Введение
Тема курсовойработы – «Использование системы управления базами данных Acceess при ведениибухгалтерского учета затрат на производство». Система управления базами данныхАссеss ориентируется на обработку данных. Данные представляют собой набор фактов:они превращаются в полезную информацию лишь после того, как будут упорядоченыкаким-то разумным способом. Ассеss представляет собой инструмент для подобнойорганизации данных. Основное назначение системы – создание, обработка ииспользование реляционных баз данных на персональных компьютерах. По своимвозможностям система не уступает всем современным СУБД, а по отдельнымпоказателям и превосходит их. Курсовая работа состоит из трех глав:
В первойглаве рассматривается бухгалтерский учет затрат на производство. Учет затрат напроизводство слагается из наблюдения, измерения, регистрации, систематизациифактов и процессов общественного воспроизводства, а так же рассматриваются видызатрат на производство и их подробная классификация.
Во второйглаверассматриваются основныепонятия базы данных Access. В этой главе указаны возможные типы данных с которыми можноработать в Microsoft Access, отражены важные элементы и отличительные чертыданной базы данных.
В третьейглаве я описал использование СУБД для создания базы данных при ведениибухгалтерского учета затрат на производство. Здесь отражен порядок созданияновой базы данных, указан порядок создания таблиц, рассматриваются основныеучета затрат на производство, а также показан процесс подведения итогов с помощьюотчетов на конкретном примере
Актуальностьвыбранной темы заключается в том, что система управления базами данных нашласвое применение во всех сферах деятельности человека.
1.Бухгалтерский учет затрат на производство1.1 Задачи учета затрат напроизводство
Себестоимостьпродукции – выраженные в денежной форме затраты на ее производство иреализацию. В условиях рыночной экономики себестоимость продукции являетсяважнейшим показателем производственно-хозяйственной деятельности предприятий.Исчисление этого показателя необходимо для определения рентабельностипроизводства и отдельных видов продукции, осуществления внутрипроизводственногохозрасчета, выявления резервов снижения себестоимости продукции, определенияцен на продукцию, расчета экономической эффективности внедрения новой техники,технологии, организационно-технических мероприятий, обоснования решения опроизводстве новых видов продукции и снятия с производства устаревших.
Основныезадачи бухгалтерского учета затрат на производство – учет объема,ассортимента и качества произведенной продукции, выполненных работ и оказанныхуслуг, учет фактических затрат на производство продукции и контроль заиспользованием сырья, материальных, трудовых и других ресурсов, за соблюдениемустановленных смет расходов по обслуживанию производства и управлению,калькулирование себестоимости продукции, выявление результатов деятельностиструктурных подразделений, выявление резервов снижения себестоимости продукции.
Процесс производства – основополагающий в хозяйственнойдеятельности организации. По его характеру обычно определяются виды основнойдеятельности, содержание товарного знака и знаков обслуживания, названиеорганизации. Кроме того, уставный капитал формируется под условия, дающиевозможность осуществлять процесс производства. Под влиянием этого процессапостоянно находится финансовый результат от хозяйственной деятельностиорганизации – прибыль или убытки.
Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, которыйсплошь, непрерывно, взаимосвязано отражает любые хозяйственные операции,подтвержденные документами, обеспечивая достоверность, своевременность исуммарную точность информации.
Величина затрат значительно влияет на величину финансовогорезультата организации и на уровень цен, поэтому в бухгалтерском учете строгорегламентированы правила признания и учета затрат. Критерием признанияопределены: ПБУ 10/99 «Учет расходов», методика учета Планом счетов.
Себестоимость проданной продукции, работ, услуг формируется набазе расходов по обычным видам деятельности, признанных как в отчетном году, таки в предыдущие отчетные периоды, и переходящих расходов, имеющих отношение кполучению доходов в последующие отчетные периоды.
Определение расходов от обычных видов деятельности и порядок ихпризнания изложен в положении по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 «Учетрасходов».
Состав расходов, принимаемых в целях налогообложения организации,до 2002 г. определен в постановлении Правительства РФ от 5 августа 1992 г.№552 (с изменениями и дополнениями), с 2002 г. – в гл. 25 НК РФ«Налог на прибыль организаций».
В себестоимость продукции, работ, услуг организации включаютрасходы, связанные с использованием в процессе производства природных ресурсов,сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, трудовых и финансовыхресурсов и прочих затрат на ее производство и реализацию.
В себестоимость включают полную сумму таких расходов, но прирасчете налогооблагаемой прибыли к ее фактически полученной величине прибавляютрасходы, произведенные сверх нормы.
Кроме того, в себестоимость продукции включаются потери от брака,потери от простоев по внутрипроизводственным причинам.
Формированию бухгалтерской информации о затратах, ихклассификации, составу и видам производств, выпускаемой продукции, выполняемыхработ и оказываемых услуг должен предшествовать процесс разработки организациейбизнес-плана. В нем должны быть указаны показатели, включая составсебестоимости продукции, расчет продажных цен, прибыли и т.д., которыерасшифровываются в разрезе, необходимом для бухгалтерского синтетического ианалитического учета (управленческого) и финансового – для отчетности. Исходяиз показателей бизнес-плана, бухгалтерия формирует и разрабатывает учетнуюполитику организации, обязательную к применению при учете процессапроизводства.
Организацияучета затрат на производство продукции основана на следующих принципах:
– неизменностьпринятой методологии учета затрат на производство и калькулированиясебестоимости произведенной продукции в течение года;
– полнотаотражения в учете всех хозяйственных операций;
– правильноеотнесение расходов и доходов и расходов к отчетным периодам;
– регламентациясостава себестоимости продукции.
Одно изосновных условий получения достоверной информации о себестоимости продукциичеткое определение состава производственных затрат.
В нашейстране состав себестоимости продукции регламентируется государством. Основныепринципы формирования этого состава определены в Законе РФ «О налоге на прибыльпредприятий и организаций» и конкретизированы в Положении о составе затрат сизменениями и дополнениями, внесенными в это Положение, четко определившимииздержки, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг) и затраты,производимые за счет соответствующих источников финансирования (прибылиорганизации, фондов специального назначения, целевого финансирования и целевыхпоступлений и др.).
1.2 Видызатрат на производство
Затраты напроизводство и реализацию продукции состоят из стоимости используемых впроизводстве природных ресурсов, сырья, основных и вспомогательных материалов,топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов и прочих расходов поэксплуатации, а также внепроизводственных затрат.
Состав иструктура затрат на производство зависят от характера и условий производствапри той или иной форме собственности, от соотношения материальных и трудовыхзатрат и других факторов. Состав затрат по производству и реализации продукциирегламентируется Налоговым кодексом РФ. В соответствии с этим затраты напроизводство и реализацию продукции, исходя из их экономического содержания.
Затраты напроизводство объединяются в пять групп:
материальныезатраты (за вычетом стоимости возвратных отходов);
затраты наоплату труда;
отчисления насоциальные нужды;
амортизацияосновных фондов;
прочиезатраты.
Материальныезатраты включают в себя покупные сырье и материалы, входящие в составпроизводимой продукции. Это основные и вспомогательные материалы, комплектующиеизделия и полуфабрикаты, топливо всех видов, тара, запасные части для ремонта,малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, покупная энергия всех видов,затраты, связанные с использованием природного сырья (включая плату заприродные ресурсы), затраты на работы и услуги производственного характера,выполняемые сторонними организациями.
Стоимостьматериальных ресурсов, учитываемых в данной группе, складывается из цен ихприобретения, наценок и комиссионных вознаграждений, уплачиваемых снабженческими внешнеторговым организациям, стоимости услуг товарных бирж, брокеров,таможенных пошлин и платы за перевозку, хранение и доставку стороннимиорганизациями. Из стоимости материальных ресурсов, учитываемых в данной группе,исключается стоимость возвратных отходов, то есть таких, которые ввиду полнойили частичной утраты потребительских свойств используются с дополнительными расходамиили не используются вообще в качестве материальных ресурсов.
Рассмотримвиды затрат на производство более подробно:
МАТЕРИАЛЬНЫЕЗАТРАТЫ
– элементсебестоимости продукции (работ, услуг), в котором отражается стоимость:приобретаемых со стороны сырья и материалов, входящих в состав вырабатываемойпродукции или являющихся необходимым компонентом при изготовлении продукции(проведении работ, оказании услуг); покупных материалов, используемых впроцессе производства продукции (работ, услуг) для обеспечения нормальноготехнологического процесса и для упаковки продукции или расходуемых на другиепроизводственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроль,содержание, ремонт и эксплуатацию оборудования, зданий, сооружений, другихосновных фондов и пр.), а тж. запасных частей для ремонта оборудования, износаинструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования идругих средств труда, не относимых к основным фондам, износа спецодежды идругих малоценных предметов; покупных комплектующих изделий и полуфабрикатов,подвергающихся в дальнейшем монтажу или дополнительной обработке на данномпредприятии; работ и услуг производственного характера, выполняемых стороннимипредприятиями или производствами и хозяйствами предприятия, не относящимися косновному виду деятельности. Стоимость материальных ресурсов, отражаемая поэлементу «Материальные затраты», формируется исходя из цен их приобретения (безучета налога на добавленную стоимость), наценок (надбавок), комиссионныхвознаграждений, уплачиваемых снабженческим и внешнеэкономическим организациям,стоимости услуг товарных бирж, включая брокерские услуги, таможенных пошлин,платы за транспортировку, хранение и достатку, осуществленные стороннимиорганизациями. Затраты, связанные с доставкой (включая погрузочно-разгрузочныеработы) материальных ресурсов транспортом и персоналом предприятия, подлежатвключению в соответствующие элементы затрат на производство (затраты на оплатутруда, амортизация основных фондов, материальные затраты и др.).
Затраты наоплату труда – это затраты на оплату труда основного производственногоперсонала предприятия, включая премии хза производственные результаты,стимулирующие и компенсирующие выплаты, в том числе в связи с повышением цен ииндексаций доходов в пределах норм, предусмотренных законодательством, а такжезатраты на оплату труда не состоящих в штате предприятия работников, занятых восновной деятельности.
В затраты наоплату труда включаются:
– выплатызаработной платы за фактически выполненную работу в соответствии с тарифнымиставками, должностными окладами и др.;
– стоимостьпродукции, выдаваемой в порядке натуральной оплаты работникам;
– премии,надбавки к окладам за производственные результаты;
– стоимостьбесплатно предоставляемых работникам отдельных отраслей в соответствии сзаконодательством коммунальных услуг, питания, форменной одежды, жилья и др.;
– оплатаежегодных и учебных отпусков;
– Выплатыработникам, высвобождаемым с предприятий, в связи с реоганизацией, сокращениемштатов и др.
Отчисленияна социальные нужды – элемент себестоимости продукции (работ, услуг), в которомотражаются обязательные отчисления по установленным законодательством нормамгосударственного социального страхования в Фонд социального страхованияРоссийской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Государственныйфонд занятости населения Российской Федерации и фонды обязательногомедицинского страхования от затрат на оплату труда работников, включаемых всебестоимость продукции (работ, услуг) по элементу «Затраты на оплату труда»(кроме тех видов оплаты, на которые страховые взносы не начисляются).
Амортизацияосновных фондов
Основныефонды в процессе производства изнашиваются. Принято различать два вида износа:физичемкий и моральный.
Физическийизнос – это материальное снашивание как действующих, так и бездействующихосновных фондов. Вызывается по двум причинам: интенсивностью использования их впроцессе производства и влиянием естественных сил природы.
Моральныйизнос – процесс постепенного переноса стоимости основных фондов на производимуюпродукцию по мере утраты ими потребительской стоимости. Моральный износ средствтруда означает, что физически они пригодны, а экономически себя не оправдывают.1.3 Техника учета затрат напроизводство
Для учетазатрат на производство продукции (работ, услуг) используются следующие активныесчета: 20 «Основное производство», 21 «Полуфабрикаты собственногопроизводства», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственныерасходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 97 «Расходыбудущих периодов» и пассивный счет 96 «Резервы предстоящих расходов».
Счета 20 и23 – калькуляционные, на них исчисляется фактическая себестоимостьпродукции (работ, услуг) основного и вспомогательного производств.
В течениемесяца прямые, элементные затраты учитываются на основании первичных документовв себестоимости конкретных видов продукции (работ, услуг).
Косвенные,комплексные расходы включаются в себестоимость продукции по-разному, взависимости от характера и периода времени, к которому они относятся.
В частности,расходы, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к будущему времени(например, арендная плата, оплаченная вперед), учитываются на счете 97 «Расходыбудущих периодов» и списываются с него ежемесячно в доле, относящейся котчетному периоду (месяцу).
Предприятиеможет создавать различные резервы, относящиеся на себестоимость продукции(работ, услуг). Например, резерв на оплату отпусков работникам, на ремонтосновных средств и т.п. Ежемесячные отчисления в эти фонды учитываются на счете96 «Резервы предстоящих расходов».
Частькосвенных расходов, возникающих ежемесячно, учитываются на счетах 25«Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы».
На счете 25 учитываются расходы по обслуживаниюосновного (вспомогательного) производства. К ним относятся:
· расходыпо эксплуатации машин и оборудования (заработная плата вспомогательногоперсонала, отчисления на социальное страхование с их заработной платы,стоимость электроэнергии, смазочных материалов и т.п.);
· износосновных средств производственного назначения;
· затратына ремонт основных средств;
· расходыпо управлению (заработная плата персонала, обслуживающего производство сотчислениями на социальное страхование);
· хозяйственныерасходы (отопление, освещение, содержание помещений, арендная плата запроизводственные основные средства) и др.
На счете 26 учитываются расходы пообслуживанию и управлению предприятием. К ним относятся:
· административно-управленческиерасходы (оплата труда с отчислениями работников управления, командировочные,канцелярские, почтовые расходы и т.п.),
· общехозяйственныерасходы (износ и ремонт основных средств управленческого и общехозяйственногоназначения, оплата труда общехозяйственного персонала с отчислениями и т.д.),
· сборыи отчисления (налоги),
· непроизводительныерасходы (потери от простоев по внешним причинам, недостачи и порчи материальныхценностей на складах) и другие.
По окончании месяца общепроизводственныеи общехозяйственные расходы распределяются между отдельными видами продукции инезавершенным производством пропорционально сметным (нормативным) ставкам. Приотсутствии ставок расходы распределяются между видами продукции одним изперечисленных способов: пропорционально основной заработной плате, нормативнымили плановым затратам, сметным (нормативным) ставкам на содержание иэксплуатацию оборудования, массе и объему продукции, количеству отработанныхрабочими человеко-часов, количеству машино-часов оборудования и др.
При выборе способа распределениякосвенных расходов необходимо учитывать специфику работы предприятия, в томчисле уровень механизации и автоматизации отдельных участков, уровеньквалификации счетных работников и другие факторы.
Для распределения общехозяйственных и общепроизводственныхрасходов составляются специальные ведомости распределения этих расходов.Списание общехозяйственных и общепроизводственных расходов может производитьсяи иным способом: непосредственно на счет 90 «Продажи». Данный метод списания нетребует распределения расходов между объектами калькулирования.
Выбор того или иного способа списанияобщехозяйственных и общепроизводственных расходов осуществляется предприятиемсамостоятельно и должен быть закреплен в учетной политике предприятия.
2. Теорететическиеосновы базы данных Access
2.1Основные понятия базы данных
В файле базы данных Access могут храниться объектышести основных типов. Вместе эти объекты выполняют все основные функции СУБД исоставляют законченное приложение.
Таблицы содержат элементы данных в табличном формате(строка-столбец), подобном тому, который используется в электронных таблицах.База данных Access может включать до 32768 объектов (общее количество таблиц, форм,отчетов, запросов и т.д.), при этом одновременно можно открыть до 1024 таблиц,при наличии, конечно, достаточных ресурсов. Таблицы можно импортировать из базданных других приложений (таких как xBase и Paradox), баз данных архитектуры клиент-сервер (такихкак Microsoft SQL Server) или из электронных таблиц (например, Microsoft Excel или Lotus 1–2–3). Базы данных Access можно связывать стаблицами баз данных других типов (dBase, FoxPro, Paradox) форматированными файлами (такими, как текстовыефайлы в формате ASCII и рабочие листы Excel) и с другими базами данных Access.
Запросы связывают между собой данные нескольких таблиц(до 16 таблиц) и отображают их в виде некоторой виртуальной таблицы. Крометого, с помощью запросов можно указать, какие именно поля выбранных таблицнужно отобрать (всего до 255 полей) и как на их основании сформировать полявиртуальной таблицы. Критерии отбора определяют не только поля, но и строкиотбираемых данных.
Формы отображают данные, содержащиеся в таблицах изапросах, и позволяют добавлять, удалять или редактировать информацию. В формы можновставлять рисунки и диаграммы, а при наличии звуковой карты еще и комментарии имузыку. Далее в работе описано создание форм и добавление в них графическихобъектов. В Access 2007 в формы можно включать собственные процедуры на языке УВА(хранящиеся в модуле класса), с помощью которых можно управлять интерактивнымрежимом ввода, просмотра и корректировки данных.
Отчеты дают возможность печатать данные таблиц изапросов практически в любом формате. Access позволяет включать в отчет графические объекты,благодаря чему можно, например, распечатать полный иллюстрированный каталогпродукции фирмы. Отчеты Access предоставляют пользователям более гибкиевозможности, чем аналогичные функции большинства других систем управленияреляционными базами данных, включая системы, разработанные длямини-компьютеров. В отчеты Access можно включать такие же управляющие VBA-процедуры, как и вформы.
Свойства таблиц и их полей
Прежде чем добавить в новую базу данных первуютаблицу, следует познакомиться с основными понятиями и соглашениями, которые в Access применяются для описанияструктуры таблиц и их полей. Основным из этих понятий является понятие свойствтаблиц и полей.
Свойства таблицы описывают таблицу в целом.Задавать их не обязательно. Если же вы хотите определить какие-либо из свойств,это можно сделать, введя их значения в текстовые поля диалогового окна свойствтаблицы. Для этого нужно в режиме конструктора таблицы щелкнуть на кнопкепанели инструментов Свойства. Свойств у таблиц пять.
•Свойство Описание позволяет ввестидополнительное пояснение о назначении таблицы. Если в окне базы данных выбратьВид, потом Таблица, рядом с названием каждой таблицы появится ее описание. Этосвойство удобно использовать также при создании с помощью архивариуса описанийобъектов базы данных.
•Свойство Условие на значение позволяет в случаенеобходимости указать условие для проверки правильности вводимых в таблицуданных. Вводимое в это поле выражение может включать несколько полей таблицы.Это условие относится не конкретному полю, а к таблице целиком и проверяетсякаждый раз при вводе или изменении данных.
•Свойство Сообщение об ошибке предназначено длязадания сообщения, которое будет выводиться каждый раз, когда пользовательпопытается ввести в таблицу данные, не соответствующие условию свойства Условиена значение.
• Свойство Фильтр может содержать определениефильтра, накладываемого на таблицу сразу после ее открытия.
• Свойство Порядок сортировки позволяет задатьпорядок сортировки записей таблицы после ее открытия.
Еще одно важное диалоговое окно Access 2007, доступное в режимеконструктора таблиц, окно Индексы, позволяет указать первичный ключ таблицы инабор индексов для сортировки данных.
Каждое поле таблицы тоже обладает наборомсвойств. Первые четыре из них задаются в верхней части окна конструктора – втаблице с перечнем полей.
Ниже перечислены четыре основных свойства полейтаблицы.
– Имяполя. Каждое поле таблицы обязательно должно иметь имя. Имена могут иметь длинудо 64 символов, могут содержать пробелы (но не ведущие) и знаки пунктуации.Точки (.), восклицательные знаки (!) и квадратные скобки ([]) в именах полей недопускаются. Имена полей в таблице должны быть уникальными: два поля однойтаблицы не могут иметь одинаковые имена. Хорошей практикой в программировании считаетсяне включать в имена полей пробелов. Их обычно заменяют символами подчеркивания илииспользуют прописные и заглавные буквы, чтобы длинные имена полей легчечитались.
– Тип данных. Тип данных каждого поля тоженужно указать обязательно. Происходит это в результате выбора значения второгостолбца таблицы полей из раскрывающегося списка. Перечень допустимых типовданных фиксирован и включает следующие варианты: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время,Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастерподстановок. (Тип данных Гиперссылка впервые появился в Access 2007.)
– Описание. Значение этого свойства задаватьне обязательно. Введенный здесь текст будет появляться в строке состояния,после выбора пользователем соответствующего поля в режиме таблицы.
– Ключевое поле. Чтобы задать свойствоКлючевое поле, выделите поля, которые вместе будут составлять первичный ключ, ищелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Слева от названийвыбранных полей появятся изображения ключа. Поля базы данных не простоопределяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных,записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечисленыосновные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.
– Имя поля – определяет, как следует обращаться кданным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию именаполей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
– Тип поля – определяет тип данных, которые могутсодержаться в данном поле.
– Размер поля – определяет предельную длину (всимволах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
– Формат поля – определяет способ форматированияданных в ячейках, принадлежащих полю.
– Маска ввода – определяет форму, в которойвводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).
– Подпись – определяет заголовок столбца таблицыдля данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбцаиспользуется свойство Имя поля).
– Значение по умолчанию-то значение, котороевводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
– Условие на значение – ограничение, используемоедля проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, котороеиспользуется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип илитип даты).
– Сообщение об ошибке – текстовое сообщение,которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
– Обязательное поле – свойство, определяющееобязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
– Пустые строки – свойство, разрешающее вводпустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, чтоотносится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
– Индексированное поле – если поле обладает этимсвойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей позначению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, дляиндексированных полей можно сделать так, что значение в записях будутпроверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматическиисключить дублирование данных.
Поскольку в разных полях могут содержаться данныеразного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типаданных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном кполям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства,но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющихдействительные числа, важным свойством является количество знаков последесятичной запятой. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, номогут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющихдействительные числа, важным свойством является количество знаков последесятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранениярисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинствовышеуказанных свойств не имеют смысла.
Типы данных.Таблицы баз данных, какправило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных.Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типамиданных.
Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычногонеформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.
Поле Мемо – специальный тип данных для хранения большихобъемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Онхраниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, нодля пользователя такое разделение заметно не всегда.
Дата/время – тип данных для хранения календарных дат итекущего времени.
Денежный – тип данных для хранения денежных сумм.Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа,но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные справилами округления), которые делают более удобным использование специальноготипа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик – специальный тип данных для уникальных (неповторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественноеиспользование – для порядковой нумерации записей.
Логический – тип для хранения логических данных (могутпринимать только два значения, например Да или Нет).
Гиперссылка – специальное поле для хранения адресовURL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходитзапуск броузера и воспроизведение объекта в его окне. Мастер подстановок – этоне специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можноавтоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, авыбирать их из раскрывающегося списка.
2.2 Объекты базы данных Acceess Таблицы.
Таблицы – этоосновные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные,имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы исвойства).Запросы
Эти объектыслужат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю вудобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, ихсортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразованияданных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнятьавтоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из другихисточников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.Формы
Если запросы– это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средствадля ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства длязаполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно сэтим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики,раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данныхс заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так,чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика,снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.Отчеты
По своимсвойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены толькодля вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этимотчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группированиявыводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных дляпечатных документов.Страницы
Этоспециальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД MicrosoftAccess (начиная с Access 2000). Правда, более корректно их называть страницамидоступа к данным.Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-страницеи передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базойданной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданнойWeb-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этимикомпонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в поляхстраницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляютинтерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Этабаза данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницыдоступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также сбазами данных Microsoft SQL Server.Макросы имодули
Эти категорииобъектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работес СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБДMicrosoft Access макросы состоят из последовательности внутреннихкоманд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модулисоздаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языкаVisual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которыхразработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности,удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системыуправления, а также уровень ее защищенности.
3. Использование MSAccess 2007 при ведении бухгалтерского учета затрат на производство напредприятии ООО «Вектор»
3.1Создание новой базы данных
Новая базаданных совершенно пуста – в ней нет никаких таблиц, форм, отчетов иликаких-либо других объектов. Основной составной частью базы данных в СУБД Accessявляется таблица – хранилище всей информации об объектах предметной области. БДсчитается созданной, если в ней размещена хотя бы одна таблица.
Создание БДвключает три этапа: создание файла БД, описание таблицы и загрузка таблицы. Длясоздания файла базы данных необходимо выполнить следующие действия:
Кнопка office– Создать – задаем имя файла «Курсовая работа» – ок.
В результатена диске буден создан файл с начальным размером 64 Кбайта, в которойрезервируются участки для размещения таблицы, запроса и других компонентов БД.В дальнейшем по мере добавления новых таблиц, запросов и т.д. размер файлабудет увеличиваться порциями по 32 Кбайта. Признаком завершения первого этапаявляется появление на экране окна базы данных.
Второй этапсоздания базы данных состоит в разработке структуры – описании таблицы. Еслиокно базы данных на экране отсутствует, что говорит о закрытом состоянии базыданных, ее необходимо открыть. Для этого используем алгоритм:
Кнопка office– Открыть – Курсовая работа – ОК.
Вместо кнопкиoffice можно воспользоваться кнопкой на ленте «Открыть» или использоватьсочетание клавишь ctrl+o.
3.2Создание таблиц в базе данных, списков для ввода данных
Если вкакое-либо поле надо вводить повторяющиеся данные, то эти данные можнопредварительно оформить в виде списка и настроить таблицу таким образом, чтобыв процессе заполнения таблицы можно было выбирать значения из этого списка.
Например,если требуется вводить список затрат на производство, то в режиме конструкторапри выборе типа поля «затрат на произвлдство» выбираю тип «Мастер подстановок».В диалоговом окне задаю «будет введен фиксированный набор значений» и «Далее»,ввожу значение списка (Код ЗП) переходя по столбцу вниз с помощью клавиши сострелкой и «Далее», ввожу имя столбца подстановки «Наименование ЗП» и «Готово».
Открылтаблицу для заполнения, когда курсор оказался в поле «месяц», то в нем появилсяуказатель списка, нажав на этот указатель, выбрал нужное значение изразвернувшегося списка и нажал Enter.
Сформировалтаблицу «Выборка по стоимости», используя список значений поля таблицы с именем«Код ЗП».
Призаполнении таблицы значения полей: «Код ЗП», «Дата произведения затрат»,скопировал из таблицы «Справочник затрат на производство» (отметил копируемыеполя, Главная – Копировать, пометил поля, в которые копирую данные тоже вместес именами, Главная – Вставить).
Связал этутаблицу с ранее созданными таблицами по полю «Дата произведения затрат»:
1) Выбравкнопку «Схема данных» или выполнил команду «Сервис» – «Схема данных»;
2) вдиалоговом окне щелкнул правой клавишей мыши на свободном месте;
3) выбралкоманду «Добавить таблицу»;
4) из спискавыбрал таблицу «Справочник затрат на производство» и нажал «Добавить»;
5) связал этутаблицу с таблицей «Сумма затрат» по полю «Код ЗП».
3.3Создание отчета в БД «Учет затрат на производство»
Расчетнаязатрат на производство по дням, для этого выполним последовательно:
Создание –Мастер отчетов – Выбрал запрос «Наименование ЗП» – Выбрал поля: «Код ЗП», «датапроизведения затрат», «сумма затрат» – Далее – Далее – Задал сортировку пополю «дата произведения затрат» от 1.05.2010 до 20.05.2010 – Далее – выбратьмакет «табличный» и ориентацию «книжная» – далее – Выбрал стиль «выделенный».Далее – задал имя отчета «Затраты на производство» – Готово.
Перед тем каквывести на печать я сделал предварительный просмотр для этого я сделалследующее: кнопка office – печать – предварительный просмотр. Убедившись что меня всеустраивает я вывел отчет на печать следующим образом: кнопка office – печать выбрал нужныйпринтер и отправил на печать. Если принтер то один можно воспользоватьсяфункцией быстрая печать для этого в разделе «печать» выбрать пункт «быстраяпечать.
Заключение
Современное человеческое общество живет в периодхарактеризующийся небывалом ростом объема информационных потоков. Это относитсякак к экономике, так и к общественной сфере. Наибольший рост объема информациинаходится в промышленной торговле.
Переход к рыночным отношениям в экономике инаучно технический прогресс чрезвычайно ускорил темпы внедрения во все сферысоциально экономической жизни российского общества последних достижений вобласти информатизации.
В настоящее время существует множество системуправления базами данных (СУБД) и других программ выполняющих сходные функции.Среди них программа Access заслуживает особого внимания. К достижениям Accessможно отнести интеграцию с другими средствами Microsoft Access, возможность работыи корпоративных сетях.
Области применения Access ясны. Во-первыхпользователями этой системы являются непрограммирующие профессионалы. Такихпользователей привлекает легкость изучения программы, возможность решитьбольшинство проблем без программирования, а так же средства быстрого созданияприложений.
Примером может служить создание базы данных длярасчета с персоналом по прочим операциям. Данная база данных состоит из:
– набор таблиц в которых отражены основныеданные, необходимые для расчета с персоналом по прочим операциям, справочниксотрудников, прочие операции за месяц;
– запросов, в которых отражен порядокрасчета с персоналом по прочим операциям, исходя из оклада;
– порядок расчета по прочим операциям исходяиз данных таблиц.
Другая сфера применения этой СУБД – предприятия,имеющие локальную сеть. Access хорошо зарекомендовал себя при использовании всети.
Таким образом, из выше сказанного следует, чтовыбранная тема курсовой работы очень актуальна.
Списоклитературы
1. Адриан Кинг Microsoftoffice изнутри: Пер. с англ. – СПБ.: Питер, 2007. – 512 с.
2. Бусленко Н.П., Калашников В.В.,Коваленко И.Н. Лекции по теории больших систем. – М.: 2006. – 312 с.
3. Вейкас Д. Эффективнаяработа с Microsoft Access 2007: Пер. с анг. – СПб.: Питер, 2008 – 864 с.
4. Управление базамиданных / О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов и др.: Под ред. О.П. Глудкина.– М.: Прикладные программы 2007 600 с.
5. Горев А., Ахаян Р.,Макашаринов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб.: Питер, 2008 – 704 с.
6. Гост 6. 38 – 90.Унифицированные системы документации. Система ОРД.
7. Документы.Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2005 – 144 с.
9. Зельднер Г.А. Пешков А.А.,Юдаков В.В. Компьютер на связи! М. 2007.
10. Карпов Т.С. Базыданных: Модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер. 2007. – 304.с
11. Нольден Маттиас Знакомьтесь:Microsoft Access: Пер. с нем. – К.: Торгово-издательское бюро BHV, 2007. – 336 с.
12. Романычева Э.Т.,Соколова Т.Ю., Шандурина Г.Ф. Компьютерная графика. – М.: ДМКПресс 2007 – 592 с.
13. Руководствопрограммиста по Visual Basic для Microsoft Access 2007: Пер. с англ. – М.: ДМКПресс, 2008 – 544 с.
14. Смилянский Г.Л. КакаяАСУ эффективна? (Руководителю об автоматизированных системах управления). – М.:Экономика, 2006 – 304 с.
15. Толковый словарь по вычислительнымсистемам / Под ред. В. Иллингуорта и др./ Пер. с англ. – М.:Машиностроение, 2007 – 560 с.
16.Фаронов В.В. Программирование на персональных ЭВМ в среде Турбо –Паскаль. – М.: Изд – во МГТУ, 2004 – 580 с.
17. Харвей Г. Accessдля «чайников». – К.: Диалектика, 2008 – 288 с.
18. Харитонова И., Михеева В.Microsoft Access 2007. – СПб.: БХВ – Петербург, 2008–1088
19. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационныетехнологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 158 с.
20. План икорреспонденция счетов бухгалтерского учета: Методическое пособие / Рук. авт.колл. А.С. Бакаев. – М.: Инвест-Фонд, 2007.
21. Алексей Ерохин. Access 2007. – М.: 2008
22.План счетов. – М.: ИНФРА – М. 2008
23. Голицина О.Л., Максимов Н.В.,Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003.– 352 с.
24. Пояснение к планусчетов. ИНФРА-М, 2007.