Діловий текст. Його редагування та виправлення

ЗМІСТ
Вступ
1. Особливості офіційно-ділового стилю документів
2. Діловий текст та його складові частини
3. Редагування документів
4. Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень
Висновки
Література

Вступ
В сучасних умовахглобальної інформатизації суспільства, стрімкого розвитку стосунків діловогопартнерства (в тому числі і закордонних контактів) помилковим було б думати, щопрофесія секретаря-референта обмежується прийманням відвідувачів, відповідямина дзвінки, носінням документів на підпис керівникові. Так було в недалекомуминулому. Сьогодні ж секретар — цеуніверсальний (і свого роду унікальний) фахівець, що може практично все. А дляцього, зрозуміло, він повинен володіти відповідними знаннями ізнайрізноманітніших галузей науки і техніки, зокрема, інформатики, педагогіки,психології, документознавства, етики і естетики, мовознавства та ін. Звідси іскладність професії, труднощі в роботі, особливо початківця. Легко працюватитільки поганому секретарю, але такі, як правило, довго не затримуються на ційпосаді. Зайве наголошувати, що секретар — це обличчя фірми, її імідж, зрештою,її фінансова успішність і стабільність. Ділові партнери, спілкуючись насампередіз секретарем, складають думку про всю організацію, і потім цю думку дуже важкозмінити.
Сучаснесуспільство потребує все більше кваліфікованих спеціалістів з такої важливої сфериуправлінської діяльності, як референтна справа. Лише на перший погляд можездатися, що професіясекретаря-референта досить проста і працювати ним зможе будь-хто. Заглибившись у сутьсправи, розуміємо, що ця праця потребує не тільки відмінних фахових знань, а йбагатьох особистих якостей, які є далеко не в кожного.
Тема курсовоїроботи – «Діловий текст. Його редагування та виправлення».
Мета курсовоїроботи – ознайомитися з особливістю офіційно-ділового стилю документів, діловимтекстом та його складовими частинами, з формою редагування документів,виправлення тексту та технічними прийомами виправлень.

 
1.Особливості офіційно-ділового стилю документів
Офіційно-діловийстиль визначають такі особливості:
1. Точність,послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторськихрис.
2. Наявністьмовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Це такзвані кліше — усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією ісприймаються як звичайний, обов’язковий компонент. Наявність стандартнихвисловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипностізасобів в однакових ситуаціях.
Кліше — це мовніконструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталенезвучання.
Розрізняютьпрості, ускладнені та складні кліше.
Прості кліше — цемовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до,вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.
Ускладнені — щомають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активнуучасть, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.
Складні — мають усвоїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьбиз організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою,наказ оголосити особовому складу академії тощо.
3. Наявністьреквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів складреквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення,способу обробки. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документизручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.
4. Логічність іаргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображенняправильного стану речей, послідовність та об’єктивність фактів і оцінок,нейтральність тону.
5. Відсутністьіндивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасникиділового спілкування здебільшого виступають у ролі представників певнихорганізацій, закладів і виражають їхні інтереси — тобто є носіями певнихфункцій. У зв’язку з цим прояви індивідуальності в діловій мові вважаютьсявідступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.
6. Лексиказдебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, якусаме галузь суспільного життя обслуговує офіційно діловий стиль, він можемістити суспільно-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексикутощо [11, с. 131-132].
2.Діловий текст та його складові частини
 
Текст, як головний елементбудь-якого документа, має чітко й переконливо відбивати причину й мету йогонаписання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.
Як факт мовленнятекст являє собою окремий індивідуальний (або колективний) твір, продуктмовлення. За логіко-психологічними ознаками текст становить одиницю, яка виражаєсудження. і інформаційного погляду текст є цілісним і зв’язнимповідомленням, складеним для передачі та збереження інформації.
Проблемивідтворення специфіки ділового тексту безпосередньо пов’язані з виборомспособів, прийомів передачі компонента одиниць різних рівнів мови — ділової,термінологічної лексики, словотворчих засобів, синтаксичних структур тощо.Основними рисами тексту ділових документів є:
— нейтральний тонвикладу змісту лише у прямому значенні;
— точність таясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю та послідовністю викладуфактів;
— документальність(кожний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрімають свою черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;
— наявністьусталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;
— суворарегламентація тексту.
Специфікаофіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно від того, хто єбезпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано,офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.
На думку вчених,визначальна функція тексту — бути засобом соціальної комунікації в усіх сферахсуспільного життя. Від умілого, грамотного, логічно послідовного викладу матеріалузалежить культура писемного ділового мовлення.
Саме текст іфактична реалізація його — це та проблема вироблення культури письма,розв’язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполученняслів, уміння користуватися словесними формулами, розрізняти стильовіособливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.
Текст повиненмати такі комунікативні якості: стислість, послідовність викладу матеріалу, лаконічність,смислову точність, логічність, об’єктивність, простоту, виразність мови істилю, влучність думки тощо. Вони знаходять своє вираження в мовнихконструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звіт,діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у логічних елементах [11].
Основні елементитексту документа.
Підготовкатекстової частини документа — одна з найважливіших операцій, що визначаєкультуру документування. Текст (лат. tехtum — тканина, зв’язок, побудова) — висловлювання, що складається з певної кількостіречень, має структурну і змістову завершеність. До ознак тексту відносяться:визначена кількість речень та наявність теми і основної думки; послідовність тазавершеність викладу; граматичний і змістовий зв’язок між реченнями.
Текст документаскладаєтьсяз логічних елементів: вступу, доказу та закінчення. Вступ готує адресата досприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що ставпідставою створення документа і тому подібне). У доказівикладаєтьсясуть питання (докази, міркування, пояснення, які можуть супроводжуватисяцифрами, розрахунками, посиланнями на законодавчі акти, інші аргументи). У закінченніформулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути як активним,так і пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію мусить виконатиадресат, пасивне -інформує його про якийсь факт, обставину тощо.
Діловетекстотворення має необмежені можливості для реалізації мовленнєвої культури врізних ситуаціях, для аналізу мовних засобів (лексичних, граматичних,стилістичних), для формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки:
— текстидокументів містять повідомлення про факти, явища суспільного життя: оцінкуділових і моральних якостей фахівців різних галузей народного господарства; звіти,інформацію про роботу; конкретні, реальні пропозиції;
— текстидокументів уможливлюють спостереження різноманітних засобів мовлення, відповідністьїх цілям, умовам ситуації; ;і наліз структури мовлення з урахуванням його комунікативнихякостей; виявлення функцій мовлення (комунікативної, волютативної тощо),створюючи на їхній основі лексико-тематичні групи;
— текстидокументів дають змогу формувати оцінне ставлення, критичну чи позитивну думкущодо мовного оформлення тексту; додержання основних правил його складання; виконуватилінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види документів, структуру тексту, йогосемантику; свідомо оволодівати змістом тексту залежно від спеціальності, фахутощо;
— текстидокументів спрямовані на формування практичних умінь і навичок їх оформлення;на компонування його логічних частин; на вироблення умінь професійно грамотнооцінювати комунікативні можливості текстів документів, з якими працюватимемайбутній фахівець у певній сфері виробничої діяльності [11, с. 133-134]
Рубрикаціятексту.
Рубрикацієюназивається членування тексту на складові частини, графічне відокремленняоднієї частини від другої, а також використання заголовків, нумерації та ін.Рубрикація є зовнішнім виразом композиційної побудови тексту. Ступіньскладності рубрикації залежить від змісту — його обсягу, тематики іпризначення.
Найпростішоюрубрикою є абзац — відступ вправо на початку першого рядка кожної частинитексту. Інакше кажучи, абзац означає частину тексту між двома відступами.
Абзац служитьпоказником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Розподіл тексту заабзацами дозволяє адресату робити невеликі зупинки і дає можливістьзосередитися на прочитаному.
Абзац можескладатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення.Абзац може охоплювати і ряд речень, як зв’язані в одну складну думку. Однакабзац завжди розкриває внутрішньо закінчену смислову одиницю.
Абзацнечленування тексту нерідко поєднується з нумерацією — числовим, а також буквенимпозначенням послідовно розташованих частин тексту. Нумерація підкреслюєнеобхідність самостійного розгляду кожного пронумерованого елементу перечислення. Нумерація використовується для кількісного позначення сторінокоб’ємного тексту та може розташовуватися на одній сторінці.
В даний часвикористовуються дві системинумерації. Перша -традиційна, побудована навикористанні знаків різних типів — арабських і римських чисел, великих літер,які поєднуються з абзацними відступами. Вона застосовується при перечисленнітез, пунктів, правил. Друга використовує тільки арабські числа, розташовані впевній послідовності.
При цьому вибіртого чи іншого варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу,складу, композиційної побудови. У найпростіших випадках використовуються тількиоднотипні знаки -арабські чи рядкові літери.Тексти складної побудови вимагають застосовувати комбіновані способи абзацного членування і нумерування. Привикористанні знаків різних типів система цифрового і буквеного позначенняповинна будуватися за висхідною лінією: А… Б… В… Г…; I…II…III…IV… і т. д.
Римськими числами(заголовні літери використовуються рідко) позначаються інформаційно великічастини переліку, які розбиваються на підрозділи, що, в свою чергу, позначаютьсяарабськими числами і т.ін. Більш великі порівняно з абзацами рубрики можутьотримувати і словесні найменування — параграф, глава, розділ, які такожнумеруються.
Прирубрифікуванні слід пам’ятати:
1. Рубрики можуть нумеруватися тільки втому випадку, якщо в тексті присутні бодай два однорідних елементи перечислень.
2. Однотипні засоби нумерації (слова,цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однотипних частин.
3. Комбіновані способи нумераціївимагають суворого дотримання правил пунктуації.
В сучасномуділоводстві все частіше застосовується цифрова система рубрикації, при якій:
1. кожна складова частина тексту, якавідповідає діленню, отримує свій номер. Номери проставляються тільки арабськимичислами, після кожного числа ставиться крапка;
2. номер кожної складової частинимістить всі номери відповідних складових частин більш високих ступенів ділення.
Наприклад, текстскладається з трьох розділів: 1, 2, 3.Кожен з розділів ділиться на глави. Глави першого розділу матимуть позначки,які складаються з двох чисел — 1.1., 1.2., 1.3. і т д. Другий розділ, відповідно, матиме позначки: 2.1., 2.2., 2.3. Глави можуть
ділитися напараграфи. Параграф першої глави матиме такий вигінд: 1.1.1. Так само позначаються і наступніглави — в порядку іростання. Використанняцієї системи нумерації дозволяє не використовувати слова „частина”,„розділ”, „глава”.
Важливимизасобами рубрикації є заголовки та підзаголовки.
Заголовок завжди є структурнимелементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематикудокумента, а нерідко і його головну ідею.
Заголовок повиненчітко відповідати тексту бути логічно повноцінним і досить коротким.
Підзаголовок використовується тільки тоді,коли текст складної будови і мусить не тільки членуватися з використаннямчисел, а й вимагає інформативної прив’язки у вигляді речення. Підзаголовокдоповнює заголовок, конкретизує, роз’яснює його при членуванні складноготексту. Так під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків.Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань(проблем), які в документі розглядаються.
Важливимтехнічним прийомом є нумерація сторінок тексту. Якщо текст оформлений накількох сторінках, то кожна сторінка його, окрім першої, повинна бутипронумерована. На титульній сторінці її номер не позначається, але рахується.Якщо документ містить титульну сторінку і зміст, то на перших двох сторінкахномер теж не проставляється. Але рахується так само. Порядковий номер сторінкипроставляється в одному місці арабськими числами: 2, 3 іт.д. Спосібпроставлення сторінки може бути центровим або кутовим. Якщо вибраний центровийспосіб, то сторінка проставляється по центру аркуша паперу з урахуванням лівогоі верхнього полів. Якщо ж вибраний кутовий спосіб, то сторінка проставляється управому кутику верхнього поля, з однаковим відступом від краю сторінки вліво ізверху до числа не менше10 мм. Слово „сторінка” непишеться [1, с. 38-39].
Оформленнятитульної сторінки.
Тексти з великимобсягом інформації, які мають вигляд самостійної роботи типу реферату,монографії, дослідження (дисертації), повинні мати титульну сторінку. На ній проставляєтьсяконкретна інформація, яка відповідає змісту, вказує на виконавця документа(роботи), дату створення (видання), місце видання і, подеколи, має прив’язку доорганізації (підприємства) чи структурного підрозділу (автор документа), дедана робота фіксувалася.
Зміст має вигляд короткого заголовка (назви) і пишеться великими(заголовними) буквами. Розташовується посередині аркуша паперу. В деякихвипадках, коли заголовок невеликий (в обсязі 40 знаків), може писатися через розрядку (пробіл).
Виконавецьдокумента (укладач) позначається під заголовком. Вказується його офіційний абонауковий статус з перерахуванням посади, вченого звання (якщо вони є). Повністюпишуться прізвище, ім’я, по батькові.
Якщо виконавців(укладачів) кілька, то вони проставляються один під одним в алфавітному порядкуабо за службовим ранжиром, згідно з тими посадами, які вони обіймають, чивченими ступенями.
Автор документа(повна назва організації, де документ створювався) пишеться одразу відверхнього поля центровим способом.
Місце виданняпозначається як географічний пункт, на території якого проживає автордокумента. Пишеться внизу сторінки з урахуванням нижнього поля. Частовказується і назва видавництва, якщо вона є.
Дата документа натитульній сторінці має позначку тільки календарного року, який пишетьсяарабськими числами, без будь-яких інших графічних деталей типу лапок, дужок,рисок, крапок. Наприклад:2007.
Всі реквізитититульної сторінки повинні відділятися один від одного певними інтервалами [1].
Способи виділеннятексту в документах.
Для підсиленнязначення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документахвикористовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу.Виділення тексту в документі звертає увагу читача на ту інформацію, яка може,на думку автора, нести смислове навантаження. Окрім того виділення тексту абойого частини має і естетичне значення.
Може бутивиділене одне або кілька слів, але не більше одного речення.
Спосіб перший — підкреслення частини текстусуцільною або пунктирною лінією. Такий спосіб найчастіше допускається впідзаголовках. Наприклад: „ТЕХНОЛОГІЯ ОБРОБКИ І ІСТОРІЯ. Відображення ідисперсія світла”, де перше речення — заголовок, а підкреслене друге речення — підзаголовок.
Спосіб другий — написання літер жирним шрифтом абокурсивом. Сучасні технічні засоби (насамперед персональний комп’ютер)дозволяють вибрати будь-який інший тип шрифту, відмінний від основного. Наприклад:„Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система”, або„Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система”.
Спосіб третій — написання через розрядку (пробіл),яке виглядає як рівномірні пропуски між літерами тексту. Найчастіше так виділяютьзаголовок (назву) і подекуди — одне чидва слова. Наприклад: „В призматичних приладах інтервали хвильзменшуються…”
Спосіб четвертий допускає,в окремих випадках, виділення слів з акцентом чи пафосом в текстах великимибуквами. Наприклад: „На зламі століть УКРАЇНА зайняла відповідне місце на картісвіту…”
Спосіб п’ятий передбачаєзастосування в тексті іншого кольору шрифта. Як правило, текст має чорний коліршрифта. За допомогою кольорової фарби для принтера можна виділити слово абочастину тексту іншим кольором.
Можна комбінуватидеякі способи, поєднувати їх, але не всі. Можна поєднати розрядку з жирнимшрифтом. Наприклад: „ в с ь о г о”. Дозволяєтьсяпоєднувати використання іншого шрифту з підкресленням. Наприклад: „ …сума пільгових виплат…”
Не бажанопоєднувати в тексті виділення іншим кольором разом з розрядкою чи підкресленням.Це ж стосується і поєднання жирного шрифту з розрядкою і підкресленням.Перенасичення графічно-технічними виділеннями в тексті недопустиме. На однійсторінці можна виділити від одного до трьох слів або одне речення.[1].
Додатковівідомості в текстах службових документів.
У деяких видахдокументів зустрічаються доповнення до основного тексту. Доповнення можуть мативигляд приміток, виносок, додатків.
Примітка — доповнюючи пояснення до частини тексту.Примітка оформляються тільки на тій сторінці, де в тексті є вказівка про неї.Вказівка про примітку позначається арабськими літерами. В тексті може бути однаі більше приміток. Примітку розташовують після основного тексту, з урахуваннямнижнього поля. Переносити примітку на іншу сторінку не дозволяється.
Примітка пишетьсяодразу від краю лівого поля словом „Примітка”. Якщо примітка в текстіодна, то в кінці даного слова ставиться крапка. Якщо ж приміток кілька, тодіслово „примітка” пишеться у множині і біля нього ставиться двокрапка. Припевній кількості приміток їх нумерують і розташовують одна під одною в порядкупослідовності їх появи в тексті документа.
Бажано таккомпонувати текст, щоб приміток було якомога менше. Перенасичення тексту приміткаминівелює роботу з документом, ускладнює сам текст під час прочитання і розуміння його.
Існує другийрізновид доповнень — виноска.
Виноска — це доповнення до слова, фрази,речення. Виноска оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуваннямнижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька, якщо постала необхідність щось прокоментувати.Виноски розташовуються тільки в межах однієї сторінки, на іншу сторінку їхпереносити не слід. На одній сторінці повинно бути не більше трьох виносок.
Виноски друкуютьнезалежно від того, який обсяг основного тексту, але так, щоб останній рядокостанньої виноски знаходився на рівні нижнього поля. Основний текст відділяютьвід виноски прямою лінією довжиною від лівого поля 15-20 ударів клавішею-пробілом.Після лінії роблять відступ до тексту виноски в два інтервали. Знаки виноскидрукують від лівого поля з абзацу. Текст виноски друкують меншим шрифтом. Якщовиносок кілька, то відстань між ними становить два інтервали.
Доповнення дотексту можуть мати вигляд додатка — самостійного реквізиту за № 22. Якщо документ має додатки, то вониоформляються таким чином:
Додаток: на 10 арк. у 2 прим.
Коли додатків — доповнень до основного текстубагато, вони мають свою власну нумерацію і в порядку послідовності їхрозташовують в документі після основного тексту. Такі додатки можуть мативласний титульний лист. На титульному листі додатків пишеться центровимспособом без всіляких позначок слово Додатки. Такі додатки часто зустрічаютьсяв документах науково-технічного, дослідницького та звітного характеру. В такомувипадку текст додатків друкують, як і основний, через 1,5 інтервала. Інформація про наявністьдодатка в тексті зазначається у змісті з посиланням на порядковий номерсторінок [1, с. 40-45].
Правила підготовкитексту документа.
На завершенняподаємо загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, якізабезпечують реалізацію комунікативних якостей ділового мовлення, додержаннялексичних, граматичних та стилістичних норм.
Отже, готуючи текстдокумента, варто дотримуватися таких правил:
1. Писати простими реченнями, щобполегшити сприймання документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні)словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту. Наприклад:
згідно з Вашимпроханням…
відповідно доПостанови Кабінету Міністрів…
у порядкуобміну досвідом…
Такі стандартнівирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання,скорочуючи час на пошуки формулювань.
3. Вживати прямий порядок слів у реченні(підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає наоб’єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає насаму дію.
4. Для точності і ясності висловлюванняу простих реченнях уживати прямий порядок розташування членів речення.
5. Складнопідрядні речення вживати длявисловлення причинно-наслідкових зв’язків. Будуючи ці речення, слід пам’ятати,що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, якщо, за умови,щоб, де як, внаслідок того, що.
Складнопідрядніречення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням,відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надаютьбільшої переконливості проханню й пом’якшують враження від відмови.
6. Місце підрядного речення залежить відтого, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне реченняпояснює лише одне слово головного, воно, як правило, іде слідом за ним.
Якщо підряднеречення належить до групи присудка у головному або до всього головного речення,воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконаннядій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення).
Наприклад: „Зогляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала меншеніж годину” або: нарада тривала менше ніж годину з огляду на те, що…”
7. З метою скорочення тексту можнавживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, щовикликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковийзворот починає, а не завершує фразу.
Наприклад: „Враховуючи…Вважаючи… Беручи до уваги… Керуючись… Розглянувши поданий на затвердженняпроект документа…”
8. Замінювати займенники іменниками.
Не вживатиемоційних виразів та не показувати суб’єктивного ставлення до викладеного. Тонслужбового документа нейтральний.
9. Слід пам’ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, через що текствикладається від третьої особи.
Наприклад: „Колегіяухвалила. Ректорат затвердив”.
10. У розпорядчих документахзастосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую (унаказі), пропоную (у вказівках).
11. Вставні слова на початку реченнясприяють точності і ясності висловлення (напр.: на наш погляд, на нашу думку, безперечно, безумовно,без сумніву, на жаль, перше, отже, звичайно, до речі).
12. Не прийнятовживати особові займенники замість іменників (напр., вона замість дирекція,він замість прізвища й імені тощо).
13. Назву документа писати з новогорядка, з великої літери, крапка після назви відсутня (за вимогами Єдиного державногостандарту).
14. Деякі реквізити документів (слова„Порядок денний”, „Слухали”, „Виступили”, „Ухвалили”,„Затверджую”, „Погоджено”, „Видати” та деякі інші резолютивніслова) пишуть з великої літери і друкують великими буквами. Друкується документчерез 2 міжрядкові інтервали, лівеполе — 2,5—3 см, праве — до 1 см.
15. Слід дотримуватися естетикирозміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвахдокументів, прізвищах.
16. Дату після документа проставляютьзліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах — зліва вгорі, на штампі або післяназви документа. Далі, внизу, в цьому ж рядку, де записано дату, ставлять свійпідпис точніше, розпис), ще далі, в дужках, -ініціали й прізвище адресанта(-ів) [11].
3.Редагування документів
Слово „редагування”походить з латинської мови і означає „приведений до порядку”. Редагування-це аналіз, перевірка, спрямована на виправленнятексту, призначеного для опублікування або для безпосереднього використанняйого як документа.
Редагування — складний творчий процес. Основнамета редагування — ліквідація мовних помилок.Окрім того, в процесі редагування встановлюється відповідність тексту зокрема ідокумента загалом різним вимогам: перевіряється фактичний матеріал, оцінюєтьсякомпозиційна будова документа, вдосконалюються його мова і стиль викладу.
Редагуванняслужбових документів можливе тільки при високому рівні володіння літературноюмовою, навичками та прийомами роботи з документами. Сучасній діловій людинізнання щодо правки документів різного призначення та видів вкрай необхідні.
Службовадокументація охоплює всі сторони життя і діяльності людей, а тому якістьслужбового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієїдіяльності.
Основаредагування — робота з текстом. Текстповинен будуватися на основі певного, послідовного і доказового мислення. Приредагуванні текстів застосовують основні логічні закони.
Закон тотожності.
В межах цьогозакону предмет думки одного міркування, одного доказу, однієї теорії повинен залишатисянезмінним. Закон тотожності вимагає, щоб у процесі міркування одне знання пропредмет не підмінялося на інше. Якщо ця вимога порушується, то руйнуютьсялогічні зв’язки.
Закон тотожностімає практичне значення. Так, починаючи обговорювати якийсь предмет, необхіднобути впевненим, що обидві сторони вкладають в нього один і той же зміст. Якщоспівбесідники не сходяться в розумінні термінів і по-різному трактують їх,обговорення стає беззмістовним. Закон тотожності стосується і тих осіб, якідосить нечітко і неконкретне ведуть мову про якийсь факт чи ситуацію.
В практиціділового спілкування це часто зустрічається: повідомляється про щось, алеведеться мова про інше (побічне). Так, великої помилки припускаються ті, хтоописуючи один важливий факт, переходить на деталі, забуваючи про суть і метупредмета. Наприклад, подекуди на службових нарадах, засіданнях доповідач,повідомляючи про мету свого виступу, відступає від конкретики і починаєговорити про сторонні речі. Мета в такому випадку не досягнута і час втрачениймарно.
Закон протиріччя.
Згідно з цимзаконом не можуть бути однаково правильними (істинними) обидва висловлювання(повідомлення), одне з яких що-небудь стверджує, а друге — заперечує в той же час. Наприклад,описуючи в звіті фінансово-виробничий стан за попередній календарний рік, авторповідомляє, що організація досягла найвищих показників у цьому році. Не меншвисоких показників було досягнуто і в минулому році”. В цьому випадкуперше твердження заперечується наступним. Це — нонсенс, який завдає шкоди не тільки авторитету автора документа, а йсамій організації, якщо документ призначений для виходу за її межі. Слідвідмітити, що закон протиріччя не дає теоретичної відповіді на питання, яке з судженьвірне. Достовірність вивіряється тільки практикою.
Закон виключення третього.
Основний змістцього закону логіки полягає в наступному: якщо є два судження, які суперечатьодне одному, то одне з суджень обов’язково правильне, а друге -неправильне. Отже, між ними не можебути середини — третього судження.Наприклад, у тексті документа може бути повідомлено, що організація виконалаплан повністю, але недовиконаною залишилася ланка роботи…”.
Закон достатньоїпідстави.
Цей законформулюється так: для того, щоб визнати судження про предмет істинним, повиннібути вказані достатні підстави для цього. Не досить тільки стверджуватищо-небудь, необхідно думку (точку зору) обґрунтувати. Інакше кажучи,підтвердити її фактами, інакше висловлювання залишиться голослівним.
При редагуванніслужбових документів необхідно знати основні вимоги, обов’язкові дляпред’явлення доказів.
Доказ (доказовість) — це логічна дія, в процесі якоїістинність положення обґрунтовується судженнями безумовно істинними.
Таким чином,судження базується на тезисах та аргументах.
Тезиси —положення, які доводяться.
Аргументи-судження, які повинні довести тезиси.
Наприклад: „умови,за яких колектив не виконав планових зобов’язань, були важкими (тезис) черезнедопостачання сировини та тривале відключення електроенергії(аргументи)”.
Вимоги до доказів (аргументів):
— тезис і аргумент повинні бути чіткимита ясними в формулюванні;
— в ході доказу тезис повинен бутинезмінним, тобто доводити слід щось одне, а не перескакувати на інший предмет;
— тезис і аргумент не повиннісуперечити один одному;
— як аргументи повинні застосовуватисясудження, положення, які не викликають сумнівів, тобто їх слід перевірятипрактикою;
— доказ (аргумент) повинен бути цілкомдостатнім для підтвердження тезису [1, с. 165-166].
Етапи роботи надслужбовим документом.
Робота надтекстом самого автора або іншого службовця розпочинається з вичитки в цілому.При першому прочитанні не рекомендується вносити виправлення одразу. Можназробити помітки на сторінках або в самому тексті олівцем. Якщо текст складний,то бажано робити помітки на окремих аркушах паперу, які потім скріплювачемпідшивають до редагованого документа.
Перед тим, якрозпочати виправлення, слід продумати і з’ясувати в цілому всю послідовністьроботи. При цьому треба звернути увагу на те, які можуть знадобитися додатковівідомості, що слід підібрати з інформативних даних, які види виправлень можутьбути використані.
Перший етап — уважне ознайомлення з текстом. Прицьому перевіряється весь фактичний матеріал і звертається увага на те, чи йогодосить або забагато. В процесі роботи на цьому етапі ретельно перевіряються всіджерела, цитати, бібліографічні дані. Свої зауваження, якщо вони виникли підчас роботи над текстом, редактор повинен погодити з автором документа.
Другий етаппередбачає безпосереднє виправлення документа. І Іри цьому особа, яка займаєтьсяредагуванням, сама вирішує, який план робіт на цьому етапі буде найкращим. Впроцесі одночасно вирішується і питання мовного стилю. Для полегшення роботивикористовуються вже готові замітки, зроблені під час першого прочитаннятексту.
Необхідною умовоюпрофесіональної роботи на цьому етапі є використання коректурних знаків.
Третій етап — готовий матеріал друкується, а одинз варіантів тексту подається автору.[1, с. 167].
4.Виправлення тексту татехнічні прийоми виправлень
Виправленнятексту, який підлягає редагуванню, здійснюється В кілька прийомів.
1. Виправлення-вичитка-порівняння передрукованого тексту звідредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.
Тут частозустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слідзнову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому текстічорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується коженпримірник. У ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.
2. Виправлення-скорочення-викидання з тексту довгих тазаплутаних речень, мало суттєвого матеріалу.
Цей прийомвиправлення тексту застосовується:
а) у текстах, якіносять загальний характер, перенасичені неаргументованими посиланнями,цитатами;
б) у текстах,перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;
в) для спрощення складнихсинтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться пролаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання неповинні перевищувати 4-5 сторінок);
3. Виправлення-переробка-застосовується в тих випадках, колиавтор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичнийматеріал, надати документу літературного стилю. Службовець, який займаєтьсяділоводством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різногохарактеру, впорядкувати інформацію належним чином.
4. Виправлення-обробка — комплексний вид виправлень. Вінмістить:
— аналіз та остаточний відбірфактичного матеріалу;
— оцінку та покращання композиціїрукопису;
— мовне виправлення тексту;
— перевірку правильності зовнішньогооформлення.
У процесівиправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправленняповинні узгоджуватися з автором.
У процесіредагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.
Факти — основа змісту кожного документа, доних ставляться особливі вимоги. По-перше, достовірність даних повиннабути абсолютною, тобто всі дані повинні бути перевірені і відповідати темі(питанню). Автор може помилитися відносно прізвищ, чисел, хронологічних дат,джерел походження інформації, назви міст — тут діло знавець повинен звіритифактаж з енциклопедій, довідників, словників та інших інформаційних джерел.
Окрім того,помилки можуть бути допущені різними особами та технічними пристроями(друкаркою, неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та ін.).
По-друге, повнота відомостей повиннабути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об’єктивного їх вирішення.Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чистопрактичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергуце стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін.Однак, зайві деталі теж є недоліком.
По-третє, важлива і актуальністьвідомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даниймомент, у даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення(службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певнихструктур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадкузавжди повинні бути вичерпні та конкретні. В процесі роботи над виправленнямдокументів зручно і надійно використовувати коректурні знаки.
Коректурні знаки-система графічних позначок, якіслужать я вказівки місця та характеру виправлення помилок у тексті. Коректурнізнаки допомагають економити робочий час на певні пояснення, оскільки вони ємісткими і конкретними. Оволодіння коректурними знаками кожною діловою особоюне тільки полегшить роботу укладачеві (автору) документа, а й вирішить проблемиз коректуванням документів у колективі [1, с.168].
Системакоректурних знаків (найпоширеніших):Коректурний знак Значення Z Зробити в тексті абзац – Друкувати текст без абзацу │┐┬ Вписати пропущену букву, викреслити її √ Вставити слово (слова) ! — Ліквідувати пропуск між буквами (-) Зменшити пропуск між словами I Зробити пропуск між словами І — І Викреслити неправильно надруковане слово XX Викреслити непотрібний текст ……….. Відновити слово, текст ~ ~ Поміняти місцями сусідні букви, слова 3 2 1 Поміняти місцями слова в реченні
W w ^ Ліквідувати розрядку (пробіл)
/> Зробити вставку є Є Замінити малу букву на велику або велику на малу
/> Переставити слово (слова) з одного рядка в інший 1? ? Пересунути текст вліво або вправо до вказаної межі —– Зробити розрядку (пробіл) в слові )- (— Збільшити або зменшити міжрядковий інтервал
Виправлення в тексті, зроблені за допомогою коректурних знаків повиннінаноситися синім або чорним чорнилом. Не можна писати олівцем! Всі коректурні знаки повинні бутичіткими.
В деяких випадкахпід час редагування використовують технічні способивиправлення помилок.
Спосіб перший — підчистка: лезомабо гострим ножем під кутом 45 градусівдо площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати неслід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу.Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.
Спосіб другий — підрізка. Означаєті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Можевикористовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типуватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його загладжують ізнову наносять необхідні знаки.
Спосіб третій — використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься напомилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковануінформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків зпроміжками між ними.
Папір з водянимизнаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніякимспособом!
Використання тогочи іншого способу допускається тільки після урахування цільового призначення документа,його змісту та ролі в документообігу окремо взятого закладу.
Коректурнівиправлення допускаються в обмеженій кількості, але рекомендуються таківиправлення в більшості випадків тільки для документів внутрішньогопризначення.
Фінансовідокументи та документи бухгалтерського характеру ніяким виправленням непідлягають [1, с. 169-170].

Висновки
У процесівиконання курсової роботи було розглянуті такі питання:
особливостіофіційно-ділового стилю документів;
діловий текст тайого складові частини;
редагуваннядокументів;
виправленнятексту та технічні прийоми виправлень.
Треба підкреслитиважливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.
Важливе місце вділоводстві займає редагування документів, тому секретар-референт повинен досконалознати визначені нами матеріали.

Література
1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч.посібник. — Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.
2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа тасучасне справочинство. — Львів: Оріяна — Нова, 2001. — 392 с.
3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря.Практичний посібник. — К.: КНТ, 2006. — 280 с.
4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах:Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. — К., 1994. -176 с.
5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английскойнаучно-технической литературы: Учебное пособие. — Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. — 184 с.
6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальнийпосібник. — К.: МАУП, 2002. -224 с.
7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение:Учебник. — К.:Знання,2003. -459 с.
8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл.юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред.професора Н. П. Осипової.-Х.: Одісей, 2006.-144 с.
9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. — К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. — 324 с.
10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальнийпосібник. — 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. — 337 с.
11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.
12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. — Вінниця: ВНТУ, 2004. — 80 с.
13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотекаУкраїни імені В. І. Вернадського. — К.: НБУВ,2002. — 209 с.
14. Стенюков М. Б. Секретарскоедело. — М.: Приор, 1996. -192 с.
15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. — К.: Атіка, 2004. — 592 с.
16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. — М.: Ось — 89, 2005 — 208 с.
17. Шепель В. М. Имиджеология:Секреты личного обаяния. — 2-е изд. перераб. и доп. — М.: Культура и спорт;ЮНИТИ, 1997. — 382 с.
18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник –К., Кондор, 2008-212 с.