Документация попретензионной деятельности
1 Претензии
Претензиейоформляют обоснование требований одной организации к другой, которые касаютсянарушения договорных обязательств. Согласно действующему законодательствуписьменные претензии — средство досудебного урегулирования разногласий надобровольных основах. Письменные претензии не являются обязательной стадией,предшествующей подаче иска в хозяйственный суд.
Следует иметьв виду, что порядок досудебного урегулирован хозяйственных споров нераспространяется на споры о признании договоров недействительными, споры опризнании недействительными актов государственных и других органов, предприятийи организаций, не отвечающих законодательству и нарушающих права и охраняемыезаконом интересы предприятий и организаций, споры о взыскании задолженности поопротестованным векселям, споры о взыскании штрафов Национальным банком Украиныс банков и других финансово-кредитных учреждений, а также на споры об обращениивзыскания на заложенное имущество.
Претензии(иначе — рекламации) могут быть представлены относительно количества и качествапродукции, расчетов просрочки в поставке товаров, порчи и утраты грузов идругих нарушений договорных условий.
Претензиимогут быть поданы в определенные сторонами сроки. Например, претензии поколичеству и качеству товаров покупатель (получатель) может подать отправителюне позднее чем через 10 дней после составления коммерческого акта. В своюочередь, поставщик товара, получив претензионное письмо, может рассмотреть егои сообщить покупателю о согласии удовлетворить претензию или об отказе суказанием мотивов.
Претензии ктранспортным организациям о возмещении убытков за утрату, недостачу илиповреждение (порчу) груза подают на протяжении шести месяцев. Упомянутый срокисчисляется запорчу или частичную утрату груза со дня составленияпретензии, а по претензии относительно полной утраты груза — по истечении 30суток со дня окончания срока поставки.
Всоответствии с уставом железных дорог, водного и воздушного транспорта,правилами перевозки грузов автотранспортом органы транспорта могут рассмотретьзаявленную претензию в трехмесячный срок и сообщить заявителю о принятомрешении. Если претензия касается перевозки грузов, осуществляемой различнымивидами транспорта по одному документу, то срок ее рассмотрения увеличивается дошести месяцев. Претензии об уплате излишних сумм штрафов рассматриваютсятранспортными организациями в течение 45 дней.
Днемпредоставления претензии считается день сдачи ее на почту, который определяетсяпо почтовому штемпелю, или день вручения заявления поставщику, которыйустанавливается по дате расписки.
Претензии иприложенные к ним документы составляют, как правило, в трех экземплярах: первыйпредназначен поставщику, второй остается у заявителя, а третий прилагается кисковому заявлению, если дело передается в хозяйственный суд.
В случаеподачи претензии к транспортной организации необходимо оформлять документацию вчетырех экземплярах (один экземпляр — в адрес поставщика).
По формепретензии составляют согласно единым требованиям, которые предъявляются кписьмам, однако содержание претензий изменяется в зависимости от видапретензии. Например, в связи с недостачей товаров (продукции) претензиясодержит:
сообщение оприбытии товара с указанием станции или порта отправления и станции или портаназначения, даты прибытия, наименования парохода или номера вагона, номерадоговора, согласи которому прибывает партия продукции;
наименованиеполученного груза и документацию на него (номер и дату счета, платежноготребования);
данные осостоянии прибывшего товара (качество и количество, наименование недополученныхценностей в количественном и денежном выражении);
предлог илиоснование для подачи претензии, т. е. где, когда и при какихобстоятельствах выявлена недостача ценностей, кем и как оформлена;
возможныепричины недостачи товаров;
конкретныетребования потерпевшей стороны;
порядок исроки выполнения требований, если сроки не определены специальным нормативнымактом;
банковскиереквизиты заявителя;
переченьприложений с указанием количества листов.
Претензиядолжна быть подтверждена документами, которые имеют полную доказательную силудля обеих сторон. К претензии по недостаче товаров прилагаются коммерческийакт, удостоверяющий недостачу, транспортные документы (накладные, квитанции оперевозке грузов и т. п.), расчет суммы недостачи и другие документы, которыеподтверждают правомерность подаваемой претензии.
Документы,подтверждающие требования заявителя, прилагаются в оригиналах или надлежащимобразом заверенных копиях. Документы, имеющиеся у другой стороны, могут неприлагаться к претензии с указанием об этом в претензии.
К претензииоб уплате денежных средств может прилагаться платежное требование-поручение насумму претензии.
К рекламациямна качество товаров необходимо прилагать акт государственной экспертизы онедоброкачественности товара, расчет суммы уценки и штрафа с указаниемколичества и стоимости забракованного товара, транспортные накладные,коммерческие акты и другие документы, обосновывающие требование.
При ответе нарекламацию возможны такие варианты:
—если решение еще непринято — сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;
—если претензияудовлетворяется полностью или частично — отмечаются срок и способ ееудовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплатеотмечаются признанная сумма, номер и дата платежного поручения.
Еслипретензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа ссоответствующей ссылкой на нормативные акты и другие обосновывающие документы.
Ответ нарекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — приудовлетворении претензии, заказным письмом с приложением всех документов — приотказе в удовлетворении претензии.
Образцыписьменных претензий
Образец № 1
Укрречфлот Заводжелезобетонных
судостроительныйзавод конструкций
ул. Набережно-Луговая,9 пр.Ленина,10
г.Киев,02038 г.Харьков
тел.417-50-41 61005
12.04.2005 №02-13/196
Претензияна сумму 1227 грн 85 коп.
В связи снедопоставкой Вами в I квартале 2005 года металлоизделий Вы обязаны на основаниипункта 16 договора, подписанного 18 января, уплатить нам неустойку.
Согласноприложенным расчетам сумма причитающейся нам неустойки составляет 1227 грн 85коп.
Просим этусумму перечислить на наш расчетный счет № 2600901315451 в Подольском отделенииПромстройбанка г. Киева.
Принеполучении от Вас на протяжении 10 дней суммы претензии или обоснованноговозражения дело о взыскании этой суммы будет передано в хозяйственный суд.
Приложение:расчет неустойки за I квартал 2005 года.
Директорзавода (подпись) (инициалы, фамилия)
Главныйбухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
Образец № 2
Претензия на сумму 1564грн
В связи снедопоставкой в III квартале 2005 года хлопчатобумажных тканей на основании пункта 12договора, подписанного 2 января 2005 года, Вы обязаны уплатить нам неустойку.
Согласноприлагаемому расчету сумма причитающейся нам неустойки составляет 1564 грн.
Просим этусумму перечислить на наш расчетный счет № 2600535916482 МФО 351018 в Московскомотделении Промстройбанка г. Киева. При неполучении от Вас на протяжении 12 днейсуммы претензии или обоснованного возражения дело о взыскании этой суммы будетпереедено в хозяйственный суд .
Приложение:расчет неустойки за ІІІ квартал 2005года.
Директорзавода (подпись) (инициалы, фамилия)
Главныйбухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
12.11.2005
Образец № 3
Фирменныйбланк Адрес организации предприятия (куда направляется претензия)
О выплатештрафа за задержку поставки товаров
По контрактуот____ № _____ Вы были обязаны поставить фирме товар ____
стоимостью____в количестве ____ по цене ___за штуку.
Однако внарушение указанного контракта товар был поставлен с опозданием в ____дней (непоставлен к этому времени).
На основании ____контракта фирма начисляет Вам штраф в размере ___%ОТ стоимости не поставленного в срок товара на сумму ___согласно такомурасчету:
Просимуказанную сумму штрафа перечислить в 30-дневный срок на наш расчетный счет №____________в_________ банке.
В случаенеуплаты упомянутой суммы в названный срок дело будет передано
Хозяйственныйсуд.
Директорзавода (подпись) (инициалы, фамилия)
Главныйбухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
Образец № 4
Фирменныйбланк Адрес организации,
предприятия(куда направляется претензия)
С сожалениемсообщаем, что один компрессор из партии, отправленной Вами по железнодорожнойнакладной № 118274, прибыл в поврежденном состоянии.
По актуприемки № 129, который прилагается, видно, что повреждение товара вызванонекачественной упаковкой.
Согласно § 5нашего договора мы имеем право на скидку с фактурной стоимости. Мы согласныпринять этот товар со скидкой 15 % с его фактурной стоимости.
В случаеВашего несогласия мы будем вынуждены вернуть товар обратно с отнесением Всехрасходов на Ваш счет.
Просим срочноответить.
Директор (подпись) (инициалы,фамилия)
Образец № 5
Фирменныйбланк Адрес организации, предприятия
(куданаправляется претензия)
Уважаемые______________________________________________
передаем Вамакт-сообщение на недостачу
__________________________________________________________________
(наименование товара)рейс________________________________________________________
Вышеуказаннаянедостача была зафиксирована официальными портовыми и таможенными властями впорту ________в присутствии капитана
судна,который подписал указанный акт-сообщение и тем самым признал недостачу груза.
Наши убыткиот недостачи товара составили _____ грн.
Просим Васрассмотреть нашу претензию и перечислить указанную сумму на наш счет в возможнокороткий срок.
Приложение:акт-сообщение от 10.04.2005 № 847-852.
С уважением,должность, инициалы, фамилия (подпись)
Образец №6
Претензия№ ___
к_____________ в связи с недостатком (повреждением, порчам, потерей) груза
Сумма этих претензии составляет _____________________________________грн.
(указатьсумму претензии в том случае, если претензия подлежит денежной оценке, кпретензии прибавить расчет суммы претензии)
Всоответствии с Договором N ____ от “___” _______________ ___ г.,заключенным между ______________________ и _______________________,грузоотправителем в наш адрес за железнодорожной накладной N _______ отгруженапродукция ____________________, в вагоне (контейнере) _____________ за пломбой_____________________ (отправителя, перевозчика).
При выдаче спроверкой груза, в связи с (нарушение пломб, техническая неисправностьтранспортного средства и т.п.) __________________________________
(указать кем)
выявленнедостаток (порча, повреждение, потерю груза) в количестве ____________.Стоимость недостатка соответственно добавленному расчету составила_______________________ грн. Недостаток продукции подтверждено коммерческимактом N ___ от “___” _______________ ___ г. (Повреждение груза иуценка подтверждены актом экспертизы N ___ от “___” __________________ г.)
Платежнаятребование-доверенность поставщика N ___ от “___” ____________ ____г. оплаченная полностью, что подтверждается _________________________.
На основаниивышеизложенного, руководствуясь п. п. 114, 115, 129, 130 Устава железных дорогУкраины, ст. ст. 924, 925 Гражданского кодекса Украины, ст. ст. 222, 314, 315Хозяйственного кодекса Украины, ст. ст. 5, 6 Хозяйственного процессуальногокодекса Украины, просим возместить причиненные нам убытки в размере стоимостинедостатка (утраченного, поврежденного, испорченного) груза, а именно _______грн., пересчитав соответствующие денежные средства на наш текущий счет N_________ в _____________________________ г. _____________.
(наименованиебанка)
Приложения:
1.Железнодорожная накладная N ___ от “___” _______________ ___ г.(оригинал).
2.Коммерческий акт N ___ от “___” _______________ ___ г. (оригинал).
3. Актэкспертизы.
4. Платежнаятребование-доверенность поставщика N ___ от “___” __________ ____ г.
5. Расчетсуммы претензии.
6. Другиедокументы, которые обосновываются претензию на _________ страницах.
В случае, если определенные в претензии документы отсутствуют у другойстороны, к претензии прибавляются оригиналы документов, которые подтверждаютпредъявленные заявителем претензии требования, или их надлежащим образомзаверенные копии.
Руководитель__________ ______________/____________/
(подпись) М.П.
Образец ответа напретензионное письмо № 1
Фирменныйбланк
Адресорганизации, предприятия (откуда поступила претензия)
Наудовлетворение Вашей претензии от _____№ _____перечисляем на Ваш счетсумму____________
С уважением,
Руководитель(подпись) (инициалы, фамилия)
Главныйбухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
Образецответа на претензионное письмо № 2
Фирменныйбланк Адрес организации, предприятия(откуда поступила претензия)
Подтверждаемполучение Вашей претензии от №______
О результатерассмотрения нами указанной претензии сообщим Вам дополнительно.
С уважением,
Директор(подпись) (инициалы, фамилия)
Образец ответа напретензионное письмо № 3
Фирменный бланк
Адрес организации, предприятия(откуда поступила претензия)
Подтверждаемполучение Вашего письма от 12.05.2005 относительно недостачи сыров, отгруженныхнами 10.05.2005 в вагоне № 196208 по ко« тракту №123205/4-7.
Просимизвинить за недосмотр, который произошел из-за проступка нашего экспедитора.
Сообщаем, чтонедостающее количество сыров будет отгружено Вам до 29.05.2005.
Дату отгрузкисообщим факсом.
Руководитель(подпись) (инициалы, фамилия)
Главныйбухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
Образец ответа напретензионное письмо № 2
Фирменный бланк
Адресорганизации, предприятия (откуда поступила претензия)
Мы получилиВаше письмо от 11.05.2005, в котором Вы просите предоставить Вам скидку в 15 %от фактурной стоимости одного компрессора из партии, отгруженной нами пожелезнодорожной накладной от 30.04.2005 № 119628. В письме Вы отмечаете, чтокачество товара не отвечает условиям контракта.
Послеполучения Вашей претензии мы немедленно связались с заводом-изготовителем дляее рассмотрения. Ваша претензия признана безосновательной. Завод-изготовительсообщил, что все компрессоры этой партии были отправлены в стандартной упаковкесогласно условиям контракта от 15.04.2005 № 189/6. Отгрузка со станцииотправления была выполнена по всем правилам. По-видимому, повреждение произошловследствие неправильного обращения с грузом при его транспортировке.
Учитывая это,мы не можем считать себя ответственными за повреждение компрессора.
Если Вы несогласны, мы предлагаем передать дело в арбитраж и готовы назначить нашегопредставителя.
Руководитель(подпись) (инициалы, фамилия)
Главныйбухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
2 Исковые заявления
Еслипретензия не может быть урегулирована сторонами на добровольных основах, то делопередается в суд. В этих случаях главным документом является исковое заявление,которое передается в суд с просьбой о взыскании с ответчика в принудительномпорядке претензионных сумм или имущества.
Исковоезаявление подается в суд в письменной форме.
Дляпредъявления иска нужны обосновывающие документы (договоры, акты, транспортныедокументы, разнарядки, расчеты, свои письма и письма-ответы, телеграммы и т.п.). Копии исковых документов истец должен отправить ответчику, а почтоваяквитанция как доказательство отправления этих документов по почте прилагается кисковому заявлению. В суд истец предоставляет документы, которые подтверждаютфакт принятия им мер по урегулированию разногласий на добровольных основах.Исковое заявление должно содержать:
1) наименование хозяйственного суда, вкоторый подается заявление;
2) наименования сторон; их почтовые адреса;наименования и номера счетов сторон в банковских учреждениях;
3) документы, подтверждающие за гражданиномстатус субъекта предпринимательской деятельности;
4) указание цены иска, если иск подлежитденежной оценке; суммы договора (по спорам, возникающим при заключении,изменении и расторжении хозяйственных договоров);
5) содержание исковых требований; если искпредъявлен к нескольким ответчикам, — содержание исковых требований в отношениикаждого из них;
6) изложение обстоятельств, на которыхбазируются исковые требования; указание доказательств, подтверждающих иск;обоснованный расчет сумм, которые взыскиваются или оспариваются;законодательство, на основании которого подается иск;
7) сведения о принятии мер досудебногоурегулирования спора, если таковые проводились;
8) сведения о принятии мер пресечениясогласно разделу VХозяйственного процессуального кодекса Украины ;
9) перечень документов и другихдоказательств, прилагаемых к заявлению.
В исковомзаявлении могут быть указаны и другие сведения, если они необходимы дляправильного решения спора.
Образец №1
ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ ОБОПЛАТЕ РАБОТ И ВЗЫСКАНИЕ НЕУСТОЙКИ
Цена иска:______________________
Государственнаяпошлина: ______________________
“___”___________ 200_ года между ____________________________ (в дальнейшемименуется «Истец») и _______________________________ (в дальнейшемименуется «Ответчик») был заключен Договор ________________________________(в дальнейшем именуется «Договор»).
Согласно названному Договору Истцом были полностью выполненные работы по_____________ этапа выполнения работ, которое подтверждается ________________.
О выполнении таких работ Истец сообщил Ответчика и “___”____________ 200_ г. направил в его адрес акт сдачи-приема работ N _____. НоОтветчик акт сдачи-приема не подписал, мотивированные возражения непредоставил, стоимость выполненных работ по ________ этапа выполнения работ, аименно _________________, не оплатил.
В соответствии с п. ___ Договора и ______________ считаем необходимымтребовать от Ответчика оплаты выполненных работ по ___ этапа выполнения работ вразмере _____________ (расчет прибавляется), а также уплаты неустойки в размере___________ (расчет прибавляется), что вместе представляет ______________(расчет прибавляется).
На основании вышеизложенного, руководствуясь ____________________________
__________________________________________________________________
(указать соответствующие положения Договора и действующегозаконодательства)
ст. ст.________ Гражданского кодекса Украины, ст. ст. _________ Хозяйственного кодексаУкраины и ст. ст. 1, 2, 4, 12, 13, 15, 54, 57 Хозяйственного процессуальногокодекса Украины,
ПРОСИМ:
Взыскать из Ответчика денежные средства в размере ________________ вкачестве оплаты ____ этапа выполнения работ и уплаты неустойки.
Приложения:
1. Договор N ____________ от “___” _______________ ____ г.
2. Календарный план ________________.
3. Акт N ______________ от “___” _______________ ____ г.
4.Копия ____________ N __________________.
5. Документ,который подтверждает отправление Ответчику искового заявления и добавленных кней документов.
6. Документ,который подтверждает уплату государственной пошлины.
7. Документ,который подтверждает уплату расходов на информационно-техническое обеспечениесудебного процесса.
8. Документы, которые подтверждают обстоятельства, на которыеосновывается исковое заявление. Если исковое заявление подписано представителемистца, прибавляется доверенность, которая подтверждает его полномочия напредъявление иска.
“___”____________ 200_ г.
Образец №2
Исковоезаявление
обезвозмездном устранении недостатков товара ненадлежащего качества и возмещениеущерба и морального вреда
Цена иска: ___________________
“___” ______________ 200_ г. в________________________________________________________________
(наименованиеторговой организации)
Я приобрел ________________________________________________
(название и характеристика товара)
за который уплатил __________ грн. _______ коп.
Заключение договора купли-продажи подтверждается чеком, паспортом игарантийным талоном, которым предусмотрено, что гарантийный срок на__________________________________________ установлено в _________ (лет).
Уже “___” _________________ 200_ г._______________________________(название товара)
пересталработать, в связи с чем я обратился в сервисный центр фирмы__________________________________________________________________
(наименование,местонахождение)
гдемне сообщили, что не имеют возможности осуществить ремонт. Доставку вещи времонт мне, на основании моего письменного заявления, оплатить отказались, чеммне было причинены убытки в размере _______________ (расчет прибавляется).
Этимидействиями мне также причинен моральный вред, который заключается впереживаниях по поводу приобретения товара ненадлежащего качества, вневозможности пользования им, а также невозможности реализовать свои правапотребителя, предусмотренные действующим в Украине законодательством. Также я_________________________. Это подтверждается __________________________.
На основании вышеизложенного, руководствуясь ст. ст. 22, 23, 708, 709,1167 Гражданского кодекса Украины, ст. ст. 14 и 24 Закона Украины «Озащите прав потребителей», а также ст. ст. 24 и 137 Гражданскогопроцессуального кодекса Украины,
Прошу:
1. Обязать ____________________________________________________
(наименование торговойорганизации)
осуществить в двухнедельный срок за собственный счет ремонт проданного мне______________________________________________________ ненадлежащего качества, (наименованиетовара)
а также доставку его в ремонт и из ремонта.
2. Взыскать из Ответчика в качестве возмещения причиненных мне ущерба_______ грн. и в качестве возмещения причиненной мне морального вреда ______грн., а вообще ___________ грн.
Приложения:
1) Паспорт на товар.
2) Гарантийный талон.
3) Товарный чек магазина.
4) Копия искового заявления.
5) __________________.
____________________________
Дата
Подпись
Литература
1) Хозяйственныйпроцессуальный кодекс Украины от 06.01.91 №1798-XII
2) Закон Украины «Обэлектронных документах и электронном докуменообороте» от 22.05.2003 № 851-IV
3) ДСТУ 2732:2004«Делопроизводство и архивное дело» «Термины и определения»
4) Документообіг:організація та ведення.8-ме вид., перероб. і доп.—
Х.: Фактор,2008-432с.