«Искусство научного управления это эволюция, а не изобретение»

РОТАРИАНСКАЯ АКАДЕМИЯ ЛИДЕРОВРефератИрина Ворончук(Магадан-Ренессанс) Роль руководителя клуба Ротарии стили руководства«Искусство научного управления – это эволюция, а не изобретение» – справедливо заметил Ф.У.Тэйлор, один из классиков менеджмента. Осмысленная и целенаправленная деятельность любого коллектива требует управленческого регулирования в четырех его главных ипостасях – планирования, организации, руководства и контроля. «4-вопросник» предложенный Гербертом.Тейлором, (Президент РИ 1954-55 г.) в качестве шага по спасению предприятия, оказался настолько полезным, что ротарианцы приняли этот вопросник как часть программы по гуманизации производственных отношений, как кодекс чести; используется во всем мире в деловых и академических кругах как ценное правило в деловых и межличностных отношениях. Идеи Тейлора стали основой, разработанной в 1989 году «Декларации ротарианцев, занятых в бизнесе или непроизводственной деятельности». Поэтому ротарианец всегда задается вопросом, что бы он мог сделать полезного для себя и для других. Для него важно доброе имя, посему принадлежность к ротарианскому братству само по себе является гарантом честности, порядочности, высокой нравственности, выполнения кодекса чести в бизнесе и в повседневной жизни. Среди ротарианцев много представителей малого и среднего бизнеса, врачей, юристов, бухгалтеров и представителей других профессий. Ротарианский клуб – это сообщество ведущих бизнесменов и специалистов, представляющих различные сферы деятельности, демографический срез того региона, города, где клуб осуществляет свою благотворительную деятельность. Поэтому президент при привлечении в клуб новых членов должен обращать внимание на принадлежность данного кандидата к той сфере деятельности, которая не представлена в клубе. Чем шире представительство различных сфер деятельности среди участников клуба, тем полнее информация о реальной ситуации в данном регионе, его нуждах и потребностях населения, на которые должна быть направлена благотворительная деятельность клуба. Одна из целей клуба – воспитание лидерских качеств, которые помогают членам клуба в их повседневной профессиональной деятельности. При этом не надо забывать, что при всей универсальности ротарианских принципов необходимо учитывать особенности национальной культуры и реальной экономической ситуации, простое копирование ни к чему не приведет. С тех пор как в Российской Федерации изменилась форма собственности и предприятия перешли в частные руки, вопросы взаимоотношений между работниками и работодателями с каждым годом становятся все сложнее. В этих сложных отношениях философия бизнеса, правильная организация труда и взаимоотношений в коллективе, умение создать команду и руководить ею, ответственное отношение к делу играют решающую роль. Именно эти навыки вырабатывает ротарианское движение у членов клуба, необходимые как для руководства клубом, так и для профессиональной деятельности каждого из участников клуба. Этому в полной мере способствует предусмотренная Уставом ежегодная сменяемость (ротация) руководства клуба, при одновременной подготовке преемника, через институт президента-преемника. Президент-преемник, выполняя поручения действующего президента клуба, готовится к выполнению функций президента. Он, имея возможность наблюдать, анализировать, делать выводы, планирует свою будущую деятельность, «Основные задачи на ротарианский год» своего президентства: количественное и качественное пополнение клуба, выполнение проектов, повышающих имидж Ротари в глазах общественности; посильный вклад в Ротарианский фонд, в том числе клубный, формирование лидеров, на уровне Округа. Действующий президент, обучаясь сам, обеспечивает обучение членов своего клуба, организуя семинары и тренинги после прохождения обучения на УП. Ежегодные обучающие семинары для президентов клубов разъясняют ключевые вопросы деятельности клуба Ротари: роль и обязанности президента клубавыработка цели на предстоящий годвыборы и подготовка руководства клубаадминистративная структура клубачленствосоциальные проектыФонд Ротаридеятельность клуба по связям с общественностьюматериалы для руководствапланирование на предстоящий год и на длительный периодротарианский Устав Такая форма работы дает возможность клубу сохраняя преемственность накопленного опыта, развивать свою деятельность, расширяя диапазон приложения сил и средств клуба, планировать деятельность не только на предстоящий год, но и на длительную перспективу. Вовлекая в организацию новых ротарианцев, их не просто берут в клуб, привлекают к участию в деятельности, на конкретную позицию, с конкретными обязанностями, его берут в систему. Важным моментом при этом является ознакомление вновь принятого ротарианца с «Декларацией ротарианцев, занятых в бизнесе и непроизводственной деятельности», являющейся кодексом чести ротарианца и с 4х-вопросником Ротари, определяем роль и обязанности в зависимости от индивидуальных качеств, интересов и наклонностей каждого привлекаемого к работе клуба. Ценя уникальное разнообразие наших людей, мы становимся по-настоящему сильной организацией. Как же конкретно пополнять свой клуб и как сохранять его членов? – вопрос, который задает себе каждый президент. Клуб – это место, где должно быть интересно, поскольку в нем находятся социально активные и самодостаточные люди. Человек, который впервые приходит в клуб как гость, обращает внимание прежде всего на состав, атрибутику, атмосферу в клубе, на значимость дел, неформальные, но уважительные отношения. Если человек не приходит во второй раз, значит какой-то компонент отсутствует и его не привлек клуб с необычным названием «Ротари.» Заседания должны тщательно готовиться и превращаться в праздник, а не в колхозное собрание 30-40 годов и не в партхозактив времен застоя. Каждому ротарианцу в клубе, особенно вновь принятому, надо найти дело по душе, пусть на первых порах это будет небольшое, разовое задание. Непосещение или спорадическое посещение заседаний является первым признаком потери интереса к клубу и его делам. Может быть, высок вступительный взнос, неудобное время и место встреч, давление “стариков”, дорогие обеды и банкеты, заорганизованность, неинтересные программы, слишком много “штрафов”, командно-административная система руководства, неприязнь к кому-либо из клуба, пресловутая российская разболтанность, нежелание заниматься черновой работой, ложная мотивация при вступлении в клуб, завышенный уровень самооценки, Прежде всего руководитель должен проанализировать причины, что служит поводом сбоев в деятельности клуба Совместная работа и позитивное отношение крайне необходимы для успеха. Особую роль в организации успешной деятельности играет личность руководителя – президента клуба. Клуба как модели бизнеса, общества. Для стратегического руководителя личная власть – это, прежде всего, ответственность, отказ от индивидуалистических ценностей, если они идут вразрез с коллективными целями. Большое значение имеют деловые и нравственно-психологические качества руководителя клуба – президента. Такие как: компетентность, наличие достаточного опыта работы в определенной сфере общественной деятельности, нравственные достоинства – честность, высокая требовательность к себе и другим, развитое чувство долго и ответственности; оперативность и гибкость, умение самостоятельно и своевременно принимать обоснованные решения, создавать условия для их реализации, совместными усилиями команды; умение аргументировано распределять функции и делегировать обязанности председателям комитетов, членам клуба. Большую роль личность руководителя играет стимулирование у членов клуба к деятельности по генерации и аккумулированию идей. Важно, чтобы президент выполнял не только представительские функции, но и включался глубоко в содержание работы клуба, умел обеспечить консолидацию команды, сплоченность членов, чему способствует привлекательность и позитивная оценка друг друга, наличие общих групповых ценностей, норм и правил поведения, низкий уровень конфликтности, что создает возможность для реализации интересов и целей членов клуба. При организации деятельности клуба президент должен учитывать, что высокая эффективность и выживаемость клуба связаны не с тотальным единообразием мнений и стилей, а именно с многообразием и разнообразием позиций, точек зрения, идей и подходов к решению проблем. Поэтому перед руководителем – президентом стоят следующие задачи: формирования групповой нормы взаимодействия между членами организации, которая связана с толерантностью их друг к другу, конструктивного принятия и понимания другой точки зрения, в том числе критической;учет фактора психологической совместимости людей, различающихся по возрасту, полу, ценностям, происхождению, темпераменту, стилю мышления, профессиональной принадлежности и реализуемым социальным ролям;реализация стиля управления на основе индивидуального подхода к каждому члену клуба, с учетом особенностей его темперамента и стиля мыслительной деятельности;принятие во внимание эффективности каждого члена клуба и использование его сильных сторон при постановке целей и формулировании заданий. В результате достигаются такие цели как:создание единой командыоптимизация понимания между членами клубаформирование навыков взаимопомощиформирование навыков предотвращения потенциальных конфликтов и конструктивного разрешения возникающих конфликтовповышение креативного потенциала работающей команды. Единая команда отличается следующими признаками:устойчивыми неформальными отношениями,сравнительно стабильной групповой динамикой,хорошей психологической атмосферой,положительными взаимными оценками людей по отношению друг к другу. В своей деятельности президент должен учитывать, что в любом коллективе, в том числе и в общественной организации возможно возникновение конфликта. Действительно вряд ли можно работать и взаимодействовать всегда ровно, без проблем, противоречий и напряжений в отношениях. Чтобы деловой конфликт протекал конструктивно, руководителю организации, президенту клуба, необходимо следовать таким рекомендациям:при обсуждении выбора целевой группы, проблем социума, которые берется решать клуб, важно, чтобы члены клуба были настроены на понимание друг друга, а не на борьбу с целью отстаивания только своей позиции и давление на других членов клуба, в деловом конфликте не рекомендуется отступать от предметно-содержательного обсуждения проблемы и «переходить на личности». Если в качестве аргумента необходимо апеллировать к своему статусу и правам руководителя, необходимо следить за тем, чтобы этот аргумент не перешел в авторитарное давление,не допускать возникновения деструктивного, разрушающего конфликта, в результате которого возможно ухудшение взаимоотношений между членами клуба, вплоть до разрыва. Следует учитывать, что конструктивный или созидательный творческий конфликт способствует улучшению отношений и углублению взаимопонимания между членами клуба. При конструктивном конфликте обязательно должно быть найдено решение проблемы. В качестве наиболее часто встречающихся причин деструктивных конфликтов в общественной организации можно выделить:неумение до конца выслушать друг другаотсутствие установки на понимание точки зрения другого человекастремление во всех проявлениях партнера видеть только личную заинтересованность и не замечать объективных аспектов общения. Президент клуба должен учитывать, что большинство интриг, тактических приемов давления на партнера и манипулирование им, имеет скрытой целью, прежде всего, борьбу за власть, не желание выполнять и принимать групповые требования и ценности. Классик менеджмента Анри Файоль характеризует власть, как ответственность, и различает в руководителе «авторитет власти на основе Устава и личный авторитет, основанный на уме, знаниях, опыте, на нравственной силе и т.д.» В хорошем руководителе, по его мнению «личный авторитет должен быть необходимым дополнением к власти, принадлежащей ему по Уставу». Когда мы говорим о должностной и лично власти руководителя – это не значит, что он является полностью независимым и может принимать любые решении, навязывать свою волю и действовать в соответствии со своими желаниями, не принимая в расчет мнение членов клуба. Абсолютной власти не существует. Власть руководителя ограничена следующими факторами:имеющимися у него официальными правами и полномочиями в соответствии с уставомего влиянием на членов клубаего зависимость от других членов клуба, признанных экспертами в определенных вопросах. В значительной мере успешность организации напрямую зависит от стиля руководства клубом Президента. Именно Президент решает, каким образом он выстраивает работу команды: поручает часть дел другим или делает часть ее с другимиберет ли на себя решение многих проблеманализирует опыт предшественника и вырабатывает свои подходы к решению вопросов.Социологические исследования А.М.Омарова выделяют следующие виды отношений с членами клуба, определяющие индивидуальный стиль руководителя, президента клуба в нашем случае:Моделирование полномочий: руководитель сосредоточивает полномочия у себя; делит их со своими сотрудниками; передает полномочия, но на контроль исполнения затрачивает времени больше, чем если бы их выполнял самУстановление ответственности: берет ее полностью на себя; делит ее с подчиненными; старается возложить ее на других членов клубовАктивность и инициативность: исходят только от руководителя, а со стороны подчиненных не поощряется; их проявляют и руководители и подчиненные; ожидает инициативы со стороны, сам избегает проявлять ееОрганизация выработки решений по управлению: принимает и отменяет решения единолично; решает дела вместе с рядовыми членами клуба, а единолично – лишь самые сложные вопросы; обходит решения вопросов, особенно сложныхПоведение при недостатке знаний: решает лично даже те вопросы, с которыми недостаточно знаком, не скрывает своего незнания; не стремится восполнить пробелы в собственных знанияхПозиция относительно самостоятельности рядовых членов: навязывает им свое мнение; заинтересован в их самостоятельной работе; они предоставлены сами себеПреобладающие методы руководства: обычно приказывает, никогда не просит; часто делает замечания; обращается к ним за советами, с поручениями и просьбамиОсуществление контроля деятельности рядовых членов: постоянно и жестко контролирует работу, причем в процессе контроля вмешивается в ее деятельность; контролирует работу регулярно, но не вмешивается в их работу, отмечает успехи исполнителей; контролирует работу от случая к случаюХарактер требовательности к исполнителям: придирается, предъявляет к ним несправедливые требования, требует по принципу «давай, давай!»; справедливо требует; требует эпизодически, нерегулярноРеакция на советы и возражения исполнителей: не считается с их соображениями; регулярно советуется с ними, особенно в сложных ситуациях; далеко не всегда имеет свое мнение, подчас исполнители дают ему не только советы, но и указанияВосприятие критики со стороны рядовых членов: не скрывает своего отрицательного отношения к критике; на критику не обижается и старается использовать ее для улучшения обстановки в коллективе; критику выслушивает, но соответствующие меры не предпринимаетСостояние контактов с рядовыми членами клуба: сознательно ограничивает общение с ними и держится от них на расстоянии; регулярно общается с ними и информирует их о проблемах коллектива; вступает в панибратские отношения с нимиПсихологический такт в общении: обращается с рядовыми членами клуба, не считаясь с общепринятыми нормами; проявляет нетактичность и даже грубость; обращается вежливо и доброжелательно; в обращении равнодушенСамооценка: считает себя незаменимым в команде, ничем не обнаруживает своего превосходства над другими; безразличен к тому, как его оцениваютСоотношение решения функциональных и социально-психологических задач: интересуется только достижением функциональных целей, независимо от настроения команды; старается создать хорошие отношения между людьми в организации, удовлетворяет справедливые требования их; не заинтересован в работе и подходит к ней формальноСотрудничество и взаимное доверие: в организации отсутствует отношения взаимного доверия и сотрудничества; члены клуба поддерживают дружеские отношения; индифферентны по отношению друг к другуБлижайшее окружение: члены правления подчиняются руководителю безоговорочно; старается окружить себя квалифицированными специалистами; члены правления считают себя квалифицированнее руководителя (причем последний очень осторожен в действиях, поскольку боится за свое положение)Продуктивность работы команды в отсутствие руководителя: не снижается; повышается; снижаетсяОтношение к нововведениям: консервативен; охотно их поддерживает; старается их избегать Тип стиля руководителя определяется тем из названных компонентов, которые доминируют в его личности. Грамотный руководитель старается совместить эти стили, что способствует созданию оптимальных условий для самореализации каждого члена команды, стимулирует коллективный способ обсуждения и принятия решений. Такой руководитель способен организовать команду единомышленников и профессионалов, не подбираемых им на основе личной симпатии и «послушности», а объединенных целью служения обществу. Такой руководитель способен принять мнение другого члена команды, даже, если оно расходится с его собственным мнением, если понимает, что рекомендации оппонента пойдут на пользу общего дела. Большое значение в деятельности руководителя, президента клуба Ротари является грамотно выстроенная работа по связям с общественностью. Взаимодействие с общественностью – двухсторонний процесс: с одной стороны клубу легче определить «болевые точки» в городе и эффективнее помогать горожанам; с другой стороны, эта возможность разъяснять общественное предназначение Ротари. Этими вопросами занимается в клубе Комиссия по работе с общественностью и СМИ (PR). «Когда дело касается популяризации Ротари в городе, вполне очевидно, что это должно поручаться наиболее подготовленным ротарианцам. В средствах массовой информации прежде всего освещаются городские проекты ротарианского клуба, особенно, если они требуют поддержки и координации усилий заинтересованных организованных организаций города. Руководству клуба необходимо поддерживать нормальные рабочие отношения с радио- и тележурналистами, желанными гостями на заседаниях и мероприятиях ротарианского клуба. В средствах массовой информации обычно освещаются примечательные события и годовщины ротарианского клуба, ротарианские акции по линии Ротарианского Фонда, обмены специалистами, программы по борьбе с голодом, стихийными бедствиями и болезнями, ротарианские стипендии для студентов; официальные визиты губернатора Округа; интересные программы; месячники; ротарианские обмены». (В.Ф.Донской) Важным в работе руководителя клуба Ротари является участие в общегородских и областных комиссиях, координационном совете общественных организаций при губернаторе и мэре года, что дает возможность взаимодействия с другими общественными организациями, при создании совместных социальных проектов, и в определении целевых групп, выявлении проблем, обмен информацией. Учитывая тот факт, что часто в регионе не сформировано «благотворительное пространство» для удовлетворения нужд и потребностей различных групп населения, находящихся в кризисных ситуациях, руководство клуба. Ротари, как наиболее устойчивое, эффективное и успешное среди общественных организаций, имеющее опыт проектной деятельности, в том числе международной, опыт по привлечению средств на реализацию проектов, может и должно возглавить работу по формированию благотворительного пространства с целью более эффективного распределения благотворительных средств. Одним из способов общения с другими организациями является проведение клубных вечеров с приглашением представителей других общественных организаций, спонсоров, волонтеров, представителей власти. Эти встречи проводятся по инициативе руководителя клуба Ротари с учетом предложений участников клуба. Этим занимается рабочая группа, создаваемая для проведения конкретного мероприятия. При подготовке определяется тематика клубного мероприятия, разрабатывается сценарий, определяется круг приглашенных лиц, распределяются обязанности между членами клуба, конкретизируются задачи каждого. Например, ротарианцы, которые участвуют в профессиональном развитии, делятся опытом о том, как с наименьшими потерями можно войти в мир бизнеса. Одновременно проведение клубных вечеров – это отличная возможность поближе познакомиться с ведущими специалистами и бизнесменами, финансовые возможности которых позволяют спонсировать некоторые проекты клуба. Сегодня руководителям общественных организаций необходимо в совершенстве овладеть современным стилем руководства, позволяющим применять навыки, полученные при руководстве общественной организации в осуществлении своей профессиональной деятельности. В новых социально-экономических условиях необходимо преодолевать сложившиеся стереотипы мышления и действия. А это процесс сложный, требующий времени и взвешенного подхода. «Следует отметить, что в Ротари не допускается административно-командный стиль руководства. Президент НЕ является единовластным хозяином в клубе. Более того, в Уставе Ротари ясно говорится о том, что руководящим органом клуба является правление клуба».(В.Ф.Донской). Каждому ротарианцу в клубе дается возможность, уникальный шанс попробовать себя в роли руководителя. В этом и смысл выстроенной и выверенной системы ротарианской организации. Поэтому очень важно, чтобы каждый вступивший на пост президент, сам для себя вдумчиво и реально оценил свои возможности и, ясно понимая, что деятельность организации во многом зависит от стиля управления, решил, как он будет выстраивать работу в клубе, как будет осуществлять руководство, чтобы не нарушить, а непременно приумножить достигнутые успехи. Для этого, чтобы управлять клубом, помимо квалификации в области менеджмента, требуется хорошее знание людей. Президент клуба должен быть в состоянии оценивать, направлять, объединять, поощрять, мотивировать и развивать людей. А для того, чтобы добиваться инноваций в деятельности клуба, он должен не только сам обладать известной мерой фантазии и креативности, он должен допускать и поощрять творческое мышление у других.