ДОНСКОЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Социально-гуманитарныйфакультет
Кафедра«Документоведение и языковая коммуникация»
КУРСОВАЯРАБОТА
Развитиевидов и формуляра документов в учреждениях России XVIII в.
Выполнил: студенткагр.ГДУ-22
Сидоренко Татьяна Юрьевна
Проверил: к.фил.н., доц.Е.Д.Вышегородская
Ростов-на-Дону
2010
Содержание
Введение
Основная часть
1.Организация управления
2.Состав документов, правила их составления
3. Организация движения документов и порядок их рассмотрения.
4. Регистрация документов и контроль за их исполнением
5. Систематизация документов и организация их хранения
Заключение
Список литературы
Введение
В первой четверти XVIII века в России центральнымиотраслевыми органами управления становятся коллегии. Начало этого периода вистории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра. Именно онсоздал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.
В начале XVIII века вРоссии, в период царствования Петра, происходит реформа приказногоделопроизводства. Складывается новый тип государства – абсолютная монархия,которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной иисполнительной власти. Монарх осуществляет управление через центральные органыгосударства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.
Обычно историки выделяюттри этапа в реформах Петра.
Первый (1699-1710) — изменения в системегосударственных учреждений и создание новых, перемены в системе местногосамоуправления, установление рекрутской системы.
Второй (1711-1719) — создание Сената иликвидация прежних высших учреждений, первая областная реформа, проведениеновой военной политики, широкое строительство флота, учреждение законодательства,перевод государственных учреждений из Москвы в Санкт-Петербург.
Третий (1720-1726) — начало работы новых,уже созданных учреждений, ликвидация старых; вторая областная реформа;расширение и реорганизация армии, реформа церковного управления; финансоваяреформа; введение новой системы налогообложения и нового порядкагосударственной службы.
Вся реформаторскаядеятельность Петра I закреплялась в форме уставов, регламентов, указов, которыеимели одинаковую юридическую силу. Делопроизводство в эпоху Петра вступило вновую стадию своего развития, и носит название коммерческое делопроизводство.
Цель моей работы:определить отличия и роль в организации управления и делопроизводства периода18 века от предшествующего периода, при этом основные задачи:
· определить виды иразновидности документа;
· выявитьособенности оформления реквизитов;
· ознакомиться сиерархией учреждений и должностных лиц в период коллежского делопроизводства.
При написании курсовойработы я пользовалась различной литературой, но всё же основным источникоминформации по данной теме стала книга Панфиловой Т.А., Кондратьевой Т.Н. «Документоведение иделопроизводство», где очень подробно описывается период коллежскогоделопроизводства, его характеристики и особенности.
1.Организация управления
В первой четверти XVIIIв. в России сложилась новая система государственных учреждений,соответствовавшая особой форме феодально-крепостнического государства –абсолютной монархии. В руках царя сосредоточилась вся полнота власти.Неограниченная власть государя нашла законодательное определение в Уставе онаследии престола 1722 года и других актах. Воинский устав 1716 года гласил:«его величество есть самовластный монарх, который никому на свете в своих делахответу дать не должен…».
Глава государства былносителем законодательной и исполнительной власти. Последняя осуществляласьзависимым от него аппаратом, реорганизация которого началась с создания в 1711году Сената как высшего органа управления с функциями правосудия, решенияфинансовых вопросов, общих вопросов управления государственного хозяйства.Сенат заменил Боярскую думу. Однако в отличие от последней он выполнялзаконодательную роль эпизодически (и то только в первое десятилетие своегосуществования), оставаясь законосовещательным учреждением, имел право приниматьпостановления по вопросам, которые коллегии не могли решить самостоятельно, атакже посылать нижестоящим учреждениям указы от своего имени (до 1721 года).Заседало в Сенате девять человек, в Боярской думе к концу XVII в. – более 100.
В период с 1726 года доконца XVIII в., когда при императорах стали возникать как высшиезаконодательные и распорядительные учреждения различные советы и кабинеты –Верховный тайный совет (1726-1730), Кабинет Ее Императорского Величества(1731-1741), Совет при Высочайшем Дворе (1769-1801) и др., — Сенат был подчиненим. Он должен был отчитываться перед ними и исполнять их предписания.Постепенно он превратился в исполнительное учреждение, решавшее текущие вопросыуправления. За Сенатом осталась лишь роль высшего суда – судебная апелляция.
В 1719 году был определенсостав канцелярии Сената: обер-секретарь, секретари, переводчик, нотариус,актуариус, регистратор, канцелярист, переплётчик, вахмистр и регламентированыих обязанности. Вопросы, рассматривавшиеся Сенатом, решались коллегиально.
Опираясь на дворянство инарождавшуюся буржуазию, абсолютный монарх осуществлял управление черезцентральные органы государства. На новом этапе экономического и политическогоразвития приказное управление, находившееся в руках бояр, враждебноотносившееся к преобразованиям
Петра I, не могловыполнять задачи, стоявшие перед государством. Реформа центрального управленияготовилась в Сенате. С 1711 года его канцелярия занималась вопросамикомплектования штатов новых учреждений (коллегий) и определением должностныхокладов. Составлялись ведомости, содержавшие обобщенные сведения о гражданскихчинах, на основе которых определялись штаты коллегий.
Первым центральнымучреждением нового типа была открытая в 1699 году в Москве Бурмистерскаяпалата, ведавшая посадским населением, — предшественница Главного магистрата,созданного в 1720 году на правах коллегии. К концу первой четверти XVIII в.Вместо 44 приказов было создано 12 коллегий, каждая из которых ведалаопределенной сферой управления и подчинялась Сенату. Главными считались триколлегии: Чужестранных дел, Военная, Адмиралтейская. Коммерц-коллегия, Мануфактур-коллегияи Берг-коллегия ведали торговлей и промышленностью. Компетенцией Камер-, Штатс-и Ревизион-коллегий были финансы. Юстиц-коллегия ведала судопроизводством,Вотчинная – дворянским землевладением. Главный магистрат управлял городами.Особое место занимала Духовная коллегия, игравшая роль высшего органа церковнойвласти. Для решения некоторых вопросов проводились совместные конференцииСинода и Сената под председательством императора.
Коллегии получили правоиздания указов по вопросам, входившим в их ведение. Им подчинялись местныеорганы власти в губерниях — губернские канцелярии во главе с губернаторами.
Вводя коллегиальноеуправление, Петр I ставил задачи обеспечения более высокой работоспособностиучреждений, повышения ответственности и ограничения злоупотребленийчиновничества. Согласно Духовному регламенту коллегиальное учреждение«совершеннейшее есть и лучшее, нежели единоличное правительство».
Преимущество коллегий надприказами заключалось в различии принципа управления (коллегиальное обсуждениеи решение дел), единообразии структуры, более четком разграничении функций,строгой законодательной регламентации их прав, обязанностей.
Однако в послепетровскийпериод коллегиальный принцип управления был существенно изменен, а к концустолетия фактически ликвидирован.
Сущность реформ1708-1709, 1718-1719 гг. в местном управлении сводилась к централизации. Вгородах были созданы бурмистерские избы, а затем городовые магистраты и ратуши.Губернатор и его канцелярия ведали всеми делами губернии. Губернии делились напровинции, которыми управляли воеводы с канцеляриями. Появились и отраслевыепровинциальные учреждения: Контора рекрутских дел, Контора, ведавшая сборомналогов, и др… Губернская реформа 1775 года, непосредственным поводомпроведения которой была крестьянская война 1773-1775 гг., упразднила провинции,губернии делились на уезды. Все губернии и уезды получили унифицированный наборучреждений с одним и тем же штатом чиновников. Губернские учреждения впервыебыли основаны на разделении административных, судебных и финансовых функций.
Учреждения XVIII в.отличались от учреждений предшествующего периода способом их создания:объявлением закона или реформой. Статус, устройство каждого государственногоучреждения теперь оформлялись регламентом. Регламенты коллегий обсуждались вСенате. На основании утвержденных регламентов отдельных коллегий и практическойдеятельности был составлен общий регламент – Генеральный, который был утвержден28 февраля 1917 года. Он определял задачи, функции, структуру, порядок работы коллегий.Генеральный регламент был первым законодательным актом дореволюционной России,определившим порядок делопроизводства, который действовал до 1917 года.
Положения Генеральногорегламента были дополнены и развиты Адмиралтейским и Духовным регламентами.Первый устанавливал обязанности большого круга должностных лиц, штатканцелярских служителей в 17 человек, правила оформления указов с подписямивсех членов присутствия. Второй развил главу Генерального регламента «Опреимуществе коллегий», подчеркнув, что коллегиальное обсуждение проявляетистину, позволяет избежать пристрастного решения. Решением, принимаемым коллегиально,достигается, по мысли авторов, большее повиновение. Так составители документаДуховного ведомства обосновали целесообразность замены патриаршества Синодом.
Генеральный регламентустанавливал большую дифференциацию должностей и должностных обязанностей.
Коллегия состояла изприсутствия (общего собрания членов) и канцелярии. Регламент определял составприсутствия коллегии: президент, вице-президент, советники, асессоры;обязанности его членов, порядок проведения заседания. Предписывалось «всеммнение свое свободно и явственно объявлять по правому своему разумению исовести, невзирая на персону». С тем чтобы высшее должностное лицо не оказывалодавления на низшего по должности члена присутствия, предлагалось первымвысказывать свое мнение асессорам, затем советникам и после них –вице-президенту и президенту. В случае если при принятии решений голосаразделялись поровну, принятым считалось то решение, за которое проголосовалпрезидент.
Подробно была описанаорганизационная работа канцелярии. Возглавлял канцелярию секретарь, которомупоручалось общее руководство делопроизводством коллегии. Он готовил дела кзаседанию коллегии и докладывал их. В регламенте специально оговариваласьочередность подготовки дел: сначала – «дела государевы», а затем – «частные»,притом не по выбору, а в последовательности, указанной в реестре. От того, каксекретарь подготавливал дело к слушанию на заседании, нередко зависело ирешение вопроса коллегией. Секретарь вел учет решенных и нерешенных дел, хранилпечать коллегии.
Были определеныобязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определеннойформе, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией. Актуариусрегистрировал документы и разносил их исполнителям. Регистратор отвечал заоформление указов, подготовленных в коллегиях, вел журналы входящих и исходящихдокументов. Все эти лица — канцеляристы – составляли тексты документов,копиисты переписывали их набело. Переводчикам поручались переводы с иностранныхязыков, для устных переводов была должность толмача. За порядком в канцеляриинадзирал экзекутор.
Деятельность должностныхлиц XVIII в. была детально регламентирована, об этом свидетельствуютопубликованные в 1718 году закон «Должность Сената и инструкции должностнымлицам, при нем состоящим» и «Инструкция о должности секретарей экспедицииКоллегии иностранных дел и прочих членов ее канцелярии». Генеральный регламентпредписывал действовать в соответствии с инструкциями, регламентами и указами.2.Состав документов,правила их составления
В рассматриваемый периодсущественными были перемены в делопроизводстве и, прежде всего вдокументировании деятельности государственного аппарата. Изменился составдокументов. Законодательные и распорядительные акты назывались указами,регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами, инструкциями, наказами. Вназвании документов, особенно правовых актов, появилась иноязычнаятерминология. Например, закон о государственной службе назван Табелем о рангах,закон о крестьянских податях и повинностях – Плакатом, военно-уголовный кодекс– Воинским артикулом и т.д.
Переписка оформляласьнесколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учрежденийили лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностью лицавышестоящему учреждению или лицу называлось доношением или донесением,донесение об исполнении – экзекуцией. Сообщение низшего должностного лицавысшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылалитребования. Сообщение одного учреждения другому, не связанных соподчиненностью,называлось ведением. Появились такие виды, как диплом — документ,удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию; патент –свидетельство о чине, сане, воинском звании или ученой степени; аттестат,содержащий сведения о наградах и других отличиях; послужной (формулярный)список. Челобитные нередко назывались прошениями или прошениями челобитчиков.Вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги.
К 70-м годам XVIII в.Учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме суказанием в левой стороне источников дохода, а в правой – всех видов расходов ицелей расхода. Сброшюрованные счета с записями хозяйственных операцийсоставляли главную книгу. В основной книге (журнале) записи хозяйственных операцийвелись в хронологической последовательности.
Изменения в составестатистической документации XVIII в. связаны, прежде всего, с переходом отподворной переписи к подушной. Списки населения назывались «ревизскимисказками». Учет земли, населения, посевов, скота и его продуктивности в хозяйствахкрупных феодалов-вотчинников отражался в отчетах. Имеются сведения о наличиистатистической отчетности в области промышленности. Значение статистическихисточников имеют церковные метрические книги.
Появляются книги,отражающие организацию труда крепостных, — штрафные журналы, записные книгимирских старост, в которых фиксировались сборы на мирские нужды.
В XVIII в. Появляются«свидетельствованные письма» о принадлежности и мастерстве учеников, договоры сработниками на мануфактурах и фабриках, публикационные листы (объявления онайме рабочих), контракты, учетные документы (книги для записи нанятых наработу, маклерские книги – для записи нанимателя, условий работы).
Плакат (закон) «О сбореподушном и прочем» 1724 года положил начало паспортной системе в России.Крестьянин мог работать в границах уезда при наличии письменного «отпуска»,выданного помещиком или приказчиком. Работа в другом уезде разрешалась приналичии пропускного письма, в котором описывались рост, лицо и приметычеловека, получившего его.
В условиях массовыхнародных движений усиливается роль документа как средства антикрепостническойпропаганды и организации восставших крестьян. Одним из таких документов были«прелестные письма» — прокламации. Руководители антифеодальных движений 60-70-хгодов XVIII в., участники Астраханского восстания 1705-1706 гг. большинстводокументов называли письмами, хотя в них не было адресата. Если письмо касалосьвнутренних вопросов, к нему добавлялись слова «сонетное» или «договорное»,текст составлялся прямо на собрании.
Законодательство XVIII в.Уделяло большое внимание составлению документов. Так, все виды договоров, кромемелких сделок, должны были заключаться в письменной форме. Закон от 19 июля1700 года требовал, чтобы и в цеховых заявлениях и в челобитных излагалось лишь«прямое дело», т.е. сущность жалобы. В документировании судебной деятельностиупростилась форма вызова сторон в суд. Извещение о вызове могло быть и устным.Оно выдавалось на основании поступившей челобитной или искового заявления. Впроцессуальном действии, наоборот, усилилось значение письменного егооформления. Закон 1715 года «Краткое изображение процессов или судебных тяжб»содержал перечень письменных доказательств.
В Генеральном регламенте1720 года давались общие правила составления документов, регламентировалосьнаписание отдельных реквизитов. Так, в протоколе вверху перед текстомуказывалась дата заседания, состав присутствующих. «Важные» документы «сочинял»секретарь, другие – «прочие канцелярские служители». Составлять документыпредписывалось в соответствии с уставами и резолюциями.
Такие документы, какдипломы, патенты, составлялись по «генеральным формулярам», т.е. образцам.
В XVIII в. формадокумента, определенное влияние на нее оказало введение в 1699 году гербовойбумаги. Было утверждено три вида бумаги разной стоимости. Изображения клейма(государственный герб – двуглавый орел) были разных размеров соответственностоимости бумаги: «большое клеймо», «среднее», и «меньшее». Под клеймом указываласьстоимость бумаги, в 1720-1723 гг. цена листа не указывалась. Проставлениеклейма в установленном месте организовывало текст документа, создавалоопределенность его размера.
В 1700 году указами ПетраI были отменены столбцы. Они заменились тетрадями: «Всякие нашего великогогосударя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые (т.е. впол-листа вместо ранее существовавшего формата «в четверть». – М.И.), а не встолбцы». Ведением новой формы документов достигались экономия бумаги, большаянадежность хранения, ускорение справочной работы по документам.
Изменение формы документаповлияло на организацию всего делопроизводства. Прежде всего, сокращаласьпереписка: при столбцовой форме легче было составить новый документ, чемотыскать старый. Изменился и формуляр документа. Он имел самостоятельнооформленные реквизиты: вид документа и адресат выделялись в отдельную строкунад текстом и т. д. Изменился и порядок адресования: по указам 1700, 1718 гг.документы должны были адресоваться в конкретные учреждения. Документы имелиавторскую подпись.
Правила удостоверениядокументов подробно описаны в Генеральном регламенте: протоколы подписывалисьвсеми членами коллегии. Кроме подписи каждый документ имел скрепу (подпись) секретаря.Указом 1701 года
Было запрещеноподписываться уничижительными именам (вместо Коська, Богдашко, Ивашка – Касьян,Богдан, Иван). Зато в просьбах царю, князьям, вельможам подписывались «рабами»,«рабишками». Указами от 4 апреля 1714 года и от 17 марта 1726 года определено«посылать указы за скрепою обер-секретаря, а нужные и за государственноюпечатью». Документы удостоверялись печатью. Глава XII Генерального регламентаустанавливала порядок пользования печатями. В нормативных актах даваласьструктура текста многих документов.
3. Организациядвижения документов и порядок их рассмотрения
Нормативными актамипытались регулировать обмен корреспонденцией. Устанавливалось, например, чтоСенат посылает указы, об исполнении которых получает рапорты. С 1721 г. Сенату было запрещено издавать общегосударственные решения от своего имени.
Большое количествочелобитных на имя императора вызывало ряд указов, запрещавших такую практику.За обращение непосредственно к царю, минуя соответствующие инстанции, устанавливалосьнаказание. В 1720 г. При Сенате была создана должность «ради приема челобитен»,получившая впоследствии название рекетмейстера.
Генеральным регламентомопределялось, что «коллежская корреспонденция» состоит из доношений царю иСенату, копий решений, отчетов о деятельности, «реляций» (отчетов) и ведомостейгубернаторов и воевод. При этом оговаривалось, что деловая переписка должнабыть серьезно обоснованной. Указом «О должности Сената» 1722 г. Коллегиям и местным учреждениям предписывалось представлять в определенные сроки Сенатуотчетные ведомости. Ежемесячно коллегии подавали в Сенат ведомости о входящих иисходящих документах.
Закон «Учреждения дляуправления губерний» подробнее определил порядок обмена документами междуучреждениями. Губернаторы получали от верховной власти указы, представлялирапорты, доношения, давали учреждениям губернии предложения, получая от нихпредставления. С городничими и земскими исправниками губернаторы сносилисьпредписаниями, получая от них рапорты и доношения.
Итак, сверху вниз шлиуказы и повеления, снизу вверх – рапорты и доношения. Равностоящие учрежденияобменивались сношениями и сообщениями. Создавалась иерархия не толькоучреждений, но и документов. Некоторыми актами пытались определить порядокнаправления основных документопотоков. Так, указом «О должности Сената»определялось, что губернаторы и воеводы могут писать в канцелярию Сената лишьпо тем вопросам, которые не правомочны решать коллегии: «…яко о начатии какойвойны, мора, какого замешания (беспорядка) или каких припадков» (особыхпроисшествий). Указами 1700 г. «О неподаче просьб мимо присутственных местгосударю, кроме великих государственных дел» и 1718 г. «О неподаче государю прошений о таких делах, которые принадлежат до рассмотрения на тоучрежденных правительственных мест» определялись уровень решения вопроса ипорядок движения документов, а также какие вопросы правомочны были решатьСенат, коллегии и губернские присутствия. Указом 1719 г. Запрещалось подавать просьбы в высший суд, минуя низший.
Регламентировался порядокрешения вопросов. Указом от 9 марта 1711г. «О порядке заседаний иделопроизводства…» устанавливался принцип единогласного решения дел,рассматривавшихся в Сенате. Однако такой порядок был отменен указом от 4 апреля 1714 г., где предписывалось «куда больше голосов явиться, так и вершить», т.е.выносить решения по большинству голосов. Если же Сенат не мог вынести решение,то свои предложения и мнения должен был сообщать государю. Обсуждение и решениевопросов, подведомственных Сенату, проводилось присутствием, т.е. общимсобранием сенаторов.
Порядок обсуждения вопросовв Сенате подробно описан в указе от 27 апреля 1722 г. «О должности Сената». Дела слушались в порядке, определенном особым реестром («а невыбором»). Обер-секретарь докладывал присутствию дела «по очереди» или степениих важности. С помощью песочных часов генерал-прокурор, ведущий заседание,устанавливал регламент выступлений. Решенные вопросы записывались в протокол,который подписывали все члены Сената. Особым пунктом указа определялось:«Никакое дело исполнено бытии надлежит словесно, но все письменно». Менееважные вопросы рассматривались в возникших в разное время структурныхподразделениях Сената.
В коллегиях сначаларассматривались государственные дела, а затем частные. После доклада секретарякаждое дело обстоятельно обсуждалось, и члены коллегии высказывали свое мнениесвободно «по своей присяге», по правому своему разумению и совести». Особоемнение записывалось в протокол. Все члены коллегии скрепляли решение иподписывали указы по принятым решениям.
Принимали документысекретари. Причем и в Генеральном регламенте, и в «Учреждениях для управлениягуберний» подчеркивалось, что документы принимались только в присутствии, т.е.в самом учреждении. Указы царя и Сената предписывалось распечатывать президентуили вице-президенту коллегии, старший советник принимал и распечатывал письмаот других коллегий и из провинций. Регламентировался порядок приема доношений:они принимались в коллегии («а не в дому» президента), вскрывались секретарем вприсутствии членов коллегии, регистрировались, и назначался день рассмотрениядела. Отметку о поступлении дела в верхнем правом углу или по верхнему полюпервой лицевой стороны документа делал секретарь: проставлял дату поступления,номер. Пометку на поле, кому передать документ на исполнение. Исполнитель,принимая документ, расписывался в квитанционной книге.
Статьей VIII указа «О должностигенерал-прокурора» 1722 г. Был определен порядок рассылки правительственныхдокументов: не по почте, а с экзекутором, который должен был отчитыватьсярапортом о том, «что сделано» или «зачем нельзя было сделать».
4. Регистрациядокументов и контроль за их исполнением
Большое внимание взаконодательных актах XVIII в. Уделялось охране интересов государства игосударственной тайны. Например, глава 1 Генерального регламента предписывала«тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документов ставила ихрегистрация. Одновременно регистрационные журналы исполняли роль справочногоаппарата: «…по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно». Крометого, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнениемдокументов, их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждойгруппе документов.
На поступившем документерегистратор проставлял номер и дату получения. В общем журнале («повседневнойзаписке») давалось содержание документа с указанием, которое послано наисполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги(«регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательностидокументы, полученные от государя и Сената, к ней прилагался реестрзарегистрированных документов; в книгу «Д» — документы других коллегий иместных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов –коллегий и провинций, откуда получены документы.
Регистрация исходящихдокументов проводилась следующим образом. В книги «А» регистрировалисьдокументы, адресованные царю. Указывались дата «посланного» документа, егократкое содержание, «к кому, куда отправлено».
Затем копиист переписывалв книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «В» такимже образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии,губернским учреждениям и отдельным лицам.
Аналогичный способрегистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно закону «Учреждения дляуправления губернией» 1775 г. для получаемых документов велся «реестр входящихбумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящиеучреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемыхравным и подчиненным учреждениям и лицам.
Принятый вгосударственных учреждениях порядок делопроизводства (в том числе ирегистрация) копировался и в вотчинных хозяйствах. Так, в наказе Б.П.Шереметьева дается распоряжение надзирателям записывать в особые тетрадимирские приговоры о раскладке повинностей, в наказе А.М. Черкасского 1719 г. Приказчику предписывалось регистрировать крестьянские челобитные в «книге для справы», винструкции по ведению учетных и отчетных документов 1726 г. Указывалось: «Присланные государя нашего указы все записывать в книги именно и всем быть зарукою приказною».
В особый вид работы сдокументами выделяется контроль за их исполнением. При Петре I одновременно с созданием новогоаппарата управления образуются органы контроля. По указам от 2 и 5 марта 1711 г. Учреждается должность фискала – специальная централизованная надзорная система. Важнейшейзадачей, которой было путем негласного надзора и изучения канцелярскогоделопроизводства следить за исполнением указов и регламентов должностнымилицами, за соблюдением имущественных интересов казны. Контрольные функцииосуществляли последовательно генерал-ревизор, обер-секретарь сената и с 1722 г. – генерал-прокурор. В инструкции «Должность генерал-прокурора» определена главная егообязанность: «Следить, чтобы Сенат во всех делах, которые к сенацкомурассмотрению и решению подлежат, истинно, ревностно и порядочно, без потеряниявремени по указам и регламентам, отправлял», следить за очередностьюрассмотрения челобитных, за тем, чтобы «не совершалось подлогов документов и неплодилась волокита».
В указе от 27 апреля 1722 г. «О должности сената» устанавливалось иметь подробную роспись неисполненных дел. Особоотмечалась необходимость исполнять немедленно указы и памяти государя, «ибо какможет государево управлено быть, егда указы действительны не будут: нонежепризрение указов ничем рознится с изменою…». Во многих указах оговаривалисьсроки исполнения документов: отправлять в тот же день, когда принято решение, асрочные «того же часу сказывать». При Сенате была учреждена специальнаядолжность экзекутора, в обязанности которого входило записывать в особую книгуисходящие документы с отметкой о времени и способе их отправления, составлятьрапорты об исполнении. Устанавливать штрафы за «недоношение» об исполнениисенаторских указов: за первый просроченный месяц – 100 руб., за второй – 200,за третий – 300, за четвертый – 400, и за пятый – лишение всего и вечная работав галерах. Обязанность исполнять сенатские указы и докладывать об этом Сенату вустановленные сроки была закреплена в наказе губернаторам и воеводам в 1728 г.
Непосредственный контрольза исполнением документов должен был осуществляться следующим образом. Прокурорколлегии наблюдал за порядком, законностью решения дел, за деятельностьюканцелярии, за исполнением указов местными учреждениями. Он вел книгу, вкоторой записывалось, когда какой указ составлен, что по указу исполнено и вкакое время.
За исполнением решений,принятых коллегий, наблюдал нотариус, который вел «роспись», «какие дела впрошлой неделе не вершены», т.е. в нее вносились все документы, прежде всегоуказы Сената и царя, намеченные к слушанию. Эта роспись во время заседанийнаходилась на столе перед президентом, поэтому называлась настольным реестром.В канцелярии велись реестры по «исполненным и вершенным, но не исполненным»документам.
Устанавливались срокиисполнения отдельных групп документов. На решение государственных делотводилась одна неделя, на справки по ним в губерниях устанавливался«поверстный» срок: по два дня на 100 верст в один конец. Частные дела пожалобам должны были решаться не более чем в течение шести месяцев.
В настоящем реестреместных учреждений предписывалось указывать, когда какой документ поступил,когда должен рассматриваться на заседании, какое принято решение, что указы поэтому поводу разосланы и исполнены. Однако, несмотря на угрозу смертной казниза просрочку решения вопроса, документы исполнялись медленно, а многие простоне исполнялись.
5. Систематизациядокументов и организация их хранения
Систематизация документови формирование их в дела в XVIII в. были более четкими, чем в период XVI – XVIIвв. В отдельные дела группировались указы царя и Сената, журналы и протоколы. Воснове объединения этих документов лежали номинальный, авторский ихронологический признаки. Основная масса первичных комплексов коллегий иместных учреждений формировалась по предметно-вопросному признаку. Так какструктурные подразделения коллегий и местные учреждения ведали определеннымитерриториями, то нередко в основе объединения документов лежаликорреспондентский и географический признаки. В Военной коллегии делаформировались отдельно на каждый полк, например: «Ярославского пехотного полкусписки и сказки».
В XVIII в. утверждаетсятермин для обозначения хранилищ документов – «архив». В Генеральный регламент 1720 г. Была включена специальная глава «О архивах», в которой говорилось, что «книги, документы идела» хранятся в канцеляриях три года. Это – так называемые текущие архивы. Поистечении трех лет документы. Кроме тех, которые оставались в канцеляриях «длясправки» («особлевые уставы, регламенты» и книги), должны были сдаваться вархив коллегии «с распискою архивариусу».
Кроме того,предполагалось создавать и государственные архивы. Ими должны были стать архивыпри Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся «приходу ирасходу», и при Ревизион-коллегий для документов по учету доходов и расходов.
Однако государственныеархивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа.Сформировался архив вотчинной коллегии. Создавались архивы Сената и Синода. Всвязи с проходившим в 60-х годах XVIII в. Генеральным межеванием в 1768 г. При Московской межевой канцелярии был учрежден специальный архив – «межевая архива».
В «Общем наказегубернаторам, воеводам и их товарищам» 1728 г. было указано учредить особые провинциальные (губернские) архивы. Согласно «Учреждениям для управления губерний»в местных учреждениях создавались два архива: текущий для документов,использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи,исполненные и законченные производством дела.
Организации хранениядокументов придавалось значение и в вотчинных хозяйствах. В наказе А.М.Черкасского была специальная глава «О расписке новому приемщику с прежним», вкоторой устанавливалась процедура приема-сдачи дел при смене приказчиков.
В архиве делаописывались, к описям составлялись алфавиты личных имен. В коллегиях архивомведал актуариус. Он должен был все исполненные документы «прилежно собирать» иописывать их в особом реестре, по которому отмечались выдача во временноепользование и возвращение документов.
Заключение
Подводя итоги, можноотметить существенные отличия в организации управления и делопроизводства отпредшествующего периода. В XVIII в. была создана новая система органовуправления с единообразной структурой учреждений, четко установленнойкомпетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархияучреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностейруководствовались определенными документами: уставами, регламентами,инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги,зафиксированный в Генеральном регламенте.
Изменились состав иположение чиновничества. Введение новых критериев оценки годности служебнойдеятельности и денежное (а не натуральное) его содержание поставилочиновничество в подчинение неограниченной власти монарха.
Делопроизводстворегулировалось специальными законодательными актами и представляло собойзаконченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации,организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельнаяобласть более четко оформлялась деятельность архивов.
Нарушение установленныхправил документирования, хранения и использования документов (хищениедокументов, искажение их смысла при составлении, подделка и разглашениерешений) каралось наказанием смертной казнью («чести, живота и пожитковлишить»), ссылкой, конфискацией имущества, лишением чина или денежным штрафом.
Список использованнойлитературы:
1. Балакина Т.И. История русскойкультуры. – М.: Издательский центр «АЗ», 1995.
2. Кудрявцев В.А. и др. Организацияработы с документами. — М.: ИНФРА-М, 1998
3. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н.Документоведение и делопроизводство. – М.: ВАГРИУС, 2004.
4. Чистяков И.О. История отечественногогосударства и права. — М.: Юрист, 1996.