители в упаковке передаются по назначению.
4. Как правило, конвертыуничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в техслучаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовомштемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда наконверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой «лично» невскрываются, а передается адресату. Однако в некоторых организациях количестводокументов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработкапоступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетныйномер проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет учет всехпоступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, гдеуказывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетныйномер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставлениявходящего регистрационного индекса.
7. При первичной экспедиционнойобработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерийэтой сортировки — адресование документов. Обычно документы, адресованныеруководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда жепоступают документы, адресованные организации (без указания фамилиидолжностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения,проходят сортировку по их названиям.
В небольших организациях всяпоступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можноразработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указаниемисполнителей, которые курируют определенные вопросы.
8. Процесс первичной обработкизаканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочногошкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. Внебольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которыхзакрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.
Большая часть организаций иучреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например,значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативнуюинформацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документовдоставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук вруки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки,содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Службаделопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих поразличным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации,поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае этидокументы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационнуюсистему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов,телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводитьсяв службах связи.
Практически во всех сферахуправления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходятв процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильнойсвязи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен иполучен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг сдругом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одногокомпьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться кмеждународным глобальным компьютерным сетям. При этом документ можетпередаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнеговида, значит, возникает возможность использовать сведения из годного документадля создания другого.
Это приводит к децентрализацииприема-передачи документов, результатом чего становится потеря службойделопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такогоположения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений иутрата руководством организации контроля за их деятельностью. [21] Поэтому длявключения электронных документов в информационную базу организации (фирмы)служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоковинформации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранностьи использование).
Согласно рекомендациям Основныхположений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (изэкспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.)осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которыеотвечают в них за работу с документами.
Документы передаются ссоответствующими отметками в регистрационных формах.
В крупных фирмах, учреждениях, напромышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены назначительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь длядоставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории)по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы дляотправки и доставляя поступившие документы.
Самый нерациональный способдоставки документов — выполнение этой работы специалистами аппарата управления,так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весьаппарат управления.
Таким образом, организацияпервичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступившихдокументов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений,исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанцийпрохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организациитехнологии регистрации документов.
/>/>/>Порядок направленияна исполнение и работы исполнителя с документами. Из экспедиции документы, адресованные руководству,передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрениядокументов руководителем.
Документы, адресованные вструктурные подразделения, направляются в их секретариаты для тех же операций.
С 1970-х годов получила широкоераспространение методика предварительного рассмотрения документов.Предварительное смотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя,его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования кэтим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, знаниесостояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительноерассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на руководства документов.При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна бытьпредставлена руководителем в обязательном порядке — документы по принципиальнымвопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейсяситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Переченьтаких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедурыпредварительного рассмотрения документов — в освобождении руководителя отпросмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация,не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера.Предварительное смотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящегодокументопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращаетувеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимыесроки.
Основным критерием, влияющим надвижение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтомуреферент должен иметь четкие представления о положении дел в организации,хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурныхподразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.
Предварительное рассмотрение проводитсянепосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряетдвижение документов, так как существенная часть их передается в структурныеподразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов«спускается» на следующий уровень управленческой структуры, то есть документыпопадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.
Рассмотрение документовруководителем организуется в этом случае более рационально — к нему попадаютдокументы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется докладруководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов ещепредставляется подборка справочных данный или предварительной переписки.
Движение документов задаетсярезолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступившихдокументов исполнение каждого из них различное.
Постановления, решения, приказы,письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуютписьменного ответа — они необходимы для ознакомления, содержат инструкции повыполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять впринятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомлениес документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документомпроставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или налистах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или«Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление,дата и номер дела, в котором документ будет храниться.
Сводки, отчеты, заявки,информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа,передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их воперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки «Включено в план»,«Включено в отчет», и подшивают в дела.
Наибольшее внимание исполнителязанимают документы, которые требуют ответа.
Исполнение документа начинается сосбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить,достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность).На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечениисвоей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документаморганизации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранениядокументов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнительпредставляет руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проектответного документа) форме.
Проект документа проходит этапсогласования — сбора виз руководителей структурных подразделений испециалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесссогласования может быть организован в виде рассылки необходимого количестваэкземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений — такназываемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательноесогласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.
Принципиальные изменения впроцессах визирования могут исходить при наличии в организации локальнойкомпьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией междуструктурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами.Документ может создаваться в электронной форме и передаваться дляредактирования, получения заключения, визирования. Технические возможностикомпьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тутвозникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Частьсотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования, правовнесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ковсем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенноелицо, руководство службы делопроизводства.
После получения на проектедокумента всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний ипередают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передаетдокумент на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службуделопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новымпартнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адресили адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа.
Поступивший документ, копию отправленногодокумента и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело,сделав соответствующие отметки об исполнении.
По такой же схеме работаетисполнитель и над инициативными документами — запросами, уведомлениями,гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.
Таким образом, подготовка исходящихдокументов складывается из подготовки проекта документа, его согласования,визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движениеисходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений,участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию ивизированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем большеинстанций он проходит.
Подготовка и оформление внутреннихдокументов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршрутыих движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные запискирассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовкераспорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовыватьсяв юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадровс соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа —специальный аппарат (секретариат коллегии).
/>/>/>Правилаобработки исходящих документов. Документы, отправляемыеорганизацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку,оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляютсяцентрализованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствиис действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы дляотправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкойо категории отправления.
Служба делопроизводства проверяетправильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений,соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания,регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильнооформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурныеподразделения.
На заказную корреспонденциюсотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедициипроставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителяхпринимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, приналичии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленномпорядке
Документы, переданные на отправку,обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половиныследующего рабочего дня.
1.4 Основныеправила составления и оформления документов
Основные правила составления иоформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее времяв России общегосударственных нормативно-методических документах –государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правилработы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики еедеятельности, технологии документирования, условий работы управленческогоаппарата.
На основе законодательных,нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение(организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами вуставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляютсяконкретные правила документирования, в том числе:
— права и обязанности должностныхлиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
— состав применяемых в аппаратеуправленческих документов;
— компетенция руководителя, егозаместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различныхвидов распорядительных документов;
— порядок подписания, согласованияи визирования документов, их заверение печатью;
— обязательные требования коформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способадокументирования и вида носителя к документам, используемым в управленческойдеятельности, предъявляются следующие основные требования:
— обеспечение юридической силыдокумента;
— создание условий для оперативногоисполнения документов;
возможность оперативного поискадокументов (использования их в справочных целях);
— возможность использования длясоздания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Действующие государственныенормативно – технические документы предназначены также для обеспечениякачественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включенырекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональнойкомпоновке.
При составлении документа особоезначение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательныепризнаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельныхвидов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность иузнаваемость официальных бумаг.
В России современные требования коформлению документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).[10]
Настоящий стандарт устанавливает:состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов;требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации.
При подготовке и оформлениидокументов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный гербРоссийской Федерации;
02 — герб субъекта РоссийскойФедерации;
03 — эмблема организации илитоварный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные оборганизации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номердокумента;
13 — ссылка на регистрационныйномер и дату документа;
14 — место составления или изданиядокумента;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлениидокумента в организацию;
30 — идентификатор электроннойкопии документа.
Документы изготавливаются набланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков — А4 и А5. Все бланки изготавливаются типографскимспособом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средстввычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Структура унифицированногодокумента представлена в таблице 1.
Таблица 1 — Структураунифицированного документаЗаголовочная часть
Наименование учитываемого объекта
(предприятия, организации, работающего)
Характеристика документа
(индекс, код по ОКУД) Наименование документа Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков Содержательная часть Заголовок графы таблицы Заголовок графы таблицы Название количественно-суммового основания документа Значение Значение Название количественно-суммового основания документа Значение Значение Примечание Оформляющая часть Дата заполнения документа
Подпись юридически ответственных лиц
 за правильность составления документа
Развитие системы автоматизированнойобработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией,потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документовразработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков.Унификация выдвинула следующие требования к документам:
— стандартная форма построения,
— приспособление кавтоматизированной обработке,
— минимизация показателей,
— исключение дублирования,
— включение всех необходимых дляцелей управления показателей.
Все унифицированные системы должнывключать в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав инаполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а такженормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.
1.5 Автоматизациядокументооборота на предприятии
Современный уровень информатизацииобщества предопределяет использование новейших технических, технологических,программных средств в различных информационных системах экономических объектов,методов и моделей, технических, программных, технологических средств испециалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческихрешений. Создание АИС способствует повышению эффективности производстваэкономического объекта и обеспечивает качество управления.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно — технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности,требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышениякачества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронныхдокументов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системыуправления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющихкорпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективностьработы аппарата управления является правильная организация работы с управленческимидокументами.
В связи с большим потокомдокументооборота, представляет большой интерес обработки ведения учётовдокументации в автоматизированном режиме. При наличии или отсутствии автоматизации,с компьютерной техникой или без нее, информация существует и циркулирует внутрипредприятия, составляя его информационную систему (ИС). При этом автоматизация,даже частичная, внедряемая искусственным путем в естественные информационныепотоки будет эффективна только тогда, когда произойдет успешно интеграцияавтоматизированной информационной системы (АИС) в структуру предприятия.
Сегодня эффективностьуправленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всехуправленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управленияпредприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.
Представляется целесообразнымсформулировать требования к современной автоматизированной системе управлениядокументацией (АСУД) в организации.
Прежде всего, АСУД должна выполнятьвсе задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовкудокументов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, иххранение и справочную работу по массиву документов.
Система должна быть построена наединых методологических принципах, программно-технических и технологическихрешениях в рамках действующих организационно-правовых условий в видеотечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций итребований.
АСУД должна обеспечить полноценноеиспользование (интегрирование) накопленного информационного ресурса иреализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократногоиспользования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогатьадминистраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации,обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированногодоступа.
АСУД в современных условиях должнабыть приспособлена к возможному расширению номенклатуры документов и параметровсистемы (количество технических устройств и технологий, количество документов,объем информации, количество пользователей) и быть способной к адаптации всоответствии с меняющимися требованиями пользователей.
Главным итогом внедрения АСУДдолжно явиться создание в учреждении эффективного и действенного механизмауправления, охватывающего бизнес-процессы — финансово-производственные,технологические, маркетинг, продажи и т.д. В результате этого организация выходитна качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.
Современные специализированныесредства автоматизации делопроизводства позволяют построить системуавтоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, — от автоматизации учетабумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.
Эффективным является эволюционныйподход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первомэтапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) иорганизацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамкахразвития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяетсядо уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход кпреимущественно безбумажному делопроизводству. [30]
К составляющим эффективность прииспользовании данной системы электронного документооборота можно отнести такжеследующее:
— во всех подразделениях и ворганизации в целом вводится унифицированная, формализованная и строгорегламентированная технология делопроизводства;
— организация становится полностьюуправляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам иисполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;
— система автоматизацииделопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной идокументированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами.В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физическогоносителя технологических знаний и правил работы с документами.
— создаются условия для резкогоускорения прохождения документов по организации, особенно при организацииэлектронного документооборота.
— минимизируется трудоемкостьделопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, чтонеобходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, припервичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочихмест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих этуинформацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.
— качественный выигрыш достигаетсяорганизации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями,поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкойбумажных документов, а затем — в повторном вводе реквизитов текстов полученныхдокументов. [12]
Рационализация связана с внедрениеми функционированием автоматизированных систем управления и направлена не толькона упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительнойтехники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важныхзадач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономическогоуправления.
Решение проблемы управлениядокументацией в современных условиях позволит целенаправленно формироватьинформационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование,а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшимизатратами времени, труда и средств.
Эффективная деятельностьсовременного предприятия и укрепление его конкурентоспособности возможна толькопри наличии хорошо отлаженного механизма электронного документооборота ворганизации. [31] 1.6 Общие проблемы управления документооборотом
Практически все процессы управленияпредприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективногоразвития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всегоих жизненного цикла — от создания до списания в архив.
В процессе управления документамивозникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированнойинформацией в организациях можно выделить:
— большое количество документов;
— большое количество сотрудников,работающих с документами (бумажными и электронными);
— сложные схемы согласованиядокументов;
— территориальная распределенностьподразделений;
— отсутствие информации обисполнении в реальном времени;
— поиск документов в рамкахорганизации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.
Объем документации, создаваемой вучреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному ивсе более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессомувеличение объемов управленческой документации происходит пропорциональноизменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Этопервая закономерность документообразования.
Рост объемов производства приводитк стремительному росту объемов информации. В то же время производительностьтруда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности трудав управлении. Этот разрыв — одна из основных причин роста аппарата управления вовсех развитых странах мира.
Причины роста объемадокументооборота подразделяют на объективные и субъективные.
Главными объективными причинамиувеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса,развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции,освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессовуправления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количествадокументируемых действий и количества адресатов, которым эти действиянаправлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документовзначительным образом связано с процессами документирования.
К субъективным причинам относят:
— бюрократизацию аппаратауправления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций,разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных правграждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловойнеобходимостью, для подстраховки, на всякий случай;
— незнание или несоблюдениеработниками управленческих структур законодательства, нормативных актов,устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результатевозникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;
— неквалифицированноедокументирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащийнеясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранееприказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемыхорганизаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;
— несвоевременное, некачественноевыполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков ихисполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков,рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
— отсутствие прав уподведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задачвынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями илиразрешениями спорных вопросов;
— некомпетентность управленческогоперсонала в решении производственных, экономических, управленческих задачприводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается надокументировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения ит.д.;
— отсутствие в управленческомаппарате регламентации документообразования приводит к использованиюзначительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенныхдля документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, ноотличающихся по форме представления информации или по составу показателей;
— широкое распространениекопировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводитк созданию огромного количества копий документов, которые используются внезначительной мере;
— использование в процессахсоздания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительноповысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций,но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов засчет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.
Таким образом, в числе субъективныхпричин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные сотдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениямитребований законодательства, с организацией документирования.
К субъективным причинам надоотнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время насоздание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовоеразнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот выводсделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в областиуправления документацией.
Имеется ещё ряд причин возрастаниядокументопотоков в настоящее время: недостаточная разработанностьзаконодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела«бумаготворчества»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечениюв «бумажную» бюрократическую деятельность всё большего числа работающих.Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, то есть какдань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организациина решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силудублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой потокнеоправданной документации возникает при издании некачественных документов,особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. И,наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствуеторган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме. [22] 1.7 Методы совершенствования документооборота на предприятии
На данный момент среди методов,направленных на совершенствование документирования, выделяются две группы:совершенствование технологии документооборота и сокращение объемадокументооборота.
К первой группе относят всепроцедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческогодокументооборота, составление маршрутных карт технологического процесса,разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм,схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющихэффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизациюпроцедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационнойнагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. [23]
Важное современное средствосовершенствование документооборота — компьютеризация операций составления иобработки документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках итакой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупитьзатраты на приобретение и эксплуатацию.
Главное условие сокращения объемовдокументов — упорядочение их возникновения. Основным методом упорядоченияпроцесса документирования является унификация как отдельных групп документов,так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в созданииразличных систем документации, строго устанавливающих состав применяемыхдокументальных форм и регламент пользования ими. При унификации издокументальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующиетребованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемыеоднотипные формы заменяются единой. Таким образом, унификация позволяетупорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота.
Сокращение объема документооборотасвязывается с регламентацией документирования, уменьшением количествавнутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированныхсистем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, атакже использованием бездокументных связей.
В связи с тем, что объем документациивозрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений ипоручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролюисполнения. На службу документации учреждения возлагается разработкарациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чемлучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникаетнепредусмотренных документов, и наоборот.
Автономные компьютеры на рабочихместах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях илисекретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически онипросто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решениемявляется компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различныхподразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами,вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться инакапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и историидокументооборота организации. Для организации такой работы с использованиемсети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычносистемами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболеепродвинутые из них позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так иорганизовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чембольшее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такаясистема, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы системадоходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в которомосуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочиеместа сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этомслучае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персоналаобеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации вреальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний деньавтоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведетна персональном компьютере.
Четко налаженный контрольисполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников,создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое заданиедолжно быть выполнено в срок и т.п. Автоматизированный контроль за исполнениемдокументов выполняется либо с использованием специализированных программконтроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизациидокументооборота.
Одним из центральных вопросов ворганизации информационно-документационного обслуживания деятельности любогоучреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это обязательнодолжно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённоенепосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось,осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсомфирмы, организации, предприятия – одна из важнейших, происходит в стране оченьмедленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроетсянесвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохаяподготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону,неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому ненадо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленецпонимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагаясоответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, ичем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение вкратчайший срок и опередить своих конкурентов. Кроме того, место службы ДОУкоренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием базданных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимаетсяспециально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд,это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.
Только комплексное решение всехуказанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационномуобеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения науровень потребностей XXI века.
/>/>/>2Анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ ЛенинскогоРОВД/>/>/> 2.1 Общая характеристика ООД УУМ МОБ РОВД
Отдел организации деятельностиучастковых уполномоченных милиции (ООД УУМ) является структурным подразделениеммилиции общественной безопасности РОВД, обеспечивающим деятельность участковыхуполномоченных милиции. [5]
В задачи ООД УУМ входят:
— обеспечение безопасностиличности, общественной безопасности, охрана собственности, общественногопорядка;
— выявление, предупреждение ипресечение преступлений и административных правонарушений;
— раскрытие преступлений, по деламо которых производство предварительного следствия не обязательно;
— розыск отдельных категорий лиц,установление места нахождения которых отнесено к компетенции милицииобщественной безопасности.
В состав ООД УУМ входят:
— начальник ООД УУМ,непосредственно подчиняющийся начальнику МОБ;
— старшие участковые уполномоченныемилиции (Ст. УУМ), непосредственно подчиняющиеся начальнику ООД УУМ;
— участковые уполномоченные милиции(УУМ), подчиняющиеся начальнику ООД УУМ.
Начальник ООД УУМ назначается на должность иосвобождается от должности министром внутренних дел Российской Федерации попредставлению министров внутренних дел, начальников управлений (главныхуправлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному свысшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителямивысших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации),и является по должности заместителем министра или начальника управлений(главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации.
Старший участковый уполномоченный возглавляет участковый пунктмилиции (УПМ), в состав которого входят участковые уполномоченные милиции.
Старшие участковые назначаются надолжность и освобождаются от должности министром внутренних дел РоссийскойФедерации по представлению министров внутренних дел, начальников управлений(главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованномус высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителямивысших исполнительных органов государственной власти субъектов РоссийскойФедерации), и являются по должности заместителями министров или начальниковуправлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации.
За старшим участковымуполномоченным закрепляется участок с проживающим на нем населением в городахне более 1,5 тысяч человек, а в сельской местности — по аналогии с участковымуполномоченным.
Старший участковый уполномоченныйнаряду с обслуживанием закрепленного за ним участка:
— организует работу подчиненных емуучастковых уполномоченных по предупреждению, выявлению и раскрытиюпреступлений, по делам о которых предварительное расследование производится вформе дознания и отнесенных законодательством к компетенции органов внутреннихдел;
— координирует взаимодействиеподчиненных участковых уполномоченных с другими подразделениями органоввнутренних дел;
— организует участие подчиненныхучастковых уполномоченных в проведении комплексных оперативно-профилактическихмероприятий на территории обслуживаемых ими административных участков;
— оказывает помощь подчиненнымучастковым уполномоченным в повышении их профессионального мастерства, подбореи организации работы внештатных сотрудников милиции, установлении доверительныхотношений с гражданами, укреплении взаимодействия с общественными объединениямиправоохранительной направленности, проведении индивидуальной профилактической работыс правонарушителями, рассмотрении писем и заявлений граждан, выполнении другихобязанностей по службе;
— обобщает и оценивает результатыдеятельности подчиненных участковых уполномоченных за месяц, квартал,полугодие, год и докладывает их с соответствующими предложениями начальникумилиции общественной безопасности или руководителю подразделения по организацииработы участковых уполномоченных.
Участковый уполномоченный милиции входит в состав милиции общественной безопасности, состоитна должностях среднего и старшего начальствующего состава органов внутреннихдел, в пределах своей компетенции выполняет обязанности и пользуется правами,предусмотренными Законом Российской Федерации «О милиции».
Участковый уполномоченныйназначается на должность и освобождается от должности начальником органавнутренних дел по представлению его заместителя — начальника милиции общественнойбезопасности.
За каждым участковым уполномоченнымприказом начальника органа внутренних дел закрепляется для обслуживанияадминистративный участок с населением не свыше 3 — 3,5 тысяч человек на одногоучасткового уполномоченного[1].
Личный состав, звания и распределениеучастковых уполномоченных по зонам административных участков Ленинского районапредставлены в приложении А.
ООД УУМ располагается в ОВДЛенинского района г.Астрахани по адресу: 414041, г.Астрахань, Ленинский район,ул.Б.Алексеева, 41, тел. (8512) 36-01-60.
Организационная структура ООД УУММОБ ОВД Ленинского района г.Астрахани представлена на рисунке 7./>/>/> 2.2 Анализ организации документооборота ООД УУМ
Делопроизводство ООД УУМобеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами иявляется важным аспектом работы всего РОВД: в ООД УУМ создаются документы,отражающие результаты службы участковых уполномоченных милиции, криминальнуюобстановку на территории административного участка, работу с населением, проживающимна территории административного участка, профилактическую работу с условно освобожденнымии т.п. Именно документы ООД УУМ обеспечивают реализацию решений, так как именноООД УУМ является исходной точкой документооборота РОВД, в документах ООД УУМопределяются обстоятельства расследуемого дела, фиксируются учетные и отчетныепоказатели преступности и другая информация.
В таблице 2 приведен анализраспределения документов по структурным подразделениям РОВД за 2003-2005 гг. Следуетобратить особое внимание на роль ООД УУМ в организации документооборота в РОВД:практически все операции выполняются именно этим структурным подразделением.
Таблица 2 — Распределениедокументов по структурным подразделениям РОВД за 2003-2005 гг.Подразделение РОВД Кол-во документов, шт Всего 2003 г 2004 г 2005 г Инспекция по делам несовершеннолетних 2052 621 976 455 Криминальная милиция 1880 874 353 653 Оперативный розыск 4150 786 1321 2043 Отдел дознания 14867 3454 5656 5757 Отдел организации деятельности УУМ 22866 9624 7372 5870 Отдел по борьбе с имущественными преступлениями 1926 676 575 675 Отдел по борьбе с тяжкими преступлениями 1672 456 763 453 Отдел по борьбе с экономическими преступлениями 1788 565 878 345 Уголовный розыск 1740 321 654 765 Итого 52941 17377 18548 17016
На рисунке 8 наглядно видно, что практическибольшая часть объема документооборота приходится на ООД УУМ МОБ РОВД. Приемпоступающих документов осуществляется участковыми уполномоченными милиции отграждан, проживающих на территории административного участка, либо документыпоступают с дежурной части по распределению по зональному признаку. Следуетотметить, что практически любое сообщение о преступлении и иной информации о совершенныхправонарушениях после регистрации в Книге учета совершенных преступлений илиЖурнале учета информации, а, следовательно, входящий документ, анализируется иобрабатывается ООД УУМ, в частности участковыми уполномоченными милиции, а этопервоначальный и, соответственно, важный для рациональной организациидокументооборота этап документопотока в РОВД.
Таким образом, документооборот ООДУУМ занимает место узлового звена системы делопроизводства РОВД. В связи с этимможно сказать, что от того, как налажена работа с документами в ООД УУМ, вомногом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность ихвыполнения и деятельность РОВД в целом.
Документооборот ООД УУМ практическине отличается от обычных организаций военного типа и попадает под современнуюклассификацию. Однако в ООД УУМ имеется большоечисло документов с грифами «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГОПОЛЬЗОВАНИЯ», поэтому анализ документооборота ООД УУМ проводился на основаниитех материалов, к которым был обеспечен доступ в период преддипломной практики.
Важно отметить, что специфическойособенностью документооборота ООД УУМ является наличие неформальных информационныхсвязей наряду с документированной информацией. Как правило, это оперативнаяинформация, субъективное мнение, собственные позиции, обмен опыта междусотрудниками РОВД и пр. Неформальная информация в зависимости от обстоятельствдела может послужить в своем роде катализатором разрешения дела или, наоборот,замедлить процесс его рассмотрения. Ввиду этого представляется целесообразнымтакже включить данный документопоток в состав анализируемого в ООД УУМдокументооборота. Основываясь на данных, характеризующихкачественные характеристики документопотоков, представляется возможным разрабатыватьнаиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Документооборот ООД УУМ делится нанесколько документопотоков: входящий, исходящий, внутренний в соответствии срисунком 9.
Входящий документопоток ООД УУМ складываетсяиз:
— документов вышестоящихорганизаций (МВД, ОВД, УВД АО и др.). В состав этих документов входятдирективные указания, нормативные и методические акты, приказы и распоряжения, которыеявляются основанием для начальника ООД УУМ и Ст.УУМ в организации службыучастковых уполномоченных милиции;
— документов от несоподчиненныхорганизаций, направляемых с целью консультирования, получения информации и др.;
— обращений граждан — предложений,заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток ООД УУМ состоитиз документов, создаваемых в ООД УУМ и отправляемых за его пределы. Исходящиедокументы ООД УУМ создаются в ответ на поступившие письменные или устныезапросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Ответныедокументы ООД УУМ значительно превышают инициативную группу документов. Этосвязано с тем, что в большинстве случаев информацией владеют участковыеуполномоченные, будь то информация о гражданах, проживающих на территорииадминистративного участка или об исполнении и состоянии запрашиваемого дела. Какправило, запросы поступают в ООД УУМ от таких организаций, как ЖЭК, ПВС и др. Такжек исходящим документам ООД УУМ относятся сопроводительные письма, отправляемыезаявителю вместе с копией решения.
Внутренний документопоток ООД УУМ составляютдокументы, создаваемые и используемые в самом ООД УУМ, не выходящие за егопределы. К ним относятся организационные документы, определяющие правилавыполнения отдельных видов деятельности — расписания дежурств, схемарасстановки оперативных групп, сроки сдач дел и др. Самостоятельные группывнутреннего документопотока ООД УУМ составляют плановые и отчетные документыСт.УУМ и УУМ, документы по учету личного состава ООД УУМ и т.д. Как уже былосказано ранее, в ООД УУМ используются бездокументные способы обмена информацией(телефон, переговоры и пр.).
Изначальную основу документооборотав ООД УУМ отражает Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступленияхи иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от13.03.2003 г. [6]
Инструкция устанавливает следующиеэтапы документооборота ООД УУМ в соответствии с рисунком 10:
— прием сообщений о преступлениях ииной информации;
— регистрация сообщений опреступлениях и иной информации;
— разрешение сообщений опреступлениях и иной информации;
— контроль за соблюдением порядкаприема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации;
— сдача в архив.
Рассмотрим и проанализируем болееподробно каждый из вышеперечисленных этапов.
Прием сообщений о преступлениях ииной информации.
Поступающие сообщения опреступлениях и иная информация, вне зависимости от места и времени совершенияправонарушений, а также полноты сообщаемых сведений и формы представления,принимаются в любом органе внутренних дел.
Сообщения о преступлениях и инаяинформация, поступившие в подразделения делопроизводства органа внутренних делпо почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи,регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальникоморгана внутренних дел и при наличии признаков преступления в обязательномпорядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел длянезамедлительной регистрации.
Вне органов внутренних дел, а такжев органах внутренних дел, где нет дежурных частей, сообщения о преступленияхили иную информацию обязаны принимать любые сотрудники органов внутренних дел идействовать в соответствии с требованиями, установленными статьей 18 ЗаконаРоссийской Федерации «О милиции». Полученные при этом ими сообщения опреступлениях и иная информация передаются в дежурную часть соответствующегооргана внутренних дел (по телефону или с помощью иного вида связи).
Дежурные подразделений вневедомственнойохраны и государственной инспекции безопасности дорожного движения информацию овыявленных преступлениях или происшествиях, а также о принятых по ним решенияхпередают в дежурные части территориальных органов внутренних дел.
Устные и письменные заявления опреступлении или о явке с повинной, которые подаются непосредственнозаявителями, должны быть оформлены в соответствии с уголовно-процессуальнымзаконодательством Российской Федерации должностным лицом, наделеннымполномочиями по составлению соответствующих процессуальных документов. При этомзаявитель предупреждается об уголовной ответственности за заведомо ложныйдонос, о чем в протоколе принятия устного заявления о преступлении делаетсясоответствующая запись, которая удостоверяется подписью заявителя.
Устное сообщение о преступлении,сделанное при производстве следственного действия, о ранее незарегистрированном преступлении заносится в протокол следственного действия иоформляется в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством РоссийскойФедерации[2].
Вся информация о преступлениях иправонарушениях, в зависимости от ее содержания и формы поступления(обнаружения), в соответствии с рисунком 11 подразделяется на:
— сообщения о преступлениях[3]:
— устные и письменные заявления опреступлениях и явки с повинной, которые подаются непосредственно заявителями;
— сообщения о совершенных илиготовящихся преступлениях, полученные из иных источников.
— непосредственное обнаружениепризнаков преступления сотрудниками органов внутренних дел;
— иную информацию о правонарушениях(происшествиях и событиях, угрожающих личной и общественной безопасности),поступившую по телефону, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи.
Анализируя организациюдокументооборота в ООД УУМ, важно отметить, что основу правильной организацииработы с документами составляет оперативность сбора, обработки и использованиядокументированной информации сотрудниками милиции. Документооборот ООД УУМможно охарактеризовать как функцию коммуникации участковых уполномоченныхмилиции с гражданами, коллегами, сторонними организациями, реализация которойдолжна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства — информационным обеспечение деятельности ООД УУМ, его документирования, храненияи использования ранее созданной информации.
Регистрация сообщений опреступлениях и иной информации.
Согласно Инструкции сообщения опреступлениях (письменные заявления о преступлениях и явке с повинной,протоколы принятия устных заявлений о преступлениях и явке с повинной, рапортыоб обнаружении признаков преступления) и поручения прокурора о проведениипроверки по сообщениям о преступлениях, распространенных в средствах массовойинформации, регистрируются в Книге учета сообщений о преступлениях в дежурнойчасти органа внутренних дел.
Также в КУС регистрируютсязаявления, содержащие признаки безвестного исчезновения человека, и рапортысотрудников органов внутренних дел о непосредственном обнаружении и выявленииими признаков преступлений.
Протокол принятия устного сообщенияо преступлении, сделанного при производстве следственного действия, о ранее незарегистрированном преступлении регистрируется в КУС с отметкой «Дополнительновыявлено в ходе расследования».
Иная информация и письменныезаявления о несчастных случаях, авариях, катастрофах, стихийных бедствиях ииных событиях, требующих проверки для обнаружения признаков преступления,регистрируются в Журнале учета иной информации о правонарушениях.
Сообщения о преступлениях и инаяинформация, поступившие в ООД УУМ по почте, нарочным, телеграфу, факсимильнойсвязью или иным видом связи, регистрируются по установленным правиламделопроизводства, изучаются начальником ООД УУМ и при наличии признаковпреступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органавнутренних дел для незамедлительной регистрации.
Сообщение о преступлении и инаяинформация, поступившие по подследственности из других правоохранительныхорганов, регистрируются в соответствии с требованиями Инструкции, о чемотправитель уведомляется письменно. Срок разрешения сообщения о преступлении ииной информации исчисляется с момента поступления их в орган внутренних дел поподследственности.
При регистрации сообщений о преступлениях,поступивших в дежурную часть органа внутренних дел, на заявлении (протоколезаявления), рапорте об обнаружении преступления в обязательном порядкепроставляется штамп о регистрации в соответствии с рисунком 12.
В оттиск штампа УУМ вносит регистрационныйномер записи в КУС, дату регистрации, наименование органа внутренних дел, своиподпись, инициалы и фамилию.
При поступлении письменногозаявления о преступлении, информация о котором ранее была зарегистрирована вЖУИ, заявление регистрируется в КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующаяотметка.
Разрешение сообщений опреступлениях и иной информации.
По результатам рассмотрениясообщений и иной информации участковым уполномоченным милиции принимается одноиз следующих решений[4]:
— о возбуждении уголовного дела;
— об отказе в возбужденииуголовного дела;
— о передаче сообщения поподследственности.
О принятом решении сообщаетсязаявителю и разъясняются его право обжаловать принятое решение и порядокобжалования в соответствии с уголовно-процессуальным законодательствомРоссийской Федерации.
Материалы об отказе в возбужденииуголовного дела регистрируются в журнале учета материалов, по которым вынесеныпостановления об отказе в возбуждении уголовного дела, который ведется ворганах внутренних дел сотрудником по учетно-регистрационной работе или лицом,исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очередной двойной порядковыйномер (через дробь): номер по КУС/номер по журналу учета отказных материалов всоответствии с рисунком 14.
Если разрешение поступившихсообщений о преступлениях и иной информации не относится к компетенции данногооргана внутренних дел или правонарушение совершено на территории обслуживаниядругого органа внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации поуказанию начальника органа внутренних дел в соответствии суголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации передаются поподследственности или в суд (по делам частного обвинения)[5], о чем делается отметка вКУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим принимаютсянеобходимые меры по предотвращению или пресечению преступления, а равно по сохранениюследов преступления[6].
Заявитель информируется о передачеего сообщения о преступлении по подследственности или в суд[7] в течение суток с моментапринятия решения.
По результатам проверки инойинформации, содержащей признаки правонарушения, начальник органа внутренних делпринимает решения о:
— перерегистрации в КУС (приобнаружении признаков преступления);
— приобщении материалов проверкипри отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело.
Порядок разрешения сообщений опреступлениях и иной информации представлен на рисунке 15.
Передача сообщений и инойинформации УУМ для проведения проверки без регистрации в КУС или ЖУИкатегорически запрещается.
Проверка сообщений о преступленияхи иной информации осуществляется в соответствии с письменным указаниемначальника органа внутренних дел либо лица, исполняющего его обязанности, впорядке, установленном уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.
Однако в действительности распределениепоступившей информации и ее дальнейшее движение представляется достаточно труднымдля измерения, поскольку документационное обеспечение деятельности ООД УУМчасто идет с опозданием от оперативной работы, и передача информации сначалаидет без документационного сопровождения в соответствии с рисунком 16.
Контроль за соблюдением порядкаприема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации.
Начальник ООД УУМ несетответственность за соблюдение законности при приеме, регистрации и разрешении сообщенийо преступлениях и иной информации. Однако в действительности он не осуществляетежедневный контроль за своевременностью и полнотой регистрации и срокамиразрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью веденияКУС и ЖУИ.
Для проведения сверок полнотырегистрации сообщений и иной информации в ООД УУМ создается комиссия, составкоторой утверждается приказом начальника органа внутренних дел. Председателемкомиссии, как правило, назначается начальник ООД УУМ. Включение в составкомиссии сотрудника по учетно-регистрационной и статистической работеобязательно, но в действительности это требование не выполняется. Начальник ООДУУМ не утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы, а секретарькомиссии не ведет делопроизводство. Это обусловлено тем фактором, что большойобъем работы с документами не позволяет сотрудникам заниматься организациейпроведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации,
Сдача в архив.
По окончании КУС, ЖУИ, журналыучета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбужденииуголовного дела, накопительные дела по материалам проверок, книжки сталонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел всекретариат для их хранения в течение 5 лет.
Магнитные записи с поступившей вдежурную часть органов внутренних дел по телефону информацией оправонарушениях, в том числе полученные с помощью многофункциональногоцифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, затемуничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателя комиссии.
Итак, документооборот ООД УУМ — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами,связанными с процессами документирования и со всей деятельностью ООД УУМ.  2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ
Технологическая цепочка движения иобработки документов в ООД УУМ МОБ РОВД состоит из ряда этапов:
— приема документов и регистрациидокументов;
— передачи на рассмотрениеначальнику РОВД;
— рассмотрения начальником РОВД;
— фиксации резолюции начальникаРОВД;
— передачи на рассмотрениеначальнику МОБ;
— рассмотрения начальником МОБ;
— фиксации резолюции начальникаМОБ;
— передачи на рассмотрениеначальнику ООД УУМ;
— рассмотрения начальником ООД УМ;
— фиксации резолюции начальника ООДУУМ;
— передачи на исполнение УУМ;
— принятия решения УУМ;
— передачи решения на рассмотрениеи утверждение начальнику РОВД;
— отправки документов заявителям;
— сдачи в архив.
Таким образом, организацияпервичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступившихдокументов: в адрес руководства РОВД, руководства МОБ, руководства ООД УУМ,УУМ. На основании анализа перечисленных этапов документооборота методом наблюденияи непосредственного участия в работе с документацией ООД УУМ МОБ РОВД составимоперограмму движения входящего документа в процессе принятия решения всоответствии с рисунком 17.
Как видно из рисунка 17, на этапе от первичной обработки допоступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходитпоследовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затемСт.УУМ и УПМ.
Оперограмма движения исходящихдокументов всоответствии с рисунком 18 показывает, что на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителюи сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальникуРОВД. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из принятиярешения, согласования, визирования и отправки.
На оперограммах наглядно виднызатраты времени на повторные операции и весь путь прохождения документа, чтопредопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточностидвижения документов и централизации их обработки.
Cреди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительноевремя занимает рассмотрение документа руководством РОВД.
Аналогичная ситуация складывается ив процессе движения исходящих документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.
Документооборот ООД УУМ какдвижение следует отличать от объема документооборота ООД УУМ, который выражаетсяобщим количеством документов, поступивших в ООД УУМ и созданных в нем заопределенный период. Для выявления динамики в движении документов определяютсятемпы роста входящих, исходящих документов ООД УУМ.
Анализ объема документооборота ООДУУМ позволяет:
— определить загрузку ООД УУМ вцелом, УПМ и УПМ;
— проанализировать распределение документооборота по зональномупризнаку;
— разработать мероприятия посовершенствованию процессов обработки документов в ООД УУМ в целом или ихотдельных операций.
Для анализа количественныххарактеристик документооборота в ООД УУМ рассмотрим структуру и динамикудокументооборота ООД УУМ МОБ РОВД за последние 3 года, приведенный в таблице 3.
Таблица 3 — Анализ структуры идинамики документооборота ООД УУМ МОБ РОВДПодразделение Кол-во документов, шт Изменение (+, -) Темп роста, % 2003 г 2004 г 2005 г 2004/2003 2005/2004 2004/2003 2005/2004 Участковый пункт милиции №1 765 621 754 -144 133 -23 18 Участковый пункт милиции №2 909 718 446 -191 -272 -27 -61 Участковый пункт милиции №3 715 537 345 -178 -192 -27 56 Участковый пункт милиции №4 582 410 273 -172 137 -42 50 Участковый пункт милиции №5 551 319 259 -232 -60 -73 -23 Участковый пункт милиции №6 305 172 115 -133 -57 -77 -50 Участковый пункт милиции №7 5219 3850 3464 -1369 -386 -36 -11 Участковый пункт милиции №8 578 745 214 167 -531 22 -248 Итого 9624 7372 5870 -2252 -1502 -30 -25
Как видно из таблицы 3, в 2004 годупо сравнению с 2003 годом общее количество документов уменьшилось на 30%(2252), а в 2005 году по сравнению с 2004 годом – на 25% (1502).
Таким образом, за период 2003-2005гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не связано с уменьшениемроста преступности на территории административного участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с рисунком 22, можно сделать вывод, чтозначительная часть документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотренияадминистративного или уголовного дела о правонарушении, просто была утеряна.
/>
Рисунок 21 – Изменение количествадокументов за 2003-2005 гг.
/>
Рисунок 22 – График потери документовза 2003-2005 гг.
Группировка документов ООД УУМ по УПМпозволяет определить: какие из УПМ наиболее сильно загружают документооборот. Графическоераспределение документооборотаООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке 23.
Из рис 23 видно, что более 30% объемадокументооборота приходится на УПМ №7. Это объясняется тем, что данныйучастковый пункт находится на территории так называемого «тревожного»административного участка. Большое количество совершаемых преступлений влечетза собой большое количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессевозбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела оправонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно былобы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории данного участка,и, соответственно, меньшим количеством создаваемых документов. Однако еслипривести сравнительный анализ графиков потери документов в УПМ №6 и в УПМ №7, томожно сделать следующий вывод, что количество документов, потерянных УУМ УПМ№6,гораздо больше по сравнению с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24.
Сравнительный анализ объемавходящего и исходящего документооборота ООД УУМ за 2005 г. приведен в таблице 4.
Таблица 4 — Сравнительный анализвходящего и исходящего документооборотаМесяц Кол-во документов, шт Входящие Исходящие Всего Январь 189 107 296 Февраль 234 155 389 Март 245 100 345 Апрель 400 245 645 Май 243 100 343 Июнь 150 304 454 Июль 260 166 426 Август 368 196 564 Сентябрь 321 105 426 Октябрь 289 175 464 Ноябрь 128 635 763 Декабрь 228 527 755 Итого 4039 1831 5870
Анализ объема документооборота ООДУУМ позволит установить определенные закономерности роста и состояниядокументооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотностьдокументооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Какправило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количествомпоступающих сообщений, требующих разрешения, запросов от несоподчиненныхорганизаций и пр. Кроме этого, существующая в ООД УУМ технология работы сдокументами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документовувеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силузанятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направлениедокументов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставкидокументов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет засобой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешениясообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая длярешения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительногопрохождения документов устаревает или аннулируется.
Итак, в ходе анализа движениядокументооборота ООД УУМ выявлено, что, к сожалению, ввиду существующейтехнологии работы с документами, УУМ не соблюдается главное правило организациидокументооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямомумаршруту с наименьшими затратами времени.
С нечеткой организацией движениядокументов в ООД УУМ связано много недостатков в организации документооборотаООД УУМ.
При существующей схеме движениядокументооборота сотрудникам ООД УУМ катастрофически не хватает времениприступить к оформлению дел в то время, как параллельно необходимо проверитьфакты, изложенные в сообщении. Следует добавить, что материалы оформляютсявручную, а это занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ неуспевает выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалынакапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота, который имееттенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту, потерю документов,задержки прохождения и исполнения документов. В связи с этим возникают проблемысвоевременного исполнения решений, так как неформальная передача информации иее отсутствие в документированном виде об исполнении в реальном времени порождаетпротиворечивость принимаемых решений.
Отсутствие контроля за соблюдениемзаконности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях ииной информации, за своевременностью и полнотой регистрации и срокамиразрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностьюведения КУС и ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.
Таким образом, в существующейсистеме документооборота ООД УУМ МОБ РОВД существуют следующие проблемыдокументационной деятельности:
— задержки прохождения и исполнениядокументов;
— потеря документов;
— избыточность документооборота;
— противоречивость принимаемыхрешений;
— сложные схемы согласованиядокументов;
— отсутствие информации обисполнении в реальном времени;
— бесконтрольность исполнителей.
В процессе управления в ООД УУМсобирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, как неформальной,так и задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема,оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируетсяв документах.
Можно без преувеличения сказать,что качество и эффективность работы ООД УУМ во многом определяется умением УУМсоставлять и оформлять управленческие документы. Все это особенно необходимодля оперативного выполнения срочного задания руководства определеннымдолжностным лицам ООД УУМ. По сути дела, организация работы ООД УУМ сдокументами является координирующим центром РОВД, что на практике означаетполную осведомленность о состоянии криминальной обстановки на территорииучастка, правильное оформление переписки с несоподочиненными организациями,гражданами и т.д.  2.4 Анализ составления и оформления документов ООД УУМ
Конкретные правила составления иоформления документов ООД УУМ закреплены в Уголовно-процессуальном кодексе РФ№174-ФЗ от 29.06.2004 г., Инструкцией о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений опреступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ№158 от 13.03.2003 г. [4, 6]
В них закрепляются:
— состав применяемых в ООД УУМ документов;
— компетенция руководителя РОВД,его заместителей, их право на согласование и утверждение различных видовдокументов;
— порядок подписания, согласованияи визирования документов, их заверение печатью;
— обязательные требования коформлению и порядок работы с документами.
В состав применяемых в ООД УУМдокументов входят: рапорт об обнаружении признаков преступления, постановлениеоб отказе в возбуждении уголовного дела (приложение Б), постановление оперерегистрации в КУС, определение об отказе в возбуждении дела об административномправонарушении (приложениеВ), постановление о передаче сообщения по подследственности(приложение Г). Данные документы составляются всоответствии с принятым УУМ решением в соответствии с рисунком 26.
Документирование в ООД УУМ можетосуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма,телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках сиспользованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерныедиски, дискеты и др.). На сегодняшний день в практике ООД УУМ преобладающимспособом документирования является рукописный способ.
Независимо от способадокументирования и вида носителя к вышеуказанным документам предъявляютсяследующие основные требования:
— обеспечение юридической силыдокумента;
— создание условий для оперативногоисполнения документов;
— возможность оперативного поискадокументов (использования их в справочных целях);
— возможность использования длясоздания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Подписание, согласование ивизирование входящих документов осуществляется начальником РОВД, в егоотсутствие – начальником МОБ, и в последовательном порядке – начальником ООДУУМ. Утверждение исходящих документов осуществляется начальником РОВД. Порядокподписания, согласования и визирования входящих документов и утвержденияисходящих документов представлен на рисунке 27.
Приведенный порядок движениядокументов в ООД УУМ включает три составляющие: информационную поддержкурешения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточнойинформацией); документирование решения (создание документа); контроль за еговыполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенныхусловий, сроков и т.д.).
Пооперационно этот процесс состоитиз сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования,согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождаетсяперемещением документа в РОВД из одного структурного подразделения в другое,передачей УУМ к начальнику РОВД, а затем — к начальнику МОБ. Следовательно,скорость перемещения документов в ООД УУМ и качество выполнения каждой операцииоказывают влияние на процесс управления РОВД в целом.
Источник причин большинства проблемДОУ в ООД УУМ МОБ РОВД — изначальное противоречие между требованиемцентрализованного управления документацией и децентрализованной технологиейучета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждомУПМ. При процедуре выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательномсборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованноеуправление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативнодублировать информацию из УПМ в ООД УУМ. Это требует огромных накладныхрасходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора ианализа распределенной информации, детально проработанныенормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня ООД УУММОБ РОВД не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.
Упорядочение процессовдокументирования ООД УУМ включает помимо соблюдения процедур составлениядокументов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечиваетединый стиль их оформления.
В России современные требования коформлению документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов»). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов;требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов,включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. [10]
Однако в ходе проведенного анализабыло выявлено, что в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаютсяосновные требования к составлению и оформлению документов.
В процессе принятия УУМ решения,проверки фактов, изложенных в сообщениях, документы начинают выглядетьнеаккуратно, а в связи с экономией времени или низким уровнем правописаниясоставляются неграмотно, с помарками и исправлениями.
Документы, как правило, создаютсяна бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документовустановлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документов следует изготавливать на белойбумаге или бумаге светлых тонов. Тем не менее, в ООД УУМ практикуетсяиспользование писчей бумаги серого цвета. Это обусловлено слабымфинансированием ООД УУМ и приобретением необходимых в работе материалов УУМлично.
В связи с тем, что документы вбольшинстве случаев создаются рукописным способом, УУМ не соблюдаются правиларасположения реквизитов. При этом возникает закономерность произвольногорасположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственногостандарта, а иногда даже размещения дополнительных элементов в оформлении(лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).
При оформлении дела УУМ иногда неуказывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц, а присоставлении описи дела УУМ довольно часто не указываются порядковые номералистов, на которых расположены указанные в описи материалы дела.
Таким образом, ООД УУМ нарушаютсяосновные правила составления и оформления документов, являющиеся обязательнымидля исполнения и предписывающиеся законами и актами государственного управления.
Знание правил современногодокументирования деятельности, организации работы с документами поможет УУМработать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленныхзадач./>/>/> 2.5 Анализ автоматизации документооборота ООД УУМ
Эффективность борьбы ООД УУМ спреступностью определяется уровнем организации оперативной, следственной,профилактической работы, проводимой органами внутренних дел. В свою очередь,результаты этой работы зависят от качества информационной поддержки, посколькуосновные усилия УУМ в расследовании, раскрытии и предотвращении преступленийтак или иначе связаны с получением необходимой информации, именно эти функции ипризваны обеспечить система информационного обеспечения органов внутренних дел,которая поддерживает в настоящее время незначительный объем информации.
Сейчас в ООД УУМ Ленинского РОВДнакоплен значительный массив оперативно-розыскной и справочной информации,необходимой работникам правоохранительных органов для проведенияоперативно-следственных и розыскных мероприятий, а также для решения другихслужебных задач. Однако отсутствие у участковых уполномоченных милициивозможности использования автоматизированных информационно-поисковых иадресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния накриминогенные процессы в местах проживания населения.
В целом в ООД УУМ вавтоматизированном режиме с помощью ЭВМ обрабатываются документы примерно 1000документов в год, всего же ежегодно обрабатывается свыше 20000 документов всоответствии с рисунком 28.
До сих пор компьютеризация ООД УУМсводится только к поставке персональных компьютеров и создания на их базепростейших автономных систем в соответствии с рисунком 29.
Анализируя наличие и соответствиесовременным требованиям в этой области уже имеющееся в ООД УУМ техническоеоборудование в соответствии с таблицей 5, можно сделать вывод, что в целомоснащенность ООД УУМ техническими средствами и офисным оборудованием можноназвать неудовлетворительным.
Таблица 5 — Техническоеоборудование ООД УУМ

Технические характеристики оборудования Кол-во, шт Износ, лет
Компьютер:
2.66GHz процессор Pentium 2 (512k,533MHz) Socket478 box
MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem
DIMM 128Mb DDR SDRAM M.Tec (PC3200,CL2.5)
HDD 40 Gb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r
FDD 3.5″ SONY
Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w
Клавиатура Genius Easy Touch «KB-10» PS/2 + мышь NetScroll+ PS
15«Roverscan 115GS, FST /0.28 /1280X1024@60 /»95 1 20 Принтер Hp laserjet 1150, lpt 1 4 Телефонный аппарат 2 20
Однако с помощью одних только персональныхЭВМ не решить проблем информатизации ООД УУМ. Прежде всего, необходимы крупныехранилища колоссальных картотек — интегрированные банки данных, в которых всяинформация, по всем категориям учета систематизируется, хранится иподдерживается в актуальном состоянии в одном месте, с обеспечением обменамежду УПМ, а также прямого доступа к УУМ с УПМ в пределах своей компетенции.Эти функции обеспечивают мощные базовые ЭВМ и специализированные сетевыекомпьютерные средства. Развитие электронных средств сбора, обработки и передачиинформации обусловило активное внедрение новых информационных технологий во всесферы деятельности общества и в том числе и в правоохранительную. Автономныекомпьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально нерешают характерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они простозаменяют способ ведения картотеки или журнала.
Принципиальным же решением являетсякомпьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этомслучае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могутавтоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данныхо состоянии и истории документооборота ООД УУМ. В ООД УУМ отсутствует компьютернаясеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ в соответствии с рисунком30.
Чем большее число рабочих мест,связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнееосуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ.
Одна из основных целейавтоматизации — снабдить каждого сотрудника ООД УУМ МОБ РОВД информацией в товремя и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределахего уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единаяинтегрированная база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующимобразом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого изУУМ. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то естьсоздание компьютеризированной системы управления ООД УУМ в целом, в которойподсистемы УПМ должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ кинформации, поддерживать принятие решения и т.п.
Для быстрой и эффективной работыАИС в ООД УУМ необходимо, в первую очередь, наличие соответствующеготехнического обеспечения, отвечающего требованиям современных системэлектронного делопроизводства. Такое техническое обеспечение в ООД УУМ практическиполностью отсутствует, что значительно затрудняет внедрение АИС в ООД УУМ.
Деятельность ООД УУМ будетэффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей процессыприема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации опреступлениях. Создание и внедрение комплексной системы управления документооборотомООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы сдокументами./>/>/> 2.6 Анализ направлений совершенствования системы документооборотаООД УУМ
Рациональная организация системы документооборота ООД УУМ требует решения, на наш взгляд, трехзадач в соответствии с рисунком 31.
Первой задачей является совершенствованиесуществующих в ООД УУМ порядка документирования документов и организации работыс ними: разработкарациональных схем движения документов, оптимизация процедур подготовки иоформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени сцелью более равномерного ее распределения и др. Именно в неэффективной организации документооборотаООД УУМ кроется несвоевременность принятия УУМ решений, отправки ответовзаявителям, посылки запросов, неэффективное и неоперативное проведение совещанийи т.д.
Вторая задача, решаемая приорганизации системыдокументооборота ООД УУМ –это разработка должностной инструкции для каждого работника ООД УУМ, определяющейпорядок документирования документов и организации работы с ними в ООД УУМ, наличиекоторой, если она составлена качественно, гарантирует порядок и оперативность винформационно-документационном обеспечении деятельности ООД УУМ. Решениеорганизационных задач подразумевает совокупность приказов и распоряженийначальника РОВД, определяющих порядок движения документов в ООД УУМ иорганизации работы с ними, создание должностных инструкций для УУМ,регламентирующих данный порядок движения документов в ООД УУМ.
Третья задача, решаемая при организациисистемыдокументооборота ООД УУМ насовременном этапе — это внедрение компьютерных технологий и их постояннаямодернизация. Повышение эффективности системы документооборота ООД УУМ может быть достигнуто за счет механизации иавтоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов деятельности УУМ. Компьютеризацияопераций составления и обработки документов в ООД УУМ является важным современнымсредством совершенствование документооборота ООД УУМ. Решение технических задачподразумевает разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ,оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в локальныевычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ.
Наибольший эффект достигается прикомплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. Такимобразом, повышение качества работы ООД УУМ в современных условиях невозможнобез комплексного решения организационных, кадровых, методических задач,применения перспективных средств вычислительной техники и программныхпродуктов, разработанных с использованием современных технологий. От этогозависит эффективность борьбы с различными видами преступности, предупреждение правонарушений,ускорение раскрытия преступлений, как на территории административного участка,района, так и всего города в целом.
/>/>3 Мероприятия посовершенствованиюсистемы документооборота ООДУУМ МОБ Ленинского РОВД 3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМ
Разработка рациональных схемдвижения документов. Входе анализа движения документов в ООД УУМ было выявлено, что на этапе от первичной обработки допоступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходитпоследовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затемСт.УУМ и УПМ, на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи вархив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Средиэтапов движения как входящих, так и исходящих документов ООД УУМ значительноевремя занимает рассмотрение документа руководством РОВД. «Ожидание»рассмотрения документов руководством РОВД, которые в силу занятости или информационнойперегрузки не успевают регулировать направление документов, увеличивает срокипрохождения документов. Таким образом, существующая в ООД УУМ технология работы с документамивызывает длительную задержку процесса исполнения – принятия УУМ решения по сообщению,поступившему от заявителя.
Оперативное прохождение документапо наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами временипозволит наиболее эффективно организовать документооборот в ООД УУМ.
При применении в работе методикипредварительного рассмотрения документов входящих и исходящих документов УУМ выявляетдокументацию по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение всвязи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы УПМ и т.д.
Основным критерием, влияющим надвижение документов к УУМ, является содержание документа, поэтому УУМ должениметь четкие представления о порядке рассмотрения и разрешения сообщений опреступлениях. В связи с этим к УУМ предъявляются такие требования, как высокаяквалификация, достаточный стаж работы, знание законов, доверие к ним руководителя.
Назначение процедурыпредварительного рассмотрения документов — в освобождении руководителя РОВД отпросмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация,не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Рассмотрениедокументов руководителем РОВД организуется в этом случае более рационально — кнему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение.
Предварительное рассмотрениеликвидирует «узкие» места в движении входящего и исходящего документопотока,скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроковрассмотрения и возможные срывы принятия УУМ решения в необходимые сроки.
Предварительное рассмотрениепроводится непосредственно после первичной обработки документов и значительноускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в УПМ,минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» наследующий уровень управленческой структуры, то есть документы попадают кисполнителю уже в день их поступления в РОВД. УУМ может непосредственноприступить к процессу исполнения документа, принятия решения по сообщению.
Таким образом, технологическаяцепочка движения и обработки входящих документов в ООД УУМ состоит из следующихэтапов:
— приема сообщений о преступлениях;
— регистрации сообщении опреступлениях;
— принятия решения УУМ.
Предлагаемый к практическойреализации в ООД УУМ порядок движения входящих документов представлен наразработанной оперограммедвижения входящих документов в соответствии с рисунком 32.
Разработанная оперограмма движенияисходящих документов всоответствии с рисунком 33 показывает, что после принятия решения УУМ непосредственно отправляет документзаявителю и сдает материал в архив. Таким образом, предлагаемый к практическойреализации в ООД УУМ процесс исходящих документов складывается из принятиярешения, отправки документа заявителю и сдачи материала в архив.
На оперограммах наглядно виднызатраты времени на операции и весь путь прохождения документа. В таблице 6 приведен сравнительныйанализ затрат временина путь прохождения документов.
Таблица 6- Сравнительный анализзатрат времени на путь прохождения документовПроцесс движения документов в ООД УУМ Затраты времени, чел/час Существующий Разработанный Всего 44,2 1,1 Время обработки входящих документов 31 0,5 Время обработки исходящих документов 13,2 0,6
Как видно из таблицы 6, время обработкивходящих документов сократилось на 30,5 часов, время обработки исходящихдокументов – на 12,6 часов. В целом время прохождения документа от приема доотправки сократилось на 43,1 час в соответствии с рисунком 34.
Таким образом, вышеизложенная схема перемещения документа впроцессе его жизненного цикла позволит обеспечить своевременность принятия УУМрешения по поступившему сообщению, оперативность обработки поступившей информации,определенияобстоятельств расследуемого дела, сокращение самого процесса исполнения документа, достижениявысоких показателей раскрываемости преступлений.
По сути дела, рациональнаяорганизация работы УУМ с документами обеспечивает повышение эффективности организации работыУУМ в целом, приводит к экономии рабочего времени или освобождению его длярассмотрения других материалов. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного заданияруководства РОВД. На практике это означает полную осведомленность УУМ осостоянии криминальной обстановки на территории участка, рациональноеиспользование времени для повышения квалификации, обмена опытом с коллегами,прием граждан и пр.
Итак, эффективно организоватьдокументооборот в ООД УУМ позволит оперативное прохождение документа понаиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Разработка унифицированных формдокументов. Упорядочение процессов документирования ООД УУМ помимо соблюденияпроцедур составления документов включает в себя также и определенные требованияк их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.
В ходе проведенного анализа быловыявлено, что в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаютсяосновные требования к составлению и оформлению документов, являющиесяобязательными для исполнения и предписывающиеся законами и актамигосударственного управления.
Оптимизацию процедур подготовки иоформления документации, применяемой в ООД УУМ, упорядочения документационнойнагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения относят к числуспособов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота вООД УУМ, и связывают с разработкой унифицированных требований к текстамдокументов.
Под унификацией документов в ООДУУМ понимается их приведение к единообразию на основе установлениярационального количества их форм и типизации построения. Основная цельунификации документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, заключается всоздании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточнуюинформацию для эффективного принятия решения по поступившим сообщениям опреступлениях как в традиционных условиях, так и в условиях использования новыхинформационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку,передачу и хранение данных.
Как правило, в процессе принятиярешения по поступившему сообщению о преступлении создается от 5 до 15документов. Каждая форма документа сопровождается сопутствующими документами,собранными в процессе проверки фактов, изложенных в сообщении, рассмотренияобстоятельств дела и т.п.
Комплекс документов, содержащихнеобходимую и достаточную информацию для эффективного принятия решения попоступившим сообщениям о преступлениях, в зависимости от обстоятельств дела,может принимать немыслимые размеры.
При унификации документов,применяемых в деятельности ООД УУМ, из документальных цепочек изымаются лишниезвенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня исоздаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы документовзаменяются единой унифицированной формой документа в соответствии с рисунком 35.
В таблице 7 проведен анализотносительного количества документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, послеунификации.
Таблица 7 — Относительное количестводокументов, образующихся в процессе решенияРешение
Количество
решений
за месяц
Количество
 документов,
образующихся
в процессе
принятия
решения
Количество
 документов
 за месяц
Количество
 документов
за месяц
после
унификации документов О возбуждении уголовного дела 4 14 56 4 Об отказе в возбуждении уголовного дела 17 8 136 17 О перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления) 9 10 90 9 О приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело 38 6 228 38 О передаче сообщения по подследственности 17 5 85 17
Из рисунка 36 наглядно видно, чтоколичество документов, образующихся в процессе принятия решения по поступившемусообщению о преступлении, после унификации сократится в 7 раз.
Унифицированная форма документа (таблица8) должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места дляразмещения нужной информации. Реальные возможности повышения качествадокументов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем:
— уменьшение различных преамбул, ненесущих полезной информации (особенно это положение относится к решениям, гдеконстатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведениемобстоятельств либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);
— применение унифицированныхтекстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.
В документе может указываться:название формы документа, номер и дата регистрации в КУС или ЖУИ, адресование, срок исполнения, краткая преамбулапринятия решения,примечание, номер и дата регистрации в Журнале учета отказных материалов илиКУС, номер и дата проверки, дата сдачи вархив, срок хранения,дата заполнения, должность,звание, Ф.И.О и подпись УУМ. Могут быть внесены и другие графы, например, особые сведения и др.
Ежегодно унифицированная форма пересматривается,в нее вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в законодательствеРФ, функциях и задачах ООД УУМ.
Таблица 8 — Структура разработаннойунифицированной формы документаЗаголовочная часть Наименование документа Номер и дата регистрации в КУС или ЖУИ Адресование Срок исполнения  Содержательная часть Краткая преамбула принятия решения Примечание Информационная часть
Номер и дата регистрации в Журнале учета отказных материалов или КУС
Номер и дата проверки
Дата сдачи в архив
Срок хранения Оформляющая часть Дата заполнения Должность, звание, Ф.И.О и подпись УУМ
Разработанная унифицированная формадокумента графически изображена на рисунке 37.
Как наглядно видно из рисунка 37,разработанная унифицированная форма документа характеризуется стандартной формой построения,возможностью приспособления к автоматизированной обработке, минимизациейпоказателей, исключением дублирования, включением всех необходимых для принятиярешений показателей.
Таким образом, унификация документов,применяемых в деятельности ООД УУМ, внедрение и использование разработанной унифицированной формыдокумента вделопроизводственный цикл ООД УУМ позволяет перейти на качественно новыйуровень эффективности работы УУМ с документами, упорядочить образованиедокументов и тем самым сократить объем документооборота ООД УУМ, способствуя возможностииспользования менее квалифицированных работников и высвобождение значительногоколичества УУМ с более высокой квалификацией для организации профилактической ииной работы с гражданами. 3.2 Проектирование должностнойинструкции для УУМ
Совершенствование организациидокументооборота ООД УУМ предполагает введения должности секретаря ООД УУМ. Однако,поскольку работу с входящими и исходящими документами осуществляют в основномУУМ, обладающие оперативной информацией о состоянии исполнения конкретногодокумента, эту функцию следует поручить именно УУМ. Исходя из этого, необходиморазработать нормативный документ – должностную инструкцию для УУМ по ведениюделопроизводства в ООД УУМ — для того, чтобы очертить круг его обязанностей,обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другимиработниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
Проектируемая должностнаяинструкция для УУМ разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на ООДУУМ в соответствии с его штатным расписанием. Разрабатываемая должностнаяинструкция для УУМ составлена по каждой штатной должности ООД УУМ, носит обезличенныйхарактер, и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудовогодоговора, в том числе при перемещении на другую должность, а также привременном исполнении обязанностей по должности.
В должностной инструкции для УУМ указываютнаименование ООД УУМ, конкретной должности, звания, реквизиты согласования иутверждения.
Текст разрабатываемой должностнойинструкции для УУМ состоит из следующих разделов:
I. Общие положения.
II. Прием сообщений о преступленияхи иной информации
III. Регистрация сообщений опреступлениях и иной информации
IV. Разрешение сообщений опреступлениях и иной информации
V. Контроль за соблюдением порядкаприема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации.Сроки хранения документов.
Разрабатываемая должностнаяинструкция для УУМ должна быть согласована с юридическим отделом РОВД.Согласованную и утвержденную должностную инструкцию для УУМ заверяют гербовой печатьюРОВД и хранят в отделе кадров РОВД в соответствии с установленным порядкомведения делопроизводства в РОВД.
Должностная инструкция для УУМ вступаетв силу с момента ее утверждения начальником РОВД и действует до ее замены новойдолжностной инструкцией.
Требования должностной инструкции дляУУМ являются обязательными для УУМ, работающего в данной должности, с моментаего ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другуюдолжность или увольнения с предприятия.
Таким образом, содержаниеразрабатываемой должностной инструкции для УУМ охватывает весьделопроизводственный процесс ООД УУМ. Сотрудник ООД УУМ при работе с документамисможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями поосуществлению каждой делопроизводственной операции.
Разрабатываемая должностнаяинструкция для УУМ – правовой акт, устанавливающий и регулирующийорганизационные стороны деятельности УУМ, составляющих персонал ООД УУМ.
Целями разработки должностнойинструкции для УУМ являются:
— создание организационно-правовойосновы служебной деятельности УУМ;
— повышение ответственности УУМ зарезультаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
— обеспечение объективности приаттестации УУМ, его поощрении и при наложении на него дисциплинарноговзыскания.
Значение должностной инструкции дляУУМ как организационного документа заключается в том, что она закрепляетправовой статус и место УУМ в системе ООД УУМ, определяет его задачи, функции,права и обязанности, позволяет обоснованно оценить результаты деятельности,является правовой основой для аттестации работника, устанавливаеторганизационные основы работы с документооборотом.
Знание правил современногодокументирования деятельности, организации работы с документами поможет УУМработать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленныхзадач.
Разработанная должностнаяинструкция для УУМ по ведению делопроизводства в ООД УУМ, представлена в приложенииД./> 3.3 Внедрение и адаптация комплексной автоматизации ООД УУМ
Совершенствование организациидокументооборота ООД УУМ подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, тоесть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ. Для этогонеобходима единая интегрированная база данных, локальная вычислительная сеть исоответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ)для каждого из УУМ.
Таким образом, проектирование комплексной автоматизации ООД УУМ включает в себя разработкуспециализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМсовременной компьютерной техникой, объединенной в локальные вычислительныесети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ в соответствии срисунком 38.
Для быстрой и эффективной работыАИС в ООД УУМ необходимо наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающеготребованиям современных систем электронного делопроизводства.
Синтез АРМ, выбор его конфигурациии оборудования для реальных видов экономической и управленческой работы носятконкретный характер, диктуемый специализацией, поставленными целями, объемамиработы. Однако любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям вотношении организации информационного, технического, программного обеспеченияАРМ, которые обеспечат быстрое и эффективное внедрение АИС в ООД УУМ (таблица 9).
Таблица 9 — Характеристики АРМ[8]Назначение Описание Сервер 2.66GHz процессор Pentium4 (512k,533MHz) Socket478 box MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem DIMM 512Mb DDR SDRAM M.Tec (PC3200,CL2.5) HDD 80000 Mb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r FDD 3.5″ SONY CD DRIVE IDE 52x TEAC «CD-552E» oem Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w Устройство охлаждения HDD «HD-2» (2 вентилятора) Клавиатура Genius Easy Touch «KB-10» PS/2 + мышь NetScroll+ PS Коврик для мыши с картинкой 17«Roverscan 115GS, FST /0.28 /1280X1024@60 /»95 Сетевой фильтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м) Powercom back ups 425va
Рабочие места (8)
имеют
одинаковую
конфигурацию 1700MHz процессор Celeron (128k,box) Socket478 MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem DIMM 256Mb DDR SDRAM M.Tec (PC2100,266MHz,CL2.5) HDD 40000 Mb IDE WESTERN DIGITAL ATA100 5600rpm FDD 3.5″ SONY CD DRIVE IDE 52x TEAC «CD-552E» oem Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 250w Устройство охлаждения HDD «HD-2» (2 вентилятора) Клавиатура Genius Easy Touch «KB-10» PS/2 + мышь NetScroll+ PS Коврик для мыши с картинкой 17″ LG «Flatron F700B» LR MPRII TCO’99 NI D OSD Сетевой фильтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м) Powercom back ups 425va
Однако автономные компьютеры нарабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально не решаютхарактерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они простозаменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением являетсякомпьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этомслучае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могутавтоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данныхо состоянии и истории документооборота ООД УУМ.
Внедрение и использование топологиисети типа «звезда» при проектировании компьютерной сети ООД УУМ позволит обмениватьсяданными между УПМ с наименьшими потерями времени в соответствии с рисунком 39…При соединении звездой сеть очень устойчива к повреждениям. При поврежденииодного из соединений от сети отключается только один компьютер. Кроме того, этасхема соединения позволяет создавать сложные разветвленные сети.
Чем большее число рабочих мест,связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнееосуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого УПММОБ РОВД.
Рабочее место нельзя рассматриватьузко специализированно — только решение задач учета информации о преступлениях,помимо этого необходимо решать множество задач подготовки деловой документации,ведения архива, текущего обслуживания компьютера и т. п. Эти задачи поможетрешить базовое программное обеспечение. Кроме того, в отдельных случаяхтребуются средства для разработки собственных программ-приложений(инструментальных средств). Поэтому в общей совокупности программноеобеспечение АРМ УУМ представляет собой достаточно большой комплекс программ,который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы.
— Операционные системы и оболочки.
— Инструментальные средства.
— Прикладное программноеобеспечение, которое подразделяется, в свою очередь, на общесистемное ипроблемно-ориентированное обеспечение
Операционные системы подразделяютсяна однопользовательские (преимущественно для домашнего использования) имногопользовательские, предназначенные для работы компьютера в офисной сети.Поэтому выбор ОС для АРМ специалиста не представляет особого труда: это должнабыть современная система, совместимая с ОС сервера предприятия, а именно,операционная система Microsoft Windows XP.
Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчаетадминистратору сети управление защитой, в частности, он может контролироватькруг пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам,каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на каждыйресурс и правами для каждого пользователя можно управлять централизованно.Учетные записи пользователей хранятся централизованно (на сервере) взашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля каждого пользователякак при его передаче в сети, так и при попытке несанкционированного просмотрапараметров регистрации.
Любой пользователь также, создавсвой документ, может определить права доступа к нему для других пользователейсети в соответствии с рисунком 40.
Можно установить для пользователяиндивидуальный набор прав, выбирая их из заданного перечня (полный доступ, изменить,чтение и выполнение, чтение, запись).
На более глубоком уровне Windows ХРзащищает данные, хранящиеся в физической памяти компьютера, предоставляя к нимдоступ только тем программам, которые имеют на это право. Никакая программа неможет «подсмотреть» информацию, которой оперирует в данный момент другаяпрограмма. [12]
Не маловажным является тот факт,под эту операционную систему можно установить множество прикладных программныхпродуктов, в том числе Microsoft Office XP(включающий Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word,Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express).
Из инструментальных средствпредставлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, комплект поставки КонсультантПлюс, отражающий изменения в законодательстве РФ.
Разработанное программноеобеспечение АРМ УУМ представлено в таблице 10.
Таблица 10 — Программноеобеспечение АРМ УУМ№п/п Наименование программного продукта Стоимость, руб. 1 MS Windows XP Professional Russian OEM (SP1) 7017 2 MS Office SB XP Win32 Russian OEM (SP2) 5394 3 Антивирус Касперского OEM Lite 6936 4 Программа архивирования данных WinRar 3.0 986 5 Комплект поставки Консультант Плюс 1100 Итого 21433
Все программы специальногопрограммного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой,так и с ее общим программным обеспечением.
Эффективность деятельности ООД УУМ зависитв первую очередь от разработки специализированного программного обеспечения ООДУУМ. Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общейинформационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения иконтроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрениекомплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти накачественно новый уровень эффективности работы с документами.
На российском рынке представлендовольно широкий выбор отечественных разработок программных комплексов. Внастоящее время наибольшую известность в России получили следующие системыэлектронного документооборота: Lotus Notes,Docs Open, БОСС-Референт, LanDocs, Documentum, StaffWare, Дело, Евфрат-Документооборот и ряд других систем. [20]
Однако внедрение данных программныхпродуктов в документооборот ООД УУМ в настоящий момент представляется достаточносложной задачей, причиной тому служат сложность и комплексность данной задачии, как следствие, множественность подходов к решению этой проблемы и отсутствиеобщепринятых стандартов в данной области. Помимо этого, решения в даннойобласти достаточно дорогостоящие. Эти факторы послужили основанием внедрения вдокументооборот программы собственной разработки – БД «Участковый».
В таблице 11. проведен сравнительный анализ преимуществ программыавторской разработки с системами документооборота.
Таблица 11 — Сравнительный анализ преимуществпрограммы собственной разработкиПреимущества Авторская разработка Готовые программные продукты Простота внедрения Осуществление настройки и внедрения без привлечения специалистов разработчика Настройки и внедрение чаще всего осуществляются разработчиком систем Использование собственных разработок Все технологические и функциональные компоненты собственной разработки Ограничены возможностями базового ПО разработки или дополнительных модулей, поставляемых сторонними разработчиками Привлекательная стоимость внедрения Бесплатно Стоимость складывается из стоимости базовых модулей, дополнительных модулей, ПО сторонних разработчиков, услуг по внедрению
Разработку информационногообеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) AccessXP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP. СУБДAccess предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локальногоих использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.
Разрабатываемая система являетсяавтоматизированной информационной системой «Участковый» и решает задачуавтоматизации основных операций в деятельности УУМ.
При оформлении УПМ в БД вноситсявся информация о нем, которая включает:
— номер УПМ;
— адрес УПМ;
— телефон УПМ.
УУМ может просмотреть список УПМ,после чего он имеет возможность отредактировать данные выбранного УПМ либосовсем удалить его из системы.
Справочник УПМ хранится в таблицеСправочник УПМ, структура и правила поддержки целостности данных которойприводятся в таблице 12.
Таблица 12 – Участковые пунктымилицииНаименование реквизита Тип данных Описание Номер УПМ Числовой Номер УПМ Адрес Текстовый Адрес УПМ Телефон Числовой Телефон УПМ
При создании новой записи осотруднике ООД УУМ в БД вносится вся информация о нем, которая включает:
— табельный номер;
— фамилия, имя, отчество УУМ;
— должность УУМ;
— звание УУМ;
— номер УПМ.
Пользователь впоследствии можетпросмотреть список УУМ, после чего он имеет возможность отредактировать данныевыбранного УУМ либо совсем удалить его из системы.
Справочник личного состава УУМхранится в таблице Личный состав УУМ, структура и правила поддержки целостностиданных которой приводятся в таблице 13.

Таблица 13 — Личный состав УУМНаименование реквизита Тип данных Описание Табельный номер Текстовый Номер удостоверения ФИО Текстовый Фамилия, имя, отчество УУМ Звание Текстовый Звание УУМ Должность Текстовый Занимаемая УУМ должность Номер УПМ Числовой Принадлежность к УПМ
При регистрации новой записи о сообщениии решении по данному сообщению в БД вносится вся информация о них, которая включает:
— табельный номер УУМ,регистрирующего поступившее сообщение;
— классификация сообщения (КУС илиЖУИ);
— номер и дата регистрациисообщения;
— фамилия, имя, отчество заявителя;
— адрес и телефон заявителя;
— краткая фабула дела;
— код решения по поступившемусообщению;
— номер регистрации решения.
УУМ может просмотреть список сообщений,после чего он имеет возможность отредактировать данные выбранного сообщениялибо совсем удалить его из системы.
Данные о регистрации сообщенийхранятся в таблице Регистрация сообщений, структура и правила поддержки целостностиданных которой приводятся в таблице 14.
Таблица 14 – Регистрация сообщенийНаименование реквизита Тип данных Описание Табельный номер Числовой УУМ при исполнении Код регистрации Текстовый Классификация сообщения Номер регистрации Числовой Номер регистрации сообщения Дата Дата/Время Дата регистрации Заявитель Текстовый ФИО заявителя Дата рождения Дата/Время Дата рождения заявителя Адрес Текстовый Адрес заявителя Краткая фабула дела Текстовый Содержание заявления Номер решения Числовой Номер регистрации решения Код решения Текстовый Классификация решения
Входными документами вразрабатываемой системе являются:
— данные об УУМ;
— данные об УПМ;
— данные о регистрации сообщений и разрешениисообщений.
Выходными документами вразрабатываемой системе являются:
— рапорт об обнаружении признаковпреступления;
— постановление об отказе ввозбуждении уголовного дела;
— постановление о передачесообщения по последственности;
— постановление о перерегистрации вКУС при обнаружении признаков преступления;
— определение об отказе ввозбуждении дела об административном правонарушении.
Данные отчеты могут быть выведенына экран для предварительного просмотра или на печать на листах формата А4.
После запуска программы на экранепоявляется главная кнопочная форма «Участковый» в соответствии с рисунком 41.
Описания логики интерфейсовприводятся в приложении Ж.
Данная база данных, предназначеннаядля УУМ, одобрена руководством РОВД, нашла применение и используется в ООД УУМдля решения задач в реальных условиях. Благодаря тому, что программа являетсяуниверсальной и доступной для пользователя, овладение продуктом являетсяпростым делом. Для работы с программным продуктом используется простой,интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формыопределяется доступностью командных кнопок.
Использование разработанной системы управлениядокументооборотом в ООД УУМ в реальных условиях привело к улучшению ряда показателей:
— вводится унифицированная,формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;
— появляется возможность ответитьна любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управлениедокументационной деятельностью;
— уменьшается зависимостьорганизации от персонала как физического носителя технологических знаний иправил работы с документами;
— создаются условия для резкогоускорения прохождения документов, особенно при организации электронногодокументооборота.
— минимизируется трудоемкостьделопроизводственных операций в несколько раз.
4Обоснование экономической эффективности проекта
Задачей проекта являетсяпроектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отделаорганизации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД.
Результатом проекта являетсяснижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверностии качества входящей и исходящей информации.
В качестве исходных данных длярасчета экономической эффективности от проекта используем существующиепоказатели деятельности ООД УУМ, в направлении которых предполагаетсядостижение качественных и количественных изменений (таблица 15).
Таблица 15 — Трудоемкость выполняемых операцийдо внедрения СЭД
Выполняемая
операция Среднее время выполнения (мин.) Число УУМ Среднее ежемесячное количество выполняемых операций Суммарные затраты времени (чел/дн) Регистрация входящего документа 30 33 200 3 Регистрация внутреннего документа 30 12 30 1 Регистрация исходящего документа 30 33 100 2 Размножение документа по резолюциям 50 33 200 5 Подготовка типовых отчетов 120 8 50 13 Поиск документов по известным атрибутам 20 14 50 1 Поиск документов по неизвестным атрибутам 120 11 20 4 Подготовка типового документа 180 33 200 18 Согласование типового документа 240 33 200 24 Выдача напоминаний о приближение срока исполнения документа 60 8 100 13 Передача документа на исполнение или ознакомления 180 33 200 18 Преобразование бумажного документа в электронный вид 30 17 50 1
Анализ затрат времени на выполнениеопераций после внедрения системы электронного документооборота представлен втаблице 16.
Таблица 16 — Трудоемкостьвыполняемых операций после внедрения СЭД
Выполняемая
операция Среднее время выполнения (мин) Число УУМ Ежемесячное количество выполняемых операций Суммарные затраты времени (в чел/дн) Регистрация входящего документа 10 17 200 2 Регистрация внутреннего документа 5 6 100 2 Регистрация исходящего документа 5 17 100 1 Размножение документа по резолюциям 5 17 100 1 Подготовка типовых отчетов 5 4 5 1 Поиск документов по известным атрибутам 1 7 50 1 Поиск документов по неизвестным атрибутам 5 6 15 1 Подготовка типового документа 20 17 10 1 Согласование типового документа 15 17 50 1 Выдача напоминаний о приближение срока исполнения документа 1 4 300 2 Передача документа на исполнение или ознакомления 5 17 300 2 Преобразование бумажного документа в электронный вид 2 9 200 1
Таблица 17 — Затраты времени на выполнениеопераций до и после внедрения СЭДСуммарные затраты времени на выполнение операций Количество, (чел/дней)
До внедрения системы электронного документооборота, ЗВ1 103
После внедрения системы электронного документооборота, ЗВ2 16
Как видно из таблицы 17, суммарныезатраты времени на выполнение операций до внедрения системы электронногодокументооборота составляют 103 дня, а суммарные затраты времени на выполнениеопераций послевнедрения СЭД составляет 16 дней.
Расчет трудоемкости выполненияопераций до внедрениясистемы электронного документооборота производится по формуле (1):
Т1 = ЗВ1 *количествоопераций*число сотрудников/480            (1),
где Т1 – трудоемкостьвыполнения операций довнедрения системы электронного документооборота, дней;
ЗВ1 – суммарные затратывремени на выполнение операций до внедрения системы электронного документооборота, чел/дней (ЗВ1=103 дня).
Т1 = 103 *17*50/480=182
Расчет трудоемкости выполненияопераций послевнедрения системы электронного документооборота производится по формуле (2):
Т2 = ЗВ2*количество операций*число сотрудников/480            (2),
где Т2 – трудоемкостьвыполнения операций послевнедрения системы электронного документооборота, дней;
ЗВ2 – суммарные затратывремени на выполнение операций после внедрения системы электронного документооборота, чел/дней (ЗВ1=16 дней).
Т2 = 16 *9*200/480=60
Таким образом, в результатевнедрения системы электронного документооборота удается достичь снижения трудоемкости выполнения операций на 122 дня (182-60=122).
Определим общую экономию средств отснижения трудоёмкости на выполненияопераций послевнедрения системы электронного документооборота.
По формуле (3) определим, сколькостоит один час работы сотрудников ООД УУМ, исходя из их месячных окладов.
Сч = О / Кч                                                                             (3),
где Сч — стоимость часаработы;
О — месячный оклад;
Кч – количество часов вмесяце (Кч=160 час).
По формуле (4) можно определитьобщую экономию средств от снижения трудоёмкости.
/>                                                                 (4),
где Э – экономия от снижениятрудоёмкости;
Т1 и Т2 –трудоёмкость операции до и после внедрения СЭД,дней, (Т1-Т2=122);
n – число сотрудников вподразделении (n=33).
Результаты расчётов приведены втаблице 18.
 
Таблица 18 — Определение экономии от снижениятрудоёмкостиДолжность
Оклад,
 руб.
Число
УУМ
Средняя
зарплата
1 сотрудника,
руб.
Стоимость
часа работы,
руб.
Экономия от снижения
трудоёмкости,
руб. Начальник ООД УУМ 15000 1 15000 93,75 11438 Ст.УУМ 10000 8 1250 62,5 7625 УУМ, майор 9800 4 3267 61,25 7473 УУМ, капитан 8700 3 2175 54,375 6634 УУМ, старший лейтенант 7700 11 7700 48,125 5871 УУМ, лейтенант 7400 14 308 46,25 5643 УУМ, младший лейтенант 6300 1 6300 39,375 4804 Итого 64900 33 5142 58 49486
Полученная сумма экономии (15414руб.) составляет примерно 23% от суммы окладов всех сотрудников этого подразделения.
Вычислим срок окупаемости АИС. При расчете стоимости необходимоучитывать, что РОВД является государственным учреждением и находится нафинансировании местного и федерального бюджета, что обуславливаетпредоставление скидок на приобретение операционной системы Microsoft Windows XP и Microsoft Office XP. Учитывая это, определим срок окупаемости.
Число АРМ в ООД УУМ составляет 8.
Стоимость 1 рабочего местаопределим по формуле (5):
Стоимость 1 рабочего места (руб.) =Стоимость обеспечения / 8       (5)
Стоимость 1 рабочего местасоставляет 49532/8=6192 руб.
Ежемесячные расходы до внедрения(руб.) вычисляются по формуле (6):
Ежемесячные расходы до внедрения = Средняя заработная плата 1работника*Т1          (6)
Ежемесячные расходы после внедрения(руб.) вычисляются по формуле (6):
Ежемесячные расходы после внедрения= Средняя заработнаяплата 1 работника*Т2          (7)
Ежемесячная экономия (руб.)вычисляется по формуле (8):
Ежемесячная экономия = Ежемесячные расходы до внедрения –Ежемесячные расходы после внедрения                                                    (8)
Затраты на автоматизацию (руб.)определим по формуле (9):
Затраты на автоматизацию =Стоимость 1 рабочего места (руб.) *8 (9)
Вычислим срок окупаемости (мес.)программы по формуле (10):
Срок окупаемости = Затраты на автоматизацию / Ежемесячнаяэкономия  (10)
Результаты расчетов приведены втаблице 19.
Таблица 19 — Расчет срока окупаемости программы Показатель для расчета Результат расчета Стоимость 1 рабочего места (руб.) 6192 Средняя заработная плата 1 работника (руб.) 58 Ежемесячные расходы до внедрения (руб.) 10556 Ежемесячные расходы после внедрения (руб.) 3480 Ежемесячная экономия (руб.) 7076 Затраты на автоматизацию (руб.) 49532 Срок окупаемости (в месяцах) 7
Как видно из таблицы 19, затраты на внедрение электронногодокументооборота окупаются за семь месяцев работы. Такие показатели могут бытьдостигнуты благодаря применению современных информационных технологий.
Использование разработанной системы управлениядокументооборотом в ООД УУМ в реальных условиях приведет к улучшению ряда показателей:
— снижение трудоемкости работы с информациейи документами;
— уменьшение сроков подготовкиотчетности;
— облегчение труда сотрудников;
— увеличение времени дляинтеллектуального труда;
— легкость освоения системы приработе со справочной информацией;
— достоверность обмена информацией.
Таким образом, данный проектэкономически и социально выгоден. С внедрением системы автоматизациисотрудниками технического отдела для ООД УУМ сократится трудоёмкость операций,и в результате у сотрудников ООД УУМ остаётся больше времени на стратегическоепланирование своей деятельности.
/>/>5 Безопасность жизнедеятельностии охрана окружающей среды/>/> 5.1 Введение
Персональный компьютер превратилсяв конторский инструмент, доступ к которому получил не слишком подготовленныйпользователь (современные операционные системы это учитывают), а самымраспространенным видом деятельности стало считывание текстовой информации сдисплея, и ее набор с использованием различных текстовых процессоров. Массовоераспространение ПК, при всех плюсах этого явления, не позволяет забывать и оряде отрицательных факторов, воздействующих на людей, проводящих рабочий деньперед дисплеем. Поэтому выявление, оценка влияния и разработка мер поустранению или минимизации вредных воздействий, сегодня приобрели еще большеезначение, чем несколько лет назад.
Отрицательные факторы,воздействующие на пользователя ПК, можно разделить на две группы. Первыесвязаны с психологическими и физиологическими особенностями человека. Этомонотонность работы операторов при вводе текстов, эмоциональные перегрузки,стрессы из-за вероятности как сбоев в системах, так и появления собственныхошибок, перегрузки ряда систем организма (глаз, мышц кисти, предплечья, шеи испины). Немаловажен также и недостаток физической нагрузки на другие частиорганизма.
Факторы второй группы связаны свнешними условиями, в которых находится во время работы пользователь: нарушениеэргономических требований на рабочем месте, дискомфортный микроклимат,различные излучения, недостаточная освещенность рабочей поверхности и т.п. Сюдаже относятся факторы, связанные с особенностями конструкции устройствотображения информации — ВТ. Очевидно, что все факторы взаимосвязаны, поэтомунеобходим комплексный подход к рассмотрению их влияния на пользователя ПК сучетом их взаимной корреляции. Существуют также и социальные аспекты массовогораспространения ПК и компьютерных сетей.
Очевидно, невозможно создатьсистему, которая будет полностью соответствовать всем требованиям безопасностии эргономики, но реализовать максимум таких требований необходимо. Преждевсего, необходимо обеспечить:
— защиту персонала от вредных иопасных факторов;
— защиту персонала от аварий, пожарови взрывов;
— повышенную устойчивостьфункционирования системы.
Учитывая все вышеизложенное, былопроведено исследование разрабатываемой комплексной системы автоматизациидокументооборота ООД УУМ, и на основе этого анализа и санитарных правил и нормбыли представлены на основе санитарных правил и норм основные требования ктехническому обеспечению и помещению./>/> 5.2 Разработка мероприятий по обеспечению безопасности труда
/> 
Обеспечение мер безопасности поэлектромагнитным излучениям
Монитор должен соответствоватьстандарту ТСО-99,2002 защиты от воздействия электрических и магнитных полей, атак же соответствовать СанПиН 2.2.2./2.41340-30 по электромагнитному излучениюи электростатическому полю (таблица 20).
Таблица 20 — Допустимые значения параметровнеионизирующих электромагнитных излученийНаименование параметров
Допустимые
значения
Напряженность электромагнитного поля на расстоянии 50 см. Вокруг ВДТ по электрической составляющей должна быть не более:
— в диапазоне частот 5 Гц — 2 кГц;
— в диапазоне частот 2 — 400 кГц
25В/М
2,5В/м
Плотность магнитного потока должна быть не более:
— в диапазоне частот 5 Гц — 2 кГц;
— в диапазоне частот 2 — 400 кГц
250 нТл
25 нТл Поверхностный электростатический потенциал не должен превышать 500 В
Для того чтобы снизить воздействиеизлучений и полей при работе с монитором, необходимо поддерживать расстояние отмонитора до пользователя 450 — 700 мм. Схемы размещения рабочих мест должныучитывать расстояния между рабочими столами с видеомониторами (в направлениитыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора), котороедолжно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностямивидеомониторов — не менее 1,2 м. Также необходимо поддерживать правильнуюорганизацию труда и отдыха. Согласно рекомендациям НИИ гигиены труда ипрофзаболеваний АМН РФ рабочий день за компьютером должен быть не более 6часов, с дополнительными перерывами по 3 минуты через каждые полчаса, а через 2часа работы по 15 — 20 минут. [7]
/>Снижение нагрузки на глаза
Утомление зрения при работе скомпьютером вызывается мерцанием, дрожанием изображения на экране. Более всехстрадают операторы, занимающиеся выводом данных и считыванием текстовойинформации, потому, что чем мельче символ, тем больше нагрузка на зрение.
Возникновению зрительного утомленияспособствует использование неблагоприятных цветовых сочетаний и неправильнаяорганизация освещения в помещении. Яркое и неровное освещение вызываетнежелательные отражения, блики на экране.
Монитор, используемый при работе,должен иметь гигиенический сертификат и маркировку соответствия РосСтандарт.Конструкция монитора должна обеспечивать возможность фронтального наблюденияэкрана путем поворота корпуса в горизонтальной плоскости вокруг вертикальнойоси и в вертикальной плоскости вокруг горизонтальной с фиксацией в заданномположении. Корпуса монитора и системного блока должны быть окрашены в матовыйсветло-серый свет, обеспечивающий диффузное рассеивание света; коэффициентотражения — 0,42.
Для того чтобы уменьшить нагрузкуна зрение человека, надо учитывать следующие рекомендации. При работе с мониторомрасстояние от монитора до пользователя должно быть равно 600 — 700 мм. Экрандисплея по высоте должен быть расположен так, чтобы угол между нормалью кцентру экрана и горизонтальной линией взгляда составлял 20 градусов. Вгоризонтальной плоскости угол наблюдения экрана не должен превышать 60градусов.
Документ для ввода данныхрекомендуется располагать на расстоянии 450-500 мм от глаз оператора,преимущественно слева, при этом угол между экраном дисплея и документом в горизонтальнойплоскости должен составлять 30-40 градусов. Угол наклона клавиатуры должен бытьравен 15 градусов.
Экран дисплея, документы иклавиатура располагают так, чтобы перепад яркостей поверхностей, зависящий отих расположения относительно источника света, не превышал 1:10 (рекомендуемоезначение 1:3). При номинальных значениях яркостей изображения на экране 50-100кд/м2 освещенность документа должна составлять 300-500 лк. Устройствадокументирования и другие, нечасто используемые технические средства,рекомендуется располагать справа от оператора в зоне максимальной досягаемости,а средства связи слева, чтобы освободить правую руку для записей.
Хороший результат сниженияутомляемости при работе при работе с компьютером дает правильная организациятруда и отдыха. Согласно рекомендациям НИИ гигиены труда и профзаболеваний АМНРФ рабочий день за компьютером должен быть не более 6 часов, с дополнительнымиперерывами по 3 минуты через каждые полчаса, а через 2 часа работы по 15-20 минут.
Естественное освещение должноосуществляться через светопроемы, ориентированные преимущественно на север исеверо-восток и обеспечивать коэффициент естественной освещенности (КЕО) нениже 1,2% в зонах с устойчивым снежным покровом и не ниже 1,5% на остальнойтерритории.
/>Снижение нагрузки на костно-мышечный аппарат
Неподвижная напряженная позаоператора, в течение длительного времени прикованного к экрану дисплея,приводит к усталости, возникновению болей в позвоночнике, шее, плечевых суставах.А интенсивная работа с клавиатурой и мышью вызывает болевые ощущения в локтевыхсуставах, предплечьях, запястьях, в кистях и пальцах рук.
Конструкция клавиатуры, монитора, рабочегоместа должна соответствовать СанПиН 2.2.2./2.41340-30. [7]
/>Требования к микроклимату
Работа компьютеров ивспомогательных устройств связана с выделением тепла. При высокой температуревоздуха у людей, работающих в помещениях, возникает перегрев организма, чтоприводит к повышенному выделению пота и снижению работоспособности. Пользовательтеряет внимание, что может сказаться на результатах его работы. Работапользователя по энергозатратам организма относится к 1 категории работ, т.е.работ легкой категории, которая выполняется сидя и затраты энергии не превышают150 Ккал/час. Этой категории соответствуют оптимальные нормы параметровмикроклимата, приведенные в таблице 21.
Таблица 21 — Оптимальные нормы параметровмикроклиматаПериод года Категория работы Температура воздуха, С, не более Отн. влажность воздуха, % Скорость движения воздуха, м/с Холодный Легкая 1а 22 – 24 40 – 60 0,1 Легкая 1б 21 – 23 40 – 60 0,1 Теплый Легкая 1а 23 – 25 40 – 60 0,1 Легкая 1б 22 — 24 40 – 60 0,2
Для создания оптимальныхметеоусловий к помещении применяют сочетание естественной вентиляции скондиционированием воздуха.
/>Требования по предотвращению шумов
Персональные компьютеры являютсяисточниками шума. Шум возникает вследствие работы вентилятора, находящегося вкорпусе компьютера, и виброакустических шумов на верхнем пороге слышимости,производимых строчным трансформатором дисплея. Так же присутствуют шумы,издаваемые накопителями на жестком и мягком магнитных дисках.
Все эти шумы в целом оказывают достаточносильное влияние на психику и общее состояние человека, вызывая чувстванеуверенности, стесненности, тревоги, плохого самочувствия, что проводит кснижению производительности труда, возникновению ошибок. На рабочих местах впомещениях для размещения шумных агрегатов вычислительных машин (принтеры,сканеры) уровень шума не должен превышать 75 дБа.
Чтобы уменьшить уровень шумов впомещении, используют звукоизолирующие преграды, стенки и потолки отделываютспециальными пористыми плитами, хорошо поглощающими звук. />/> 5.3 Обеспечение электробезопасности и пожаробезопасности
Помещения, где применяются ПЭВМ,относятся к помещениям с повышенной опасностью поражения электрическим током.Электроснабжение ПЭВМ или ВДТ осуществляется через сеть бытового электропитанияс номинальным напряжением 220 В и частотой 50 Гц. Опасность возникает, когдачеловек одновременно прикасается к заземленным металлоконструкциям и к металлическимкорпусам электрооборудования.
Для обеспечения электробезопасностиприменяется защитное заземление, которое подключается к ПЭВМ и вспомогательнымустройствам через вилку электропитания. Заземление необходимо дляпредотвращения появления разности потенциалов между ЭВМ и периферийными устройствами,раздельно подключенными к электросети, а также между соседними ПЭВМ, чтоособенно важно в случае работы в помещении большого числа пользователей.
В помещении принимаютсяорганизационные меры по предотвращению доступа пользователей к частям ПЭВМ илиВДТ, кабельным системам, находящимся под опасным напряжением. Расположение ЭВМв помещении затрудняет доступ к электроопасным частям. Работу по ремонту итехническому обслуживанию ПЭВМ производят лица, имеющие соответствующую подготовкуи прошедшие инструктаж по технике безопасности.
Помещения с ПЭВМ относятся кпомещениям с пожароопасностью категории В. В целях обеспечения пожарнойбезопасности соединительные кабели и электропроводка изготовлены из плоховоспламеняющихся проводов. Проводка кабелей осуществлена по несгораемым конструкциями защищена сверху стальным кожухом. В помещении ведется регулярный контроль засостоянием электропроводки и аппаратуры, проводится своевременный ремонт.Пользователи ознакомлены с техникой безопасности и это зафиксировано в журналепо технике безопасности.
В качестве первичных средствпожаротушения в помещении отсутствует огнетушитель. В помещении есть средствасвязи для быстрого вызова городской пожарной части. Помещение не оборудованопожарной сигнализацией.  5.4 Вывод
Задача дипломного проектазаключается в совершенствовании системы документооборота ООД УУМ МОБ ЛенинскогоРОВД, внедрении системы автоматизации «Евфрат-Документооборот», чтоподразумевает использование пользователями ПВЭМ.
Для системы автоматизации наиболеесущественными факторами условий труда являются:
— санитарно-гигиенические:освещение естественное и искусственное, температура воздуха, относительнаявлажность, скорость движения воздуха, запыленность, шум, тепловые и электромагнитныеизлучения;
— психофизиологические: рабочееместо, рабочая поза и перемещения в пространстве, продолжительность непрерывнойработы, режим работы, напряжение зрения (размер объекта различения)освещенность (естественная и искусственная), нервно-эмоциональная и интеллектуальнаянагрузка;
— технические: техническаябезопасность оборудования.
Санитарно-гигиенические ипсихофизиологические условия труда регламентируются «Гигиеническимитребованиями к видеодисплейным терминалам, персональным ЭВМ и организацииработы. Санитарными нормами и правилами», утвержденными и введенными в действиеПостановлением Госкомсанэпиднадзора России от 30 июня 2003 г. (СанПин.2.2.2/2.41340-03), а технические – соответствующими ГОСТами, ОСТами.
Проведенный анализ помещенияпоказал, что в целом оно удовлетворяет современным требованиям по безопасноститруда, изложенным в СанПиН 2.2.2.542-1996. Однако, для повышения эффективноститруда и повышения уровня безопасности пользователя рекомендуется устранить выявленныенесоответствия нормам, применив изложенные выше мероприятия и методы.
/>/>/>Заключение
В заключении подведем основныеитоги дипломного проекта. Дипломный проект был посвящен анализу системыдокументооборота ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани и разработкерациональных предложений по ее совершенствованию.
В ходе анализа деятельности Отдела участковыхЛенинского РОВД было выявлено, что документооборот ООД УУМ занимает место узловогозвена системы делопроизводства РОВД.
Анализ организации документооборотаОтдела участковых Ленинского РОВД выявил, что регистрация сообщений часто идетс опозданием от оперативной работы, ежедневный контроль за соблюдением порядкане осуществляется.
На основании анализа движениядокументов в ООД УУМ было выявлено, что главное правило организации документооборота — оперативноепрохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшимизатратами времени наэтапе от первичнойобработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ,не соблюдается.
Проведенный анализ составления иоформления документов показал, что в процессе организации документирования ООДУУМ нарушаются основные требования к составлению и оформлению документов.
Анализируя наличие и соответствиесовременным требованиям в этой области уже имеющееся в ООД УУМ техническоеоборудование, был сделан вывод, что в целом оснащенность ООД УУМ техническимисредствами и офисным оборудованием можно назвать неудовлетворительным.
Таким образом, анализ существующейсистемы документооборота ООД УУМ выявил необходимость разработки рациональныхпредложений по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ.
В ходе дипломного проектированиябыли проведены следующие мероприятия по совершенствованию системыдокументооборота ООД УУМ:
— разработаны рациональные схемы движения входящих и исходящихдокументов;
— составлена унифицированная формадокумента;
— спроектирована должностная инструкцияпо делопроизводству для УУМ;
— предложен комплекс средств автоматизациисистемы документооборота ООД УУМ;
— разработана и внедрена в процессдокументооборота база данных «Участковый»;
— обоснован экономический эффект отвнедрения проекта;
— обеспечены безопасные для жизни издоровья условия работы УУМ.
Разработанные схемы движениявходящих и исходящих документов позволят наиболее эффективно организоватьдокументооборота ООД УУМ за счет оперативного прохождения документа по наиболеекороткому маршруту с наименьшими затратами времени.
Внедрение и использованиеразработанной унифицированной формы документа в делопроизводственном цикле позволяет сократить объемдокументооборота ООД УУМ, способствуя возможности использования менееквалифицированных работников и высвобождение значительного количества УУМ сболее высокой квалификацией для организации профилактической и иной работы сгражданами.
Разработанная должностнаяинструкция для УУМ по ведению делопроизводства гарантирует порядок иоперативность документационного обеспечения деятельности ООД УУМ.
Создание и внедрение комплекснойсистемы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти на качественноновый уровень эффективности работы с документами.
Разработанная база данных«Участковый», предназначенная для УУМ, одобрена руководством РОВД, нашлаприменение и используется в ООД УУМ для решения задач в реальных условиях.
Проведенный в ходе дипломногопроектирования расчет экономической эффективности показал, что проект социальнои экономически выгоден, срок окупаемости разработанной системы управления документооборотомв ООД УУМ составит семьмесяцев работы.
Проведенный анализ помещенияпоказал, что в целом оно удовлетворяет современным требованиям по безопасноститруда, изложенным в СанПиН 2.2.2.542-1996.
Все вышеприведенные факторыобусловливают практическую значимость разработанной системы документооборота вООД УУМ и показывают необходимость ее применения в ООД УУМ МОБ РОВД в реальныхусловиях.
Разумеется, решение о применении вООД УУМ новой системы управления документооборотом требует предварительного решениякак минимум двух задач:
— убедить всю иерархию специалистови чиновников, связанных с решением этой проблемы, в необходимости ее решения;
— воплотить методологическую основуновой проблемы в механизмы и технологии, создающие необходимый практическийбазис ее решения.
По сути дела, рациональная системадокументооборота ООД УУМ на практике означает полную осведомленность УУМ осостоянии криминальной обстановки на территории участка, высвобождение значительногоколичества УУМ с более высокой квалификацией для организации профилактической ииной работы с гражданами, стратегического планирования операций по сокращению роста преступностина территории административного участка. От этого зависит эффективность борьбыс различными видами преступности, предупреждение правонарушений, ускорениераскрытия преступлений как на территории административного участка, района, таки всего города в целом.
/>/>/>Списокиспользованных источников
1. Гражданскийкодекс Российской Федерации [Текст]. — М., Норма, 2002 – 587 с.
2. КодексРоссийской Федерации об административных правонарушениях [Текст]. — М., Норма,2002 – 657 с.
3. Уголовныйкодекс Российской Федерации [Текст]. — М., Норма, 2004 – 629 с.
4. Уголовно-процессуальныйКодекс РФ. [Текст]. — М., Норма, 2002 – 982 с.
5. Закон РФ от18.04.1991 №1026-1 (ред. от 08.12.2003, с изм. от 23.12.2003) «О милиции»[Текст]. — М., Закон, 1992 – 925 с.
6. Приказ МВД РФот 13.03.2003 №158 «Об утверждении инструкции о порядке приема, регистрации иразрешения в органах внутренних дел Российской Федерации сообщений о преступленияхи иной информации о правонарушениях» [Текст]. — М., Закон, 2004 – 621 с.
7. ПостановлениеГлавного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 №118 «О введении вдействие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов САНПИН2.2.2/2.4.1340-03 «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы. Гигиеническиетребования к персональным электронно-вычислительным машинам и организацииработы. [Текст]. – М., Закон, 2003 – 348 с.
8. ГОСТ Р 51141-98Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ГосстандартРоссии, 1998 – 62 с.
9. Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения. Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. – М., ГлавархивСССР, ВНИИ документоведения и архивного дела, 1991 – 124 с.
10. ГОСТ 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003 – 69 с.
11. Андреева, В.И.Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000 — 187 с.
12. Банк, В.Р.,Зверев, В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. — Астрахань, 2003 –567 с.
13. Делопроизводство(Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебникдля вузов / Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М., ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с.
14. Документы иделопроизводство: Справочное пособие / Кузнецова, Т.В., Лихачев, М.Т., Райхцаум,А.Л., Соколов, А.В.: Сост. М.Т. Лихачев. — М., Экономика, 2001 — 271 с.
15. Еремченко, В.А.Проблемы государственного регулирования документационного обеспеченияуправления. / Делопроизводитель – 2001 — №1 – с.15-18.
16. Илюшенко, М.П.Организация документооборота. / Делопроизводство — 1998 — №1 — с. 51-57.
17. Карминский, А.М.,Нестеров, П.В. Информатизация бизнеса. — М.: Финансы и статистика, 2000 – 198с.
18. Козлов, М.С.Совершенствуем делопроизводство. / Автоматизация документооборота – 2002 — №2 –с.24-26.
19. Кузнецов, С.Л.Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. – 3-еизд., доп. — М., ЗАО «Бизнес-школа», 2003 – 625 с.
20. Кузнецов, С.Л.Программы автоматизации. Общий обзор. / Делопроизводство – 2001 — № 1 – С.73-77.
21. Кузнецов, С.Л.Применение современных технологий в работе с документами. / Секретарское дело. — 2002 — № 3 — с.48.
22. Кузнецова, Т.В.Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М., ЗАО«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 — 818 с.
23. Кузнецова, Т.В.Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело — 2002 — №2 –с.16.
24. Кузнецова, Т.В.Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) насовременном этапе. / Делопроизводитель – 2001 — №1 – с.44.
25. Кузнецова, Т.В.Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М., ЗАО «Бизнес-школа«Интел-Синтез», 2002 — 288 с.
26. Ларин, М.В.Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современныхусловиях. / Экономика и жизнь. – 2001 — №14 — с.32-35.
27. Ларин, М.В.Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии).Диссертационная работа доктора исторических наук. / Делопроизводитель — 2000 — №4 – с.45-52.
28. Организацияработы с документами: Учебник. / Кудряев, В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло, Г.Н. идр. — М., Инфра-М, 2001 — 572 с.
29. Стенюков, М.В.Справочник по делопроизводству. — М., Издательство ПРИОР, 2001 – 234 с.
30. Титоренко, Г.А.Автоматизированные информационные технологии в экономике. — М., ЮНИТИ, 2003 –621 с.
31. Трубилин, И.Т.,Семенов, М.И., Лойко, В.И., Барановская, Т.П. Автоматизированные информационныетехнологии в экономике. — М., Финансы и статистика, 2003 – 371 с.
Приложения Приложение А
Распределение УУМ по зонамадминистративных участков Ленинского района г.Астрахани№ УПМ Личный состав Территория административного участка УПМ №1 Ст. УУМ капитан милиции Гурбанов Алигусейн Хангусейн оглы ул. Комунистическая д. 48 – 68. УУМ лейтенант милиции Гатиев Руслан Мусаевич Ул. Ан. Барбюса 32, 34, 36, Ак. Королева 37, 39, ул. Ст. Здоровцева 2, 4, 6, 8, 10, 1, 3, 5, ул. Вокзальная 1, 3, 5, пл. Привокзальная.
УУМ лейтенант милиции
Сидалиев Даниял Джумагалиевич ул. Савушкина 46-52, 47-51, ул. Ляхова 9-3, 6, 6 “А”, 8, ул. Ан. Барбюса 30, ул. Ак. Королева 29, 1-обл. клиническая больница.
УУМ лейтенант милиции
Байраков Артур Гамзатович Ул. Максаковой 1-25, ул. Московская 24-48, 29-58, ул. Чехова 22-58, 21-57, ул. Куйбышева 24-58, 25-63, ул. Желябова 42-70, ул Кожанова, ул. Ак. Королева 1-19. УПМ №2 Ст. УУМ майор милиции Гусейнов Бахрам Аликбер оглы Ул. Савушкина 30, 32, 34, 36, ул. Бертюльская 4, 6, 8, 10, 12, 5, 9, 11, 13, ул. Полякова 19. УУМ ст. лейтенант милиции Хорошев Евгений Владимирович ул. Максаковой 27-81, ул. Московская 54 – 108, 71-123, ул. Чехова 62-110, 61-103, ул. Куйбышева 62-96. УУМ лейтенант милиции Востриков Сергей Валерьевич Рынок “Селена”, “Селенские Исады”, ул. Ан. Барбюса 17, 2-я гор. Больница “Хоспис” ул. Максаковой 94, Кожвендиспансер ул. Максаковой 6, универмаг “Октябрьский” ул. Максаковой 8, пл. Покровская 4, 5, 6, 8, 10, ул. Савушкина 38 А, 40, 42, кафе “Престиж” ул. Савушкина 38, ул. Бахтемирская 6, 8, 10, 12, ул. Максаковой 10, 12 “А”
УУМ ст. лейтенант милиции
Омельченко Алексей Валерьевич Ул. К. Набережная 11-23, з-д “Прогрес”, ул. Савушкина 10, 12, 14, 16, 9. УУМ ст. лейтенант милиции Гасанов Неврюзбек Рамазанович Ул. Б. Победы 1, 3, 5, 7, 9, 11, 6, 8, 8\1, 8\2, ул. Савушкина 20, 22, 24, 26, 28, ул. Бертюльская 14, ул. Бахтемирская 7, ул. Ю. Селенского 13, музыкальная школа, налоговая инспекция д.15 УПМ №3
Ст.УУМ ст. лейтенант милиции
Пирмагомедов Ильямудин Шихамедович Ул. Савушкина 3\1, 3\2, (детская поликлиника №2), общ. №8 АГТУ ул. Татищева 16, Савушкина д.1 “Каспнирх”, Савушкина 1- Ленинский Суд, бюро занятости, Татищева 16 общ. 4, 1, Татищева 16- Налоговая полиция, Татищева 16\1- Профес.Дом, Татищева 16 – главный учебный корпус АГТУ, Татищева 16 общ. №2 АГТУ, стройка АГТУ
Продолжение приложения А
УУМ лейтенант милиции
Белый Александр Юрьевич Ул. Татищева 16(учебный корпус 2-5), Татищева 16 (общ.№3, 5, 6, 7, 9), стадион АГТУ, автостоянка АГТУ, гаражный кооператив “Рыбвтузовец” ул. Татищева 16, дискотека “Имидж” Лицей №17 МУСУ проспект Смоленой 4, НИТИУ Радиотехнический техникум — Смоленский 2, пер. Смоляной 6, д. 2 “А”, АО Стекловолокно, ул. Латышева 8, гаражный кооператив “Заря”, пер. Смоляной, строительный техникум, Татищева 18 “Б”, “В”, “Г”, строительный институт Татищева 18 “А” учебный корпус, АГТУ общ. 1, 3, ул. Татищева д.20 “А”.
 УУМ ст. лейтенант милиции
Рязанов Алексей Викторович Ул. Татищева 20 “А” учебный корпус, стройка АГТУ, центральный стадион ул. Савушкина д.1, Латышева 6 “В” — общ. Каспийской Флотилии, ул. Латышева д.4, 6, 6 “А”, 6 “Б”, ул. Латышева д.12, 14, 16, 18, 7, Станкозавод ул. Латышева, завод РТИ ул. Латышева, диспетчерская АГТУ ул. Латышева 5, Каспрыбтехцентр ул. Латышева, Лифтремонт ул. Латышева, остров обливной (лодочная стоянка “Спрут”), спасательная станция Ленинского района р. Болда, Холодильники Рыбокомбината. УУМ младший лейтенант милиции Донской Дамир Рафаэльевич Гаражный кооператив Ленинский (левая сторона), ул. 28 Армии д.16, 16\1, 16\2, 14, 14\1, 14\2, 12, 12\1, 12\2, 10, 10\1, 10\2, ул. Татищева – ул. 28 Армии д.8, ул. 28 Армии д.8\1, Теплосети Северные, ул. 28 Армии д.6, ул. Татищева 14\4, 12, 10, 10 “А”, ул. Татищева 10- бар “Шерлок Хомс”. УПМ №4 Ст. УУМ капитан милиции Ажмухамбетов Айнур Мибаракович Ул. Татищева 17, 17 “А”, 18, 56, 56 “А”, 56 “Б”, 41, 42, детский сад №82, технический лицей.
УУМ лейтенант милиции
Гаршин Сергей Викторович Ул. Татищева “А”, 19-23, 27-33, 63, гаражи вдоль железнодорожного полотна, ГСК вдоль “Китайской стены”.
УУМ лейтенант милиции
Пухов Дмитрий Николаевич Ул. Савушкина 7, 9,11, 13, 15, 17\1, 17\2, 19\1, 19\2, 21, 23, 25\2, 27, 29, 31, 33\1, 33\2, 35, 37\1, 37\2, 39\1,39\2, кинотеатр “Призыв”, кафе “Русь”, Пожарная часть, Астраханская регистрационная плата
УУМ лейтенант милиции
Килимов Муратбек Султанбекович Ул. Татищева 9, 10, 11, 11 “А”, 11 “Б”, 12, 13, 13 “А”, 14, 15 “А”, 16\10, 43, 43 “А”, 44, 57, 57 “а”, 59/60, 61, ГСК “ДРУЖБА”, ГСК “Ленинский”, детский сад №91, СШ №8, СШ №56. УПМ №5
Ст. УУМ капитан милиции
Усманов Руслан Ризабекович Ул. Бовина 39-65, ул. Б. Алексеева 9-21, ул. Астральная 30-74, 41-81, ул. Астрономическая 70-86, 73-93, ул. Колгаева 2-18, 1-11, ул. Узкая 2-24, ул. Аткарская 3-19. УПМ №5
УУМ лейтенант милиции
Амангельдиев Роман Хожаметович Ул. Б.Алексеева 1 “А”, 1 “Б”, 1 “В”, ЖЕК №6, ул. Ботвина 8, 10, 10 “Б”, 12, 12 “Б”, 14, 14 “А”, детский сад №37, 97, ул. Сун – Ят — Сена 2 “А”, 2 “Б”, ул. Красноармейская 23, 23 “А”, 25, 25 “А”, 27, 27 “А”, 29, 29 “А”, 31, 33, 37, 39.
УУМ лейтенант милиции
Нурахмедов Рамис Низамиевич Ул. Ю Алексеева 4, 6, ул. Беренга 6, 8\7, 10\9, 12\11, 16 “А”, ул Красноармейская 4, 12, 14, 16, 18, 20, 1, 1 “А”, 3, 9, 11, 13, 15, 17, 19, ул. 1-я Перевозная 118, 118\2,120, ул. Ботвина 18, 20, 22, 24, 26, 28, 30
УУМ лейтенант милиции
Сейтханов Басыр Сайхаллович Ул. 1-я Перевозная 80,82, 84, 86, 88,90, 92,94, 96, 98, 98 “А”, 98 “В”, 100, 100 “А”, 102, 102 “В”, 104, 104 “А”, 106, 106 “А”, 108, 110, 112, 114,116, ул. Ботвина 82, 85, 85 “А”, 87, 87 “А”, 89, 91, 93, 95, 97, ул. Б. Алексеева 2 “А”, 2 “Б”, 4 “А”, пл. Завокзальная, автобусная станция. УПМ №6
Ст. УУМ капитан милиции
Кужахметов Роберт Мухитович Ул. Ботвина 2, 4, 6, ул. Авиационная 3, 3 “А”, ул. Галлея 8, 8 “А”.
УУМ лейтенант милиции
Карасаев Ренат Туллагаевич Ул. Профессиональная 2-48, ул Социалистическая 9-37 “Б”, парк “Микояна” 12-86, ул. Водопроводная 1-79, 2-60, ул. 2-я Перевозная 1-79, 2-72, ул. 1-я Перевозная 1-69, ул. Доргомышского 1-31, ул. Августовская 24-46, КИБПО Хладокомбинат, ул. Ихтиологическая 11-37, 16-42, ул. Авиационная 15 “А” — 37, 12-16, ул. Спортивная 21-27, 20-40, ул. Маркина 17-31, 14-28, ул. Сун-Ят-Сена 15-39, ул. Раздольная 1-11, 2-16, ул. Спортивная 29 – 33, 42-60.
УУМ лейтенант милиции
Карпов Заур Азизулович ул. 1-я Перевозная 20-78, ул. Астрономическая 1-71, 2-68, ул. Галлея 1-57, 2-44, ул. Артельная 1-39, 2-28, ул. Ботвина 1-37, 2-6, ул. Августовская 2-22, рыбокомбинат “Астраханский”, ул. Ихтиологическая 1-9, 2-14, ул. Авиационная 1-13, 2-10, ул. Спортивная 1-19, 2-18, ул. Маркина 1-15, 2-12, ул. Сун-Ят-Сена 1-13, ул. Августовская 48-62, ул. Профессиональная 1-67, ул. Яблочкова 2-26, хлебозавод “Болдинский”, ул. Жадаева 2-40, 1-21, ул. Кооперативная 1-45 “А”, 2-82, ул. Товарищеская 1-81, 2-58, ул. Ихтиологическая 39-63, 44-66, ул. Авиационная 39-63, 18-30, ул. Маркина 33-49, 30-42, ул. Сун-Ят-Сена 41, 41 “А”, 43 “А”. УПМ №7
Ст.УУМ майор милиции
Гулиев Руффадин Мамед оглы Ул. Нариманова 2 “А” “Б” “В” “Г” “Д” “Е”, ул. Яблочкова 1 “А” “Г” “Е”, ул. Спортивная 41, 41 “Б”,42, завод “Экспресс”, “Медтехника”, “Книготорг”, Бензозаправка, Мясокоминат. УПМ №7
 УУМ ст. лейтенант милиции
Мамонтов Сергей Викторович Ул. Яблочкова 28-44, ул. Ужгородская – вся, ул. Черновицкая – вся, ул. Канина – вся, ул. Доргомышского от дома 37 до конца, ул. Сельская – вся, ул. 1-я Перевозная от дома 71 до дома 135, ул. Камышенская – вся, ул Водопроводная от дома 81 до конца, ул Социалистическая, ул. Кольцевая — вся, кооперативный техникум.
УУМ ст. Лейтенант милиции
Султанов Расул Пайзуллаевич Ул. Яблочкова от дома 11 до дома 31, ул. Ахтубинская от дома 43 до конца, ул. Ангарская – вся, ул. Нариманова от дома 42 до конца, ул. Казахстанская – вся, ул. Енисейская — вся, ул. Печерская – вся, ул. Ленская – вся, ул. Зеленая — четная сторона вся, ул. Баскунчакская – вся, ул. Аральская – вся, ул. Азовская – вся.
УУМ ст. лейтенант милиции
Жидков Сергей Юрьевич Ул. Яблочкова 1,3,5,7, ул. Маркина от дома 46 до конца, ул. Нариманова от дома 1 до переулка 1-й Балашевский- весь, переулок 1-й Балашевский – вес, пер. Нарельский — весь. пер. Верхоянский весь, пер. Сизашский — весь, пер. Балашевский весь, ул. 2-я Рыбинская вся, ул. Азовская вся, ул. Восточная от дома 43 до конца, пер. Енотаевский весь, Банковская школа, торговый лицей, детский сад №22.
УУМ лейтенант милиции
Савин Антон Николаевич Ул. Курильская вся, ул. Восточная от дома 1 до 37, полностью улицы: Калужская, Коксова, Криворожская, Елицкая, Широкая, Пермская, пл. Кооперативная, пер. Линейный, Зеленый, Полярный, Астраханский ГРЭС, Волгопромвентеляция ПМК №5. УПМ №8
Ст. УУМ майор милиции
Джунусов Игорь Валерьевич Ул. Украинская 1-25, ул. Комарова 92,52, 51-65\ 2, ул. Краснопитерская 55 “А”, 92,54 “Г” — 98, ул. Туапсинская 18-34\43, ул. Наб. Каз. Ерика 49-109.
УУМ ст. лейтенант милиции
Калиев Азат Нурбекович Ул. Комарова 100-172, ул. Краснопитерская 109-127, ул. Наб. Каз. Ерика 100-153, з-д Судоверфь.
УУМ лейтенант милиции
Ташлыков Сергей Анатольевич Пл. Славянская 1-29\2-30, ул. Славянская 1-20, ул. Рыбинская 3, ул. Фабричная 1-15, ул. Клипович 1-35\2-36, ул. Очаковского 1-19, ул. Азербайджанская 1-13, ул. Балхатская 1-27, ул. Ейская 1-27-2-28, ул. Приволжская 1-15, ул Запорожская 1-9, ул Бирюшская 1-13, ул. Нагорная 1-92-12, ул. Медиков 7, пер. Кооперативный 1-13, ул. Мелитопольская 1-29, ул. Степана Разина 3-17, 2-24, ул. Набережная Казачего Ерика 1-49, 2-48, ул. Краснопитерская 1-53, 2-48, ул. Комарова 1-43, 2-54, ул. Кр. Рыбак 1-25, 2-32, ул. Туапсинская 1-43, 2-16, ул. Достоевского 1-17, 2-24.
УУМ старший лейтенант милиции
Туманов Эдуард Владимирович Ул. Космическая вся, ул. Звенигородская, ул. Архангельская, ул. Мотросова, ул. Паши Ангеленой, ул. Невыномыская, ул. Москвина, ул. Чайкиной, ул. Федорова, ул. Антакольская, ул. Спаская, ул. Приклубная, ул. Патриотическая, ул. Гжатская, ул. Прохладная, ул. Московского, ул. Патона, ул. Политехническая, ул. Смирнова, ул. Мукаческого, ул. Ширшова, ул. Албанская, ул. Рекордная, ул. Шопена, ул. Эзенштейна, ул. Читинская, ул. Холмская, ул. С. Ковалевской, ул. Сокалова, ул. Татарская.
Приложение Б
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
об отказе в возбуждении уголовногодела
г.Астрахань                                              «___»____________ 200__ г.
УУМ Ленинского РОВД г.Астрахани ___________милиции _________,
рассмотрев сообщение о преступлении_____________________
_____________________________________________________________
поступившее__________________________________________________________________
УСТАНОВИЛ:
_____________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
Принимая во внимание, что имеютсядостаточные данные, указывающие на отсутствие признаков преступлен ____,предусмотрен ___ УК РФ, и руководствуясь п._____ части первой ст.24, ст.144,145 и 148 УПК РФ,
ПОСТАНОВИЛ:
1. Отказать в возбужденииуголовного дела по сообщению о совершении преступлен _____,
предусмотрен ______________________УК РФ, по основаниям п. ____
части __________ ст.________________ УПК РФ. _________________
_____________________________________________________________
2. Копию настоящего постановлениянаправить прокурору Ленинского района г.Астрахани
3. Копию настоящего постановлениянаправить заявителю _________,
разъяснив его/ей право обжаловатьданное постановление прокурору или в суд в порядке, установленном ст.124 УПКРФ.
УУМ Ленинского РОВД
г.Астрахани
 _____________ милиции
_________________
(подпись)
Копия настоящего постановления«____» ___________________ 2005 г. направлена прокурору Ленинского районаг.Астрахани, старшему советнику юстиции _______________________ и заявителю __________________________________________________________________
УУМ Ленинского РОВД
г.Астрахани
_____________ милиции
__________________
(подпись)
Приложение В
ОПРЕДЕЛЕНИЕ
об отказе в возбуждении дела обадминистративном правонарушении
г.Астрахань                                              «____»_____________ 2005 г.
УУМ Ленинского РОВД г.Астрахани ____________милиции ________,
рассмотрев материалы по делу обадминистративном правонарушении, совершенном
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
УСТАНОВИЛ:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
На основании вышеизложенного ируководствуясь ст.29.4 КоАП РФ
ОПРЕДЕЛИЛ:
отказать в возбуждении дела обадминистративном правонарушении
на следующем основании_______________________________________
_____________________________________________________________
УУМ Ленинского РОВД
г.Астрахани
____________ милиции
______________
Приложение Г
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
о передаче сообщения поподследственности
гр. _______________________________
прож. ____________________________
«___» _____________ 2005 г.                                                      г.Астрахань
«___» ___________ 2005 г. вЛенинский РОВД г.Астрахани поступило сообщение о том, что по адресу: ул.________________ умер/ла/ гражданин /ка/ ______________________________ 19 ___года рождения.
По прибытию факт смерти гр.________________________ подтвердился, было установлено, что он/а/ при жизни ___________________
____________________________________________________________
Согласно____________________________________________________
причиной смерти гр.___________________ является _______________
_____________________________________________________________
На основании изложенного и всоответствии с п.3. ч.1 ст.145 УПК РФ материал по факту смерти гр.________________________ передано по подследственности в прокуратуру Ленинскогорайона г.Астрахани.
Данное решение может бытьобжаловано прокурору Ленинского района г.Астрахани либо в суд Ленинского районаг.Астрахани в порядке, установленном ст. 123-125 УПК РФ.
УУМ Ленинского РОВД
г.Астрахани
_____________ милиции
__________________
Приложение Д
Должностная инструкция для УУМ поведению делопроизводства
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Ленинского РОВДг.Астрахани
полковник милиции _______З.Л.Маргишвили
«_____» ______________ 200 ___ г.
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкцияустанавливает единый порядок приема, регистрации и разрешения в органахвнутренних дел Российской Федерации[9]сообщений о преступлениях и иной поступающей информации о правонарушениях исобытиях, угрожающих личной или общественной безопасности, а также определяетпорядок ведомственного контроля за его соблюдением.
2. Порядок включает в себя:
2.1. Действия должностного лицаорганов внутренних дел, наделенного соответствующими полномочиями по получениюсообщения о преступлении и иной информации о правонарушении (прием информации опреступлениях и правонарушениях).
2.2. Присвоение каждомупоступающему сообщению о преступлении и иной информации о правонарушениипорядкового номера и фиксация в учетной документации кратких соответствующихсведений о них[10](регистрация информации о преступлениях и правонарушениях).
2.3. Проверку изложенных фактов взарегистрированных сообщениях о преступлениях и иной информации оправонарушениях уполномоченными должностными лицами органов внутренних дел ипринятие в пределах их компетенции решения в соответствии с уголовно-процессуальнымзаконодательством Российской Федерации[11]и иными нормативными правовыми актами МВД России.
3. Вся информация о преступлениях иправонарушениях, в зависимости от ее содержания и формы поступления(обнаружения), подразделяется на:
3.1. Сообщения о преступлениях[12]:
3.1.1. Устные и письменныезаявления о преступлениях и явки с повинной, которые подаются непосредственнозаявителями.
3.1.2. Сообщения о совершенных илиготовящихся преступлениях, полученные из источников, не указанных в подпункте3.1.1.
3.2. Непосредственное обнаружениепризнаков преступления сотрудниками органов внутренних дел.
3.3. Иную информацию оправонарушениях[13](происшествиях и событиях, угрожающих личной и общественной безопасности),поступившую по телефону, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи.
4. Для разъяснения гражданампорядка приема и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации оправонарушениях в местах, доступных для посетителей органов внутренних дел,вывешивается информация, содержащая сведения о порядке приема, регистрации иразрешения сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях, оправах заявителей, а также служебные номера телефонов и адреса должностных лиц,осуществляющих контроль за соблюдением законности.
II. Прием сообщений о преступленияхи иной информации
5. Поступающие сообщения опреступлениях и иная информация, вне зависимости от места и времени совершенияправонарушений, а также полноты сообщаемых сведений и формы представления,принимаются в любом органе внутренних дел.
6. Сообщения о преступлениях и инаяинформация, поступившие в подразделения делопроизводства[14] органа внутренних дел попочте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи,регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальникоморгана внутренних дел и при наличии признаков преступления в обязательномпорядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел длянезамедлительной регистрации.
7. Вне органов внутренних дел, атакже в органах внутренних дел, где нет дежурных частей, сообщения опреступлениях или иную информацию обязаны принимать любые сотрудники органоввнутренних дел и действовать в соответствии с требованиями, установленнымистатьей 18 Закона Российской Федерации «О милиции»[15]. Полученные при этом имисообщения о преступлениях и иная информация передаются в дежурную частьсоответствующего органа внутренних дел (по телефону или с помощью иного видасвязи).
Дежурные подразделенийвневедомственной охраны и государственной инспекции безопасности дорожногодвижения информацию о выявленных преступлениях или происшествиях, а также опринятых по ним решениях передают в дежурные части территориальных органов внутреннихдел.
8. Устные и письменные заявления опреступлении или о явке с повинной, которые подаются непосредственно заявителями,должны быть оформлены в соответствии с уголовно-процессуальнымзаконодательством Российской Федерации[16]должностным лицом, наделенным полномочиями по составлению соответствующихпроцессуальных документов. При этом заявитель предупреждается об уголовнойответственности за заведомо ложный донос, о чем в протоколе принятия устногозаявления о преступлении делается соответствующая запись, которая удостоверяетсяподписью заявителя[17].
Устное сообщение о преступлении,сделанное при производстве следственного действия, о ранее незарегистрированном преступлении заносится в протокол следственного действия иоформляется в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством РоссийскойФедерации[18].
III. Регистрация сообщений опреступлениях и иной информации
9. Регистрация сообщений опреступлениях и иной информации осуществляется круглосуточно в дежурной частиорганов внутренних дел непосредственно при их поступлении.
Письменные сообщения опреступлениях, представленные в орган внутренних дел непосредственно заявителем(гражданином или должностным лицом), его доверителем или нарочным,регистрируются только в дежурной части органа внутренних дел.
Зарегистрированные сообщения опреступлениях и иная информация докладываются начальнику органа внутренних дели организуется их разрешение в соответствии с уголовно-процессуальнымзаконодательством Российской Федерации.
10. Сообщения о преступлениях(письменные заявления о преступлениях и явке с повинной, протоколы принятияустных заявлений о преступлениях и явке с повинной, рапорты об обнаружениипризнаков преступления) и поручения прокурора о проведении проверки посообщениям о преступлениях, распространенных в средствах массовой информации,регистрируются в Книге учета сообщений о преступлениях[19] в дежурной части органавнутренних дел.
Также в КУС регистрируютсязаявления, содержащие признаки безвестного исчезновения человека, и рапортысотрудников органов внутренних дел о непосредственном обнаружении и выявленииими признаков преступлений.
Протокол принятия устного сообщенияо преступлении, сделанного при производстве следственного действия, о ранее незарегистрированном преступлении регистрируется в КУС с отметкой «Дополнительновыявлено в ходе расследования».
11. Иная информация и письменныезаявления о несчастных случаях, авариях, катастрофах, стихийных бедствиях ииных событиях, требующих проверки для обнаружения признаков преступления,регистрируются в Журнале учета иной информации о правонарушениях[20].
12. Передача сообщений и инойинформации исполнителю для проведения проверки без регистрации в КУС или ЖУИкатегорически запрещается.
13. При поступлении письменногозаявления о преступлении, информация о котором ранее была зарегистрирована вЖУИ, заявление регистрируется в КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующаяотметка.
14. При регистрации в дежурнойчасти органа внутренних дел сообщений о преступлениях и иной информации,полученных сотрудниками вне служебных помещений органа внутренних дел и ворганах внутренних дел, где нет дежурных частей, обязательно указываются дата ивремя получения информации сотрудником.
15. Если разрешение поступившихсообщений о преступлениях и иной информации не относится к компетенции данногооргана внутренних дел или правонарушение совершено на территории обслуживаниядругого органа внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации поуказанию начальника органа внутренних дел в соответствии суголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации передаются поподследственности или в суд (по делам частного обвинения)[21], о чем делается отметкав КУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим принимаютсянеобходимые меры по предотвращению или пресечению преступления, а равно посохранению следов преступления[22]
Заявитель информируется о передачеего сообщения о преступлении по подследственности или в суд[23] в течение суток смомента принятия решения.
16. Сообщение о преступлении и инаяинформация, поступившие по подследственности из других правоохранительныхорганов, регистрируются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, очем отправитель уведомляется письменно. Срок разрешения сообщения о преступлениии иной информации исчисляется с момента поступления их в орган внутренних делпо подследственности.
17. При регистрации сообщений опреступлениях, поступивших в дежурную часть органа внутренних дел, на заявлении(протоколе заявления), рапорте об обнаружении преступления в обязательномпорядке проставляется штамп о регистрации. В оттиск штампа оперативный дежурный[24] вноситрегистрационный номер записи в КУС, дату регистрации, наименование органа внутреннихдел, свои подпись, инициалы и фамилию.
18. Если сообщение о преступлениипоступило в орган внутренних дел при личном обращении заявителя, тоодновременно с его регистрацией в КУС в дежурной части органа внутренних делоперативный дежурный оформляет талон-уведомление и выдает его заявителю[25].
19. Талоны должны быть сброшюрованыв книжки и пронумерованы. Книжки талонов регистрируются в секретариате ихранятся в дежурной части органа внутренних дел.
20. Талон состоит из двух частей:талон-корешок и талон-уведомление. Обе части талона имеют одинаковыйрегистрационный номер.
В талоне-корешке указываются:сведения о заявителе, краткое содержание заявления, регистрационный номер поКУС, подпись лица, принявшего заявление, дата приема, подпись заявителя, датарегистрации заявления.
В талоне-уведомлении указываются:сведения о лице, принявшем заявление, регистрационный номер по КУС,наименование органа внутренних дел, адрес и служебный телефон, дата приема иподпись, инициалы и фамилия дежурного.
21. Заявитель расписывается заполучение талона-уведомления на талоне-корешке, проставляет дату и времяполучения талона-уведомления.
22. Талоны-корешки остаются вдежурной части органа внутренних дел и используются при сверках полнотырегистрации сообщений о преступлениях, а также при рассмотрении жалоб гражданна действия должностных лиц.
IV. Разрешение сообщений опреступлениях и иной информации
23. При поступлении в дежурнуючасть органа внутренних дел сообщений о преступлениях и иной информации,указанной в пункте 3 настоящей Инструкции, оперативный дежурный регистрирует ихв КУС или ЖУИ и принимает меры реагирования в установленном федеральным законодательствоми нормативными правовыми актами МВД России порядке.
24. Проверка сообщений опреступлениях и иной информации осуществляется в соответствии с письменнымуказанием начальника органа внутренних дел либо лица, исполняющего егообязанности, в порядке, установленном уголовно-процессуальным законодательствомРоссийской Федерации.
Сотрудником органа внутренних дел,осуществляющим проверку зарегистрированного сообщения о преступлении и инойинформации, без производства следственных действий могут быть истребованынеобходимые материалы и получены объяснения.
25. По результатам рассмотрениясообщений и иной информации дознавателем или следователем органов внутреннихдел принимается одно из следующих решений[26]:
— о возбуждении уголовного дела;
— об отказе в возбужденииуголовного дела;
— о передаче сообщения поподследственности или в суд (по делам частного обвинения).
О принятом решении сообщаетсязаявителю и разъясняются его право обжаловать принятое решение и порядокобжалования в соответствии с уголовно-процессуальным законодательствомРоссийской Федерации[27].
26. Материалы об отказе ввозбуждении уголовного дела регистрируются в журнале учета материалов, покоторым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, которыйведется в органах внутренних дел сотрудником по учетно-регистрационной работеили лицом, исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очереднойдвойной порядковый номер (через дробь): номер по КУС/номер по журналу учетаотказных материалов.
27. По результатам проверки инойинформации, содержащей признаки правонарушения, начальник органа внутренних делпринимает решения о:
— перерегистрации в КУС (приобнаружении признаков преступления);
— приобщении материалов проверкипри отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело.
28. Анонимные заявления,поступившие по почте, в которых содержатся признаки совершенного илиготовящегося преступления, без регистрации передаются в соответствующие подразделенияоргана внутренних дел для возможного использования в установленном порядке воперативно-розыскной деятельности.
29. При приеме-сдаче дежурстваоперативный дежурный докладывает письменным рапортом начальнику органавнутренних дел:
— о сообщениях о преступлениях ииной информации, которые были зарегистрированы в КУС или ЖУИ, поступивших втечение суток, а также о заявлениях, по которым в сроки, установленные уголовно-процессуальнымзаконодательством Российской Федерации, решений не принято;
— о сотрудниках органа внутреннихдел, проводивших проверку информации и не доложивших в дежурную часть о еерезультатах в течение дежурных суток.
V. Контроль за соблюдением порядкаприема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации.Сроки хранения документов.
30. Начальник органа внутренних делили лицо, его замещающее:
— несет ответственность засоблюдение законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений опреступлениях и иной информации;
— осуществляет ежедневный контрольза своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений опреступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ, о чемделает соответствующую запись в книге рапортов о приеме и сдаче дежурства.
31. Для проведения сверок полнотырегистрации сообщений и иной информации в органах внутренних дел создаетсякомиссия, состав которой утверждается приказом начальника органа внутреннихдел. Председателем комиссии, как правило, назначается начальник штаба.Включение в состав комиссии сотрудника по учетно-регистрационной истатистической работе обязательно.
32. Начальник органа внутренних делутверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы.
Секретарь комиссии ведетделопроизводство.
33. Комиссия ежеквартально проводитсверки полноты регистрации в КУС и ЖУИ и разрешения сообщений о преступлениях ииной информации, поступивших в орган внутренних дел, со сведениями из другихисточников информации, включая и корешки талонов-уведомлений.
Члены комиссии проводят сверки салфавитным журналом, журналом входящей корреспонденции органа внутренних дел, атакже документацией подразделений вневедомственной охраны, ГИБДД,паспортно-визовых подразделений.
34. Председатель комиссии в целяхвыявления незарегистрированных сообщений о преступлениях и иной информациинаправляет официальные запросы на предприятия, в организации,горрайвоенкомиссариаты, лечебно-профилактические, страховые и другиеучреждения. Полученные ответы на запросы изучаются и подшиваются в делокомиссии. Если в ответах содержится информация о ранее направленных в органвнутренних дел сообщениях о преступлениях и иной информации, то проводитсясверка с КУС или ЖУИ.
35. В целях обеспечения контроля заполнотой регистрации информации, поступившей по телефону, в дежурных частяхорганов внутренних дел может производиться ее магнитная запись.
Председатель комиссии или, по егопоручению, один из членов комиссии регулярно прослушивает магнитные записи ипроверяет полноту и правильность регистрации в КУС или ЖУИ.
36. Полученные результатыоформляются актом сверки полноты регистрации и разрешения сообщений опреступлениях и иной информации о правонарушениях.
37. В случае выявления фактовнарушений порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях ииной информации начальник органа внутренних дел принимает безотлагательные мерыпо их устранению и привлечению в установленном порядке виновных лиц кответственности.
38. Контроль за соблюдением законностипри рассмотрении сообщений о преступлениях и иной информации возлагается наруководителей подразделений органов внутренних дел, сотрудниками которыхпринято решение по материалам.
39. По окончании КУС, ЖУИ, журналыучета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбужденииуголовного дела, накопительные дела по материалам проверок, книжки сталонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел всекретариат для их хранения в течение 5 лет.
Магнитные записи с поступившей вдежурную часть органов внутренних дел по телефону информацией оправонарушениях, в том числе полученные с помощью многофункциональногоцифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, затемуничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателякомиссии.