Официально-деловаядокументация в школе (оформление бумаг)
Вшколе, как правило, нет специалистов по ведению официально-деловой документации.
Вцелях рациональной организации документационного обеспечения вобщеобразовательных учреждениях системы образования предлагаем следующие методическиерекомендации в работе по делопроизводству.
Непосредственноеведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается насотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, которыйобеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информируетруководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников снормативными и методическими документами по делопроизводству.
Документирование управленческой деятельности общеобразовательногоучреждения
Всостав документов общеобразовательного учреждения входят:
Организационныедокументы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем;положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура иштатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудовогораспорядка);
Распорядительныедокументы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы,планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммыи телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты идр.).
Документы,как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения,соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30–97 с изменением №12000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов истабильный порядок их расположения.
ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения основныхи оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.
Приказвступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.
Оформляетсяприказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующиереквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания,заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:
· Достоверностьи объективность описываемой ситуации;
· Полнотаинформации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
· Краткостьи лаконичность;
· Нейтральностьи наличный характер изложения;
· Безэмоциональнаяоценка ситуации и фактов;
· Соответствиесодержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции,определенной уставом общеобразовательного учреждения;
· Следованиенормам официально-делового стиля речи.
Текстприказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемыхдействий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послужившийоснованием для подготовки приказа:
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилиидолжностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю»,ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делитсяна пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждыйпункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия,выраженного глаголом в неопределенной форме.
Отдельныезадания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться ввиде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Напервом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
Приложение(1,2…)
кприказу от 11.02.2001 №2
Еслив приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнемуглу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
кприказу от 02.02.2001 №12
Страницыприказа и приложений нумеруются как единый документ.
Приказможет быть подписан:
· руководителем;
· лицом,исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
· заместителем(если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).
Неразрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту илидругие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридическойсилы.
Подписьруководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.
Вкниге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так каксуществуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок иисправлений внесенных в нее записей.
Вследза подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подписьрасшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.
Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условноразбить на 4 блока:
· организацияУВП
· Финансово-хозяйственнаядеятельность
· Личныйсостав
· учащиеся
Вработе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тожевремя, т.е. носят цикличный характер.
Распоряжение
Распоряженияиздаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции исоставляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряженияхотделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую»,«Обязываю», «Считаю необходимым».
Процессыприменения управленческих решений общеобразовательного учреждения и самирешения документируются с помощью протоколов конференций, педагогическихсоветов.
Протоколы оформляются в специальной тетради и содержатследующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименованиевида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-формасбора и наименование органа самоуправления.
Текстпротокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводнаячасть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь»,«Присутствовали»).
Вводнаячасть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.
Вопросыповестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки.Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.
Вопросыперечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация),наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительномпадеже.
Нерекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное».
Каждыйвопрос должен быть конкретизирован.
Основнаячасть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построениезаписи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали– выступили – постановили (решили)», а также протоколируются вопросы иответы.
Впрактике применяется краткая форма протокола, когда указываются только списокприсутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Выпискаиз протокола
Выпискаиз протокола содержит следующие реквизиты:
наименованиеобщеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок ктексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении,направлении в «дело».
К информационно-справочным документам, образующимся в процесседеятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.
Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующийсостав реквизитов:
· наименованиеобщеобразовательного учреждения,
· дату,
· ссылкуна индекс и дату входящего документа,
· адресат,
· резолюциюруководства,
· заголовокк тексту,
· текст,
· отметкуо наличии приложения,
· подпись,
· отметкуоб исполнителе,
ТЕЛЕФОНОГРАММА. Телефонограмма включает следующие реквизиты:
· дата,
· текст,
· подпись,
· фамилиилиц, принявших и передавших телефонограмму.
Текстне должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована иподписана лицом, от имени которого она передается.
Справка
Справка– документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справкибывают двух видов:
1.Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий вдеятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации илируководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, порученийи представляются в установленные сроки.
Текст такой справки состоит из двух частей:
Впервой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй –приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются.
Вэтом состоит отличие от докладной записки.
Справкадолжна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательногосбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.
Справки,составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.
Справкисоставляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководительучреждения.
Датойсправки является дата ее подписания.
2.Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы,занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяютсяунифицированные трафаретные бланки.
Такогорода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) илиучреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.
Текстначинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, окотором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации илиучреждения, куда она представляется.
В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:
· справкаоб обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
· справкао подтверждении перевода из другого ОУ;
· справкадля сотрудников.
Справкиподписывает руководитель учреждения.
Докладные и объяснительные записки.
Докладная записка может выполняться рукописным способом.
Этодокумент, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации,имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы ипредложения составителя.
Текстдокладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаютсяимевшие место факты или описывается ситуация, и 2 – где излагается предложение,просьба.
Текстудокладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога«О», «Об».
Докладнаязаписка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитовбланка.
Объяснительныезаписки –документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа илиобъясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительныезаписки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа,оформляются на общем бланке учреждения.
Объяснительныезаписки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков иповедения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги своспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащихнаиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное делооформляется после издания приказа о приеме на работу.
Личныедела ведутся на всех работников ОУ.
Документыв личных делах располагаются в следующем порядке:
· Внутренняяопись документов дела;
· заявлениео приеме на работу;
· направлениеили представление;
· анкета;
· листокпо учету кадров;
· автобиография;
· копияпаспорта;
· документыоб образовании;
· аттестационныйлист;
· выпискииз приказов о назначении, перемещении, увольнении;
· дополнениек личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий илиналожении взысканий, о награждении и т.д.).
Вличное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки осостоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказовоб отпусках и другие документы второстепенного значения.
Личныедела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам.Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.
Приработе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранеесделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного делаимеющиеся там документы.
Личныедела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Длявысылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходиморазрешение руководителя данного ОУ.
Личныедела имеют длительный срок хранения.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельностирабочих и служащих.
Трудовыекнижки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавшихсвыше 5 дней.
Поступающиена работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копиютрудовой книжки), оформленную в установленном порядке.
Приемна работу без трудовой книжки не допускается.
Руководствомдля директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек напредприятиях, в учреждениях и организациях» №162 от 20 июня 1974 года.
Вобразовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланковтрудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:
*книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Учебно-педагогическая документация.
Школьныедокументы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток,помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи вдокументах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущеймашинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники,допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью.Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,
Исправляетсяследующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можнобыло прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенныеисправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформившихдокумент.
Учебно-педагогическаядокументация школы состоит из:
· алфавитнойкниги записи учащихся,
· книгадвижения;
· личноедело учащихся;
· классныежурналы;
· журналыфакультативных занятий;
· журналыгрупп продленного дня;
· книгаучета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
· книгаучета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
· книгаучета выдачи золотых и серебряных медалей;
· книгипротоколов педагогического совета школы;
· книгиприказов;
· книгиучета личного состава педагогических работников;
· журналпропущенных и замещенных уроков.
Присмене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшими вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.
Вделах школы должна находиться выписка из решения администрации района озакреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.
Вделах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки,книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основныетребования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.
Алфавитная книга записи обучающихся.
Алфавитнаякнига записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все
учащиесяшколы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилииучащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, вкоторых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, ипо каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записиучащихся в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбытиеучащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указаниемпричины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и датаприказа, указывается причина выбытия.
Еслиранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, сновавозвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, приэтом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе«Дата поступления в школу».
Прииспользовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или инуюбукву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующихномеров по каждой букве.
Исправленияв книге скрепляются подписью директора школы. Книга постраничнопронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатьюшколы.
Личное дело учащихся.
Личноедело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступленияи до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся,итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальныеграмоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихсяв 10–11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личномделе обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.
Вличную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма №286(сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодныхмедицинских осмотров. Личное дело учащихся 1–4 классов ведутся учителями, 5–11классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер,соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное делоучащихся хранится в школе.
Классный журнал.
Классный журнал – государственный документ установленного образца.
1. Классныежурналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общимисведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгусоответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
2. Классныйжурнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний настраницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
3. Приналичии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранитьих в течение недели.
4. Распределениестраниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работев соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждуюучебную дисциплину:
1 час в неделю
– 2 страницы
2 часа в неделю
– 4 страницы
3 часа в неделю
– 5 страниц
4 часа в неделю
– 7 страниц
5 часов в неделю
– 8 страниц
6 часов в неделю
– 9 страниц
5. Всезаписи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой всоответствии с установленной формой.
Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.
Журналучета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителемдиректора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения опропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основанииправильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записейв классных журналах и т.д.).
Учитель,который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале.Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованногорабочего времени и подсчета заработка.
Прием и регистрация документов
Регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочныхцелях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так иобразующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.
Неподлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информациядля сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляетсяперечень нерегистрируемых документов.
Регистрациядокументов производится в день их поступления.
Контроль сроков исполнения документов
Ответственностьза своевременное и качественное исполнение документов несут руководительобщеобразовательного учреждения.
Всяпоступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется всоответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Еслисрок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы,заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.
Документсчитается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в немвопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записанадата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата,должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
Есливсе, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, безнаписания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решениивопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если поразрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией(секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться уисполнителя на контроле.
Документснимается с контроля после его исполнения.
Составление номенклатуры и формирование дел
Составлениеноменклатуры дел.
Вцелях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения,обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производитсяклассификация документов.
Классификациядокументов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел, заводимыхв делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков иххранения
Формированиедел.
Формированиедел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатуройдел.
Формированиедел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.
Приказыпо основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу(назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках,командировках и т.д.
Обеспечение сохранности дел
Ответственностьза сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.
Деладолжны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействиясолнечного света.
Изъятиеи выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Список литературы
1. Документооборот иделопроизводство в школах. Москва. 2002.
2. Делопроизводство. Вобразовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004.
3. Фриш Г.Л. Годоваяциклограмма приказов по школе. Москва. 1999.
4. Фриш Г.Л. Номенклатурнаядокументация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива» 2001.
5. Перечень типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указаниемсроков хранения. Москва. 2000.
6. Справочник руководителяОбразовательного учреждения. №4 2003 стр. 16–26
7. Справочник руководителяОбразовательного учреждения. №5 2003 стр. 43–51