Анализ организации делопроизводства в дошкольном учреждении (на примере муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада 19 – центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области)

Государственное образовательноеучреждение высшего профессионального образования
НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙУНИВЕРСИТЕТ
«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙУНИВЕРСИТЕТ»
ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
 
Дипломная работа
АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ВДОШКОЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ (НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГОУЧРЕЖДЕНИЯ ДЕТСКОГО САДА 19 – ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА Г.РОССОШИ РОССОШАНСКОГОМУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ)

студентки дневногоотделения 5 курса 070606 группы
Киселевой ИриныНиколаевны
Научный руководитель
к.и.н., ст.преподавательСергиенко М.А.
Рецензент: к.и.н. ОреховаМ.С.
БЕЛГОРОД, 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГООБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА №19
§ 1. История создания, основные направления и организация деятельностиМДОУ №19
§ 2. Организационно-правовой статус МДОУ №19
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МДОУ №19
§    1.       Должностные обязанности сотрудника,ответственного за делопроизводство
§ 2. Основные управленческие документы МДОУ №19
§ 3. Оперативное и архивное хранение документов
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГООБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ №19
§ 1. Разработка должностной инструкции делопроизводителя
§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
 

ВВЕДЕНИЕ
 
Актуальностьисследования заключаетсяв том, что организация работы с документами – это одна из составных частейпроцессов управления и принятия управленческих решений, которая существенновлияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятияуправленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым теснымобразом связан с документационным обеспечением управления. В современномобществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход корганизации управления, следовательно, возникает необходимость документационногообеспечения управленческой деятельности.
Документационноеобеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требуетсоздания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решатьзадачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадровогообеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства вдошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимальногоминимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки ипередачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Такимобразом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямуюзависит от уровня организации делопроизводства.При этом, с ростомдошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос обэффективности документационного обеспечения управления становится все болееактуальным. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такиенаправления, как информационно-документационный менеджмент, электронныйдокументооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.
Степеньизученности проблемы.При написании дипломной работы использовались законодательные инормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники,справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания испециальная литература.
Отечественнымдокументоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженныйв сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. Ксожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашегоисследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками иучебными пособиями и т.д.
Кроме того,при написании дипломной работы были использованы учебные пособия В.И.Андреевой, Т.В. Кузнецовой, JI.A. Дорониной[1],которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилахсоставления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нор- мативно-методическаябаза, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами,включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов.Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспеченияконфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые дляподготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональнымкомпьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
В учебныхпособиях Л.М. Маневцевой, Т.С. Орловой, Е.П. Смирновой[2]представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов оприеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочныхудостоверений; приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личныхделах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевымдолжностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примерыдолжностных инструкций работников. Пособие подготовлено с учетом требованийГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и дает ответы на основныевопросы организации работы с документами по персоналу.
Так же былииспользованы публикации в периодических изданиях — таких, как журнал«Делопроизводство»[3],который целесообразно использовать в процессе изучения организацииделопроизводства и путей его совершенствования. Тщательно разработаннаятематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весьмассив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию остепени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что этисведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя,вошедших в структуру указателей содержания. Следует отметить публикации вжурнале «Секретарское дело»[4],которые послужили одним из направлений определения актуальности задач длядокументирования управленческой деятельности учреждения.
В качестве объектаисследования документационное обеспечение деятельности дошкольных образовательныхучреждений.
Предметомисследованияявляется документационное обеспечение управления детского сада №19 – Центраразвития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежскойобласти.
Целью данной работы является изучениеорганизации делопроизводства, а также разработка рекомендаций посовершенствованию документационного обеспечения управления детского сада №19 –Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального районаВоронежской области с учетом современной ситуации.
Для достиженияцели последовательно должны быть решены следующие задачи:
– изучить историю создания, основныенаправления и организацию деятельности МДОУ №19, а такжеорганизационно-правовой статус учреждения;
– рассмотретьорганизацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основныеуправленческие документы, организацию оперативного и архивного хранениядокументов;
– разработатьосновные направления совершенствования документационного обеспечениядеятельности МДОУ №19.
Источниковая база. К числу нормативных источников,использовавшихся при написании дипломной работы относятся: Гражданский кодексРоссийской Федерации[5],регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельностиюридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации[6];Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[7],определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Обинформации, информационных технологиях и защите информации»[8];Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[9];Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов[10].
Методическуюбазу исследования составили: Государственная система документационногообеспечения управления, которая устанавливает единые требования кдокументирования и организации работы с документами; Методические рекомендациипо разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти[11],а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в томчисле ГОСТ Р 51141-98[12],в котором закреплено современное толкование терминов и определений поделопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав ирасположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлениюдокументов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[13].Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управлениядокументацией в организациях.
Важнейшиминормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольныхобразовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Обобразовании», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», ПисьмоМинистерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцовдокументов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ»[14],Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений[15]и др.
При изучении темыисследования изучены следующие локальные документы:
– учредительныедокументы (Устав МДОУ №19, учредительный договор, должностные инструкциисотрудников и т.д.);
– распорядительныедокументы МДОУ №19 (приказы по основной деятельности и по личному составу);
– информационно-справочныедокументы;
– специфическаядокументация, образующаяся в деятельности дошкольного образовательногоучреждения № 19.
При написании дипломнойработы были использованы такие методы научного исследования, какинтервьюирование, а именно беседа с сотрудником, ответственным заделопроизводство, наблюдение, изучение документов, анализ особенностейобработки документов в сфере деятельности дошкольного образовательногоучреждения; изучение нормативно-правовой базы (законов, постановлений, ГОСТов,положений).
Практическаязначимость работысостоит в том, что посредством теоретического и практического изучениясовременных систем организации делопроизводства мы можем дать рекомендации посовершенствованию документационного обеспечения деятельности дошкольногообразовательного учреждения.
Структура работы. Дипломная работа состоит извведения, трех глав и заключения.
В первой главе дипломнойработы дается общая характеристика объекта исследования — МДОУ №19, вчастности, рассматриваются история создания, организационно-правовой статус, атакже организация деятельности.
Во второйглаве дипломной работы проводится анализ документационного обеспечениядеятельности МДОУ №19.
В третьейглаве разработаны основные направления совершенствования документационногообеспечения управления дошкольным учреждением.
В заключенииданы основные выводы и предложения.

ГЛАВА 1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА №19
§ 1.История создания, основные направления и организация деятельности МДОУ №19
 
Ясли-сад №19был открыт 1 ноября 1987 года. Изначально учреждение принадлежало тресту«Придонхимстрой». Каждые пять лет в саду проходила аккредитация и аттестация. 1декабря 1991 года сад был передан в ведомство Гороно. В 1991 году в садуввелась единица психолога, в 1994 году были открыты две логопедические группы.В 1995 году руководство открыло новый спортивный зал и ввело единицуинструктора по физвоспитанию.
В связи сулучшением условий для пребывания детей и расширением услуг, оказываемых длявсестороннего развития ребенка, приказом Отдела образования Воронежской областии заключением расширенной проверки областной комиссии 15 июня 2005 года детскийсад был переименован в «Центр развития ребенка».
В настоящеевремя муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Центр развитияребенка — детский сад №19» (далее – МДОУ №19) осуществляет своюобразовательную, правовую и хозяйственно-экономическую деятельность всоответствии с действующим законодательством РФ. Учреждение являетсянекоммерческой организацией, следовательно, не ставит извлечение прибыли вкачестве основной цели своей деятельности[16].
Цельюдеятельности данного муниципального образовательного учреждения являетсявсестороннее формирование личности ребенка с учетом особенностей его физического,психического развития, индивидуальных возможностей и способностей, подготовка кобучению в школе, развитие и совершенствование образовательного процесса,осуществление дополнительных мер социальной поддержки воспитанников иработников Учреждения.
Основнымизадачами МДОУ №19 является:
– охрана жизни иукрепление здоровья детей;
– созданиемаксимальных условий, обеспечивающих интеллектуальное, личностное и физическоеразвитие детей;
– осуществлениенеобходимой коррекции отклонений в развитии ребенка;
– приобщение детейк общечеловеческим ценностям;
– взаимодействие ссемьей для обеспечения полного развития ребенка;
– развитие исовершенствование материально-технической базы.
Предметомдеятельности учреждения является:
– воспитание,обучение, присмотр, уход и оздоровление детей в возрасте от одного года до семилет;
– реализацияпрограмм дошкольного образования;
– реализацияпрограмм дошкольного образования с приоритетным осуществлениемфизкультурно-оздоровительного, интеллектуального и художественно-эстетическогонаправлений развития воспитанников;
– реализацияпрограмм дошкольного образования с приоритетным осуществлениемквалифицированной коррекции отклонений в физическом и психическом развитиивоспитанников;
– реализацияпрограмм дополнительного образования;
– оказание платныхдополнительных образовательных услуг;
– медицинскаядеятельность для реализации целей и задач учреждения[17].
МДОУ №19может реализовывать дополнительные образовательные программы и оказыватьдополнительные образовательные услуги, например:
– речевое развитие;
– логика и основыматематики;
– развивающие игры;
– литературно-художественноеразвитие;
– изобразительноеискусство;
– танцевально-хореографическаядеятельность;
– театрализованнаядеятельность;
– экологическоеразвитие;
– патриотическоевоспитание (музейная педагогика);
– фольклорныйкружок;
– детский дизайн,конструирование и ручной труд;
– психологическаяпомощь;
– логопедическиезанятия;
– подготовка кобучению в школе;
– оздоровительныемероприятия: дыхательная гимнастика, ароматерапия и другие виды деятельности,не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.
Содержаниеобразовательного процесса в МДОУ №19 определяется программой дошкольногообразования. Учреждение самостоятельно в выборе программы из комплексавариативных программ, рекомендованных органами управления образованием,внесении изменений в них, а также разработке собственных (авторских) программ всоответствии с требованиями государственного образовательного стандарта.
Воспитание иобучение детей ведется на русском языке.
МДОУ №19работает по пятидневной рабочей неделе с 12-ти часовым пребыванием детей и скруглогодичным календарным временем посещения.
Занятия своспитанниками могут быть организованы как в первой, так и во второй половинедня при условии, что нагрузка на ребенка не противоречит допустимым нормам.Режим работы определяется Правилами внутреннего трудового распорядка.
Прием детейосуществляется заведующим по заявлению родителей (законных представителей) наосновании путевки, выданной комиссией по комплектованию государственныхобразовательных учреждений, реализующих общеобразовательные программыдошкольного образования.
Родители (илидругие законные представители) обязаны предоставить следующие документы:
– путевку,
– предъявитьпаспорт одного из родителей (законных представителей),
– копиюсвидетельства о рождении ребенка,
– медицинскую картуо состоянии здоровья ребенка.
Преимущественноеправо поступления имеют категории лиц, установленные законом илисоответствующим распоряжением Учредителя.
Между МДОУ№19 и родителями (законными представителями) заключается договор(приложение 1),которым регулируются взаимные права, обязанности и ответственность сторон,возникающие в процессе обучения, воспитания, присмотра и ухода.
Группыкомплектуются как по одновозрастному, так и по разновозрастному принципу всоответствии с современными психологическими, педагогическими и медицинскимирекомендациями. Количество групп зависит от условий, созданных дляосуществления воспитательно-образовательного процесса с учетом санитарных норм,и определяется Учредителем. Наполняемость групп устанавливается в соответствиис Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении и соответствующимраспоряжением учредителя.
Отчислениедетей проводится заведующим в следующих случаях:
– по заявлениюродителей (законных представителей);
– по заключениюпсихолого-медико-педагогической комиссии;
– по медицинскимпоказаниям;
– за неоднократныегрубые нарушения условий договора между Учреждением и родителями (законнымипредставителями).
Такимобразом, муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Центр развитияребенка — детский сад №19» (далее – МДОУ №19) осуществляет образовательную,правовую и хозяйственно-экономическую деятельность в соответствии с действующимзаконодательством. Деятельность данного муниципального образовательногоучреждения направлена на всестороннее формирование личности ребенка, подготовкук обучению в школе, развитие и совершенствование образовательного процесса.
§ 2.Организационно-правовой статус МДОУ №19
 
МДОУ №19является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный идругие счета в банковских и иных кредитных учреждениях, имеет в оперативномуправлении имущество, находящееся в муниципальной собственности и обособленноеимущество на правах собственности, приобретенное за счет внебюджетных средств, круглуюпечать с изображением государственного герба РФ, штамп, бланки со своим наименованиеми другие реквизиты. Оно приобретает права юридического лица в части веденияуставной финансово-хозяйственной деятельности, направленной на обеспечениеобразовательного процесса, с момента государственной регистрации вустановленном законом порядке.
Осуществлениеобразовательной деятельности разрешено с момента выдачи учреждению лицензии наобразовательную деятельность, аккредитуется в заявительном порядке на основаниизаключения по его аттестации. Аттестация учреждения проводится раз в пять лет.
МДОУ №19может с разрешения учредителя открывать свои филиалы и отделения спредоставлением им правомочий юридического лица, в том числе самостоятельногобаланса и собственных счетов в банковских и других кредитных учреждениях, атакже имеет право создавать и вступать в педагогические, научные и иныеобщественные объединения, российские и международные; принимать участие вработе конгрессов, конференций, быть участником благотворительных акций за счетсобственных средств. При этом, не допускается создание и деятельностьорганизующих структур политических партий, общественно-политических ирелигиозных движений и организаций, других организационных форм, запрещенныхзаконодательством РФ.
МДОУ №19подотчетно:
– комитету поуправлению и распоряжению муниципальной собственностью администрации г.Воронежа — по вопросам целевого использования и сохранности муниципальногоимущества;
– отраслевомуоргану — по вопросам деятельности учреждения;
– иным органамвласти по вопросам, относящимся к их компетенции в соответствии с действующимзаконодательством Российской Федерации[18].
РуководительМДОУ №19 в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах,распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях Управления образованияг. Воронежа и документами в области делопроизводства, гражданскогозаконодательства и законов о труде.
Управлениеосуществляется на принципах единоначалия и самоуправления. Общее руководствоМДОУ №19 осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги наосновании Положения о Совете педагогов (приложение 2).
Советпедагогов как высший орган руководства всем воспитательно-образовательнымпроцессом решает конкретные задачи дошкольного учреждения. Для болееэффективной работы существует определенный алгоритм работы Совета педагогов (приложение3).
Организациядеятельности педсовета предполагает активное участие всех членов коллектива вобсуждении вопросов повестки дня. Именно поэтому педсовет является коллективныморганом управления.
На заседанияхСовета педагогов обсуждаются вопросы воспитательно-образовательной работы сдетьми, использование в ней новых достижений в науке и педагогической практике,анализируются имеющиеся недостатки, принимаются решения для их устранения, идетобмен опытом. Тематика педагогических советов обозначается в годовом планедошкольного учреждения.
Советпедагогов решает вопросы своей деятельности на заседаниях, которые проводятсяне реже одного раза в два месяца.
Советпедагогов в МДОУ №19 имеет следующие функции:
– принимает Устав,изменения и дополнения, вносимые в Устав;
– определяетнаправление воспитательно-образовательной и оздоровительной деятельности;
– устанавливаетвиды платных дополнительных образовательных услуг;
– принимаетпрограммы воспитания и обучения детей;
– рассматривает иутверждает методические направления работы с детьми в различных группах, атакже все другие вопросы содержания, методов и формвоспитательно-образовательного процесса;
– рассматриваетвопросы повышения квалификации и переподготовки кадров;
– разрабатывает иутверждает типовой договор с родителями (законными представителями);
– утверждаетлокальные акты в рамках своей компетенции[19].
Непосредственноеруководство текущей деятельностью осуществляет прошедший аттестацию заведующий,который назначается и освобождается от должности приказом начальника отделаобразования г. Россошь.
Заведующийосуществляет руководство в соответствии с действующим законодательством иУставом и несет всю полноту ответственности за деятельность МДОУ №19[20].
Заведующийнаделен следующими полномочиями:
– действует отимени МДОУ №19 и представляет его в органах государственной власти и управления,предприятиях, учреждениях и организациях всех форм собственности бездоверенности;
– выдаетдоверенности;
– организуетфинансово-хозяйственную деятельность;
– в соответствии сзаконодательством Российской Федерации о труде осуществляет прием на работу ирасстановку кадров, поощряет работников, налагает взыскания и увольняет сработы.
– издает приказы,распоряжения в рамках своей компетенции;
– решает другиевопросы деятельности, не отнесенные к компетенции органов самоуправления МДОУ№19 и учредителя.
Старшийвоспитатель назначается из числа лиц со средним специальным или высшимпрофессиональным образованием, подчиняется заведующему детским садом, приказомзаведующего принимается на должность и освобождается от должности приказомзаведующего. В своей работе старший воспитатель так же, как и заведующий,руководствуется нормативными документами, должностной инструкцией и Правиламивнутреннего трудового распорядка.
Старшийвоспитатель вместе с заведующим детским садом осуществляется руководстводошкольным учреждением и участвует:
– в подборекандидатов на должности воспитателей, их помощников, специалистов;
– в созданииблагоприятного морально-психологического климата в коллективе, системыморального и материального поощрения сотрудников;
– в формулировкесоциального заказа своему детскому саду, выработке философии, определении целейМДОУ;
– в стратегическомпланировании, разработке и внедрении программ развития и плана работыучреждения;
– в создании имиджаМДОУ среди населения;
– в выборе(разработке) образовательных программ для детей;
– в организациивоспитательно-образовательный работы с детьми;
– в организацииэкспериментальной, исследовательской работы в учреждении;
– в развитии,эффектном использовании интеллектуального потенциала МДОУ;
– в развитиисотрудничества с другими МДОУ, школами, детскими центрами, музеями и т.п.
Старшийвоспитатель также планирует воспитательно-образовательную, методическую работус учетом профессиональных навыков, опыта воспитателей, предусматривая:
– предложения поплану работы МОУ;
– повышениеквалификации воспитателей;
– помощьвоспитателям в самообразовании;
– аттестациювоспитателей;
– составление сеткизанятий по возрастным группам;
– методическуюпомощь воспитателям (в первую очередь начинающим) в подготовке и проведениизанятий;
– обмен опытомработы среди сотрудников МОУ;
– ознакомлениевоспитателей с достижениями педагогической теории и практики;
– развитиепреемственности МОУ и школы;
– совершенствованиеработы с родителями;
– комплектованиегрупп учебными пособиями, играми, игрушками;
– постоянный анализсостояния учебно-методической и воспитательной работы и принятие на его основеконкретных мер по повышению эффективности методической работы.
Организуетвоспитательно-образовательную работу:
– готовит ирегулярно проводит заседания педагогического совета;
– проводит длявоспитателей открытые занятия, семинары, индивидуальные и групповыеконсультации, выставки, конкурсы;
– организует работутворческих групп;
– своевременноприобретает оборудование, необходимое для учебно-воспитательной, методическойработы;
– ведет картотекуиздаваемой учебно-педагогической и методической литературы;
– комплектует ипропагандирует среди воспитателей библиотеку учебно-методической и детскойлитературы, пособий и т.п.;
– организует работувоспитателей по изготовлению пособий, дидактических материалов;
– проводитсовместные мероприятия со школой;
– готовит дляродителей стенды, папки-передвижки об опыте семейного воспитания;
– своевременнооформляет педагогическую документацию;
– формирует иобобщает лучший опыт работы педагогов по разным проблемам и направлениям.
Осуществляетконтроль за работой воспитателей:
– систематическипроверяет планы воспитательно-образовательной работы;
– по графикупосещает занятия в группах;
– следит за выполнениемгодового плана работы, решений, принятых на заседаниях педсоветов;
– организуетвзаимодействие в работе воспитателей, психолога, музыкального руководителя идругих специалистов;
– регулярнопроводит диагностику развития детей, их знаний, умений, навыков;
– изучает планывоспитателей по самообразованию.
Старшийвоспитатель должен знать дошкольную педагогику, психологию, возрастнуюфизиологию, анатомию; методики дошкольного образования; санитарию и гигиену;индивидуальные особенности развития личности детей; правила и нормы охранытруда, техники безопасности и противопожарной защиты; порядок оказания первоймедицинской помощи; порядок действий в экстремальной ситуации.
        Надолжность воспитателя принимаются лица со средним специальным или высшимобразованием, имеющие медицинское заключение.
        Воспитательподчиняется заведующему детским садом, а работает под руководством старшеговоспитателя. Принимается на должность и освобождается от нее приказомзаведующего.
        Всвоей работе воспитатель руководствуется нормативными документами, инструкциейпо делопроизводству и Правилами внутреннего трудового распорядка, а так жедолжностной инструкцией (приложение 4).
        Воспитательимеет следующие должностные обязанности:
– осуществляеттщательный присмотр за вверенными ему детьми в строгом соответствии стребованиями инструкции по охране жизни и здоровья детей в помещенияхучреждения и на детских прогулочных площадках;
– следит засостоянием и укреплением здоровья каждого ребенка в группе, совместно смедперсоналом регулярно проводит комплексные мероприятия, способствующиеукреплению здоровья, психофизическому развитию детей, осуществляетгигиенический уход за детьми раннего возраста. Особое внимание уделяет детям,пришедшим в сад после болезни;
– планирует иосуществляет воспитательно-образовательную работу в соответствии с программой втесном контакте с другими воспитателями и специалистами учреждения. Тщательноготовится к проведению занятий;
– изучаетиндивидуальные способности, склонности и интересы детей. Умело используетрезультаты изучения в своей педагогической деятельности с целью развитиякаждого ребенка. На основании изучения индивидуальных особенностей детей,рекомендаций психолога проводит коррекционно-развивающую работу со своимивоспитанниками;
– обеспечивает строгоевыполнение установленного режима дня и сетки занятий;
– осуществляетнаблюдение за поведением детей в период адаптации, помогает им. В группахраннего возраста ведет дневник наблюдений;
– регулярноинформирует руководителя учреждения и старшую медсестру об изменениях всостоянии здоровья детей. Сообщает старшей медсестре об отсутствующих детях,выясняет причину их отсутствия, ведет табель учета посещаемости;
– ведет работу сродителями по вопросам воспитания детей в семье, привлекает их к активному сотрудничествус детским садом. Активно работает с родительским комитетом и отдельнымиродителями, обеспечивая создание необходимых условий в помещениях группы и научастке для успешной реализации воспитательно-образовательной программы;
– с уважением и заботойотносится к каждому ребенку в своей группе, проявляет выдержку и педагогическийтакт в общении с детьми и их родителями;
– совместно смузыкальным руководителем и инструктором по физической культуре готовитпраздники, организует досуг детей;
– заменяетзаболевшего воспитателя-сменщика в течение болезни;
– проходитмедицинский осмотр строго по графику;
– выполняеттребования руководителя, старшей медсестры, старшего воспитателя, связанные спедагогической работой и охраной жизни и здоровья детей;
– своевременно ичетко ведет документацию воспитателя;
– систематическиповышает профессиональную квалификацию и педагогический уровень на курсах,семинарах, открытых просмотрах;
– на участкесовместно с детьми ведет работу по благоустройству согласно программе своейвозрастной группы;
– участвует впедсоветах учреждений, методических объединениях в районе, округе, организуетсмотры-конкурсы и выставки детских работ к дням открытых дверей, проводитродительские собрания, участвует в праздниках;
– строго выполняеттрудовую дисциплину и правила трудового распорядка.
Рассмотрим должностьпомощника воспитателя. Помощник воспитателя подчиняется заведующему детскимсадом и старшему воспитателю, работает под руководством завхоза, принимается надолжность и освобождается от работы приказом заведующего детским садом.
Помощник воспитателяимеет следующее должностные обязанности:
– проводитсвоевременную уборку групповой комнаты, спальни, прихожей и других площадейвлажным способом два раза в день;
– согласно графикупроветривает помещения, строго контролирует дезинфекционную обработку посуды исоблюдает дезинфекционный режим группы при карантине;
– помогаетвоспитателю одевать и раздевать детей на прогулку, сон и другие мероприятия;
– совместно своспитателем проводит работу по воспитанию детей (предъявляя общие требованияпо указанию воспитателя): привитию культурно-гигиенических навыков во времяеды, умывания, одевания и т.д. Учит детей правильно сервировать стол, аккуратнозаправлять постель;
– помогаетвоспитателю в подготовке к занятиям и уборке после них, помогает разводитьдетей по подгруппам на занятия;
– следит зачистотой детских полотенец и постельного белья, согласно графику меняет белье,своевременно вместе с воспитателем маркирует белье, следит за сохранностью имуществагруппы;
– в случаенеисправности мебели и другого оборудования своевременно делает заявку;
– получает питаниес пищеблока строго по графику, надевает спецодежду, пищу в группу приносит взакрытой посуде;
– моет окна двараза в год;
– поддерживает санитарно-гигиеническийрежим в группе;
– заменяетзаболевших воспитателей в случае необходимости;
– выполняеттребования руководителя, старшей медсестры, старшего воспитателя;
– при отсутствиирабочего на кухне помогает повару;
– во времяпроизводственных мероприятий, проводимых в тихий час с участием воспитателя,находится с детьми;
Качественный составпедагогических кадров МДОУ №19 по состоянию на 1.09.2010 г. можно увидеть нарисунках 1.1, 2.1, 3.1 и 4.1.

/>
Рис. 1.1. Составпедагогических кадров по уровню образования
 
/>
Рис. 2.1.Состав педагогических кадров по квалификационным категориям
 
/>
Рис. 3.1.Состав педагогических кадров по стажу работы
 

/>
Рис. 4.1.Возрастной состав педагогических кадров
 
На диаграммахмы видим, что большинство педагогов учреждения имеют высшее образование, стажработы по специальности свыше 15 лет. Что касается возрастного состава,большинство работников уже достигли пенсионного возраста.
Воспитательно-образовательнуюработу выполняют: воспитатели, музыкальный руководитель, физкультурныйруководитель, психолог, логопед и хореограф.
Старшая медсестра имеет вподчинении медсестру бассейна и диетсестру. Завхоз руководит работой помощниковвоспитателей, рабочих по стирке, сторожей, уборщицы и рабочих по комплексномуобслуживанию.
Территория детского сададелится на здание и окружающую территорию. В свою очередь, здание состоит из 11групп:
– Кабинетзаведующей;
– Медицинскийкабинет-приемная;
– Изолятор;
– Прививочная;
– Методическийкабинет;
– Кабинетпсихолога;
– Кабинет логопеда;
– Прачечная –приемная грязного белья;
– Чистый цех;
– Пищеблок ипищевая кладовая;
– Бассейн и душеваякомната;
– Подвал;
– Хозсарай сподвалом для овощей;
– Кабинет завхоза.
Территориядетского сада включает в себя спортивную площадку, клумбы с цветами ипрогулочные площадки с беседками.
Подводя итогданной главы, следует отметить, что МДОУ №19 является юридическим лицом иосуществляет свою организационно-правовую деятельность в соответствии сдействующим законодательством РФ.
Цельюдеятельности данного муниципального образовательного учреждения являетсявсестороннее формирование личности ребенка с учетом особенностей его развития,индивидуальных возможностей и способностей, подготовка к обучению в школе,развитие и совершенствование образовательного процесса, осуществлениедополнительных мер социальной поддержки воспитанников и работников.
Непосредственноеруководство МДОУ №19 осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят всепедагоги. Текущей деятельностью руководит прошедший аттестацию заведующий.
Ответственностьза правильность документирования и оформление соответствующих документов несетзаведующий детским садом, который в своей деятельности основывается нафедеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решенияхоргана управления образованием и документами в области делопроизводства,гражданского законодательства и законов о труде.

ГЛАВА 2.ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГОУЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА №19
§1. Должностныеобязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство
 
В настоящее время споявлением управленческих технологий многократно возрастает роль должностнойинструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочиякаждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему этудолжность. Любой организации требуются четкие формализованные описаниядолжностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Ответственным за ведениеделопроизводства в МДОУ №19 является делопроизводитель, который относится ккатегории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должностии подчиняется заведующему МДОУ.
Делопроизводитель – этослужащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство[21].На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общееобразование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своейдеятельности делопроизводитель руководствуется[22]:
законодательными инормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводстваи регламентирующими правила составления и оформления документов и организациюработы с ними;
– Уставом МДОУ;
– Правиламивнутреннего трудового распорядка;
– приказами ираспоряжениями заведующего МДОУ.
Делопроизводительдошкольного образовательного учреждения должен знать: трудовоезаконодательство, основные правила постановки документальной части общегоделопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правилавнутреннего трудового распорядка[23].Продолжительность рабочего времени делопроизводителя составляет 40 часов в неделю.Делопроизводитель работает по графику, составленному заместителем заведующегоМДОУ по АХР и утвержденному заведующим. На делопроизводителя возлагаютсяфункции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения порученийруководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание подокументам и их хранение.
Для выполнениявозложенных на него функций делопроизводитель обязан: принимать ирегистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждениядокументы; осуществлять документационного обеспечение кадровой деятельностидошкольного учреждения; организовывать подготовку необходимых документов дляруководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления,согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельностидошкольного учреждения; осуществлять контроль исполнения документов, порученийи заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения;следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой иотправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущегоархива, картотеку учета прохождения документов; подготавливать и сдавать вархив документальные материалы, законченные делопроизводством, ирегистрационную картотеку; обеспечивать сохранность проходящей служебнойдокументации.
Делопроизводитель имеетправо:
1.  Требовать от администрации созданияусловий для выполнения прямых обязанностей;
2.  Запрашивать для руководителя ДОУ отпедагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинахзадержки выполнения поручений.
3.  Привлекать сотрудников к выполнениюпоручений руководства;
4.  Требовать от исполнителей доработкидокументов, подготовленных с нарушением установленных правил составления иоформления документов.
5.  Визировать проекты документов,связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения;
6.  Вносить на рассмотрение руководителяпредложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применениякомпьютерных технологий;
7.  На защиту профессиональной чести идостоинства;
8.  На социальные гарантии и льготы,установленные законодательством РФ;
9.  На ежегодный оплачиваемый отпуск.
Делопроизводитель несетответственность:
– за совершенные впроцессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах,определяемых действующим административным, уголовным и гражданскизаконодательством РФ;
– за причинениематериального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным игражданским законодательством РФ;
– за причинениематериального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным игражданским законодательством;
– за неисполнениеили ненадлежащее исполнение без уважительных причин става и Правил внутреннеготрудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законныхраспоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленныхнастоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав,делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенномтрудовым законодательством РФ;
– за грубоенарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может бытьприменено увольнение;
– за нарушениеправил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается кадминистративной ответственности в порядке и случаях, предусмотренныхадминистративным законодательством.
Таким образом,делопроизводитель назначается, освобождается и подчиняется заведующей детскогосада, выполняет поручения руководителя и информирует его о возникших трудностяхв работе. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует спедагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросамподготовки и представления необходимых документов, проверки выполненияпоручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения.Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику,составленному, исходя из часовой рабочей недели и утвержденному руководителемМДОУ.
§2. Основныеуправленческие документы в МДОУ №19
 
Дошкольныеобразовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании»[24]получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательногопроцесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной ииной деятельности.
Принятыеруководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке иконкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационнымобеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией.Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно бытьдокументально обеспечено, и от качества документационного обеспеченияуправления зависит качество управленческой деятельности.
Управлениедокументацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимойинформации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшимизатратами[25].
Вуправленческой деятельности МДОУ №19 можно выделить следующие виды документов:
– организационныедокументы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностныеинструкции, проч.);
– распорядительныедокументы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения,проч.);
– информационно-справочныедокументы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы,проч.);
– документы поличному составу;
– предложения,заявления, жалобы граждан;
– финансово-бухгалтерскиедокументы;
– технико-технологическиедокументы;
– контрольно-ревизионныедокументы.
Такимобразом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения,можно разделить на две большие группы: организующие деятельность МДОУ №19(организационно-правовые документы — договор между МДОУ и учредителем(приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство о государственнойрегистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинскойдеятельности, свидетельство о государственной аккредитации, коллективныйдоговор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание,должностные инструкции; документы по личному составу, регламентирующие процессыдвижения кадров — трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2,Личное дело; процедуру аттестации — заявление, аттестационный лист, экспертноезаключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинскийучет — личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетнаядокументация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата;технико-технологическую документацию — документы, организующие хозяйственнуюдеятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность;документы, организующие педагогическую деятельность учреждения) и управляющиеданной деятельностью (приказы по основной деятельности (приложение 7, 8),личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы– письма (приложение 9), протоколы, акты, справки, докладные и служебныезаписки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках;документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка вучреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений остаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком).
Деятельностьлюбого дошкольного образовательного учреждения, в том числе, и МДОУ №19 поуправлению документацией достаточно специфична в связи с отсутствием в егоструктуре службы документационного обеспечения управления. Процессы работы сдокументами распределены между заведующим детским садом и старшим воспитателем[26].
Управлениедокументацией в детском саду включает в себя следующие направления работы:
– организациядокументооборота;
– контрольисполнения документов;
– составлениеноменклатуры дел;
– архивное хранениедокументов[27].
Организацияделопроизводства в МДОУ №19 имеет свою специфику, которая определяется:
– отсутствиемслужбы документационного обеспечения;
– незначительнымобъемом документооборота;
– слабо развитой(неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;
– отсутствиемнормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документациейименно в дошкольном образовательном учреждении;
– отсутствиемособой научно-исторической ценности документов детского сада.
Рассмотримподробнее особенности оформления разных видов документов в МДОУ № 19.
1. Организационно-распорядительнаяиинформационно-справочная документация.
Организационнаядокументация —документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организациюего работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников[28].
В состав организационныхдокументов МДОУ №19 учреждения входят:
– Устав;
– договор сучредителем;
– должностныеинструкции сотрудников;
– структураи штатная численность;
– штатноерасписание;
– правилавнутреннего трудового распорядка.
Уставявляется основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций,учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права иобязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственнойдеятельности[29]. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права иобязанности МДОУ №19, вытекающие из Закона РФ «Обобразовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении,полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, непротиворечащие действующему законодательству и необходимые для осуществлениядеятельности детскогосада.
Содержательнаячасть Устава заключает в себе следующие основные разделы:
– общиеположения;
– цели ипредмет деятельности;
– организацияобразовательного процесса;
– участникиобразовательного процесса;
– управлениеучреждением;
– финансоваяи хозяйственная деятельность;
– регламентациядеятельности;
– реорганизацияи ликвидация.
Необходимость дляобразовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3статьи 11 Закона РФ «Об образо-вании», вкотором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии сзаконодательством Российской Федерации»[30].
ПостановлениемПравительства Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение о дошкольном образовательномучреждении. В статье 39 данного положенияуказывается, что взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением иродителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором,включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон,возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними[31].
В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура иштатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этомдокументе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые напредприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителемруководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численностьштата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечениянормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.
Должностнойи численный состав учреждения с указанием фонда заработнойплаты закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия исодержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах,надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и ут-верждается руководителем управления образования, при этом в грифе ут-верждения указываются общая штатнаячисленность учреждения и ме-сячный фонд заработной платы.
Правилавнутреннего трудового распорядка — нормативный акт, определяющий трудовойраспорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовымколлективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил[32].
Этоодин из важнейших документов, регламентирующих жизнь МДОУ №19, который сочетается с положениями Устава детского сада.Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации,предоставление отпусков, внутреннийрежим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Структураэтого документа следующая:
– общиеположения;
– порядокприема, перевода и увольнения работников;
– основныеобязанности работников;
– рабочеевремя и его использование;
– поощренияза успехи в работе;
– взысканияза нарушения трудовой дисциплины;
– внутриобъектныйрежим;
– организацияработы.
Согласно Уставу дошкольного образовательногоучреждения, правила внутреннеготрудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собраниемколлектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детскимсадом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждогоработника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Хранитьсяэтот документ должен в доступном для каждого работника месте.
Инструкция— правовой акт, издаваемый органомгосударственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целяхустановления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальныестороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений ислужб), должностных лиц и граждан[33].
Инструкция — самостоятельный правовой акт, которыйподписывается или утверждается заведующим детским садом. Утверждение оформляется в форме грифа или путем изданияраспорядительного документа.
Винструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности илиприменения положений законодательных и нормативных актов.
Текстизлагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используютсяслова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Инструкцияявляется документом постоянного длительного действия (до замены ее новойинструкцией)[34].
Всесотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, одинэкземпляр которых находится в личном деле, другой — у сотрудника. Одной из задач оперативного контролязаведующего над данным процессом является проверка наличия подписиответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрациидолжны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.
Правовоеположение педагогического, административного и обслужи-вающего персонала регламентируетсядолжностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанностии ответственность должностных лиц[35].
Приприеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы. Каждаяинструкция заверена подписью заведующегои подписью сотрудника.
Текстинструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты иподпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативныхдокументов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ,Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ идругие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласноэтим документам, инструкция состоит из следующих разделов:
– общиеположения;
– функции;
– должностныеобязанности;
– права;
– ответственность;
– взаимоотношения,связи по должности.
Инструкцияутверждается и вводится в действие приказом заведующего.
2. Распорядительныедокументы. Распорядительнаядеятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством изданияприказов, а также распоряжений заведующего[36].
Приказ— этонормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемыйруководителем для решения основных и оперативных вопросов[37].Все приказы фиксируются в книге приказов.
Приподготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:
– достоверностьи объективность описываемой ситуации;
– полнотаинформации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
– краткостьи лаконичность;
– соответствиесодержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции,определенной уставом ДОУ;
– следованиенормам официально-делового стиля речи.
Любойприказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:
– наименованиеданного учреждения (организации, предприятия);
– наименованиевида документа (приказ);
– датаиздания;
– регистрационныйномер;
– местоиздания;
– заголовок;
– текст;
– подпись;
– визы.
Книгаприказов — один из самых важных видовноменклатурной документации. Это практически единственный документ, покоторому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника[38].
В МДОУ №19 все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради),которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольногоучреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать,имеется запись:«В книге приказовпронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц»,— которая подписана заведующим ДОУ.
Всеприказы о назначении, увольнении и административном взыскании соответствуют статьям и пунктам Трудового Кодекса РоссийскойФедерации. В любом приказе, в которомупоминаются фамилии сотрудников, стоят росписи каждого из них,свидетельствующие об ознакомлении с приказом.
Выделяютсяприказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый изуказанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.
Приказыпо основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техникибезопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основнойдеятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей ираспорядительной[39].
Вконстатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативныйакт, послуживший основанием для его издания:
– действующеезаконодательство;
– подзаконныенормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
– локальныеакты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета,собраний);
– актыпроверок.
Распорядительнаячасть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскимицифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме,указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени,отчества. Затем излагается содержание поручения[40].
Указания,помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми,адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.
Впоследнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.
Приказыпо личному составу регламентируют назначение на долж-ность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.
Этиприказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказы-ваю», а начинаются сразу сраспорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т.п. Содержание приказа опреде-ляетсяспецификой распорядительного действия[41]. Приказы, касающиеся перевода,увольнения, наложения дисциплинар-ных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статьюТрудового Кодекса РФ.
Приказможет быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанностируководителя в случае отсутствия последнего.
Заподписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и датаознакомления ставятся работником собственноручно.
Приказвводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаныиные сроки[42].
Изданиеприказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, таки для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работникадолжностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решениюсуда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушенийдействующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно,материальными последствиями.
Распоряжение – этоправовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образомколлегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило,имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц играждан.
На небольшихпредприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет толькоруководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя),приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основнойдеятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структурыи т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросаминформационно-методического характера (например, по вопросам привлечения кработе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью,по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.)[43].
Порядок составления иоформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов.Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется отконстатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», котороетак же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами,или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частьюпосле двоеточия.
Распоряжения оформляютсяна бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитамираспоряжения являются: наименование организации, название вида документа(РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления илииздания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
3. Кадроваядокументация.
Накаждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело – совокупность документов, содержащихнаиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное делооформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов призаведении личного деласледующий:
– внутренняя описьдокументов дела;
– заявление оприеме на работу;
– выписка изприказа о приеме на работу;
– листок по учетукадров;
– копии документовоб образовании;
– выписки изприказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационнойкатегории, увольнении;
– аттестационныйлист (копия)[44].
Внутренняяопись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах ихсоздания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описинумеруются отдельно.
Внутренняяопись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем суказанием должности (наданный момент – заведующим детским садом), расшифровки подписи и даты составления описи.
Основуличного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляетсобой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании,выполняемой ими с начала трудовой деятель-ности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от рукисамим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления ипомарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующиедокументы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр.Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, призаполнении которых часто допускаются ошибки[45]. Так, в графе «Образование»применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполноесреднее», «начальное» — в зависимости от того, какой документ об образованииимеется у работника.
Вграфе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работеотражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графувносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Крометого, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различныедолжности, то следует указывать время пребывания на каждой из них[46].
Заведующий,принимая от поступающего личный листок по учету кад-ров, проверяет полноту его заполнения иправильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Нарядус заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишетавтобиографию— документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательностиосновных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляетсяработником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. Вавтобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество;число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в какихучебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудоваядеятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортныеданные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подписьработника.
Подшитаяв личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудникадолжна быть заверена заведующим.
Наличном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этимномером личное дело регистрируется вкниге учета личных дел. Послеувольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюсяобложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.
Вцелях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, гдепредусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя,отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личныедела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Аттестационныйлист (копия)хранится в личном делепедагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохожденияаттестации заведующий МДОУ№19 издает приказ (не позднее одногомесяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационнойкатегории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплатапо новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории – даты принятия решения аттестационнойкомиссией.
Заведующийнесет ответственность перед учредителем и финан-совыми органами за правильность документирования аттестации исвое-временное оформлениесоответствующих документов[47].
Нарядус личными делами, на всех работников заводятся специальныеличныекарточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личныекарточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики.
Личнаякарточка заполняется от руки, все записи формулируются пол-ностью, без сокращений. Основаниемдля записей являются: паспорт, тру-довая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся от-дельно от личных дел[48].
Трудоваякнижка является основнымдокументом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всехсотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организацииявляется основной.
Приемна работу без трудовой книжки не допускается. В работе с тру-довыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранениятрудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкциипредусматривается ведениекниги учета движения трудовых книжек ивкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжкиработников при поступлении на ра-боту с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения тру-довых книжек и вкладышей к нимприлагается к Инструкции.
4. Планированиедеятельности.
При анализепрограммы развитиядошкольного образовательного учреждения обращают внимание на следующие параметры:
1. Визитная карточкаМДОУ.
2. Информационнаясправка.
3. Анализучебно-воспитательной работы.
4. Концепция и ееосновные положения.
5. План действий натри ближайших года.
6. Критерии оценкипроделанной работы.
7. Перспективыразвития.
8. Структура и содержаниепрограммы.
9. Приложения,касающиеся:
– системылечебно-профилактических мероприятий и физкультурно-оздоровительной работы;
– составленияграфика заболеваемости детей и приведения показателей состояния здоровья;
– характеристикисоциума и контингента;
– составлениярежима дня, если он составляется с учетом специфики работы ДОУ;
– качественногосостава педагогического коллектива;
– оценки уровняработы ДОУ по итогам анкетирования родителей и рейтинговой оценки работыучреждения управлением образования;
– оценкиличностно-профессиональных качеств педагогов;
– описания формработы с родителями;
– анализадиагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки навыпускников;
– анализавыполнения программы за предшествующие три года[49].
Ежегодно вобразовательную программу вносятся коррективы в зависимости от выбранных на годзадач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественныйсостав воспитанников и преподавателей).
Кроме этого,в МДОУ №19:
– осуществляетсяперспективное планирование;
– осуществляетсяоперативное планирование;
– воспитатели имеюттематические планы по обучению и воспитанию детей;
– освобожденныеспециалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;
– тематическиепланы воспитателей и освобожденных специалистов скоординированы по содержанию.
Годовой плансогласован в управлении образования и утвержден заведующим. В годовом планеобычно отражаются:
– расстановкакадров на учебный год;
– анализ работыколлектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;
– формы работы поэтим задачам;
– методическиеразработки педагогов по выбранным направлениям;
– анализ повышенияквалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников запрошедший год;
– изменения впредметно-развивающей среде ДОУ;
– участие вокружных и городских мероприятиях;
– качественнаяоценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и поучреждению в целом;
– данныеобследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развитияребенка;
– запланированныегодовые задачи и мероприятия[50].
В годовомплане работы определяется система проведения педагогических советов, тематикакоторых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его особенности иприоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметьсроки и исполнителей, а выполнение решений — контролироваться и доводиться досведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справокили выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советовдолжна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалыпроведенных советов полностью сохраняются[51].
Информационно-справочнаядокументациясодержит информацию о фактическом положении дел в учреждениии и служит основанием для принятияраспорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся:справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы ителефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию илилишь принята к сведению[52].
 
§ 3. Оперативное иархивное хранение документов
 
При работе с документамиделопроизводитель руководствуется нормативными актами Российской Федерации,которые предусматривают определенные правила подготовки и составлениядокументов, ведение номенклатуры (списка) дел, а также создания архиваучреждения для обеспечения сохранности наиболее значимых документов.
В теории и практикеделопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную иконкретную. Типовая номенклатура – это ведомственный документ, устанавливающийтиповой состав дел, единую их индексацию[53].Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для организаций, однородныхпо характеру деятельности, носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел – этосистематизированный перечень или список наименований дел, заводимых вделопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления вустановленном порядке. Состав документов определяется компетенцией ифункционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другимиорганизациями. Единство правил документирования управленческих действийрегламентируется применением Государственной системы документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ) и унифицированными системами документации (УСД). Номенклатурадел для дошкольного образовательного учреждения содержит перечень основных,необходимых для организации его деятельности документов. Вместе с тем приопределении номенклатуры дел нужно опираться на Приказ Министерства образованияРоссийской Федерации «Об утверждении документов по проведению аттестации игосударственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».
Номенклатура делвыполняет целый ряд функций:
1. используется каксистема классификации при группировке исполненных документов, при этомзаголовки дел переносятся на их обложки;
2. определяет срокихранения документов;
3. используется дляпостроения информационно-поисковой системы;
4. имеет справочноезначение при изучении деятельности учреждения.
Каждая организациясоставляет свою конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой номенклатурызаголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранениядел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся вконкретную номенклатуру дел без изменений. В дошкольном образовательномучреждении имеется утвержденная руководителем номенклатура дел. Заведующийдошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения вноменклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.
Формирование дел – этогруппировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой исистематизация документов внутри дела[54].Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкойклассификации. Простейшей классификацией документов является их группировка вдела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с началакалендарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводитсяотдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение ираскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри делв определенной последовательности, оформление обложек дел.
Делом называетсясовокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу илиучастку деятельности, помещенных в отдельную обложку[55].
По окончании года внадписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятсяуточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержаниюподшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятсядополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды иформы отчетности и т.п.).
На обложках дел,состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждоготома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год,или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, названиемесяца пишется словами. При обозначении календарной даты — сокращенное цифровоенаписание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначноститолкования, на обложке дописывается новое название этого структурногоподразделения[56].
При формировании делследует придерживаться определенных правил:
– в делоподшиваются только исполненные документы;
– каждый документдолжен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативныхактов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат идр.);
– в делоподшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);
– документыпостоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
– как правило, вдело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящихдокументов;
– документыпомещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;
– толщина одногодела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).
Хранение документов вМДОУ №19 на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ –один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводитсяревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться отустаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.
Все документы различаютсяпо своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться срокихранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронныхдокументов.
Все дела в МДОУ №19хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений(методическом, медицинском кабинетах, у заместителя поадминистративно-хозяйственной части).
Хранение делосуществляется по следующим правилам:
– дела хранятся взакрывающихся шкафах и сейфах;
– деларасполагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);
– для учетадокументов, определенных категорий дел постоянного временного хранениясоставлена внутренняя опись;
– внутренняя описьпомещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемогодокументе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутреннейописи. При этом указывается количество включенных документов и количестволистов самой описи.
При необходимости изъятиядокумента и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда,кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этомслучае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданногодела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении иприеме после возвращения документа.
Срок хранения документовможет быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются вструктурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководительМДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшуюмедицинскую сестру, главного бухгалтера).
Завершающий этап работы сдокументами – обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдачев архив организации, которая включает:
– проведениеэкспертизы ценности документов;
– оформление дел;
– составлениеописей дел;
– составление актово выделении к уничтожению документов и дел.
Определение экспертизыценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.: экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целяхопределения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении куничтожению документов с истекшими сроками хранения[57]. На основе экспертизы можно организоватьупорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, срокихранения которых истекли.
Задачи экспертизы:
– отбор на временноехранение документов, имеющих практическое значение;
– отбор документов,имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их напостоянное хранение в государственные архивы РФ;
– выделение куничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическоезначение;
– установление илиизменение сроков хранения.
Ежегодно проводится отбордокументов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этототбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, апри необходимости – с участием сотрудников ведомственного архива. Отборпредполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная,практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатамэкспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного храненияпо личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного(до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и поистечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляетсяактами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии.Утверждает акт руководитель МДОУ.
Такимобразом, на основе анализа документационного обеспечения деятельности МДОУ №19,можно сделать следующие выводы:
1. Организациядеятельности учреждения предусматривает наличие многих видов документов (вотдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачиэффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческойдеятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов,их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствованиеличных навыков в подготовке документальных материалов.
2. Заведующийдолжен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять напрактике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательнуюпроработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей изданияприказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и ихсоответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезноконтролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждениимероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями,назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д./>
3. Системаделопроизводства в данном муниципальном дошкольном образовательном учреждении,несомненно, требует совершенствования: необходимо разработать должностнуюинструкцию для делопроизводителя, а также инструкцию по делопроизводству.

ГЛАВА 3.НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ№19
§ 1.Разработка должностной инструкции делопроизводителя
Разработкадолжностной инструкции делопроизводителя является одним из приоритетныхнаправлений совершенствования документирования управленческой деятельностимуниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенкадетского сада №19. Этот документ позволит организовать ведениедокументационного обеспечения управленческой деятельности на уровне современныхтребований.
Должностнаяинструкция — это нормативный документ, в котором определены функции, права иобязанности сотрудника учреждения[58].В делопроизводстве учреждения должностные инструкции составляют системуобязательных локальных актов и являются действенным средством управления воспитательно-образовательным процессом, поскольку выполняюторганизационную, регламентирующую и регулирующую роль.
Должностныеинструкции позволяют четко разграничить обязанности и права работников;исключить параллелизм в выполнении их функций; обеспечить взаимосвязь работников,занимающих различные и похожие должности[59].Кроме того, они помогают объективно оценить деятельность работников, являютсянормативной основой для применения к ним мер воздействия при необходимости.
В инструкциифункции детализируются и распределяются между работниками таким образом, чтобыне было дублирования работ, и сохранялась последовательность их выполнения ивзаимосвязи по должности. Кроме того, каждый работник дошкольного учреждениянаделяется правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнениявозложенных на него обязанностей и являющимися детализацией прав,предоставленных органами самоуправления учреждениям в целом.
Должностныеинструкции разрабатываются на все включенные в штатное расписание должности иобъявляются каждому сотруднику под роспись при заключении трудового договора[60].Ежегодно должностные инструкции претерпевают изменения и дополнения всоответствии с реализацией Программы развития, Образовательной программы,Годового плана и экспериментальной деятельности учреждения. Изменения идополнения к должностным инструкциям обсуждаются ежегодно на заседании Советапедагогов в августе, и затем руководителем на начало учебного года издаетсяприказ «О должностных инструкциях». В разработке должностных инструкцийпринимают участие руководитель учреждения и руководители структурныхподразделений (заместитель руководителя, заместитель по АХЧ, руководительмедико-психолого-педагогической службы, руководитель структурного подразделения— пищеблока, главный бухгалтер).
Должностнаяинструкция заканчивается перечнем основных нормативных документов, которыеиспользуются при составлении того или иного раздела инструкции для того, чтобыработник знал, к какому документу можно обратиться в спорных ситуациях[61].Каждая должностная инструкция согласовывается с председателем Совета учреждениядля совместного с администрацией контроля за выполнением должностныхобязанностей. Председатель Совета учреждения имеет право внести своидополнения. После этого каждая должностная инструкция утверждаетсяруководителем учреждения.
Утвержденныеинструкции доводятся до сведения каждого работника. Потом с его подписью:«Ознакомлен» и датой в двух экземплярах они отправляются в личное дело ивыдаются на руки работнику. Кроме этого, у руководителя имеется отдельная папкас перечнем и полным набором всех должностных инструкций по учреждению. Папка №1в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения № 19 называется«Должностные инструкции». Каждая инструкция имеет свой порядковый номер,поэтому их перечень выглядит следующим образом: первая цифра — это номер папки,а вторая — номер инструкции в этой папке. Перечень должностных инструкцийутверждается внутренним приказом руководителя. Номер этого приказа можноуказать и на бланке каждой должностной инструкции, и на бланке перечняинструкций.
Длясоставления должностной инструкции делопроизводителя были проанализированы всевиды работ, выполняемые делопроизводителем, что позволило сформулироватькомплекс требований, предъявляемых к данной должности (приложение10).Нормативной основой для разработки, данной должностной инструкции являются:
1.Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и другихслужащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37(в редакции от 20.06.02.).
2. Типовоеположение о дошкольном образовательном учреждении, утвержденное постановлениемПравительства РФ от 12.09.2008 № 666.
3.Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работниковучреждений образования, утвержденные приказом Минобразования РФ и Госкомвуза РФот 31.08.95 № 463/1268.
4. ПостановлениеМинтруда РФ от 17 августа 1995 года №46 «О согласовании разрядов оплаты труда итарифно-квалификационных характеристик (требований) но должностям работниковучреждений образования Российской Федерации (в ред. от 22.11.95).
5. Примерныерекомендации по организации службы охраны труда и образовательных учрежденияхсистемы Минобразования РФ от 27.08.95 № 92.
6. Общероссийскийклассификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК016-94) (руководитель, специалист, младший обслуживающий персонал,технический исполнитель).
Должностнаяинструкция должна содержать набор обязательных реквизитов: наименованиеорганизации, дата и номер документа, заголовок к тексту, место составления илииздания документа, текст, визы согласования, гриф утверждения, подпись.
Структуратекста должностной инструкции установлена ГСДОУ, в этой связи текст данногодокумента состоит из следующих разделов:
– общие положения;
– функции;
– должностныеобязанности;
– права;
– ответственность;
– взаимоотношения./>
Раздел «Общиеположения» содержит основные сведения о должности (требования к образованию иквалификации), наименование подразделения, в котором работает сотрудник,нормативные и законодательные документы, которыми он руководствуется в своей деятельности, егоподчиненность, порядок назначения и освобождения от должности.
В разделе«Функции» указаны основные направления деятельности, например:
– рациональнаяорганизация документационного обеспечения;
– информационно — справочное обслуживание документов;
– ведение базыданных по кадрам, воспитанникам;
– совершенствованиеформ и методов работы с документами;
– формированиеотчетов любых форм.
Присоставлении раздела «Должностные обязанности» многие формулировки были взяты изквалификационных характеристик по отраслевым должностям. Раздел устанавливаетвиды работ, выполняемых делопроизводителем, в частности:
– принимает участиев планировании, организации и совершенствовании своей деятельности;
– внедряетсовременные технологические процессы работы с документами и документнойинформацией на основе использования информационных технологий;
– принимает участиев постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствованииавтоматизированных информационных систем, применяемых в МДОУ№19;
– осуществляетдокументационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения;
– решаетучетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные сдеятельностью дошкольного учреждения;
– организовываетподготовку документов для руководителя дошкольного учреждения;
– осуществляетконтроль за своевременным исполнением документов, за соблюдением сроковисполнения обращений граждан;
– принимаетнепосредственное участие в разработке нормативных и методических документов поделопроизводству;
– осуществляетконсультативную и методическую помощь работникам структурных подразделений повопросам работы с документами;
– вноситпредложения заведующему дошкольного учреждения по совершенствованию форм иметодов работы с документами, по применению средств организационной икомпьютерной техники;
– ведет учетполучаемой и отправляемой корреспонденции, картотеку учета прохождениядокументов;
– подготавливаетдля архива документальные материалы, законченные делопроизводством;
– обеспечиваеткачество подготовки, правильность составления, согласования и оформлениядокументов, образующихся в процессе деятельности МДОУ.
Раздел«Права» должностной инструкции определяют полномочия делопроизводителя,обеспечивающие выполнение вышеперечисленных должностных обязанностей, вчастности:
– правоконтролировать соблюдения работниками дошкольного учреждения правил работы сдокументами;
– право запрашиватьв подразделениях учреждения необходимую информацию по вопросам, входящим в егокомпетенцию;
– право требоватьот руководителя учреждения создания благоприятных условий труда;
– право вносить нарассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы сдокументами, с учетом применения компьютерных технологий;
– право на защитупрофессиональной чести и достоинства;
– право насоциальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;
– право наежегодный оплачиваемый отпуск.
В разделе«Ответственность» устанавливаются меры персональной ответственностиделопроизводителя за:
– совершенные впроцессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах,определяемых действующим административным, уголовным и гражданскимзаконодательством РФ;
– причинениематериального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным игражданским законодательством РФ;
– неисполнение илиненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннеготрудового распорядка дошкольного учреждения, законных распоряженийруководителя, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей,установленной инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав,делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенномтрудовым законодательством РФ;
– несоблюдениетрудовой дисциплины.
В разделе«Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи, указывается скем, сотрудничает, при выполнении своих должностных обязанностейделопроизводитель:
– с заведующиммуниципальным дошкольным образовательным Учреждением — по вопросам,совершенствования делопроизводства учреждения;
– садминистративным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросамподготовки и предоставления необходимых документов, проверки выполненияпоручений, приказов и указаний руководителя учреждения.
Такимобразом, разработанная должностная инструкция делопроизводителя позволитнепосредственно воздействовать на деятельность делопроизводителя, направляя егодолжностные обязанности на совершенствование документирования управленческойдеятельности и рационализации порядка работы с документами в соответствии стребованиямисовременного автоматизированного делопроизводства в муниципальном дошкольном образовательномучреждении Центре развития ребенка детском саду № 19.

§ 2.Разработка инструкции по делопроизводству
 
Дляграмотного документирования информации и эффективной организации работы сдокументами необходима регламентация технологических процессов обработкидокументов. Одним из главенствующих нормативным документом в организацииделопроизводства в любом образовательном учреждении является Инструкция подокументационному обеспечению управления (инструкция по делопроизводству).Данный документ устанавливает правила оформления, составления документов иработы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработанадля каждой конкретной организации, в том числе, и для изучаемого дошкольногообразовательного учреждения. Инструкция по делопроизводству должна основыватьсяна нормативно-методической базе делопроизводства и отображать специфику работыдетского сада.
Приразработке инструкции по делопроизводству МДОУ №19 (приложение 11) были изученыосновные правовые акты и нормативные документы в сфере документации иинформации, извлечены из них полезные сведения, а также проанализирован порядокработы с документами. При создании инструкции по делопроизводствуиспользовались методические рекомендации по разработке инструкций поделопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённыеприказом Росархива от 23.12.2009, а также методические рекомендации по работе сдокументами в общеобразовательных учреждениях. Инструкция по делопроизводству –основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами напредприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы сними, узловые организационные моменты.
При разработке инструкции по делопроизводству учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
1. Федеральный закон от 14.06.1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (с изм. от 22 октября 1999 г.)[62];
2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003)[63];
3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изм. от 8 ноября 2007 г.)[64];
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.)[65];
5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»[66];
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[67];
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»[68];
8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (вступает в силу с 1 января 2010 г.)[69];
9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации»[70];.
10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 16 мая 1997 г., 13 августа 1998 г., 28 июня 2005 г.)[71];
11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23 сентября 2005 г.)[72];
12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.)[73];
13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.)[74];
14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.)[75];
15. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»[76];
16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.)[77];
17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.)[78];
18. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»[79];
19.Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754«Об утверждении Положения о системе межведомственного электронногодокументооборота»[80].
Внесениеизменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом заведующегоМДОУ №19.
В разделе«Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначениеинструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции. Вчастности, устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатываетсяв целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению ииспользованию документов МДОУ №19, совершенствования и повышения эффективностиего деятельности.
В разделе«Основные понятия» обозначены определения основных понятий, используемых вИнструкции по делопроизводству.
Названиетретьего раздела: «Создание документов». Этот раздел включает в себя триподраздела.
Первыйподраздел называется «Бланки документов» в нем рассматривается порядок разработки, изготовления ивведения в действие бланков документов, виды бланков, требования к изготовлениюбланков. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа[81].В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков утверждаютсяприказом заведующего детским садом. Образцы бланков в Инструкции поделопроизводству помещены в качестве приложения.
Второйподраздел третьего раздела «Оформление реквизитов в процессе подготовкидокументов в МДОУ №19.Оформление документов это – проставление необходимых реквизитов, установленныхправилами документирования[82].Документы, создаваемые МДОУ, имеют стабильный состав реквизитов, ихрасположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяетсяего видом и назначением. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству,устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, использовалисьПравила оформления реквизитов.
Третийподраздел носит название «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». Приказыи распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решенияперсонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным,организационным и другим вопросам работы, рассчитанные на разовое выполнение[83].
В разделеИнструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:
– виды приказов,назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
– порядокподготовки приказов (распоряжений) Общества;
– порядокоформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа(распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения),требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформлениеприложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;
– процедурасогласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанцийсогласования и установления сроков согласования проекта приказа должностнымилицами;
– порядокпредставления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа(распоряжения);
– доведение приказа(распоряжения) до исполнителей;
– порядок внесенияизменений в ранее изданный приказ (распоряжение).
Инструкция поделопроизводству содержит положения, определяющие:
– назначениеправил, положений, инструкций;
– порядокподготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
– согласованиеправил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами;
– порядокутверждения правил, положений, инструкций (приказом директора общества);
– доведение правил,положений, инструкций до исполнителей;
– внесениеизменений в утвержденные правила, положения, инструкции.
Протокол – документ информационногохарактера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятиярешений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертныхи др. органов, совещаний.
Инструкция поделопроизводству определяет:
– виды протоколов,используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;
– порядокоформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста,особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
– сроки подготовкипротокола;
– порядокподписания протоколов;
– доведениепротоколов для исполнителей;
– оформлениевыписки из протокола и др.
Служебныеписьма рассматриваются в одноименном разделе Инструкции по делопроизводству,где устанавливается:
– виды записок,создаваемых в Обществе и используемых для информационного обмена междуструктурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
– порядоксоставления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
– реквизиты записокразличных видов и их оформление;
– структура текстааналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
В разделеИнструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записокразличных видов.
Четвёртыйраздел называется «Организация документооборота и исполнения документов», включаетв себя девять подразделов.
В числекоторых:
– организациядокументооборота;
– организациядоставки документов;
– приём, обработкаи распределение поступающих документов;
– организацияобработки и передачи отправляемых документов;
– порядокпрохождения внутренних документов;
– учёт количествадокументов;
– регистрациядокументов;
– организацияпоисковой системы по документам;
– контрольисполнения документов.
Приустановлении требований к организации документооборота в Обществе происходитисключение возвратных движений документа, не обусловленных деловойнеобходимостью, однократность регистрации документов, устранение необоснованныхсогласований проектов документов, регламентация операций по обработке, рассмотрениюи согласованию документов.
Пятый разделназывается «Документальный фонд МДОУ №19» и включает в себя три подпункта.Первый подпункт «Составление номенклатуры дел».
Номенклатурадел является основой формирования документального фонда МДОУ №19. Подформулировкой документальный фонд МДОУ №19 понимается совокупность документов,образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляютдокументы, созданные им, а также полученные в результате взаимодействия сдругими организациями и гражданами.
Ответственностьза составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел,обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит назаведующем детским садом №19.
Инструкция поделопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления,согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок веденияноменклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.
Инструкция поделопроизводству устанавливает:
– назначениеноменклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;
– формуноменклатуры дел;
– порядокразработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;
– порядок веденияноменклатуры дел.
Инструкция поделопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, вчастности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правилаиндексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности ихрасположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранениядокументов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственногогода (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных присоставлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датахединиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» идр.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел,сформированных в делопроизводстве МДОУ №19.
Второйподраздел носит название «Формирование и оформление дел».
Формированиедел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатуройдел и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводствуустанавливаются:
– принципформирования дел;
– место текущегохранения дел;
– принципысистематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранениядокументов: постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);
– методическаяфункция архива в вопросах формирования дел;
– срок передачиисполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачидокумента в дело должен быть не более 10 дней).
– лица,осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях МДОУ №19;
– лица,определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии сноменклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);
– условия хранениядел в структурных подразделениях МДОУ №19;
– порядок учетадел;
– порядок выдачидел во временное пользование;
– порядок изъятиядокументов из дела;
– подразделение,осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурныхподразделениях, проверки наличия и состояния дел.
Третийподраздел называется «Организация оперативного хранения документов». Определенпорядок расположения дел в шкафах, а так же порядок выдачи дел различным лицам.
Четвертыйподраздел называется «Порядок передачи документов на хранение в архив». В немперечисляется комплекс работ, выполняемых в учреждении в целях подготовки дел кпередаче на хранение в архив.
Подготовкадокументов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
– экспертизуценности документов;
– оформление дел;
– составлениеописей дел по результатам экспертизы их ценности;
– составление актовна уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Пятыйподраздел называется «Экспертиза ценности документов». В Инструкции поделопроизводству устанавливается, что:
– для организации ипроведения экспертизы ценности документов в МДОУ №19 создается экспертнаякомиссия (ЭК) действующая на основании Устава МДОУ №19;
– определяетсяпорядок проведения экспертизы ценности документов;
– при проведенииэкспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор дел с временнымисроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащихдальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение куничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
– отбор документовдля постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативныхправовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков иххранения и номенклатуры дел МДОУ №19.
– оформление делпроводится делопроизводителем при методической помощи и под контролемзаведующего детским садом;
– полномуоформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, втом числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежатчастичному оформлению;
полноеоформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела поустановленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителядела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложкидела.
В шестомподразделе Инструкции поделопроизводству «Подготовка и передача документов в архив» было отмечено, всеимеющиеся документы в делах оформляются и передаются в архивделопроизводителем. Поскольку за ним же закреплено и ведение архиваорганизации, то передача дел на хранение в архив осуществляется без описи дел.
В седьмомподразделе Инструкции по делопроизводству, рассказывается об обязанностяхсотрудников при работе с документами и называется «Работа исполнителей сдокументами».
Шестой разделназывается «Изготовление, учет, использование и хранение бланков документов»,состоит из одного подраздела, в котором указывается организация работы поизготовлению и учету бланков документов учреждения.
Такимобразом, содержание разработанной инструкции по делопроизводству в МДОУ №19соответствует действующим нормативным документам и современным методическимрекомендациям.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
 
Залогобоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной ицелесообразной деятельности — своевременность получения и достоверностьинформации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три годаудваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого общества по всемнаправлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятийразличных форм собственности, созданных с различными целями, и которыестановятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом,актуальность знания вопросов документирования велика постоянно возрастает.Информация — важнейший товар. Средством материализации информации, закрепленияее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлениюи оформлению документов есть документационное обеспечение управленияучреждением.
В современныхусловиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатурывыпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, рольорганизации процесса создания и оформления документов, а также контроля за ихисполнением значительно возросла. Повысиласьзначимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросланеобходимость составления на предприятиях специальных инструкций поделопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Документационноеобеспечение управления — это деятельность аппарата явления, охватывающаявопросы документирования и организации работы с документами в процессеосуществления им управленческих функций. Документационное обеспечениеуправления является основополагающей технологией менеджмента, основной цельюкоторого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в учреждениидля принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения,организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того,насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческойдеятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются.Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документымногообразны и каждый документ — устав, протокол, приказ, справка и др., — имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы необходимо не толькоправильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случаенеобходимости. Анализ основных управленческих документов, оперативного иархивного хранения муниципального дошкольного образовательного учрежденияЦентра развития ребенка детского сада №19 г. Россошь позволил нам определитьсовременные пути эффективной организации документирования управленческойдеятельности дошкольного образовательного учреждения.
Организацияделопроизводства в МДОУ №19 характеризуется: отсутствием службыдокументационного обеспечения; незначительным объемом документооборота; слаборазвитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатнойчисленностью работников; отсутствием нормативных документов, непосредственнорегламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательномучреждении; отсутствием особой научно-исторической ценности документов детскогосада. В связи с этим остро стоит вопрос о необходимости построения эффективнойсистемы информационно-документационного обеспечения управления в МДОУ №19.
Важнейшим направлениемсовершенствования делопроизводства является разработка инструкции поделопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядоксоставления, оформления документов и работы с ними в МДОУ №19, а так жедолжностная инструкция делопроизводителя, устанавливающая сотрудникаответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности.Эти документы помогут решать учетно-аналитические, прогностические иинформационные задачи, связанные с деятельностью МДОУ.
На наш взглядв решении задач необходим глубокое изучение и исследование состава документов,анализ сложившегося порядка документирования в дошкольном учреждении, выработкаоптимальных решений. Поэтому для успешной организации документированияуправленческой деятельности муниципального дошкольного образовательногоучреждения детского сада №19 — Центра развития ребенка г. Россоши Россошанскогорайона Воронежской области важно комплексное решение вопросов документационногообеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективностьделопроизводства на всех уровнях управления.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙСПИСОК
делопроизводстводошкольный учреждение должностная инструкция
I. Источники
Неопубликованные источники
1. УставМуниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка– детского сада №19 (утв. учредителем 12.08.2005). – г. Россошь, 2005. – 22 с.
Опубликованные источники
1. Гражданскийкодекс Российской Федерации. – М.: Проспект, 2011. – 544 с.
2. Трудовой кодексРоссийской Федерации [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.trkodeks.ru.
3. Федеральный законот 10 июля 1992 № 3266-1 «Об образовании» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html.
4. Федеральный законот 22.11.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от04.12.2006 № 202-ФЗ, 01.12.2007 № 318-ФЗ, 13.05.2008 № 68-ФЗ) [Электронныйресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html.
5. Федеральный законот 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс]. —Электрон. дан.— URL:www.rg.ru/2006/07/29/personaljnye-dannye-dok.html.
6. Федеральный законот 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html.
7. Федеральный законот 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельностигосударственных органов и органов местного самоуправления» [Электронныйресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.rg.ru/2009/02/13/dostup-dok.html.
8. Указ ПрезидентаРоссийской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведенийконфиденциального характера» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.internet-law.ru/law/inflaw/ukaz-97.htm.
9. Постановление ПравительстваРоссийской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращениясо служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органахисполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: base.garant.ru/188429/.
10.  Постановление Правительства РоссийскойФедерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативныхправовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственнойрегистрации» (в ред. Постановления Правительства РФ от 11.12.97 № 1538).[Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.libertarium.ru/l_sormlaw_1009 .
11.  Постановление Государственногокомитета РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичнойучетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 №1 [Электронныйресурс]. — Электрон. дан.— URL:www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=47274.
12.  Постановление ПравительстваРоссийской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействияфедеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон.дан.— URL:www.rg.ru/2005/01/25/reglament-fedorgany-dok.html.
13.  Постановление Правительства РоссийскойФедерации от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организациифедеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон.дан.— URL:www.rg.ru/2005/08/05/reglament.html.
14.  Постановление ПравительстваРоссийской Федерации от 31.03.2009 № 277 «Об утверждении Положения олицензировании образовательной деятельности». — Доступ из справ. — правовойсистемы «Консультант Плюс».
15.  Постановление Правительства РоссийскойФедерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральныхорганах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL:www.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html
16. ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— Введ. 27.02.1998[Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL:www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=39999.
17.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов.— Введ. 03.03.2003[Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=44595.
18.  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.ippnou.ru/article.php?idarticle=003513.
19.  Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основы положения. Общие требования кдокументам и службам документационного обеспечения (утв. Приказом ГлавархиваСССР от 23.05.1988 № 33) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.kadrovik.ru/docs/pr23.05.88n33.htm .
20.  Общероссийский классификаторуправленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993г. № 299) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: www.pntd.ru/ok/ok_011-93.php.
21.  Методические рекомендации поразработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительнойвласти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) [Электронный ресурс]. —Электрон. дан.— URL:www.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html
22.  Основные правила работы архивоворганизаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [Электронныйресурс]. — Электрон. дан.— URL:bestpravo.ru/fed2002/data09/tex26093.htm .
23.  Перечень типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроковхранения (утв. Федеральной архивной службой России 06.11.2000) [Электронныйресурс]. — Электрон. дан.— URL:www.storehouse.ru/po4.htm .
24.  Письмо Министерства образованияРоссийской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцовдокументов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательномучреждении в РФ» [Электронныйресурс]. — Электрон. дан.— URL:www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html.
II. Литература
25. Андреева,В.И. Делопроизводство. Организация и ведение / В.И. Андреева.– М.: Кнорус,2010. – 296 с.
26.  Анодина,Н.Н. Деловое письмо / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2008. – 104 с.
27.  Анодина,Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2006. – 172с.
28. Барихин,В.В. Делопроизводство / В.В. Барихин. – М.: Инфа-М, 2006. – 411 с.
29. Басаков,М.И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. – Ростов н/Д.: изд-во«Феникс», 2003. – 320 с.
30. Басаков, М.И.Делопроизводство: уч. пособие / М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2010. – 376 с.Бардаев, Э.А. Документоведение / Э.А.
31. Бардаев, В.Б.Кравченко. – М.: Издательство «Academia», 2008. – 304 с.
32. Березина,Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина. – М.: Питер, 2004. – 256 с.
33.  Березина,Н.М. Кадровое делопроизводство / Н.М. Березина, М.М. Бахарева. – СПб.: Питер,2009. – 224 с.
34. Борискин,В.В. Официальное делопроизводство / В.В. Борискин. – М.: Юристъ, 2006. – 197 с.
35. Быкова,Т.А. Делопроизводство: уч. пособие / Т.А. Быкова. – М.: Приор, 2006. – 560 с.
36.  Вершигора,Е.Е. Менеджмент / Е.Е. Вершигора. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 283 с.
37. Вялова, Л.М.Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело. — 2000. — №2. — С.16-20.
38. Галахов,В.В. Делопроизводство / В.В. Галахов. – М.: Омега-Л, 2009. – 480 с.
39. Галахов,В.В. Делопроизводство: образцы документов. Организация и технология работы /В.В. Галахов. – М.: Проспект, 2004. – 114 с.
40.  Данилов,В.Г. Классификация сбоев в системе делопроизводства вуза / В.Г. Данилов,Н.Д. Цкадая, Т.И. Филипсоне // Делопроизводство. – 2010. – №1. – С. 18 – 24.
41. Доронина,Л.А. Основы делопроизводства / Л.А. Доронина. – М.: Дашков и Ко, 2007. – 182 с.
42.  Емышева, Е.М. Методика составленияноменклатуры дел / Е.М. Емышева // Секретарское дело. — 1996. — №3. — С. 31-34.
43.  Есина, Л.В. Языковые нормы деловогописьма / Л.В. Есина // Секретарское дело. – 2008. – №3. – С. 42 – 55.
44. Жеребенкова,А.В. Делопроизводство в бухгалтерии / А.В. Жеребенкова. – М.: МЦФЭР, 2006. –208 с.
45.  Иритикова, В.С. Рекомендации поразработке должностных инструкций / В.С. Иритикова // Секретарское дело. — 1998. — №3. — С.42-45.
46.  Иритикова, B.C. Делопроизводство / В.С. Иритикова //Секретарское дело. — 2007. — № 1. — С. 20-27.
47.  Иритикова,В.С. Практика делопроизводства в вопросах и ответах / В.С. Иритикова //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 4. URL:www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/4.
48.  Иритикова,В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правилделопроизводства и методических рекомендаций / В.С. Иритикова //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 5. URL:www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/5.
49.  Иритикова,В.С. Организационные основы процедуры согласования документов / В.С. Иритикова// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 9.
URL:www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/9/13615.
50. Катузо, А.В.Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства / А.В. Катузо //Делопроизводство. — 1998. — № 1. — С. 35-39.
51.  Козлов,В.П. Документ и проблемы его сохранности / В.П. Козлов// Делопроизводство. – 2010. – №2. – С. 22 – 28.
52.  Козлов,В.П. Общая теория документа / В.П. Козлов // Делопроизводство. – 2009. –№3. – С. 3 – 12.
53.  Козлов,Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой / Н.В. Козлов. –СПб.: Наука и Техника, 2007. – 304 с.
54.  Колесникова,В.Л. Документационное обеспечение управления / В.Л. Колесникова, Л.С.Половнева. – Белгород: Изд-во БелГУ, 2007. – 136 с.
55.  Корнеев,И.К. Деловая переписка и образцы документов / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко. – М.:Омега-Л, 2007. – 328 с.
56.  Кузнецов, С.Л. Применение современныхтехнологий в работе с документами / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. — 1996.— № 3.— С. 23—26.
57.  Кузнецов, C.Л. Автоматизированныесистемы регистрации и контроля исполнения / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.- 1996. — № 4. — С. 24-29.
58.  Кузнецов, С.Л. Примерное техническоезадание на систему автоматизации делопроизводств / С.Л. Кузнецов //Делопроизводство. — 2005. — № 3. — С. 47-52.
59.  Кузнецова, Т.В. Как составитьдолжностную инструкцию секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. — 1999.- №1. — С. 3-5.
60.  Кузнецова, Т.В. Инструкция поделопроизводству: порядок составления / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. — 1999. — № 2. — С. 3-6.
61.  Кузнецова, Т.В. Ведение контроля засроками исполнения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. — 1999. — № 4. — С.3-5.
62.  Кузнецова, Т.В. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001 — 324 с.
63.  Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационноеобеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. — М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел –синтез», 2002 — 384 с.
64.  Кузнецова, Т.В. Для чего секретарюнужны нормативно-методические документы по делопроизводству / Т.В. Кузнецова //Секретарское дело. — 2002. — № 1. — С. 3-5.
65.  Кузнецова,Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний / Т.В.Кузнецова // Делопроизводство. – 2010. – №1. – С. 3 – 6.
66.  Кузнецова,Т.В. Изменение в законодательно-правовой и нормативно-методической базе ДОУ:2009-2010 гг. / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2011. – №1. – С. 3 –8.
67.  Куролес,И.И. Совместные распорядительные документы / И.И. Куролес //Секретарь-референт. – 2011 – №3.
URL:www.profiz.ru/sr/3_2011/sovmest_rasporiad_doki.
68. Ларин, М.В.Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления всовременных условиях / М.В. Ларин // Экономика и жизнь. — 1999. — №4. — С.56-59.
69.  Лозенко,В.К. Время создания документа / В.К. Лозенко // Секретарское дело. – 2008.– №10. – С. 62 – 69.
70.  Лопатникова,Е.А. Делопроизводство / Е.А. Лопатникова. – М.: Омега-Л, 2008. – 319 с.
71. Некраха, А.В.Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации / А.В.Некраха, Г.А. Шевцова. – М.: Омега-Л, 2007. – 224 с.
72. Непогода, А.В.Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л,2008. – 480 с.
73.  Новиков,Е.А. Делопроизводство в службе персонала / Е.А. Новиков. – М.: Омега-Л, 2007. –352 с.
74.  Максимович, Г.Ю. Новые возможностиавтоматизации делопроизводства / Г.Ю. Максимович // Секретарское дело. — 1999.- № 4. — С. 19-25.
75.  Маневцева, Л.М. Организацияделопроизводства в образовательном учреждении / Л.М. Маневцева. — М.: Приор,2007. – 215 с.
76.  Мосягина, О.В. Современные требованияк формированию и оформлению дел / О.В. Мосягина, Е.М. Емышева // Секретарскоедело. — 1996. — №4. — С. 32-36.
77.  Орлова, Т.С. Организацияделопроизводства в образовательных учреждениях / Т.С. Орлова. — М.:Бизнес-школа,2006. – 384 с.
78.  Санкина, Л.В. Должностная инструкция:рекомендации по составлению / Л.В. Санкина // Трудовое право. — 2002. — №2. — С. 10-13.
79.  Санкина, Л.В. Как составитьдолжностную инструкцию секретаря руководителя / Л.В. Санкина // Секретарскоедело. — 1998. — №2. — С. 30-34.
80.  Санкина, Л.В. Как составитьдолжностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) / Л.В.Санкина // Секретарское дело. — 1997. — №4. — С. 19-24.
81. Смирнова,Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебнойдокументации / Е.П. Смирнова. — М.: Омега-Л, 2007. — 312 с.
82. Сокова,А.Н. Электронное делопроизводство / А.Н. Сокова // Делопроизводство. — 2000. — № 1.- С. 32—37.
83.  Сотов, П.В. Делопроизводство: образцыдокументов: Инструкции, ГОСТы / П.В. Сотов, А.Н. Тихомиров. — М.: Проспект,2000 — 80 с.
84.  Стенюков, М.В. Справочник поделопроизводству / М.В. Стенюков.- М.: ПРИОР, 2008. — 176 с.
85.  Степанов, Е.А. Контроль исполнениядокументов и поручений / Е.А. Степанов // Секретарское дело. — 1997. — №2. — С.15-19.
86.  Чуковенков,А.Ю. Инструкция по делопроизводству в организации / А.Ю. Чуковенков //Секретарь-референт. — 2003.- №1 [Электронный ресурс] — Электрон. дан.— URL:http://www.edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=61(дата обращения: 13.12.2011).
87.  Шатина, Н.В. Составление номенклатурыдел / Н.В. Шатина // Секретарское дело. — 2000. — №1. — С. 18-24.
88.  Янковая, В.Ф. Нормативное обеспечениеделопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковая //Делопроизводство. — 2001. — №1. — С. 21-25.
 

Приложение 1
 
Должностная инструкция делопроизводителя
 
Муниципальное дошкольное образовательное учреждение
детский сад №19 – Центр развития ребенка г. Россоши
Россошанского муниципального района
Воронежской области
(МДОУ Центр развития ребенка — детский сад № 19)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
г. Россошь
делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Заведующий МДОУ №19
__________Л.И. Журавлева
______ _______ __________
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяетфункциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя муниципальногодошкольного образовательного учреждении Центра развития ребенка — детского сада№ 19 (далее – МДОУ №19).
1.2. Делопроизводитель относится к категорииспециалистов, назначается на должность и освобождается от должности вустановленном действующим трудовым законодательством порядке приказомзаведующего МДОУ №19.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственнозаведующему МДОУ №19.
1.4. На должность делопроизводителя назначаетсялицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявлениятребований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальнуюподготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Делопроизводитель отвечает за:
— эффективное исполнение поручаемой ему работы;
— соблюдение требований исполнительской, трудовой итехнологической дисциплины.
— сохранность находящихся у него на хранении(ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих)коммерческую тайну МДОУ №19.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции,другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства вобразовательном учреждении;
— основные положения Единой государственной системыделопроизводства;
— структуру учреждения и его подразделений;
— стандарты унифицированной системыорганизационно-распорядительной документации;
— порядок контроля за прохождением служебныхдокументов и материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.7. Делопроизводитель в своей деятельностируководствуется:
— локальными актами иорганизационно-распорядительными документами МДОУ №19;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— правилами охраны труда и техники безопасности,обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
— указаниями, приказаниями, решениями и порученияминепосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.8. В период временного отсутствияделопроизводителя его обязанности возлагаются на заведующего детским садом.
2. Функции
2.1. Делопроизводительосуществляет следующие трудовые функции:
— организует документационное обеспечениедеятельности МДОУ №19;
— занимаетсяинформационно — справочным обслуживанием документов;
— ведет базуданных по кадрам, воспитанникам;
— совершенствует формы и методы работы с документами;
— формируетотчеты любых форм.
3.  Должностныеобязанности:
Делопроизводитель:
3.1. Принимаетучастие в планировании, организации и совершенствовании своей деятельности.
3.2.  Внедряетсовременные технологические процессы работы с документами и документнойинформацией на основе использования информационных технологий.
3.3.  Принимаетучастие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствованииавтоматизированных информационных систем, применяемых в МДОУ№19.
3.4.  Осуществляетдокументационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения.
3.5.  Решаетучетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные сдеятельностью дошкольного учреждения.
3.6.  Организовываетподготовку документов для руководителя дошкольного учреждения.
3.7.  Осуществляетконтроль за своевременным исполнением документов, за соблюдением сроковисполнения обращений граждан.
3.8.  Принимаетнепосредственное участие в разработке нормативных и методических документов поделопроизводству.
3.9.  Осуществляетконсультативную и методическую помощь работникам структурных подразделений повопросам работы с документами;
3.10.  Вноситпредложения заведующему МДОУ №19 по совершенствованию форм и методов работы сдокументами, по применению средств организационной и компьютерной техники.
3.11.  Ведетучет получаемой и отправляемой корреспонденции, картотеку учета прохождениядокументов.
3.12.  Подготавливаетдля архива документальные материалы, законченные делопроизводством.
3.13.  Обеспечиваеткачество подготовки, правильность составления, согласования и оформлениядокументов, образующихся в процессе деятельности МДОУ.
В случае служебной необходимости делопроизводительможет привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренномположениями федерального законодательства о труде.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Контролироватьсоблюдения работниками дошкольного учреждения правил работы с документами;
4.2.  Запрашиватьв подразделениях учреждения необходимую информацию по вопросам, входящим в егокомпетенцию;
4.3.  Требоватьот руководителя учреждения создания благоприятных условий труда;
4.4.  Вноситьна рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы сдокументами, с учетом применения компьютерных технологий;
4.5.  Правона защиту профессиональной чести и достоинства;
4.6.  Правона социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;
4.7.  Правона ежегодный оплачиваемый отпуск.
5. Ответственность
Делопроизводитель несет административную, дисциплинарнуюи материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
5.1.  Совершенныев процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах,определяемых действующим административным, уголовным и гражданскимзаконодательством РФ.
5.2.  Причинениематериального ущерба в пределах, определенных действующимтрудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.3.  Неисполнениеили ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннеготрудового распорядка МДОУ №19, законных распоряженийруководителя, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей,установленной инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав,делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенномтрудовым законодательством РФ.
5.4.  Несоблюдениетрудовой дисциплины.
6. Взаимоотношения
Делопроизводитель осуществляет взаимоотношения:
6.1.  С заведующим МДОУ №19 — по вопросам,совершенствования делопроизводства учреждения;
6.2.  Садминистративным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросамподготовки и предоставления необходимых документов, проверки выполненияпоручений, приказов и указаний руководителя учреждения;
6.3.  Сархивными учреждениями – по вопросам экспертизы ценности документов,организации архивного документов, уничтожения документов с истекшим срокомхранения.
Заведующийдетским садом                                         Л.И.Журавлева
С инструкциейознакомлен                                          И.О. Фамилия
__.___._____

Приложение 2
 
Инструкция по делопроизводству
Муниципальное дошкольное образовательное учреждение
детский сад №19 – Центр развития ребенка г. Россоши
Россошанского муниципального района
Воронежской области
(МДОУ Центр развития ребенка — детский сад № 19)
ИНСТРУКЦИЯ
г. Россошь
УТВЕРЖДЕНА
приказом заведующего
МДОУ №19
от _________2011 №_______
___________Л.Е.Журавлева
 
 
1.  Общиеположения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству составлена в целяхрациональной организации документационного обеспечения деятельностимуниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка– детского сада №19 (далее – МДОУ №19), а также строгого соблюдения действующихнормативных документов в сфере документации и информации.
1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное икачественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителяобщеобразовательного учреждения – заведующего МДОУ №19.
1.3.  Непосредственное ведение делопроизводства в МДОУ №19 возлагается наделопроизводителя — сотрудника, назначенного ответственным за ведениеделопроизводства, который обеспечивает учет прохождения документов вустановленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения,осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документамипо делопроизводству.
2.  Основныепонятия
2.1.  Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
2.2.  Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.
2.3.  Документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Общества.
2.4.  Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
2.5.  Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
2.6.  Вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.
2.7.  Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
2.8.  Реквизит документа — обязательный элемент оформления документа.
2.9.  Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
2.10.  Подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа.
2.11.  Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
2.12.  Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
2.13.  Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком оформления.
2.14.  Унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
2.15.  Шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.
2.16.  Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
2.17.  Объем документооборота — количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период.
2.18.  Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
2.19.  Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения.
2.20.  Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.
2.21.  Дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Общества.
2.22.  Формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.  Созданиедокументов в МДОУ №19
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы МДОУ №19 должны, оформляться набланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок ихрасположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартныхлистах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке,так и без него, должен иметь поля:
30 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
3.1.2. В МДОУ №19 применяются следующие бланки:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
В зависимости от расположения реквизитовустанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки дляреквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зонырасположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается отлевой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в МДОУ№19, утверждаются заведующим МДОУ №19.
3.1.2. Бланкиписьма не подлежат учету.
3.1.3.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документовосуществляется по разрешению (поручению) заведующего МДОУ №19. Соответствующиепредложения вносятся делопроизводителем вместе с образцами предлагаемыхбланков.
3.1.4. Бланки письмаизготавливаются МДОУ №19 самостоятельно с помощью компьютерной техники.Разработанные бланки (общий бланк организации, угловой бланк письма, продольныйбланк письма, продольный бланк письма заведующего МДОУ №19, бланк конкретноговида документа – приказа) находятся в приложении.
3.2.Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в МДОУ №19.
Приподготовке организационно-распорядительных документов делопроизводитель МДОУ№19 оформляет реквизиты документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».
3.2.1. Код организации.
Код МДОУ №19 указывается на бланке письмаучреждения. Код МДОУ №19 проставляют по Общероссийскому классификаторупредприятий и организаций (ОКПО).
3.2.2. Основной государственный регистрационныйномер (ОГРН).
Основной государственный регистрационный номерюридического лица указывают на бланке письма МДОУ №19. Основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) учреждения проставляют в соответствии сдокументами, выданными регистрирующим органом.
3.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика/кодпричины постановки на учет (ИНН/КПП).
Идентификационный номер налогоплательщика/кодпричины постановки на учет (ИНН/КПП) указывается на бланке письма МДОУ №19 всоответствии с документами, выданными регистрирующим органом.
3.2.4. Наименование организации.
Наименование МДОУ №19 должно соответствовать егонаименованию, указанному в уставе. Наименование предприятия располагают нижеорганизационно правовой формы учреждения.
3.2.5. Справочные данные об организации.
Справочные данные о МДОУ №19 включают: почтовыйадрес, номер телефона.
3.2.6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого МДОУ №19,должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийскимклассификатором управленческой документации (ОКУД).
3.2.7. Код формы документа.
Код формы документа проставляют в соответствии сОбщероссийским классификатором управленческой документации.
3.2.8. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания(распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе(протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция,положение, отчет) – дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документапечатают ограничительные отметки для проставления даты: ___. _____.______
Все служебные отметки на документе, связанные с егопрохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют арабскими цифрами впоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляютдвумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскимицифрами.
Например:
14.03.2010
3.2.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из егопорядкового номера, регистрационный номер приказа дополняется постфиксом,обозначающим разновидность приказа:
— ОД – приказ по основной деятельности;
— ЛС – приказ по личному составу;
— КМ – приказы о направлении работников вкомандировку.
Регистрационный номер документа, составленногонесколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационныхномеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа черезкосую черту.
3.2.10. Ссылка на регистрационный номер и датудокумента.
Ссылка на регистрационный номер и дату документавключает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть данответ.
3.2.11. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается по форме: г.Россошь.
3.2.12. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурнымподразделениям, должностным или физическим лицам.
В составреквизита «Адресат» может при необходимости входить почтовый адрес. Элементыпочтового адреса указывают в следующей установленной Правилами оказания услугпочтовой связи последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры,название населенного пункта, название района, название области, края,автономного округа (области), республики, почтовый индекс.
3.2.13. Гриф утверждения документа.
На документах, подлежащих утверждению, грифутверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ
Заведующий МДОУ №19
______________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
___.____._______
3.2.14. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы:фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срокисполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум илинескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо,указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей икоординация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе даватьпоручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению иимеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подписьавтора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе суказанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится.
3.2.15. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким,точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован снаименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («оком?»), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
Заголовок составляется лицом, готовящим проектдокумента.
3.2.16. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документаобозначают штампом «Контроль».
3.2.17. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы,связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименованияпризнаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительнымв именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лицамножественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были,находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны бытьсогласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки,выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем наодной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующихстраницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей.В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; вовторой (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст можетсодержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную частьбез констатирующей, письма – просьбу без пояснения). В тексте документа,подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа,указывают его реквизиты: наименование документа и организации – автора, дату,регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов ит.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
3.2.18. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте,то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличиинескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.
2. Проект… на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов неуказывают.
Если к документу прилагается другой документ, такжеимеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МДОУ №19 от 19.01.2011 № 27
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные вдокументе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу(постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения)на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указаниемнаименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,например:
Приложение № 2
к приказу МДОУ №19
от 24.02.2011 № 15
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печататьпрописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа,его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу МДОУ №19
от 18.12.2010 № 14
3.2.19. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы,федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются заведующимМДОУ №19.
Документы, направляемые другим организациям,гражданам, подписываются заведующим, старшим воспитателем МДОУ №19.
В состав подписи входят: наименование должностилица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы ифамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовленана проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющееего обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываетсяфактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправленияможно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Недопускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косойчерты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностнымилицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равнымипо должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одномуровне.
3.2.20. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится принеобходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актами ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируютсяисполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, гдеготовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам МДОУ№19, должны быть завизированы ими.
Согласование проекта документа оформляется визой надокументе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнеесогласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ,личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороныпоследнего листа подлинника локального акта МДОУ №19. На внутреннеминформационно-справочном документе и на копии отправляемого документа визыпроставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проектудокумента оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляетсяследующим образом:
Замечания прилагаются
Заведующий МДОУ №19
____________ _________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
___._____.________
Замечания докладываются руководителю, подписывающемудокумент.
Внешнее согласование документа оформляется грифомсогласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должностилица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заведующий МДОУ №22
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
___._____.________
Гриф согласования располагается ниже реквизита«подпись» в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном«Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы несколькихорганизаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется в следующейпоследовательности:
с должностными лицами МДОУ №19;
с федеральными органами исполнительной власти,интересы которых затрагивает содержание документа;
с вышестоящими органами — в случаях, когдазаконодательством предусматривается возможность совершения управленческихдействий только с согласия этих органов.
3.2.21. Оттиск печати.
МДОУ №19 имеет печать с указанием организационноправовой формы учреждения и его полного названия. Оттиск печати должензахватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
3.2.22. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документаподлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»,должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, датузаверения.
Например:
Верно
Делопроизводитель МДОУ №19 Личная подписьА.Я. Хорошая
10.10.2010
Отметка о заверении копии удостоверяется оттискомпечати МДОУ №19.
3.2.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется влевом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя иномер его служебного телефона, например:
А.Я. Хорошая
8(4233) 45-654
На документе, подготовленном по поручениюруководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилияосновного исполнителя.
3.2.24. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его вдело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа –краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будетхраниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в делоподписывается и датируется исполнителем документа или руководителемструктурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в МДОУ №19 содержиточередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости –время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в видештампа.
3.3. Особенности подготовки и оформления отдельныхвидов документов
3.3.1. Приказ, распоряжение
3.3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляютсярешения нормативного характера, а также по оперативным, организационным,кадровым и другим вопросам работы МДОУ №19.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносятподразделения на основании поручений заведующего МДОУ №19, его заместителя либов инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектовприказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонамивозлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектовприказов (распоряжений) осуществляет заведующий МДОУ №19.
3.3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложенияк ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания ипоручения, а также руководителем отдела кадров и юристом (визирует проектынормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения),возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается кпроекту.
Если в процессе согласования в проект приказавносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке иповторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемыедиректору на подпись, визируются заместителями директора в соответствии сраспределением обязанностей.
3.3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаютсяна стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи принеобходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сутиприказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основаниичего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата егоподписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределахкалендарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу ираспоряжения нумеруются отдельно.
3.3.1.4. Копии приказов (распоряжений) или ихразмноженные экземпляры заверяют штампом отдела кадров и направляют адресатам всоответствии с указателем рассылки, который составляется и подписываетсяисполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в отделкадров.
3.3.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующиереквизиты:
Наименование – Муниципальное дошкольноеобразовательное учреждение Центра развития ребенка – детский сад №19.
Наименование вида документа – приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется цифровымспособом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа,дополнительно соответствующим постфиксом.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержаниетекста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатаетсяполужирным шрифтом размером 12 пт через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству МДОУ№19.
Заголовок к документам, оформленным на бланках спродольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, какправило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочнымиинтервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левойграницы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстовогополя. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей:констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели изадачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается наосновании другого документа, то в констатирующей части указывается наименованиеэтого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словомПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроковисполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут бытьперечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурныеподразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительнойчасти может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на котороевозлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранееизданный документ или какие-то его положения, то один из пунктовраспорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ(пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта долженначинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довестидо сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которыхдоводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнительготовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи,расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица,подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы,фамилия).
Наименование должности печатается от левой границытекстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает заведующий, а вего отсутствие – лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются руководителемструктурного подразделения, подготовившего проект. При наличии несколькихприложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ,распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
3.3.2. Положение, правила, инструкция
3.3.2.1. Положение принимается в том случае, если внем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.
В правилах устанавливаются нормы и требования,обязательные для выполнения. Положения (правила, инструкции) применяются каксамостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем; утверждениеоформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительногодокумента об их утверждении.
3.3.2.2. Порядок подготовки проекта положения(правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектовнормативных актов.
3.3.2.3. Текст проекта положения (правил,инструкции) печатается на общем бланке МДОУ №19. Если проект положения (правил,инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила,инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного илимножественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует»,«необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции)отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностныетребования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает навопрос «Кого?» (Должностная инструкция старшего воспитателя).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции)служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки,основное назначение нормативного акта и сфера его распространения,ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) можетделиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы пункты и подпункты нумеруются арабскимицифрами.
3.3.3. Протокол
3.3.3.1. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания) Совета педагогов, представленныхтезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.3.3.2. В МДОУ №19 протоколы могут издаваться вполной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса ификсируется только принятое по нему решение.
3.3.3.3. Текст полного протокола, как правило,состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
— Председательствующий
— Секретарь
— Присутствовали (подчеркивается) – списокприсутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если ихколичество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня – переченьрассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указаниемдокладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскойцифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатаетсяот границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов,соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступленийпомещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случаеделается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление(решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимостиприводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во времяобсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующегопостановления (решения).
3.3.3.4. Текст краткого протокола также состоит издвух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилиипредседательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц,присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левогополя, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываютсянаименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименованиядолжностей могут указываться обобщенно.
Список отделяется от основной части протоколасплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемыевопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабскойцифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается от левого края шрифтомразмером 14 пт и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертойуказываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данноговопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.3.3.5. Протокол подписывается председательствующимна заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера впределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы придиректоре, протоколы заседаний аттестационной комиссии. Протоколы совместныхзаседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых назаседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса вповестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.3.3.6. Копии протоколов при необходимостирассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственныйисполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколовзаверяются оттиском печати Общества.
Принятые решения доводятся до исполнителей в видевыписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке изаверяются оттиском печати Общества.
3.3.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке МДОУ№19 формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатаетсяот границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 14 ивыравнивается по центру;
Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущегореквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещание выравниваетсяпо центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровымспособом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола печатается арабскими цифрами исостоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интерваламии включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании(совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границытекстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровнепоследней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.3.4. Служебные письма
3.3.4.1. Служебные письма МДОУ №19 могут использоваться дляорганизации взаимодействия с другими организациями, учреждениями, предприятиями– всех организационно- правовых форм.
3.3.4.2. Сроки подготовки ответных писемустанавливаются резолюцией директора на основании имеющихся сроков исполненияпоручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствоватьпоручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовкиинициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
3.3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартныхформата А4 на бланках писем Общества.
При оформлении письма на двух и более страницахвторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листаарабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, долженкасаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будутрассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
3.3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лицаединственного числа.
Например:
Совет педагогов считает…», «Совет педагоговрассмотрел…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Впервой части излагается причина, основание или обоснование составления письма,приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Вовторой части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы,решения и т.д.
3.3.4.5. Дата письма – дата принятия решения,зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается вположении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, вдолжностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документахдолжен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностныхлиц.
4. Организациядокументооборота и исполнения документов
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в МДОУ №19 с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправки образуетдокументооборот учреждения.
4.2. Организация доставки документов
4.2.1. Доставка документов в МДОУ №19 осуществляетсясредствами почтовой связи.
С помощью почтовой связи в МДОУ №19 доставляетсяписьменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовыхкарточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
4.3. Прием, обработка и распределение поступающихдокументов
4.3.1. Документы, поступающие в МДОУ №19 на бумажныхносителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение,регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документовосуществляются сотрудником ответственным за делопроизводство.
Конверты с документами вскрываются (за исключениемконвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостностьупаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются попринадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адресаотправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в журналерегистрации входящих документов. На полученном документе проставляетсярегистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижнейчасти лицевой стороны первой страницы документа.
4.3.2. Документы, адресованные руководству МДОУ №19,а также без указания конкретного лица предварительно рассматриваютсясотрудником ответственным за делопроизводство, а затем направляются руководствуили в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится сцелью распределения поступивших документов на требующие обязательногорассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурныеподразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходяиз оценки их содержания, на основании установленного в организациираспределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются поназначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениямили должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаютсясотруднику ответственному за делопроизводство, в журнале регистрации входящихдокументов вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькимиструктурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальнымисполнителям передаются копии.
4.4. Организация обработки и передачи отправляемыхдокументов.
Документы, отправляемые МДОУ №19, передаютсяпочтовой и электронной связью.
Обработка документов для отправки почтовой связьюосуществляется сотрудником ответственным за делопроизводство в соответствии сдействующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы, подлежащие отправке, должныобрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующегорабочего дня.
Замена либо досылка разосланного ранее документаосуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заведующего.
4.5. Порядок прохождения внутренних документов
4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапахих подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемыхдокументов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
4.5.2. Проекты распорядительных документов послеподготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностнымилицами передаются заведующему, который осуществляет контроль за правильностьюих оформления.
Оформленные документы передаются на подписьруководству в соответствии с правом подписи документов и распределениемобязанностей. После подписания документы регистрируются.
4.5.3. Размноженные экземпляры подписанныхруководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательномпорядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятсярассматриваемые вопросы.
4.5.4. Передача документов между структурнымиподразделениями осуществляется через сотрудника ответственного заделопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в журналерегистрации.
4.6. Учет количества документов
4.6.1. Учет количества документов за определенныйпериод времени (год, месяц) проводится по журналу регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются ипредставляются руководству.
4.6.2. За единицу учета количества документовпринимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываютсяотдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличнойформе. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж(цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
4.7. Регистрация документов
4.7.1. Основой построения поисковых систем являетсярегистрация документов – запись учетных данных о документе по установленнойформе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.7.2. Регистрации подлежат все документы, требующиеучета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы,поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые –внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа ихдоставки, передачи или создания.
4.7.3. Документы регистрируются один раз:поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания илиутверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новыйрегистрационный номер на документе, не проставляется.
4.7.4. Регистрация документов производится впределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы поличному составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.7.5. Регистрация поступающих, внутренних иотправляемых документов производится в картотеке, находящейся в кабинетеделопроизводителя.
4.7.6. Регистрационный номер документа состоит изпорядкового номера, который, исходя из информационных потребностей МДОУ №19,может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения,индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификаторукорреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номераотделяются друг от друга косой чертой.
4.7.7. Для создания поисковых систем и достиженияинформационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующийсостав основных реквизитов регистрации:
— наименование организации (автора иликорреспондента);
— наименование вида документа;
— дата и регистрационный номер документа;
— дата и индекс поступления;
— заголовок к тексту (краткое содержание документа);
— резолюция (исполнитель, содержание поручения,автор, дата);
— срок исполнения документа;
— отметка об исполнении документа и направлении егов дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимостиот характера документа и задач использования информации может дополнятьсядругими реквизитами:
— гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
— внутренняя переадресация документов по исполнителям;
— код по тематическому классификатору;
— ключевые слова;
— количество листов документа;
— наличие приложений;
— должностное лицо, поставившее документ наконтроль;
— промежуточные сроки исполнения;
— перенос сроков исполнения;
— срок хранения документа;
— статус документа (проект, версия);
— вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) идр.
4.8. Организация поисковой системы по документам
4.8.1. Для обеспечения эффективного использованияинформации при принятии решений МДОУ №19 создаются поисковые системы подокументам. Поисковые системы создаются, как правило, в традиционном виде.
4.8.2. Информация о документах, полученная при ихрегистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки иклассификационные справочники.
4.8.3. При традиционной карточной составляютсяследующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторамдокументов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, алфавитные и другиев зависимости от задач поиска информации.
4.9. Контроль исполнения документов
4.9.1. Контроль исполнения документов включаетпостановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятиеисполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело,учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
4.9.2. Контролю подлежат все зарегистрированныедокументы, требующие исполнения, перечень которых утверждается заведующим МДОУ№19.
При постановке документа на контроль в правомверхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают словом(штампом) «Контроль».
4.9.3. Контроль исполнения обеспечиваетсясотрудником ответственным за делопроизводство, или лицом назначенным приказомзаведующего.
4.9.4. Работники, обеспечивающие контроль исполнениядокументов, еженедельно представляют заведующему МДОУ №19 и старшемувоспитателю информацию о находящихся на контроле документах по форме,определенной заведующим МДОУ №19.
5. Документальный фонд МДОУ №19
Организация работы с документами в делопроизводствепредставляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел наделопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями,установленными нормативно-методическими документами по архивному делу иделопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации, Федерального архивного агентства и других уполномоченных органов.
5.1. Составление номенклатуры дел
5.1.1. Номенклатура дел – систематизированныйперечень заголовков (наименований) дел, заводимых МДОУ №19, с указанием срокових хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения срокових хранения и является основой для составления описей дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 летвключительно) хранения.
5.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться Уставом МДОУ №19, штатным расписанием, планами и отчетами оработе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами делза предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности предприятия,их виды, состав и содержание.
5.1.3. В МДОУ №19 составляется единая номенклатурадел.
5.1.4. Номенклатура дел составляется (не позднее 15ноября текущего года) делопроизводителем, подписывается заведующим МДОУ №19.
5.1.5. Сводная номенклатура дел печатается внеобходимом количестве экземпляров.
5.1.6. Номенклатура дел в конце каждого годауточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующегокалендарного года.
5.1.10. Номенклатура дел составляется исогласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры МДОУ№19.
5.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел МДОУ№19 являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделырасполагаются в соответствии с утвержденной структурой предприятия.
5.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,отражающие все документируемые участки работы МДОУ №19.
В номенклатуру дел не включаются периодическиеиздания.
5.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующимобразом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексыкаждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленногов Обществе цифрового обозначения структурного подразделения и порядковогономера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения,согласно штатному расписанию. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.Например: 02-05, где 02 – обозначение структурного подразделения, 05 –порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранятьодинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурныхподразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел(томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной формеотражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке деланеконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), атакже вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенныхслов и сокращенных наименований.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых вследующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) илиразновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название предприятия илиструктурного подразделения (автор документа); название организации, которойбудут адресованы или от которой будут получены документы (адресат иликорреспондент документа); краткое содержание документов дела; названиеместности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одномувопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываютсяосновные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле(планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций повопросам деятельности МДОУ №19 (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается,с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовоеназвание.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектованииАрхивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку сразнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоениипочетных званий
В заголовке дела указывается конкретныйкорреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Белгородским государственнымуниверситетом по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержаниедела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, взаголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общеевидовое название.
Например:
Переписка с главами районов Белгородской области повопросам финансирования дошкольных образовательных учреждений
Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) названиеуказывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Управлением образования администрации(г. Белгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетнуюдокументацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составленыпланы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий 2009-2010 гг.
Если дело будет состоять из нескольких томов иличастей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовкадела.
Заголовок приложения к делу, сформированного вотдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот томдокумента.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделови подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел,содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессеформирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончаниикалендарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номерастатей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуредел или согласованный срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечнейдокументов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.),о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
5.1.14. Если в течение года в МДОУ №19 возникаютновые документированные участки работы, непредусмотренные дела, онидополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделеноменклатуры оставляются резервные номера.
5.1.15. По окончании года в конце номенклатуры делделается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
5.2. Формирование и оформление дел
5.2.1. Формирование дел – группировка исполненныхдокументов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизациядокументов внутри дела.
5.2.2. Дела формируются в МДОУ №19, централизованно- делопроизводителем.
5.2.3. Исполненные и законченные делопроизводствомдокументы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем делопроизводителю дляформирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.4. Контроль за правильным формированием делосуществляется делопроизводителем и заведующим МДОУ №19.
5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдатьследующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, всоответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документыодного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельногруппировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещатьв дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело недолжны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле несколькихтомов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением«т. 1», «т. 2» и т.д.
5.2.6. Документы внутри дела располагаются сверхувниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании.
Распорядительные документы группируются в дела повидам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Если имеется документ о снятии с контроля несколькихактов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копийэтого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которомподшит подлинник этого документа.
Положения, инструкции, утвержденныераспорядительными документами, являются приложениями к ним и группируютсявместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируютсяотдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическомпорядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульныесписки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере ихпоступления.
Переписка группируется, как правило, за периодкалендарного года и систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении перепискипо определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются вдело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
5.2.7. Дела МДОУ №19 подлежат оформлению позавершении делопроизводственного года. Оформление дела – подготовка дела кхранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела наобложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.Оформление дел проводится делопроизводителем.
5.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полноеили частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление делапредусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внеобходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплетдела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
5.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Наобложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения; наименованиеструктурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела(тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифрдела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела,оформляются следующим образом: наименование учреждения указываются полностью, вименительном падеже, с указанием официально принятого сокращенногонаименования, которое указывается в скобках после полного наименования;наименование структурного подразделения – записывается название структурногоподразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, – проставляетсяцифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел МДОУ №19; заголовок дела– переносится из номенклатуры дел предприятия; дата дела – указывается год(ы)заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащихраспорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей),являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том,является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено вэтот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяцапишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепленияпорядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листазаверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашомсверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большогоформата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания,нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов иличастей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративныеи специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются:сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете,оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляетсязаверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительнаянадпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительнойнадписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле,особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителемс указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количестволистов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложкудела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся вдеятельности предприятия, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранитьпостоянно».
5.2.10. Для учета документов определенных категорийпостоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которыхвызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется такжена дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированыпо разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретноесодержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе поустановленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документовдела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которыхрасположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, вкоторой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов иколичество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписываетсясоставителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составленияописи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеиваетсяза верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
5.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются начетыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке(переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документовудаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранениядопускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи несоставлять.
5.3. Организация оперативного хранения документов
5.3.1. В целях повышения оперативного поискадокументов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы пономенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного(свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трехлет, а затем сдаются в архив.
5.3.2. Выдача дел другим подразделениям производитсяс разрешения делопроизводителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работыосуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. Вней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, комудело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок вполучении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникамМДОУ №19 на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока делодолжно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании ихписьменных запросов с разрешения заведующего МДОУ №19.
Изъятие документов из дел постоянного хранениядопускается в исключительных случаях и производится с разрешения заведующегоМДОУ №19 с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинахвыдачи подлинника.
5.4. Порядок передачи документов нахранение в архив.
В архив МДОУ №19 передают дела с исполненными документами постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Передачу этих делпроизводят только по описям дел не позже чем через 3 года после завершения ихделопроизводством.
Делавременного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, не передаются вархив, а хранятся в отделах и по истечении установленных сроков храненияуничтожаются.
        Отделыпроизводят передачу дел в архив один раз в год за весь год по графику.
        Еслиотдельные дела необходимы для текущей работы, то инспектор отдела кадровоформляет выдачу этих дел во временное пользование и контролирует их состояниеи хранение.
        Впериод подготовки отделом дел к передаче в архив делопроизводителя предварительно проверяетправильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел,включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел. Всевыявленные при проверке недостатки делопроизводитель обязан устранить.
5.5. Экспертиза ценности документов
5.5.1. Экспертиза ценности документов – изучениедокументов на основании критериев их ценности в целях определения сроковхранения документов.
5.5.2. Экспертиза ценности документов в МДОУ №19 настадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; впроцессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;при подготовке дел к передаче в архив учреждения.
5.5.3. Для организации и проведения экспертизыценности документов в МДОУ №19 создается постоянно действующая центральнаяэкспертная комиссия (далее именуется – ЭК).
5.5.4. Функции и права ЭК, а также организация ееработы определяются положением, которое утверждается заведующим МДОУ №19.
5.5.5. Экспертиза ценности документов постоянного ивременного хранения осуществляется ежегодно в МДОУ №19 непосредственно лицами,ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.
5.5.6. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дляпередачи в архив МДОУ №19; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой«До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделениек уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
5.5.7. Отбор документов для постоянного храненияпроводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел МДОУ №19 путем полистного просмотра дел. В делах постоянногохранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы свременными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизыценности документов принимает ЭК.
5.5.8. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
5.5.9. Опись дела – архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции ипредназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная описьпредставляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)законченной нумерацией.
5.5.10. Описи составляются отдельно на делапостоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личномусоставу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
5.5.11. Описи дел отделов составляются поустановленной форме и представляются в архив не позднее чем через три годапосле завершения дел в делопроизводстве.
5.5.12. Описательная статья описи дел отдела имеетследующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела(тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части);количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
5.5.13. При составлении описи дел соблюдаютсяследующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть),в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в описьпод самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графыописи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены наобложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаютсясловами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи«примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физическогосостояния, о передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт, оналичии копий и т.п.
5.5.14. В конце описи вслед за последнейописательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами ипрописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел поописи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номераи пропущенные номера).
5.5.15. Опись дел отделов подписывается составителемс указанием его должности, согласовывается с начальником отдела кадров иутверждается руководителем отдела.
5.5.16. Опись дел отделов общества составляется вдвух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второйостается в качестве контрольного экземпляра в отделе.
5.5.17. Отбор документов за соответствующий период куничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится послесоставления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
5.5.18. Акт о выделении документов к уничтожениюсоставляется, как правило, на дела всего Общества. Если в акте указаны дела несколькихотделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков делэтого отдела.
5.6. Подготовка и передача документов в архив
5.6.1. В архив передаются дела с исполненнымидокументами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу. Их передача производится только по описям дел.
5.6.2. Дела с исполненными документами постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через тригода после их завершения в делопроизводстве.
5.6.3. Дела временного (до 10 лет включительно)хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурныхподразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению вустановленном порядке.
5.6.4. В период подготовки дел структурным подразделениемк передаче в архив делопроизводителем предварительно проверяется правильностьих формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленныепри проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурногоподразделения обязаны устранить.
5.6.5. Прием каждого дела производитсяделопроизводителем в присутствии работника структурного подразделения. При этомна обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами ипрописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а такжеподписи делопроизводителя и лица, передавшего дела.
5.7. Работа исполнителей с документами
5.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор иобработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение) заведующим МДОУ №19,подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количествоэкземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель нарассылку.
5.7.2. При оперативном решении вопросов безсоставления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлениемдокумента и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения(запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатахокончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текстаместах.
6.Изготовление, учет, использование и хранение бланков документов
6.1. Учетбланков документов
Организацияработы по изготовлению и учету бланков документов МДОУ №19 возлагается наделопроизводителя, который:
— получаетзаявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, ихобразцы (макеты);
— оформляетзаказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
— осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в отдел изготовленныхбланков документов.
Бланкивыдаются работникам, ответственным за делопроизводство. В отделах бланкидокументов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемыхшкафах.
Передачабланков другим организациям и лицам не допускается.
Ответственностьза обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несетделопроизводитель МДОУ №19.
Испорченные иневостребованные бланки возвращаются делопроизводителю.