Виктор Иванович Сергеев, доктор экономических наук,
президент Международного центра логистики Государственного университета Вышей
школы экономики (МЦЛ ГУ ВШЭ), профессор кафедры логистики ВШЭ, президент
Национальной логистической ассоциации России.
В
любой фирме-товаропроизводителе существует типичный набор задач, связанных с
управлением закупками. Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой,
являются следующие:
что
закупить;
у
кого закупить;
сколько
закупить;
на
каких условиях закупить.
Задачу
«что закупить» отдел снабжения/закупок фирмы решает совместно с
производственным отделом и инженерной службой. Совместно определяются
потребности в сырье и материалах, качественные и эксплуатационные
характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел
снабжения.
Решение
«у кого купить» требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции,
существующих и потенциальных поставщиков и выбора наиболее перспективных и
эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников
отдела снабжения. Как показывает опыт, удачный выбор поставщика обеспечивает
половину успеха предприятия (особенно это относится к деятельности
торгово-посреднических структур).
Решение
«сколько закупить» осуществляется при согласовании с другими отделами
(производственным, складским, финансовым/бухгалтерией). Совместно с
производственным отделом определяется требуемое количество материальных
ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в
ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно),
то объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом/бухгалтерией.
Задача
«на каких условиях закупить» решается, когда поставщики уже предложили свои
условия. Отдел снабжения рассматривает предложенные варианты и ведет переговоры
с поставщиками. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других
отделов (финансового/бухгалтерии, логистики и т.д.). Решение данной задачи
означает ясность по следующим параметрам: цена, условия оплаты, условия
доставки, сроки и т.д.
Основные направления снижения затрат на закупки
Логистическому
менеджменту фирмы следует уделять внимание сокращению общих затрат, связанных с
процессом закупки, поскольку затраты на управление закупками по различным
отраслям составляют от 40 до 60% в структуре себестоимости производства готовой
продукции развитых стран. Наибольший удельный вес в затратах, связанных с
закупками, занимают: собственно цена материальных ресурсов, затраты на
транспортировку и управление запасами материальных ресурсов (складирование, грузопереработка,
хранение и пр.).
Выигрыш
от рациональной организации закупок может быть весьма значительным. Учитывая,
что издержки в этом случае составляют 40—60 % вырученных от продажи товаров
средств, удачные решения в этой области превосходят эффект прибыльности
компании как за счет маркетинга, так и за счет усовершенствований производства.
По оценкам американских специалистов, для увеличения прибыли компании на 100 %:
объем
продаж должен возрасти на 100 %;
цена
товаров — возрасти на 15%;
заработная
плата и оклады — снизиться на 25 %;
накладные
расходы — снизиться на 33 %;
затраты
на закупки — снизиться на 8,5 %.
Таким
образом, на каждый процент снижения затрат на закупки приходятся 12% роста
прибыли — лучший результат.
Для
сокращения числа составляющих компонентов затрат на закупки необходима
целенаправленная политика фирменного логистического менеджмента, включающая
комплекс мероприятий, среди которых можно указать:
совершенствование
планирования потребности и нормирования расхода материальных ресурсов для
производственных подразделений фирмы;
устранение
потерь от брака (политика «ноль дефектов») в производстве и потерь материальных
ресурсов при доставке от поставщиков;
максимальное
сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных
материальных ресурсов;
исключение,
по возможности, промежуточного складирования материальных ресурсов при доставке
от поставщиков;
доставка
материальных ресурсов от поставщиков как можно большими отправками с
максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и
минимальными тарифами;
минимизация
уровней запасов материальных ресурсов во все звенья складской системы и др.
Как оценить эффективность закупочных операций
При
определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить
работу службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по
объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем
сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей
продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций,
производительность труда, транспортные издержки и т.д. Исходя из этих данных,
можно примерно определить стоимость той или иной логистической операции в
процессе осуществления закупочных функций — например, среднюю стоимость
разработки и оформления заказа или долю стоимости материальных ресурсов в
объеме продаж готовой продукции. Можно оценить и долю административных затрат
по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив,
таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его
функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.
Существуют
три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности
закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков.
Контроль
фактора времени подразумевает контроль задержанных поставок, а также
последствий опозданий. При этом должны анализироваться такие, например,
показатели, как
доля
задержанных заказов;
доля
случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие материальных
ресурсов / готовой продукции на складе;
число
случаев остановки производства в результате просрочки и т.п.
Фактор
«цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в
частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать
таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему анализу должны подвергаться:
цены,
уплаченные поставщикам за материальные ресурсы / готовую продукцию;
стандартные
или расчетные цены за основные материальных ресурсов;
индекс
средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;
изменения
цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, в результате лучшей
упаковки и рационализации перевозки и т.п.;
форвардная
закупочная деятельность в сравнении с соответствующим прогнозом для выявления
его эффективности, а также сравнение цен, уплаченных при таких закупках, с
теми, которые могли быть уплачены в случае закупок не форвардным, а обычным
путем;
доля
закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.д.
Надежность
поставщика подразумевает соответствие качества и объемов его поставок условиям,
зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют принимать
обоснованные решения при выборе продавца:
доля
просроченных доставок и отказов поставки;
доля
поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции;
доля
заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией;
качество
услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных
грузов и т.п.
Эффективность
работы службы снабжения/закупок фирмы часто оценивается следующими
показателями:
сокращение
издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
допустимые
уровни брака закупаемой продукции;
доля
закупок, совершенных вовремя;
число
ситуаций, когда нужных материальных ресурсов / готовой продукции не оказалось
на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа
клиента;
число
изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине
внесения изменений);
число
полученных и обслуженных заявок;
доля
транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т.п.
Контроль и анализ процесса закупок
Контроль
и анализ логистической функции (процесса) закупок компании должен
осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению
закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ
включает:
анализ
условий закупок и рынка поставщиков;
контроль
бюджета закупок;
анализ
финансовой деятельности;
контроль
и анализ качества закупаемой продукции;
контроль
и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;
анализ
системы прогнозирования потребности и т.д.
За
состоянием рынка поставщиков большинства основных видов материальных ресурсов
регулярно наблюдают, что обеспечивает фирму — потенциального покупателя
информацией о возможностях закупки необходимых товаров и дает возможность
принимать оптимальные решения в зависимости от колебаний рыночных цен.
Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям
производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако
заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных
ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика
производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее
закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные
скидки.
Анализ
динамики связанных в закупленных товарах оборотных средств помогает выявить
тенденцию, определяющую политику фирмы в отношении их пополнения, а также
изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. Например,
высокие ставки банковского процента, преобладавшие в 1980-е годы, заставили
повысить внимание к эффективности вложений в товарные запасы и управлению ими,
что привело в результате к широкому внедрению логистической концепции и общему
сокращению уровня вложений в товарные запасы.
Финансовый
анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную
деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также
ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное
внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках материальных ресурсов /
готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма
обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов
поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее
выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки.
Виды отчетов в закупочной деятельности компании
Каждая
компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач,
сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической
стратегии. В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы
показателей, которые отражают:
1.
Рыночные и экономические условия и цены:
тенденции
движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;
изменения
в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы
динамики рынка основных закупаемых товаров).
2.
Изменения вложений в товарные запасы:
инвестиции
в товарные запасы, классифицируемые по основным группам материальных ресурсов /
готовой продукции;
дневные
(декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным
товарно-сырьевым группам;
отношение
объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;
оборачиваемость
основных видов закупаемых товаров;
общая
площадь складов, используемая для хранения запасов.
3.
Закупочные операции и их эффективность:
сокращение
издержек в результате изучения рынка и анализа данных;
допустимые
уровни качества закупаемых материальных ресурсов / готовой продукции;
доля
закупок, осуществленных вовремя;
число
ситуаций, когда нужного сырья не оказалось на складе, что повлекло за собой
сбои в графике производства;
число
изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);
число
полученных и обслуженных заявок;
производительность
труда и загруженность работников;
транспортные
издержки.
4.
Надежность поставщика/продавца:
доля
просроченных доставок и отказов;
доля
некондиционных поставок;
доля
заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;
качество
услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное
временем в пути и числом повреждений грузов.
5.
Операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:
сравнение
фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с
предусмотренными бюджетом;
выгоды
от полученных скидок и потери от упущенных продаж;
соглашения
о закупках (классифицируются по типам действующих контрактов и в зависимости от
ожидаемой даты поставки);
изменения,
внесенные поставщиками в предоставленные скидки;
время
доставки;
доля
просроченных заказов;
доля
случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на
складе;
число
случаев остановки производства в результате задержек доставки материальных
ресурсов;
цены,
уплаченные за материальные ресурсы / готовой продукции;
стандартные
или прогнозируемые цены на основные материальные ресурсы;
индекс
средних цен, уплаченных за материальные ресурсы / готовую продукцию по товарным
группам;
изменения
цен, произошедшие в результате переговоров, произведенного анализа,
предложенные продавцом, произошедшие в результате улучшения упаковки и
рационализации перевозки;
анализ
форвардной закупочной деятельности.
Список литературы
Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.elitarium.ru/
Дата добавления: 23.03.2008