Автоматизированное рабочее место секретаря агентства "Репетитор"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственноеобразовательное учреждение Высшего профессионального образования
«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙУНИВЕРСИТЕТ»
ВоткинскийфилиалКафедра «Организация вычислительных процессов и системуправления»Дипломныйпроект
ТЕМА: Автоматизированное рабочееместо секретаря агентства “Репетитор”
Выполнилстудент группы С 6-45-3
А.Л. Иванов
Руководительпроекта
Инженер-программистК.С. Туров
Воткинск 2006

ВВЕДЕНИЕ
Каждый человек хочет получить хорошееобразование. Для поступления в ВУЗ, абитуриенты должны сдать вступительныеэкзамены. Подготовка к ним должна быть серьезной и тщательной. Именно поэтомумногие поступающие стараются заниматься дополнительно на специальных курсах илис репетиторами. Обычно поиск хорошего и опытного преподавателя занимает долгоевремя.
Основная задача агентства «Репетитор»- это поиск в короткие сроки преподавателя для занятий в группе илииндивидуально. При этом необходимо учитывать свободное время, какпреподавателя, так и ученика, а также адреса их места жительства или постояннойработы.
Поиск преподавателя по определенномупредмету благодаря автоматизированному учету данных займет несколько секунд.
Улучшение работы агентства невозможнобез использования компьютерной техники. Особенно важно не простое нагромождениекомпьютеров, а внедрение автоматизированной системы.
В настоящее время всё больше организаций стремитьсяавтоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию. Сейчасхранение, поиск и доступ к информации стали важным явлением не только для людейтесно связанных с деятельностью в сфере компьютерных технологий, но и входит вработу обычных людей (служащих, учащихся, и т.д.) помогая им сократитьвременные, материальные и даже физические затраты на поиск, приобретение,хранение, обмен различными материальными и нематериальными ресурсами.
До сих пор для поиска необходимых данных просматриваютогромные папки с документами, а если данные потеряны по какой-либо причине,тогда приходится восстанавливать информацию заново. Иногда результаты былинапрасными из-за недостатков самой организации хранения информации.
С развитием прогресса и компьютерного рынка программногообеспечения, в агентстве появилась необходимость создания программного продуктаспособного сократить все человеческие затраты и усилия, а главное оперативно выдаватьрезультат необходимый работнику, а также заменить архивы на структурированноехранение в электронном виде.
Одним из возможных решений являетсясоздание автоматизированного рабочего места (АРМ), предназначенного дляобработки специальной информации. Автоматизированное рабочее место секретаря(АРМС) должно облегчить труд секретаря на всех этапах по поиску и составлениюотчетных документов.
Создание АРМ предполагает, что основные операции понакоплению, хранению и обработке информации возлагается на вычислительнуютехнику, работник же выполняет только определенную часть ручных операций.Конечно, в работе агентства “Репетитор” присутствует много таких рутинных,часто повторяющихся операций, которые можно автоматизировать.
Компьютер позволяет хранить, изменять, добавлять, упорядочитьданные, организовать их поиск.
Хранение данных в цифровом виде более целесообразно, чемхранение в виде бумаг. Компьютер предоставляет возможность быстрого поиска понескольким параметрам.
АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов,программно-технических и организационно-технологических средств индивидуальногои коллективного пользования.
Результатом создания АРМ будет:
· снижение рутинойработ,
· повышениепроизводительности труда.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
база документооборот таблица
1.1 Общиесвойства работы агентства ”Репетитор”
 
Создавая автоматизированную систему агентства “Репетитор”,необходимо тщательно изучить заданную предметную область, поскольку конечныйрезультат работы напрямую зависит от качества ее исследования. Приведенная нарисунке 1.1 структурная схема предприятия наглядно отображает взаимосвязьпредприятия с внешними объектами.
Основными функциями агентства “Репетитор” являются:
1 Прием заявок от клиентов
В соответствии с полученными от клиентов заявками, суказанными требованиями, репетиторское агентство производит подбор кандидатов(преподавателе). В требованиях к кандидату (преподавателю) указывается:
· вид дисциплины(предмет)
· опыт работыпреподавателя
· квалификацияпреподавателя
· место проживания
и т.д.
2 Прием резюме отпреподавателей
Полученные резюме являются основным источником информации опреподавателе. Здесь описываются основные данные преподавателя такие как:фамилия, имя, отчество, домашний адрес, контактный телефон, вид дисциплины(предмет), образование, его квалификация, опыт работы.
3 Поиск кандидатов(преподавателей) на должность репетитора
Кандидаты (преподаватели), соответствующие требованиям
клиента отбираются из общего списка для предоставления ихрезюме клиенту. Клиент, на своё усмотрение, отбирает предоставленныхкандидатов.
4 Выдача клиенту акта приёма-сдачи
В акте приема-сдачи указывается перечень кандидатовпредоставленных работодателю и полная стоимость оказанных услуг.
5 Составлениеотчетных документов
Отчетными документами кадрового агентства являются:
а) Резюме преподавателя
Резюме является основным источником информации при подборепреподавателей.
б) Лист заявка.
Информация получаемая от клиента для подбора преподавателейна должность репетитора.
в) Договор с клиентом.
Документ, на основе которого производятся расчеты клиента срепетиторским агентством.
г) Акт приема-сдачи.
Документ, отражающий род работы проделанной репетиторскимагентством по поиску и предоставлению преподавателей клиенту.
На рисунке 1 приведено графическое представлениевзаимодействия агентства “Репетитор” с внешними объектами.
1.2 Описание функций
 
1 Регистрация новых клиентов
Данная функция должна обеспечивать внесение информации в БД оновом клиенте и о его условиях подбора преподавателя, при этом от клиентатребуется заявка и участие в составлении договора.

/>
Рисунок 1 — Взаимодействие агентства “Репетитор” с внешнимиобъектами.
 
2 Регистрация новыхпреподавателей
В БД вносится подробная информация о преподавателе на основе предоставленногоим резюме.
3 Составлениесписков групп
Создаётся отчёт, в котором содержится список клиентов, укоторых условия поиска преподавателя совпадают.
4 Запрос о клиентахбез группы
Выводится список клиентов не занесённых ни в одну изсуществующих групп.
Итогом описания предметной области является таблица«Документ-Функция», в которых отображается функциональное назначение каждого изперечисленных выше документов и место их в учетной цепи. Заполнив таблицу, мыполучим более полную картину описанной предметной области, а также местапересечения документов и их взаимосвязь.
Таблица 1 — «Документ-Функция»
/>Документы
Функции Договор с преподавателем Договор с клиентом Отчёт — список группы Отчёт – список клиентов без группы Отчёт — должники Резюме преподавателя Заявка клиента Регистрация новых клиентов
+
+ Регистрация новых преподавателей + + Составление списков групп + Запрос о клиентах без группы + Клиенты-должники +

2. Проектирование базы данных
2.1 Взаимосвязь этапов проектирования
 
Начальным шагом проектирования является построениеинфологической модели. Предварительная инфологическая модель строится ещё напредпроектной стадии и затем уточняется на более поздних стадияхпроектирования. Затем на её основе строится даталогическая модель. Физическая ивнешняя модели после этого могут строится в любой последовательности поотношению друг к другу, в том числе и параллельно.
На рисунке показана зависимость этапов проектирования БД. Каквидно из рисунка, при проектировании БД возможен возврат на предыдущие уровни.При этом возможны два типа возврата: первый обусловлен необходимостьюпересмотра результата проектирования, второй тип вызван потребностью уточненияпредыдущей модели (как правило, инфологической) в целях получениядополнительной информации для проектирования или при выявлении противоречий вмодели.
Для привязки даталогической модели к среде храненияиспользуется модель данных физического уровня. Эта модель определяетиспользуемые запоминающие устройства и способы физической организации данных всреде хранения. Модель физического уровня также строится с учётом возможностей,предоставляемых СУБД. Описание физической структуры азы данных называется схемойхранения. Соответственно этап проектирования БД называется физическимпроектированием. К числу работ выполняемых на этапе физического проектирования,относятся: выбор типа носителя, определение размера физического блока,управление размещением данных на внешнем носителе, управление свободнойпамятью, определение целесообразности сжатия данных и используемых методовсжатия.
В некоторых СУБД, помимо описания общей логической структурыбазы данных, имеется возможность описать логическую структуру БД с точки зренияконкретного пользователя. Такая модель называется внешней, а её описаниеназывается подсхемой. Использование подсхем облегчает работу пользователя, таккак он должен знать структуру не всей БД, а только той её части, которая имеетк нему непосредственное отношение. Последовательность этапов проектированияизображена на рисунке 2.
 
/>
Рисунок 2 — Взаимосвязь этапов проектирования
2.2 Описание СУБД Access
 
База данных – это совокупность данных (таблиц), хранящихсявместе и связанных друг с другом. Таким образом можно сказать, что база данных– это специальное электронное хранилище взаимосвязанных данных. Системауправления базами данных (СУБД) представляет собой совокупность программногообеспечения, необходимого для ведения и использования баз данных.
Прежде чем начать проектирование необходимо определиться свыбором СУБД. Для разработки данного дипломного проекта мною была выбрана СУБД MS Access. Microsof Access представляет собой реляционную СУБД сочень широкими возможностями. В настоящее время Access стала самой продаваемой в мире системой управлениябазами данных, потому что в ней оптимальным образом сочетаются мощность илёгкость в использовании. Она достаточно мощна и насыщена для того, чтобыпользователи могли создать с её помощью законченные приложения с незначительнымиспользованием примеров программирования VBA, который может использоваться для разработки болеесовершенных приложений. Кроме того, пакет Access достаточно лёгок в использовании, так что за короткоевремя новичок может научиться управлять своими собственными данными при помощи Access.
Access облегчает пользователям работу с БД. Вы можетесоздавать таблицы, редактировать данные и использовать запросы для поиска нужныхданных, затрачивая при этом минимум усилий. Также Access включает в себя ряд специализированных программ –Мастеров, которые способны вместо программиста выполнять разработку форм вводаданных и отчётов.
Основой любой БД, создаваемой в Access, являются таблицы. В них содержится полное описаниевсех полей, которые содержит данная БД, с описанием типа поля и его краткойхарактеристикой. Создать таблицу можно как при помощи мастера таблиц, так и врежиме конструктора. Одним из условий устойчивой работы БД, разрабатываемой в Access, является правильное разбитие данныхпо нескольким таблицам и создание связей между этими таблицами. В БД“Репетитор” вся информация разбита на семь таблиц содержащих данные о клиентахи преподавателях.
Благодаря имеющимся связям достигаются следующиепреимущества:
1. Удаётся избежатьдублирования информации. Все необходимые данные можно хранить только в однойтаблице. Так, например, нет необходимости для каждого счёта заново вводитьнаименования продуктов и адрес клиента – достаточно задать нужные связи. Этовесьма облегчает работу и позволяет избежать ошибок.
2. В реляционных БДлегко производить изменения. Если в таблице адресов изменить адрес конкретногоклиента, то правильная информация автоматически будет связана с другими таблицами,ссылающимися на таблицу клиентов.
В реляционной БД легко избежать установления ошибочных связеймежду различными таблицами данных, а необходимый объём памяти сокращён доминимума.
В Accessиспользуются следующие основные типы данных:
1. Текстовый
Размер данного типа составляет до 255 символов, включаябуквы, цифры и специальные символы.
2.Числовой
Этот тип содержит числовые данные, которые используются ввычислениях. Вид чисел, которые содержат поля данного типа, и точностьвычислений зависят от размера, который пользователь даст числовому полю.Некоторые числовые поля содержат только целые числа, другие могут содержатьчисла со множеством десятичных знаков.
3.Счётчик
Содержит последовательные числа, которые Access вводит автоматически. Access помещает число 1 в первую записьполя, которую пользователь вводит в таблицу, число 2 во вторую запись и т.д.Нельзя изменить числа, которые Accessвводит в это поле.
4.Дата/время
Содержит даты и время. В зависимости от формата, которыйпользователь присваивает полю, можно вводить в него календарные данные илизначения времени в той или иной форме.
Мастер подстановок позволяет создать поле, при помощикоторого пользователь может выбрать значения из списка.
Access автоматически осуществляет программную проверку вводаданных на основе типа поля. Например, в числовом поле можно ввести толькочисла, а в поле с датой можно ввести только действительные календарные даты.Если пользователь ввести в поле данные не того типа, то они не будут приняты ипользователь получит от Accessсообщение об ошибке.
Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, котораяимеет все необходимые средства для выполнения трех основных функций СУБД:
· определенныеданные (описание структуры базы данных)
· обработка данных
· управлениеданными
Достоинством Accessявляется то, что в отличие от других настольных СУБД, она хранит всюнеобходимую информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам.
2.3 Инфологическаямодель
Для того чтобы спроектировать структуру базы данных,необходима исходная информация о предметной области. Желательно, чтобы этаинформация была представлена в формализованном виде. Такое формализованноеописание предметной области и называется инфологической моделью предметнойобласти или концептуальной моделью.
При проектирование инфологической модели мною былоиспользовано Case-средство ERWin. Erwin– средство концептуального моделирования базы данных. Erwin реализует проектирование схемы базы данных, генерациюее описания на языке целевой СУБД .
2.3.1 Описание таблиц
Далее после создания схемы БД в ERWin более детально рассмотрим каждую таблицу вотдельности, где жирным и подчёркнутым шрифтом выделен первичный ключ, апросто жирным внешний ключ. Первичные и внешние ключи необходимы дляреализации связи между таблицами.
Для полноценной работы агентства необходимы клиенты,информация о которых где-то должна хранится. В данном случае в БД информацию оклиентах содержит таблица «КЛИЕНТЫ», содержащая поля:
· № клиента
· Код группы
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· Предмет
· Школа
· Класс
· Дата регистрации
· Улица

/>
Рисунок 3 — Инфологическая модель.
Дом
· Квартира
Для взаимосвязи агентства и клиента необходимо составитьдоговор:
· Код договора
· № клиента
· № договора
· Дата заключения
· ДОГОВОР
Телефоны клиентов занесены в отдельную таблицу “ ТЛЕФОНЫКЛИЕНТОВ”:
· Код клиента
· № клиента
· Номер телефона
Соответственно для обучения клиентов необходимыпреподаватели, данные которых находятся в таблице “ ПРЕПОДАВАТЕЛИ ” :
· №преподавателя
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· Дата регистрации
· Улица
· Дом
· Квартира
Для взаимосвязи агентства и преподавателя необходимосоставить договор:
· Код договора
· №преподавателя
· № договора
· Дата заключения
· ДОГОВОР
Телефоны преподавателей, как и телефоны клиентов занесены вотдельную таблицу “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”:
· Код телефона
· №преподавателя
· Номер телефона
Так как каждому клиенту невозможно подобрать индивидуальногопреподавателя, все клиенты разделены на группы, информация о которых хранится втаблице “ГРУППА”:
· Код группы
· № группы
· № клиента
· № преподавателя
Само собой при регистрации клиента необходимо составитьдоговор:
· Код договора
· № клиента
· № договора
· Дата заключения
· ДОГОВОР
Аналогично необходимо составление договора и спреподавателем:
· Код договора
· №преподавателя
· № договора
· Дата заключения
· ДОГОВОР
2.4 Даталогическаямодель
Даталогическая модель строится на основании инфологическоймодели и выполняется на языке описания данных конкретной СУБД. Каждому полютаблицы назначается имя, тип и размер. Тип данных поля таблицы определяет типинформации, которая будет размещаться в этом поле. Полям можно назначать толькоте типы данных, с которыми работает СУБД.

2.4.1 Описание таблиц
Таблица “ГРУППА” содержит информацию о группах клиентов.
Таблица 2 — “ГРУППА”Имя поля Тип данных Размер Код группы Счетчик Длинное целое № клиента Числовой Длинное целое № группы Текстовый 7 № преподавателя Числовой Длинное целое
/>
Рисунок 4 — Даталогическая модель

Таблица “КЛИЕНТЫ” содержит подробную информацию о клиентах
Таблица 3- “КЛИЕНТЫ”Имя поля Тип данных Размер № клиента Счетчик Длинное целое Фамилия Текстовый 30 Имя Текстовый 20 Отчество Текстовый 25 Предмет Текстовый 50 Школа Текстовый 10 Класс Текстовый 4 Дата регистрации Дата/время Краткий формат даты Улица Текстовый 20 Дом Текстовый 7 Квартира Текстовый 3 Код группы Числовой Длинное целое
Таблица “Договор с клиентом” содержит информацию о договоре
Таблица 4- “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”Имя поля Тип данных Размер Код договора Счетчик Длинное целое № клиента Числовой Длинное целое № договора Текстовый 10 Дата заключения Дата\время Длинное целое ДОГОВОР Поле МЕМО –
Таблица “ПРЕПОДАВАТЕЛИ” содержит информацию о преподавателях.
Таблица 5 — “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”Имя поля Тип данных Размер № преподавателя Счетчик Длинное целое Фамилия Текстовый 30 Имя Текстовый 20 Отчество Текстовый 20 Предмет Текстовый 50 Дата регистрации Дата/время Краткий формат даты Улица Текстовый 30 Дом Текстовый 3 Квартира Текстовый 3
Таблица “Договор с преподавателем” содержит информацию одоговоре
Таблица 6 — “ДОГОВОР С ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ”Имя поля Тип данных Размер Код договора Счетчик Длинное целое № преподавателя Числовой Длинное целое № договора Текстовый 10 Дата заключения Дата\время Длинное целое ДОГОВОР Поле МЕМО –
Таблица 7 — “РАСПИСАНИЕ”Имя поля Тип данных Размер Код расписания Счетчик Длинное целое День недели Текстовый 10 Код группы Числовой Длинное целое Предмет Текстовый 50 Время Дата/время Краткий формат даты № преподавателя Числовой Длинное целое
Таблица 8 — “ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”Имя поля Тип данных Размер № клиента Числовой Длинное целое код телефона Счетчик Длинное целое № телефона Текстовый 16

Таблица 9 — “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”Имя поля Тип данных Размер Код телефона Счетчик Длинное целое № преподавателя Числовой Длинное целое № номер телефона Текстовый 16
2.5 Целостность базы данных
 
Обеспечение целостности данных является важнейшей задачей припроектировании и эксплуатации систем обработки данных. Проблема целостностисостоит в обеспечении правильности данных в базе данных в любой момент времени.Целостность – актуальность и непротиворечивость информации, её защищённость отразрушения и несанкционированного изменения. Целостность является одним изаспектов информационной безопасности на ряду с доступностью – возможностью сприемлемыми затратами получить требуемую информационную услугу, иконфиденциальностью – защитой от несанкционированного прочтения.
Для обеспечения ссылочной целостности базы данных, необходимоопределить действия, выполняемые с базой данных при выполнении функциидобавления записи в таблицу, изменение и удаление. К таким действиям относят:
· Каскадноеобновление связанных полей ;
· Каскадноеудаление связанных записей;
2.6 Описание связей
 
1.В агентстве могут работать множество преподавателей. Всяинформация о них заносится в таблицу “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”. При этом каждый отдельныпреподаватель может иметь несколько телефонов, поэтому в данном случаеиспользуется связь “ один-ко-многим” :

/>
Рисунок 5 — Связь таблиц “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
2. Связь таблиц “КЛИЕНТЫ” и “ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”
осуществляется аналогично связи таблиц “ ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”, в каждой группе находится множество клиентов, в товремя как один отдельный клиент не может находиться в нескольких группах: связь“один-ко-многим”.
/>
Рисунок 6 — Связь таблиц “КЛИЕНТЫ” и “ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”
3 Связь таблиц“КЛИЕНТ” и “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”
Один клиент может иметь и несколько договоров: связь“один-ко-многим”.

/>
Рисунок 7 — Связь таблиц “КЛИЕНТ” и “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”
4 Связь таблиц“ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ДОГОВОР С ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ”.
Один преподаватель может иметь и несколько договоров: связь“один-ко-многим”.
/>
Рисунок 8 — Связь таблиц “ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ДОГОВОР СПРЕПОДАВАТЕЛЕМ”.
5 Связь таблиц“ГРУППА” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
Один преподаватель может обучать несколько групп: связь“один-ко-многим”.
/>
Рисунок 9 — Связь таблиц “ГРУППА” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”

3. Проектирование и создание системы
Одним из основополагающих элементов Microsoft Access, как и вообще любой СУЬД, является таблица. Таблицыпроектируемой системы были созданы на основе таблиц, которые были определены,при проектировании даталогической модели. Таким образом, вся исходнаяинформация хранится в следующих таблицах:
· Клиенты
· Телефоны клиентов
· Преподаватели
· Телефоны преподавателей
· Расписание
· Группа
· Договор склиентом
· Договор спреподавателем
На рисунке 10 представлена схема данных проектируемойсистемы. На данной схеме показаны связи между созданными таблицами.
3.1 Создание запросов
Запросы – это те же самые таблицы, только они заполняются невручную, а при помощи заранее заданных формул и зависимостей.
В ходе проектирования данной системы были созданы следующиезапросы:
· Поиск клиента
· Поискпреподавателя
· Список всехклиентов
· Список всехпреподавателей
· Список группы
· Список клиентовбез группы
/>
Рисунок 10 – Схема данных
Далее опишем каждый запрос.
Запрос “Поиск клиента”
Запрос “Поиск клиента” позволяет быстро вывести данные обинтересующем нас клиенте. Для этого необходимо ввести фамилию интересующего насклиента. На результат выполнения запроса установлено условиеотбора-[Forms]![Клиенты].[Text] Для вывода информации используются следующиетаблицы: “Клиенты”, “Группа” и “Телефоны клиентов”. При этом выводитсяинформация:
· № клиента
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· № группы
· Предмет
· Школа
· Класс
· Дата регистрации
· Улица
· Дом
· Квартира
· Уплатил
· № телефона
Конструктор:
/>
Рисунок 11 — Запрос “Поиск клиента” в режиме конструктора
Режим таблицы:
/>
Рисунок 12 — Запрос “Поиск клиента” в режиме таблицы
Запрос “Поиск преподавателей”
Запрос “Поиск преподавателей” позволяет быстро вывести данныеоб интересующем нас преподаватели. Для этого необходимо ввести фамилию интересующегонас преподавателя. На результат выполнения запроса установлено условиеотбора-[Forms]![Преподаватели].[Text] Для вывода информации используютсяследующие таблицы: “Клиенты”, “Группа” и “Телефоны клиентов”. При этомвыводится информация:
· № преподавателя
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· Предмет
· Дата регистрации
· Улица
· Квартира
· Дом
· № телефона
Конструктор:
/>
Рисунок 13 — Запрос “Поиск преподавателей” в режимеконструктора
Режим таблицы:
/>
Рисунок 14 — Запрос “Поиск преподавателей”в режиме таблицы
Запрос “Список всех клиентов”
Запрос “Список всех клиентов” был создан для наглядногоотображения данных, о регистрируемых в агентстве клиентах, при этом условиеотбора отсутствует. Выводится следующая информация:
· № клиента
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· № группы
· Предмет
· Дата регистрации
· Улица
· Дом
· Квартира
· Уплатил
· № телефона
Для того, чтобы получить эти данные, и был создан запрос“Список всех клиентов” на основе трёх таблиц, в которых хранятся эти данные:“Клиенты”, “Телефоны клиентов” и “Группа”.
Конструктор:
/>
Рисунок 15- Запрос “Список всех клиентов” в режимеконструктора
Режим таблицы:
/>
Рисунок 16 — Запрос “Список всех клиентов” в режиме таблицы

Запрос “Список всех преподавателей”
Запрос “Список всех преподавателей” был создан для наглядногоотображения данных, о регистрируемых в агентстве преподавателях, а именно:
· № преподавателя
· Фамилия
· Имя
· Отчество
· Предмет
· Дата регистрации
· Улица
· Квартира
· Дом
· № телефон
Для получения этих данных запрос “Список всех преподавателей”был создан на основе двух таблиц, в которых хранится исходная информация:“Преподаватели” и “Телефоны преподавателей”. В данном запросе, как и в запросесвязанном с клиентами, условия отбора отсутствуют.
Конструктор:
/>
Рисунок 17 — Запрос “Список всех преподавателей” в режимеконструктора
Режим таблицы:

/>
Рисунок 18 — Запрос “Список всех преподавателей” в режиметаблицы
 
Запрос “Список группы”
При помощи запроса “Список группы” можно узнать списокотдельной группы. При этом отображаются следующие данные:
· № группы
· Фамилия
· Имя
· Отчество
На результат выполнения запроса установлено условие отбора пономеру группы- [Forms]![отчеты]![группа].[Text]. Таким образом осуществляетсяпроверка клиентов находящихся в одной группе.
Данный запрос был создан на основе двух таблиц: “Клиенты” и“Группа”.
Конструктор:
/>
Рисунок 19- Запрос “Список группы” в режиме конструктора
Режим таблицы:

/>
Рисунок 20- Запрос “Список группы” в режиме таблицы
Запрос “Список клиентов без группы”
Запрос “Список клиентов без группы” предназначен дляотображения клиентов не занесённых ни в одну из групп. Все клиенты для которыхне найдена группа для занятий заносятся в 0 группу. Следовательно условиемотбора является равенство № группы 0. Для вывода данной информации используютсятаблицы: “Клиенты” и “Группа”. При этом отображаются следующие данные:
· № группы
· Фамилия
· Имя
· Отчество
Конструктор:
/>
Рисунок 21 — Запрос “Список клиентов без группы” в режимеконструктора
Режим таблицы:

/>
Рисунок 22- Запрос “Список клиентов без группы” в режиметаблицы
 
3.2 Создание форм
Следующим этапом при создании системы является создание форм.Формы в Microsoft Access являются пользовательским интерфейсом, то есть пользовательобщается с СУБД посредством форм. Таким образом, насколькоудачно спроектирована пользовательская форма, настолько удобной получитсясозданная СУБД.
При запуске файла базы данных, первой открывается “Главнаяформа”, которая является кнопочной. Данная форма представлена на рисунке 23.
/>
Рисунок 23 – Главная форма

На данной форме отображаются следующие кнопки:
· КЛИЕНТЫ
· ПРЕПОДАВАТЕЛИ
· ГРУППА
· ЗАПРОСЫ
· ОТЧЁТЫ
· РАСПИСАНИЕ
· ЗАКРЫТЬ ФОРМУ
При нажатии на кнопки КЛИЕНТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ГРУППАоткрываются следующие формы:
Форма КЛИЕНТЫ предназначена для занесения данных о новых клиентахи внесения изменений в уже существующих записях. Кроме того, на ней имеетсякнопка “ДОГОВОР”, при нажатии на которую открывается форма “Договор с клиентом”.Обе формы представлены на рисунке 24.
/>
/>
Рисунок 24 — Форма КЛИЕНТЫ и Договор с клиентом

Форма ПРЕПОДАВАТЕЛИ предназначена для внесения данных опреподавателях. Кроме того, на ней имеется кнопка “ДОГОВОР”, при нажатии накоторую открывается форма “Договор с преподавателем”. Обе формы представлены нарисунке 25.
/>
/>
Рисунок 25 — Форма ПРЕПОДАВАТЕЛИ и Договор с преподавателем
Форма ГРУППА нужна для записи информации о группе (рисунок26).
/>
Рисунок 26 — Форма ГРУППА

Следующая группа кнопок ЗАПОСЫ и ОТЧЁТЫ. При нажатии накнопку ЗАПРОСЫ открывается кнопочная форма с одноимённым названием.
Графическое представление данной формы представлено нарисунке 27.
/>
Рисунок 27 – Форма ЗАПРОСЫ
На данной форме (ЗАПРОСЫ) располагаются две группы кнопок:
1.Списки
· Списки всехклиентов
· Списки всехпреподавателей
· Список группы
· Список клиентовбез группы
2.Поиск
· Поиск клиента
· Поискпреподавателя
При нажатии на каждую из перечисленных кнопок открывается соответствующийее названию запрос.
При нажатии на кнопку ОТЧЁТЫ на “Главной форме”, на экранепоявляется одноимённая форма (рисунок 28).

/>
Рисунок 28- Форма ОТЧЁТЫ
Данная форма (ОТЧЁТЫ) является практически зеркальнымотражением формы ЗАПРОСЫ, с той лишь разницей, что при нажатии на кнопки этойформы открываются отчёты.
Кнопка РАСПИСАНИЕ открывает приложение Microsoft Office Excel, которое содержит общее расписание. Данное расписаниепредставлено на рисунке 29.
Кнопка ЗАКРЫТЬ ФОРМУ служит для закрытия главной формы.
/>
Рисунок 29- Расписание

3.3 Создание отчётов
 
Источником данных для большинства отчетов являютсяодноименные запросы. Большинство отчётов однотипны. Один из отчётов представленна рисунке 30
/>
Рисунок 30- Отчёты
Отчёт “Договор с клиентом” и “Договор с преподавателем”идентичны и один из них изображён на рисунке 31.
/>
Рисунок 31- Отчёт “Договор с клиентом”

Заключение
В результате проделанной работы были получены следующиерезультаты:
— проведен анализ работы агентства “Репетитор”
— составлено описание документооборота
— разработана инфологическая модель база данных, содержащая всебе информацию о клиентах, преподавателях, договорах.
В данной дипломной работе разработана база данных«Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”». Врезультате анализа данных приведены необходимые поля базы данных, их структураи тип. Построены таблицы и связи между ними. Показаны определенные правила, покоторым проектируется база данных.
Спроектированная база данных дает возможность облегчитьработу агентства и применять поисковые системы для выбора необходимых сведенийо клиентах и преподавателях.

Список использованных источников
1 Д.Вейскас, Эффективная работа в среде Microsoft Access2 (перевод с англ.) – СПБ: Питер,1997г. – 864с.
2 П.Ю.Дубнов, Access 2002 – М.: ДМК Пресс, 2004г. – 320с.
3 С.В.Маклаков, BPwin и Erwin CASE – средства разработки информационных систем – М.:Диалог. МЦФИ, 2000
4 Т.С.Карпова, База данных: модели, разработка, реализация – СПБ.: Питер, 2004г. –304с.
5 А.Д.Хоменко, В.М. Цыганков, М.Т. Мальцев, Базы данных:___ Учебник для высшихзаведений/Под редакцией профессора А.Д. Хоменко.- СПб.; КОРОНА принт, 2000. –416с.
6 С.В. Диго,Базы данных: проектирование и использование: [учебник для ВУЗов поспециальности “Прикладная информатика”]

ПРИЛОЖЕНИЯ
 
Приложение А Техническое задание
 
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственноеобразовательное учреждение Высшего профессионального образования
«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙУНИВЕРСИТЕТ»
Воткинскийфилиал
Разработка базыданных «Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”»
Введение
Любой здравомыслящий человекстремится получить хорошее образование. Чтобы поступить в ВУЗ, школьники должнывыдержать вступительные экзамены. Подготовка к ним должна быть серьезной итщательной. Поэтому многие старшеклассники стараются заниматься дополнительнона специальных курсах или с репетиторами. Обычно поиск надежного и опытногопреподавателя занимает долгое время.
Задача агентства «Репетитор» — вкороткие сроки находить своим клиентам преподавателя для занятий в группе илииндивидуально. При этом необходимо учитывать свободное время, какпреподавателя, так и ученика, а также адреса их места жительства или постояннойработы. Поиск преподавателя по определенному предмету благодаря автоматизированномуучету данных займет несколько секунд.
Улучшение работы агентства невозможнобез использования компьютерной техники. Особенно важно не простое нагромождениекомпьютеров, а внедрение автоматизированной системы.
Автоматизированное рабочее местосекретаря (АРМС) должно облегчить труд секретаря на всех операциях по поиску исоставлению отчетных документов.
1 Основание для разработки.
Настоящая разработка ведётся наосновании задания выданного кафедрой ОВП и СУ
Наименование работы: Автоматизированное рабочее место секретаряагентства «Репетитор».
2 Назначение разработки
Автоматизированное рабочее место секретаря агентства«Репетитор» должно обеспечивать выполнениеследующих функций:
· Поиск нужного преподавателя
· Поиск клиентов для формирования групп
· Заполнение расписания
· Заполнение данных о клиенте
· Заполнение данных о преподавателе
· Архивное резервирование данных
· Выдача отчётных документов:
o Списки групп
o Списки клиентов без группы
o Списки всех клиентов
и т.д.
3 Требования к программе (программномуизделию)
3.1 Требования к функциональнымхарактеристикам
АРМС должно выполнять следующиефункции:
· ввод / удаление клиента
· внесение изменений о клиенте
· ввод / удаление преподавателя
· внесение изменений о преподавателе
· внесение изменений в расписание
· поиск клиента в базе данных
· поиск преподавателя в базе данных
· составление и печать отчётных документов:
o Договор с преподавателем
o Договор с клиентом
o Запрос о клиентах без группы
и т.д.
3.2. Требования к надёжности
Система должна обеспечивать:
· архивное сохранение на внешних носителях
· соответствие типов вводимых данных
3.3. Требования к составу и параметрамтехнических средств
Минимальные требования для компьютераоператора ЭВМ: Процессор: не ниже Cel433.Оперативная память: не менее 64 Мб Объём свободного пространства на жёсткомдиске: не менее 60 Мб. VGA видеокарта. Принтер.
3.4. Требования к информационной ипрограммной совместимости
WINDOWS 95 и выше
МS Access 97 и выше.
4 Требования к документации
4.1 Пояснительная записка:
Введение
1 Анализ предметной области
1.1 Общие сведения о работе агентства “Репетитор”
1.2 Описание функций
2 Проектирование базы данных
2.1 Взаимосвязь этапов проектирования
2.2 Описание СУБД Access
2.3 Инфологическая модель
2.3.1 Описание таблиц
2.4 Даталогическая модель
2.4.1 Описание таблиц
2.5 Описание связей
2.6 Целостность базы данных
3 Проектирование и создание системы
3.1 Создание запросов
3.2 Создание форм
3.3 Создание отчётов
Заключение
Список использованных источников
Приложение А – Техническое задание
Приложение Б – Графические листы
4.2 Графическая часть:
· Тема, Цели,Задачи
· Схемы работыагентства “Репетитор”
· Инфологическаямодель
· Даталогическаямодель
· Схемапользовательского интерфейса
· Главная форма
· Расписание
5 Стадии и этапы разработки
5.1Утверждение у заказчика техническогозадания
· Подготовка технического задания
· Согласование технического задания у руководителя дипломногопроектирования
· Согласование технического задания с заказчиком
5.2 Разработка программного обеспечениякомплекса
· Разработка отдельных модулей программы
· Связывание модулей в единый программный комплекс
· Оформление интерфейса программы
· Разработка модуля печати отчетных документов
5.3 Согласование у заказчика перечня иформ отчётных документов
5.4 Пробная эксплуатация комплекса с цельюотработки возможных неисправностей.
· частичное заполнение таблиц “КЛИЕНТЫ”, “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
5.5 Демонстрация работы программызаказчику
5 Порядок контроля и приёмки
6.1 До демонстрации работы
6.1.1 Утверждение заказчиком формотчётных документов
6.2 Во время демонстрации работы:
6.2.1 Ввод нового клиента /исключение клиента
6.2.2 Заполнение таблицы “КЛИЕНТЫ”
6.2.3 Ввод нового преподавателя /исключение преподавателя
6.2.4 Заполнение таблицы“ПРЕПОДАВАТЕЛИ”
6.2.5 Поиск клиента / преподавателя вбазе данных
6.2.6 Печать отчётных документов

Приложение Б Графическая часть
Автоматизированное рабочее место секретаря агентства«Репетитор»
Цель:
Создание базы данных для автоматизированное рабочее место секретаряагентства «Репетитор», с целью облегчения работы сотрудника организации порегистрации, поиску и удалению клиента.
Задачи:
1. Анализ предметнойобласти
2. Проектирование исоздание базы данных системы
3. Созданиеприложений
/>