Введение
С точки зрения технологии управление организацией,равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процессполучения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельностизаключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практическикаждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемыеуправленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными,оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.
Как известно, в настоящее время человечествопереживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере этоотносится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах.Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением,передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированныхна бумажных и иных носителях.
Деятельность любой организации зависитот способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либоуправленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработатьи проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированнуюв документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающихобъемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становлениярыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достовернойинформации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.
По мере расширения и усложнения деятельностилюбой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой,поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборотав целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать мерыпо повышению эффективности управленческого труда за счет использования современныхтехнических средств и информационных технологий.
В большей степени для использования новыхтехнических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т.к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточночетко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документированияопределенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидностидокументов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Крометого, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственныеоперации) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддаетсярасчленению на более простые операции.
Итак, в настоящее время имеют место, содной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологиив управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.
В связи с вышесказаннымправомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на «бумажную информатику»техники остается весьма высокой.
Тема актуальна тем, чтос развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числеи делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборотв организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки,хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехникиприводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческогои технического персонала.
Объект исследования: средстваобработки информации.
Предмет исследования: современныетехнические средства, используемые для создания и обработки документов.
Цель работы: изучить особенностииспользования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве.
Для достижения цели былипоставлены следующие задачи:
— изучить способы документированияинформации;
— классифицировать типыи виды документов;
— рассмотреть разновидностиносителей документов;
— описать способы изменения,тиражирования и физической обработки документов;
— выявить особенности применениясредств телекоммуникаций.
1. Технические средствав широком и узком смысле
Техника — общее названиеразличных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемыхчеловеком.
Основное назначение техники— избавление человека от выполнения физически тяжёлой или рутинной (однообразной)работы, чтобы предоставить ему больше времени для творческих занятий облегчить егоповседневную жизнь.
Основными задачами техникиявляется:
· Созданиематериальных и культурных ценностей;
· Производство,преобразование и передача различных видов энергии;
· Сбор,обработка и передача информации;
· Созданиеи использование различных средств передвижения;
· Поддержаниеобороноспособности
Универсальная классификациятехнических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в будущем. В настоящеевремя техника классифицируется по областям применения, например: промышленная техника,транспорт, бытовая техника, вычислительная техника и т. д. Дополнительно техникуможно разделить на производственную, например, станки, инструменты, средства измеренияи т. д., и непроизводственную — бытовая техника, легковой транспорт, техника длядосуга.
История развития техники
Техника — это судьба человека,сопровождающая его с момента пробуждения сознания. Первоначально в эпоху каменноговека техника была орудием убийства и обработки: копьё, бумеранг, каменный топор,игла, шило. В эпоху неолитической революции появляется агротехника, транспорт игидротехнические сооружения, а также простейшие механические приспособления: рычаг,клин, ворот, блок, колесо. Если взять её современное состояние, то можно обозначитьследующие основные этапы её становления:
Конец XVIII — начало XIXвека. Промышленная революция — создание паровой машины и универсальных прядильныхстанков, что ознаменовало закат ремесленного производства и переход к промышленнойэкономике (машинному производству).
Конец XIX века. Созданиедвигателя внутреннего сгорания, что позволило создать новый класс компактных машин,в том числе автомобилей, судов и т. д. Широкое внедрение электричества, в том числеспособов его генерации и использования в электрических машинах.
Начало XX века. Развитиерадиотехники и радиоэлектроники. Создание конвейерного производства.
Середина XX века. Внедрениеширокой автоматизации производства, создание вычислительной техники. Выход в космос.
Конец XX — начало XXI века.Исследования в области био- и нанотехнологий, которые могут привести к очереднойреволюции во многих областях деятельности человека.
Отдельным классом такжестоит военная техника, в которую входят все технические устройства и машины, предназначенныедля поддержания обороноспособности и ведения боевых действий на суше, в море, ввоздухе и в космосе.
Различные технические устройствапозволяют значительно повысить эффективность и производительность труда, более рациональноиспользовать природные ресурсы, а также снизить вероятность ошибки человека привыполнении каких-либо сложных операций.
1.1 Способы документирования
Фиксация информации на материальныхносителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человекомспособом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий,которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческогообщества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все болееразнообразным
Исторически первым способомдокументирования был начертательный способ. Этот способ заключается в нанесенииязыковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычнопри помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием простейших пишущихсредств (стило, калам) VII-VIв.до Р.Х.
На смену простейшим средствамприходят перья гусиные, утиные, вороновые первые упоминания о них в VIIвеку.Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентованапервая ручка изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии.
В 1938 Венгерским журналистомЙозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное перо» былозаменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковаяручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручекстали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования имодификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболеераспространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования.Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически всекому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами,однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.
Среди разнообразия способовдокументирования можно выделить:
1. Механическаязапись:
1.1. Перфорирование(таким способом создают документы массивы которых (полностью или частично) называюттехнотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;
1.2. Аналоговаяи механическая звукозапись. Механическая запись звука – это система с помощью которойна движущемся материальном носителе вырезается или выдавливается канавка в соответствиис записываемыми звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собойтипичную аналоговую запись информации;
2. Фотохимическийспособ (фото-документирование);
3. Кинодокументирование;
4. Электронныйспособ документирования. Электронное документирование.
5. Оптическая(лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации;
6. Голография;
Документирование может осуществлятьсяне только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственномязыке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительныхмашин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причёмодни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разныесведения могут быть представлены в похожей форме.
К кодированию информациичеловек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, ужеписьмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования речии числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения такназываемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишьдвух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичнаяцифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знакови символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложенов конструкцию компьютеров.
В первой четверти 20 столетиябыли изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.
В результате на рубеже 1930-х– 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идеясоздания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производствоЭВМ было налажено в 1952 г.
С появлением компьютеровначалось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, еёпередачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документына машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителейи способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительнойтехникой.
С начала 1960-х годов вСоветском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенныедля автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годовв стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Этопривело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.
С конца 1980-х гг. в нашейстране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему временив большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляетсяпреимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документыпрочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.
1.2 Типы и виды документов
Любая сфера человеческойдеятельности, так или иначе, связана с документированной информацией, т.е. информацией,содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определеннуюспецифику, выражающуюся в следующем:
а) документ является носителемсоциальной информации, созданной человеком для использования в обществе;
б) документ предполагаетналичие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальнойдеятельности человека. Наличие содержания — один из главных отличительных признаковдокумента. Бессмысленная информация документом быть не может;
в) информация передаетсядискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальномносителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения.Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключениесоставляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики,характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);
г) как любой объект, имеющийзнаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение илисмысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодированияи декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому,что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействияавтора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодироватьи овладевать соответствующими знаниями. Знаковость — обязательное свойство любогодокументного сообщения;
Федеральный закон «Об информации,информатизации и защите информации» определяет понятие документ (документированнаяинформация), как зафиксированная на материальном носителеинформация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Данное понятие чащевсего используется в настоящее время.
Все документы по отражаемымв них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы пообщим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием(организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлятьработники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциямуправления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии,отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируютсяпо наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки,договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержаниюони могут быть совершенно разными:
· поместу составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия)и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частныхлиц);
· посодержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие нескольковопросов);
· поформе: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности(например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, ачасть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способомили на множительных аппаратах;
· посрокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные,для которых срок исполнения не установлен;
· попроисхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные,касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
· повиду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
· посредствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Рассмотрим виды документовболее подробно:
1. Организационно-правовые документы(ОД) являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанныена нормах административного права и обязательные для исполнения. Такие документысодержат правила, нормы, положения, определяют статус организации её компетенцию,структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деятельностиорганизации в целом, её подразделений и работников, их права обязанности и другиеаспекты. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуруутверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителемданной организации, коллегиальным органом (например общим собранием акционеров,советом директоров и др.)
С точки зрения срока действияОД относятся к бессрочным они действуют впредь до их отмены или утверждения новых(исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждаетсяежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации трудав ОД могут вноситься изменения, для чего руководитель издаёт распорядительный документ(приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются иутверждаются новые ОД. Порядок внесения изменений и их пересмотра зависит от видаОД.
Текст большинства ОД состоитиз разделов, имеющих собственные заголовки и разделённых на пункты и подпункты,нумеруемыми арабскими цифрами. В процессе подготовки ОД обязательно проходят процедурувизирования и согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами,юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей,курирующим соответствующее направление деятельности организации.
К ОД относятся: устав, учредительныйдоговор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положениео коллегиальном (совещательном) органе организации, регламент, штатное расписание,инструкция, должностная инструкция.
Организационно-правовыедокументы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке(в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие:наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документутверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номердокумента, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
2. Распорядительные документы– это документы, в которых фиксируются решения административных и организационныхвопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность,позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельностиорганизации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организациинаделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно,издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения,идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому,от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно этидокументы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительныедокументы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридическивластные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляетсяв том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфереуправления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурныеподразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами,вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действияраспорядительные документы делятся на:
· правовыеакты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, ПравительствомРоссийской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами,комитетами, агентствами, службами и др.);
· правовыеакты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей,городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областейи округов, а также и территориальных образований;
· правовыеакты организаций, учреждений, предприятий.
Основанием для издания распорядительногодокумента может быть:
· необходимостьисполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящихорганов и ранее принятых решений данной организации;
· необходимостьосуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленнойфункциями и задачами организации.
Распорядительные документымогут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешениявопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
· документы,издаваемые в условиях коллегиальности;
· документы,издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
3. Информационно-справочные документысообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческиерешения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Онине содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системыиграют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительнымдокументам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх посистеме управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделенияк руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
На основе резолюции руководителяинформационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-торешений или подготовки распорядительных документов.
В состав информационно-справочныхдокументов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка,предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт,справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Все эти виды документовмогут создаваться в формате электронного документа.
1.3Разновидности носителей документов
В современном мире информацияявляется ценнейшим ресурсом, сопоставим разве что со временем. Информация выполняетмножество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникационное воздействие всехего составляющих, фиксируя, сохраняя и передавая полученные и накопленные знания.И все же ключевую роль информация играет именно в управлении. Управленческая информацияфиксируется в документах. Документ как носитель информации, является информационнымресурсом управление которым возложено на специалистов-документоведов. Приведём несколькоопределений понятия Информация:
ИНФОРМАЦИЯ — сведения о лицах, предметах, фактах,событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (Данное понятиечаще всего используется в настоящее время).
ИНФОРМАЦИЯ — зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая всебе всю или основную часть речевой информации документа.
На сегодняшний день в РоссийскойФедерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразныхбазах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Этаинформация применяется повсеместно — в библиотеках, информационных центрах, музеях,архивах, образовательных учреждениях и других организациях.
Сама информация не выступаетдостаточным признаком документа. Материальная составляющая — одно из двух необходимыхи обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальнуюсоставляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) — материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи,хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителяневозможно.
Носитель информации (информационныйноситель) это — любой материальный объект или среда, содержащий (несущий) информациюи могущий достаточно длительное время сохранять её в своей структуре.
Носители информации применяютсядля записи, хранения, чтения, передачи и распространения информации.
Рассмотрим классификациюносителей информации:
Ø поосновному назначению
1. Общего широкого назначения(такие как бумага);
2. Специализированные (толькодля цифровой записи);
Ø поколичеству циклов записи
1. Для однократной записи
2. Для многократной записи
Ø Подолговечности
1. Длякратковременного хранения (накопления)
2. Длядолговременного хранения
Наиболее массовым типомявляются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующихв обществе, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными,т. е. имеющими бумажный носитель.
В этих носителях информацияотображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированнойинформации и представляет собой различные виды документов.
Кбумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы,газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.
Бумага соответствует многимтребованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточнодолго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги— она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощьюкнигопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.
Появлениеискусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник,биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь,музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитныепленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носителитакой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.
К полимерно-пленочным документамотносятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм,микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображенияи звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).
Группу полимерно-пластиночныхдокументов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткаягрампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий.
Передача документированнойинформации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристикамиеё материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаютсясравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативнойсреде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям,вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессови т.д.
Поэтому не случайно проблемадолговечности материальных носителей информации во все времена привлекала вниманиеучастников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксироватьнаиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень,металл.
В процессе документированиянаблюдалось стремление использовать качественные,стойкие краски, чернила.
Однако, решая проблему долговечности,человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том,что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтомупостоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материальногоносителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важнойи актуальной.
Рассмотрим запоминающееустройство, как вид носителя информации.
Запоминающее устройство(ЗУ) — носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основеработы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающийприведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицироватьпо устойчивости записи на:
· ПостоянныеЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (например,CD-ROM). ПЗУ в рабочем режиме допускает только считывание информации;
· ЗаписываемыеЗУ (ППЗУ), в которые конечный пользователь может записать информацию только одинраз (например, CD-R);
· Многократноперезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);
· ОперативныеЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессееё обработки. Быстрые, но дорогие ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные,но дешёвые разновидности ОЗУ — динамические ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. Вобоих видах ЗУ информация исчезает после отключения от источника тока.
По типу доступаЗУ делятся на:
· Устройствас последовательным доступом (например, магнитные ленты);
· Устройствас произвольным доступом (RAM) (например, оперативная память);
· Устройствас прямым доступом (например, жесткие магнитные диски);
· Устройствас ассоциативным доступом (специальные устройства, для повышения производительностиБД).
По геометрическому построению:
· дисковые(магнитные диски, оптические, магнитооптические);
· ленточные(магнитные ленты, перфоленты);
· барабанные(магнитные барабаны);
· карточные(магнитные карты, перфокарты, флэш-карты, и др.)
· печатныеплаты (карты DRAM).
По физическому принципу:
1. перфорационные(с отверстиями или вырезами):
— перфокарта;
— перфолента;
2. смагнитной записью:
— ферритовые сердечники;
— магнитные диски (жесткийи гибкий);
— магнитные ленты;
— магнитные карты;
3. оптические:
— CD
— DVD
— HD-DVD
— Blu-ray Disc
4. Магнитооптические
— CD-MO
5. Использующиенакопление электростатического заряда в диэлектриках (конденсаторные ЗУ, запоминающиеэлектроннолучевые трубки);
6. Использующиеэффекты в полупроводниках (EEPROM, флэш-память);
7. Звуковыеи ультразвуковые (линии задержки);
8. использующиесверхпроводимость (криогенные элементы) и др.
По форме записанной информациивыделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.
Цифровые запоминающие устройства— устройства, предназначенные для записи, хранения и считывания информации, представленнойв цифровом коде.
Говоря об электронном документенеобходимо учитывать форматы этих документов. Формат электронного документа – этоформат файла в котором содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированномвиде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров.
— DOCдляпросмотра и изменения текста документа
— PDFформатотображения документа в идентичном виде
— RTFпредназначендля просмотра документов, их редактирования в различных версиях программных продуктов.
2. Современные техническиесредства используемые для создания и обработки документов Средства, используемые длясоздания и обработки документов являются в свою очередь средствами обработки информации,их можно разделить на две большие группы. Это основные и вспомогательныесредства.
Вспомогательные средства – это оборудование,обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающееи делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработкиинформации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехникапредставлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средствдоставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средствадминистративно производственной связи и так далее, что делает работу управленцаудобной и комфортной.
Основные средства – это орудия труда поавтоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или инымипроцессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состоянияи параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показателипроизводства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствамтехнической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средстваприема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработкиинформации и средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотреныподробно.
· Получение первичнойинформации и регистрация является одним из трудоемких процессов. Поэтому широкоприменяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения,сбораи регистрации данных. Номенклатура этих средств весьма обширна.К ним относят: электронные весы, разнообразные счетчики, табло, расходомеры, кассовыеаппараты, машинки для счета банкнот, банкоматы и многое другое. Сюда же относятразличные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведенийо хозяйственных операциях на машинных носителях.
· Средства приемаи передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений)от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемыеустройства передачи и обработки данных, называется сетью.Объединяют устройства,предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информациеймежду местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методовпередачи данных определяется расположением источников информации и средств обработкиданных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами.Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи,модемами, мультиплексорами.
· Средства подготовкиданных представлены устройствамиподготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информациис документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлятьсортировку и корректирование.
· Средства ввода служат для восприятия данных с машинныхносителей и ввода информации в компьютерные системы
· Средства обработкиинформациииграют важнейшую роль в комплексе техническихсредств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которыев свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ.Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальныеи специализированные могут быть как многопользовательскими — мощные ЭВМ, оборудованныенесколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы),так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполненииодного вида работ.
Малые ЭВМ – работают в режиме разделениявремени и в многозадачном режиме. Их положительной стороной является надежностьи простота в эксплуатации.
Большие ЭВМ –(мейнфермы) характеризуются большим объемом памяти, высокой отказоустойчивостьюи производительностью. Также характеризуется высокой надежностью и защитой данных;возможностью подключения большого числа пользователей.
Супер-ЭВМ– это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.
Сервер — компьютер, выделенный для обработки запросов от всех станций сети и представляющийэтим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Универсальныйсервер называется — сервер-приложение. Мощные серверы можно отнести к малым и большимЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл, а также существуют серверы Cray(64процессора).
· Средства отображенияинформации используютдля вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на машинные носители,печать, экран и так далее. К устройствам вывода можно отнести мониторы, принтерыи плоттеры.
Монитор – это устройство, предназначенное дляотображения информации, вводимой пользователем с клавиатуры или выводимой компьютером.
Принтер – это устройство вывода на бумажный носительтекстовой и графической информации.
Плоттер – это устройство вывода чертежей и схембольших форматов на бумагу.
/>2.1 Способы и средства изменения, тиражирования и физическойобработки документов
В связи с повсеместным использованиемсредств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственнов сфере управления, в различных офисах и организациях, такие средства стали называть«офисная организационная техника» (оргтехника) — технические средства, применяемыедля механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.
Средства оргтехники дляофиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства иоборудование, как персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки,телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящеетелефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильныйаппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальнуюмашину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожениядокументов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование,стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.
К оргтехнике в широком смыслеможно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления,машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительнымимашинами и системами.
В более узком смысле словапод оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстведля создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки,хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи
Опишем некоторые историческиесведения, связанные с появлением оргтехники, и ее «предшественников», а так же расскажемо способах копирования и тиражирования документов.
С целью облегчить и ускоритьпроцесс копирования в начале XIXстолетиястала использоваться копировальная бумага («копирка»). «Устройство для получениякопий писем и документов» запатентовал в 1806 году англичанин Р. Веджвуд. В изобретённомим устройстве тонкая бумага пропитывалась синими чернилами, а затем высушиваласьмежду двумя листами промокашки. Полученную таким способом «копирку» можно было подкладыватьпод лист бумаги при письме и получать его копию. Начавшийся в конце XIXвекамассовый выпуск пишущих машин привёл к появлению черной копирки, близкой по качествук современной. Её использование позволило изготавливать несколько копий документа.Была изобретена полиэтиленовая копирка, позволяющая получать 15-20 четких оттисководновременно. В настоящее время для пропитки копировальных бумаг, используются примерноте же самые красящие вещества, что и при изготовлении лент для пишущих машин.
Научно-технический прогресспривёл к изобретению в XIX-XX векахцелого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования и соответствующихсредств репрографии (от лат re–приставка, указывающая на повторное действие, produce–произвожу и греч. grapho–черчу, пишу, рисую — обобщённое название процессов копирования документов) и оперативнойполиграфии. К числу наиболее распространённых в этот период способов копированияотносились следующие:
— фотографический – одиниз давних способов копирования. Он даёт высокое качество, однако является дорогими длительным по времени, в следствии сложности процесса обработки фотоматериалов.Фотокопирование производится как с помощью обычных фотоаппаратов, так и с использованиемспециальной фототехники. В частности в конце XXвекав России был изобретен реставрационный архивный фотоаппарат, позволяющий копироватьтексты документов, считавшихся ранее невосстановимыми. С его помощью, к примеру,удалось прочесть 18 листов пергамента, обнаруженных при раскопках в кремле ещё в1843 г.
Разновидностью фотокопированияявляется микрофотокопирование (микрофильмирование) – изготовление фотографическимспособом микроформ, т.е. уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Разновидностьюмикрокопирования является микрофиширование – запись фотографическим способом информациина плоскую фотографическую плёнку стандартного размера А6 (105*148 мм) уменьшаетсяс помощью оптики в 24 раза и фиксируется на микрофише в виде небольшой ячейки. Всегона стандартном микрофише размещается 98 уменьшенных изображений обычных страництекста. Однако разработаны технологии, позволяющие размещать на микрофише до 270изображений страниц.
Имеющаяся в настоящее времяаппаратура записи и воспроизведения информации с помощью микрофиш позволяет осуществитьсъемки печатного текста на микрофишу с производительностью 1500-2000 документовв час (15 микрофиш). Необходимо отметить, что чтение микрофиш возможно только спомощью увеличительной аппаратуры.
Диазографический метод (светокопирование)используется обычно при копировании большеформатной чертежно-технической документациина специальную светочувствительную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу, впервыетакие копии были получены в Великобритании в 1842 году.
Термографическое копирование(термография) осуществляется с помощью термокопировальных аппаратов на специальнуютермореактивную бумагу, либо через термокопировальную бумагу на обычную бумагу.В основе лежит принцип облучения бумаги интенсивным потоком тепловых инфракрасныхлучей, осуществляющих местный нагрев, который затем передается термореактивной бумаге;
Электрографическое копирование(ксерография) впервые было предложено Россиянином Е.Е. Гориным в 1916 году. В настоящеевремя является наиболее распространенным. Этот метод позволяет быстро, качественнои сравнительно экономично копировать необходимые документы. Причем в процессе копированиявозможно масштабирование и редактирование документов.
Цифровое электрографическоекопирование (цифровое копирование). Цифровой копировальный аппарат позволяет копироватьне только быстро и качественно но и получать копии, лучше оригинала. Однако в процессеуправления очень часто необходимо размножать документы тиражом 50-100 и более экземпляров.Начиная с 1980-х гг., приходит электронотрафаретная печать (ризография), как наиболееперспективный способ оперативной полиграфии. Она осуществляется с помощью цифровыхмножительных аппаратов – ризографов, а так же дупликаторов. Они позволяют осуществлятьтиражирование непосредственно с компьютера со скоростью до 130 оттисков в минуту.
Для массового размножениядокументов используются различные полиграфические способы печати, самыми совершеннымииз них являются высокая и глубокая печать, используемая для массового тиражированиякниг, брошюр и другой печатной продукции. Необходимость, на сегодняшний день владетьинформацией, быть в курсе всех дел, новинок заставляет человека изобретать болееновые технологии, позволяющее размножать, тиражировать, обрабатывать документируемуюинформацию. Вся эта организационная техника составляет материальную базу прогрессивныхсистем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижениюпроизводительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимымзадержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввидуотсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.
2.2Средства телекоммуникаций
документдокументирование телекоммуникация информация
Локальная вычислительнаясеть (ЛВС, локальная сеть; англ. Local Area Network, LAN) — компьютерная сеть, покрывающаяобычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис,фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географическина расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотряна такие расстояния, подобные сети всё равно относят к локальным.
Чаще всего термин «Локальныесети» LANпонимаетсябуквально, то есть это такая сеть, которая имеет небольшие локальные размеры и соединяетблизко расположенные компьютеры, но с другой стороны некоторые LAN,как сеть соединяет небольшое количество компьютеров, но предельные возможности современныхлокальных сетей позволяет соединять десятки тысяч компьютеров. Некоторые авторыопределяют LANкаксистему для непосредственного соединения многих компьютеров, при этом подразумевается,что информация от компьютера к компьютеру передается без каких либо посредникови по единой среде.
Наиболее точно определитьLAN можно,как сеть, которая позволяет пользователю не замечать связи, по сути компьютеры объединённыеLAN образуютединый виртуальный компьютер. Ресурсы которого доступны всем пользователям сети,от сюда следует, что скорость передачи по локальной сети должна расти по мере ростапроизводительности ПК, на данный момент минимальная скорость LANсчитается100 мегабит в секунду. Так же необходим низкий уровень ошибок при передаче информациии возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках. Не редко еще выделяютодин класс сетей: городские или региональные сети MAN(Metropolitanarea network)по характерам такие сети ближе к глобальным, однако внутренняя структура большенапоминает локальную сеть.
Наряду со всеми применяемымисетями имеется рад недостатков:
1. Сетьтребует дополнительных иногда значимых материальных затрат на покупку оборудования,программного обеспечения, прокладку соединительных кабелей, обучение персонала.
2. Сетьтребует приема на работу администратора сети, который занимается контролем работысети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам. Для больших сетей требуетсябригада администраторов.
3. Сетьограничивает возможность перемещения компьютеров, так как в этих случае требуетсяперекладка кабеля.
4. Сетьпредставляет собой прекрасную среду для распространения вирусов, из чего следуютдополнительные финансовые затраты на антивирусные программы.
5. Сеть,резко повышает возможность несанкционированного доступа к информации, информационнаязащита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.
Приведем Основные понятиятеории сети
1. Абонент(узел, хост, станция) – устройство подключенное к сети и активно участвующее в информационномобмене. Чаще всего абонентом является персональный компьютер (ПК). Так же можетсетевой принтер или любое другое периферийное устройство.
2. Сервер– абонент, который предоставляет свои ресурсы другим абонентам, но сам не используетих. Таким образом, он обслуживает сеть.
Серверов в сети может бытьнесколько, совсем необязательно, что сервер, это самый мощный компьютер. Серверыбывают выделенные и не выделенные. Выделенный сервер – занимается только сетевымизаданиями. Не выделенный – выполняет так же другие задания.
3. Клиент– абонент сети, который только использует сетевые ресурсы, но сам не предоставляетих.
4. Компьютер-клиент,так же называют рабочей станцией.
Каждый компьютер может одновременнобыть и сервером и клиентом. Под сервером и клиентом часто понимается не сами компьютеры,а работающие на них программные приложения. В этом случае приложения, которые отдаютресурсы серверу, а приложение потребляющее ресурсы – клиентам.
2.3Мобильнаясвязь
Для передачи информациииспользуются не только локальные сети, но и мобильная связь.
В настоящее время использованиемобильной связи является необъемлемой частью повседневной жизни. Рассмотрим основныестандарты мобильной связи:
GSM (Global System for MobileCommunications — всемирная система мобильной связи) — наиболее распространенныйстандарт мобильной связи в мире (82% мобильных абонентов в 212 странах мира). Большинствосетей GSМ работают на частотах 900 и 1800 МНz, в некоторых американских странахиспользуются частоты 850 и 1900 МНz. В чистом виде канал используется для предоставленияголосовых услуг, поскольку скорость передачи данных составляет всего 13 Кбит/с — этого достаточно лишь для передачи голоса (который предварительно обрабатываетсякодеками), отправки текстовых сообщений и обмена служебной информацией.
GPRS (General Packet RadioService — радиоканал пакетной передачи данных) — технологическая надстройка надGSM-сетью, позволяющая передавать данные на скорости до 120 Кбит/с (класс 32, когдаодновременно используется 6 каналов). Преимущество в том, что передаваемые данные,как в случае с GSМ, не занимают весь канал, а используют лишь его часть, котораявыделяется определенной частотой. Под каждый канал резервируется 20 Кбит/с. Впрочем,количество отводимых каналов определяется не только телефоном, но и базовой станцией,которая при установлении соединения выделяет определенное количество каналов дляпередачи данных, в зависимости от загруженности. Средняя скорость составляет примерно50-60 Кбит/с.
EDGE (Enhanced Data Ratesfor GSM Evolution — расширенный канал передачи данных, развитие GSМ) — специальноразработанная технология для увеличения скорости передачи данных и повышения надежностисоединения. Вторым названием ЕDGЕ является E-GPRS (Enhanced GPRS — продвинутый GРRS).Принимая во внимание то, что технология по скорости еще больше приближается и сетивторого поколения к возможностям 3G-сетей, принято относить ЕDGE к сетям 2,75-поколения.При использовании EDGЕ теоретически максимально возможная скорость передачи данныхсоставляет 473,6 Кбит/с (одновременно используется 8 наиболее скоростных каналов59,2 Кбит/с), на практике же скорость, как правило, в 2-3 раза ниже (зависит отколичества используемых каналов и их скорости). В среднем, эффективная скоростьработы составляет 180 Кбит/с.
UMTS (Universal Mobile TelecommunicationsSystem — универсальная мобильная телекоммуникационная система) формат связи третьегопоколения, являющимся развитием GSМ с использованием принципов частотного и кодовогоразделения каналов. Теоретически максимально возможная скорость передачи данныхв сети UМТS составляет 14 Мбит/с. Пока же на практике абонентам приходится довольствоватьсяскоростями от 384 Кбит/с до 3,6/ Мбит/с (при использовании HSDPA, High Speed DownloadPacket Access, специальная технология для высокоскоростной загрузки данных). Главнойособенностью таких сетей является возможность осуществления видеозвонков. В Европесети UМТS, как правило, используют частоты 2100 МНz для загрузки и 1900 МНz дляотправки данных. В Америке, в зависимости от оператора, применяются другие частоты- например, 1700 МНz.
CDMA (Code Division MultipleAccess — технология множественного доступа с кодовым разделением каналов) — альтернативныйGSМ стандарт связи. Скорость передачи данных сдесь почти такая же — 14 Кбит/с. Отличительнойособенностью является то, что на одной частоте могут работать несколько устройств,каждому из которых присваивается свой уникальный номер. Стандарт СDМА используютоколо 15% абонентов мобильной связи в мире. Этот стандарт связи был разработан компаниейQualcomm, и используется преимущественно в странах Америки и Азии. Для работы стандартаСDMA используются частоты 800 и 1900 МНz.
CDMA2000 1x — развитие стандартаСDМА, является промежуточным звеном между сетями второго и третьего поколений форматаСDМА. Пиковая скорость составляет 144 Кбит/с. К используемым частотам относятся450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 и 2100 МНz.
CDMA Ev-DO (Evolution DataOptimized — оптимизированная эволюционная передача данных) телекоммуникационныйстандарт радиопередачи данных, чаще всего используется для широкополосного скоростногодоступа к сети Интернет. Существует несколько модификаций стандарта: Базовый — Revision0 — который обеспечивает скорость передачи данных 2,4 Мбит/с, но при этом скоростьзагрузки существенно превосходит скорость отправки данных в сеть; Продвинутый — Revision A — обеспечивает скорость 3,1 Мбит/с и одинаковую скорость приема и передачиданных, что позволяет осуществлять двусторонние видеозвонки; Теоретический — RеvisionB — обеспечивает скорость передачи данных 14,7 Мбит/с (3 канала по 4,9 Мбит/с).
2.4 Факсимильная связь
Принцип работы современныхтелефаксов
Телефакс представляет собойэлектромеханическое устройство, состоящее из сканера, модема, принтера, мотора ишестерней. Мотор и шестерни отвечают за нормальную подачу бумаги в сканер и принтер.Сканер считывает изображение документа, оцифровывает его и передает информацию вмодем. Модем преобразует цифровые сигналы в последовательность модулированных сигналови обеспечивает их передачу на другой факсимильный аппарат через обычную телефоннуюлинию. Модем принимающего телефакса преобразует данную последовательность обратнов цифровую и передает ее на принтер. Принтер распечатывает изображение на специальнойтермобумаге в соответствии с полученной информацией.
Недостатки телефаксов
Подверженность значительномумеханическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пыльюи грязью, попадающим со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются.Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов всканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом, качество передаваемых и принимаемыхдокументов значительно ухудшается.
Невозможность автоматизированнойработы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов.Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае занятости адресатаили при неудавшейся передаче.
Неэффективное использованиедорогой термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемыесообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на специальнойдорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенныйнедостаток — изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом,все важные сообщения необходимо копировать для хранения.
Новая аппаратура факсимильнойсвязи
Объем информации, передаваемойпо обычным телефонным линиям, постоянно увеличивается. В первую очередь это касаетсяфаксимильных сообщений. Поэтому сегодня многие пользователи заинтересованы в приобретениине простых автономных телефаксов, выполняющих строго определенные функции, а болеесовершенных систем, которые позволяют автоматизировать процесс приема, обработкии рассылки факсимильных сообщений и исключить отмеченные недостатки.
Идея использовать для созданиятаких интегрированных систем персональный компьютер впервые была реализована в 1985г., когда фирма GammaLink выпустила первую компьютерную факсимильную плату. Этопозволило подключить телефонную линию непосредственно к компьютеру и превратитьего в мощный и многофункциональный телефакс. Сегодня компьютерные факсимильные платывыпускает огромное количество производителей. Их продукция, различающаяся по некоторымфункциональным возможностям, служит одной цели — автоматизации процесса передачи,приема и распределения факсимильных сообщений, обмен которыми происходит по обычнымтелефонным линиям.
Компьютерно-телефонные факсимильныеплаты являются неотъемлемой частью индустрии компьютерной телефонии (КТ). Их стоимостьможет варьироваться от 50 дол. (за обычные низкоскоростные факс-модемные платы,чьи возможности и характеристики, как правило, оставляют желать лучшего) до 5000-7000дол. (за специальные факсимильные платы, при создании которых использованы новейшиедостижения и которые способны передавать разную информацию со скоростью 14 400 бит/содновременно по 12 телефонным линиям. Системы, строящиеся на базе ПК с применениемтаких плат, обладают рядом существенных преимуществ перед обычными факсимильнымиаппаратами.
Удобство использования.Интеграция ПК с телефонной сетью и наделение его возможностями телефакса позволяетпользователям получать, обрабатывать и отправлять факсимильные сообщения, не отрываясьот своих компьютеров.
Эффективное использованиетелефонных линий. Факсимильная система, строящаяся на базе ПК, обеспечивает эффективныйобмен информацией по малому числу телефонных линий, заменяя собой множество автономныхтелефаксов, для каждого из которых требуется отдельная линия.
Высокое качество передаваемогоизображения. Любой документ текстового или графического редактора может быть переданв виде факсимильного сообщения высокого качества. Для этого с помощью специальногопрограммного обеспечения он преобразуется в формат, используемый факсимильной платойдля передачи сообщений. Таким образом, гарантируется высокое качество изображения,поскольку документ не может быть «испорчен» ни низким качеством печатипринтера, ни загрязнением сканера телефакса, ни неполадками в механизме подачи бумаги.
Сохранение конфиденциальностипринимаемых сообщений. В отличие от обычных телефаксов, распечатывающих все поступающиесообщения на едином рулоне бумаги, системы КТ принимают и сохраняют их в персональныхдиректориях пользователей, доступ к которым ограничивается паролем. Таким образом,полностью исключается просмотр важных документов посторонними людьми.
Кроме того, применение ПКдля управления работой факсимильных карт позволяет реализовывать множество полезныхи удобных алгоритмов — приложений КТ. Многие из них предоставляют возможность полностьюавтоматизировать процесс обмена факсимильными сообщениями. К таким приложениям КТ,получившим наиболее широкое распространение, относятся ФАКС-СЕРВЕР, ФАКС ПО ЗАПРОСУИ ФАКС-РАССЫЛКА. Применение факс-сервера сводит к минимуму временные и материальныезатраты при приеме и передаче факсимильных сообщений. Факс по запросу позволяетавтоматизировать процесс предоставления абонентам часто запрашиваемых документов.Факс-рассылка значительно упрощает работу персонала при рассылке большого количестваразных документов большому числу адресатов.
2.5Модемная связь
Без модема немыслима системаэлектронных коммуникаций. Это устройство позволяет включиться в увлекательный, асегодня, используя последние изобретения мира телекоммуникаций, уже и просто жизненнонеобходимый, мир информационных потоков, электронных баз данных, электронной почты,электронных справочников, электронных досок объявлений и многого другого. Возможностиполучения и обмена информацией с помощью модемов уже сегодня трудно переоценить,а то, что ждет нас завтра, мы не можем себе даже вообразить. Электронное письмо,посланное по электронной почте в любую точку земного шара, дойдет до адресата меньше,чем за два часа. Мы можем поместить какое-либо объявление или рекламу в системутелеконференции вашей сети электронной почты и эту информацию через сутки узнаетвесь мир. Посредством модема можно, например, из Москвы подключиться напрямую ксерверу в Нью-Йорке и работать с информационными базами данных, которые он содержит.Наконец, мы можем послать факс. Уже сегодня ни одна солидная брокерская конторане может обойтись без оперативного получения и передачи информации с использованиемкомпьютерных каналов связи и, как следствие, модемов.
Поясним, что же такое модем,и как он работает. Когда компьютер используется для обмена информацией по телефоннойсети, необходимо устройство, которое может принять сигнал из телефонной сети и преобразоватьего в цифровую информацию. На выходе этого устройства информация подвергается МОдуляции,а на входе ДЕМодуляции, отсюда и название МОДЕМ. Назначение модема заключается взамене сигнала, поступающего из компьютера (сочетание нулей и единиц), электрическимсигналом с частотой, соответствующей рабочему диапазону телефонной линии. Акустическийканал этой линии модем разделяет на полосы низкой и высокой частоты. Полоса низкойчастоты применяется для передачи данных, а полоса высокой частоты — для приема.Используется много способов кодировки информации, наиболее известными из которыхявляются метод FSK (Frequency SНift Keying) для скорости передачи до 300 бод (бод- единица скорости передачи информации, равная 1 бит/с) и метод РSK (РНase SНiftKeying) для более быстрых модемов, скоростью передачи до 2400 бод.
FSK использует четыре выделенныечастоты. При передаче информации сигнал частотой 1070 Гц интерпретируется как логическийнуль, а сигнал частотой 1270 Гц — как логическая единица. При приеме нуль соответствуетсигналу 2025 Гц, а единица 2225 Гц.
РSK использует две частоты:для передачи данных 2400 Гц, для приема — 1200 Гц. Данные передаются по два бита,при этом кодировка осуществляется посредством сдвига фазы сигнала. Используютсяследующие сдвиги фазы для кодировки: 0 градусов для сочетания битов 00,90 градусовдля 01,180 градусов для 10,270 градусов для 11.
Существуют также и другиевиды модуляции (DРSK, QAM, TCM). Модем выполняется либо в виде внешнего устройства,которое одним выходом подсоединяется к телефонной линии, а другим к стандартномуCOM-порту компьютера (разъем RS232 по рекомендациям CCITT V. 24), либо в виде обыкновеннойпечатной платы, которая устанавливается на общую шину компьютера. Внутренние вариантымодемов могут быть приспособленны как к обычной ISA, так и к РCI шинам.
Рассмотрим некоторые стандартыработы модемов.
Наибольшее распространениеполучили так называемые НAYES-совместимые модемы, по имени фирмы-производителя одногоиз первых модемов. Такие модемы используют AT-команды (от английского слова ATtention), совместимые с Нayes Smartmodem. Кроме стандартного для всех Нayes-совместимыхмодемов набора команд каждый производитель в отдельности предлагает пользователюширокий спектр специфических команд, имеющих силу лишь в моделях этой фирмы (например,USRobotics, Rockwell, ZyXEL и т.д.)
Кроме совместимости по наборукоманд модем должен соответствовать какому-либо стандарту передачи информации потелефонным линиям. Такими стандартами являются рекомендации МККТТ (международныйконсультативный комитет по телеграфии и телефонии, фран. CCITT (Comite ConsultatieInternational TelegraрНique et TeleрНonique).
Модемы, соответствующиестандартам для скорости до 2400 бод, могут свободно обмениваться информацией. Следуетотметить, что рекомендация CCITT V. 32 не является стандартом в полном смысле этогослова, поскольку практически каждый крупный производитель модемов скорости выше2400 бод имеет привычку дополнительного приложения одного или нескольких специфическихпротоколов передачи данных. Их использование возможно только при связи аналогичныхмодемов, причем при этом достигается, как правило, более высокая скорость передачи,помехоустойчивость и быстрота соединения.
Наиболее распространенными дешевым (почему и пользующимся успехом в предпочтении пользователей) являетсяпротокол НST (НigН Sрeed Transfer), разработанный фирмой USRobotics еще в конце80-х годов. Существуют разновидности этого протокола: Н96, Н14, Н16, Н19, Н21, Н28,различие которых состоит лишь в скорости передачи информации, которая соответственносоставляет 9600,14400,16800,19200,21600 и 28800 бод. Благодаря дешевизне, широкимвозможностям модернизации и высоким помехоустойчивости и скоростным данным протоколаНST пользователи предпочитают приобретать широко известные модели USRobotics, такиекак Sрortster, Worldрort, Courier.
Широкое распространениеполучили также модемы фирмы ZyXEL, обладающие специфическим протоколом ZYX, дающимвозможность передачи данных со скоростью 19200 бод полным дуплексом. Большую популярностьмодемы ZyXEL приобрели в начале 90-х годов исключительно из-за недоступности дляотечественного покупателя других марок модемов. Главный их недостаток — высокаяцена, отпугивает широкий круг потребителей. Но, несмотря на это, банковские структурыи государственные учреждения, исходя из сложившейся традиции, предпочитают модемыименно этой фирмы.
Менее распространены, весьмадорогие, но обладающие сильным и устойчивым сигналом, способным игнорировать дажезащитные фильтры, ставящиеся на АТС во избежание бесплатного пользования модемами.Это модемы фирмы Telebit марки TrailBlazer и знаменитый протокол РEР (Рacket EnsembleРrotocol) Практически все высокоскоростные модемы совместимы с менее быстрыми стандартами.
Заключение
Прогрессивное развитие средствинформационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной»технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационныхсредств, хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров ипериферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощьюсовременного копировального оборудования.
Сейчас, в условиях многократновозрастающих каждый год информационных потоков, уже практически невозможно вообразитьчеткое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственныхучреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерныхсетей. В противном случае пришлось бы содержать гигантский штат обработчиков бумажныхдокументов и курьеров, причем надежность и быстрота функционирования такой системывсе равно была бы значительно ниже предоставляемой модемной связью и компьютернымисетями. А ведь каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщенийможет вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имидживые крахи.
В настоящей курсовой работемы рассмотрели современные технические средства, используемые при создании и обработкедокумента, изучили способы документирования информации, классифицировали типы ивиды документов, рассмотрели разновидности носителей документов, описали некоторыеспособы тиражирования документов, а так же выявили особенности применения средствтелекоммуникаций.
Таким образом, цель изученияособенностей использования современных технических средств обработки документовв делопроизводстве, достигнута.
Список источников и использованнойлитературы
Источники
1. АнтоноваП. Сеть RELCOM и электронная почта. — М.: Демос, 1991.
2. ВильховченкоС.Д.,Модемы(выбор, установка, настройка), М.: ABF, 1997.
3. ГавриловА. А. Работаем с модемом. — М.: МП «Малип», 1992.
4. ГасовВ.М. «Технические средства ввода-вывода графической информации» (серия в семи книгах«Организация взаимодействия человека с техническими средствами АСУ» под редакциейВ. Н. Четверикова)
5. ГуринН.И. «Работа на персональном компьютере»
6. ДжоунсР. Теория передачи данных. — М.: Наука и техника, 1993.
7. СоломенчукВ.Г.,Аппаратныесредства персональных компьютеров. BHV-Санкт-Петербург, 2003.
8. Под.ред. У. Томпкинса и Дж. Уэбстера. Сопряжение датчиков и устройств ввода данных скомпьютерами IBM РC. — М.: Мир, 1992.
9. Справочник«Компьютерные сети России. Услуги международной связи». — М.: ТОО «ЭЛИС.ЛТД», 1992.
10. ФищенкоЛ.П. «Внутренние PCI модемы»
Опубликованные источники:
11. ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденныйпостановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
12. ГОСТР 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительныхдокументов. Требования к оформлению документов. – Введ. 3.03.2003. – М: Издательствостандартов, 2003.
13. Федеральныйзакон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации».
14. ГОСТР ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскомуделу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действиеприказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07№ 28-ст.
Неопубликованные источники:
15. Документооборот2010. Храмцова Н.А.: www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.
16. Документированиес применением электронно-вычислительной техники.- aleho.narod.ru/document/48.htm,10.08.10
17. Консалтинговаягруппа «Термика», Энциклопедия делопроизводства: www.termika.ru/dou/enc/,25.08.10
18. РепинаС.О., «Электронное гиперссылочное пособие»: cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html,01.09.10
19. Свободнаяэнциклопедия: ru.wikipedia.org/wiki/
20. Стандартымобильной связи: promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10
21. Принципработы современных телефаксов: kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10
Литература:
22. ГедровичФ.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста.№ 1. 2004.
23. Делопроизводствои корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономическихвузов и колледжей М.И. Басаков – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебник и учебноепособие» — Ростов н/Д
24. Делопроизводство(Организация и технология документационного обеспеченья управления): Учебник длявузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой.– М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с.
25. Делопроизводство:Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР,2006.
26. Документоведение:Учебник. Н.Н. Кушнаренко – 7-е изд., стер. – К.: Знания, 2006. – 459 с. – (Высшееобразование XXIвека).
27. Документоведение: Учебноепособие. Н.С. Ларьков
28. Документированиеуправленческой деятельности: курс лекций / И.Н. Мигель. – М.: Флинта: МПСИ, 2006.– 200с.
29. Кадрыпредприятия №10 / 2002 «О культуре работы с документами, которую мы потеряли»
30. Организацияработы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб.и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
31. Работаемс модемом. Гаврилов А.А., М.: МП «МАЛИП», 1992.
32. СедоваО.Л., Размножаем документы. Журнал «Секретарское дело», №1, 1999.
33. Секретарскоедело. Учебно-практическое пособие/В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. – 608 С.
34. Современноеделопроизводство. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. – 2-е изд. – Спб.:Питер, 2006. – 272 с.: ил. – (Серия «Современное делопроизводство»)
35. Современныетехнологии делопроизводства и документооборота. Журнал№0, 2010.
36. РогожинМ.Ю. Справочник по делопроизводству. – «Юстицинформ», 2005.