Анализ делопроизводства Брянский филиал ОАО СОГАЗ и выбор автоматизированной системы, которая

Гипероглавление:
1.Анализ делопроизводства в условиях организации Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».
1.1.Технико-экономическая характеристика Брянского филиала ОАО «Согаз».
1.1.1. Общие сведения о Брянском филиале ОАО «СОГАЗ».
1.1.2. Организационная структура Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».
1.1.3.Основные экономические и финансовые показатели  Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».
1.1.4.Описание отдела делопроизводства Брянского филиала
ОАО «СОГАЗ».
1.2.Анализ возможности и необходимости совершенствования процесса делопроизводства для решения комплекса задач.
1.2.1.Комплексное решение «Управление страховой компанией».
1.2.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»
1.2.3. Предложения по организации разработки модуля «Управление документацией»
1.3.Предварительное технико-экономическое обоснование проектных решений и постановки задач.
1.3.2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для
экспертной оценки.
Количество баллов
От 0 до 250
От 0 до 110
От 0 до 10
От 0 до 10
От 0 до 10
От 0 до 5
Количество баллов
Количество баллов
1.3.3.Поиск программных продуктов.
Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM.
1.4. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований
Экспертная оценка
2       3        4       5
От 0 до 110
1.5. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно – техническим требованиям.
2. Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации делопроизводства «DocsVision»
2.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением «Делопроизводство» системы «DocsVision».
3.1. Факторы, влияющие на экономическую эффективность проекта внедрения системы
3.1.1.Денежные потоки
3.2.2. Критерии и принципы оценки экономической эффективности инвестиций
3.2.Расчет экономической эффективности
Пример инструкции приведен в Приложении 7.
Заключение
Список источников и литературы
3.Документы предприятия
Введение
Описание типовых схем работы с документами
Работа с входящими документами
Получение почты, первичная обработка
Регистрация в РКК
Занесение документа в систему
Вынесение резолюции руководителем
Формирование заданий
Работа с исходящими документами
Разработка проекта документа
Разработка и согласование  проекта документа
Подписание документа
Создание задания и формирование проекта документа
Контроль исполнения документов
Создание задачи, постановка на контроль
Отслеживание хода исполнения
Исполнение задания
Принятие решения по исполнению
Снятие с контроля
Обязанности делопроизводителя как авторов документа
Порядок присвоения наименований документов
Порядок присвоения номеров документам
Порядок назначения прав доступа на документ
Использование связанных документов
Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП)
Порядок преобразования бумажного документа в электронный и обратно
Организация работы с папками
Порядок использования папок для хранения документов
Порядок назначения прав доступа к папке
Правила использования папок для хранения заданий
Порядок формирования и примеры использования заданий
Определение маршрута задания
Использование подзаданий
Способы контроля исполнения
Замещение лица, ответственного за организацию документационного обеспечения управления на предприятии и в подразделении
Правила работы с бумажными документами
Создание номенклатуры дел
Ведение журналов регистрации
Порядок сканирования бумажных документов
Выдача/возврат бумажных документов
–PAGE_BREAK–    продолжение
–PAGE_BREAK–1.Анализ делопроизводства в условиях организации Брянского филиала ОАО «СОГАЗ». 1.1.Технико-экономическая характеристика Брянского филиала ОАО «Согаз». 1.1.1. Общие сведения о Брянском филиале ОАО «СОГАЗ».
Образован 22 июля 2008 года.

Полное фирменное наименование: Открытое акционерное общество «Страховое общество газовой промышленности» Брянский филиал Открытое акционерное общество «Страховое общество газовой промышленности».

Сокращенное наименование: Брянский филиал ОАО «СОГАЗ».

Место нахождение Общества и почтовый адрес: Россия, 241037, г.Брянск, ул.Крахмалева, д.39.

Регион осуществления страховой деятельности: город Брянск и Брянская область.

Задачей деятельности Общества является минимизация рисков и предоставление нашим клиентам высококачественной страховой защиты в любой точке мира.

Цель Общества – построение эффективного и стабильного бизнеса, работающего на благо наших клиентов, акционеров и партнеров.

Приоритетные направления деятельности филиала:

1.     Страхование от несчастных случаев и болезней.

2.     Добровольное медицинское страхование граждан.

3.     Страхование средств транспорта и гражданской ответственности.

4.     Страхование прав собственности и иных вещных прав (титула).

5.     Страхование ответственности перед третьими лицами при перевозке опасных грузов.

6.     Обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

7.     Страхование линейной части технологического оборудования и оснастки магистральных трубопроводов.

8.     Страхование имущества предприятий.

9.     Страхование имущества граждан.

10.Страхование строительно-монтажных рисков.

11.Страхование гражданской ответственности организаций, эксплуатирующих ОПО, за причинение вреда жизни, здоровью или имуществу третьих лиц, окружающей среде в результате аварии или инцидента на опасном производственном объекте.

12.Страхование при ипотечном кредитовании.

Список ключевых клиентов и партнеров:

1.     ОАО «Брянскоблгаз».

2.     ЗАО «Брянск Терминал М».

3.     ЗАО «Брянскнефтепродукт».

4.     ОАО «Газпромбанк».

5.     ООО «Брянскрегионгаз».

Список банков, где филиал имеет аккредитацию:

1.     «Газпромбанк» ОАО.

2.     Сбербанк России ОАО.

3.     ОАО «ВБРР».

4.     КИТ Финанс Инвестиционный банк (ОАО).

5.     (ОАО) Банк ВТБ (ОАО).

6.     ОАО «Транскредитбанк».

7.     ОАО «Промсвязьбанк».

8.     ОАО «МДМ–Банк».

9.     ОАО АКБ «Пробизнесбанк».

10.АКБ «Транскапиталбанк» (ЗАО).

11.ВТБ 24 (ЗАО).

12.ОАО «Россельхозбанк».

13.ОАО «Уралсиб».

14.ОАО «МИнБ».

Размер Уставного капитала – 3 085 884 450 (Три миллиарда восемьдесят пять миллионов восемьсот восемьдесят четыре тысячи четыреста пятьдесят) рублей.

Количество обыкновенных акций: 9 351 165 (Девять миллионов триста пятьдесят одна тысяча сто шестьдесят пять) штук.

Номинальная стоимость акции: 860 (Восемьсот шестьдесят) рублей.

Государственный выпуск ценных бумаг – 1-03-00013-Z от 07.12.2009год.

1.1.2. Организационная структура Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

Организационная структура предприятия приведена на рисунке (приложение 1).

Отдел Имущественного страхованияи Отдел Личного страхования являются структурными подразделениями Брянского филиала                    ОАО «СОГАЗ» и подчиняются директору филиала. Основными задачами отделов являются:

1.       Подготовка проектов договоров страхования.

2.                 Проведение работы по поиску и организации новых каналов продаж, совершенствованию работы с действующими каналами продаж.

3.                 Подготовка отчетов и аналитических справок по заключенным договорам страхования.

4.                 Подготовка счетов на оплату страховой премии и контроль ее оплаты страхователем.

5.       Специалист обеспечивает надлежащее ведение, учет и хранение следующей документации:

–        Договоров страхования;

–        Заявлений Страхователей;

–        Счетов на оплату премии;

–        Прочих документов, являющихся неотъемлемой частью договоров страхования.

6.                Осуществляет планирование своей деятельности в соответствии с должностными обязанностями, задачами и функциями Подразделения, заданиями и распоряжениями руководства в рамках выполнения общего плана деятельности Центрального филиала.

7.                Регулярно предоставляет непосредственному руководству плановую и отчетную информацию о своей деятельности.

8.                Повышает свой профессиональный уровень в предусмотренном в Обществе порядке.

9.                Соблюдает нормы охраны труда, правила противопожарной безопасности.

10.            Выполняет другие распоряжения руководства.

Отдел делопроизводства является структурным подразделением Брянского филиала ОАО «СОГАЗ» и подчиняются начальнику отдела и директору филиала. Основными задачами Отдела являются:

1.    Организация общего делопроизводства в компании.

2     Организация работы по приему, обработке, регистрации и распределению входящей корреспонденции;

3.Прием документов на хранение, формирование дел;

4.    Организация работы секретариата руководства инспекции;

5.    Печать и размножение документов;

6.    Осуществление контроля за состоянием делопроизводства и исполнительской дисциплины в отделах.

7.    Обеспечение представительских мероприятий и организация совещаний руководства компании.

8.    Организация приема граждан и партнеров по личным вопросам начальником инспекции в установленное время.

9.    Организация работы ведомственного архива и оперативного архива документов.

10.  Формирование пакета документов налогоплательщика для направления в налоговый орган по новому месту нахождения (прием документов от соответствующих отделов инспекции, формирование пакета документов и передача его на отправку).

11.  Организация порядка учета, регистрации и использования печатей и штампов.

12.  Организация работы персонала по охране и обслуживанию зданий ( уборщиков, рабочих, дворников).

Бухгалтерияв своей деятельности подчиняется непосредственно главному бухгалтеру и директору филиала. Основные задачи:

1.       Осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности компании, контроля за экономическим использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

2.       Учет поступающий денежных  средств, ТМЦ, и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций связанных  с их движение, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

    продолжение
–PAGE_BREAK–1.1.3.Основные экономические и финансовые показатели  Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

В бухгалтерии была получена следующая информация об экономических и финансовых показателях Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

Экономические показатели:

Величина оплаченного уставного капитала 3 млн. руб.

Сбор страховой премии за 2008 г. – 10 142 489 тыс. руб.

Сбор страховой премии за 2009 г. – 10 444 386 тыс. руб.

Объём страховых выплат за 2008 г. – 9 913 813 тыс. руб.

Объём страховых резервов за.2009 г. – 1 493 391 тыс. руб.

Финансовые показатели на 2009 год.

1.Класс страховой компании по размеру активов- 3 класс.

2. Активы (тыс.руб.) — 47697363,00

3.Уставный капитал (тыс.руб.) — 1507617,002.

4.Страховые резервы (тыс.руб.) — 29797954,00.

5.Собственные средства (тыс.руб.) — 7431200,00.

6.Чистая прибыль (тыс.руб.) — 1547514,00.

.                       Основные финансовые отчеты представлены в приложении.
Тарифный план Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

Тип (категория) и назначение транспортного средства

Базовая ставка страхового тарифа (ТБ)  в рублях

Мотоциклы и мотороллеры (транспортные средства категории «A»)

1215

Легковые автомобили: (транспортные средства категории «B»):

юридических лиц

2375

физических лиц, предпринимателей без образования юридического лица

1980

Легковые автомобили: (транспортные средства категории «B»), используемые в качестве такси

2965

Прицепы к легковым автомобилям, принадлежащим юридическим лицам,  мотоциклам, мотороллерам

395

Грузовые автомобили (транспортные средства категории «C»):

с разрешенной максимальной массой 16 тонн и менее

2025

с разрешенной максимальной массой более 16 тонн

3240

Прицепы к грузовым автомобилям, полуприцепы, прицепы-роспуски

810

Автобусы (транспортные средства категории «D»):

с числом пассажирских мест до 20 включительно

1620

с числом пассажирских мест более 20

2025

–PAGE_BREAK–ОАО «СОГАЗ».
Отдел дела производства является из основных отделом общества.

Отдел состоит из 3 человек: начальник отдела, делопроизводитель, юрист.

Основными документами описывающим деятельность отдела делопроизводства является положение об отделе.

Отдел делопроизводства входит в состав Брянского филиала                             ОАО «СОГАЗ».

Отдел в своей работе руководствуется законами РФ, устава общества, постановлениями и распоряжения Правительства РФ, постановлениями Российского Союза Автостраховщиков, приказами и указаниями Центрального филиала ОАО «СОГАЗ».

Отдел подчиняется директору филиала.

Прием и увольнение работников отдела производится приказом директора филиала по представлению начальника отдела.

Права обязанности и ответственность работников отдела регламентируются должностными инструкциями, утвержденными директором Центрального филиала.

Обязанности делопроизводителя:

1.      Принимать и регистрировать корреспонденцию;

2.      Передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных;

3.      Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль их исполнения, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;

4.      Отправлять исполненную документацию по адресатам;

5.      Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;

6.      Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск;

7.      Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;

8.      Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации и т.д.

Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности приказом директора филиала. начальник отдела руководствуется всей деятельностью отдела, осуществляет все права и обязанности,  из возложенных на отдел задач и несет всю полноту ответственности за работу отдела. начальник отдела несет ответственность за выполнение возложенных настоящим Положением на отдел задач и функции.

–PAGE_BREAK–1.2.1.Комплексное решение «Управление страховой компанией».

Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0»- 1С: Управление страховой компанией версии 1.0 в Брянском филиале ОАО «СОГАЗ» содержит два прикладных решения:

·                   «Управление Страховой компанией»;

·                   «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает Бухгалтерия (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении, содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции, составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.

«1C: Управление страховой компанией 8.1.» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета в компании. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему.

«1С: Управление страховой компанией 8.1.” предоставляет:

— директору филиала, отвечающему за развитие бизнеса, — широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

— начальнику отдела -инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

— специалистам отделов— средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами компаний.

           В настоящее время IT– специалисты Центрального филиала предложили директору филиала осуществить разработку«модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.
1.2.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»

  Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»

         Справочник «Контрагенты» представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с клиентами и организациями, все сотрудники компании имеют доступ к справочнику.

         Справочник содержит следующие закладки:

— Общие сведения о контрагенте (вид деятельности: застрахованный/незастрахованный);

— учетные данные (документ удостоверения личности, дата рождения, пол, категория контрагента: физ./юр.лицо);

— договоры, контактные лица (номера договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора).

         Для удобства пользования данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, брокеры, выгодоприобретатели, страхователи, прочие.   

         Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:

— бланки документов;

— документы компании (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т.д.);

— справочники номеров телефонов работников ОАО «СОГАЗ»;

— инструкции по работе с системой.

В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.

Второй этапначался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.

Третий этап:был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.

         На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:

1)                И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае для установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;

2)                 регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам  и сбою в нумерации;

3)                регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;

4)                нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;

5)                при регистрации необходимо сканирование.

После регистрации документа делопроизводитель (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте  исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.

Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.
    продолжение
–PAGE_BREAK–1.2.3. Предложения по организации разработки модуля «Управление документацией»

Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:

1.                 Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов  компании (директор филиала, начальник отделов, делопроизводитель) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.

2.                 Разработать организационный проект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются  шаблоны. Эти мероприятия  позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.

При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.

3.                 Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.

После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:

4.                 Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.

5.                 Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.

6.                 Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.

Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля – очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают  ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.

Есть альтернативный вариант решения проблемы совершенствования делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ» — выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.

Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.

Вывод: необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

1.3.Предварительное технико-экономическое обоснование проектных решений и постановки задач. 1.3.1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно — технических требований к системе автоматизации делопроизводства.

         Функциональные и системно-технические  требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам делопроизводства, обеспечение удобства пользования системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.

         Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице:

Критерий

Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.Делопроизводственные функции

1.1.Создание документов (использование шаблонов документов).

+

1.2.Регистрация документов.

+,-

1.3.Контроль исполнения документов.

–

1.4.Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки).

+,-

1.5.Подготовка статистических данных о документообороте.

+,-

1.6.Учет передачи подлинников и копий документов

–

1.7.Ведение номенклатуры дел.

–

1.8.Списание документов в дело.

–

1.9.Наличие справочников-классификаторов.

+,-

Критерий

Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям

1.10.Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.

–

1.11.Учет договорной документации.

+

1.12.Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации.

–

2.Организация электронного архива

2.1.Ведение баз данных.

+,-

2.2.Архивирование документов.

+,-

2.3.Полно — функциональный поиск.

–

2.4.Безопасность хранения документов.

–

2.5.Организация доступа к архиву.

+

3.Обеспечение задач электронного документооборота:

3.1.Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

+ –

3.2.Работа с электронными файлами.

+,-

3.3.Средства криптозащиты.

+,-

3.4.Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

+,-

3.5.История работы с документами.

3.6.Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

–

4.Управление документооборотом:

4.1.Управление потоками документов внутри организации.

–

4.2.Передача документов на исполнение.

Критерий

Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям

4.3.Контроль за движения (передачи) документов.

–

4.4.Определение местонахождения документов.

+

4.5.Контроль действий пользователей.

–

4.6.Получение сводок по документообороту.

+,-

4.7.Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.

4.8.Маршрутизация документов.

+

4.9.Согласование документов.

+,-

4.10.Возможность использования разных грифов доступа.

+

СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. Программная реализация

1.1.Технология клиент – сервер.

+

1.2.Технология интернет\интранет.

+

1.3.Наличие электронной почты.

+

1.4.Наличие средств разработки приложений.

+,-

1.5.Наличие средств резервного копирования.

+,-

1.6.Наличие средств сканирования документов.

+

1.7.Интеграция в информационную среду организации.

+

1.8.Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов.

+,-

1.9.Удаленный доступ к базам данных совместная работа над документами.

+

1.10.Протоколирование действий в системе;

+,-

Критерий

Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям

1.11.Территориально-распределенная работа.

+

1.12.Использования интерфейса для  получения аналитико-статистической информации.

+ –

1.13.Возможность интеграции в автоматизированную систему.

+

2. Эксплуатационные требования

2.1.Надежность автоматизированной системы.

–

2.2.Безопасность системы.

+

2.3.Администрирование системы.

+

2.4.Территориально-распределенная работа системы.

+

2.5.Количество одновременно работающих пользователей — до 100.

+

2.6.Средний объем документопотока (в год) — до 700000.

–

3. Адаптационные возможности

3.1.Простота и удобство при внедрении системы.

+

3.2.Обучение сотрудников организации.

+

3.3.Удобство настройки системы.

+

3.4.Возможность развития системы.

+

«+»— модуль соответствует критерию; «-» — не соответствует; «+,- » — данные функции в модуле реализованы, но не в полной мере удовлетворяют критерию.

Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.
    продолжение
–PAGE_BREAK–1.3.2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.

Одним из путей решения проблемы автоматизации делопроизводства является внедрение уже разработанного программного продукта или платформы, что позволяет существенно сократить время и повысит эффективность разработки системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. При проведении сравнения автоматизированных систем удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.

Система баллов для экспертной оценки

Критерии
Количество баллов

1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

От 0 до 250

1.1. Делопроизводство

От 0 до 110
1.1.1.создание документов
От 0 до 10
1.1.2. регистрация документов

От 0 до 15

1.1.3. контроль исполнения

От 0 до 15

1.1.4. информационно-справочная работа поискрегистрационной карточки

От 0 до 10

1.1.5. подготовка статистических данных

От 0 до 5

1.1.6. учет передачи подлинников и копий

От 0 до 5

1.1.7. ведение номенклатуры дел

От 0 до 10

Критерии

Количество баллов

1.1.8. списание документов в дело

От 0 до 5

1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации

От 0 до 15

1.1.10. наличие справочников-классификаторов

От 0 до 5

1.1.11. учет договорной документации

От 0 до 10

1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации

От 0 до 5

1.2. Управление документооборотом

От 0 до 80

1.2.1. управление потоками документов внутри

От 0 до 10
1.2.2. передача документов на исполнение

От 0 до 15

1.2.3. контроль движения (передачи) документов

От 0 до 15

1.2.4. контроль  действий пользователей

От 0 до 10

1.2.5. получение сводок по документообороту

От 0 до 5

1.2.6. регули­рование доступа к регистрационным

карточкам и файлам документов

От 0 до 10

1.2.7. маршрутизация документов

От 0 до 5

1.2.8. согласование документов

От 0 до 5

1.2.9. возможность использования разных грифов доступа

От 0 до 5

1.3. Организация электронного  архива

От 0 до 35

1.3.1. ведение баз данных

От 0 до 5

1.3.2. архивирование документов
От 0 до 10
1.3.3. полно – функциональный поиск

От 0 до 10

1.3.4. безопасность хранения документов

От 0 до 5

1.3.5. организация доступа к документам

От 0 до 5

1.4. Обеспечение задач электронного документооборота

От 0 до 25

1.4.1. технология ЭЦП

— средства криптозащиты;

От 0 до 10

1.4.2. работа с электронными файлами
От 0 до 5
Критерии

Количество баллов

1.4.3. средства криптозащиты

От 0 до 5

1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи  средства криптозащиты;

— регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

— средства криптозащиты;

— регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

От 0 до 5

2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ         

От 0 до 250

2.1. Программная реализация

От 0 до 150

2.1.1. технология клиент – сервер

От 0 до 20

2.1.2. технология интернет\интранет

От 0 до 15

2.1.3. наличие электронной почты

От 0 до 15

2.1.4. наличие средств разработки приложений

От 0 до 10

2.1.5. наличие средств резервного копирования

От 0 до 10

2.1.6. наличие средств сканирования документов

От 0 до 5

2.1.7. интеграция в информационную среду организации

От 0 до 5

2.1.8. — интерфейс, взаимодействующий с другими программами

От 0 до 15

2.1.9. удаленный доступ к базам данных

От 0 до 10

2.1.10. протоколирование действий в системе

От 0 до 5

2.1.11. совместная работа над документами

От 0 до 5

2.1.12. территориально-распределенная работа

От 0 до 10

2.1.13.использования интерфейса для  получения аналитико-статистической информации.

От 0 до 5

2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему

От 0 до 20

2.2. Эксплуатационные требования

От 0 до 60

2.2.1. надежность автоматизированной системы

От 0 до 20

2.2.2. безопасность системы

От 0 до 10

2.2.3. администрирование системы

От 0 до 10

2.2.4. территориально-распределенная работа системы

От 0 до 10

2.2.5. количество одновременно работающих пользователей — до 100 человек

От 0 до 5

Критерии

Количество баллов

2.2.6. средний объем документопотока (год) — до 700000 ед.

От 0 до 5

2.3. Адаптационные возможности

От 0 до 40

2.3.1. простота и удобство при внедрении системы

От 0 до 15

2.3.2. обучение сотрудников организации

От 0 до 10

2.3.3. удобство настройки системы

От 0 до 10

2.3.4. возможность развития системы

От 0 до 5
    продолжение
–PAGE_BREAK–

Необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим требованиям, в  результате определятся лидеры среди выбираемых систем.
1.3.3.Поиск программных продуктов.

При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:

·                     гибкость настройки и адаптация к особенностям страховой компании Брянского филиала ОАО «СОГАЗ»;

·                     завершенность программного продукта — система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

·                     объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;

·                     невысокая стоимость;

·                     система имеет шлюз к системе «1С: Предприятие» или имеет сертификат «1С: Совместимо»;

·                     платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

«Внедренная АС делопроизводства должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед компанией за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС делопроизводства нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС делопроизводства необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке».
1.Описание системы DIRECTUM.
Производитель и распространители в России:НПО «Компьтер, Компания «DIRECTUM».

Название:DIRECTUM.

Предназначение:Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Возможности:

Система состоит из следующих модулей:

1)«Управление электронными документами», что включает в себя:

— обеспечение создания, хранения,  поиска (все  документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQLсервера, что обеспечивает быстрый поиск);

— изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео). Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;

-обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе  интегрироваться с различными системами криптозащиты.

2)«Управление деловыми процессами» включает:

— автоматизацию процесса подготовки и согласования документов,  учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений;

-маршрутизация, управление задачами,

наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.

3)«Канцелярия»обеспечивает:

— единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

-регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

— осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

— списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

— быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

— получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

4)«Управление договорами»:

организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

5)«Управление совещаниями»:

организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

6)«Управление взаимодействиями с клиентами»:

ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
    продолжение
–PAGE_BREAK–Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM.
·                     Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

·                     Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;

·                     интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;

·                     территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации;

·                     взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;

·                     обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;

·                     инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;

·                     гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.
2.Описание системы DocsVision «Делопроизводство».
Производитель и распространители в России:DocsVision, фирма «DigitalDesign».

Название:DocsVision.

Предназначение: Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.

Стандартные приложения:

·                     «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.

·                     «Управление процессами»— полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Возможности:

Система DocsVision «Делопроизводство» включает:

·                     Ведение картотеки документов;

·                     создание электронного архива документов компании;

·                     ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

·                     организацию циклов разработки согласования документов;

·                     организация контроля исполнения документов и заданий;

·                     маршрутизация документов в организации и вне её;

·                     автоматизация разнообразных процессов обработки документов

организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов

         Средства настройки и разработки приложенийдают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

         Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.

         Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:

·                     Файловая система,

·                     Microsoft Exchange,

·                     Microsoft SharePoint,

·                     Microsoft Dynamics AX,

·                     1С: Предприятие.
3.Описание системы «Дело».
Производитель и распространители в России:Компания «Электронные офисные системы».

Название:Система «Дело».

Предназначение:автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота.Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» — это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ». Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.

Возможности:

Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов. Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы».Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов. Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав доступа к информации и функционалу системы. Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.

Основные функции системы:

-Регистрация документов, в том числе обращений граждан;

-ввод резолюций и контроль их исполнения;

-создание,  согласование и подписание  проектов документов в электронной форме;

-маршрутизация и контроль движения    документов, рассылка по спискам;

-многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;

-работа с взаимосвязанными документами;

-сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск по ним;

-ЭЦП файлов документов;

— обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;

-справочно-аналитическая работа, формирование отчетов;

-Web-доступ к базе данных;

-подготовка и согласование документов в электронной форме;

-электронная подпись файлов документов;

-криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;

-обеспечение поточного сканирования документов;

-интеграция с приложениями MSOffice;

-Web-доступ к информации.

Система «ДЕЛО» интегрирована с другими продуктами компании «Электронные офисные системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются.
4.Описание системы «Управление делами».

Производитель и распространители в России: Компания «КИНТ».

Название: «Управление делами».

Предназначение: программный комплекс «Управление делами» получил сертификат «1С: Совместимо» и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней. «Управление делами» также используется при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета.

Программный комплекс «Управление делами» функционирует в среде «1С: Предприятие» с любым набором установленных компонент: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет.

Возможности:

-Организация потока задач/поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов.

-Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия.

-Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов.

-Регистрация электронных документов, ведение архивов документов в электронном виде.

-Управление отношениями с клиентами (CRM), учет различной информации о контрагентах компании, контактов.

-Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки.

-Управление правами пользователей обеспечивает разделение информации внутри компании по степени конфиденциальности.

-Ведение деловой переписки позволяет провести в электронном виде различного рода согласования и утверждения документов.

-Интеграция с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения.

-Получение отчетов  позволяет детально анализировать информацию о работе офиса.

-Наличие путеводителей и инструкций.

Таким образом, охарактеризованные системы, соответствуют предъявляемым функциональным и системно-технологическим  требованиям, поэтому для выбора  и интеграции приложения в систему «1С: Предприятие, версии 8.1» Брянского филиала ОАО «СОГАЗ» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации делопроизводства по предложенной системе баллов, оценить,  рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией SputnikLabs, она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия.
    продолжение
–PAGE_BREAK–1.4. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований

В оценке автоматизированных систем принимали участие эксперты: делопроизводитель, начальник отделов, директор, а так же учитывались отзывы других компаний, которые работают с данными системами.

Буквенные обозначения автоматизированных систем, использующиеся в таблице для экспертной оценки:

A –
DIRECTUM.

B –
Дело
.

C –
DocsVision.

D
–
Управление делами.

Критерии
Экспертная оценка A B C D
 
1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ                           от 0 до 250

1
2       3        4       5
1.1. Делопроизводство

От 0 до 110
1.1.1.создание документов

10

9

10

8

1.1.2. регистрация документов

9

9

9

7

2

1.1.3. контроль исполнения

14

10

12

8

2

1.1.4. информационно-справочная работа поиск     регистрационной карточки

10

9

9

7

1.1.5. подготовка статистических данных

4

4

4

3

1

1.1.6. учет передачи подлинников и копий

5

2

3

1

1.1.7. ведение номенклатуры дел

10

9

10

8

1

1.1.8. списание документов в дело

5

4

4

3

1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации

14

10

12

6

1.1.10. наличие справочников-классификаторов

4

4

5

3

1.1.11. учет договорной документации

9

10

8

9

1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации

5

4

5

2

ИТОГО по п. 1.1.

99

80

91

62

1.2. Управление документооборотом

От 0 до 80

1.2.1. управление потоками документов внутри

организации

8

8

9

7

1.2.2. передача документов на исполнение

14

13

14

7

3

1.2.3. контроль движения (передачи) документов

15

15

15

10

1.2.4. контроль действий пользователей

10

8

9

5

3

1

2

3

4

5

1.2.5. получение сводок по документообороту

2

1

2

1.2.6. регулирование доступа к регистрационным

карточкам и файлам документов

10

8

9

7

1.2.7. маршрутизация документов

4

3

3

3

1

1.2.8. согласование документов

5

5

5

4

1

1.2.9. возможность использования разных грифов доступа

5

5

5

3

ИТОГО по п. 1.2.

73

66

71

46

14

1.3. Организация задач электронного архива

От 0 до 35

1.3.1. ведение баз данных

5

4

4

2

1.3.2. архивирование документов

9

8

9

6

1.3.3. полно — функциональный поиск

10

10

10

8

1.3.4. безопасность хранения документов

4

4

4

3

1.3.5. организация доступа к документам

5

4

4

4

1

ИТОГО по п. 1.3.

33

30

31

23

1.4. Обеспечение задач электронного документооборота

От 0 до 25

1.4.1. технология ЭЦП — средства криптозащиты;

10

9

9

7

1.4.2. работа с электронными файлами

5

5

5

4

1.4.3. средства криптозащиты

4

4

4

3

1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи

— средства криптозащиты;

— регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

— средства криптозащиты;

— регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

5

5

5

3

ИТОГО по п. 1.4.

24

23

23

17

ИТОГО ПО ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ

229

199

216

148

2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ    от 0 до 250

2.1. Программная реализация

От 0 до 150

2.1.1. технология клиент – сервер

19

19

18

17

2.1.2. технология интернет\интранет

15

15

15

14

1

2

3

4

5

2.1.3. наличие электронной почты

15

15

15

15

2.1.4. наличие средств разработки приложений

10

10

10

4

2.1.5. наличие средств резервного копирования

9

9

9

8

2.1.6. наличие средств сканирования документов

5

5

5

5

2.1.7. интеграция в информационную среду организации

3

5

4

5

2.1.8. интерфейс, взаимодействующий с другими программами

14

13

14

8

2.1.9. удаленный доступ к базам данных

10

10

10

8

2.1.10. протоколирование действий в системе

5

4

5

4

2.1.11. совместная работа над документами

5

5

5

5

2.1.12. территориально-распределенная работа

9

9

9

6

2.1.13.использования интерфейса для  получения аналитико-статистической информации.

4

3

4

2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему

16

17

20

20

ИТОГО по п. 2.1.

139

141

141

119

2.2. Эксплуатационные требования

От 0 до 60

2.2.1. надежность автоматизированной системы

18

17

17

15

2.2.2. безопасность системы

9

9

9

9

2.2.3. администрирование системы

8

8

8

7

2.2.4. территориально-распределенная работа системы

9

9

9

8

2.2.5. количество одновременно работающих пользователей — до 100 человек

5

5

5

4

2.2.6. средний объем документопотока (в год) — до 700000 единиц

4

4

4

1

ИТОГО по п. 2.2.

53

52

52

44

2.3. Адаптационные возможности

От 0 до 40

2.3.1. простота и удобство при внедрении системы

8

9

14

15

1

2.3.2. обучение сотрудников организации

2

3

4

5

2.3.2. обучение сотрудников организации

8

9

8

9

2.3.3. удобство настройки системы

7

9

7

10

2.3.4. возможность развития системы

4

4

4

3

ИТОГО по п.2.3.

27

36

28

37

ИТОГО ПО СИСТЕМНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ТРЕБОВАНИЯМ

219

229

221

200

ВСЕГО

448

428

437

348

    продолжение
–PAGE_BREAK–1.5. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно – техническим требованиям.

В результате проведение оценки программных продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:

1.                 Наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации  «DocsVision» (фирма «DigitalDesign») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты.

2.                 Наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в Брянский филиал                          ОАО «СОГАЗ», но данная система проста и удобна при внедрении.

3.                 Система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.

Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В Брянском филиале ОАО «СОГАЗ» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация делопроизводства, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».
1.6 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации

Необходимо сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций ( до 100 пользователей); для крупных организаций.

         Был выбран 1 вариант.

1.                 Стоимость системы «DocsVision» (Приложение 3) — 217 080 руб.  (не включает обучение).

2.                 Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» (Приложение 2) — 272 390 (включает обучение)

         Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т. д. Сначала необходима экспертная оценка документооборота предприятия.

В результате проведения сравнительной оценки затрат, связанных с приобретением и внедрением систем, был сделан следующий вывод.

Цены на модули системы «DIRECTUM»  и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются доступными, системы  соответствуют функциональным и системно – техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе – интеграция в систему «1С: Предприятие версии 8.1». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек.
Вывод по главе 1
Таким образом, была дана характеристика компании Брянского филиала ОАО «СОГАЗ». Это компания с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляют делопроизводитель.

Так как компания имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). В компании отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».

Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С: Предприятие версии 8.1», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

На предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать  работу с документами на участках.

При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности  из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.

В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия,  решить проблему автоматизации делопроизводстваБрянского филиала ОАО «СОГАЗ», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим

Далее был изучен российский рынок автоматизированных систем делопроизводства, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM»(НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения  по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре компании.

Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании SputnikLabs, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».

При рассмотрении прайс-листов на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость почти одинакова. Но одно из самых главных требований к системе – возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т. е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»).

         Следовательно, в Брянском филиале ОАО «СОГАЗ». необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».
    продолжение
–PAGE_BREAK–
2. Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации делопроизводства «DocsVision»

В результате проведенного анализа и оценки программных продуктов, для ООО «КЭР» наиболее оптимальной оказалась система DocsVision приложение «Делопроизводство», которая соответствует основнымфункциональным требованиям, имеет доступные цены, решает главную проблему на предприятии – проблему отсутствия автоматизации документационного обеспечения управления, а главное имеет шлюз к системе «1С: Предприятие версии 8.1» и решает следующие задачи:

–                      оперативное и качественное формирование документов;

–                       контроль исполнения;

–                       четкая организация хранения, поиска и использования документов (классическая канцелярия и архив);

–                      поточное сканирование и оцифровка документов;

–                      отлаженность работы справочно-информационной службы;

–                      оптимизация деловых процессов и стимулирование эффективной совместной работы сотрудников и подразделений;

–                      поддержка различных программно-аппаратных платформ;

–                       автоматизация одновременной работы большого количества подразделений;

–                      обеспечение эффективного взаимодействия с внешними организациями, доступ к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудников территориально удаленных подразделений;

управление процессами обеспечивает возможность реализации процессного управления в организации по стандарту ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:2001).
2.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением «Делопроизводство» системы «DocsVision».

         Система DocsVision (До́ксви́жн) — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

·                     Электронные архивы документов— систематизированное хранение документов, используемых в работе компании, и обеспечение удобного и безопасного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т.д.;

·                     Делопроизводство— документационное обеспечение управления, включающее документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т.п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;

Автоматизация бизнес-процессов— автоматизация произвольной последовательности операций, включающей как выполнение заданий сотрудниками, так и взаимодействие с другими системами. Это обеспечивает выполнение бизнес-процессов в соответствии с регламентом, в более короткие сроки, в контролируемом и управляемом режиме. Как правило, в первую очередь автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие  несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

         Стандартные приложения:

·                     «Делопроизводство» — обеспечивает типичные процессы организации документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование, хранение  документов и т. д.

·                     «Управление процессами» — полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

         Система DocsVision «Делопроизводство» представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и процессов обработки документов в организации, включая:

1)                Ведение картотеки документов;

2)                создание электронного архива документов компании, ведение номенклатуры дел;

3)                ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

4)                организацию циклов разработки согласования документов;

5)                организация контроля исполнения документов и заданий;

6)                маршрутизация документов в организации и вне её;

7)                автоматизация разнообразных процессов обработки документов;

8)                организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Ведение картотеки документов

Карточки входящего, исходящего и распорядительного документов предназначены для регистрации в системе документов, принадлежащих к соответствующим потокам документов.

Входящие и распорядительныедокументы являются объектами исполнения и контроля. Для документов данных типов в системе обеспечивается регистрация, хранение, исполнение, контроль и поиск. Исполнение и контроль документов данных типов в системе обеспечивается наложением на них резолюций. В системе данный процесс представлен как связывание карточки документа с одной или несколькими карточками заданий. Задания по одному документу объединяются в единый процесс. Последовательность выполнения заданий может настраиваться по усмотрению автора заданий.

Исходящие документыне подлежат исполнению и контролю. Для документов данного типа обеспечивается регистрация, хранение и поиск.

Регистрация документа заключается в присвоении ему регистрационного номера и формировании регистрационной карточки, в которой содержатся все необходимые сведения для выполнения поиска документа и дальнейшего исполнения поручений по документу.

Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, подлежат регистрации в системе. В системе могут быть зарегистрированы любые документы независимо от способа получения (в электронном виде или в виде бумажного документа).

Для каждого типа документов в системе предусмотрена своя регистрационная карточка. Внешний вид карточек документов всех типов, назначение и правила редактирования полей карточек подробно рассмотрены в соответствующих подразделах настоящего раздела.    

С электронными карточками работает не только отдел делопроизводства, но и все пользователи системы.

Исполнение документов

С документом может быть ассоциировано одно или несколько заданий. У каждого задания, в свою очередь, может быть один или несколько исполнителей. Если у задания несколько исполнителей, то возможны следующие варианты исполнения:

a.                  Параллельное исполнение. Одно и то же задание (карточка задания) направляется сразу всем исполнителям. Исполнители выполняют задание по документу одновременно. Каждый исполнитель может редактировать в карточке задания статус его исполнения. На основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно, определяется общий статус задания.

b.                 Последовательное исполнение. Задание (карточка задания) направляется первому исполнителю, указанному в списке исполнителей. После того как один исполнитель выполнил задание, оно переходит к следующему исполнителю. Каждый исполнитель во время исполнения задания может редактировать в карточке задания статус его исполнения. Общий статус исполнения задания определяется на основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно. Задание считается завершенным (обладает статусом «Завершено») после того, как оно завершено последним исполнителем.

Помимо исполнения заданий по отдельным входящим или распорядительным документам, в системе предусмотрена возможность создания и исполнения набора заданий, объединенных в процессы.

         Процесс может включать одно задание или определять последовательность выполнения нескольких заданий. У каждого задания, включенного в процесс, может быть один или несколько исполнителей. В задании могут быть указаны сроки исполнения, вариант исполнения и ряд других параметров.

         Для создания процесса требуется создание карточки процесса и добавление в нее необходимого количества заданий (карточек заданий). Для каждого задания определяются исполнители и варианты исполнения задания:

q                   Параллельный

q                   Последовательный

Ход исполнения документа / процесса отражается в его регистрационной карточке, содержащей список заданий и текущее состояние каждого задания (на вкладке Задания). Из карточки документа / процесса может быть открыта карточка задания. В карточке задания хранится полная история операций по его исполнению. Для исполнителей и контролера задания могут быть настроены тип маршрутизации задания (способ отправки задания исполнителю). Для каждого исполнителя может быть указана дата отправки по электронной почте напоминания о сроках исполнения задания.

         К заданию может быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы.

         С заданиями работают непосредственные исполнители, секретарь и делопроизводитель, руководители.

Поиск зарегистрированных документов

         Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается на поиск документов, является одним из главных преимуществ автоматизированного документооборота.

Система обеспечивает два вида поиска:

1. Расширенный поиск, включающий:

c.                  Полнотекстовый поиск — поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.

d.                 Атрибутивный поиск — поиск карточек по их атрибутам.

e.                  Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

2.               
Поиск по представлению— выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.

  Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий.

Обеспечение конфиденциальности 

         Конфиденциальность документов, хранящихся в системеDocsVision, обеспечивается следующими возможностями:

·                   контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;

·                   протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.

         Электронно-цифровая подпись:ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе  с сертифицированными.

         С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.

Системные справочники

         Необходимы для настройки системы  конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел,  виды задач,   и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.

         Справочники предназначены для всех пользователей системы.
Вывод по главе 2

Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации делопроизводства «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как отдел делопроизводства, но и других отделов компании, например, юридического отдела, отдела имущественного страхования, отдела личного страхования и др.

Приложение  «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе действия договора; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.

Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота в компании в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников отдела делопроизводства по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.
    продолжение
–PAGE_BREAK–3.Организационно-экономические аспекты внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для автоматизации делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».

В данной дипломной работе будут описаны факторы, которые влияют на экономическую эффективность внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для совершенствования делопроизводства, рассчитан экономический эффект от внедрения в компании программного продукта и рассмотрены      организационные аспекты внедрения приложения информационной системы.
3.1. Факторы, влияющие на экономическуюэффективность проекта внедрения системы

Внедрение приложения информационной системы – это не  что иное, как инвестиционный проект.

Инвестиционный проект (ИП) – обоснование экономической целесообразности, объема и сроков осуществления капитальных вложений, в том числе необходимая проектно-сметная документация, разработанная в соответствии с законодательством РФ и утвержденными в установленном порядке стандартами (нормами и правилами), а также описанием практических действий по осуществлению инвестиций (бизнес — план). Инвестиционный проект всегда порождается некоторым проектом (понимаемым в смысле второго определения), обоснование целесообразности и характеристики которого он содержит. В связи с этим под теми или иными свойствами, характеристиками и (или) параметрами ИП (продолжительность, реализация, денежные потоки и пр.) в Рекомендациях понимаются соответствующие свойства, характеристики и (или) параметры порождаемого им проекта.

Источники инвестиций:

1)                 средства, образующиеся в ходе осуществления проекта. Они могут быть использованы в качестве инвестиций (в случаях, когда инвестирование продолжается после ввода фондов в действие) и в общем случае включают прибыль и амортизацию производственных фондов. Использование этих средств называется самофинансированием проекта;

2)                 средства, внешние по отношению к проекту, к которым относятся:

–                   средства инвесторов см. ниже (в том числе собственные средства действующего предприятия-участника проекта), образующие акционерный капитал проекта. Эти средства не подлежат возврату: предоставившие их физические и / или юридические лица являются совладельцами созданных производственных фондов и потребителями получаемого за счет их использования чистого дохода;

–                   субсидии – средства, предоставляемые на безвозмездной основе: ассигнования из бюджетов различных уровней, фондов поддержки предпринимательства, благотворительные и иные взносы организаций всех форм собственности и физических лиц, включая международные организации и финансовые институты;

–                   денежные заемные средства (кредиты, займы), подлежащие возврату на заранее определенных условиях (график погашения, процентная ставка);

–                   средства в виде имущества, предоставляемого в аренду (лизинг). Условия возврата этих средств определяются договором аренды (лизинга).

Субсидии, денежные заемные средства, средства, предоставляемые в аренду (лизинг), не входят в акционерный капитал проекта и не дают права на участие в доходе проекта.

Капитальные вложения – инвестиции в основной капитал (основные средства), в том числе затраты на новое строительство, расширение, реконструкцию и техническое перевооружение действующих предприятий, приобретение машин, оборудования, инструмента, инвентаря, проектно-изыскательские работы (ПИР) и другие затраты.

Капиталообразующие инвестиции – инвестиции, состоящие из капитальных вложений, оборотного капитала, а также иных средств, необходимых для проекта.
3.1.1.Денежные потоки

Проект, как и любая финансовая операция, т.е. операция, связанная с получением доходов и (или) осуществлением расходов, порождает денежные потоки (потоки реальных денег).

Денежный поток ИП – это зависимость от времени денежных поступлений и платежей при реализации порождающего его проекта, определяемая для всего расчетного периода.

На каждом шаге значение денежного потока характеризуется:

–                   притоком, равным размеру денежных поступлений (или результатов в стоимостном выражении) на этом шаге;

–                   оттоком, равным платежам на этом шаге;

–                   сальдо (активным балансом, эффектом), равным разности между притоком и оттоком.

Денежный поток обычно состоит из (частичных) потоков от отдельных видов деятельности:

–                   денежного потока от инвестиционной деятельности Фи(t);

–                   денежного потока от операционной деятельности Фо(t);

–                   денежного потока от финансовой деятельности Фф(t).

Для денежного потока от инвестиционной деятельности:

–                   к оттокам относятся капитальные вложения, затраты на пусконаладочные работы, ликвидационные затраты в конце проекта, затраты на увеличение оборотного капитала и средства, вложенные в дополнительные фонды;

–                   к притокам — продажа активов (возможно, условная) в течение и по окончании проекта, поступления за счет уменьшения оборотного капитала. Для денежного потока от операционной деятельности:

–                   к притокам относятся выручка от реализации, а также прочие и внереализационные доходы, в том числе поступления от средств, вложенных в дополнительные фонды;

–                   к оттокам — производственные издержки, налоги.

К финансовой деятельности относятся операции со средствами, внешними по отношению к ИП, т.е. поступающими не за счет осуществления проекта. Они состоят из собственного (акционерного) капитала фирмы и привлеченных средств.

Для денежного потока от финансовой деятельности:

–                   к притокам относятся вложения собственного (акционерного) капитала и привлеченных средств: субсидий и дотаций, заемных средств, в том числе и за счет выпуска предприятием собственных долговых ценных бумаг;

–                   к оттокам – затраты на возврат и обслуживание займов и выпущенных предприятием долговых ценных бумаг (в полном объеме независимо от того, были они включены в притоки или в дополнительные фонды), а также при необходимости — на выплату дивидендов по акциям предприятия.

Денежные потоки от финансовой деятельности учитываются, как правило, только на этапе оценки эффективности участия в проекте. Соответствующая информация разрабатывается и приводится в проектных материалах в увязке с разработкой схемы финансирования проекта.

Денежные потоки могут выражаться в текущих, прогнозных или дефлированных ценах в зависимости от того, в каких ценах выражаются на каждом шаге их притоки и оттоки.

Текущими называются цены, заложенные в проект без учета инфляции.

Прогнозными называются цены, ожидаемые (с учетом инфляции) на будущих шагах расчета.

Дефлированными(расчётными)называются прогнозные цены, приведенные к уровню цен фиксированного момента времени путем деления на общий базисный индекс инфляции.
    продолжение
–PAGE_BREAK–3.2.2. Критерии и принципы оценки экономическойэффективности инвестиций

Оценка эффективности инвестиционных проектов опирается на принципы, сложившиеся в мировой практике:

–                    моделирование потоков продукции, ресурсов и денежных средств;

–                    учет результатов анализа рынка, финансового состояния

–                    предприятия, степени доверия к руководителям проекта, влияния проекта на окружающую среду;

–                    определение эффекта путем сопоставления предстоящих инвестиций и будущих денежных поступлений при соблюдении требуемой нормы доходности на капитал;

–                    приведение предстоящих разновременных расходов и доходов к условиям их соизмеримости по экономической ценности в начальном периоде;

–                    учет инфляции, задержек платежей и других факторов, влияющих на ценность используемых денежных средств;

–                    учет неопределенности и рисков, связанных с осуществлением проекта.

При этом предполагается необходимость единообразного подхода к оценке различных инвестиционных проектов, финансируемых за счет централизованных источников, добровольность вхождения хозяйствующих субъектов – участников, многообразие интересов участников проекта, самостоятельность предприятий при отборе проектов и способов их реализации, необходимость устранения влияния неполноты и неточности информации на качество оценки эффективности инвестиционных проектов.

В то же время следует отметить, что какого-то универсального метода, пригодного для всех случаев жизни, не существует. Так как управление в большей степени является искусством, чем наукой. Тем не менее, имея некоторые оценки, легче принимать окончательные решения.

–PAGE_BREAK–Одним из важных документов по организации работы в системе является Инструкция. С ней должны ознакомиться все пользователи системы. Пример инструкции приведен в Приложении 7.
Заключение В данной выпускной квалификационной работе в качестве объекта исследования выступала ведущая компания в городе Брянске по минимизации рисков и предоставлению клиентам Брянска и Брянской области высококачественной страховой защиты в любой точке мира — Брянский филиал ОАО «СОГАЗ». Исследовался процесс делопроизводства компании, в ходе которого была выявлена основная проблема – неграмотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводства в системе «1С: Предприятие» версии 8.1.
В результате была определена основная цель исследования — выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С: Предприятие»    версии 8.1. и автоматизирует процесс делопроизводства.

В первой главе была дана характеристика структуры и системы управления компанией, особенностей организации делопроизводства, внедренной в Брянском филиале ОАО «СОГАЗ» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.1» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций  с документами – ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде; модуль не обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с традиционными и типовыми правилами делопроизводства.

Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы автоматизации делопроизводства Брянского филиала ОАО «СОГАЗ» — выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем делопроизводства.

Также были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM»(НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).

Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании SputnikLabs, т. е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в Брянский филиал ОАО «СОГАЗ» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.

Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.

         Во второй главе была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision», а в третьей рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для делопроизводства, она составляет 3192 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были разработаны следующие документы: алгоритм обработки распоряжения и инструкция делопроизводителя по работе в системе «1С: Предприятие» в приложении «DocsVision.Делопроизводство».

Алгоритм необходим на начальном этапе разработки автоматизированной системы, так как позволяет упорядочить документооборот, разрабатывать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения об исполнителях, создавать связи между заданиями и регистрационными карточками документов.

Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, содержит демонстрационный материал, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.

Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности Брянском филиале ОАО «СОГАЗ».

Список источников и литературы
 

1. Нормативно-правовые акты

1.                 Федеральныйзакон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

2.                 Федеральныйзакон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

3.                 ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Методические пособия и рекомендации

4.                 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД. 1991.

5.                 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России  от 05 августа 1993 №321.

6.                 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26 декабря 2000 г. № 2508.

7.                 Нормывремени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 № 152.

8.                 Межотраслевыеукрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.

9.                  Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. М: Россархив, ВНИИДАД, 2003.

10.             Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие/ под ред.А.А. Пестрецова. М, 1998.

11.             Корпоративная система электронного документооборота «DIRECTUM». Руководство пользователя и администратора – DIRECTUM, 2004.
    продолжение
–PAGE_BREAK–3.Документы предприятия
12.            Стандарт компании 01.02.2009 (Управление документацией в подразделении.

13.             Стандарт компании 01.08.2009.Управление документацией внешнего происхождения.

14.            Должностная инструкция делопроизводителя Брянского филиала ОАО «СОГАЗ».
4.Справочные и периодические издания

15.             А. П.Савельев. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России?// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003, №2.

16.             М. П. Бобылева. Теория и практика электронного документооборота // Журнал «Делопроизводство».2003, №2, № 3, с. 15-18.

17.             Ю. В. Химич. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале // Журнал «Делопроизводство и документооборот» 2006, № 9, с. 10-13. 2007, № 7, с. 14-17.
5. Сайты в Интернет

19. www.DIRECTUM.ru

20. www.delo.ru

21. www.ud.ru

Приложения
                                           

–PAGE_BREAK–Введение
В настоящем документе описано назначение приложения «DocsVision. Делопроизводство» в системе «1С: Предприятие» версии 8.1, рассмотрены сценарии регистрации входящих, исходящих и распорядительных документов, принципы и технология обработки  и исполнения документов и поручений, представленных как в электронном, так и в бумажном виде.

Данная инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления организацией и повышения его эффективности путем регламентации работы сотрудников организации в автоматизированной системе.

Инструкции разработаны в соответствии с Проектом положения об автоматизации документооборота в Брянском филиале                                        ОАО «СОГАЗ».

Данная Инструкция предназначена для организации работы делопроизводителей предприятия и в филиалах предприятия, где осуществляется процесс автоматизации документационного обеспечения управления.

Описания и руководства работы с конкретными компонентами системы   «1С: Предприятие» версии 8.1 и приложения «DocsVision. Делопроизводство» содержатся в документации на данные системы.

Описание типовых схем работы с документами

В данном разделе описана последовательность действий делопроизводителя при обработке документов в зависимости от типа процесса: работа с входящими документами, работа с исходящими документами, работа с организационно-распорядительными документами и т.п.
Работа с входящими документами Получение почты, первичная обработка
Делопроизводитель вскрывает полученную почту, проверяет комплектность и правильность заполнения, определяет адресата и необходимость регистрации.

Если документ адресован в конкретное подразделение, то он обрабатывается и регистрируется делопроизводителем или лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении.

         Если документ поступил в организацию по электронной почте и электронное письмо имеет конкретного адресата-исполнителя, то оно пересылается ему по электронной почте. В дальнейшем получатель может занести этот документ в систему.

Регистрация в РКК
Делопроизводитель в приложении «DocsVision. Делопроизводство» заводит на документ РКК, ставит штамп на бумажном документе, который заполняется в соответствии с РКК.

         Форма карточки входящего документа содержит три вкладки: вкладка Основная, вкладка Документы и карточки и вкладка Задания, показанные соответственно на Ошибка! Источник ссылки не найден.рис.1 и рис.2.

Рис. 1. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Основная

Рис. 2.Внешний вид карточки входящего документа, вкладка

Документы и карточки

Рис. 3. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Задания
Занесение документа в систему
Из РКК делопроизводитель создает электронный документ, используя сканирование бумажного документа, для этого необходимо:

1.                 Открыть карточку документа.

2.                 Открыть вкладку Документы и карточки.

3.                 На панели инструментов карточки документа выбрать в меню кнопки Добавить () команду Отсканировать/распознать. Появится диалоговое окно сканирования документа.

4.                 Положить документ в сканер. В диалоговом окне Сканирование нажать кнопку Сканировать. Этот процесс сканирования может занять несколько минут.

5.                 После завершения этого процесса в диалоговом окне появится результат сканирования документа, его необходимо сохранить в соответствующем текстовом формате.

После создания РКК в приложении, документ направляется руководителю либо в бумажном (если руководитель не работает в системе), либо в электронном виде (если руководитель работает в системе) для вынесения резолюции.

Вынесение резолюции руководителем
Руководитель на бумажном документе (если не автоматизирован) или в РКК системы (если автоматизирован) ставит резолюцию, в которой определяет, кто и что должен сделать по документу, и будет ли он контролировать выполнение этого документа. Если документ ставится на контроль, то указываются сроки выполнения, если они отличны от типовых.

Если требуется рассмотрение документа другими руководителями, то создается рассылка документа, а в РКК делается отметка о передаче документа.
    продолжение
–PAGE_BREAK–Формирование заданий
В РКК отмечается возврат документа от руководителя. Если документ в бумажном виде, то он сканируется в РКК с наложенной резолюцией, в этом случае делопроизводитель от имени руководителя из РКК создает задачу, для этого необходимо:

1.                 Открыть регистрационную карточку документа и перейти на вкладку Задания.

2.                 Добавить необходимое количество заданий и настроить их свойства. Для добавления нового задания нажать на панели инструментов карточки документа кнопку Добавить задание.

3.                 Для каждого задания настроить соответствующие параметры.

4.                 Сохранить задание.

5.                 После добавления нужного количества заданий нажать кнопку Запустить связанный процесс.

В задании указываются все работники (в т.ч. неавтоматизированные сотрудники), которым отписан документ, адресованные им поручения, плановые сроки выполнения. При необходимости задача ставится на  контроль. Неавтоматизированным сотрудникам отправляются копии документа.

         В дальнейшем работа с документом идет в соответствии с процессом «Контроль исполнения документа».

Работа с исходящими документами Разработка проекта документа
Если есть документ-основание (входящий или внутренний) для создания исходящего  документа, то он вкладывается в задание.

         За руководителя задание создает делопроизводитель из РКК документа-основания.

         Документ может создаваться исполнителем без задания – по личной инициативе или устному распоряжению руководителя.

Разработка и согласование  проекта документа
Ответственный сотрудник создает проект документа в системе в соответствующей папке – Проекты документов.

         Если были документы-основания, то созданный документ должен быть связан с ними.

         Если документ возвращается на этап разработки проекта документа на доработку после согласования, то ответственный сотрудник получает задание-контроль, исправляет документ и отправляет задание на доработку. Таким образом, документ может меняться несколько раз. На каждом этапе согласования, как правило, создается новая версия документа.

В задание на согласование вкладывается созданный документ. Документы-основания, если они есть, будут уже вложены, т.к. являются вложениями ведущего задания. В тексте задания указывается, какой вложенный документ и какая его версия согласуется.

         У всех сотрудников, которые согласуют проект, должны быть права на изменение документа, чтобы они могли по тексту вставлять примечания. И на просмотр остальных документов.

         Для неавтоматизированных сотрудников документ печатается и относится в бумажном виде.

После того, как документ всеми согласован, он распечатывается.

         Если было задание на создание документа, то ответственный сотрудник нажимает кнопку «Выполнить» в этом задании. Если документ создавался по личной инициативе, то из задания на согласование создается подзадание «на подписание», которое отправляется делопроизводителю или руководителю.
Подписание документа
Документ в бумажном (если руководитель не автоматизирован) или электронном (если руководитель автоматизирован) виде подписывается руководителем и отдается (направляется) делопроизводителю или ответственному сотруднику. Делопроизводитель заводит регистрационную карточку для  данного исходящего документа.
Создание регистрационной карточки документа

         Включает в себя следующие этапы:

1.                 Необходимо перейти в папку, предназначенную для регистрации исходящих документов.

2.                 Нажать кнопку Добавить карточку () на панели инструментов приложения. Появится диалоговое окно Создание новой карточки. В этом окне выбрать тип карточки Исходящий документ. Затем нажать кнопку OK. В диалоговом окне Создание новой карточки отображаются только те типы карточек, которые были разрешены для текущей папки администратором. Вкладка Основная карточки входящего документа включает три части: Регистрация, Содержание и Хранение. В первой части пользователь заполняет в карточке свойства документа, которые требуются для регистрации документа в системе. Причем дата регистрации, дата отправки документа и имя регистратора этого документа система устанавливает автоматически. Дата регистрации и отправки документа устанавливаются по умолчанию одинаковыми и соответствуют дате и времени создания карточки. Пользователь имеет возможность изменять, устанавливаемые автоматически, настройки.

Пример заполненной вкладки карточки исходящего документа на рисунке 4.

Рис. 4  Пример заполненной вкладки Основная карточки исходящего документа

Работа с организационно-распорядительными документами
    продолжение
–PAGE_BREAK–Создание задания и формирование проекта документа
         Порядок создания задачи и формирования проекта организационно-распорядительного документа включает в себя те же этапы, что и формирование проекта исходящего документа.

Работа с  организационно-распорядительным документом

Чтобы зарегистрировать распорядительный документ в системе необходимо:

1.                 Создать регистрационную карточку документа в интересующей папке электронного архива документов.

2.                 Добавить в карточку документа источники информации: файлы документов и изображений, ссылки на другие связанные карточки.

3.                 Поставить документ на контроль: создать необходимые задания и назначить маршрут исполнения документа. Затем отправить документ по маршруту исполнителям.

Регистрация организационно-распорядительного документа

                   Этап создания регистрационной карточки такой же, как и у исходящего документа, см. рисунок 5.

         Рис.5. Пример заполненной вкладки карточки распорядительного документа

Постановка документа на контроль и отправка по маршруту

Действия пользователя при добавлении заданий в распорядительный документ аналогичны действиям пользователя при работе с заданиями для входящих документов.

Контроль исполнения документов

Создание задачи, постановка на контроль
Если руководитель автоматизирован, то он сам создает задания в РКК документа, в которых указывает исполнителей, сроки и текст поручений.

Если руководитель не автоматизирован, то выдачу заданий от его имени делает секретарь из РКК документа-основания.

Неавтоматизированным сотрудникам так же создаются задания, но для исполнения отправляются копии документа с резолюцией.
Отслеживание хода исполнения
При необходимости из задания можно посмотреть, на каком этапе находится выполнение задания, и кто из исполнителей выполнил свою часть задания, а кто – не выполнил.

Кроме этого, можно сформировать отчеты по выполнению задач и заданий.

Делопроизводитель каждый день формирует и печатает отчет для руководителя со списком заданий просроченных и, срок исполнения которых — ближайшие несколько (на усмотрение руководителя) дней.

Чтобы просмотреть историю задания, необходимо нажать на панели инструментов карточки задания кнопку История задания (рис. 6).

Рис. 6. Диалоговое окно История задания

Исполнение задания
         Исполнителем может быть автоматизированный сотрудник или неавтоматизированный. В любом случае, исполнитель согласно тексту задания должен провести какие-то активные мероприятия или создать документ. Для исполнения он может переадресовать задание своим подчиненным. В последнем случае будет создана подзадача в системе для автоматизированного сотрудника или распоряжение на бумаге для неавтоматизированного сотрудника, которые будут поставлены на контроль.

Если в ходе выполнения задания необходимы какие-то действия других сотрудников (согласование документа, часть работы передается другому сотруднику, запросы в другие подразделения и др.), то создаются подзадания.

После исполнения, в тексте задания пишется сообщение по результатам выполнения. Если результатом является документ или другой элемент системы, то он вкладывается в задание. Затем в задании нужно нажать кнопку «Выполнить».

Для неавтоматизированного руководителя исполнитель распечатывает документы и переписку по их согласованию с другими сотрудниками и относит эти документы на подпись.

Если сотрудник не автоматизирован, то после исполнения он делает устный отчет руководителю и при наличии созданных документов приносит их на утверждение.

Принятие решения по исполнению
Автоматизированный руководитель получает задание на контроль, проверяет результаты выполнения задачи, после чего принимает задание или отправляет на доработку.

Если руководитель не автоматизирован, то он получает отчет о выполнении устно или получает документы на утверждение. О решении по исполнению (принять или отправить на доработку) оповещается секретарь. Секретарь принимает выполнение задания или отправляет его на доработку с текстом, написанным руководителем на документе.

Снятие с контроля
Если у принятого задания есть ведущее задание, то после принятия подзадания нужно сделать выполнение ведущего задания.

Направление документов в дело

При заполнении регистрационных карточек необходимо указывать, в какую папку подшит документ. Чтобы выбрать папку, нажимается кнопка с многоточием () рядом с полем Подшит в папку. Появится диалоговое окно Выбор папки. Необходимо выбрать в этом окне соответствующую папку. Поля Подшит в папку и Подшит в дело автоматически будут заполнены в соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия.

Поиск документов

         Система обеспечивает два вида поиска:

q                   Расширенный поиск (рис. 7, 8, 9, 10), включающий:

1.     Полнотекстовый поиск— поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.

2.     Атрибутивный поиск— поиск карточек по их атрибутам.

3.     Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

q                   Поиск по представлению (рис. 11)— контекстный поиск карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении. В результате поиска в текущем представлении будет выделена первая найденная карточка, отвечающая условию поиска. Для поиска по представлению может задаваться направление поиска (выше или ниже по списку).

Рис. 7. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладкаЗапрос

Рис. 8. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладкаДополнительно

Рис. 9. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладкаПапки

Рис. 10. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладкаТипы

Рис.11. Указание значений параметров в качестве условий поиска

Правила работы с электронными документами
Для удобной работы с документами, быстрой передачи данных, сохранения целостности и достоверности информации в системе необходимо придерживаться следующих правил.

    продолжение
–PAGE_BREAK–Обязанности делопроизводителя как авторов документа
         В обязанности автора документа входит:

·     правильный выбор вида документа, типа карточки и шаблона;

·     правильное формирование наименования документа;

·     правильное присвоение номера документа;

·     правильное назначение прав на документ;

·     размещение документа в соответствующей папке, если это необходимо.

Порядок присвоения наименований документов
         При формировании наименования документа необходимо придерживаться следующих правил:

·     название должно быть уникальным и кратким, но при этом полно характеризовать содержание документа и быть понятным любому пользователю, имеющему права на данный документ, без привязки к контексту папки, в которой размещена ссылка на документ (на тот случай, если обращение к документу будет производиться не через папку, а через окно поиска);

·     название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку документов внутри папки;

·     в названии документа желательно не использовать сокращений, за исключением общепринятых; список общепринятых в организации сокращений должен быть согласован и опубликован отдельно;

·     иностранные (английские) названия пишутся без перевода, или перевод в скобках, согласно правилам чтения. Например, Petrol(Петрол);

·     названия однотипных документов, имеющих четкую регистрацию (договоры, приказы, акты и т.п.), должны формировать по одному шаблону (например, «Договор № от с »). В таких случаях карточки документов должны быть настроены таким образом, чтобы наименование документа формировалось автоматически на основании других реквизитов карточки и было не доступно для редактирования.
Примеры правильных названий:

·     Сводный бюджет предприятия на ИЮЛЬ 2003

·     Заявление Петрова А.П. от 02.02.2003 о предоставлении очередного отпуска

Порядок присвоения номеров документам
Некоторые виды документов подлежат нумерации для более быстрого поиска и однозначной идентификации (письма, приказы, договоры и т.п.). В связи с этим используются следующие правила нумерации.

Номер документаприсваивается в карточке электронного документа и указывается в тексте документа на этапе создания (корректировки), а не при регистрации. Это обеспечивает соответствие электронного и бумажного документов, а также позволяет формировать единую нумерацию документов при создании любым пользователем.

Если разрабатывается проект документа, который может не пройти согласование, то до завершения первичного согласования номер этому документу не присваивается (при заполнении карточки вместо «АВТОНОМЕР» нужно подставить «Проект»). Это позволит избежать пробелов  в нумерации документов. После утверждения документа в карточке указывается значение «АВТОНОМЕР», после чего при сохранении будет присвоен очередной номер по общим правилам, который необходимо также указать и в тексте документа.

Порядок назначения прав доступа на документ
Права на документ должны определяться в соответствии с действующими в организации правилами работы с конфиденциальной информацией и предполагаемым последующим использованием документа.

При назначении прав доступа к документу рекомендуется придерживаться следующих правил:

·     в общем случае права на просмотр должны даваться всем пользователям (группам пользователей), которым данная информация может понадобиться для исполнения должностных обязанностей;

·     права на изменение документов необходимо давать тем пользователям, которые будут участвовать в разработке или согласовании данного документа (писать примечания);

·     полный доступ к документу рекомендуется оставлять только автору документа и ответственному за данный документ.

Примечание
. Замещающие имеют те же права на документы, что и замещаемые.

Использование связанных документов
         Используя ссылки на документы, можно связать документы в системе между собой. В качестве связанных рекомендуется выделять документы, существование которых один без другого не имеет смысла или может быть непонятно:

·     приложения к данному документу (например, план работ к договору);

·     документы-основания (приказ/распоряжение и служебная записка, на основании которой он создан);

·     составные части сложного документа;

·     и т.п.

Документы, относящиеся к одной теме, но не имеющие прямой зависимости, рекомендуется складывать в одну папку, но не связывать.

    продолжение
–PAGE_BREAK–Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП)
         Основное назначение ЭЦП – защитить от изменения утвержденное (согласованное) содержание электронного документа и подтвердить факт правомочности данного документа. Соответственно, наличие ЭЦП не позволяет изменять подписанную версию документа никому из пользователей (включая администратора и автора документа), не зависимо от прав доступа. Поэтому подписываться должны только согласованные документы, которые больше не должны изменяться. При необходимости внесения изменений в подписанный ЭЦП документ, нужно создать новую версию документа (поскольку снять ЭЦП невозможно).ЭЦП, соответствующую подписи на бумажном документе, может ставить либо лицо, имеющее право подписания документа, либо лицо, имеющее полномочия для проставления ЭЦП (например, ЭЦП руководителя может ставить секретарь при наличии подписи руководителя на бумажном документе).

Для повышения безопасности закрытый ключ устанавливается только на компьютере, закрепленном за пользователем, являющимся владельцем сертификата ключа подписи. Соответственно все документы пользователем могут быть подписаны только с данного компьютера.

Открытый ключ ЭПЦ хранится в системе  и доступен всем пользователям системы.
Порядок преобразования бумажного документа в электронный и обратно

Перевод бумажного документа в систему осуществляет тот пользователь, который первый применяет его в работе (создает задачу с его вложением) либо хранит данный документ (за предоставлением информации из данного документа будут обращаться к нему). При необходимости подтверждения соответствия электронного документа бумажному оригиналу, может использоваться электронно-цифровая подпись.

Печатает исходящий или внутренний бумажный документ тот сотрудник, который его создал. Если электронный документ уже был подписан ЭЦП, то для подтверждения соответствия бумажной копии электронному документу на бумажном экземпляре может указываться виза «Копия верна» лица, распечатавшего документ.

В случае необходимости указания на бумажной копии документа факта подписания ЭЦП лицо, распечатавшее документ, подтверждает его визой «Подпись верна», а также указывает автора и дату ЭЦП (для этого необходимо убедиться не только в наличии ЭЦП, но проверить сведения о подписи и ее достоверность).

Ответственность за соответствие бумажного и электронного документов несет лицо, осуществившее перевод документа из одной формы в другую.
Организация работы с папками Порядок использования папок для хранения документов

Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

·     количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран Проводника документов и задач. Это сделает работу более удобной. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок;

·     пользователь должен также поместить ссылку на данный документ в соответствующей общей папке, если данный документ может потребоваться для работы другим пользователям;

·     за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов;

·     за размещение документов в папках отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов);

·     поскольку ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, то папки следует создавать в различных разрезах, чтобы расширить возможности поиска (например, папка по конкретному проводимому мероприятию, куда собрать ссылки на документы разных отделов). Однако чтобы не затруднять раскладывание документов по папкам лучше использовать группировку папок;

·     для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить (так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней);

·     название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки. Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок;

·     название папки должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку подпапок внутри одной папки;

·     иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol(Петрол).

Порядок назначения прав доступа к папке

Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, нежели к документам, т.к. папки носят более общий характер, нежели конкретный документ, и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно. Однако за папку всегда должен быть назначен один ответственный. При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил:

·     права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев – всем пользователям системы);

·     права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое;

·     полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.

    продолжение
–PAGE_BREAK–