СОДЕРЖАНИЕ:
1. Дайтепонятие согласования документов (внутреннее и внешнее). Значение согласованиядокументов.
2. Охарактеризуйтебланки документов и укажите способы расположения реквизитов.
3. Укажитекак проводится регистрация и отправка входящих документов.
4. Составитьсопроводительное письмо.
1. Дайте понятие согласования документов (внутреннее ивнешнее). Значение согласования документов
Какправило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридическойсилы (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и приложенияпечати) подлежат согласованию.
Вработе с документами под согласованием понимается предварительная оценкапроекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласованиепроизводится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы итребуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативнымправовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностныхлиц и т.п.
Согласованиепроекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые всоответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам,содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутриорганизации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннеесогласование), так и вне — с подчиненными и неподчиненными организациями(внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее —грифом согласования.
Порядоквнутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлениювизы и грифа согласования определены Государственным стандартом РеспубликиБеларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах,госкомитетах и других центральных органах государственного управления,учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденнойприказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РеспубликиБеларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция поделопроизводству). Порядок согласования актов законодательства определяется специальнымиПравилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными УказомПрезидента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359.
Визаофициального документа — это реквизит документа, выражающий согласие илинесогласие должностного лица с содержанием документа.
Визированиюподлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документахвизы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа нижеподписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариантнаиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов,распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа вдругие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах(письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов,остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски), по тем жеправилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы надокументе необходимо составлять отдельный лист согласования.
Визавключает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровкуподписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.
2. Охарактеризуйте бланки документов и укажите способырасположения реквизитов
Следуетучитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, егосвоеобразной визитной карточкой. Бланки предприятия изготавливаютсятипографским способом или с помощью персонального компьютера и имеютустановленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Рекомендуетсяиспользовать два вида бланков предприятия: бланк для внутренних документов(приказов, протоколов, решений); бланк для внешних документов (писем, факсов).
Бланкдля внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.
Набланке для внешних документов указываются: эмблема предприятия; наименованиепредприятия; почтовый адрес предприятия; банковские реквизиты; номерконтактного телефона; номер телефакса; дата и номер письма; реквизит
«На№___от____», в котором указывается дата и номер того письма, на которыйпредприятие дает ответ.
Кнаиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике,относятся:
2- эмблема организации;
7- наименование организации;
9- индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетногосчета в банке;
10- название вида документа;
11- дата;
12- индекс (№) документа;
13- ссылка на индекс и дату входящего документа;
15- гриф ограничения доступа к документу;
16- адресат;
17- гриф утверждения;
18- резолюция;
19- заголовок к тексту;
20- отметка о контроле;
21- текст;
22- отметка о наличии приложений;
23- подпись;
25- визы;
26- печать;
27- отметка о заверении копии;
28- фамилия исполнителя и номер его телефона;
29- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31- отметка о поступлении
Бланкикаждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположениемреквизитов.
Продольноерасположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитовдокумента вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалениемкаждой строки от левого и правого поля.
Наиболееиспользуемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает ихразмещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк дляписем, факсов, т. к. правый верхний угол используется для указания адресаполучателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для другихреквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя(на поступивших документах).
Угловоерасположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. Прифланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правыйкрай не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты,расположенные в углу листа, выравниваются
(центруются)относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении отграницы левого поля и середины листа.
Предприятиям,работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки сдублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловомрасположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русскомязыке, справа — на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланкасначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже — на иностранном.
3.Укажите как проводится регистрация и отправка входящих документов
Регистрации подлежатсоздающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лицдокументы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрация документазаключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы,присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставленииего непосредственно на документе.
Если право подписыватьдокументы имеет только руководитель организации или руководитель и егозаместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должнабыть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделеныруководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации:первый – регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства(как и в предыдущем случае), второй – регистрация документов, проходящих черезруководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие вподразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях.Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупныхорганизаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.
При создании системырегистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов:традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (наоснове компьютерных технологий).
Организуя системурегистрации, нужно продумать структуру регистрационного номера документа(прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номердокумента состоял не только из порядкового номера документа, но включал такжекоды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения илиподготовки. Такими кодами могут быть: код подразделения (по классификаторуструктурных подразделений), код должностного лица (по классификаторудолжностных лиц) и др.
Организуя системурегистрации документов, необходимо учесть следующие положения:
· регистрациядокументов ведется по массивам документов (документопотокам): входящиедокументы – один массив, исходящие – другой, внутренние – третий (в каждом изних могут при необходимости быть выделены составляющие их массивы);
· регистрациядокументов осуществляется: входящих – в день поступления, исходящих – в деньотправки;
· доведениезарегистрированных документов до исполнителей осуществляется в тот же день(день поступления и регистрации) или на следующий день (это означает, что всеоперации с входящими документами, включая рассмотрение руководством,осуществляются в день поступления или, если документ поступил в конце рабочегодня либо в нерабочее время, – на следующий день; в крупных организациях,имеющих сложную структуру, на доведение документа до исполнителя можетотводиться до двух-трех дней);
· регистрацияисходящих документов осуществляется в день их подписания, в крайнем случае – наследующий день.
Порядок прохожденияисходящих документов осуществляется в составлении проекта документа, его подготовке,согласовании, визировании (в необходимых случаях), подписании (утверждении),регистрации и отправке.
Обработка исходящей корреспонденциисостоит из следующих операций: регистрация, сортировка, вложение в конверты,оформление конвертов, составление почтового реестра и отправка. Документы,отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. На конвертахуказываются индексы вложенных в них документов.
5. Составить сопроводительное письмо
г. Витебск,
ул. Ленина, д. 4.
ЧТУП «Вит Альфа Трейд»
Менеджерупо персоналу
На сайте praca.byмной было прочитано Ваше объявление о программе набора молодых специалистов.Неоднократно слышала положительные отзывы о работе в Вашей компании. Считаю,что соответствую требованиям для участия в данной программе. В связи с чемвысылаю Вам свое резюме.
Обучение в УО«Витебский государственный технологический университет» по специальности«Маркетинг» дало мне необходимые знания в области маркетинга и финансов,которые я могу успешно применить, работая в Вашей компании.
В 2007 г. прошла летнююстажировку в фирме «Компобел». Работа в отделе кадров дала мне возможностьхорошо освоить основные методы работы с персоналом: подбор, обучение, а такжекадровый документооборот.
Я хорошо владею компьютером,свободно говорю и пишу на английском языке, имею водительские права категорииВ.
Благодарю Вас зарассмотрение моей кандидатуры для участия в программе набора молодыхспециалистов. Охотно отвечу на все Ваши вопросы.
С уважением,
ФИО.:
Приложение:
1. Резюме
2. Рекомендательныеписьма — 2 шт.