/>Содержание
Введение 3Глава 1 41.1. Информационные технологии управления в промышленныхкомплексах 4Глава 22.1. Технико-экономические характеристики информационнойсистемы РГП «Волгааэронавигация» 11
2.2. Информационные технологии,используемые на предприятии 13
2.3. Система документооборота,принятая на предприятии 14Глава 3 193.1. Методы автоматизации управленческой деятельности 193.2. Разработка мероприятий автоматизации работ порегистрации документов 233.3. Предложения по внедрению системы автоматизации делопроизводства 28
3.4. Выбор технических средствавтоматизации делопроизводства 31
Заключение 34
Список литературы 36
ВВЕДЕНИЕ
Управление – это процессдостижения человеком или группой лиц цели управления при наличии определеннойинформации. Количество и качество информации для управления определяетсяспециальными требованиями и зависит от источников информации.[1]Компьютерная обработка информации предполагает сетевые технологии,предназначенные для коллективной работы пользователей винформационно-вычислительных сетях. Локальные сети объединяют все службы фирмы,ускоряют документооборот, хранят необходимую информацию и предоставляют ееработникам фирмы[2].
Целью данной работыявляется разработка новой системы автоматизации на предприятии.
Информация позволяетпринимать эффективные и обоснованные решения. Она позволяет управлять. Но иинформацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования.Управляющий поток представляет собой «трубопровод», через который проходитуправляющая информация.[3]
Акт целенаправленноговоздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем,определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели,называется принятием решения, а процесс формирования решения – процессомпринятия решения.
Обеспечение процессапринятия решений, а именно – предоставление нужной информации в нужное время инужном месте – одна из основных задач информационной системы организации.
/>/>/>/>/>/>/>Глава 11.1. Информационные технологии управления в промышленных комплексах
Несмотря на затянувшийсяэкономический спад и нехватку средств у предприятий, современные компьютерныетехнологии постепенно становятся повседневным инструментом руководителей.Наиболее дальновидные и грамотные менеджеры, управляющие промышленнымипредприятиями, осознают необходимость серьезных вложений в реконструкцию ипереоснащение не только основных производственных мощностей, но и систем управления.
За прошедшие несколько лет в Россиии СНГ практически не осталось организаций, которые не применяли быинформационные технологии для автоматизации управленческих работ.
Для успешного функционированияпромышленных предприятий в современных условиях важнейшую роль играютинформационные технологии, позволяющие не только решать широкий круг задач всфере автоматизации финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, но иосуществлять комплексную автоматизацию основных технологических и производственныхпроцессов.
Особую актуальность автоматизацияпроцессов управления приобретает в России сегодня, когда после длительногоспада наметился определенный подъем отечественного промышленного производства,и впервые за последние годы появилась реальная возможность техническогопереоснащения существующих производственных мощностей для подготовки и выпускаконкурентоспособной продукции.
К сожалению, пока не всеруководители предприятий понимают, что реальная автоматизация управлениясостоится только в том случае, когда новые компьютерные технологии появятся нарабочем месте каждого работника аппарата управления, и уделяют основноевнимание решению только оперативных задач, выделяя на них значительныефинансовые ресурсы.
В настоящее время на российскихпромышленных предприятиях значительно интенсивнее, чем год или два назад, идетпроцесс внедрения систем автоматизированного управления. В современных условияхиспользование автоматизированных систем позволяет резко сократить срокиразработки и изготовления новых изделий, значительно повысить качествоуправления этими видами работ.
Сейчас российский пользовательимеет возможность выбора многих зарубежных и отечественных систем управленияразного класса и разной стоимости. Экономическая ситуация на рынке также складываетсяв пользу предприятий: отмечается рост промышленного производства, появляютсяреальные инвесторы. Основнойспособ совершенствования работы предприятий в настоящее время — внедрениесовременных компьютерных технологий управления. При этом затраты на автоматизациютруда сотрудников аппарата управления несопоставимы с затратами наавтоматизацию производства, а реальный экономический эффект может быть весьмазначительным.
Управление – это процессдостижения человеком или группой лиц цели управления при наличии определеннойинформации. Количество и качество информации для управления определяетсяспециальными требованиями и зависит от источников информации.
Компьютерная обработкаинформации предполагает сетевые технологии, предназначенные для коллективной работыпользователей в информационно-вычислительных сетях. Локальные сети объединяютвсе службы фирмы, ускоряют документооборот, хранят необходимую информацию ипредоставляют ее работникам фирмы.
Новейшие достижения вобласти микроэлектроники привели к новым концепциям в организацииинформационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичныммикропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочимместам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и другихкатегорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных,автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров, которые постоимости приближаются к терминалам, а по возможностям — к ЭВМ третьегопоколения. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развитияинформационно-вычислительной техники — создание локальных вычислительных сетейразличного назначения. Однако, в ближайшее время, в силу сложившихсяэкономических условий, самыми распространенными станут локальные вычислительныесети коммерческого назначения.
В условиях рыночнойэкономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческойи предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими,биржевыми информационными системами, информатизации оптовой и розничнойторговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банкаданных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной ианалитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронногообмена данными. Как правило, работа этих систем базируется на локальныхвычислительных сетях различной архитектуры, или их объединениях, получившихназвание корпоративных сетей.
В это время проявилась идругая сторона применения персональной вычислительной техники. Являясьсущественным подспорьем в автоматизации ряда рутинных работ, широкораспространенные персональные ЭВМ в ряде случаев не обеспечивали созданиедостаточно мощных автоматизированных информационных систем на базе локальныхвычислительных сетей. Для таких автоматизированных информационных системпотребовалось использование в локальных вычислительных сетях компьютеров,рассчитанных на эффективную работу в сети. В локальные сети стали объединятьПК, мини-ЭВМ, большие ЭВМ, рабочие станции и специальные ЭВМ, концентрирующиесетевые ресурсы, — серверы.
Наличие в офисе, конторе,учреждении, на предприятии, в цехе локальных вычислительных сетей создает дляпользователей принципиально новые возможности интегрального характера,благодаря прикладным системам ПК и другому оборудованию сети. Организуетсяавтоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой,коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используютсявычислительные ресурсы всей сети, а не только отдельного ПК. Появляютсявозможности использования различных средств или инструментов решенияопределенных профессиональных задач (например, средств машинной графики,подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов).Кроме организации внутренних служб, локальные вычислительные сети позволяюторганизовать внешние по отношению к обслуживаемому учреждению службы, такие,как телексная (телетайпная) связь, почтовая корреспонденция, электронные доскиобъявлений, газеты, а также выход в глобальные (региональные) сети ЭВМ ииспользование их услуг.
На современном этапе технического прогресса для автоматизацииуправленческих работ все шире используют системы автоматизированногопроектирования (САПР).
Первые зарубежные САПР на российском рынкеделового программного обеспечения появились в конце 80-х годов. Наиболееизвестной среди них можно считать систему AutoCAD. Примерно в это же времястали появляться первые отечественные разработки в области автоматизированногоуправления, по многим параметрам не уступавшие и даже превосходившие зарубежныеаналоги.
Сегодня на российском рынке САПР активноработает целый ряд компаний, предлагающих как самостоятельные продукты,предназначенные для автоматизации отдельных управленческих, проектных иконструкторских задач, так и компании, поставляющие полнофункциональныеинтегрированные решения, способные охватить весь технологический циклподготовки производства. Предлагаемые решения можно условно разделить на трибольших класса.
Легкие САПР.
К данному классусистем относится целый ряд продуктов, предназначенных для использования вавтономном режиме на локальном компьютере или в составе корпоративной сети. Кчислу наиболее известных таких систем относятся AutoCAD (AutoDesk Inc., США),Компас-График (АО Аскон, Россия), CADdy (Ziegler, Германия). По своей сутитакая САПР позволяет существенно облегчить процедуру управления подготовкойконструкторской документации.
В зависимости от конкретных областейиспользования такой САПР разработчики, как правило, подготавливают и поставляютпользователям различные библиотеки и другие специализированные программныесредства, которые могут быть эффективно использованы в процессе управленияпроектированием.
САПР среднего уровня.
Данный класс систем позволяет реализоватькомплекс управленческих функций, осуществлять не только двухмерное, но итрехмерное проектирование сложных объектов, используя параметризацию, содновременным построением математической модели объекта и анализом егофункционирования в реальных физических условиях. Среди систем данного классапреобладают продукты зарубежного производства, которые для возможностиэффективного использования проходят необходимую адаптацию с помощью локальныхпартнеров к российским условиям эксплуатации. Силами локальных партнеров такжеосуществляется установка системы, последующее сопровождение и обучениеперсонала. К числу наиболее известных систем данного класса следует отнести впервую очередь SolidWorks одноименной американской компании, SolidEdge(Unigraphics Solutions, США), Autodesk Mechanical Desktop (AutoDesk Inc.),Компас 3D (компания Аскон).
ТяжелыеСАПР.
Этотак называемый класс САПР полного цикла, предназначенных для полнойавтоматизации всех бизнес процессов от формулировки идеи, до ее реализации.Такие системы ориентированы на взаимодействие с локальными и корпоративнымисетями, объединяющими автоматизированные рабочие места работников аппаратауправления, системы трехмерного проектирования, современное производственноеоборудование, транспортные средства и торговые площади. В связи с их оченьвысокой стоимостью в настоящее время платежеспособный спрос на подобные системыв России и СНГ объективно невелик и область их применения достаточноограничена.
Выбортой или иной САПР в каждом конкретном случае определяется потребностями предприятия,существующими особенностями систем управления, подготовки и выпуска продукции,опытом и квалификацией сотрудников и другими факторами. Этот выбор далеко нетак очевиден, как может показаться на первый взгляд.
Для внедрения новойтехнологии управления необходим ряд условий.
· Реальнаяадминистративная поддержка со стороны руководства.
· Формированиепартнерских отношений между заказчиком и исполнителем, ориентированных надолгосрочную перспективу.
· Неизменноеследование изначально определенным целям и стратегии внедрения на протяжениивсего хода выполнения проекта.
· Однозначное,утвержденное заранее разграничение полномочий между заказчиком и исполнителем.
· Активноеконструктивное участие ведущих специалистов заказчика, ответственных за различныеучастки работы предприятия и наделенных полномочиями, достаточными для принятиярешений по модернизации процессов, для изменения функциональных обязанностейсотрудников, форматов документов.
· Согласиесторон в том, что изменение технологии управления и изменения в ПО, имеющиецель поддержки этой технологии, — это встречные процессы, ведущие к единойцели.
· Формированиеи поддержание доброжелательной атмосферы вокруг работ.
Это значительно ускоряет и делаетболее качественным процесс внедрения, а также уменьшает стрессы в первые днипосле запуска.
Какпоказывает практика, приобретение мощных дорогостоящих систем не позволяетрешить всех проблем аппарата управления, конструкторских и технологическихслужб. Сегодня потребителя интересует комплексное решение имеющихся проблем,включая выбор оптимальной спецификации программно-аппаратных средств, их увязкии интеграции друг с другом, подбора и тестирования оборудования, его внедрения,обучения персонала, запуска программно-аппаратного комплекса и его техническойподдержки.
Глава 22.1. Технико-экономические характеристики информационной системыРГП «Волгааэронавигация»
Характеристика предприятия.
Региональное государственноепредприятие по использованию воздушного пространства, управлению воздушным движением,радиотехническому обеспечению полетов и связи «Волгааэронавигация», создано всоответствии с Постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 30.04.94года № 403 «О модернизации единой системы организации воздушного движения встране» и приказом Министра транспорта РФ от 28.12.92 года № 101.
РГП «Волгааэронавигация» являетсяорганом управления в области использования воздушного пространства,осуществляющим координирование, обеспечение, непосредственное управлениевоздушным движением и радиотехническое обеспечение полетов и связи в зонеответственности Приволжского Межрегионального транспортного управления.
— Предметом основной деятельности РГП«Волгааэронавигация» в части вопросов, предусмотренных действующим воздушнымзаконодательством, является организация и обеспечение воздушного движения ирадиотехническое обеспечение полетов.
РГП«Волгааэронавигация» является одним из ведущих в системе воздушноготранспорта в России. Зона обслуживания полетов составляет 1,8 млн. кв. км, протяженностьвоздушных трасс – 5760 км, из которых 2178 – международные. Деятельность РГП«Волгааэронавигация» по вопросам использования воздушного пространстваи управления воздушным движением осуществляется в границах зон, районов управлениявоздушным движением и в пределах компетенции, установленных действующимвоздушным законодательством для гражданских секторов центров единой системыуправления воздушным движением и других структурных подразделений службыдвижения гражданской авиации, входящих в его состав.
Производственная базапредприятия формируется на основе государственной собственности, объектыкоторой в установленном порядке передаются предприятию в хозяйственное ведение.Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс,расчетный, валютный и иные счета в банках, печать, угловой штамп и фирменныйбланк со своим наименованием. Предприятие действует в соответствии с принципамихозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования на основехозяйственных договоров и контрактов с пользователями воздушного пространства ииными потребителями работ и услуг.
РГП«Волгааэронавигация» функционирует в системе Государственной службыГражданской авиации России (ГС ГА РФ). Непосредственной вышестоящей организациейдля РГП «Волгааэронавигация» является Федеральное Унитарное предприятие«Государственная корпорация по обеспечению воздушного движения РФ» (ФУП «ГК поОВД РФ»). Контролирующим органом в части соблюдения норм и правил обеспечениявоздушного движения является Приволжское Межрегиональное транспортноеуправление ГС ГА РФ (ПМТУ ГС ГА РФ).
На рынке своих услуг РГП«Волгааэронавигация» занимает в Поволжском регионе монопольноеположение. Конкуренции нет, и не может быть, так как данная деятельность жесткорегламентирована и контролируется государством.
РГП«Волгааэронавигация» включает головное предприятие и три филиала:Саратовский, Балаковский, Чебоксарский. В настоящее время предприятиепереживает процесс реорганизации, которая завершится тем, что в его состав войдутеще несколько филиалов в Поволжском регионе (Пензенский, Нижегородский,Оренбургский, Ульяновский).2.2. Информационные технологии, используемые на предприятии.
Информационная система предприятия состоит из информационныхсистем его структурных подразделений, то есть в каждом отделе, в каждой службепредприятия функционирует система сбора, обработки и производства информации,включающая в себя средства ее сбора, передачи, обработки и хранения, а такжеперсонал, осуществляющий эти действия с информацией.
Основной деятельностьюкаждого работника административно-управленческого аппарата является работа синформацией. В организации используются как автоматизированные, так инеавтоматизированные способы работы с информацией.
В АУП установлено 40ПЭВМ, соединенных в локальную сеть по типологии «Звезда», как самой защищеннойот сбоев и полного выхода сети из работы и имеющей максимальную пропускнуюспособность.
/>
Рисунок 1. Типология«Звезда»
Операционная система,управляющая сетью – Novell NetWare 4.02, какОС, дающая возможность присоединения любых компьютеров. Объединение осуществляетсяпо принципу «клиент-сервер». Сервер базы данных представлен компьютером Pentium 120/40/4.2G.
Сервер, кроме своегопрямого назначения обработки и хранения информации, решает задачу маршрутизациии транспортировки информации. В качестве сетевых аппаратных средствиспользуются следующие сетевые адаптерные карты: NE-1000; NE-2000;SMC8634; SMC8834.
Сетевые протоколы – IEEE 802.2, IEEE 802.3 CSMA/CD
Транспортный протокол – IPX/SPX – для NetWareсервера.
Основные прикладныепрограммные средства, используемые в организации – стандартный пакет Microsoft Office, для функционирования электронной почты в пределахлокальной сети на всех компьютерах используется программа Microsoft Exchange.
Кроме этого установленысетевые версии программ «1С: Бухгалтерия», «1С: Кадры», «Консультант +», АРМтелеграфиста «Поток 5».
Установлен доступ к Internet, для обслуживания электронной почтыпо глобальной сети используется программа Microsoft Outlook Extress .
В дипломной работе рассматривается, анализируется ипроектируется система мероприятий по повышению эффективности функционированияинформационной системы административно-управленческого аппарата предприятияпутем обеспечения эффективного документооборота (в части, касающейсярегистрации документов, контроля их исполнения, информационно-справочнойработы). 2.3. Система документооборота, принятая на предприятии
Документооборот – системасоздания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а такжеконтроля их исполнения и защиты от несанкционированного доступа.
Система документооборотаиграет существенную роль в функционировании информационной среды, котораядолжна обеспечивать получение нужной информации для нужного человека в нужноевремя.
Рано пришедшая информацияможет затеряться, а поздно пришедшая уже не имеет потребительной стоимости.Заниматься вопросами управления механизмом документооборота должен специалистпо организации управления, знакомый с основами информатики.
Основная работа пообеспечению документооборота в РГП «Волгааэронавигация» выполняетсяканцелярией.
Производственные функцииканцелярии: регистрация документов; контроль исполнения документов; печатьдокументов; подача телеграмм; прием телеграмм; выполнение копировальных работ;архивирование документов; доставка документов.
Функции управленияканцелярией: прогнозирование, планирование, организация, учет, контроль,анализ, регулирование.
Объекты управления:производственная деятельность отдела; состояние и движение оборудования;состояние и движение материалов.
В своей деятельности работникиканцелярии руководствуются должностными инструкциями, приказами, распоряжениямиГенерального директора, распоряжениями заведующего канцелярией, Положением оканцелярии.
Типы документов, используемых в работе предприятия.
Рассмотрим основные типыдокументов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типовдокументов много, но с точки зрения канцелярии основных видов документов бываетвсего 3.
1. Входящие – документы, поступившие извнешней среды, регламентирующие деятельность, поступающие из МинистерстваТранспорта, Госкорпорации по ОВД, налоговых органов, органов санэпиднадзора,инспекции по труду, Межрегионального транспортного управления. Этопостановления Правительства РФ, указы Президента обязательные к исполнению (ихпересылает Госкорпорация по ОВД). Это также документы, поступающие из филиаловпредприятия (в основном отчетность), счета кредиторов, письма различныхорганизаций, контакты которых с РГП «Волгааэронавигация» носятнерегулярный, разовый характер; корреспонденция различных государственныхорганов (милиция, таможня, медсанчасть), договоры, рекламные предложения.
Большинство входящих документов порождают соответствующиеисходящие, причем в четко установленные сроки. Сроки устанавливаются либонормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на документ, илисроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе (рисунок 2).
2. Исходящие. Большинство исходящихдокументов являются ответом предприятия на соответствующие входящие документы.Это отчеты, справки, предоставляемые в вышестоящие и контролирующие органы,документы бухгалтерской отчетности. Все они сопровождаются сопроводительнымиписьмами. Некоторые исходящие документы готовятся на основе внутреннихдокументов предприятия. К исходящим также относятся различные запросы всторонние организации (рисунок 3).
3. Внутренние.
Данные документы используются дляорганизации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренниедокументы. В основном это приказы и распоряжения Генерального директорапредприятия, служебные записки заместителей Генерального директора, начальниковотделов и служб предприятия друг к другу и к Генеральному директору,объяснительные записки работников, заявления работников на предоставлениессуды, отпусков, материальной помощи. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие.
По правилам делопроизводстваединственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию– это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют висходящий и отправят в стороннюю организацию.
Все документы, проходящие черезканцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Любая бумага, неимеющая регистрационного номера — это просто бумага, а не документ.
Структуру входящих и исходящихдокументов по контрагенту в среднем за 2007 год отражает таблица 1:
Таблица 1
Структура входящих иисходящих документов по контрагенту
за 2007 год.
Входящие
Исходящие 30% поступает из вышестоящих и контролирующих органов 30% — счета, выставленные пользователям услуг (аэронавигационное обслуживание) 40% поступает от филиалов 30% — корреспонденция в адрес вышестоящих и контролирующих органов различного содержания 30% — прочая корреспонденция 30% — корреспонденция в адрес филиалов 10% — переписка с прочими организациями, имеющая случайный характер
Отчетность о проделанной работе канцелярии.
Основным результатом работыканцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия опотоке документов на предприятии. Отчеты делятся на две группы:
– Оперативные. Онивыводятся еженедельно. Их основное назначение – получить объективную картину опрохождении информации для оперативного управления. Основное их содержание –список работы, которые должны быть завершены в ближайшее время. Отчеты бываютсводными и индивидуальными.
Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ,находящихся в компетенции конкретного должностного лица. Сводный отчет – этосписок работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени.Сводные отчеты поступают к руководству предприятия для общего контроляпроцессов делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно кисполнителю или контролирующим лицам. Типичные примеры таких отчетов:«Завершающиеся работы по исполнителям», «Сводный отчет по подразделениямпредприятия», «Сводный отчет по контрагентам».
– Аналитические.Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Напредприятии практикуются квартальные, полугодовые и годовые аналитическиеотчеты. Примеры таких отчетов: «Исполненные документы по исполнителям»,«Исполненные документы по контрагентам», «Исполненные документы пономенклатуре».
/>/>/>/>/>/>Глава 33.1. Методы автоматизации управленческой деятельности.
Основными фазами жизнинеструктурированной информации в офисе являются:
– ввод информации всистему,
– хранение,навигация, поиск и фильтрация документов,
– коллективнаяработа с документами,
– вывод информациииз системы.
Существуют различныеспособы ввода информации в систему. Это сканирование документов и сохранение ихв виде графических образов. В системах первого поколения графические образывведенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующегопоиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Оптическоераспознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканированияи ввода документа в систему его графический образ «переводится» в текст, затемследует исправление ошибок распознавания.
При ручном вводеоднотипных документов используются электронные формы, которые обеспечиваютструктуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей, чтопозволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информацияв офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или потелекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты).
Ввод информациисопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевыхслов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстногопоиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Документы могут хранитьсяпросто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средствомгруппирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа естьвозможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок идокументов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по ихпараметрам.
Ряд систем, основанных наэлектронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщенийс присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенныхпапок личного и коллективного пользования. В таких системах поиск и фильтрацияограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтовогосообщения.
Специфический методхранения реализован в пакете Lotus Notes в виде базы документов. Базадокументов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в видеодного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основеформуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базедокументов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов.Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного видадопускается присоединять к текстовым документам.
Многие современныесистемы электронных документов используют в дополнение к файловой системе такназываемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов сатрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документовприменяются папки.
Поиск и фильтрациядокументов производится по запросам на основе контекстного поиска: поатрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса.При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе недолжно быть орфографических ошибок, а в тексте документа — ошибокраспознавания.
Недавно на основенейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткогопоиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивногораспознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требуетполного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того,исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Системапоиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный стерминами или фразами запроса.
Фирмы-производителиреляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения — текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных поляхпеременной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формироватьсмешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, адополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольнойинформации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектовбольшой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработкитакой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранениядокументов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например,Informix Illustra).
Распределенный гипертекстсоставляет основу Web- технологии. Хранилище информации представляет собойсовокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet иликорпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле ипредставляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризациядокумента осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания формдля диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовыхссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации(растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекстаосуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы,расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, дляопределения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускоренияпоиска информации в «паутине» применяются специальные программы-роботы,сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использованиегипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориальнораспределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, чтоважно при разработке информационных приложений для руководителей.
Организация иавтоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологияхgroupware и workflow.
Технологии groupwareориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкойвыполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организацииработ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информациис помощью различных методов доступа:
– сетевой доступ кфайлам и базе данных;
– локальная иглобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
– терминальныйдоступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
– просмотр иинтерпретация гипертекста (гипермедиа).
Web-технологии помимогипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа. Приколлективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов присовместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторами паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровеньбезопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологии классаworkflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах идля них характерно:
– поддержкамногопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
– четкаяструктуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Деловой процессформализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описаниявзаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников) длявыполнения заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия являетсяпростая пересылка документа из точки в точку.
Одной из реализацийтехнологии workflow является «система графов», где каждый шаг представляетсобой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или простопередвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека,отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственностьучета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могутвозникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается напонятии «цикл» («loop») или «стол». В этом случае подразумевается, чтонаименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всюгамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом системасама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает местонекорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация новогопроцесса.
Регламентациивзаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной иусловной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработкидокумента для контроля и учета исполнения./>/>/>/>/>/>/> 3.2. Разработка мероприятий автоматизации работ порегистрации документов.
/>/>/>/>/>/>Основные принципы выбораприкладного программного обеспечения для построения информационной системы./>
/>Существует два подхода к выбору программных средств:
1. Создание программного продукта стребуемым набором функций средствами предприятия (написание программ штатнымипрограммистами).
2. Использование стандартногопрограммного обеспечения.1
Первый подход имеет правона существование, но он не представляется перспективным по нескольким причинам:
– Во-первых, накачественное и приемлемое по цене стандартное программное обеспечение существующеена рынке, затрачены многие годы, причем не только на написание самих программ,но и на их отла/>дку.
– Во-вторых,программист может в любой момент уволиться, и у предприятия возникнут сложностис использованием разработанной им программы. Более того, основные недочетытаких систем выясняются на этапах их эксплуатации и ведут к разрушительнымпоследствиям, так как исправление ошибок требует больших вложений капиталов итрудозатрат, остановки системы на неопределенный срок.
– В третьих,управление воздушным движением связано с обеспечением безопасности полетов ипоэтому программное обеспечение требует сертификации.
Считается, что основныетехнологии уже существуют, а больше внимания уделяется вопросам сниженияиздержек и повышения надежности. Результатами дальнейшего совершенствованиятехнологий должны стать улучшение качества услуг связи, снижение цен, повышениенадежности сетей связи.2
Информационно-программныесредства автоматизации организаций делятся на следующие категории:
– функциональные иинтегрированные пакеты офисной автоматизации;
– системы дляорганизации групповой работы;
– системыуправления электронными документами;
– средствауправления документооборотом.
Пакет MicrosoftOffice представляет собойнабор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которыеобъединены в один пакет и работают как единое целое. Microsoft Office поставляетсяв двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всехпользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе электроннуютаблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовкипрезентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. MicrosoftOffice Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя такжеСУБД Microsoft Access.
Microsoft Officeиспользует все преимущества Windows: поддерживаются длинные имена файлов,«горячие клавиши» и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовойстанции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.
Microsoft Office — это нетолько набор приложений, но и платформа для разработки. Разработчики могутиспользовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственныхприложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика.
Система Lotus Notesпредставляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещенияприкладных программ группового обеспечения.
Благодаря тому, чтосистема Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовкиэтих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительнуюплатформу, ориентированную на совместное использование информации.
Система Lotus Notesпозволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать исоздавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация можетпоступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, иот различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативныесистемы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры илифакс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сетичерез любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows,Mac, OS/2, Unix).
Основными системы LotusNotes являются:
1. Единый, постоянный пользовательскийинтерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам иинформации.
2. Гибкость при обработке сложныхдокументов, содержащих данные различного рода от таких источников, каккомпьютерные приложения, каналы (newsfeeds), сканированные изображения иструктурированные реляционные системы.
3. Среда быстрой разработки прикладныхпрограмм для рабочих групп.
4. Развитая система защиты доступом кинформации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.
5. Применение тиражирования дляпредоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейсяв любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, атакже у заказчиков и поставщиков.
6. Открытость, заключающаяся в поддержкемножества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений,внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсовAPI.
7. Масштабируемость — возможностьподдерживать организации любого размера, от рабочей группы из двухпользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.
8. Полная интеграция набора разнообразныхэлементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя,распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и средаразработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика намножестве платформ.
Рабочее пространствопользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графическийпользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows,Mac System7, OS/2 или Unix.
Рабочее пространствосистемы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которыхразмещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.
Пользователь можетрасполагать окна на экране по своему усмотрению.
База документов Notesпредставляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователимогут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети.База документов может совместно эксплуатироваться пользователями,присоединенными к одной и той же сети.
Сложные документы,составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков NotesForms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить иредактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.
Система Lotus Notesиспользует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различнымиприкладными программами.
Стержнем системыуправления электронными документами является архив, где документы находятся впроцессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в нихинформация представляет интерес.
Под электронным архивомпонимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для созданияхранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из системуправления электронными документами. Электронные документы – это все документы,созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.
Каждый прямоугольник в окне Notesсоответствует базе данных, которые группируются пользователем в удобном длянего порядке. Окно рабочего пространства Notes содержитнесколько листов с ярлычками. На каждом листе находятся значки баз данных. Базыданных группируются на листах по видам документов (приказы, договоры, планы,отчеты), по тематике и в соответствии с процессом документооборота (входящие,исходящие, внутренние, исполнители, корреспонденты). Использование архитектурыклиент/сервер позволяет распределять информацию между центральным сервером Notesи локальными компьютерами пользователей оптимальным образом: наиболеетрудоемкие процессы выполняются на мощном сервере, а на локальном компьютерепользователь получает доступ к уже обработанной информации.
Пакет OfficeMedia – Канцелярия обеспечивает реализацию следующих функций:
– ввод содержания входящей бумажнойкорреспонденции путем автоматического распознавания текста письма сиспользованием стандартных программ распознавания (OCR) типа FineReader
– регистрацию всей входящейкорреспонденции;
– постановку документов на контроль,осуществление контроля сроков и результатов исполнения документов;
– контроль движения и местонахождениядокументов по подразделениям предприятия по мере их исполнения;
подготовку и регистрацию организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений).
3.3. Предложения повнедрению системы автоматизации делопроизводства
Как результат описанияимеющихся средств автоматизации, можно сделать вывод, что необходимовоспользоваться технологией класса workflow, которая обеспечивают автоматизациювсего документооборота.
В данной работепредлагается использовать для автоматизации делопроизводства в РГП «Волгааэронавигация»программный комплекс Lotus Notes, ибо он внаибольшей степени подходит для автоматизации документооборота средних икрупных предприятий и является фактическим стандартом для систем работы сдокументами на Западе.
Рассмотрим сценарий перехода от бумажных носителей кэлектронным регистрационным формам и созданию базы данных о документах, а такжепроцесс заполнения регистрационной карточки на экране компьютера в случаевнедрения системы Lotus Notes.
Lotus Notes – это система баз данных, ориентированных на хранениедокументов плюс многофункциональная система электронной почты.
Одно из преимуществ системы LotusNotes, использование электронной картотеки. Она позволяетоднократно вводить повторяющуюся информацию и использовать одну информацию в различных формах.
Форма регистрационной карточки содержит как поля,заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание,текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (датарегистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которыевводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой вводинформации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, нои, позволяет избежать опечаток, которые могут затруднить автоматизированныйпоиск информации о документе.
Организации, с которыми поддерживается постояннаяпереписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившегоот нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения окорреспондентах в дальнейшем используются в справочной работе, для формированиясписков на рассылку. Списки создаются перед началом работы системы ивпоследствии регулярно пополняются и корректируются.
При регистрации поступившего документа заполняютсяследующие поля: дата получения документа; номер из этого поля переносится напоступивший документ в регистрационный штамп; в поле «корреспондент»указывается название организации, приславшей документ; дата документа; номердокумента; количество страниц документа; количество листов приложений; видполученного документа; краткое содержание.
Далее, если документ адресован непосредственноГенеральному директору, то он передается ему на рассмотрение, Генеральныйдиректор проставляет резолюцию с указанием конкретных исполнителей подокументу.
Если же документ адресован конкретному руководителю низшего звена, либо в конкретное подразделение – то он передается туда.Соответственно, либо данные о подразделении-получателе и конкретном исполнителесразу вносятся в регистрационную карточку, либо уже после рассмотрениядокументов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: авторрезолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.
Карточка имеет раздел «Сведения о движении документа»,в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции идальнейшее движения документа от исполнителя к исполнителю.
Поле «Состояние документа» отражает стадию работы сним и может принимать следующие значения:
– Поступивший документрегистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставлениярезолюции – значение «Передан руководству».
– После рассмотрения руководителем врегистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе– значение «На исполнение».
– Поступивший документрегистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю – значение «Наисполнение»
– Документ исполнен – значение«Исполнен»
В поле «Исполнитель» указывается, кому передаетсядокумент.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей,ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюциипервым, и этот исполнитель первым заносится в список.
В поле «Срок исполнения (Контрольная дата)»проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Эта дата не можетбыть меньше текущей./>/>/>/>/>/>/> 3.4. Выбор технических средств автоматизацииделопроизводства. />/>/>/>Выбор конфигурации компьютера.
Возможности компьютера определяются следующимихарактеристиками:
1. Производитель (Intel,AMD), тип процессора (Celeron, Pentium), а также тактовая частота процессора.
2. Объем оперативной памяти (RAM).
3. Характеристика материнской платы.
4. Емкость жесткого диска (HDD)
5. Видеокарта, объем и типвидеопамяти.
6. Мультимедиа возможности (CD-ROM,звуковая плата).
7. Сетевая карта.
8. Тип корпуса: экранировка,количество мест для дополнительных устройств, возможности энергосбережения.
9. Возможности модернизации.
Для наших целей самой важной характеристикой является производительность процессора, так как нам придется работать с базами данных,пусть они и будут храниться на сервере, и графическими изображениями.
Предлагается приобрести 2 компьютера Pentium III-600/64MB/6.4GB/8VB AGP/ATX./>/>/>/>/>Выбор сканера.
/>/>/>В офисе используются два типа сканеров: протяжные ипланшетные. Первые по принципу работы (протяжка листа через сканирующую часть)удобны для сканирования отдельных листовых документов. Их достоинство в том,что они занимают мало места. В нашем случае не исключена возможность, чтопридется сканировать листы из книг, журналов, переплетенных документов, поэтомулучше приобрести планшетный сканер, по принципу работы сходный с копировальнымаппаратом, — оригинал помещается на неподвижное стекло, а сканирующееустройство движется под стеклом вдоль листа. Нам будет достаточно нецветногосканера, с быстродействием 10 секунд на лист, с разрешающей способностью400х400 точек на дюйм, поддерживающий формат А4. и А3.
Рекомендуется приобрести сканер модели HP ScanJet 2200 C/>/>/>/>/>Выбор монитора
При покупке монитора большое значение имеет размер экрана.От него зависит объем отображаемой на экране информации. В настоящее время всеболее популярными становятся монитора с экраном 17 дюймов. Крайне важным являются также качество изображения и уровень излучения выбираемогомонитора. Информация на экране может отображаться в различных видеорежимах,которые определяются числом точек, из которых состоит изображение. Это можетбыть 640х480 точек, 800х600, 1024х768 и т.д.
Чем больше – тем лучше. Для того, чтобы изображениеимело хорошее качество в конкретном видеорежиме, монитор и видеокарта должныподдерживать частоту обновления кадров не ниже 85 герц. Еще один показатель –размер зерна. На современных мониторах размер зерна не превышает 0,28 мм., а на высококачественных мониторах составляет 0,24-0,26 мм. Рекомендуется приобрести монитор Samsung Samtron 55E 0.28, 50-120Hz. />/>/>/>Выбор устройства архивации данных.
Для минимизации возможных потерь используютсяустройства архивации данных – накопители на магнитной ленте, намагнитооптических дисках, на CD-R. Рекомендуется использовать в качественакопителей CD-R диски Verbatim 700Mb 80 min.
Сеть и сетевые платы будут использованы те, что ужеустановлены на предприятии.
Заключение
Информационная системанеобходима организации для предоставления нужной информации в нужное время и внужном месте. Вопрос оценки ее качества сводится к оценке качества порождаемогов ней информационного продукта с учетом затрат на него. Исходя из проведённого анализа, установлено, что в настоящее времяРГП” Волгааэронавигация” не испытывает значительных финансовых ипроизводственных трудностей. Но в условиях необходимости обеспечениябезопасности полетов, основным критерием выбора программного обеспечения,выступает надежность и устойчивость работы сети.
Важным фактором являетсявозможность интеграции локальной информационной сети РГП «Волгааэронавигация» слокальными сетями партнеров, в том числе и зарубежных, через глобальные икорпоративные сети.
Аппаратное обеспечение предприятия позволяет автоматизироватьдокументооборот без крупных капиталовложений. Финансово-экономическое положениепредприятия позволяет реинвестировать часть прибыли на создание информационнойсети, обеспечивающей автоматизацию процесса принятия управленческихрешений и создание корпоративной информационной сети, обеспечивающейавтоматизацию документооборота.
Присоздании корпоративнойинформационной сети особое внимание должно быть уделено информационнойбезопасности и устойчивости сети связи. Устойчивость функционирования сетисвязи, прежде всего, связана с ее топологией, наличием резервов, качествомоборудования и методами его обслуживания.
Этим критериям, израссмотренных стандартных пакетов, наиболее полно удовлетворяет система LotusNotes. Система позволяет автоматизировать основные виды работ, связанных с документооборотом, легко интегрируется с документооборотом на бумажных носителях, не требуетзамены аппаратного обеспечения и может быть развернута на существующих сетяхсвязи. Переход на автоматизированную систему не связан с необходимостьюосвоения коллективом сложных приемов и методов работы, что также являетсяфактором, обеспечивающим надежность и устойчивость работы сети, возможностьпредоставления пользователям различных услуг.
Lotus Notes можетобеспечить:
· удаленный доступпользователей к ресурсам сети;
· созданиераспределенных банков данных, что снижает стоимость их эксплуатации и уменьшаетвремя доступа пользователей к информации.
Наданный момент для предприятия важно грамотно провести автоматизациюдокументооборота, используя собственный опыт и опыт предприятий гражданскойавиации создатьэффективную структуру управления.
Автоматизациядокументооборота предприятия предполагает следующие результаты:
· решениестратегических и тактические задач за счет улучшения использования трудовыхресурсов, уменьшения затрат на персонал, увеличения прибыли, реагирования наизменения объёмов работ;
· повышениеорганизационного уровня производства и труда, оптимизация численного состава засчет исключения дублирования связей, сокращения уровней иерархии;
· оптимизациязагрузки работников и подробное описание выполняемых ими функций и решаемыхзадач на каждом рабочем месте, что положительно скажется на безопасностиполетов за счет персонификации ответственности.
Используемые источники
1. Анохин В. Н. Результаты и проблемы разработки и реализации технологии территориальногоуправления природопользованием на основе автоматизированных информационных икадастровых систем. Материалы Всероссийской научно-практической конференции.Самара. 2006. С. 33-34.
2. Бажин И.И. Информационныесистемы менеджмента. –М.: ГУ-ВШЭ,2000. –688с.
3. Гиляровский Л. Т. Экономическийанализ. М: «ЮНТИ» 2006.- 611с.
4. Земляченко С. В. «Организациядокументооборота как неотъемлемая часть работы главного бухгалтера»Главбух №1, 2001 год.
5. Кожекин Г. Я., Синица Л. М.«Организация производства» Учебное пособие для студентовэкономических вузов — Минск: Экоперсерктива, 1998 год.
6. Веснин В.Р. Основы менеджмента.– М.: ГНОМ-пресс, 1999. -436с.
7. Гагаринская Г.П. Менеджмент: стратегия выживанияорганизации. Самара.: Дом печати, 2006 год.
8. Гительман Л.Д. Преобразующий менеджмент.- М.: Дело, 1999.
9. Дубровский В.И. Организация ипланирование работы баз ЭРТОС предприятий гражданской авиации. –М.: Транспорт,2006. -220с.
10. ДубровскийВ.И., Эксплуатация средств навигации и УВД. – М.: Воздушный транспорт, 2006.-381с.
11. Зубков Б.В.,Минаев Е.Р. Основы безопасности полетов. -М.: Транспорт, 2001. -142с.
12. Калянов Г. Н…Структурный системный анализ. М: «ЛОРИ» 1999.- 241с.
13. Коуров Л. В. Информационныетехнологии.- Минск: «Амалфея», 2000.-191с.
14. Мазур И.И.,Шопиро В.Д.Реструктуризация предприятий и компаний / Под общейредакцией профессора И.И Мазура. -М.: Высшая школа,2000.