Архивный отдел Администрации Михайловского района

Архивный отдел Администрации Михайловского района Алтайского края, с. Михайловское Утверждаю Секретарь Администрации Михайловского района______________ С.В. Варенова 30.12.2010 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ№ 01-50на 2011 год Индексыдел Заголовки дел Кол-во дел, томов Сроки хранения и номера статей по типовому перечню Примечания 1 2 3 4 5 01-01 Постановления, распоряжения Администрации района (копии) ДМН ст. 19-а ПТ Относящиеся к деят.отдела -постоянно 01-02 Решения ЭПМК, коллегии управления Алтайского края по культуре и архивному делу, инструкции, методические указания, положения по вопросам архивного дела (копии) ДМН ст. 18-б ПТ Относящиеся к деят.отдела -постоянно 01-03 Утвержденное Положение об отделе Постоянно ст.55-а ПТ 01-04 Должностные инструкции работников отделаа) примерныеб) индивидуальные ДЗН75 лет, ст.77-а ПТ В составе личных дел 01-05 Документы о работе отдела (годовые план и отчет, график, объяснительные записки к ним, информации в УАД) Постоянно ст.290, 475, 467-б ПТ 01-06 Сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 01.01… Постоянно ст.246 ПТ В составе годового отчета 01-07 Документы проверок работы отдела управлением края по культуре и архивному делу Постоянно ст.173-а ПТ 01-08 Приемо-сдаточные акты, составленные при смене начальника отдела и приложения к ним Постоянно ст.79-а ПТ 01-09 Список фондов архива (книга) Постоянно ст.247 ПТ 01-10 Дела фондов (исторические справки, акты приема-передачи, переработки и усовершенствования, о выделении к уничтожению, описания, листы и акты проверок наличия, о выдаче дел во временное пользование) (отдельно на каждый фонд с дополнительным индексом по списку фондов) Постоянно ст.246 ПТ Хранить на месте до выбытия фонда 01-11 Контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПМК или согласованных архивным отделом (отдельно на каждый фонд с дополнительным индексом по списку фондов)-«страховые экземпляры» Постоянно ст.248 ПТ Хранить на месте до выбытия фонда, 2-е и 3-и экземпляры раздельно 01-12 Рабочие экземпляры описей дел, утвержденных ЭПМК или согласованных архивным отделом (отдельно на каждый фонд с дополнительным индексом по списку фондов) Постоянно ст.248 ПТ Хранить на месте до выбытия фонда 01-13 Реестр описей дел (книга) Постоянно ст.532 ПТ 01-14 Карточки фондов Постоянно ст.246 ПТ 01-15 Листы фондов Постоянно ст.246 ПТ 01-17 Книга учета поступления документов Постоянно ст.258-г ПТ 01-18 Журнал учета переработки фондов и усовершенствования описей ДМН ст. 258-в ПТ Не менее 5 лет после заведения нового 01-19 Журнал учета описей, утвержденных ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу ДМН ст. 258-в ПТ Не менее 5 лет после заведения нового 01-20 Книга учета поступления фотодокументов Постоянно ст.258-а ПТ Хранить на месте 01-21 Описи фотодокументов, утвержденные ЭПМК УАК по КиАД Постоянно ст.74-а ПТ 01-22 Дела по формированию коллекции фотодокументов (договора и акты приема-передачи, листы и акты проверок наличия, о выдаче дел во временное пользование и другие документы о состоянии коллекции и работе с ней) Постоянно ст.246 ПТ Хранить на месте до выбытия фонда 01-23 Журнал учета закартонированных дел 5 лет, решение ЭПМК После заведения нового 01-23/1 Журнал учета подшивки дел 5 лет, решение ЭПМК После заведения нового 01-23/2 Журнал учета восстановления угасающих текстов 5 лет, решение ЭПМК После заведения нового 01-23/3 Журнал учета реставрации дел 5 лет, решение ЭПМК После заведения нового 01-24 Журнал учета инициативных информаций ДМН ст.258 ПТ После заведения нового 01-24/1 Журнал учета выставок документов ДМН ст.258 ПТ После заведения нового 01-24/2 Журнал учета опубликованных статей и подборок документов, подготовленных по материалам архива ДМН ст.258 ПТ После заведения нового 01-24/3 Журнал учета радиопередач, подготовленных по материалам архива ДМН ст.258 ПТ После заведения нового 01-24/4 Журнал учета подготовленных и проведенных лекций ДМН ст.258 ПТ После заведения нового 01-25 Информационные документы, подготовленные по материалам архива (статьи, публикации, тексты радиотелепередач, лекций, планы выставок, копии инициативных информаций, подготовленных сотрудниками отдела) Постоянно ст.537 ПТ 01-26 Журнал учета текущих изменений в составе и объеме фондов ДМН ст.258 ПТ После заведения нового 01-27 Журнал регистрации посещений архива исследователями 3 годаст.259-а ПТ После заведения нового 01-28 Анкеты исследователей, работающих в архивном отделе 10 летст.250,251 ПТ 01-29 Книга выдачи дел из хранилища для работы в читальном зале 3 годаст.259-е ПТ После заведения нового 01-30 Журнал учета дел, выданных во временное пользование фондообразователям, правоохранительным, следственным органам и прокуратуре 3 годаст. 259-е ПТ После заведения нового и возвращения дел 01-31 Утвержденный список учреждений, организаций, предприятий, документы которых подлежат приему в архив, дополнения и изменения к нему. Список владельцев личных фондов и коллекций документов Постоянно ст.19-а ПТ 01-32 Соглашения и договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства между архивным отделом и организациями района (государственными и негосударственными) Постоянно ст.254 (1) ПТ 01-33 Описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, находящихся на ведомственном хранении Постоянно ст.248-а ПТ Отдельное дело на каждую организацию с дополнительным индексом по списку комплектования 01-34 Документы о работе и состоянии архивов организаций и предприятий – источников комплектования (положения об архиве и ЭК, приказы о создании и составе ЭК, о назначении ответственного за делопроизводство и архив, номенклатуры дел, акты на уничтожение дел временного хранения, паспорта архива (ф.№5), справки проверок, о причинах отсутствия дел по описям, переписка с учреждением, типовые и индивидуальные инструкции по делопроизводству, исторические справки – до первой передачи дел в архив) 10 летрешение ЭПМК от 23.05.99№6 (после выбытия из списка комплектования) Отдельное дело на каждую организацию с дополнительным индексом по списку комплектования 01-35 Карточки учета работы с учреждениями 10 летрешение ЭПМК После выбытия из списка комплектования 01-36 Заключения экспертов ЭПМК, руководителя архивного органа на описи дел, акты, номенклатуры дел, исторические справки 5 летст.29 ПТ После утверждения описей 01-37 Документы по проведению семинаров, совещаний, консультаций по делопроизводству (планы, списки участников, тексты выступлений, образцы документов) 10 летрешение ЭПМК 01-38 Журнал учета проведения тематических и комплексных проверок ДМНрешение ЭПМК 01-39 Журнал учета проведения семинаров, индивидуальных консультаций по вопросам делопроизводства и ведения архива ДМНрешение ЭПМК 01-40 Картотека по истории учреждений района (местонахождение документов по личному составу) Постоянно ст.532 ПТ Хранить на месте, в качестве НСА 01-41 Журнал регистрации тематических запросов граждан и организаций 5 лет ст. 252 ПТ После заведения нового 01-42 Тематические запросы и копии ответов на них (архивные справки, выписки, архивные копии и т.п.) 5 лет ст. 253 ПТ 01-43 Журнал регистрации заявлений граждан и запросов организаций по наведению справок социально-правового характера 5 лет ст. 252 ПТ После заведения нового 01-44 Заявления граждан и организаций по наведению справок социально-правового характера и копии ответов на них (архивные справки, выписки, архивные копии и т.п.) 5 лет ст. 253 ПТ 01-45 Инвентарные книги для записи книжного фонда архивного отдела (литература по краеведению, методическая, законодательные акты, периодические издания – журналы по архивоведению) Постоянно ст.532 ПТ 01-46 Журнал регистрации входящих документов 3 годаст.258-гПТ 01-47 Журнал регистрации исходящих документов 3 годаст.258-г ПТ 01-48 Журнал учета работы с ведомственными архивами учреждений и организаций – источников комплектования ДМНст.258 ПТ После заведения нового 01-49 Журнал учета ксерокопий, выданных по запросам учреждений и заявлениям граждан ДМНст.259-д ПТ После заведения нового 01-50 Утвержденная номенклатура дел отдела Постоянно ст.200-а ПТ По месту разработки 01-51 «Консульские» запросы граждан и организаций по наведению справок социально-правового характера и копии ответов на них (архивные справки, выписки, архивные копии и т.п.) 5 лет ст. 253 ПТ По заявлениям, поступившим из-за пределов РФ, в том числе из стран СНГ 01-52 Журнал регистрации «консульских» запросов граждан и организаций по наведению справок социально-правового характера 5 лет ст. 252 ПТ По заявлениям, поступившим из-за пределов РФ, в том числе из стран СНГ. После заведения нового 01-53 Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел) во временное пользование фондообразователям, правоохранительным, следственным органам и прокуратуре 3 годаст. 251 ПТ После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 л. ЭПК Номенклатуру составила: Начальник архивного отдела Л.А. Савицкая 30.12.2010^ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в архивном отделе администрации : (заполнять обязательно) По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой ЭПМК 1 2 3 4 Постоянного Долговременного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО Начальник архивного отдела Л.А. Савицкая Номенклатура составлена по функциональному принципу.При составлении номенклатуры использованы: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Министерством культуры от 25.08.2010 №558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010, рег.№18380 (ПТ, М, 2010)Решения ЭПМК Управления Алтайского края по культуре и архивному делу об установлении сроков хранения некоторых видов документов, не предусмотренных Перечнем.