–PAGE_BREAK–
Глава 2. Электронные документы в архивах
2.1. Защита электронной документации
В работе любой фирмы однажды наступает момент, когда руководство и сотрудники фирмы понимают, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников. Особенно если этот документ был создан несколько лет назад. Иногда какой-то нерадивый сотрудник взял документ попользоваться и не вернул или потерял. Поиск необходимого бумажного документа поистине является проблемой. На помощь приходит система электронного архивирования или попросту система электронного архива. Это статья как раз и поможет Вам в вопросе организации, построении и создании системы электронного архива.
Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные) Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.
Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:
— более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;
— более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;
— более низкая стоимость архивного хранения ЭД;
— возможность контекстного поиска;
— новые возможности защиты документов;
— упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;
— принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).
Основные принципы построения системы электронного документооборота:
— соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
— распределенность;
— масштабируемость;
— модульность;
— открытость;
— переносимость на другие аппаратные платформы.
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
— регистрация документов;
— контроль исполнения документов;
— создание справочников и работа с ними;
— контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
— создание и редактирование реквизитов документов;
— формирование отчетов по документообороту предприятия;
— импорт документов из файловой системы и Интернета;
— создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
— работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
— электронное распространение документов;
— работа с документами в папках;
— получение документов посредством сканирования и распознавания.
— уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:
— обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
— поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
— исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
— экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление по токами документов в организации;
— поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
— обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
— протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
— оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
По характеру, угрозы электронным документам можно разделить на следующие типы:
— угроза раскрытия информации;
— угроза нарушения целостности документа;
— угроза потери доступа к документу;
— угроза подделки документа.
По типу воздействия, угрозы подразделяются на следующие типы:
— природные
— непреднамеренные техногенные
— преднамеренные
Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:
— обеспечение надежности функционирования технических средств;
— обеспечение резервирования каналов связи;
— резервное дублирование информации;
— ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;
— разграничение прав доступа к файлам и папкам;
— внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;
— защита от вирусов;
— защита от «взлома» сетей.
Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами и верификации подписей на таких документах в 2002 году был принят федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.
2.2. Архивные документы на нетрадиционных носителях
В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.
Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.
Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между Госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.
Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.
Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.
К типовому ПО для Госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом — ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.
Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.
Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.
Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.
Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.
Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для Госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «Госархив — орган управления архивным делом субъекта Федерации — Росархив», «федеральный архив — Росархив. К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.
Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе — с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда — и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.
Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде. Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.
Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.
Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость — первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента — в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.
Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах. Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.
Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.
Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.
Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по телекоммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.
Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.
Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно- и видеодокументы.
2.3. Программы, применяемые в архивах Омска и Омской области
Программа
AKIZ— автоматизированный контроль исполнения запросов (разработан ВНИИДАД, Москва,1991 г). Вся информация по работе в программах осуществляется вызовом справочного аппарата (клавишей F1).
Режим Просмотр
В режиме просмотра нижняя строка содержит подсказку навигации по записям и количества записей в БД, а также номер текущей карточки.
Существует возможность распечатки документов (F5): печать одной текущей карточки, печать всех карточек, печать всех, начиная с текущей.
Режим Поиск
1. Изначально требуется установить режим поиска, выбрав Установка фильтра на просмотр.
2. Затем, используя клавиши управления курсором, выбирают поле поиска.
3.Нажать клавишуEnter
4. Выбрать условие ($=> = )
5. Поле поиска выделить цветом, куда необходимо впечатать условие поиска.
6. Нажать клавишу Enter
7. Получить результат поиска.
Например.
Найти запрос для Сидорова С.П.
1. В нижнем меню отыскать режим ПОИСК, нажать клавишу Enter.
2. Выбрать режим поиска УСТАНОВКА ФИЛЬТРА НА ПРОСМОТР.
3. С помощью клавиш управления курсором выбрать поле ФАМИЛИЯ. Нажать клавишу Enter.
4.Выбрать условие =
5. В поле ФАМИЛИЯ впечатать Сидоров, нажать клавишу Enter.Фамилии следует впечатывать, используя клавишуShift
.
6. Выбрать « Нет других условий», Enter
.
7. Если карточек с заданным условием не найдено, нужно нажать любую карточку.
Режим Ввод/Исправление
1. В режиме Ввод/Исправление имеется дополнительная строка подсказок (сверху), где F
1 – Помощь, F
9— Корректировка,F
10– добавление.
2. Для того, чтобы в именующуюся запись внести изменения необходимо выбрать нужную запись посредством клавиш PgDn
и
PgUp
.
3. Нажать F
9 и выполнить Корректировку.
Для того, чтобы выйти из режима работы в программе AKIZ, необходимо выбрать режим MS-DOS, находящийся после режима ВВОД/ИСПРАВЛЕНИЕ.
К программе AKIZприлагается программа ASPIS
— Ведение списков продолжение
–PAGE_BREAK–