НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ Контрольная работа №1 По дисциплине: информационные технологии в экономике Тема №3: « Делопроизводство на основе безбумажного документооборота».
Выполнила: студентка 3 курса гр. Э-481 Дука О.Г. № зачетной книжки: 4304 Проверил: преподаватель Преслер Л.В. КЕМЕРОВО 2010г Содержание. 1. Делопроизводство на основе безбумажного документооборота…3 Список использованной литературы… 14 Делопроизводство на основе безбумажного документооборота. Документооборот — последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи
и до сдачи его в архив. Безбумажный документооборот – это реалии нашего времени. Это преимущество современного, передового, прогрессивно-мыслящего руководителя, который согласен обучить своих сотрудников пользоваться системой электронного документооборота. Безбумажный документооборот на предприятии поможет решить следующие задачи: – безопасное хранение документов и защита от повреждений или утери важных документов; – эффективное использование рабочего времени; –
ускорение процесса передачи документов на согласование и утверждение; – координация внутренних и организационно- распорядительных документов; – возможность отследить, у кого находится документ и на какой стадии согласования; – создание единой информационно-справочной базы данных; – быстрый доступ к нужным документам. В современном мире многие предприятия решаются на приобретение системы электронного документооборота. Безбумажный документооборот на предприятии обеспечивает эффективный контроль и доступ к документам, повышает скорость движения информации, улучшает управляемость предприятия. После введения электронного документооборота ускоряется регистрация, согласование, поиск, архивирование документов, предоставляется возможность совместной работы над документами во время согласования. Снижается время на получение нужной информации из единой базы данных. В электронный вид переходит регистрация входящих /исходящих документов, ознакомление с приказами и
распоряжениями, контроль над их выполнением, работа со служебными записками. Создается электронный архив с политикой безопасности хранения документов, где контролируется доступ к информации. Таким образом, безбумажный документооборот на предприятии, несомненно, обладает большими преимуществами и повышает производительность труда. Исчезает необходимость трудоемкого процесса согласования документов и бесконечного тиражирования исправленных
документов на бумажных носителях. Помещения, которые использовались для архивов, теперь могут использоваться под дополнительные рабочие места. Сокращаются расходы на канцтовары, повышается эффективность бизнес-процессов. Важнейшими преимуществами являются следующие: 1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях; 2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы;
3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием. Лю¬бая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения ка¬ких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта. В процессе его составле¬ния могут участвовать различные исполнители во многих подразде¬лениях. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно здесь преобладает ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачас¬тую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения.
Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки. Как показывает практика, сложившаяся при ручной обработке, система документооборота сложна и громоздка вследствие сущест¬вования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждого их них, дублирования одних и тех же показателей в раз¬личных документах.
По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В России около 80% всей оператив¬ной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде; в основном это текстовая информация, и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальней¬шей автоматизированной обработки. Развитие комплексной компьютеризации отраслей, предприятий, организаций, банков потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документации,
организации элек¬тронного документооборота. Появление в конце 1980-х гг. графиче¬ского интерфейса пользователя и технологии обработки изображе¬ния ускорило распространение концепции электронного документа. В первую очередь это касается разработки различных подходов для перевода обширной информации на бумажных носителях в элек¬тронную форму, число которых удваивается каждые три года. Прогресс в этой области ведет к проникновению систем электронного документооборота во все сферы управления организации — от кадровой службы до бухгалтерии и высшего управленческого зве¬на, вплоть до отказа работать с бумажными документами. Электрон¬ный документооборот — система, обеспечивающая автоматическое прохождение всех стадий обработки информации документа, начи¬ная от его создания (или поступления в систему) и заканчивая сда¬чей в архив. Система электронного документооборота обеспечивает формирование первичного документа и получение на его основе различных производных форм.
Системы предусматривают усиление контрольных функций документов, уменьшение затрат на их обра¬ботку, поиск и хранение. Немаловажными факторами являются со¬кращение площадей, на которых хранится информация, удешевле¬ние стоимости ее хранения, увеличение скорости поиска и доступа к документам. Все это свидетельствует о необходимости организации на пред-приятии электронного документооборо¬та. Автоматизация документооборота на современном этапе реали¬зуется программными продуктами различного
вида: • в программах, предназначенных для автоматизации делопро¬изводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и другого) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением; ♦ в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финан¬совых, банковских и других).
Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот – компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс – рабочее время. Рассмотрим использование различных видов программ, реали¬зующих принцип электронного документооборота. Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации (предприятия), секретариате, канцелярии. Их главные функции за¬ключаются в приеме документов, регистрации, рассмотрении, пере¬даче, отправке, информационно-справочном обслуживании, опера¬тивном хранении, контроле исполнения; систематизации и форми¬ровании дел, составлении описей, передаче дел в архив, а также в использовании электронной почты.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, обладающие одним или несколькими компьютерами, могут использовать для автоматизации документооборота текстовый редактор (Word), табличные процес¬соры (MS Excel, Lotus 1-2-3), системы управления базами данных (Access). Малые и средние предприятия с большим объемом документо¬оборота, а также все крупные предприятия все шире используют специальные программы, которые носят условное название «Сис¬темы автоматизации делопроизводства
электронного документообо¬рота (САДЭД)», разрабатываемые в соответствии с принятой в ян¬варе 2002 г. Федеральной целевой программой «Электронная Россия» на период 2002 — 2010 гг. (На международном рынке подобные па¬кеты носят название «Системы управления электронным докумен¬том» — Electronic Document Management System, EDMS). САДЭД предусматривают обработку документов с помощью применения последовательности тесно взаимосвязанных технологий.
Системы САДЭД работают чаще всего в корпоративных информационных сис¬темах и реализуют различные комбинации технологий сбора, индек¬сирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В современных учреждениях основным технологическим инстру¬ментом работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и руководителей и объединенные в вычислительную сеть. Таким образом, появилась возможность ис¬пользовать вычислительную сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса. При выборе системы электронного документооборота учитыва¬ются такие критерии, как интеграция с другими автоматизирован¬ными системами и базами данных, легкость освоения, удобство ра¬боты, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления
документо¬оборотом. Наиболее известны системы: «Флагман. Документообо¬рот»; система автоматизации документооборота «БОСС-Референт»; «1С: электронный документооборот»; «Галактика» — модуль «Управ¬ление документооборотом»»; «Кодекс: Документооборот» и др. Основные функции системы «Флагман. Документооборот» сле-дующие: создание документов в различных форматах; получение документов по электронной
почте и их автоматическая регистрация; сканирование документов и их сохранность в базе данных; создание и ведение регистров документов; поиск документов; построение форм ввода реквизитов документа и алгоритмов их обработки; расчет значений полей документов по заданным формулам; создание макетов для печати документов; задание этапов операций обработки докумен¬тов; связывание документов; задание маршрутов обработки докумен¬тов; рассылка заданий по документации, в том числе по электронной почте; уведомление о поступлении личных
заданий по документам; обеспечение контроля за исполнением документа; ведение истории изменения документа; экспорт и импорт документов; разграниче¬ние прав доступа пользователей к документам. Система автоматизации документооборота «БОСС-Референт» (фирма «Ай Ти») охватывает все процессы создания, обработки, тира-жирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства; она позволяет обраба-тывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы. В состав «БОСС-Референт» входит набор взаимосвязанных функциональных модулей, соответствующих конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе дело-производства. • Модуль «Регистрация документов» обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов, обращений граждан, автомати¬ческий ввод документов с бумажных носителей с распознаванием текста, подготовку и
хранение внутренней нормативно-распредели¬тельной информации, создание новых документов и рассылку их сотрудникам на ознакомление и согласование, на каждый документ заводится электронная карточка, где отражается движение документа. • Модуль «Контроль исполнения» позволяет контролировать исполнение поручения с учетом приоритета, получать извещения о просроченных документах, создавать личные документы — памятки для планирования своей работы. • Модуль «Согласование» обеспечивает контроль создания до¬кумента и прохождение его по
различным инстанциям, подготовку и согласование исходящих документов, передачу визированных вхо¬дящих документов на ознакомление и исполнение сотрудникам. • Модуль «Планирование» осуществляет индивидуальное пла¬нирование деятельности сотрудника. • Модуль «Справочники и шаблоны» создает и хранит шабло¬ны документов, различную справочную информацию для заполне¬ния документов. • Модуль «Контроль договоров» регистрирует и ведет историю всех контактов
с контрагентами, поставщиками, клиентами, хранит условия выполнения договоров. • Модуль «Наша организация» обеспечивает хранение и опера¬тивный доступ к информации о структуре организации и ее сотруд¬никах. • Модуль «Внешние контакты» содержит информацию о работе с внешними организациями, намеченных встречах и телефонных контактах. • Модуль «Новости» информирует сотрудников о внутренних новостях организации, необходимой внешней информации, прове¬дении конференций. Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шабло¬ны документов и установить правила их заполнения пользователя¬ми, формализовать жизненные циклы документов, установить мар¬шрутные схемы прохождения документов, осуществлять контроль за работой исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать
большую часть рутинных опера¬ций при составлении документов, отправлять и принимать доку¬менты, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, организованных в виде дерева. Систе¬ма поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство опе¬раций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов — «на кон¬троле», «пришедшие», «несохраненные» и
др. Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Осуществляется автоматический учет и контроль за документами в работе. Документы можно распе¬чатывать. Можно принимать и отправлять обычные сообщения про¬граммой «1С: Электронная почта». Осуществляется перенос папки с документами в базу данных. Справочник организации позволяет вести иерархическую струк¬туру отделов, поддерживать отношения начальника
с подчиненны¬ми, вести списки рассылки документов и др. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение доку¬мента по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут про¬хождения документов, определяет точки маршрута, в которые нуж¬но рассылать копии документов другим пользователем. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы. В программе «Галактика» модуль «Управление документооборо-том» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т.д.) в элек-тронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготов¬лены с помощью различных текстовых редакторов.
Модуль «Управ¬ление документооборотом» обеспечивает создание и ведение но¬менклатуры дел фирмы, формирование полнотекстных документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, ведение стадий обработки документов и контроль исполне¬ния документов, поиск документов, продвижение документов по маршруту обработки, массовую рассылку документов в подразделе¬ния и др. Электронный документооборот в функциональных пакетах на¬ходит отражение в программах, предназначенных
для решения раз¬личных экономических задач управления — учетных, плановых, банковских, финансовых и так далее. Так, современные программные продукты «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Бэст-офис», «Галактика» и другие ) предусматривают орга-низацию электронного документооборота, обеспечивающего одно¬кратное формирование первичного документа и получение на ос¬нове его реквизитов различных производных документов. Хотя считается, что с технической точки зрения переход
на безбумажный документооборот возможен – к этому есть все предпосылки — и более того, это необходимо для успешной работы любой организации, на практике ситуация не выглядит в столь радужном свете. Тому есть несколько серьезных причин. Мало того, что в бизнес-практике существует огромное количество общепринятых бумажных документов (например, разного рода финансовые и отчетные документы, регламентированные законодательством или внутриведомственными стандартами), отказаться от использования которых невозможно. Даже если откинуть этот факт, все равно есть преграды, без устранения которых полностью избавиться от бумажных документов в ближайшее время не удастся. Объясняется это, в первую очередь, тем, что каждое предприятие не существует в «безвоздушном пространстве», а вынуждено общаться как с себе подобными, так и с массой других структур, так или иначе затрагивающих его бизнес. Соответственно, документооборот не ограничивается рамками одного предприятия, он вторгается
в него извне и «выплескивается» наружу. И стать полностью безбумажным сможет только тогда, когда все организации и ведомства дружно и единовременно внедрят систему автоматизации делопроизводства и управления документооборотом. Причем желательно одну и ту же, поскольку сейчас далеко не все из существующих систем поддерживают стандарты на оформление и форматы представления документов и придерживаются одних и тех же принципов профилирования (регистрации) документов.
Следующее препятствие – психологические барьеры, неподготовленность пользователей, сложившаяся корпоративная культура. Привычка к бюрократическому ведению дел явно негативно влияет на распространение системы электронного документооборота на российских предприятиях. Так что же — переход на безбумажные технологии и впрямь совершенно нереален? На сегодняшний день, скорее, да. Видимо, когда придет время, реальный переход произойдет просто и незаметно — у поколения, для которого
текст на экране компьютера с детства столь же привычен, как и строчки на бумаге, процесс перехода на электронный документооборот будет столь же естественен. Тем более, что сегодня полный отказ от бумажных документов и не требуется. Задача систем электронного документооборота не в их устранении, а в создании механизма более быстрого и эффективного обмена информацией как между сотрудниками отдельного предприятия, так и между организациями, в сокращении времени поиска информации, повышении надежности хранения документов и так далее. Литература. 1. Автоматизированные информационные технологии в экономике : учебник / под ред. проф. Г. А. Титоренко – М. : Компьютер, ЮНИТИ, 2002 400 с. 2. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник 2-е изд доп. и перераб. / Т.П. Барановская,
В.И. Лойко,М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко М.:Финансы и статистика, 2005 416 с: ил. 3. Информационные системы в экономике, учебник/под ред. Г.А.Титоренко/ ЮНИТИ -Москва,2008- 458с. Интернет-ресурсы. 1.http://upravdoc.ru/archives/ 2.http://kata-log.ru/business/office/per vye-shagi-k-bezbumazhnodokumentooborotu-
na-vashey-firme.html 3. http://www.kinnet.ru/cterra/388/7879.htm l