Введение
Цель моей контрольной работызаключается в рассмотрении, изучении и анализе документооборота организации, егопотоков и технологии в ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернатдля инвалидов».
Государственноеобразовательное учреждение начального профессионального образования «Нижегородскоепрофессиональное училище-интернат для инвалидов» является некоммерческойорганизацией, осуществляющей профессиональную реабилитацию, образовательныепрограммы, мероприятия по медицинской реабилитации лиц с ограниченнымивозможностями. Учредителем ГОУ НПО «Нижегородское профессиональноеучилище-интернат для инвалидов» является министерство социальной политикиНижегородской области. Учреждение самостоятельно осуществляетфинансово-хозяйственную деятельность, оказывает образовательные и реабилитационныеуслуги в соответствии с существующими стандартами. Управление учреждениемстроиться на сочетании принципов единоначалия и самоуправления и осуществляетсяв соответствии с законодательством Российской Федерации и уставом учреждения.Непосредственным руководителем учреждения является директор. В подчинениидиректора находятся все работники «Нижегородского профессиональногоучилища-интерната для инвалидов», осуществляющие действия по оказанию,проведению, подготовке профессиональной, медицинской реабилитации, а такжепедагогический коллектив работников НПУИИ.
Понятие«документооборот»
Документооборот – это движение документов ворганизации с момента их создания или получения до завершения исполнения илиотправления.
Объем документооборота – количество документов, поступившихв организацию и созданных ею за определенный период времени.
Входящий (поступивший)документ – документ,поступивший в учреждение.
Исходящий, илиотправляемый, документ – официальный документ, созданный и отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящийза пределы подготовившей его организации.
Порядок движениядокументов в организации закрепляется в схемах похождения документов, которыеразрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаютсяруководством организации. При функционировании автоматизированной обработкиинформации в схемы должны быть включены все пункты обработки с помощью средствкомпьютерной оргтехники. Организация документооборота в условиях применениясредств компьютерной техники должна обеспечивать совместимость традиционной иавтоматизированной обработки документов.
Прием и первичнаяобработка входящих документов
Документы, поступившие ворганизацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку,предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством идоставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документовосуществляется работниками службы ДОУ.
Конверты с документамивскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильностьдоставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документыпересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии надокументе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документрегистрируется в регистрационно-контрольной форме. На полученном документе вправой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляетсярегистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации дату ирегистрационный номер.
Предварительноерассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документовне требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемыенепосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, наосновании установленного в организации распределения обязанностей. Базпредварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованныенепосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренныеруководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержаниерезолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, которыйисполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственныйисполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Поступившие телеграммыпринимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются,а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившейтелефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируетсяи оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче иприеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоватьсяследующими требованиями.
1. Объем передаваемогодокумента (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумагеформата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.
2. Документ дляпередачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца,подписанной руководителем подразделения. Заявки храниться в течение одногогода.
3. Ответственностьза содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя,подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующегоподразделения.
4. Факсограммы наиностранных языках отправляются при наличии перевода, завершенного лицом,подписавшим факсограмму.
5. Запрещаетсяпередавать текст конфиденциальных документов.
6. Подлежащийпередачи документ регистрируется. Подлинники документов после передачивозвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
7. Поступившиефаксограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема,срочные – немедленно.
8. Поступивший вследза факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.
9. Факсограммы наиностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за исполнениемфаксимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется ихруководителями.Документы в электронном виде, поступающие в организацию поэлектронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение,рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Правила приема, обработкии распределения документов в электронном виде определяются инструкцией поделопроизводству организации, с учетом имеющихся в организации технических ипрограммных средств.
Прием и обработкаисходящих документов
Документы, отправляемыеиз организации, передаются почтовой и электронной связью. Обработка документовдля отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии сдействующими Правилами оказания услуг почтовой связи. С помощью средствэлектрической связи службы ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм,телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которыхпередается по каналам электронной связи, а также необходимость и порядокдосылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией поделопроизводству в организации, с учетом имеющихся в организации технических ипрограммных средств. Документы для отправки передаются полностью оформленными,зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона),электронного адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащиеотправки, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или непозднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранеедокумента осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, илируководителя службы ДОУ.
Передача документоввнутри организации
Прохождение внутреннихдокументов на этапах их подготовки и оформления должно соответствоватьпрохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающихдокументов.
Проекты распорядительныхдокументов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениямии должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль заправильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подписьруководству в соответствии с правом подписи документов и распределениемобязанностей. После подписания документы регистрируются. Размноженныеэкземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительныхдокументов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, введении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Макеты потоковдокументооборота
/>
Рис. 1 — схема работы свходящими документами в ГОУ НПО «НПУИИ»
/>
Рис. 2 — Схема работы сисходящими документами в ГОУ НПО «НПУИИ»
/>
Рис. 3 — Схема потоковвнутренних документов в ГОУ НПО «НПУИИ”
Организация рабочегоместа делопроизводителя
Условия труда — совокупность элементовпроизводственной среды (химических, физических, биологических) и собственнотрудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние нафункциональное состояние организма человека – его здоровье, работоспособность,удовлетворенность трудом и эффективность труда.
/>/>/>Выделяется 3 основные группы условий труда/> /> /> /> /> /> /> /> психофизиологические эстетические />
III. санитарно-гигиенические />
документооборотисходящий входящий делопроизводитель
I. Наиболее регламентированные – санитарно-гигиеническиеусловия, включают в себя:
а) метеорологические факторы(температура, относительная влажность);
б) чистоту воздушной среды;
в) освещенность;
г) шум, вибрацию, ультразвук;
д) различные излучения.
Основу этих условий трудасоставляют микроклимат, шум, освещенность, вибрация и другое. Все онирегламентируются Системой стандартов безопасности труда, а все параметрыотражены в нормативном документе – СанПиН (2003).
1. Нормы площадина одно рабочее место пользователей вычислительной техники не менее 4,5м².
2. Освещенностьна поверхности стола в зоне размещения рабочего документа – 300-500 см².
3. Яркость бликовна экране не должна превышать 40 н.д. на м².
4. Продолжительностьнепрерывной работы с ПК не должна превышать двух часов (без перерыва).
Все эти условиянормируются путем установления стандартов, санитарных норм и оцениваются спомощью гигиенистов, физиологов и других специалистов. Секретарь должен иметьпредставление об основных параметрах условий труда, т.к. контролируеттемпературу, влажность в помещении руководителя и в своем служебном кабинете.
II. Психофизиологические условия труда.
В своей работесекретарь-референт испытывает разные нагрузки на организм: нервно-психические(напряжение зрения, скорость выполнения операций), интеллектуальные (объемперерабатываемой информации). Монотонность работы приводит к быстройутомляемости
Для более продуктивнойработы необходимо знать несколько способов снижения нагрузки на организм. Впервую очередь следует совершенствовать свое рабочее место, применять современныеприемы и методы труда, оптимизировать режим труда и отдыха. Рекомендуетсячередовать интенсивную и спокойную работу, наибольший объем работы выполнять впервую половину дня (т.к. уровень производительности в первой половине выше,чем во второй половине рабочего дня).
IV. Эстетические условия труда.
В последние 10 летбольшое внимание стало уделяться оформлению офиса. Существуют рекомендации поиспользованию цвета в офисе. К наиболее благоприятным цветам относятся зеленый,желтый, белый (бежевый). Отрицательно влияет на работоспособность насыщенныецвета (ярко синий, красный). Если в офисе требуется повышенная освещенность,поверхность стен должна быть матовой, бледно-зеленого, бежевого оттенков.
В настоящее время всечаще для планировки кабинета и организации рабочего места применяют учение Фен-шуй.Фен-шуй — древне китайское учение, согласно которому жизнь человека зависитот течения энергии двух начал – «Инь» и «Ян», а различные предметы, окружающиечеловека, по-разному пропускают ту или иную энергию.
В ГОУ НПО «Нижегородскоепрофессиональное училище-интернат для инвалидов» рабочее место секретарясоответствует большинству предъявляемым требованиям. Приемная разделена на двезоны: рабочая зона и зона приема посетителей. Рабочая зона секретаряпредставлена специализированным рабочим столом; оснащена всем необходимымофисным оборудованием. Секретарь имеет прямой доступ к компьютеру, факсимильномуаппарату и телефону. В непосредственной близости расположенакопировально-множительная техника, канцелярские принадлежности, телефон.Компьютер имеет соответствующее программное обеспечение, оснащендополнительными периферийными устройствами. Имеется шкаф для хранениядокументации. Секретарь находиться в хорошо обозреваемой зоне, поэтому видиткаждого посетителя. Зона приема посетителей небольшая, но расположение еётаково, что каждому посетителю удобно ожидать приглашения секретаря на прием круководителю.
/>
Рис. 4 – План приемнойруководителя: 1-зона приема посетителей; 2- рабочая зона (рабочий стол,компьютер, телефон-факс, принтер, ксерокс, документы необходимые для работы, шкафдля хранения документации).
Техника безопасности приработе на ПК
Делопроизводитель ежедневноработает с персональном компьютером. Делопроизводитель при работе на ПК долженсоблюдать следующие правила техники безопасности:
— Не заходить вкабинет в верхней одежде и грязной обуви;
— Не находиться вкабинете с едой и напитками;
— Не приступать кработе с мокрыми или жирными руками;
— Не включатькомпьютер при наличии видимых дефектов и повреждений;
— Проверитьсостояние электропроводки, розеток на наличие видимых повреждений, и в случаеих обнаружения не пользоваться ими;
— Не загромождать рабочийстол посторонними предметами;
— Не устранятьсамостоятельно неисправности ПК;
— Не дотрагиватьсядо проводов;
— Не вскрывать заднююкрышку системного блока и монитора;
— Не работать свнешними устройствами не поверив его на вирусы;
— Не дотрагиватьсядо экрана монитора;
— Не подходить сбокуили сзади монитора;
— Не перемещать ине устанавливать посторонние файлы и программы;
— Соблюдать режимработы за компьютером (расстояние от монитора, чередование работы и отдыха);
— Соблюдать правилапротивопожарной безопасности;
— После работыкомпьютер должен быть обесточен;
— При обнаружениинеисправности сообщить руководителю.
Соблюдение этих простыхправил позволяет обезопасить себя от возникновения ситуаций, представляющихопасность для здоровья делопроизводителя, а также поможет увеличить срокэксплуатации компьютера.
Заключение
Целью моей работыявлялось рассмотрение, изучение и анализ документооборота, его потоков и этаповв ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов».
В ГОУ ПНО «Нижегородскоепрофессиональное училище-интернат для инвалидов» работа делопроизводителявыполняется секретарем.
Делопроизводитель в своейработе руководствуется:
— Положением «О работе отдела ДОУ»;
— Уставом организации;
— Должностной инструкцией;
— Постановлениями ПравительстваРоссийской Федерации;
— Действующими законами РоссийскойФедерации.
В ГОУ НПО «НПУИИ»порядок движения документов закрепляется в схемах продвижения документов,которые разрабатываются делопроизводителем и подписываются руководителеморганизации. Документы, поступающие в организацию, проходят все этапыустановленные руководителем учреждения. Прием и обработка входящих, отправкаисходящих, контроль за внутренними документами и передача документов междуотделами учреждения производится непосредственно секретарем.
В целом, документооборотв ГОУ НПО «НПУИИ» организован достаточно хорошо. Схемы потоковдокументооборота разработаны в соответствии с действующими нормами. Учреждениемедленно переходит от традиционного документооборота к электронному. Естьнебольшие замечания по ведению учета документооборота. Не вся документациязанесена в компьютер (имеются документы, сохраненные в единственном экземплярена бумажных носителях, но не занесенные в компьютерную базу). Регистрациядокументов ведется в журналах только на бумажных носителях.
Документооборот организованв соответствии с действующими в Российской Федерации ГОСТами и нормативнымидокументами:
— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения»;
— ГОСТ 6.30 – 2003 «Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов»;
— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 « Управлениедокументами. Общие требования»;
Федеральный закон от 27июля 2006 г. № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
Список литературы
1. Байкова И.Ю. Настольная книгаделопроизводителя. – М., 2008.
2. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. – М.,2007.
3. Сапков В.В. Информационные технологиии компьютеризация делопроизводства. – М., 2008.
4. Свиридова М.Ю. Информационныетехнологии в офисе. – М., 2007.