–PAGE_BREAK–— выданы деньги под отчет.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кроме бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.
На лицевой стороне этого документа должны быть указаны:
— наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;
— номер авансового отчета и дата его составления;
— структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;
— фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
— назначение аванса;
— сумма, выданная из кассы сотруднику;
— расход и остаток (перерасход) денег.
На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения
бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.
На обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.
К товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек. Только так «подотчетник» может доказать, что он действительно заплатил продавцу. Исключение составляют только те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Но тогда в товарных чеках должно быть написано, что продавцу разрешается торговать без ККМ.
Если из авансового отчета видно, что «подотчетник» истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.
Если же часть денег осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 — получен остаток денег от подотчетного лица.
Заполненный авансовый отчет сдается в бухгалтерию ООО «Инфосервис», где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия
списывает подотчетные суммы. Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет, (срок хранения авансового отчета установлен Перечнем типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом).
Напомним еще об одном требовании, котором неоправданно пренебрегают некоторые бухгалтеры. Дело в том, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — активно-пассивный. Это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. Ведь часто бывает так, что кто-то из работников еще не отчитался по подотчетным деньгам — тогда будет значиться сальдо по дебету. А некоторые сотрудники, наоборот, потратили свои деньги, а предприятие их пока не вернуло. Тогда сальдо по счету 71 значится по кредиту.
В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)», а кредиторскую — по строке 625 «Прочие кредиторы». Если этого не сделать, то организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета.
Нужно проверить, что счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудования, требующего монтажа, дебетуется счет 07 «Оборудование к установке» и кредитуется счет 71.
Дт 07 Кт 71 — Организацией отражено приобретение подотчетными лицами оборудования, требующего монтажа
При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции с кредитом счета 71.
Дт 08 Кт 71 — Организацией отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов
Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары».
Дт 10, 47 Кт 71 — Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей
Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции с кредитом счета 71.
При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 71.
Оплата расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20, 23, 25, 26, 44.
Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 71 — Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению
Расходы, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции с кредитом счета 71.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, подлежат отражению по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Дт 94 Кт 71 — Организацией отражены суммы, не возвращенные в
установленные сроки подотчетными лицами
В дальнейшем суммы, учтенные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются с кредита указанного счета в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда).
Сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдачи и каждому авансовому отчету.
2.3. Совершенствование аудита расчетов с подотчетными лицами
ООО «Инфосервис»
В качестве рекомендации ООО «Инфосервис» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.
Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «Инфосервис» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.
Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.
В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с
подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.
Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и без ошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.
Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рассмотрев аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Инфосервис» можно сделать следующие выводы:
ООО «Инфосервис» было зарегистрировано как самостоятельное юридическое лицо 11 января 1996 года. Полное фирменное наименование – Общество с Ограниченной Ответственностью «Инфосервис», сокращенное название — ООО «Инфосервис».
По результатам изучения вопросов в целом можно сказать, что система внутреннего контроля в ООО «Инфосервис» имеет среднюю надежность (75%), то есть отдельные элементы системы внутреннего контроля содержат существенные отклонения от нормативных требований.
Отчетность представляет собой систему показателей, отражающих результаты хозяйственной деятельности организации за отчетный период. Отчетным годом в ООО «Инфосервис», как и в других организациях признается, период с 1 января по 31 декабря включительно. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия.
Учетная политика ООО «Инфосервис» разработана на основании и в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 №129-ФЗ, Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.1998г. №170 № 34н, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.12.1998г. № 60н.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у ООО «Инфосервис» возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники ООО «Инфосервис», получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
В качестве рекомендации ООО «Инфосервис» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.
Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «Инфосервис» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.
Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.
В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.
Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» № 119-ФЗ от 07.08.01г.
2. Адамс Р. Основы аудита: Пер. с англ. — М.: Аудит: ЮНИТИ, 2006. -398 с.
3. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2006. – 432 с.
4. Аренс Э.А., Лоббек Дж.К.: Аудит: Пер. с американского пятого изд. – М.: Финансы и статистика, 1995. – 558 с.
5. Аудит: учебник для студентов / под ред. В.И. Подольского. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА: Аудит, 2008. – 744с.
6. Аудит: учебник пособие / И.Н. Богатая, Н.Т. Лабынцев, Н.Н. Хахонова. – 4-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 506с.
7. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. Издание 5-е, переработанное и дополненное – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», Рилант, 2000. – 656 с.
8. Гутцайт Е.М. Отечественные правила (стандарты) аудита и их использование / Гутцайт Е.М., Островский О.М., Ремизов Н.А. – М.: «ФБК-Пресс», 2006. — 384 с.
9. Касьянова Г.Ю. Документооборот в бухгалтерской и налоговом учете: прак. рек. для бухгалтера и руководителя / Касьянова Г.Ю., Котко Е.А., Топольская Е.Б. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Статус-Кво, 2006. – 477 с.
10. Ланина И.Б. Первичные документы в бухгалтерском и налоговом учете: — 2-е изд., испр. и доп. – М.: Омега-Л, 2005. – 216 с.
11. Мерзликина Е.М., Никольская Ю.П. Аудит: Учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 368с.
12. Подольский В.И. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; — 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2003. – 583 с.
13. Пошарстник Е.Б., Мейксин М.С. Бухгалтерский учет и аудит. В 2-х томах: практ. пособие с коммент. – 2-е изд., доп и перераб. – М.: изд. Торг. Дом «Герда», 1998. – 472 с.
14. Робертсон Дж. Аудит: Пер. с англ. / Аудиторская фирма «Контакт». – М.: KPMG, 1993. – 496 с.
15. Тараканова Н.В.: Практика учета и аудита основных средств. – М.: ООО «Верже-АВ», 1999. – 192 с.
16. Черноморда П.В. Аудит: Учебник для вузов / Под ред. П.В. Черноморда, А.А. Каракова; Рос. экон. акад. им. Г.В. Плеханова. – М., 2003. – 361 с.
17. Шеремет А.Д., Суйц В.П.: Аудит: Учебник. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИИФРА-М, 2004. — 410с. – (Серия «Высшее образование»).
18. Яновский А.Б. Аудит акционерных обществ в отраслях промышленности / В.М. Волковой, Н.А. Игнатущенко, Е.В. Лахова, С.И. Шумков; Под науч. ред А.Б. Яновского. – М.: Изд. дом «Аудитор», 1997. – 206 с.
Приложение 1
Положение об учетной политике
1. Бухгалтерский учет ООО «Инфосервис» осуществляется бухгалтерской службой возглавляемой главным бухгалтером.
2. Для ведения бухгалтерского учета используется план счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 29 июля 1998года №34н.
3. Для ведения бухгалтерского учета применяется журнально-ордерная форма учета с использованием компьютерной системы «1С-Предприятие ».
4. Первичные учетные документы передаются в бухгалтерию согласно графика документооборота.
5. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета в отчетности проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств один раз в год, в четвертом квартале. Переоценку основных средств проводить один раз в год в четвертом квартале. Переоценку основных средств проводить один раз в 3 года (Приказ Минфина РФ от 30 марта 2001 года № 26н).
6. Лимит стоимости отнесения предметов к малоценным и быстроизнашивающимся предметам установить в размере стократного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда за единицу.
7. Амортизацию объектов основных средств производить линейным способом исходя из первоначальной стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта и в соответствии с Едиными нормами амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства.
8. Ремонт основных средств производить за счет текущих затрат без создания ремонтного фонда.
9. Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство по средней себестоимости.
10. Учет износа МБП производить путем начисления 50% при передаче МБП в эксплуатацию и 50% при выбытии МБП стоимостью не более одной двадцатой установленного лимита за единицу могут списываться в расход по мере отпуска их в производство и эксплуатацию.
11. Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков не создавать, относить на себестоимость по мере начисления.
12. Погашение расходов будущих периодов производить по средней стоимости.
13. Выручку от реализации продукции в целях налогообложения учитывать по моменту получения денег на расчетный счет или кассу НИИ, при зачете по моменту получения материальных ценностей, услуг.
Приложение 2
ЗАКЛЮЧЕНИЕ АУДИТОРСКОЙ ФИРМЫ
ООО «Профессиональный центр аудиторских услуг»
О БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
ООО
«Инфосервис»
1. Нами проведен аудит прилагаемой бухгалтерской отчетности (наименование экономического субъекта) за 2009г. Данная отчетность подготовлена исполнительным органом ООО «Инфосервис».
2. Ответственность за подготовку данной отчетности несет исполнительный орган ООО «Инфосервис».Наша обязанность заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основе проведенного аудита.
3. Мы проводили аудит в соответствии с Федеральным законом “Об аудиторской деятельности”. Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений. Аудит включал проверку на выборочной основе подтверждений числовых данных и пояснений, содержащихся в бухгалтерской отчетности. Мы полагаем, что проведенный аудит даст достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности данной отчетности.
По нашему мнению, прилагаемая к настоящему Заключению бухгалтерская отчетность с поправками, приведенными в приложении к настоящему Заключению и подлежащими отражению в бухгалтерской отчетности за 2006 год, достоверна, т. е. подготовлена таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражение активов и пассивов (наименование экономического субъекта) по состоянию на 1 января 2009 г., исходя из ПБУ 4/99.
Руководитель аудиторской фирмы Жестков А.Р.
Аудитор Любимова П.П.
(Дата) 12.03.2010г. продолжение
–PAGE_BREAK–