–PAGE_BREAK–ВВЕДЕНИЕ
Письма пишут разные:
Слёзные, болезные,
Иногда прекрасные,
Чаще – бесполезные.
К. Симонов
История развития делового письма
Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.
Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).
Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.
Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.
Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.
Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «князю Ивану Алексеевичу с товарищами». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».
Письмо прошло длинный путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно к звуковому языку средство общения людей, возникающее на базе языка и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений.
Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества. История письма тесно связана с развитием языка, историей народа и его культурой.
Появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между людьми при их общении на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям.
С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции,
формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи
предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют
организацию-автора с другими учреждениями.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.
Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.
Классификация деловых писем
Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки дол развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.
По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.
Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.
Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо – это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма – ответы:
1. письма, требующие письма – ответа;
2. письма, не требующие письма – ответа.
Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо рекламация).
Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма – обращения.
Письма – подтверждения, письма – напоминания, письма – предупреждения, письма – извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.
Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).
По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение – договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п., — высылаются обычными отправлениями.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).
Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.
Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.
Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.
Виды писем
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:
–PAGE_BREAK–Электронные письма
Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и представляющий как огромные возможности, так и большие трудностииз-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.
При работе с электронной почтой будет, полезно следующее:
Золотое правило
Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против
Вас!
Международное письмо
Реквизиты международного письма
1. Заголовок письма. Letterhead
2. Ссылка. Reference
3. Дата отправления. Date
4. Внутренний адрес. Inside address
5. Обращение. Salutation
6. Общее содержание письма. Subject line
7. Текст. Text
8. Формулавежливости. Complimentory close
9. Подпись. Signature
10. Приложение. Enclosure
11. Копии. C.C. Notation
Заголовок
(Letterhead)
Этот реквизит размещается в верхней части листа, в заголовок входят следующие реквизиты:
а) фирменный знак;
б) почтовый и телеграфный адрес;
в) номера телефонов, телетайпов, телефаксов.
Примечание – Российские фирмы пишут заголовок на русском и английском языках или латинскими буквами.
Адрес получателя письма(INSIDE ADDRESS)
Адрес получателя письма размещается в левой стороне бланка под ссылкой.
Российский адрес: Республика
Область, край
Индекс города, город
Улица, номер дома
Фирма или конкретное лицо
Европейский адрес:
Фирма ContinentalSupplyCompany
Номер, название улицы 321 SixAvenue
Город, название штата или графства NewYork, N.Y. 11011
Страна U. S. A.
Указание на конкретное лицо
Указание на конкретное лицо (ATTENTION LINE)
Этот реквизит размещается непосредственно под внутренним адресом и всегда подчеркивается.
Например: Вн.: Г-н Ю.Р. Иванов / Attention: Mr. B. Willson
Обращение (SALUTATION)
Стандартная формула является неотъемлемой частью делового письма и размещается под внутренним адресом на отдельной строке.
Например: Уважаемые господа,
Уважаемый господин,
Уважаемая господа,
Зарубежными фирмами употребляются следующие обращения:
Gentlemen:
Ladies:
Строгоофициально: Sir, Sirs,
Madam, Mesdames,
Официально: Dear Sir, Dear Sirs,
Dear Madam, Dear Mesdames,
Менееофициально: Dear Mr. Allen, Dear Messrs Allenand Cooper,
Dear Mmes Allen Dear Mrs Allen, and Cooper,
Американские фирмы используют обращение – Gentlemen:
английские фирмы употребляют – Dear Sirs,
Указание на общее содержание письма (THE SUBJECT LINE)
Этот элемент не является обязательным, помещается перед основным текстом на отдельной строке, подчеркивается, указывается номер контракта или другого документа, о котором пойдет речь в письме.
Например: Касательно: Контракт № 1258/690
Относительно: Страховой полис № 714085
Re: Policy 714096
In re: Letter of Credit 12/547
Subject: List of Addresses
Re; In re – поделу, касательно, относительно
Основной текст письма (THETEXT)
Этот реквизит является основной смысловой частью письма. Текст обычно разбивается на абзацы, между которыми имеются интервалы. Как правило, таких абзацев три, последний представляет собой заключительную фразу вежливости.
Заключительная формула вежливости (COMPLIMENTARY CLOSE)– этот реквизит помещается под текстом письма с правой стороны. Наиболее распространенными являются следующие:
Строго официально: С уважением, Yours falthfully,
Yours truly,
Falthfully yours,
Truly yours,
Официально:Искренне, Yours sincerely,
Sincerely yours,
Sincerely,
Подпись (SIGNATURE)
Этот реквизит помещается под формулой вежливости. На отдельной строке указывается название фирмы, затем следует подпись лица его должность.
Например: С уважением, Falthfully yours,
«ИНВЕСТ» “INOTRAL”
Петров В.А. DennisJ. Stenberg, Manager
Управляющий директор
Указание на приложение (ENCLOSURE)
Данный реквизит помещается после текста в левой части письма.
Приложение: Контракт
Каталог
Англ. Enclosuri: Encl.
Указание на копии (C.C. NOTATION)
Указывается куда и кому направляются копии, размещается под приложением.
Копии:
Англ. С.С.
Конверт
Адрес на конверте должен совпадать с внутренним адресом.
На конверте указываются:
Авиа – AirMail
Срочнаядоставка– Exspress Delevery
Exspress
Urgent
Заказное– Registered
Довостребования– Post Restante
Личное– Private
Дляпередачи– Care of (c/o)
Примечание – Деловые письма отличаются умеренным использованием пунктуации.
Заголовок письма (Letterhead)
Фирменный знак, название фирмы, адрес, телефон, телефакс, телекс
Индекс / ссылка / Reference
Адрес получателя
Inside address Дата / Date
Конкретное лицо / Attentoin
Обращение / Salutation
Общее содержание / Subject line
Текст/ Text
Формулавежливости
Complimentory close
ПодписьSignature
Должность/ Position
Приложение/ Enclosure
Копии / C.C. Notation
–PAGE_BREAK–Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции
К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Ошибки можно разделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.
Структурные ошибки.
Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
Синтаксические ошибки.
– Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
— Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.
— Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.
Морфологические ошибки.
— Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.
Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Лексические ошибки.
— Неправильное использование слов и терминов.
— Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
— Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.
— Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.
Стилистические помехи.
— Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.
Технические помехи.
К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.
Основные части делового письма.
Основными частями международного делового письма являются:
n Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
n Ссылки и дата
n Внутренний адрес
n Приветствие
n Основная часть письма
n Заключительные фразы
n Подпись
Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес (они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации). Многие шапки имеют специальное место, оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.
Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо.
Различают три основных формата:
День, месяц, год – британский стандарт;
Месяц, день, год – американский стандарт;
Год, месяц, день – вариант ISO.(будет использоваться в работе)
Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса
Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd.
Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd – сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.
Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны, в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.
Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.
Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и, как правило, специфично для каждой страны. Во Франции, как правило, используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.
Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.
Дополнительные части делового письма.
Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:
1. Вниманию конкретного лица;
2. Краткое содержание письма;
3. Приложение и копии;
4. Постскриптум;
5. Заглавие листа продолжения;
Маркер вниманию конкретного лица применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.
Суть письмадля удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.
Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа.
Как правило, используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение (я)” с последующим их перечислением.
Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.
Заглавие листа продолжениясодержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.
Например:
ООО “Арт Компакт”
1996-06-01
Страница 2
Или:
ООО “Арт Компакт” 2 1996-06-01
n Конверт
На конверте пишутся два адреса – адресата и отправителя. Адрес получателя – это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.
Этические аспекты письменных коммуникаций
Этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:
• знать, уметь применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению;
• стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;
• проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;
• помнить, что направленный вами адресату документ – это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный – не грамотный, правильный – неправильный, на понятном деловом языке – составленный по непонятным правилам, скромный – амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.
Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное – клиент, а из клиентов самый ценный – постоянный клиент, партнер. Ваш документ – элемент вашего имиджа; самое ценное в имидже – репутация честного, надежного делового партнера.
Современное деловое письмо
Деловое письмо в современную эпоху остается важным источником информации. Кроме того, оно было и остается средством документирования этой информации, ибо такие источники информации как телефон или сотовая связь, пригодные для решения оперативных вопросов, не оставляют никаких материальных следов.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документе настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений.
продолжение
–PAGE_BREAK–