КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
на тему: «Документооборот:понятие, способы совершенствования»
Введение
Делопроизводствосоставляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания(или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляютпроизводственные отношения как внутри предприятия, так и с другимиорганизациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновенииимущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими,арбитражными и третейскими судами [2, c. 79].
Управленческаядеятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощьюдокументов, которые одновременно являются источником, результатом иинструментом этой деятельности.
В современномучреждении основными технологическими инструментами работы с документамиявляются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей иобъединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие местаделопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, топоявляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Полноеупразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизмперсонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязньпрозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает послевнедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советскоготипа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать иредактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронномдокументе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любогозначимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшниестандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электроннымидокументами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства илидокументооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанныес обработкой документов – от использования текстовых процессоров до системуправления потоком работ и управления базами данных. В результате в этукатегорию попадает очень широкий спектр программных продуктов [8, с. 16].
1.Документооборот. Понятие
Понятие«документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. Втрудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства,таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировалиосновные положения организации документооборота, даны теоретические обоснованияглавных положений рациональной организации движения документов – распределениедокументов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направлениедокументов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. Влитературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов,движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытканормативной регламентации единых принципов организации документооборота быласделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документациии документооборота». В проекте были изложены правила организации работы сдокументацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки,исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единаягосударственная система делопроизводства» установили единообразие пониманиядокументооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получениядо завершения исполнения или отправки».
Документооборотявляется важным звеном в организации делопроизводства в организации(учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, нои скорость движения документов. В делопроизводстве документооборотрассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления,его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.Основными правилами организации документооборота являются:
–оперативноепрохождение документа с наименьшими затратами времени;
–максимальноесокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должнобыть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещениядокументов);
–порядокпрохождения и процесс обработки основных видов документов должны бытьединообразными.
Соблюдениеэтих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службыделопроизводства – возможность централизованного выполнения однородныхтехнологических операций. Основой структуры любого документооборота являетсядокумент. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) вкомплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностейпредставления информации на каждом из носителей.
Организациядокументооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движениедокументов. Организация документооборота объединяет всю последовательностьперемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), всеоперации по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке)документов в дело. Документооборот является важной составной частьюделопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованныйдокументооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации(учреждении)[7, с. 34].
1)Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящихдокументов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иноевремя ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанынепосредственно во входящем документе.
2)Исходящие. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый изучреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации навходящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основевнутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов можеттребовать поступления входящих документов (например, запросы в другиеорганизации).
3)Внутренние. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределыподготовившей его организации. Данные документы используются для организацииработы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленноерешение управленческих задач в пределах одной организации.
Регистрациядокумента – запись учетных данных о документе по установленной форме,фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Индексациядокументов в делопроизводстве – это проставление их порядковых(регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации,указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Контрольисполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должнаобеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
От правильнойпостановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность,надежность функционирования аппарата управления, организация и культура трудаперсонала управления.
Делопроизводствов организациях имеет три основные системы:
1. централизованную;
2. децентрализованную;
3. смешанную.
Выбор системыделопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационнойструктуры организации.
Прицентрализованной системе все операции, связанные с документационнымобеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всейорганизации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контрольисполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество ихобработки.
Придецентрализованной системе все виды работ с документами производятсянепосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводствокаждое функциональное подразделение ведет самостоятельно [10, с. 309].
При смешаннойсистеме делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции)осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление исоставление документов, формирование дел) производятся в других функциональныхподразделениях.
Порядокдвижения документов в организации включает в себя организацию документооборота,включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно–поисковыхсистем по документам организации, контроль их исполнения./>2. Способы совершенствования документооборота
На данныймомент среди способов, направленных на совершенствование документооборота,выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота исокращение объема документооборота.
К первойгруппе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: созданиемоделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карттехнологического процесса, разработка рациональных схем документооборота,составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числуспособов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота,относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочениядокументационной нагрузки во времени с целью более равномерного еераспределения [9, с. 33].
Сокращениеобъема документооборота связывается с регламентацией документирования,уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации,созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированныхтребований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Главноеусловие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основнымметодом упорядочения процесса документирования является унификация какотдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практикеэто выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающихсостав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. Приунификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, несоответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификацииорганизационно–распорядительной документации количество применяемых формсократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках такжеспособствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных формзакрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеетнормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, кодпо ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование,виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годоваяпотребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, датапредставления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятсясоответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачахучреждения.
Такимобразом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самымсократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребностикаждой формы лимитирует изготовление бланков.
3.Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствованиядокументооборота
В связи сразвитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированныхсистем управления появляется возможность использовать электронныйдокументооборот [11, с. 207].
Автоматизированные рабочие места.
Согласно Государственной системе документационного обеспеченияуправления автоматизация работы с документами осуществляется с использованиемперсональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ),сформированных на их основе.
Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющегодоступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. Взависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.
Для объединения компьютеров в единый комплекс используютсяразличные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного),волоконно–оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информацияпередается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю)[11, с. 120].
Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетейразрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводстваорганизации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системеавтоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов)предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службыделопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.
К современным техническим средствам автоматизации информационно–управленческойдеятельности относятся:
1) персональные компьютеры, объединенные в сети;
2) электронные пишущие машинки;
3) текстообрабатывающие системы;
4) копировальные машины;
5)коммуникационные средства, телефонная техника;
6)средства для автоматизации ввода архивныхдокументов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носителиинформации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическимизаписями);
7)средства для обмена информацией – электроннаяпочта;
8)видеоинформационные системы;
9)локальные компьютерные сети;
10) интегрированные сети учреждений.
К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляютсяследующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной идостоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информациив базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную иадминистративную деятельность; обеспечение оперативной связи с другимиисточниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.
Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят вследующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированнойинформационно–поисковой системы; возможности работы с персональной базой данныхи другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительнымиисточниками информации; наличии технических средств для печати документов.
Электронные офисные системы.
Офисная система – это программная среда, ориентированная насовместное, скоординированное использование электронных методов обработки,хранения и передачи информации.
Круг задач электронной офисной системы:
1)автоматизация рутинных операций, снижение (илиликвидация) бумажного потока;
2)организация одновременного доступа к документамразличных пользователей;
3)осуществление эффективного поиска информации;
4)обеспечение высокой скорости и необходимогокачества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечить эффективноевыполнение следующих функций:
1) ввод,подготовка и редактирование документов;
2) регистрациядокументов;
3) совместнаяработа над документами;
4) контрольисполнения документов;
5) созданиебаз данных (хранение документов);
6) приеми пересылка документов;
7) систематизациядокументов, формирование дел;
8) подготовкак хранению и архивное хранение дел.
Рассмотрим несколько характерных офисных систем.
Система автоматизации делопроизводства идокументооборота «Дело».
Система поддерживает полный жизненный циклдокумента в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. Вней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции,так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок обисполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод напечать стандартных журналов, справок и сводок.
Система включает в себя 2 продукта:
1) «ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базеСУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства вмасштабе всего предприятия (учреждения).
2) «ДЕЛО–Секретарь» – полнофункциональная однопользовательскаяверсия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольшихорганизаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен поэлектронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».
Система «Дело»настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия(учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел исхему доступа к различным документам) [11, с. 158].
Система электронногодокументооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»
Система включает в себя3 продукта:
1. «Делопроизводство» – комплект баз данных для автоматизациидокументооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документовпредприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений;статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическуюдоставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архивадокументов.
2. «Малый офис» – комплект баз данных для автоматизации офиснойдеятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрациядокументов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс–лист, Заказы товаров и услуг,Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планированиевремени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров,Приказы и распоряжения, Внешние контакты.
3. «Канцелярия» – система автоматизации документооборота предприятия.Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции;подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящейкорреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контрольпереадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формированиесводок и отчетов.
Система автоматизацииделопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупныхорганизации на базе DOCS Open и Work Route.
Применяется длякомплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управленияделовыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и среднихорганизаций [4, с. 36].
Используется поэтапноевнедрение автоматизированной системы:
1) автоматизация централизованной службы ДОУ;
2) автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;
3) автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;
4) автоматизация централизованного архива.
Система автоматизацииконфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima–Workflow».
Система «Optima–Workflow» предназначена дляавтоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки,тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциальногодокументооборота.
Система отслеживает ификсирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. Всистеме поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современныеметоды криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи длязащиты от преднамеренного или случайного вмешательства.
Система управления неструктурированной информацией предприятия набазе платформы Documentum.
Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовымидокументами, изображениями, чертежами, веб–страницами, аудио– и видеофайлами,отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можноприменять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задачуправления.
Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративнымсодержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:
1) обеспечивает создание, управление, обработку, распространение иархивирование информации любого содержания по определенным пользователембизнес–правилам;
2) устанавливает связи между частями содержания, позволяяиспользовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;
3) предоставляет возможность интеллектуального анализа содержанияинформации, упрощает ее публикацию и распространение.
Делопроизводство в управлении обществом осуществляют сиспользованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначеннойдля автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнениядокументов. Эффективность информационно–поисковой системы достигается за счетразработки и применения классификационных справочников: виды документов,корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированнойсистеме, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют поего реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (полюбому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или ваннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинациюатрибутов текста.
Контрольная база данных программного комплекса систематизируетсяпо срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, вчастности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральныхорганов исполнительной власти и иных государственных органов, решения советадиректоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.
Электронный документооборот сокращает информационные потоки дооптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора,обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизацииэтих процессов.
/>Заключение
В связи сразвитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированныхсистем управления вопрос об эффективности документационногообеспечения управления становится все более актуальным. Внедрениесистемы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота.Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимальногоминимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки ипередачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Так же средиспособов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются двегруппы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объемадокументооборота.
Задачасокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количествасоздаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производстводокументов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.
Библиографическийсписок
1. Андреева В.И. Работас документами в делопроизводстве/ В.И. Андреева // Документооборотфирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел–Синтез». – 2005. –144 с.
2. Алексеева Е.В. Архивоведческиеаспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов/ Е.В. Алексеева,П.П. Афанасьева // Секретарское дело. – 2007. – №6. – С 79–83.
3. Артамонова И.Л. Изопыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова //Секретарское дело. – 2006. – №3. – С 23–26.
4. Бадьина А.В. Электронныйдокументооборот фирмы/ А.В. Бадьина // Делопроизводство. – 2007. – №1.– С 34–39.
5. Банасюкевич В.Д. Новыйтиповой перечень/ В.Д. Банасюкевич / Делопроизводство. – 2007. – №1. – С32–38
6. Вялова Л.М. Организациядвижения документов/ Л.М. Вялова/ Секретарское дело. – 2006. – №2. – С16–20.
7. Емышева Е.М. Методикасоставления номенклатуры дел/ Е.М. Емышева // Секретарское дело. –2008. – №3. – С 31–34.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство/Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум // Справ.Пособие. – 4-е издание, доп. – Омск: Фирма «ЛЕО». – 2005. – 51 с.
9. Кузнецова Т.В. Документыи делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум;составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. – М.: Экономика. – 2007.– 271 с.
10. Кирсанова М.В. Курсделопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/ М.В. Кирсанова,Ю.М. Аксенов. – 2 изд. – М.: ИНФРА-М. – 2006. – 339 с.
11. Кузнецов С.Л. Делопроизводствона компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве/ С.Л. Кузнецов.– М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел – Синтез». – 2006. – 232 с.