Зміст
1 Протипожежне забезпечення архіву. 3
2 Експертиза цінності документів. Задачіекспертизи. 8
3 Закінчений опис справ постійногозберігання виробничого підприємства «Горизонт» 17
Список Використанної Літератури. 20
1. Протипожежне забезпечення архіву
У комплексі робіт із забезпечення схоронності документівважливе місце приділяється питанням технології збереження документів. Створенняоптимальних умов для їх збереження — головна задача архівістів. Вимоги досхоронності документів у державних і відомчих архівах однакові. Розрізняютьсялише матеріальні можливості цих архівів. Технологія збереження документів, застосовнаголовним чином для документів на паперовій основі.
Варто пам’ятати, що документи зберігаються в архіві для того,щоб ними користатися протягом тих термінів, поки вони являють цінність: 3, 5,10, 25, 40, 75 років, століття. Весь період збереження документи повинні бути захищенівід несприятливих умов, псування їх фізичної основи і нанесеного на них тексту,а також від розкрадань і втрат через недбайливість.
Першою вимогою створення оптимальних умов збереженнядокументів є наявність будинку (приміщення), що відповідає по всіх параметрахзабезпеченню їх схоронності. Для державних архівів будують спеціальні будинки.За останні 10-15 років кількість спеціалізованих будинків для держархівівзначно виросло, причому такі будинки будуються не тільки для центральнихдержавних архівів, але і для держархівів усіх рівнів. Для будівництвавикористовуються як індивідуальні, так і типові проекти будинків. Частішезастосовуються типові проекти, розроблені для архівів з різним обсягомдокументів. І індивідуальні, і типові проекти передбачають ряд приміщень, щозабезпечують нормальну роботу з документами.
Основні площі будинку приділяються під сховища; вониізолюються від читального залу й адміністративних приміщень.
Крім них обов’язкові:
а) кімната для прийому і розбору знову поступаючих справ;
б) кімната для документів, уражених шкідниками (ізолятор);
в) робочі кімнати для співробітників у достатній кількостівідповідно до санітарних норм;
г) читальний зал з окремою кімнатою для тимчасовогозбереження документів, а також з кімнатою для читання мікрофільмів, обладнаноюдовідковою апаратурою;
д) приміщення для знешкодження документів з автономноювитяжною вентиляцією, де при необхідності може бути встановлена дезинфекційнакамера;
є) кімнати для реставрації і плетіння документів, з них однамаленька, котра може бути використана для варіння клеїв;
ж) кімната для прийому їжі співробітниками і дослідниками(при відсутності спеціальної їдальні чи буфета) і ін.
Будинки держархівів повинні розташовуватися по можливості віддалинівід промислових підприємств, що забруднюють повітря промисловими викидами, атакож великих водойм, тому що пил, гази (сірчисті, окиси азоту) і зайва вологістьнегативно впливають на паперову основу і барвники, якими виконані текстидокументів.
Знову побудовані будинки обладнаються кондиціонуванням ізсистемою протипилових і протигазових фільтрів чи калориферним опаленням, поєднанимз вентиляцією і зволоженням повітря, що дозволяє звільнити сховища від трубопалювальної системи і тим самим виключити загрозу затоплення документів водою.Стіни сховища повинні бути рівними, оштукатуреними. Підлоги застеляютьсялінолеумом чи фарбуються олійною фарбою для зручності щоденного вологого прибирання.
Деякі відомчі архіви теж мають спеціально побудовані будинкиархівосховищ. При будівництві спеціалізованих будинків для відомчих архівівможуть використовуватися проекти типових будинків державних архівів місткістю200 і 150 тис. одиниць збереження. Найбільш реальний варіант будівництваспеціалізованих приміщень для архівів — проектування адміністративних будинків,заводоуправлінь і т.д. з урахуванням наявності в них архівних приміщеньнеобхідної ємності. При відсутності спеціальних приміщень під архівприділяються приміщення, які можна пристосувати для сховища. З числа такихварто виключити горищні і підвальні приміщення, а також приміщення, що маютьмагістральні трубопроводи (газові, водопровідні, каналізаційні й ін.).Наявність трубопроводів немагістрального характеру допускається тільки всховищах документів короткострокового збереження (3-5 років). Трубопроводи, щознаходяться в сховищах, варто ізолювати.
Сховища повинні бути віддалені від лабораторних, виробничих,складських і побутових приміщень, пов’язаних зі збереженням і застосуваннямхімікатів і харчових продуктів щоб уникнути проникнення в сховища шкідливих дляпаперу хімічних речовин, гризунів і комах.
Приміщення архіву потрібно ізолювати від інших приміщень, щобвони були недоступні для сторонніх осіб. Архів повинен мати: сховища, робочукімнату для співробітників, кімнату для роботи дослідників (читальний зал).Якщо архів має на збереженні особливо цінні справи, то для них бажано матиокреме сховище. У сховища сторонні особи допускаються у виняткових випадках ітільки в супроводі співробітника архіву. У неробочий час двері опечатуються іздаються під охорону. Двері архіву оббиваються металевим листом з азбестовоюпрокладкою, мають міцні замки. На вікнах, якщо їх розташування не виключаєдоступ ззовні, установлюються розстібні металеві ґрати. Окремо розташовані приміщенняархіву обладнуються архівною сигналізацією.
Важлива вимога до технології збереження — обладнанняприміщень. У сховище встановлюються стаціонарні металеві стелажі (можливідерев’яні, оброблені вогнезахищеною рідиною), для збереження особливо ціннихсправ і облікових документів —сейфи чи металеві шафи. Порядок встановленнястелажів наступний: ширина головних проходів (між рядами стелажів) — 120 см; проходи між стелажами — 75-80 см; відстань між стіною і рівнобіжним їй стелажем — 75 см; відстань між стіною і торцем стелажів — 45 см; відстань від підлоги до нижньої полиці — 20 см, а в цокольних поверхах — 30 см. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін з віконнимипрорізами й опалювальною системою. Такий порядок установки стелажів забезпечує щаднийтемпературний і світловий режими зберігання справ.
Стелажі можуть виготовлятися промисловим способом і зазамовленням установи. Розміри стелажу: висота — 220-240 см, ширина однобічного стелажу при горизонтальному збереженні коробок чи зв’язок — 35-40 см, відстань між полками по висоті — 40 см; при вертикальному збереженні ширина однобічного стелажу— 25-30 см; відстань між полками — 35 см. В останньому випадку можуть бути використані бібліотечні стелажі, що виготовляються промисловістю.
Якщо приміщення архіву має висоту більш 4 м, то для раціонального використання площі доцільно встановлювати двох’ярусні стелажі з міжяруснимиперекриттями і зручними сходами із зручними перилами, що забезпечують безпекуробіт.
Для збереження документів великого формату (калік, карт,планів) виготовляють спеціальні стелажі. Кальки можуть зберігатися вспеціальних шафах, що виготовляються промисловістю. Для збереження карт урозгорнутому виді можна влаштовувати спеціальні стелажі — «вішалки», декарти зберігаються в підвішеному стані.
У ряді державних і відомчих архівів застосовуються стелажісистеми «компактус». Установка таких стелажів припускає наявність міцнихперекриттів, що передбачаються при проектуванні нових будинків, чи спеціальнопідсилюються при реконструкції і капітальному ремонті приміщень. В іншомувипадку це вимагає кваліфікованих інженерних рішень. Застосування стелажів«компактус» економічно вигідно, тому що дозволяє значно збільшитиємність сховищ на тих же площах за рахунок щільної установки пересувнихстелажів. Переміщення стелажів у сховищі виробляється механічним способом чи задопомогою електронних пристроїв.
Ефективна експлуатація приміщень залежить від правильноговизначення призначення службових приміщень, що допомагає в роботі здокументами, і від раціонального розміщення документів у сховищах.
Для зручності і швидкості роботи в сховищах застосовуютьсявідкидні і легкі пересувні столики, стійкі і легкі драбини. У робочій кімнатівстановлюються канцелярські меблі, у тому числі картотечна і канцелярська шафи,а також телефон.
Електропроводка в сховищах допускається тільки схована чи вгазових трубах, освітлювальна арматура — напівгерметична; розподільні щити ірубильники, що відключають, встановлюються поза сховищем. Усе це забезпечуєпротипожежну безпеку. Основним протипожежним обладнанням є вуглекислотнівогнегасники, встановлювані за нормою: один на кожні 50 м2, але не меншдвох на кожне окреме сховище. Інше протипожежне обладнання узгоджується зтериторіальною інспекцією Держпожнадзору.
У кожнім архіві розробляється план евакуації документів принадзвичайних умовах (пожежа, затоплення й ін.). У плані повинна бутипередбачена першочергова евакуація особливо цінних документів (якщо вони вархіві є) і справ постійного зберігання.
У випадку проникнення в архів у неробочий час сторонніх осібнаказом керівника створюється спеціальна комісія, що складає про це акт і разоміз працівниками архіву перевіряє наявність найбільш цінних справ (особливо цінних,постійного збереження, по особовому складі й ін.). Про пропажу таких справповідомляється відповідному держархиву.
В архіві категорично забороняється: курити, застосовуватиелектронагрівальні прилади, легкозаймисті і вибухонебезпечні речовини ізберігати харчові продукти.
2 Експертиза цінності документів. Задачі експертизи
Експертиза цінності документів — визначення їх цінностіз метою добору на державне збереження і встановлення термінів збереження.Визначення, дане ДСТ 16487 — 83, хоча і точне, але не розкриває сутності цієїроботи. В Основних правилах роботи відомчих архівів це поняття трактуєтьсяширше, розкриває методологію, якою керується експерт. Експертизою цінностідокументів називається вивчення документа на основі принципів і критеріїв їхцінності з метою визначення термінів збереження документів і добору їх длязбереження.
У процесі експертизи цінності документів вирішуються двізадачі: по-перше, з безкрайнього моря щорічно створюваної документаціївідбираються для вічного збереження цінні документи, а також документи тривалихтермінів збереження (понад десять років), що мають довгострокове практичнезначення; по-друге, виділяються до знищення документи з термінами збереження,які вже пройшли, а також чернетки, дублети, відхилені варіанти, тобто малоцінніматеріали, що втратили практичне і довідкове значення.
Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів. Першийетап здійснюється на стадії діловодства:
а) при розробці номенклатури справ, коли визначаєтьсяцінність майбутньої справи на підставі переліків документів і досвіду роботи;
б) при реєстрації документів, що надходять в установу, (при проставленіна документі індексу визначається його приналежність до конкретної справи, зпозначеним на обкладинці терміном збереження);
в) при напрямі документа в справу (виконавець, докладновивчивши питання, розглянуте у документі, більш кваліфіковано може судити проприналежність документа, ніж секретар, що його реєстрував).
Другий етап проводиться на стадії підготовки справ дляпередачі у відомчий архів після завершення їх діловодством (здійснюєтьсяділоводним персоналом у структурних підрозділах і контролюється експертноюкомісією установи).
Третій етап — на стадії підготовки справ для передачі надержавне збереження (виробляється працівниками відомчого архіву, членамиекспертної комісії установи і працівниками державного архіву). Серед нихматеріали, що відбивають не тільки перемоги і досягнення, але і ті труднощі, щоприходилося і приходиться вирішувати.
Важливим принципом добору документів на збереження є принципісторизму, що вимагає розглядати явища в їх розвитку і дає ключ до розкриттязакономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин.
Принцип всебічності і комплексності вивчення документівприпускає оцінку документів у комплексі, тому що одні документи доповнюютьінші, треті повторюють перші, а четверті цілком поглинені другими.
Для успішного проведення експертизи цінності необхіднокористатися критеріями цінності документів. Критеріїв таких багато. Одні з них— головні, інші — допоміжні, але застосовуються вони в сукупності. У цьому —один із проявів принципу всебічності і комплексності оцінки.
В Основних правилах роботи відомчих архівів критеріїоб’єднані в три групи:
— критерії походження (роль і місце організації чи особи всистемі державного керування чи конкретної галузі, значимість виконуваних нимифункцій; час і місце утворення документів);
— критерії змісту (значимість події, відбитої в документі,значення інформації, що міститься в ньому, її повторення в інших документах);
— критерії зовнішніх особливостей (юридична вірогідністьдокумента, тобто наявність підписів, дат, печатки; наявність резолюцій і поміток;особливості передачі тексту; особливості матеріальної основи документу;особливості фізичного стану документів).
Розглянемо найважливіші критерії.
1. Значимість установи чи особи, що створили документи.У процесі розвитку держави створюються установи, організації, підприємства зрізноманітними функціями. Цінність комплексу документів, створених у них,визначається насамперед значимістю установи в системі державного керування, урозвитку науки, народного господарства, культури й інших галузей життясуспільства.
Органи державної влади і керування створюють документацію, щовідбиває діяльність держави, наукові установи — науково-технічний прогрес,виробничі об’єднання — розвиток економіки і т.п.
Добір документів на державне збереження здійснюється зустанов, що відіграють найбільш важливу роль в житті суспільства.
Документи створюються і накопичуються не тільки в установах,але й у людей. Вони можуть відбивати виробничу, суспільну, творчу діяльність осіб.Науковий інтерес представляють документи великих партійних і державних діячів, вчених,організаторів виробництва, воєначальників, письменників, художників й інших осіб.
Фонди особистого походження зберігаються у місцевих держархівах,в архівах установ Академії наук і в ряді інших відомчих архівів. Архівніустанови ведуть також збирання документів журналістів, краєзнавців і інших осіб,чиї документи можуть допомогти вивченню історії рідного краю. Документи такихфондів поділяються звичайно на кілька груп. Головні з них: особисті документи,документи, створені фондозасновником (наукові, творчі й ін.), переписка (діловай особиста), можуть бути документи, зібрані даним особами (колекції). Великийінтерес представляють також щоденники, спогади і переписка учасників ВеликоїВітчизняної війни і тих, хто відновлював міста і села.
2. Значимість змісту документів (критерій змісту). Цейкритерій застосовується у всіх випадках. У загальному масиві документівстворюються документи, що відбивають основну діяльність установи, і документи,що грають допоміжну роль, потрібні для поточної роботи установ.
До першої групи документів, що найбільш повновідбивають основну діяльність установ, відносяться: статути, положення, штатнірозклади, накази, перспективні і річні плани, річні і зведені звіти по галузях,доповіді, огляди, протоколи нарад, засідань, збори, деяка частина директивних вказівоквищого органу і переписка з ним по виконанню задач, що стоять перед установою, вказівки,що направляються підлеглим організаціям, матеріали по перевірках виконанняпостанов уряду, наказів міністра й інші матеріали по контролю, частинаматеріалів по винахідництву і раціоналізації, деякі матеріали по техніцібезпеки і ряд інших.
Документи, що відносяться до другої групи, як правило,чисельно перевершують першу. Деякі з них мають довгострокове довідкове значення(наприклад, значна частина документів по особовому складу), але переважнабільшість документів втрачають своє оперативне і довідкове значення через один— п’ять років. Це документи оперативної й бухгалтерської звітності й обліку,табуляграми, переписка по постачанню, поточному ремонті і багатьом іншим питанням,що не відбивають основну діяльність установи.
3. Час і місце створення документів. Ці два критерії,як правило, взаємозалежні. Вони також є основними критеріям експертизи. Вісторії нашої країни були періоди, насичені подіями особливої важливості, щозіграли величезну роль у житті суспільства і держави. Радянське архівознавстводо таких періодів відносить: періоди Вітчизняної війни 1812 р., першоїросійської революції 1905 — 1907 р., лютневої буржуазно-демократичної революції1917 р., Великої Жовтневої соціалістичної революції, громадянської війни йіноземної інтервенції, колективізації сільського господарства і соціалістичноїреконструкції народного господарства, Великої Вітчизняної війни 1941 — 1945 р.
Необхідно було зберегти комплекси документів, які повно і всебічновисвітлюють ці періоди. Задача ця нелегка, тому що в періоди цивільної іВеликий Вітчизняної війн створювалося менше документів, характерних для мирногочасу; під час війн і революцій створювалася нова специфічна документація; у ціперіоди були загублені і загинули маси документів. Тому при доборі документівна державне зберігання архівісти проявляли максимум уваги й обережності,приймаючи в ряді випадків у державні архіви другорядну документацію не тількидля відшкодування втрачених основних документів, але і для висвітлення окремихподій.
Критерій часу застосовується не тільки до документівминулого. У діяльності кожної установи, організації, підприємства є періоди, щомають особливе значення. Це періоди організації і реорганізації (зі зміноюфункцій), виконання особливих завдань. Документи за цей період також потребуютьособливої уваги при експертизі цінності, і на державне збереження відбираєтьсябільша кількість документів, ніж у звичайні роки.
Критерій місця походження документів тісно пов’язаний ізкритерієм часу: при оцінці документів, створених в особливі періоди історії,важливу роль відіграє і місце їх створення. Наприклад, документи господарськогохарактеру, створені в період Великої Вітчизняної війни в прифронтових містах інаселених пунктах, можуть становити значний інтерес. Велику цінність мають всідокументи, створені на тимчасово окупованій території країни, у партизанськихзагонах.
Критерій місця застосовується й у тих випадках, коли значніподії відбуваються на території якоїсь області, краю, республіки. Так,будівництво гідроелектростанцій, великих промислових комплексів, підготовка доексплуатації нових родовищ корисних копалин і будівництво міст і т.п. змінюютьекономічну, а іноді й адміністративну структуру даного району, області.Виникають нові організації, народжуються нові комплекси документів, що становлятьособливий інтерес у зв’язку із значимістю даної події.
4. Дійсність і копійування документів. При доборі назбереження перевага завжди віддається оригіналам (накази, протоколи, плани йін.). Однак ряд категорій документів мається в установах тільки в копіях, утому числі такі важливі, як звіти, доповідні записки, різні довідки з питаньдіяльності установи, оригінали яких направляються оформленими і підписаними у вищіінстанції, органам ЦЗУ й ін.
Копії листів, відправлених установою, повинні бути завірені,мати номер і дату. Це правило існує давно й у більшості установ виконується.Але екземпляри звітів, що залишаються, цілком оформляються далеко не завжди. Убагатьох випадках це треті екземпляри, іноді з невиправленими помилками,помилками, з неповним набором додатків. Нерідко зустрічаються звіти, непідписані і недатовані, а якщо виявляються дві редакції неоформленого звіту, товирішити, яка з них остаточна, буває важко.
Працівникам діловодства необхідно суворо дотримувати вимогисвоєчасного оформлення копій документів що відправляються, у першу чергудокументів постійного терміну зберігання. Це необхідно для майбутньоговикористання документів, тому що й у публікаціях, і в посиланнях на підставупри видачі довідок оцінка «незавірена копія» знижує цінність джерела.
5. Юридична сила документу. Цей критерій примикає допопереднього, оскільки юридичну силу мають головним чином правильно оформленіоригінали. Маються, щоправда, деякі категорії документів, у яких юридичною силоюволодіють і другі, і треті екземпляри (наприклад, різного роду договори, акти),і навіть копії (посвідчення про утворення, акти цивільного стану), і виписки(наприклад, з наказів, рішень), але за умови наявності всіх реквізитівдокументу. Тому важливо в процесі діловодства правильно оформляти документи,особливо постійного збереження.
6. Дублетність документів. Цей критерій відіграєвелику роль при доборі документів на державне збереження в зв’язку з широкимпоширенням дублетних документів у всіх установах, організаціях і напідприємствах. Дублетний документ — це один з екземплярів документу,розмноженого з оригіналу. Ціль такого розмноження — розсилання установам чи структурнимпідрозділам документа для підвищення оперативності роботи або для інформації.
Розмножені документи бувають машинописні, у виді ксерокопій,видрукувані на ротаторі, ротапринті, виконані за допомогою іншої множноїапаратури і навіть виготовлені типографським способом (переважно для розсиланняпідвідомчим установам). В останні роки у зв’язку із широким поширенням вустановах множної техніки практикується розмноження багатьох одержуванихдокументів, виконання яких доручається декільком структурним підрозділам чи співробітникам.Це полегшує роботу виконавців.
Якщо при доборі на державне збереження перевага віддаєтьсяоригіналам чи їх копіям, то для повсякденної роботи в канцелярії й в архівіустанови доцільно використовувати дублети. Мова йде головним чином продокументи, якими постійно користаються: плани, звіти, накази, особливо поособовому складі. Для того щоб зберегти основні екземпляри цих документів угарному стані, варто мати дублети, які можна буде знищити, якщо вони будуть непотрібні.
Перелік документів, що підлягають прийому до державних архівів,передбачає в ряді випадків прийом звітів до складу фонду установи-автора й ускладі фонду вищестоящої установи з подальшою експертизою в стінах держархиву.Якщо матеріали цих установ передають у різні архіви, то така дублетність у масштабіАФ у даний час представляється доцільною.
7. Поглиненість змісту. Цей критерій застосовуєтьсяособливо широко при експертизі поточної планової і звітної документації: змістмісячних звітів поглинається квартальними звітами, зміст квартальних звітів поглинаєтьсярічним звітом; зміст оперативних зведень поглинається за великий відрізок часу;плани квартальні і місячні складаються на основі річного і практично поглинені ним.
Поглинання змісту відбувається і по іншій лінії: звітиструктурних підрозділів поглинаються звітом установи, звіти підвідомчихорганізацій частково поглинаються зведеним звітом по галузі (чи по установаходнієї галузі в масштабі району, області).
На державне збереження відбирається зведений документ, щопоглинув зміст первинних, що легко зробити в рамках однієї установи. Значноскладніше це виконати при рішенні питання про збереження звітів підвідомчихорганізацій, тому що поглинання відбувається не повне.
8. Фізичний стан документу. Цей критерій — допоміжнийі застосовується в окремих випадках. Один з випадків застосування цьогокритерію — наявність сильна ушкоджених документів, наприклад були залиті водоюі злиплись, ушкоджені цвіллю так, що частину тексту зовсім неможливо прочитати.У цих випадках, як правило, встановлюється, чи відносяться ці документи доосновного в конкретній установі чи до допоміжного. Ті справи і документи, втратаяких збіднить комплекси документів за визначений період, не дасть можливості вмайбутньому історикам всебічно вивчати якусь серйозну проблему, передаються нареставрацію. Ті ж документи, що хоч і містять корисну інформацію, але не єосновними, можуть бути виділені для знищення відповідно до критерію фізичногостану.
Варто мати на увазі, що документи особливої цінності повиннізберігатися, як би сильно зіпсовані вони не були: техніка реставраціїрозвивається, документи, що здавались безнадійно зіпсованими в 30-х роках,тепер відновлюються. Уже на початку 50-х років у Центральній науково-досліднійлабораторії Главархіву СРСР фотографували в інфрачервоних променях архівнідокументи з цілком вицвілим текстом, і на фотографії текст було ясно видно.Можна припустити, що документи, що не читаються сьогодні, можуть бути прочитанів майбутньому.
Інший випадок застосування цього критерію: сильно зіпсованийважливий документ (річний звіт чи огляд діяльності, протоколи і т.п.), а крімтого, маються другий і третій екземпляри. У цьому випадку не знищують офіційнооформлений оригінал, а до нього приєднують копію, якою користуються принеобхідності.
Розробка критеріїв ведеться давно, вироблялися вонипоступово, мінялося розуміння сутності деяких критеріїв, мінялися формулюванняі уявлення про цінність найбільш важливих критеріїв. Процес цей продовжується,можливо, з’являться нові критерії, а нині існуючі будуть переосмислені.
3 Закінчений опис справ постійного зберігання виробничогопідприємства «Горизонт»
/>
/>
/>
Список використаної літератури
1. Проблеми збереженостідокументних матеріалів. – Л., 1977.
2. Розробка комплекснихнорм часу на роботи, що виконуються в державних архівах. – М., 1989.
3. Калакура Я.С. Архівоведення.– К., 1998.
4. Руководство попідтримці температурного режиму в архівосховищах. – М… 1976.
5. Крайська З.В., ЧеллініЕ.В. Архівоведення. – М., 1996.
6. Вибір технічнихзасобів обладнання архівів. – М., 1982.
7. Основні правила роботивідомчих архівів. – М., 1986.
8. Архівознавство:конспект лекцій. / Карасьова Г.В. – Запоріжжя, 2003.