Часть I.
Делопроизводство сегодня определяетсястандартом как «отрасль деятельности», обеспечивающая документированиеи организацию работы с документами” (ГОСТ Р51141-9).
Документирование — это процесссоздания и оформления документа. Государственный стандарт определяетдокументирование как «запись информации на различных носителях по установленнымправилам».
Должностная инструкция –это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правовогоположения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающийусловия для его эффективной работы. Нормативной базой для разработкидолжностных инструкций является Квалификационный справочник должностейруководителей, специалистов и других служащих, утвержденный ПостановлениемМинистерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. Справочник содержит квалификационные характеристики должностей служащих, являющиесянормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функцийработников. В качестве нормативной базы квалификационные характеристикидолжностей служащих предназначены для применения в организациях и напредприятиях всех форм собственности независимо от их ведомственнойподчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываютсядолжностные инструкции для конкретных работников.
На схеме 1рассматривается порядок работы с входящими, исходящими и внутреннимидокументами. Организация работы с входящими документами (отмеч. Краснымистрелками) начинается с приема документов, предварительным просмотром, затемрегистрацией, рассмотрением документов руководителями, далее направлениемдокументов пользователям для ознакомления и исполнения, далее организовываетсяконтроль над исполнением поручений, а следом документы формируются в дела ираспределяются в местах хранения, и в заключении документы либо передаются вархив, либо уничтожаются, либо ими пользуются дальше.
Несколько другой оборотпроисходит в работе с исходящими документами (отмечены зелеными стрелками). Здесьдокументы подготавливаются, обсуждаются и согласовываются, затемрассматриваются и утверждаются руководителями, после чего рассылаютсяпользователям для ознакомления и исполнения, здесь так же осуществляетсяконтроль за исполнением документов и поручений, а порядок формированиядокументов в дела и распределение в местах хранения такой же, как с входящимидокументами.
Также, помимо входящих иисходящих документов, существуют внутренние документы (отмечены синимистрелками). Они пересекаются как с входящими документами, так и с исходящими.Здесь документы подготавливаются, обсуждаются и согласовываются, затем, как правило,регистрируются, а после направляются пользователям для ознакомления иисполнения, здесь так же осуществляется контроль за исполнением внутреннихдокументов, а порядок формирования документов в дела и распределение в местаххранения абсолютно идентичен предыдущим документам.
Итак, технология работы сдокументами объединяет шестнадцать основных делопроизводственных процедур. Переходот одной процедуры к другой называют «технологическим шагом».К примеру: после регистрации, исходящий документ отправляется (по почте)адресату; или после того, как руководитель рассмотрел документ, его направляютсотрудникам для ознакомления или (с поручением) исполнения.
Схема 1.
/>
Часть II
Номенклатура дел – этосистематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводствеучреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием срокових хранения.
Номенклатура делоформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ –пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ееподписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который онараспространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер.Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). Взаголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяетсяданная номенклатура дел.
Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание Признаки заведения дел 1 2 3 4 5 6
02- Управление по персоналу
02/1 – Отдел кадров 02/1-01
Должностные инструкции сотрудников
копии Пост. ст.35 Подлинники в ОК
Предметно-вопросный, номинальный,
авторский 02/2-02 Штатные расстановки 75 лет ст. 34
Предметно-вопросный, номинальный,
авторский 02/2-03 Приказы генерального директора по личному составу (прием, перевод, увольнение) 75 л. ЭПК ст.66 Номинальный, авторский, предметно-вопросный 02/2-04 Годовой отчет за 2007 Пост. ст. 575а т/п 1989 Номинальный, предметно-вопросный, хронологический 02/2-05 Переписка с филиалами по вопросам основной деятельности организации 5 л. ЭПК ст. 56 Номинальный, корреспондентский, географический 02/2-06 План работы ОК организации Пост. Ст. 572а Номинальный, предметно-вопросный, хронологический
Наименование должностируководителя
структурногоподразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Поокончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельнопостоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записиноменклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивномуучреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив)или в собственный архив организации (если документы не сдаются нагосударственное или ведомст-венное хранение). О том, что сведения переданыархиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности иподписью сотрудника архива.
ЧастьIII
Оригинал
гор. Москва 27 марта 2007 г.
Приказ N 356/5
1. Морозову Надежду Алексеевну — товароведа, уволить за систематические нарушения трудовой дисциплины, выразившиеся в опозданиях на работу.
2. Главному бухгалтеру обеспечить производство расчета с Н.А. Морозовой в установленном порядке.
3. Начальнику отдела кадров выдать Н.А. Морозовой трудовую книжку, оформленную в соответствии с законодательством.
4. Ознакомить Н.А. Морозову с настоящим приказом под расписку.
Основание:
докладные об опозданиях Н.А. Морозовой от 15.02.96 г., 23.02.96 г., 17.03.96 г.; объяснительные Н.А. Морозовой, согласие профкома предприятия от 19.03.96 г., п. 3 ст. 33 КЗоТ РФ.
Директор ООО « Драйв Моторс»
Канащенко А.А.
Исправленныйвариант
Унифицированная форма №Т-8
Утверждена постановлением
Госкомстата РФ от 5января 2004 г. №1
ООО «Драйв Моторс»
ПРИКАЗ № 356/5
о прекращении трудовогодоговора с работником
Прекратить действие трудовогодоговора от «15» февраля 2005г.
Уволить «27» марта 2007г.
1. Морозову Надежду Алексеевну — товароведа, уволить за систематические нарушения трудовой дисциплины, выразившиеся в опозданиях на работу.
2. Главному бухгалтеру обеспечить производство расчета с Н.А. Морозовой в установленном порядке.
3. Начальнику отдела кадров выдать Н.А. Морозовой трудовую книжку, оформленную в соответствии с законодательством.
4. Ознакомить Н. А. Морозову с настоящим приказом под расписку.
Основание: докладные об опозданиях Н.А. Морозовой от 15.02.96 г., 23.02.96 г., 17.03.96 г.; объяснительные Н.А. Морозовой, согласие профкома предприятия от 19.03.96 г., п. 3 ст. 33 КЗоТ РФ.
Руководитель организации
Генеральный директор Канащенко А.А. _____________________
С приказом ознакомлена Н.А. Морозова _____________________
Оригинал
Г-ну Журавлеву О.С.
руководителю Выставочногоцентра «Экспо-Бизнес»
№
На № от
Об аренде выставочнойплощади.
Сообщаем, что наша заявкана участие в осенней экспозиции центра утверждена отборочной комиссией.
Просим предоставить варенду 200 кв. метров выставочной площади в павильоне № 2 с 20.02.00 по10.03.00.Оплату гарантируем. Наш р/с…Генеральный директор Т.В. Грачев
Исправленный вариант
Г-ну Журавлеву О.С.
руководителю Выставочногоцентра «Экспо-Бизнес»
от Т.В. Грачева
Служебное письмо.
Сообщаем, что наша заявкана участие в осенней экспозиции центра утверждена отборочной комиссией.
Просим предоставить варенду 200 кв. метров выставочной площади в павильоне № 2 с 20.02.00 по10.03.00.Оплату гарантируем. Наш р/с…
Генеральный директор Т.В.Грачев _________________
М.П.
Оригинал
Руководителюавторемонтного салона Пескареву
Обращаюсь к Вам снастоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытанияотремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов насверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлениюсверхурочных в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросеи обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному.
Начальник мастерской
Н.И. Смирнов
Исправленный вариант
Руководителюавторемонтного салона
Пескареву Е.А. отначальника мастерской Н.И. Смирнова.
Докладная записка.
Обращаюсь к Вам снастоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытанияотремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов насверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлениюсверхурочных в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этомвопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному.
Начальник мастерской Н.И.Смирнов _____________________
«03» апреля 2006 г.