Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации

СОДЕРЖАНИЕ Введение 1 Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации 1.1 Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей 1.2 Структура сообщения электронной почты, состав, критерии и содержание ее элементов 1.3 Использование электронной почты в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности организации 2 Особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия (на
примере СП «Софтформ» ООО) 2.1 Софтформ» ООО 2.2 Распределение обязанностей при работе с электронной почтой внутри организации 2.3 Управление документами электронной почты, технология функционирования и обеспечение безопасности ее на СП «Софтформ» ООО.3 Прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты 75 3.1
Пути совершенствования использования электронной почты в документационном обеспечении управления организации 3.2 Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации 3.3 Защита документов электронной почты: организационно-правовые и делопроизводственные аспекты использования электронной почты в деятельности организации 87 Заключение 94 Список использованных источников 96 ВВЕДЕНИЕ
Электронная почта – удобное и надежное средство общения, миллионы людей на визитных карточках рядом с номером телефона пишут свой e-mail. Поток информации в Internet состоит из электронной корреспонденции, и многие люди, подключившись к Internet, пользуются в основном лишь этой услугой. Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик. Отцом электронной почты по праву считается профессор Рей Томлисон, ведущий инженер компании BBN Technologies. Первое электронное сообщение 2 октября 1971 года долго гонялось между двумя компьютерами лаборатории
В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социаль¬ной жизни общества. Информация, закрепленная в докумен¬тах, составляет основную часть информационных ресурсов орга¬низаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и време¬ни, а также обеспечивать свидетельства деятельности организа¬ций (фиксировать управленческие
действия, подтверждать реше¬ния, определять права и ответственность работников и т. д.). Традиционно в деятельности организаций использовались до¬кументы на бумажных носителях. Применение новых инфор¬мационно-коммуникационных технологий в сфере управленчес¬кой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую фор¬му, то есть к появлению документов, в которых информация пред¬ставлена в электронно-цифровой форме и может быть вос¬принята
человеком только при помощи соответствующих про¬граммных и технических средств. Работу с документами преимущественно в электронной фор¬ме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает хранить¬ся и использоваться в такой форме на постоянной основе. Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях элек¬тронная почта (далее – ЭП) постепенно вытесняет бумажную переписку. Ее популярность обусловлена рядом факторов, среди которых:  высокая скорость пересылки информации;  низкие затраты на создание и пересылку информации, в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т. д.;  удобство составления, в том числе возможность многократ¬но использовать заранее составленные электронные шаблоны; 
возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации. Документированная информация, пересылаемая посредством ЭП, может иметь важное значение как для текущей деятельнос¬ти организаций, так и в перспективе в качестве источника рет¬роспективной информации о деятельности организации и ее от¬дельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для
обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необхо¬димых в текущей деятельности организаций, а также при исполь¬зовании в будущем. Объектом работы является СП «Софтформ» ООО. Предмет – электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации. Целью работы является изучение научно-методических аспектов использования электронной почты в документационном обеспечении организации. В связи с поставленной целью в работе необходимо решить
следующие задачи: 1) рассмотреть сущность электронной почты как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации; 2) охарактеризовать особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия на примере СП «Софтформ» ООО; 3) исследовать прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты. 1 Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации 1.1 Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей Электронная почта (electronic mail, E-mail) – это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы
данных документов, записей назначенных встреч, новостей. К преимуществам электронной почты относятся [7, c. 93]:  высокая скорость пересылки сообщений;  на обмен информацией затрачиваются несколько минут, в то время как при использовании обычной авиапочты на пересылку корреспонденции затрачивается не менее недели;  экономичность;  одна страница текста передается за доли секунды,
а по телефону необходимо затратить несколько минут;  возможность работать с текстом, а не со звуком (голосом), что позволяет обдумать и отредактировать ответ во время обмена информацией, особенно на иностранном языке, не требуется мгновенная реакция;  одновременная пересылка по нескольким адресам;  удобный способ для передачи приглашений, рекламных сообщений и т.п.;  передача файлов вместе с письмом.
Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094. Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или её эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (компьютера). После появления распределённой глобальной системы имён DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена — [email protected] — пользователь user на машине example.com. Электронная почта является мощным маркетинговым инструментом и просто незаменима
при решении целого ряда практических задач. Однако активная реклама и маркетинг с помощью электронной почты могут нести с собой и отрицательные последствия для получателей писем. Их почтовые ящики заполнены рассылками навязчивой рекламы (spamming). Поставщики почтовых услуг предлагают различные средства для борьбы со spam-письмами. А в почтовых программах можно установить специальные фильтры на запрет получения писем от определенных
адресатов. Для того чтобы сообщение было получено, необходимо указывать электронный адрес получателя. Адрес электронной почты (электронный адрес) – адрес абонента, получаемый при заключении договора с провайдером или при создании "почтового ящика" на любом из серверов, предлагающих эту услугу бесплатно. Электронный адрес состоит из двух частей, разделенных знаком @: [email protected] [14. c. 34]:  username – это имя пользователя.
В качестве него может использоваться фамилия абонента, его имя, фамилия и имя, или псевдоним, разделенные точкой, тире, символом подчеркивания. После него ставится разделитель @;  hostname – имя хоста – компьютера, предоставляющего почтовые услуги;  domain – доменный адрес – домен верхнего уровня, указывающий чаще всего на регион нахождения владельца электронного адреса. Почтовый сервер – специальный компьютер, предназначенный для получения, пересылки по сети почтовых сообщений и хранения информации до востребования. С помощью почтового сервера производится управление сеансом связи, проверка достоверности информации и паролей при запросах, поддержка справочников с адресами пользователей. Почтовый ящик – специально организованное место на диске сервера для хранения корреспонденции. При создании почтового ящика каждый абонент дополнительно, помимо почтового адреса, указывает свой индивидуальный пароль. Он необходим в момент доступа к своему почтовому ящику.
Передача почтового сообщения от клиента к своему поставщику почтовых услуг серверу (SMTP) осуществляется по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Затем информация кодируется и отправляется по сети от одного сервера к другому, пока не достигнет сервера входящей почты POP (Post Office Protocol) получателя. После того как получатель установит связь с почтовым сервером, письмо будет загружено на его компьютер.
Как правило, один и тот же сервер может выполнять функции обслуживания исходящих и входящих сообщений (как SMTP, так и POP). Для организации работы необходимо [14, c. 35]:  выбрать сервер, предоставляющий почтовые услуги;  зарегистрироваться в качестве нового пользователя, ответив на вопросы предлагаемой анкеты. В результате создается личный почтовый ящик, для доступа к которому необходимо ввести имя пользователя
(Login или username) и пароль (password). Пароль (password) – уникальная комбинация символов. В противоположность username в качестве пароля нельзя выбирать свое имя или инициалы как в прямом, так и обратном порядке. Не рекомендуется использовать числа, год рождения или номер паспорта, название улиц. Рекомендуется использовать слова, которых нет в словаре, например, записать слово с ошибкой, или первые буквы какой-то фразы. Не стоит устанавливать один и тот же пароль на разных машинах. Виды работы с электронной почтой – off-line (вне связи) и on-line (на линии, на связи) [3, c. 48]:  on-line – режим работы, при котором пользователь во время сеанса связи находится в контакте с почтовым сервером;  off-line – режим работы, когда пользователь подключается к почтовому серверу только для отправки (получения) предварительно подготовленной корреспонденции. В настоящее время тип работы off-line является наиболее распространенным.
Эффективную работу с электронной почтой в этом режиме обеспечивают клиентские почтовые программы. Почтовая программа пользователя (почтовый клиент) предназначена для создания, отправки, получения и переадресации почтовых сообщений, позволяет использовать различные кодировки, передачу вложенных файлов. Для каждого вида операционной системы существуют различные почтовые клиенты. В то же время существуют многофункциональные комплексы программы, содержащие утилиты различного назначения
– Web-клиент (браузер), почтовый клиент, редактор HTML и др. Например, Microsoft Internet Explorer (Web-Браузер) интегрирован с Outlook Express (программой для работы с электронной почтой и телеконференциями), NetMeeting (программой для интерактивной голосовой связи) с FrontPage (программой для создания и публикации Web-страниц) и другими сервисными приложениями.
Многие провайдеры информационных услуг предоставляют клиентам почтовый ящик бесплатно, например, можно зарегистрировать почтовый ящик на серверах www.yahoo.com, www.yandex.ru, rambler.ru, mail.ru и др. При этом почтовое взаимодействие можно осуществлять с помощью Браузера по протоколу HTTP через специальные Web-формы. Почтовые услуги различных провайдеров отличаются объемом дискового пространства для хранения корреспонденции, сервисными слугами. Для русскоязычного Интернета проблемой является кодировка кириллицы. Исторически стандарты кодирования русских букв неоднократно менялись. В электронной почте и телеконференциях принят стандарт KOI-8, а в операционной системе Windows действующий стандарт – CP1251. Многие отечественные бесплатные почтовые серверы используют программы автоматического определения
вида кодировки и перекодирования данных. Другие, например beep.ru, предлагают пользователю самостоятельно выбрать кодировку. Если же письмо все-таки оказалось "испорченным", остается найти программу перекодировщика в Интернет и самостоятельно "исправить" письмо. К сожалению, иногда перекодировать и восстановить сообщение не удается. CP1251 – таблица кодировки в Windows, начиная с версии 95, в которой русские буквы идут в естественном
порядке. E-mail (Electronic Mail – электронная почта) – служба, которая позволяет любому пользователю сети передавать и получать электронные сообщения. KOI-8 – кодировка кириллицы в почтовых службах, в которой буквы стоят не по алфавиту. Таблица кодировки составлена так, чтобы при потере старшего бита во время передачи сообщения его можно было прочесть записанным латинскими буквами. POP (Post Office Protocol) – протокол для передачи исходящей почты.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) – протокол передачи входящей почты. Spamming (рассылка навязчивых сообщений, замусоривание) – рассылка пользователям Интернет ненужной рекламы. Usenet (новости) – служба, которая позволяет создавать сообщения (электронные новости), похожие на сообщения электронной почты, но предназначенные не для личного обмена, а для публичного обсуждения. Схематически процесс работы с электронной почтой изображен на рис. 1.1. Рис. 1.1 – Принцип работы электронной почты Работу с почтовым сервером можно представить в виде несложной схемы. Пользователь отправляет на сервер запрос на авторизацию, получает доступ к необходимым функциям, проводит все необходимые операции и отключается. При этом обращение к почтовой системе происходит с помощью следующих сетевых протоколов (набор правил, позволяющий осуществлять соединение и обмен данными между двумя включенными в сеть компьютерами) –
POP3, SMTP и IMAP4. POP3 и IMAP4 реализованы для получения и просмотра почты, в то время как SMTP – для отправки [49, c. 137]. POP3 (англ. Post Office Protocol Version 3 — протокол почтового отделения, версия 3) используется почтовым клиентом для получения сообщений электронной почты с сервера. Следует обратить внимание на то, что этот протокол используется почтовым клиентом, то есть программой, предназначенной для получения и работы с входящей
почтой. Таким образом, на верхушке модели POP находится персональный компьютер, работающий в качестве агента почтовой системы, в память которого загружаются письма с почтового сервера. POP3 работает в три стадии: авторизация, транзакция и обновление. После того как клиентская программа установит соединение с удаленной почтовой системой, начинается стадия авторизации. Авторизация предполагает идентификацию пользователя на сервере при помощи имени
пользователя и пароля. Если авторизация успешна, пользователь получает доступ к почтовому ящику и наступает время транзакции. Во время транзакции пользователь совершает все основные действия по работе с почтой – просмотр новых сообщений, запрос списка всех сообщений, удаление сообщений. По окончании транзакции происходит обновление и сеанс работы с почтовым ящиком прекращается. Операции по протоколу POP3 производится с использованием следующих команд: USER, PASS, QUIT, STAT, LIST, RETR, DELE, NOOP, LAST, RSET. При этом сервер должен выдавать ответы на каждую команду +ОК либо – ERR. Любой из ответов означает, что произошло обращение к серверу и что сервер может ответить на команды, а, следовательно, обрабатывать запросы пользователя. Протокол IMAP4 (Internet Message Access Protocol) позволяет клиентам получать доступ и манипулировать
сообщениями электронной почты непосредственно на сервере. Пользователь управляет своими сообщениями на сервере так же, как и если бы они находились на компьютере. Изначально IMAP был разработан для замены POP3 и потому имеет следующие преимущества по сравнению с последним [49, c. 135]:  письма хранятся на сервере, а не на клиенте. Возможен доступ к одному и тому же почтовому ящику с разных клиентов.
Поддерживается также одновременный доступ нескольких клиентов. В протоколе есть механизмы, с помощью которых клиент может быть проинформирован об изменениях, сделанных другими клиентами;  поддержка нескольких почтовых ящиков (или папок). Клиент может создавать, удалять и переименовывать почтовые ящики на сервере, а также перемещать письма из одного почтового ящика в другой;  возможно создание общих папок, к которым могут иметь
доступ несколько пользователей;  информация о состоянии писем хранится на сервере и доступна всем клиентам. Письма могут быть помечены как прочитанные, важные и т. п.;  поддержка поиска на сервере. Нет необходимости скачивать с сервера множество сообщений для того чтобы найти одно нужное;  поддержка онлайн-работы. Клиент может поддерживать с сервером постоянное соединение, при этом сервер в реальном времени информирует клиента об изменениях в почтовых ящиках, в том числе о новых письмах;  предусмотрен механизм расширения возможностей протокола. Стадии работы протокола IMAP4 совпадают с POP3. Основными командами IMAP4 являются LOGIN – авторизация на сервере при помощи имени пользователя и пароля, при этом и имя, и пароль передаются по сети в открытом виде и для защищенного входа лучше использовать команду AUTHENTICATE, которая использует различные механизмы шифрования.
Выбор каталога, с которым будет работать пользователь, происходит с помощью команды SELECT, а информация о каталоге предоставляется по команде EXAMINE. Так же в протоколе IMAP4 предусмотрены команды STATUS, LIST и др. В общем, IMAP4 – гибкий и многофункциональный протокол с широкими возможностями. Он обслуживает более 20 различных команд клиента по управлению состоянием своей почты.
SMTP (англ. Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи почты) — это сетевой протокол, предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP. В настоящее время под «протоколом SMTP», как правило, подразумевают ESMTP и его расширения. ESMTP (англ. Extended SMTP) — масштабируемое расширение протокола SMTP. SMTP протокол используется для отправки почты от пользователей к серверам и между серверами для
дальнейшей пересылки к получателю. Чтобы доставить сообщение до адресата, необходимо переслать его почтовому серверу домена, в котором находится адресат. В настоящее время протокол SMTP является стандартным для электронной почты и его используют все клиенты и серверы. Сам по себе протокол SMTP не имеет возможности отсылать текст на национальных языках (например, кириллице), а также отправлять двоичные файлы (такие как изображения, видеофайлы, программы или архивы). Для снятия этого ограничения был разработан стандарт MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions), который описывает способ преобразования двоичных файлов в текстовые [28, c. 156]. Сервер SMTP — это конечный автомат с внутренним состоянием. Клиент передает на сервер строку команда<пробел>параметры<перево д строки>. Сервер отвечает на каждую команду строкой, содержащей код ответа и текстовое сообщение, отделенное
пробелом. Между сервером и клиентом возникает «электронный диалог». Следует отметить, что все вышеописанные низкоуровневые команды работы с протоколами уже прописаны в памяти ваших программных клиентов или функциональных модулях веб-страниц, поэтому их использование Вам не грозит, просто вводите имя пользователя в нужное поле, а клиент уже сам генерирует команду user. Выбор почтового сервера зависит от ваших целей и возможностей: обычным пользователям необязательно
тратиться на платную и иногда дорогостоящую почтовую систему, в то время как предприятиям лучше не экономить, а выбирать более безопасный вид связи. Работа с почтовым сервером проходит по следующей несложной схеме: авторизация – транзакция – обновление – отключение. Небольшой совет: Имя пользователя для почтового ящика выбирайте проще, а пароль сложнее, но так, чтобы можно было вспомнить. Если Вы используете программный продукт для работы с почтовой системой – то, запомните,
протокл POP3. Если пользуетесь почтой непосредственно на сервере (например, заходите на страницу Mail.ru и все транзакции совершаете там), значит, Вы работаете по протоколу IMAP4. Рабочую корреспонденцию, особенно если род деятельности состоит в частых командировках, лучше хранить на сервере для удобства доступа к ней из любой точки мира посредством глобальной сети. При отправке почты письмо доходит до почтового сервера домена, а потом уже до адресата. Электронное письмо состоит из следующих частей [14, c. 27]. 1. Заголовков SMTP-протокола, полученных сервером. Эти заголовки могут включаться, а могут и не включаться в тело письма в дальнейшем, так что возможна ситуация, когда сервер обладает большей информацией о письме, чем содержится в самом письме (так, например, поле RCPT TO указывает получателя письма, при этом в самом письме получатель может быть не указан).
Эта информация передаётся за пределы сервера только в рамках протокола SMTP, и смена протокола при доставке почты (например, на узле-получателе в ходе внутренней маршрутизации) может приводить к потере этой информации. 2. Самого письма (в терминологии протокола SMTP — ‘DATA’), которое в свою очередь состоит из следующих частей, разделённых пустой строкой: 3. Заголовков письма. В письме указывается служебная информация и пометки почтовых серверов, через
которые прошло письмо, пометки о приоритете, указание на адрес и имя отправителя и получателя письма, тема письма и другая информация. 4. Тела письма. В теле письма находится, собственно, текст письма. Согласно стандарту, в теле письма могут находиться только символы ASCII. Поэтому при использовании национальных кодировок, различных форм представления информации (HTML, RTF, бинарные файлы) текст письма кодируется по стандарту
MIME и не может быть прочитан человеком без использования декодера или почтового клиента. Почтовый клиент — программа, предназначенная для получения, написания и хранения электронной почты. Мир почтовых клиентов интересен тем, что здесь не найти доминирующего продукта. Кроме того, немало пользователей всемирной сети предпочитают работать с почтой через Web-интерфейс, используя браузер [21, c. 93]. Все современные популярные почтовые клиенты умеют работать через протоколы POP и IMAP. В качестве десерта, некоторые разработчики расширяют наш рацион возможностью работы с группами новостей USENET и чтением RSS-новостей. Рассмотрим некоторые из самых популярных почтовых клиентов. 1. The Bat! 3.62 PRO. Интерфейс The Bat! является эволюционным развитием технологий, заложенных еще в девяностые годы прошлого столетия. За последние годы почтовый клиент обрел новые черты в виде красивых
иконок на панели инструментов, а сами панели можно перемещать мышью в пределах всего рабочего окна программы (рис. 1.2). Рис. 1.2 – Интерфейс The Bat! 3.62 PRO The Bat! показывает неплохую скорость работы. Почтовый клиент демонстрирует среднее время первой загрузки и довольно быстро отображает сообщения с рассылками, имеющими HTML-форматирование. Обладая многопоточностью, The
Bat! позволяет получать и отправлять письма одновременно, что повышает скорость взаимодействия с серверами (рис. 1.3). Скромные системные требования позволяют летучей мыши быстро работать даже на устаревших рабочих станциях. Рис. 1.3 – Отправка сообщения в почтовом клиенте The Bat! Мощные инструменты управления шаблонами позволяют гибко настраивать приветствия и подписи в соответствии с вашими предпочтениями. The Bat единственный почтовый клиент, в котором вы можете применить
выравнивание "по ширине" в текстовом режиме. Кроме того, если вы перепутали регистр букв, то это можно быстро исправить с помощью специальной группы функций. Быстрые шаблоны позволяют автоматизировать ввод часто употребимых фраз. Поддержка "девизов" придает дополнительный шарм и элементы юмора в личной переписке. Серьезные проблемы начинаются, когда вы переходите в режим создания сообщений в формате HTML. Вы не можете разорвать цитату и вынуждены целиком вводить свой текст над/под исходным сообщением. При изменении формата из HTML в простой текст количество строк в сообщении удваивается. Вслед за каждой информативной строкой будет следовать еще одна, пустая [30, c. 156]. Создаваемое сообщение в формате HTML превышает размер аналогичного текстового сообщения более чем в 4 раза. The Bat! ориентирован на серьезного пользователя, для которого предоставляется масса сервисных
функций. Процесс обмена сообщениями с сервером тщательно визуализирован, вы можете видеть наглядный индикатор, отображающий прогресс работы. Весьма полезным бывает наличие журнала работы, где сохраняется информация обо всех сетевых операциях. The Bat! способен экспортировать/импортировать почту, работая с множеством форматов. The Bat! обладает возможностью работы в качестве сервера в локальной сети. Собственный HTML движок, используемый в The Bat не позволяет добиваться точной передачи форматирования
в сообщениях. Искажения касаются, в первую очередь, отображения таблиц. В настройках сортировщика писем можно создавать мощные фильтры, позволяющие не только распределять входящую почту по нужным папкам, но и экономить входящий трафик, загружая только те сообщения, которые удовлетворяют определенным условиям. По каждому фильтру ведется статистика работы, позволяющая видеть его эффективность. Подключив внешние модули, вы можете добиться эффективного уничтожения спама.
The Bat! имеет собственную адресную книгу, не связанную с Windows Address Book, что ограждает пользователей летучей мыши от дополнительного источника проблем с безопасностью. Вы можете ставить пароли на отдельные почтовые ящики, что повышает вашу личную безопасность. Например, можно поставить пароль на ящик Work, в котором вы ведете переписку с любовницей, оставив остальные ящики доступными для семейного просмотра. 2. Mozilla Thunderbird 1.5. Интерфейс Mozilla Thunderbird, а также структура меню и настроек во многом повторяет браузер Mozilla Firefox. Mozilla Thunderbird – единственный почтовый клиент, в котором вы можете отображать все учетные записи как в одной группе папок, так и в отдельных группах (рис. 1.4). Простота и интуитивность настроек омрачается одним фактом – процедура ввода пароля учетной записи сделана по принципу браузера. При первом обращении к серверу вам предложат ввести пароль, который можно
сразу запомнить. В дальнейшем до настроек паролей можно будет достучаться только из раздела приватности. Подобный механизм не применяется в почтовых клиентах и может вызывать затруднения у новичков [30, c. 157]. Рис. 1.4 – Интерфейс Mozilla Thunderbird Возможность смены тем оформления, помноженная на их огромный выбор, не позволит скучать любителям изменения внешнего вида программ. Иногда при отправке больших писем на медленном канале почтовый клиент внезапно выдает ошибку, которая
связана с тем, что если время отправки сообщения превышает 600 секунд, то программа считает, что связь нарушена и выдает соответствующее сообщение. Схожие проблемы могут возникать и во время приема сообщений. Встроенный HTML-редактор не знает себе равных среди конкурентов, используя элементы полноценного редактора Mozilla Composer. Письма в формате HTML оказываются лишь на несколько процентов больше по размеру, чем их текстовые аналоги. Mozilla Thunderbird имеет библиотеку смайликов, но не утяжеляет сообщения графикой
(рис. 1.5). Вместо этого, в письма добавляются специальные HTML-теги, которые интерпретируются почтовыми клиентами как смайлики. Набираемые вами сообщения, регулярно автоматически сохраняются в папку Черновики, так что если в квартире выключат свет, ваша нервная система практически не пострадает. Виртуальные папки могут работать с фильтрами, затрагивающими сразу несколько учетных записей. Любопытна также возможность автоматического удаления вложений прямо на сервере. Рис. 1.5 – Отправка сообщения Mozilla Firefox Mozilla Thunderbird обладает полноценной поддержкой виртуальных папок. Вы можете назначать стандартные фильтры, действие которых основывается на нескольких учетных записях. Обучаемая система блокировки спама отгораживает вас от неприятных сообщений.
Предварительная загрузка заголовков выполнена в общем окне программы. Богатый выбор предустановленных фильтров позволяет гибко варьировать выборочный показ сообщений [21, c. 78]. В Mozilla Thunderbird включены инструменты борьбы с мошенническими приемами в электронной почте (например, подделка заголовков). Подозрительные письма автоматически обнаруживаются и помечаются страшным клеймом ("scam" очень созвучно со словом "spam"), которое вы можете при необходимости
снять, доказав порядочность адресата. 3. KMail 1.8.2. Меню и настройки программы выполнены в традиционном стиле, их освоение не вызывает сложностей (рис. 1.6). Широкие возможности импорта позволяют переносить почтовые базы из множества клиентов (Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Opera M2, Evolution и другие). Почтовый клиент очень быстро загружается, умеренно расходует оперативную память.
Если ваш компьютер не тормозит по вине высоких системных требований, то KMail не станет камнем преткновения. Рис. 1.6 – Интерфейс почтового клиента KMail 1.8.2 Создание сообщений происходит в стандартном окне редактора, не имеющего каких-то ярких отличий от конкурентов. Удобно реализована панель орфографии, с помощью которой вы можете на ходу переключать язык. Если во время создания сообщения в формате HTML, вы запутались в шрифтах, то с помощью одной кнопки на панели инструментов вы можете вернуть все значения по умолчанию. Серьезный недостаток редактора заключается в том, что проверка орфографии на лету не работает в режиме HTML. KMail может отображать смайлики в виде графики, в том числе созданные с помощью специальных тегов. Если выделить часть текста сообщения, то при ответе будет процитирован не весь оригинал, а только его выделенная часть [21, c. 79]. Поддержка управления с помощью горячих клавиш доведена до совершенства.
Вы можете произвольно назначать горячие клавиши на многие события, в том числе на переход в произвольные папки с письмами. KMail обладает двумя группами фильтров. Первая группа обрабатывает почту на сервере, а вторая хозяйничает на локальном носителе. Возможность мощной фильтрации почты до непосредственной загрузки сообщений позволяет более экономно расходовать трафик. KMail обнаруживает антивирусное
ПО в дистрибутиве, с помощью которого проверяет на вирусы всю входящую корреспонденцию. 4. Becky! 2.24.02. Новичку будет сложно освоить неброский интерфейс программы (рис. 1.7). Здесь нет красочных стартовых страниц и других помощников в освоении. Рис. 1.7 – Интерфейс Becky! 2.24.02 Однако простая, лаконичная система меню оказывается зачастую эффективней, позволяя без особых усилий относительно быстро войти в курс дела.
Becky удивительно быстрый почтовый клиент. Малое время первой загрузки, моментальное открытие окон, уверенная работа на узких каналах, очень скромные системные требования. Составление сообщений в формате HTML осуществляется при помощи подключения библиотек Internet Explorer. Вы можете подключить внешний HTML редактор и использовать даже MS Word в качестве инструмента для создания сообщений. В качестве признаков цитирования допустимо применение инициалов, полного имени пользователя, а также той части электронного адреса, что располагается до символа "@". Цитирование в формате HTML осуществляется с помощью тех же самых символов. Первой уникальной способностью клиента является возможность правки сообщений прямо в окне просмотра (direct editing). Вторая уникальная функция редактора – возможность правки исходного
HTML-кода во время создания сообщения [19, c. 87]. Менеджер писем в стиле The Bat! становится хорошим тоном для многих почтовых клиентов, среди которых и наша японская девушка. С помощью почтовых списков вы можете создавать небольшие рассылки. Рис. 1.8 – Отправка сообщения с помощью почтового клиента Becky! В Becky! весьма любопытно реализованы функции органайзера.
Вы заносите какие-либо предстоящие события, на которые можно назначить получение/отправку сообщения, а также открытие черновика для редактирования. Процесс обмена сообщениями (рис. 1.8) с сервером индицируется лишь в пределах статусной строки, а после завершения работы с сервером девушка хранит партизанское молчание – никаких уведомлений о приходе новой почты. Вы можете назначать стандартные фильтры, как на входящую почту, так и на исходящую.
Поддержка виртуальных папок отсутствует. Для автоматического обнаружения и уничтожения спама вам придется установить специальный плагин. Можно запретить полный показ входящих HTML-сообщений, вместо которых будет отображаться лишь их текстовая информация. При обращении к вложенному в письмо файлу, Becky! выводит сообщение о потенциальной опасности. 5. PocoMail 4.0. Настройка панели инструментов очень напоминает
Outlook Express. Помимо этого, вы можете менять раскладку окон и цветовой рисунок. Любители неожиданностей могут выбрать "случайную" цветовую схему. Структура меню имеет много общего со встроенным в Windows почтовым клиентом, но окно настроек программы подозрительно напоминает The Bat! (рис. 1.9). Рис. 1.9 – Интерфейс почтового клиента PocoMail Несмотря на красочный внешний вид, программа обладает скромными системными требованиями. Открытие сообщений происходит очень медленно, причем низкая скорость наблюдается даже с письмами в текстовом формате. Отличительной чертой PocoMail является библиотека графических смайликов с неплохим дизайном. PocoMail позволяет подготавливать произвольные шаблоны для сообщений, в которых допустимо применение переменных. Подключение русского словаря позволяет осуществлять проверку орфографии по мере
набора текста, однако литературный корректор PocoMail строг. Очень часто простые слова, в которых невозможно совершить ошибку, оказываются подчеркнутыми красной чертой. Например, "привет", "почта" т.д. Расстояние между символами при наборе текста с использованием кириллицы меньше традиционного, что не очень удобно. Первая уникальная особенность PocoMail – это возможность автоматического архивирования
почтовой базы. Удачным решением можно считать наличие кнопки быстрого вызова свойств просмотра сообщений. Кроме того, вы можете открывать сообщения в любом браузере. Важно лишь, чтобы ваш браузер имел статус установленного в системе по умолчанию. PocoMail обладает мощным обучаемым инструментом автоматического обнаружения спама. Изюминка заключается в том, что когда вы вручную выполняете какие-либо действия, связанные с сортировкой
почты, то программа это запоминает и в будущем может повторять за вами уже в автоматическом режиме. Обучаемость алгоритма программы выходит за рамки фильтрации спама. Разумеется, в почтовом клиенте есть традиционные фильтры, а также постепенно становящиеся стандартном – виртуальные папки [19, c. 88]. Для просмотра вложенных файлов можно использовать встроенный безопасный инструмент. 6. Evolution 2.4.0. Являясь почтовым клиентом GNOME, Evolution требует наличия навыков работы в этой рабочей среде. С точки зрения пользователя, Evolution не представляет особой сложности для изучения, особенно если вы когда-то пользовались почтовым клиентом Outlook. В ином случае, многое может показаться непривычным. Панель инструментов (рис. 1.10) практически не настраивается, многие функции
Evolution не распространены среди популярных конкурентов и требуют отдельного изучения. Evolution грамотно обрабатывает цитирование, вставляя в начало каждой строки HTML сообщений сплошную вертикальную черту, а в текстовые письма символ ">". Библиотека графических смайликов позволяет визуально выразить свои эмоции по ходу создания сообщения. Календарь и планировщик позволяют Evolution чувствовать себя уверенно в корпоративной среде.
Используя дополнительный компонент под названием Exchange Connector можно работать с Microsoft Exchange, при этом используя не только почту, но и публичный календарь. Возможность подключения дополнительных модулей расширения позволяет еще больше расширить спектр задач, решаемых с помощью Evolution. Помимо стандартных фильтров, Evolution имеет встроенный обучаемый инструмент обнаружения спама [19, c.
89]. 7. Opera M2 8.50. Являясь частью интегрированного пакета, почтовый клиент не вызовет никаких затруднений при наличии навыков работы с браузером Opera. Однако освоение программы с нуля может вызывать серьезные затруднения. Интерфейс Opera M2 представлент на рис. 2.10. Рис. 1.10 – Панель инструментов почтового клиента Evolution 2.4.0 Рис. 1.11 – Интерфейс почтового клиента
Opera Opera чрезвычайно быстрый почтовый клиент, не отягощенный грузом HTML редактора. Высокие скоростные характеристики наследуются от браузера. Почувствовать настоящую скорость можно в момент нажатия кнопки "Ответить". Редактор вызывается моментально, без каких-либо задержек. Обзор сообщений в формате HTML (рассылки) происходит на огромной скорости, обеспечиваемой собственным движком Presto. Opera M2 обладает примитивным редактором сообщений, основная цель которого "принять" набираемый вами текст. Поддержка HTML отсутствует. Opera M2 был первым популярным почтовым клиентом, где реализация виртуальных папок была выполнена на высочайшем уровне. Почтовый клиент умеет сортировать вложения по тематике – видео, музыка и др. Вы можете ставить дополнительные метки на сообщения, помимо традиционных.
Авторы последних писем автоматически добавляются в список горячих контактов. Адресная книга, открывающаяся в боковой панели главного окна, позволяет быстро добавлять адресаты в ваши сообщения. Из любого выделенного текста в браузере можно создать новое сообщение в почтовом клиенте. Почтовый клиент имеет небольшие недочеты, связанные с обработкой кириллицы. При работе с группами новостей иногда неверно определяется кодировка заголовков сообщений [51, c.
357]. Помимо стандартных фильтров и виртуальных папок, Opera M2 обладает обучаемым алгоритмом фильтрации почты, предлагающим три степени защиты. Вы можете вручную помечать сообщения как спам, и в этом случае обучаемость фильтра позволяет отсеивать похожие сообщения. 1.2 Структура сообщения электронной почты, состав, критерии и содержание ее элементов Для того, чтобы воспользоваться электронной почтой необходимо наличие электронного адреса.
Электронный адрес состоит из нескольких частей. Первая – логин под которым вы зарегистрированы, вторая – @. За «собакой» следует – имя того сервера (или домена), к которому вы прикреплены. Электронный адрес индивидуален и неповторим. В мире может проживать множество Джорджей Бушей, но только один имеет адрес [email protected]. Итак, приобретая доступ к Сети у провайдера, вы автоматически получаете свой первый адрес электронной почты и личным почтовый ящик, имя которого в большинстве случаев совпадаем с вашим пользовательским логином для входа в Сеть. Можно создать несколько электронных ящиков. Зачем нужны несколько электронных адресов? И на этот вопрос ответить нетрудно: во-первых, всегда полезно иметь один постоянный адрес, который не будет зависеть от того, через какого провайдера вы входите в Сеть. Во-вторых, каждый пользователь Сети «живет» сразу в нескольких параллельных потоках жизни.
Работа, профессиональные обязанности. Хобби, общения с кол¬легами по увлечению. Личная жизнь, наконец. И для каждого «по¬тока» существует своя собственная «струйка» электронных писем, которые неплохо было бы разделить. А значит, для каждого вида переписки можно завести свой собственный почтовый ящик. Бесплатные почтовые ящики нередко используются для соблюдения анонимности – в самом деле, по адресу типа [email protected] невозможно понять даже то, в какой стране живет его владелец!
Независимые почтовые ящики бывают гораздо вместительнее своих «официальных» коллег [51, c. 359]. Помимо базовых характеристик (скорость работы, размер почтового ящика и так далее), главное, чем отличаются независи¬мые «почтовики» друг от друга вид доступа к почтовым сооб¬щениям. Выбор собственного адреса (точнее, той его части, что стоит непосредственно перед «собакой») – операция очень ответственная. Ведь нам с вами нужен адрес, запоминался бы просто и мог сказать что-то о своем
хозяине. В выборе имени мы не ограничены, за исключением тех случаев, когда нужное имя уже зарегистрировано на другого пользователя. К примеру, не слишком стоит надеяться на то, что, подключившись к крупному провайдеру, вы сможете зарезервировать для своего адреса свое имя: [email protected] или [email protected] Саш и Игорей в Сети предостаточ¬но, и почти наверняка подобные адреса оказались «забиты» еще несколько лет назад. Заметьте – никаких пробелов в e-mail адресе не предусмотре¬но, в случае необходимости для разделения слов можно воспользоваться знаком А можно не зацикливаться на собственном имени, а придумать себе «сетевое прозвище» – «ник». Простое, емкое и оригинальное. Чтобы открыть новый почтовый ящик, в левом верхнем углу нажмите ссылку "Регистрация в почте". Необходимо будет заполнить анкету регистрации. Символ "*" означает, что заполнение полей обязательно. "
E-mail" – имя вашего почтового адреса (например ivanov, vasya или petrov2007). Выберите почтовый сервер (mail.ru, inbox.ru, list.ru, bk.ru). "Пароль" – это сочетание символов для доступа к почтовому ящику. Самыми лучшими паролями считаются сочетания букв, цифр и специальных символов (например "#", "$", "%", "&"), да к тому же длина пароля 8-12 символов.
Хотя каждый сам вправе устанавливать пароли [51, c. 360]. Имя и пароль почтового ящика должно быть обязательно латинскими буквами. В блоке "Если вы забудете пароль" рекомендую ответ на секретный вопрос писать как можно сложнее, иначе почтовый ящик может быть взломан простым подбором популярных фраз. Дополнительная информация – это дело сугубо личное и за небольшим исключением разница не влияет.
Чтобы закончить регистрацию, введите в поле число, указанное на картинке, это связано с защитой от автоматических регистраций. Да, имя вашего почтового ящика может быть уже кем-то занято, в таком случае сервер выдаст сообщение и автоматически вам предложат несколько похожих незанятых имен. Чтобы начать работать, перейдите по ссылке http://www.mail.ru или же вставьте эту ссылку в адрес открытого браузера. Чтобы открыть почтовый ящик, наберите ваше имя и пароль, которые вы указывали при регистрации. Там же выбираем и почтовый сервер. Если вы не хотите, чтобы на компьютере сохранялся пароль и имя ящика (например общественный компьютер, интернет – кафе или рабочий компьютер), поставьте галочку "Чужой компьютер". При последующем открытии сайта вам придется заново набирать данные ящика. Для электронных подписок на почтовые рассылки, участие в форумах и т.д. лучше иметь отдельный ящик, чтобы можно было удалить без проблем. Спам – это массовая рассылка рекламных объявлений по электронной
почте без согласия на это получателей, непрошенное рекламное сообщение, сетевой мусор, мусорная почта, рассылаемые по электронной почте. Представьте себе, что вы живете во Владивостоке, и получаете сообщение по почте о рекламе какого-нибудь коттеджного участка или продажи канцелярских товаров в Москве. Когда такое письмо попадается один – два раза в месяц, еще не страшно, а когда вам в день приходят 20-50 подобных писем, тут уж стоит задумываться.
В таком количестве писем можно и потерять что-нибудь стоящее и важное, удалив письмо. В худшем случае придется удалять почтовый ящик навсегда и делать новый. Почтовые клиенты, это специальные программы, установленные на компьютере пользователя и позволяют получать почту на компьютере, не используя браузер. Вся почта в таком случае сохраняется на компьютере и посмотреть ее можно будет потом. Чтобы получить почту, достаточно будет открыть почтового клиента и одним нажатием
клика получить посланное (при определенных настройках и соединении с интернет). Существует множество разновидностей почтовых клиентов, однако я заострюсь на двух популярных. Первый – это Outlook Express. Если у вас установлен Windows, то обычно он установлен вместе с операционной системой. В меню пуск -> программы вы должны его увидеть. Данный клиент больше всего подходит для рабочего компьютера и одного адреса электронной почты [10, c. 83]. Ниже предлагаются настройки для почтовых программ [17, c. 185]: электронный адрес (имя почтового ящика или e-mail address): полное название почтового ящика, включающее значок "@" и домен (для примера пусть будет ящик [email protected] и далее); сервер входящей почты (POP3-сервер): <точка><домен>, где <домен> – домен
Вашего почтового ящика для почтового ящика [email protected] – pop.mail.ru ); сервер исходящей почты (SMTP-сервер): <точка><домен>, где <домен> – домен Вашего почтового ящика (для почтового ящика [email protected] – smtp.mail.ru); имя пользователя на POP-сервере: имя почтового ящика без значка "@" и названия домена для почтового ящика [email protected] – ivanov); пароль: Ваш пароль к почтовому ящику [email protected]; порт входящей почты:
POP3 – 110, порт исходящей почты: SMTP – 25 или 2525. Для регистрации почтового ящика на Mail.ru заходите на сайт http://mail.ru/. Откроется страница, на которой в левом верхнем углу будет специальная форма (рис 1.12). Далее следует нажать ссылку «Регистрация в почте». Рис. 1.12 – Форма для входа и регистрации на Mail.ru
В настройках почтовой программы необходимо указать, что сервер исходящей почты (или сервер SMTP) требует авторизации. Открывается страница «Регистрация почтового ящика», представленная на рис. 1.13. Ничего сложного в заполнении регистрационной формы нет. Есть поля, обязательные для заполнения. Они помечены значком (*). Если их не заполнить, то почтовый ящик не зарегистрируется.
Остальные поля можно не заполнять. Поля с именем (1), фамилией (2), датой рождения (3) и полом (12) обязательны к заполнению, но никто проверять не будет, честно Вы написали, или нет. Далее следует ввести в поле E-mail (4) заготовленное заранее слово – название почтового ящика (только латинскими буквами). Приготовьтесь к тому, что простое имя, которое вы хотите использовать, уже занято, и Вы получите ответ, что почтовый ящик с таким именем уже есть. На этот случай заготовьте запасные варианты. Имя должно быть не более 16 символов. Кроме букв можно использовать цифры, знаки подчеркивания (_), точки (.), или минус (-), но начинаться название почтового ящика с этих знаков не может. Кроме того, если имя занято в домене mail.ru, можно проверить, не занято ли имя еще в трех доменах: inbox.ru, list.ru, bk.ru. Для этого нажимаете кнопку 5 и выбираете один из этих доменов в выпадающем списке.
Возможно Вам повезет и в одном из доменов выбранное Вами имя не будет занято. Когда под полем E-mail (4) появится фраза зеленого цвета: «Ящик с таким именем свободен» – значит все нормально. Рис. 1.13 – Регистрация почтового ящика на Mail.ru Если Вы собираетесь использовать почтовый ящик долго и для серьезных целей, то и пароль должен быть надежный. Он должен состоять не менее чем из 4 символов.
Русские буквы не допускаются. И, хотя мы любим использовать в пароле осмысленные слова, лучше будет, если в пароле используются различные знаки, а не только буквы и цифры. Дело в том, что если пароль взломают, Вы не только потеряете письма, но Вам еще будет проблематично вернуть себе почтовый ящик, в котором хакер сменит пароль. Чтобы убедиться, что пароль вы ввели правильно, в следующее поле вводите тот же пароль еще раз.
На случай, если Вы забудете пароль и вам придется отправлять запрос с просьбой напомнить пароль, нужно заполнить ячейку с ответом на секретный вопрос. Для этого в поле 7 выберите из выпадающего списка какой-нибудь вопрос, например, девичья фамилия Вашей матери, номер Вашего паспорта, а в поле 9 впишите ответ на этот вопрос. Вы можете придумать свой вопрос. Для этого в поле 7 выберите из выпадающего списка фразу «Свой вопрос», в появившемся поле 8 указываете это вопрос, а в поле (9) впишите ответ на этот вопрос. В поле 10 вписываете дополнительный e-mail, если он у Вас есть. На него придет Вам ответ с забытым паролем. Поля 10 и 11 заполнять не обязательно. Ваш пол выбираете путем переключения кнопки 12. Свою «Страну» и «Регион» выбираете из выпадающего списка (поля, не обязательные к заполнению).
Ниже, в разделе «Другие сервисы», по умолчанию стоит птичка напротив "Установить программу Mail.ru Агент". Создать персональную страницу на проекте «Мой Мир» – Это сервис наподобие "одноклассники.ру", только от mail.ru. В поле «Код» на картинке 13 , вводите цифры и буквы, которое Вы видите над этим полем. Цифры эти написаны вкривь и вкось, для того, чтобы не было автоматической
регистрации почтовых ящиков с помощью всяких хитрых программ. Если Вы не правильно введете этот код, то не зарегистрируете почтовый ящик до тех пор, пока не введете эти знаки правильно. Заполнив регистрационную форму, нажимаете кнопку «Зарегистрировать почтовый ящик». Представим небольшой обзор самых популярных бесплатных почтовых серверах, которые преодолели жесточайшую конкуренцию. Все они поддерживаются почтовыми программами
Outlook Express, The Bat и другими. 1. Mail.ru. Несмотря на ряд непростительных минусов, mail.ru сохраняет стабильную посещаемость и лидерство. Ежедневно счетчик фиксирует 5 с лишним миллионов пользователей электронных ящиков. Почтовая деятельность mail.ru значительно расширилась после того, как он выкупил первоначальные отдельные проекты: домены @bk.ru, @inbox.ru и @list.ru. Список возможностей достаточно большой и говорит о серьезном отношении к своей работе разработчиков ресурса: маил.ру агент – программа проверки новой почты на сервере; неограниченный объем ящика; максимальный размер письма 10Мб; удобный web-интерфейс; редактор HTML-писем; защита от вирусов и спама; поддержка почтовых программ; многофункциональная адресная книга; ежедневник для планирования времени; проверка орфографии; эффективные фильтры для почты; автоподпись и автоответчик; работа с почтой через WAP; cборщик почты с других серверов; настройка имени отправителя;
настройка уровня безопасности; подтверждение прочтения письма; переводчик для текстов писем; уведомления о новой почте. 2. Yandex.ru. Свое лидирующую позицию Yandex укрепил рядом собственных разработок. Вот неполный список возможностей Яндекс почты: размер почтового ящика – неограничен, пользователь может увеличить почтовый ящик порциями по 20 МБ по мере использования уже имеющегося пространства; максимальный размер входящего/исходящего
письма – 10 МБ; возможность работы через веб-интерфейс; поддержка POP3 и SMTP почтовых программ; возможность отсылать и принимать приложенные к письму файлы (attachment); всю почту Yandex.ru проверяют антивирусной программой DrWeb; адресная книга; сборщик почты с ваших почтовых ящиков на других серверах; фильтры для сортировки приходящей корреспонденции; автоответчик (при помощи фильтров); пересылка писем на другие адреса (при
помощи фильтров); перекодировщик писем; проверка русской и английской орфографии (спеллчекер); режим работы с повышенной безопасностью (https://) благодаря чему взлом яндекс почты перехватом паролей по пути к серверу невозможен. Взломать почту Яндекса практически невозможно, благодоря хорошей защите, можно только украсть пароли почты wwww.Yandex.ru у владельца электронного адреса, что тоже в принципе не так просто сделать; полнотекстовый поиск по почтовому ящику; благодоря собственной разработке – "Спамооборона" есть эффективная фильтрация массовых рассылок и спама; Спамоборона также доступна не только владельцам почтовых ящиков на нфтвуч, можно также проверять почту и из других ящиков; возможность отключения баннеров для веб-интерфейса почты; есть техническая поддержка. Серверы почты яндекс: Сервер входящей почты Яндекс (pop3-сервер): pop.yandex.ru (pop.narod.ru), сервер исходящей почты Яндекс (smtp-сервер): smtp.yandex.ru (smtp.narod.ru).
3. Hotmail.ru. История популярности этого сервера похожа на историю Mail.ru, который на 50% завоевал популярность, благодаря возрасту. Ежедневно услугами сервера пользуются 1 700 тыс. пользователей. Пока что, единственным преимуществом сервера Hotmail.ru является доступная система чатов, которая отличается от всех остальных чатов простотой. Чтобы пообщаться, пользователю достаточно иметь лишь браузер, поддерживающий
фреймы и JavaScript. Основные особенности бесплатной почты Hotmail.ru [10, c. 84]: &#61630; каждый зарегистрированный пользователь бесплатно получает на сервере 32 Мбайт дискового пространства, которые пользователь может самостоятельно отводить под почту и под сайт с возможностью ftp-доступа. Совершенно очевидно, что на сегодняшний день это самый лучший бесплатный хостинг; &#61630; необходимо пользоваться хотя бы одним из сервисов (веб-интерфейс,
POP3, IMAP, FTP) не реже чем раз в 50 дней. По прошествии 47 дней не использования всех сервисов пользователь уведомляется об этом письмом на его электронный адрес; &#61630; стандартные скрипты для сайта: Почтовая форма, Форумы, Счетчики, Голосование. Но объем почтового ящика слишком маленький, всего 32 Мб. Сервер связан с большинством российских провайдерских сетей каналом со скоростью 155 Мбит/с. 4. Rambler.ru. Rambler считается почтовым сервером для деловых людей. За сутки его посещают около 813 тыс. пользователей. Он проигрывает другим новым и прогрессивным бесплатным почтовым сервисам, которые начинают завоевывать рынок отечественной почты. В принципе, особо новаторских возможностей они не предлагают, хотя основные функции работают на должном уровне и не вызывают нареканий. Преимущество Rambler перед Mail в том, что его антиспамовая защита отвечает требованиям пользователей.
Перечислим основные возможности электронного почтового ящика на Рамблер.ru: бесплатное открытие почтового ящика; зарегистрировавшись в почтовой службе Рамблера, вы получаете персональный почтовый ящик размером до 100 Мб и можете работать с электронной почтой с любого компьютера, подключенного к Интернету; автоматическая фильтрация и обработка входящих сообщений; получение уведомлений о новых сообщениях
на пейджер; широкие возможности настройки фильтров входящих сообщений позволяют использовать почтовый ящик на сервере службы Rambler-почта в самых ответственных ситуация; появилась возможность управления папками и создания пользовательских почтовых фильтров. 5. Pochta.ru. Это очередной ветеран почтовой службы в сети. Несмотря на серию преимуществ, в последние несколько лет аудитория сервера упала до 65 тыс. посетителей
в сутки. Основные параметры предоставляемого бесплатного почтового ящика: процедура регистрации очень проста. Получить свой почтовый ящик достаточно просто, пользоваться им можно с помощью Web-интерфейса или своей почтовой программы; почтовые программы могут работать с ящиком по стандартным протоколам IMAP4 или POP3 для приема почты и SMTP для передачи почты; неограниченный объем почтового ящика и 20 Мб для создания своей странички. Первоначальный размер почтового ящика составляет 40 Мб. При уменьшении свободного пространства до 10 Мб на странице списка папок справа от индикатора занятости появляется ссылка "увеличить", позволяющая увеличить объем ящика на 40 Мб, и так неограниченное количество раз; допустимый суммарный размер письма – 15 Мб; максимальный размер присоединённого файла – 10 Мб. Количество файлов ограниченно только их общим объемом (от 10 до 15
Мб в зависимости от типа файлов); число контактов в адресной книге неограниченно; защита от спама (spam) и вирусов с помощью продуктов Лаборатории Касперского; фильтры сообщений; переадресация входящей корреспонденции на любой адрес; проверка орфографии на двух языках (русском и английском) [6, c. 103]. Однако если в течение шести месяцев вы не появлялись на своей почте, ваш аккаунт будет полностью удален. 6. Бесплатный почтовый сервер chat.ru – традиционная вотчина любителей
Web-доступа к почтово¬му ящику, почтовый рай для молодежи. И один из самых пе¬регруженных почтовых серверов в России. Но, несмотря на это, добрая половина владельцев второго почтового ящика держит его именно на Chat.ru. Предоставляет бесплатный почтовый ящик с адресом типа [email protected], а также место под персональную страничку. Объем ящика – до 10 Мбайт и еще 10 Мбайт для размеще¬ния страниц.
Доступ к почте: РОРЗ, WWW, переадресация. 7. Gmail.ru. Ничего особенного из себя сервер не представляет. Его ежедневная пользовательская аудитория едва превышает 4 тыс. Кроме простых пользователей почты, предоставляет сервис и владельцам сайтов, которые также могут создать на своем ресурсе возможность бесплатной раздачи посетителям электронных почтовых адресов в домене сайта.
Для пользователей сервер предлагает 14 доменов, на которых можно регистрировать свои ящики: @gmail.ru, @dinamomail.ru, @hrono.ru, @icqfoto.ru, @kievmail.ru, @lmail.ru, @mirabilis.ru, @radiomail.ru, @refer.ru, @spartakmail.ru, @tvmail.ru, @wmail.ru, @womenmail.ru, @elitemail.ru. На gmail.ru начала воплощаться мечта многих: чем больше используешь, тем больше получаешь. Каждые сутки ящик пользователей увеличивается на 1 Мб. 8. Hotbox.ru. Весьма перспективный новичок, бросивший вызов сразу всем именитым «почтовикам» в России. Список предоставляемых им услуг впечатляет, однако молодость этого ресурса заставляет от¬носиться к нему с некоторой осторожностью. Из отличительных особенностей сервера назовем хорошую систему предварительной фильтрации почты – откровенный «му¬сор» может отсеиваться прямо на сервере, не попадая в ваш по¬чтовый ящик, а также почтовый «автоответчик». Объем почтового ящика –
20 Мбайт (размер письма – до 15 Мбайт) и ещё 20 Мбайт для размещения персональной странички. Доступ к почте: РОРЗ, WWW, переадресация. 9. Сравнительно недавно возникший почтовый сервер на базе знаменитого поисковика Yahoo. Он был сделан на базе сервера Rocketmail и теперь набирает обороты. Стандартный набор услуг. Работает пока надежно. Много рекламы. Даёт адрес вида: имя@yahoo.com
Регистрация почты свободная и доступна на нескольких языках, так что проблем с регистрацией бесплатного почтового ящика не возникает: Основные достоинства почтовой службы: почтовый ящик объемом 1GB хоть и меньше чем у Google Mail, однако больше чем у многих почтовых служб в русскоговорящем сегменте сети; благодаря мощной защите от спама будет приходить только нужная почта; веб-доступ к почте из браузера в любой точке земли; защищенный режим для дополнительной безопасности
SSL. 10. Tut.by. Адрес типа [email protected]. Предоставляется 20 Mb. А теперь ещё 5 Mb под хостинг типа http://your_name.at.tut.by. Авторизированный SMTP. POP3&SMTP. Белорусский портал Tut.by предлагает воспользоваться бесплатной почтой с доменом, находящимся в национальной зоне Беларуси *.by – и на сегодняшний день этот бесплатный сервис является лидером среди бесплатных почтовых сервисов в Беларуси. Конечно, стоит отметить, что регистрация пользователей бесплатными почтовыми ящиками открыта не только для жителей нашей страны, но и всем пользователям Интернета без ограничений. Зарегистрировавшись на портале вы получите не только возможность пользоваться созданным бесплатным почтовым ящиком, но также получите возможность участвовать в проектах портала: jobs.tut.by, знакомства на love.tut.by, каталог ресурсов catalog.tut.by и форумы.
Создаваемый электронный email адрес будет обладать следующими параметрами: сначала 50 Мб, и далее можно неограниченно увеличивать размер ящика по необходимости; максимальный размер письма – 10 Мб; адрес вида [email protected]; поддерживает почтовых клиентов по протоколам POP3, IMAP4, SMTP; web-интерфейс (на русском и белорусском языках); возможность доступа к почте с мобильного телефона по WAP-протоколу; сбор почты с других почтовых серверов; антивирусная и анти-спам защита; правила
автоматической обработки писем (фильтры, автоответчик); проверка орфографии. 11. Newmail.ru "Новая почта" предоставляет 3 электронных почтовых ящика, которые не привязаны к логину. Кроме того, предоставляется возможность хостинга. Пока доступны домены: newmail.ru, nm.ru, hotmail.ru и nightmail.ru. Дают 32 Мбайт, из них 16 Мб под почту и 16 Мб под сайт и файлы с возможностью ftp-доступа.
Есть возможность создать чат. Предлагается также система информационных каналов. Среди иностранных серверов примечательны следующие [6, c. 104]: 1) Lycos Communication Center. Адрес типа [email protected]. Предоставляет 4 Mb. Вы получаете единый логин для всех проектов Lycos; 2) Hotmail.com. Адрес типа [email protected]. Возможность работы на ряде языков; 3) Mailandnews.com. Адрес типа [email protected]. Возможность работы на ряде языков. Предоставляется 10 Mb. Авторизированный SMTP. 4) Gmail.com от компании Google.com. Это пожалуй самая популярная почта по отзывам пользователей, поскольку предлагает порой действительно уникальные возможности. Основные преимущества: &#61630; пространство для хранения:
более 2000 мегабайт; &#61630; в течение этого тестового периода поддерживаются английский (СШA), английский (Великобритания), голландский, французский, немецкий, итальянский, японский, кoрейский, португальский, испанский, русский, китайский упрощенный и китайский традиционный языки, а также можно отправлять и читать сообщения электронной почты на многих других языках; &#61630; бесплатная автоматическая пересылка и доступ по протоколу POP3; &#61630; теперь можно просмотреть файлы, не загружая их.
В формате HTML можно просматривать следующие типы файлов: .pdf, .doc, .xls, .ppt, .rtf, .sxw, .sxc, .sxi, .sdw, .sdc, .sdd и .wml. Программа Microsoft Outlook является почтовым "клиентом" и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ [14, c. 117]. При работе в локальной сети она облегчает организацию информации и создание баз данных, обеспечивает
совместный доступ к ней. Помогает планировать и отслеживать встречи, события, задачи. Интеграция Microsoft Outlook с приложениями Microsoft Office позволяет создавать сообщения в любой программе Office, включая Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint. После запуска и входа в Microsoft Outlook окно программы может выглядеть по-разному, в зависимости от настройки. При работе с почтой наиболее удобным представляется автоматическое открытие папки "Входящие", сюда поступает новая почта и здесь хранятся все пришедшие сообщения (рис. 1.14). В левой части экрана отображаются основные элементы программы: «Календарь», «Контакты», «Дневник», «Заметки», «Корзина для удаленных документов», а также доступ к другим ярлыкам и папкам компьютера. Доступ к папкам Microsoft Outlook обеспечивается через раскрывающийся список в заголовке окна "
Входящие" или другой активной папки (рис. 1.15). Рис. 1.14 – Вид основного окна Microsoft Outlook и папки "Входящие" Рис. 1.15 – Список папок Названия папок говорят об их назначении [8, c. 72]. 1) "Исходящие". Папка предназначена для временного хранения отправляемых писем до соединения с почтовым сервером провайдера. 2) "Отправленные".
Здесь по умолчанию хранятся копии отправленных сообщений. 3) "Удаленные". Ненужные сообщения временно помещаются на хранение в эту папку. Для окончательного удаления сообщений из этой папки следует их выделить и нажать клавишу Delete. 4) "Черновики". Эта папка используется для временного хранения недописанных писем. В ней по умолчанию сохраняется письмо при выборе в меню "
Файл" пункта "Сохранить". Другие варианты настройки способов отображения информации в окне устанавливаются в меню "Вид" и приведены на рис. 1.16. Рис. 1.16 – Меню "Вид" папки "Входящие" Область просмотра папки "Входящие" чаще всего настраивается так, чтобы отображать основные реквизиты письма: адрес отправителя, тему, дату получения сообщения, особые отметки, значок прикрепленного файла. Щелчок левой кнопкой мыши по пиктограмме заголовка столбца позволяет выполнить сортировку писем по нужному параметру сообщения. Двойной щелчок в области темы письма позволяет открыть письмо в новом окне. Например, установка режима «Автопросмотр» позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его. Подменю "Текущее представление" обеспечивает фильтрацию, группировку и сортировку писем по различным критериям. Основные виды работ в
Microsoft Outlook можно выполнять непосредственно из папки "Входящие", впрочем, как и из любой другой папки, через меню "Файл" (рис. 1.17) или воспользовавшись пиктограммами панели инструментов (кнопки «Создать», «Ответить» и т.д.). На рис. 1.17 представлен состав меню "Файл" – "Создать". Рис. 1.17 – Меню "
Файл" окна Microsoft Outlook Другие возможности меню "Файл" связаны с работой с папками программы, архивацией и печатью сообщений, импортом и экспортом файлов, адресов и баз данных из других источников. Уточнить параметры основных операций с почтой, а также вызвать их можно в меню "Действия". Алгоритм создания сообщения зависит от того, новое это сообщение или ответ на поступившую
корреспонденцию. Создать новое сообщение можно из любого окна, выбрав в меню "Файл" команду "Создать" – "Сообщение" или нажав клавиши Ctrl+N. При этом открывается новое окно (рис. 1.18), в котором нужно заполнить поля «Кому», «Копия» и «СК» (скрытая копия), в поле «Тема» ввести тему сообщения. Рис. 1.18 – Окно для составления письма Выбрать имена адресатов из списка можно, нажав кнопку «Кому» или «Копия». В обоих случаях открывается окно доступа к адресной книге, где можно также уточнить или отредактировать сведения об адресатах, контактах и группах рассылки. В текстовом поле вводится текст сообщения и подпись. Если настройки предусматривают вставку в письмо автоподписи, то она появляется автоматически. Отправка сообщения выполняется нажатием кнопки «Отправить» [8, c.
73]. Для создания автоподписи можно в окне Microsoft Outlook воспользоваться меню "Сервис" – "Параметры". Затем на вкладке "Сообщение" выбрать тип подписи (если варианты подписей уже созданы) или создать автоподпись и снять или установить флажок "Не применять при ответе" (рис. 1.19). Рис. 1.19 –
Бокс для настройки автоподписи в меню "Сервис" В окне письма вставка подписи выполняется через меню "Вставка". Здесь же есть доступ к средствам создания и редактирования подписи. При ответе на полученные письма нужно в окне письма нажать кнопку «Ответить», чтобы ответить только отправителю сообщения. Чтобы ответить всем получателям, указанным в полях «Кому» и «Копия», следует
нажать кнопку «Ответить всем». Не раскрывая исходное письмо, можно выполнить те же действия из папки "Входящие", предварительно активизировав (подсветив) нужное письмо, обратиться к меню или к кнопкам панели инструментов. В любом случае открывается окно нового письма, в котором поля «Кому» и «Копия» заполняются автоматически. Текст исходного письма цитируется в текстовом поле письма. Письмо остается отредактировать и отослать. Для привлечения внимания к письму можно использовать следующие
средства [5, c. 164]: &#61630; установить параметры "важность": «Высокая» – или «Низкая» – ; &#61630; установить специальные отметки к исполнению (ответить, принять к сведению и т.д.) – . Приведенные значки будут отображаться в папке "Входящие", а в окне самого письма в заголовке появляется сообщение с установленной пометкой. Например, . Если ответ на письмо просрочен, через определенные интервалы времени будет появляться напоминание, сопровождающееся звуковым эффектом. Наконец, благодаря возможности использования редакторов для работы с сообщениями, можно управлять цветом шрифта и фона писем. Для отслеживания судьбы посланного сообщения перед его отправкой в меню "Параметры" в разделе "Параметры отслеживания" можно установить флажок "Уведомить о прочтении сообщения". Это вызовет автоматическую генерацию уведомляющего письма.
Папка "Контакты" является для электронной почты хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь – своеобразной базой данных корреспондентов. В папке "Контакты" могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, даты дня рождения и годовщины какого-либо события. Создание контакта выполняется из основного окна
Microsoft Outlook через меню "Файл" – "Создать" – "Контакт". При этом открывается окно "Контакта", представленное на рис. 1.20. Характеристики «Контакта» заносятся в отдельные поля. По любому полю или его части, например, имени или адресу может выполняться «Сортировка», «Группировка» и «Фильтрация контактов». 1.20 – Пример создания контакта
Аналогичным образом создается «Список рассылки» – для группы контактных лиц. В этом случае в меню "Файл" – "Создать" следует выбрать пункт "Список рассылки" ( ). Находясь в окне «Контакта» или «Списка контактных лиц», достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню "Действия", чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может засекаться время разговора, которое заносится в дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре [5, c. 164]. Для планирования производственной или личной деятельности предназначены папки "Задачи" и "Календарь". В "Календаре" можно представить события месяца, недели
или одного дня по часам (меню "Вид"). А в папке "Задачи" – список и описание отдельных задач. При работе в локальных и корпоративных сетях Microsoft Outlook можно настроить так, чтобы обеспечить доступ к этим папкам участников коллективной работы. Таким образом, при планировании мероприятий можно учесть занятость всех заинтересованных лиц, автоматизировать подготовку списков рассылок, проследить прохождение документации, установить выдачу
напоминаний о предстоящих работах, встречах и пр. Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer предоставляет следующие возможности [8, c.72]: &#61630; переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook; &#61630; совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате
HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web. 1.3 Использование электронной почты в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности организации В 2009 г. Белорусский научно-исследовательский инсти¬тут документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) ис¬следовал практику использования электронной почты (далее – ЭП) в деятельности организаций Республики Беларусь. В процессе исследования методом анкетирования было опрошено 75 госу¬дарственных органов и организаций различных форм собственнос¬ти и организационно-правовых форм из более чем 20 отраслей экономики и сфер деятельности. Проведенное исследование вы¬явило следующие факты и тенденции в использовании ЭП в деятельности организаций Республики Беларусь [39, c. 38]. Несмотря на широкое использование ЭП, документальное зак¬репление порядка работы с ней осуществляется
не во всех орга¬низациях. Около 16% респондентов отметили, что порядок рабо¬ты с ЭП в организации вообще не регламентирован, а в 19% случаев определяется лишь устными указаниями руководства. В организациях, стремящихся регламентировать порядок исполь¬зования ЭП, его документальное закрепление осуществляется в раз¬личных локальных правовых актах: инструкции по делопроизвод¬ству, инструкции по работе с ЭП, инструкции по информационной безо¬пасности, приказах
руководителя и т. д. При этом нередко порядок ис¬пользования ЭП закрепляется не в одном документе, а в нескольких (разные по характеру вопросы отражаются в разных документах). Возможность использования ЭП в различных организациях предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.).
При этом часто наблюда¬ется тенденция, при которой в организациях, не имеющих чет¬кой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных пра¬вовых актах, возможность использования ЭП организации полу¬чает практически любой работник, использующий в своей де¬ятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закреп¬ления порядка использования ЭП, права, ответственность и ог¬раничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (при¬казах, должностных инструкциях и т. д.). ЭП используется организациями для пересылки различных кате¬горий информации и документов. Среди них: организационные и распорядительные документы, договорная документация, плановая и отчетная документация, информация справочно¬го характера, электронные копии бумажных документов и др. Реже всего при помощи ЭП пересылается финансовая и бухгал¬терская документация.
При этом в организациях, где это происхо¬дит, для этого чаще всего используются защищенные сети (напри¬мер, Mail.gov.by в госорганах или система "Клиент-Банк"). Официальная (то есть юридически значимая) электронная переписка ведется в большинстве случаев в системе органов государственного управления и/или между соподчиненными орга¬низациями и их филиалами, а также структурными подразделени¬ями организаций.
Следует отметить, что в государственных орга¬нах официальной перепиской по ЭП признается лишь та, которая ведется с использованием межведомственной системы ЭП Mail.gov.by. Вместе с тем, в государственных органах система так называемой открытой ЭП (Интернет-почты) используется параллельно для ведения электронной переписки с гражданами и организациями, не подключенными к системе Mail.gov.by. Наибольшая часть как официальной, так и неофициальной электронной
переписки посредством ЭП ведется между органи¬зациями одной отрасли и соподчиненными организациями, а так¬же территориально удаленными структурными подразделения¬ми организации. Реже всего в государственных органах и иных организациях электронная переписка ведется с гражданами. Ряд государственных органов и организаций отметили, что ис¬пользуют две системы ЭП: одну – для ведения электронной переписки со сторонними корреспондентами и другую — для веде¬ния электронной переписки в рамках сети подчиненных (подве¬домственных) организаций (так называемая ведомственная ЭП). Несмотря на наличие в большинстве организаций системы ЭП, а также ее официального адреса (нескольких официальных адресов), более половины респондентов разрешают работ¬никам использовать личные (неслужебные) ящики ЭП для ведения служебной электронной переписки. В дополнение к это¬му во многих организациях, несмотря
на внутреннюю регламен¬тацию, продуманный комплекс ограничений на использова¬ние работниками ЭП отсутствует либо же данный вопрос рег¬ламентируется устными указаниями руководства. Там, где по¬добные ограничения существуют и закрепляются документаль-но, чаще всего они связаны с техническими особенностями (на¬пример, устанавливаются предельный объем и количество пере¬сылаемых сообщений, ограничения на типы пересылаемых фай¬лов), с вопросами информационной безопасности (например, огра¬ничиваются допускаемые
к пересылке категории информации), а также организационно-правовыми аспектами (например, допуска¬ется использование только для ведения переписки в рамках вы¬полнения служебных обязанностей) и этикой деловой переписки. В отношении правил этикета деловой переписки следует от¬метить, что они документально закреплены лишь у трега респон¬дентов, тогда как у большинства этот вопрос не регламентирован или же регламентируется только устными указаниями руководства. Электронная переписка с внешними корреспондентами в орга¬низациях
ведется как централизованно с использованием офи¬циального адреса ЭП (например, через службу ДОУ), так и де¬централизованно, когда каждое структурное подразделение ини¬циирует и ведет электронную переписку самостоятельно с исполь¬зованием собственного адреса ЭП (переписку от имени подразде¬ления ведет его руководитель или уполномоченный работник). Треть респондентов отметила, что работники, имеющие пер¬сональные ящики ЭП, имеют право самостоятельно вести элек¬тронную переписку от своего имени. В ряде случаев порядок ве¬дения переписки зависит от состава и содержания пересылаемой информации, в результате чего организации используют смешан¬ный (централизованный и децентрализованный) подход к веде¬нию электронной переписки в зависимости от ее содержания [39, c. 40]. При оформлении документов, пересылаемых посредством
ЭП, чуть более трети организаций стремятся применять те же пра¬вила, что и при оформлении бумажных писем, тогда как почти половина респондентов отметила, что порядок оформления со¬общений ЭП в организации не установлен. Регистрация электронной корреспонденции в большинстве случаев осуществляется вместе с бумажными или другими элек¬тронными документами в единых регистрационных формах или автоматизированной системе. При этом около 19% респонден¬тов отметили, что сообщения
ЭП регистрируются в специальной регистрационной форме или базе данных, предназначенной для регистрации только сообщений ЭП. В 13% случаев электронная переписка вообще не регистрируется и не учитывается. Зна¬чительное большинство (около 80%) респондентов использует в делопроизводстве перечни документов, не подлежащих регистрации. Чаще всего эти перечни используются и при работе с ЭП. Некоторые организации отметили, что регистрируют входящие сообщения
ЭП, содержащие информацию, получение которой плани¬руется в виде официальных бумажных документов. В половине слу¬чаев в организациях используется порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и группируются в дела вместе с бумажными документами или же в отдельные дела, предназначенные исключи¬тельно для распечаток электронной переписки. Примерно треть респондентов отметила, что фушшровка электронных сообщений в дела по номенклатуре дел вообще не производится. И только око¬ло 15% респондентов осуществляет хранение и группировку доку¬ментов, поступивших по ЭП, в электронном виде. В некоторых организациях используется смешанный порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и формируются в бу¬мажные дела либо хранятся только в электронном виде, в том числе в автоматизированных системах ДОУ. При этом сотрудники мно¬гих организаций, распечатывающие сообщения
ЭП, чаще всего про¬должают хранить их электронные оригиналы в почтовой системе (на почтовом сервере и/или в служебных почтовых ящиках). Следует отметить, что в случае распечатки, помимо основ¬ного содержимого, распечатывается достаточно ограниченный "стандартный" состав дополнительной информации: адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения и све¬дения о прикрепленных к сообщению файлах. Даже в тех органи¬зациях, где внедрены и активно используются автоматизирован¬ные системы
ДОУ, в силу различных причин параллельно с при¬менением автоматизированной регистрации и учета документов продолжают широко использоваться бумажные журналы и, в отдельных случаях, регистрационные карточки. При использовании ЭП в качестве инструмента согласова¬ния проектов документов в большинстве случаев она исполь¬зуется для неофициального (предварительного) согласова¬ния или визирования проектов документов. Случаи, когда проекты документов согласовываются по
ЭП в официальном порядке, характерны чаще всего лишь для органов государствен¬ного управления, использующих систему Mail.gov.by, или же для организаций, подключенных к ведомственной (корпоративной) компьютерной сети и согласовывающих (визирующих) внутрен¬ние документы в ее пределах. Около 40% участвовавших в анкетировании организаций при работе с документами используют системы электронного документооборота (далее – СЭД). Примерно столько же пла¬нируют их внедрение. Среди используемых СЭД большинство – системы белорусско¬го или российского производства либо же собственные разра¬ботки организаций. Чаще всего СЭД используются организациями для внутреннего (внутриведомственного) электронного документо¬оборота, тогда как для внешних коммуникаций применяется Интер¬нет-почта (в государственных органах – почта Mail.gov.by). Сре¬ди тех организаций, которые используют
СЭД, около трети имеют возможность работать с ЭП, используя функционал СЭД и не при¬бегая к иному программному обеспечению и почти половина орга¬низаций с помощью СЭД осуществляет управление сообщениями ЭП (их регистрацию и учет, наложение резолюций, виз и т. д.) [39, c. 41]. Проведенное анкетирование выявило, что в подавляющем большинстве организаций происходит рост объемов электрон¬ной переписки. При этом подобный рост неравномерен для различных организаций и
может колебаться от 1-2% до 200% в год. В государственных органах объем ежедневно отправляе¬мой и получаемой ЭП как минимум в два раза превышает объем бумажной корреспонденции. Малые объемы электронной пере¬писки, в том числе по сравнению с бумажной перепиской, чаще всего характерны для небольших организаций. Удостоверение ЭП при помощи электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) на постоянной основе осуществляет достаточно небольшое количество организаций.
Около тре¬ти респондентов используют ЭЦП "по случаю" (для подписания отдельных категорий документов). Чаще всего ЭЦП использу¬ется в организациях, подключенных к ведомственным (корпора¬тивным) системам электронного документооборота или к специ¬ализированным системам межведомственного электронного до¬кументооборота (Mail.gov.by, система "Клиент-Банк" и т. д.). Аналогичным образом обстоит дело и с использованием шиф¬рования1 при пересылке сообщений ЭП. Около четверти респондентов отметили, что ЭЦП для удостоверения сообщений ЭП они применять вообще не планируют. В подавляющем большинстве организаций, в том числе в тех, где определен порядок использования ЭП, правила хранения электронных сообщений не регламентированы. В половине слу¬чаев сроки хранения электронных сообщений определяются работ¬никами самостоятельно,
и только в 30% случаев в этом участвуют служба ДОУ, архив и экспертная комиссия организации. При ведении переписки посредством ЭП более половины оп¬рошенных организаций используют собственный почтовый сер¬вер (Microsoft Exchange, Lotus Notes, Sendmail, Postfix и др.). Те, кто его не имеют, пользуются услугами сторонних почтовых серви¬сов, как платных, так и бесплатных, в том числе публичными бес¬платными серверами (например, tutby или mail.ru)
пользуется око¬ло 20% респондентов. Как правило, это небольшие организации или организации с малой численностью офисных работников. При проведении анкетирования фиксировались мнения раз¬личных организаций о том, какие аспекты работы с элект¬ронными документами и ЭП недостаточно отражены в существующих нормативных и методических документах по делопроизводству и архивному делу. Суммируя получен¬ную информацию, можно отметить следующие наиболее час¬тые и существенные
замечания и предложения [39, c. 43]: &#61485; отсутствует единый общереспубликанский удостоверя¬ющий центр ЭЦП, что препятствует расширению сферы ис¬пользования электронного документооборота; &#61485; не решен вопрос совместимости различных средств ЭЦП; &#61485; не стандартизированы форматы электронных документов; &#61485; отсутствует государственный стандарт на коммуникативный формат обмена электронными документами между организациями; &#61485; недостаточная урегулированность на законодательном уровне вопросов сдачи электронных документов в государственные архивы. В настоящее время де-факто в государственные архивы можно передать только электронную информацию (файлы, наборы файлов), но не электронные документы (в понятии Закона Республики Беларусь "Об электронном документе"), так как архивы не в состоянии проверить и подтвердить подлинность и целостность того или иного электронного документа; &#61485; отсутствует
порядок нотариального заверения бумажных копий электронных документов для представления их, в случае необходимости, во внешние организации; &#61485; при пересмотре действующих и принятии новых норматив¬ных правовых актов необходимо предусматривать внесение в них положений о ведении делопроизводства по описываемым в ак¬тах процедурам в электронном виде. По результатам проведенного анализа результатов анкетиро¬вания можно сделать следующие выводы. Наиболее широко и комплексно порядок работы с
ЭД и ЭП регламентируется в органах государственного управления, а так¬же в организациях банковской сферы. В наименьшей степени правила использования ЭП регламентированы в небольших орга¬низациях. Учитывая, что среди таких организаций встречаются ис¬точники комплектования государственных архивов, отсутствие про¬думанного порядка работы с ЭП, в том числе обеспечения учета и сохранности пересылаемых посредством ее документов, может не¬гативно сказаться на качестве и полноте передаваемых на постоян¬ное
архивное хранение документальных массивов организации. Используемый во многих организациях подход, при котором порядок использования ЭП закрепляется в нескольких внутрен¬них организационных и/или распорядительных документах, пред¬ставляется оправданным. Данная ситуация обусловлена раз¬нообразием регламентируемых вопросов, затрагивающих как различные организационно-правовые, в том числе делопроизвод¬ственные, так и технические аспекты. В большинстве организаций объем официальной (юриди¬чески значимой) электронной переписки чаще всего меньше объе¬мов неофициальной информации, пересылаемой посредством ЭП. При этом значительные объемы юридически значимой элек¬тронной корреспонденции в большинстве случаев пересылаются лишь в рамках функционирования системы ЭП госорганов Mail.gov.by, ведомственных (корпоративных) компьютерных се¬тей и систем электронного документооборота.
Указанный факт во многом обусловлен такими факторами, как отсутствие единой общереспубликанской системы управления открытыми ключами ЭЦП, проблемы совместимости ЭЦП и т. д. Данные факторы в настоящее время сдерживают широкое распростране¬ние полноценного юридически значимого электронного докумен¬тооборота между госорганами, организациями и гражданами. Несмотря на указанное, в настоящее время ЭП использует¬ся для пересылки практически любых категорий
докумен¬тов, пересылавшихся ранее исключительно на бумаге. С ее по¬мощью осуществляется пересылка организационных и распоря¬дительных документов, договорной, плановой и отчетной доку¬ментация, финансовых, бухгалтерских документов и др. Массовое использование ЭП демонстрирует ситуацию, при которой во многих организациях на смену централизованному порядку отправки и получения документов через службу
ДОУ приходит децентрализованный порядок, при котором электрон¬ная корреспонденция отправляется и получается работниками организации напрямую через персональные служебные ящики ЭП или даже через личные (неслужебные) ящики ЭП, доступ к кото¬рым имеет исключительно сам работник. Учитывая это, а так¬же отсутствие должной регламентации порядка использова¬ния ЭП, в ряде организаций может складываться ситуация, при которой работники организации оперируют значительными мас¬сивами не учитываемых и не контролируемых докумен¬тов, что может приводить к следующим проблемам: отсутствие должного контроля за документальными мас¬сивами организации со стороны ее руководства и, как следствие, потенциальная возможность утраты значительного количества информации о деятельности организации, а также снижение управляемости внутренних деловых процессов; неоправданное "обеднение" архивных фондов организа¬ций (особенно актуально в отношении организаций – источников формирования
Национального архивного фонда). Дополнительную лепту в недостаточное осознание работниками значимости ЭП как инструмента деловой деятельности и важности соблюдения определенных правил при работе с ней, в том числе в части сохранения информации, вносит то, что в большинстве органи¬заций не проводится обучение работников правилам работы с электронными документами и ЭП, а также в целом использованию информационных технологий в повседневной деятельности [39, c.
45]. Проведенное исследовании продемонстрировало, что подав¬ляющее большинство организаций при экспорте сообщений ЭП из почтовой системы в автоматизированную систему ДОУ либо при их распечатке экспортируют (распечатывают), помимо ос¬новного содержания, лишь "стандартный" набор дополнительной информации (адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения). Организации не учитывают и не используют иные сведения из служебного заголовка сообщения
ЭП, которые могли бы способствовать выявлению способов создания и путей передачи электронных сообщений в информационных и/или до¬казательных целях. Подобный факт демонстрирует недооцен¬ку организациями того, что при работе с ЭП важно сохранять не только основное содержимое электронных сообщений и прикреп¬ленных к ним документов, но и контекстную информацию о про¬цессах создания и транспортировки данных сообщений. Подобная ситуация может быть обусловлена несколькими причинами: незнанием сотрудниками организаций, отвечающими за работу с ЭП, ряда технических особенностей ее использования, а также использованием в ДОУ только тех возможностей, которые предос¬тавляются стандартным массовым программным обеспечением, не учитывающим многих особенностей ведения делопроизводства. Последнее еще раз демонстрирует ситуацию, когда при от¬сутствии продуманной комплексной государственной по¬литики по стандартизации и нормативному регулирова¬нию автоматизации
ДОУ, технологии работы с документами в электронном виде во многих организациях обуславливаются и ограничиваются возможностями существующих программно-технических средств, ориентированных в первую очередь на "ус¬редненного" массового потребителя и не учитывающих специ¬фику ведения делопроизводства в организациях в соответствии со сложившейся отечественной нормативно-методической сре¬дой, практикой и традициями делопроизводства и архивного дела. Проблемы соответствия программно-технического обеспе¬чения требованиям
и традициям делопроизводства в большой степени решаются в организациях, внедряющих автоматизиро¬ванные системы ДОУ. Однако, как было отмечено выше, и в этой ситуации остаются проблемы, в том числе связанные с вопросами взаимодействия подобных систем между собой, обес¬печения долговременной сохранности создаваемой при их исполь¬зовании документированной информации и т. д. В большинстве организаций происходит ежегодное увели¬чение объемов переписки, при этом количество отправляе¬мых
и получаемых сообщений ЭП чаще всего значительно пре¬вышает количество бумажной корреспонденции. Также можно констатировать, что чем крупнее организация, тем в большей степени (в больших пропорциях) у нее растет объем отправляе¬мой и получаемой ЭП. Отсутствие роста объемов электронной переписки, в том числе по отношению к переписке бумажной, характерно лишь для отдельных небольших организаций. 2 Особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия (на примере СП «Софтформ» ООО) 2.1 Анализ использования информационных систем и электронной почты в управленческой деятельности СП «Софтформ» ООО Белорусско-чешское совместное предприятие «Софтформ» Общество с ограниченной ответственностью (СП «Софтформ» ООО) основано 27 июля 1999 года в городе Минске по улице Промышленной, 8А на территории свободной экономической зоны.
Основное направление деятельности — проектирование и производство качественной офисной корпусной мебели, школьной мебели и частей мебели, изготовленных по технологии «софтформинг». В настоящее время СП «Софтформ» ООО выпускает следующую продукцию: 1. Офисная мебель. Включает 3 вида: мебель для руководителя, комплексный офис, оперативная мебель. Мебель для руководителя состоит из 3-х серий: серия «Борн», серия «Вельс», серия «Соренто».
В Комплексный офис входят серия «Берлин» и серия «Берлин-директор». Оперативная мебель представлена сериями «Компромисс», «Европа», «Практика», «Модерн». 2. Компьютерная мебель включает 1 вид — компьютерные столы, которые подразделяются на эргономичные столы и компьютерные стойки. 3. Мебель для дома состоит из мебели для гостиной (серия «Милан»), мебели для спальни (серия «Палермо»), мебели для прихожей (серия «Ларо»), мебели для детской (серия «Миа»).
4. Гостиничная мебель: серия «Прованс» (выпуск первой партии планируется на март месяц). 5. Товары народного потребления: тумбы, стеллажи, полки. Новыми видами продукции на сегодняшний день являются офисная мебель серии «Столица», гостиничная мебель серии «Прованс» и мебель для детской комнаты «Миа» (пользуется особой популярностью среди покупателей). Существующая система планирования и контроля на производстве находится в постоянном совершенствовании и развитии. Все усилия направлены на то, чтобы клиенты получали продукцию в оговоренные сроки и надлежащего качества. Высокие требования в производстве обеспечены использованием современных высококачественных станков и многофункциональных обрабатывающих центров европейских производителей (80% парка станков составляет оборудование компании IMA). Все поступившие заказы проходят обработку и подготовку к производству в технологическом отделе за несколько дней до начала раскроя первой заготовки.
Высокая компетенция технологов, согласованность их действий со специалистами производственного участка помогают добиваться рациональности в расходовании материалов, правильно определить загрузку мощностей. Тщательно проработанные технологические карты, постоянный контроль выполнения графика производства позволяют сглаживать возможные отклонения, достигать желаемого качества операционных процессов и высокой производительности труда. Система строгого пооперационного контроля способствует снижению на выходе
количества изделий, несоответствующих требованиям ГОСТа. На рабочих местах ведутся журналы пооперационного контроля, где фиксируется деталь, над которой производится технологическая операция и отметка мастера о проверке технологической операции. Применение логистических подходов в производстве и складировании готовых изделий, использовании деталей и фурнитуры позволяет предприятию быть гибкими при увеличении объемов производства, своевременно учитывать
фактор сезонности. Производственная мощность предприятия по выпуску мебели рассчитывается исходя из количества отгруженных грузовых машин (19) умноженных на количество тонн каждой машины (52 тонны). Получается, что в месяц предприятие реализует приблизительно 988 тонн мебели. Следовательно, в год этот показатель составляет 11 856 тонн. Мебель СП «Софтформ» ООО обладает следующими основными техническими характеристики: повышенная износостойкость, устойчивость к истиранию, термостойкость, предполагающая возможность кратковременного воздействия тепла до 240 градусов, повышенная влагостойкость, устойчивость к воздействию химических веществ. Все материалы, используемые в производстве мебели, экологически чистые и безопасны для здоровья человека. За время работы СП «Софтформ» ООО зарекомендовало себя как надежный партнер и производитель качественной современной продукции. Благодаря ответственному и профессиональному подходу к делу, клиентами
СП «Софтформ» ООО стали крупные заказчики из России, Чехии, Канады, Казахстана, Литвы, Латвии (на сегодняшний день 97% продукции экспортируется во многие страны Европы). За годы деятельности СП «Софтформ» ООО достигло значительных результатов: &#61485; производственные и складские площади составляют 8000 квадратных метров; &#61485; штат сотрудников, имеющих многолетний опыт работы в мебельной отрасли;
&#61485; поставщиками оборудования для производства мебели являются ведущие мировые фирмы: IMA, HOMAG GROUP, BIESSE, SHELLING; &#61485; в 2008 году обновление парка оборудования осуществлено на 50%; &#61485; объем реализации продукции увеличился на 40% по сравнению с 2007 годом, что является хорошим показателем в условиях высоко конкурентного мебельного рынка; &#61485; поставщиками являются крупные мировые производители материалов и комплектующих
Egger (Австрия), REHAU, D&#337;llken, H&#228;fele (Германия), Stillemans (Бельгия), Kronopol, Kronospan, Pfleiderer (Польша); &#61485; сертификат системы менеджмента качества, отвечающий требованиям стандарта ISO 9001: 2008 (приложение Б). Находясь в свободной экономической зоне и используя льготный режим налогообложения, а также таможенные преференции, СП «Софтформ» ООО имеет возможность формировать выгодные отпускные цены для заказчиков, сохраняя высокое качество продукции. При доставке товара во все регионы России и ближнего зарубежья предоставляется гибкая система скидок дилерам и постоянным покупателям. Проведение «Дней качества» стало неотъемлемой частью профессиональной деятельности СП «Софтформ» ООО, направленной на повышение культуры производства. Предприятие активно применяет методы школы наставничества, проводит мастер-классы.
Это позволяет вести беспрерывное обучение производственного персонала, быстро адаптировать технологические процессы под рост производственных мощностей. Таким образом, можно добавить, что предприятие следит за актуальными тенденциями развития рынка в своих сегментах и в соответствии с ними корректирует свои производственные программы. В ближайшем будущем появятся новые перспективы для дальнейшего развития предприятия. В своей деятельности СП «Софтформ» ООО руководствуется законодательством
Республики Беларусь; учредительным договором; Уставом; положением об организационной структуре; положением о балансовой комиссии; положением о дополнительных мерах по стимулированию работников; положением о коллективной (бригадной) материальной ответственности; положением о порядке начисления надбавки за выслугу лет персоналу; положением о порядке начисления надбавки за профессиональное мастерство; положением о порядке оказания материальной помощи; положением о порядке оплаты труда совмещения профессий (должностей)
и временном заместительстве, а также выполнении обязанностей временно отсутствующих работников; положением о премировании; положением об оплате труда работников; положениями о службах; положениями об отделах; должностными и рабочими инструкциями, а также иными инструкциями, стандартами и документами, созданными на предприятии. Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие является юридическим лицом Республики Беларусь. Имеет самостоятельный баланс, заключает от своего имени договоры, может открывать расчетный, валютный и другие счета в учреждениях банков, имеет печати, штампы, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания). Предприятие самостоятельно планирует свою хозяйственную, финансовую и иную деятельность, а также затраты на социальное развитие на основании договоров и других форм обязательств; осуществляет свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансировании;
ведет бухгалтерский учет и представляет статистическую отчетность в органы статистки. Имущество предприятия составляют основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в самостоятельном балансе предприятия. Основная цель деятельности СП «Софтформ» ООО — удовлетворение общественных потребностей и получение прибыли. Штатная численность работников — 226 человек, из них: служащих —101 (чел.), рабочих:
125 (чел.), около 74 человек работают по договору подряда. Все сотрудники предприятия подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка, которые обеспечивают укрепление дисциплины, рационально используют рабочее время, улучшают качество работы; содействуют росту производительности труда. В зависимости от должности и профессии, графика работы на предприятии установлен режим рабочего времени. Каждый день отдел охраны фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника
в специальном журнале. Круг задач, обязанностей, прав, ответственности определяется должностными и рабочими инструкциями индивидуально. Чтобы заинтересовать сотрудников предприятия в качественном выполнении производственных заданий, выпуске конкурентно способной продукции, внедрении новой техники и технологий, совершенствовании организации труда и производства, а также стимулировать высокий профессионализм и новаторский подход к решению поставленных задач, на предприятии предусмотрены: 1. Дополнительные меры по стимулированию работников предприятия. 2. Порядок начисления надбавки за выслугу лет. 3. Порядок начисления надбавки за профессиональное мастерство. 4. Порядок оплаты труда за совмещение профессий (должностей) и временном замещении. 5. Порядок выплаты материальной помощи. Управление предприятием осуществляется на базе определенной
организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. Структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления. Так, до августа 2010 года организационная структура выглядела совершенно иначе). Сравнив эти структуры, можно сказать, что на данный момент изменилась не только штатная численность предприятия (стала больше), но и появились совершенно новые отделы и службы.
Как видно из организационной структуры, предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние. Директору непосредственно подчиняются: заместитель директора по экономике, бухгалтерия, секретарь-референт, юридический отдел, отдел кадров, архив, начальники служб. Заместитель директора по экономике осуществляет руководство предприятием по вопросам экономической
деятельности. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, который распределяет обязанности между своими подчиненными. Бухгалтерия организует бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности; учитывает издержки производства и обращения, финансовые, расчетные и кредитные операции; осуществляет расчеты по заработной плате и другие операции. Секретарь-референт ведет весь комплекс работ по делопроизводству. Юридический отдел обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Отдел кадров занимается соблюдением трудового законодательства на предприятии, защищает права работодателя и обеспечивает права, льготы и гарантии работников предприятия; подбирает кадры; ведет кадровый и воинский учет. Архив осуществляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, обеспечивает сохранность документов. В свою очередь, начальникам служб подчиняются начальники соответствующих отделов и старшие мастера участков. Служба основного производства включает в себя технологический отдел,
конструкторское бюро, участок механической обработки, участок комплектования, участок упаковки. Технологический отдел осуществляет технологическую подготовку производства, обеспечивает качественное выполнение доведенных заданий. Конструкторское бюро разрабатывает эскизные, технические и рабочие проекты различной степени сложности и сопровождает их в процессе изготовления. Участок механической обработки качественно изготавливает детали мебели в срок.
Участок комплектования своевременно готовит комплектующие для упаковки готовой продукции. Служба вспомогательного обеспечения состоит из участка по обслуживанию технологического оборудования и участка энергетического обеспечения и транспорта. Участок по обслуживанию технологического оборудования обеспечивает безаварийную работу технологического оборудования и оснастки. Участок энергетического обеспечения и транспорта обеспечивает предприятие электроэнергией,
водой и другими видами энергии. Служба логистики и материального обеспечения включат в себя отдел логистики, отдел материально-технического снабжения, склад материально-технического снабжения, склад готовой продукции. Отдел логистики документально сопровождает приходно-расходные операции, в том числе таможенное оформление. Отдел материально-технического снабжения обеспечивает производства материалами, занимается поиском альтернативных поставщиков с целью улучшения качества поставляемых материалов и уменьшения затрат. Склад материально-технического снабжения обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей. Склад готовой продукции соблюдает режим хранения, своевременно принимает и отгружает готовую продукцию. Планово-экономическая служба представлена двумя отделами: плановый и финансовый отделы. Плановый отдел занимается экономическим планированием, направленным на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявляет и использует резервы производства с целью достижения наибольшей результативности
в деятельности предприятия. Финансовый отдел управляет финансовыми ресурсами предприятия, ведет учет движения финансовых средств и представляет отчетность. В службу маркетинга входят отдел маркетинга, отдел продаж, отдел перспективных разработок. Отдел маркетинга разрабатывает маркетинговые стратегии предприятия, проводит маркетинговые исследования, осуществляет работу по созданию новой продукции, организует работу по созданию фирменного стиля.
Отдел продаж занимается подготовкой и заключением договоров на поставку продукции, составляет оперативную и статистическую отчетности о выполнении планов по заказам, договорных обязательств. Отдел перспективных разработок обеспечивает конкурентоспособность продукции за счет художественно-конструкторского формирования эстетических и функциональных качеств продукции. Служба режима и контроля на предприятии состоит из двух отделов: охраны и технического контроля.
Отдел охраны обеспечивает надежную охрану принадлежащего СП «Софтформ» ООО имущества и объектов; осуществляет пропускной режим. Отдел технического контроля предотвращает выпуск продукции не соответствующей требованиям проектно-конструкторской и технологической документации, следит за соответствием качества поступающих сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий стандартам, техническим условиям. Надо отметить, что все службы и отделы СП «Софтформ» ООО взаимодействуют между собою для получения и предоставления необходимых материалов и документов, касающихся деятельности предприятия, необходимых для надлежащего исполнения своих функций. Таким образом, можно сделать вывод, что в целом на предприятии работает четкая отлаженная система: существуют благоприятные условия труда, есть различные формы стимулирования сотрудников.
СП «Софтформ» ООО в своей управленческой деятельности использует электронную почту Microsoft Outlook 2003. Для того чтобы осуществлять отправку электронных файлов у нас на предприятии имеется собственный почтовый сервер, который позволяет обмениваться электронной почтой, как в локальной, так и в глобальной сети. Каждый сотрудник предприятия, подключенный к почтовому серверу, имеет свой электронный адрес (почтовый ящик), который присваивается непосредственно системным администратором.
Сообщение, прежде чем попасть с одного сервера на другой, может проходить ряд промежуточных серверов. Почтовые серверы обмениваются сообщениями в автоматическом режиме, причем маршрут движения сообщения в сети рассчитывается специальной программой — маршрутизатором. Когда сообщение прибывает на сервер назначения, адресат при очередном соединении с сервером получает уведомление о поступлении почты. Таким образом, чтобы получить сообщение, пользователю не нужно постоянно
держать включенным свой компьютер. Включить компьютер и подключиться к сети он сможет в любой момент, когда пожелает получить или отправить сообщения. Такой режим работы, как известно, называется off-line. Основной функцией почтовых программ являются получение и чтение сообщений, подготовка и отправка сообщений, ведение адресной книги. Данные всей переписки по электронной почте хранятся на почтовом сервере предприятия, а так же на компьютере пользователя. Очевидно, что электронная почта обладает многочисленными достоинствами (доступность и простота использования, быстрота отправки и получения, экономия времени и бумаги и другие), но именно из-за этих достоинств возникают основные риски, связанные с ее использованием. К примеру, доступность электронной почты превращается в недостаток, когда пользователи начинают применять почту для рассылки спама, легкость в использовании и бесконтрольность приводит к утечкам информации, возможность пересылки разных форматов документов — к распространению вирусов.
Предприятие может подвергаться данным рискам в силу ряда свойств электронной почты. Например, благодаря применению MIME-стандарта электронная почта может переносить большие объемы информации различных форматов данных в виде прикрепленных к сообщениям файлов. Такой возможностью сразу могут воспользоваться злоумышленники. Достоинство электронной почты превратилось в угрозу, поскольку электронная почта стала представлять
собой практически идеальную среду для переноса различного рода «опасных» вложений, а именно компьютерных вирусов, вредоносных программ, «троянских» программ. Если надлежащий контроль за использованием электронной почты не обеспечен, это может привести к чрезвычайно серьезным последствиям и даже нанести непоправимый ущерб. Избавиться от данного риска можно лишь путем блокировки писем с «опасными» вложениями, а также антивирусной
проверки прикрепленных файлов. На практике же оптимальным средством может оказаться блокировка определенных типов файлов. Это, как правило, исполняемые файлы (exe, com, bat) и файлы, содержащие макросы и OLE-объекты (файлы, созданные в приложениях MS Office). Серьезную опасность для корпоративной сети предприятия представляют различного рода атаки с целью «засорения» почтовой системы. Это, в первую очередь, пересылка в качестве вложений в сообщениях электронной почты файлов больших объемов или многократно заархивированных файлов. Открытие таких файлов или попытка развернуть архив может привести к зависанию системы. Другой особенностью электронной почты является ее доступность и простота в использовании. Во многом результатом этого стало широкое и повсеместное применение этого вида сервиса Интернет. Стихийность развития и отсутствие единых правил функционирования почтового сервиса привели
к неконтролируемому использованию электронной почты, а в связи с этим, и к возникновению целого ряда рисков, связанных с неуправляемой циркуляцией электронной почты в сети. Передача в электронных письмах графических файлов (чертежи), которые, как правило, приводят к значительной перегрузке сети, соответственно к дополнительным финансовым затратам. К «засорению» трафика также ведет рассылка спама.
Как правило, это письма, содержащие навязчивые предложения самых разнообразных услуг, товаров. Такого рода почта является «группой риска» с точки зрения переноса вирусов. Большое количество ненужной почты загружает каналы, "замусоривает" почтовые ящики, отнимает время на удаление ненужных писем и повышает вероятность случайного удаления нужных. Таким образом, рассмотрев используемые информационные технологии (в особенности электронную почту)
на предприятии, сделаем следующий вывод, что в управленческой деятельности СП «Софтформ» ООО достаточно эффективно используются компьютерные технологии, и есть необходимость внедрения электронного документооборота. Рынок Республики Беларусь уже сегодня предлагает различные системы электронного документооборота. Например, РУП «Центр электронного документооборота» Белорусского государственного университета внедряет электронные «продукты: электронное «Дело», «Дело-Web», Архивное дело, система «Карма» и прочие. Широкое применение получил программный продукт «Канцлер», который представлен: пакетом прикладных программ «Канцлер»; программным комплексом «Канцлер Мини»; системой электронного документооборота «Канцлер Экспресс». Но возникает ряд вопросов. Окажется ли электронный документооборот по карману предприятию и будет ли он настолько эффективно работать? Во-первых, внедрение электронного документооборота является
не таким уж и дешевым удовольствием, да и не мало средств необходимо потратить на обучение сотрудников, так как далеко не все готовы принять что-то новое. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения, а ведь система электронного документооборота (СЭД) имеет некую особенность: система либо должна работать (быть внедрена повсеместно,
на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации), либо эффективность от ее использования будет минимальной. Во-вторых, важнейшей проблемой является фактор руководства. Отсутствие воли руководителей, а также незнание может привести предприятие к последствиям разного уровня тяжести: система будет внедренной только в некоторых подразделениях или только на некоторых уровнях, либо всего лишь для некоторого класса бизнес-процессов.
В худшем случае она не будет внедрена вовсе. В-третьих, самая распространенная и типичная проблема: сложность задачи, которая не сочетается финансовыми возможностями предприятия. Ведь на СП «Софтформ» ООО нет специального выделенного отдела информационных технологий, с которым можно взаимодействовать для формализации требований к системе. В-четвертых, не смотря на то, что в 2009 году был принят закон «Об электронном документе и электронно-цифровой подписи», была и остается проблема необходимости обеспечения юридической силы электронных документов. В заключении хочется отметить, что на предприятии существуют как сильные, так и слабые стороны использования электронной почты. Но, если события в отношении внедрения СЭД будут происходить медленно и верно, то уже через пару лет СП «Софтформ» ООО решит многие задачи и проблемы: 1.
Объемы бумажного документооборота сократятся в несколько раз. 2. Повысится удобство оформления заявок на платежи. 3. Появится возможность присоединения и просмотра дополнительных документов, имеющих отношение к заявке, в электронном виде (скан-копии). 4. Значительно уменьшатся временные затраты на оформление и согласование документов. 5. Снизится трудоемкость выполнения контрольных функций согласующими подразделениями.
2.2 Распределение обязанностей при работе с электронной почтой внутри организации В СП «Софтформ» ООО офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу
по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. Ниже представлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками. Электронная работа с входящей документацией: 1. Получение документа. 2. Экспедиционная обработка. 3. Рассмотрение документа. 4. Регистрация. 5. Передача адресату (конкретное подразделение). 6. Рассмотрение руководителем подразделения. 7. Назначение и передача исполнителю. 8. Исполнение документа. 9. Контроль за исполнением. 10. Направление документа в дело. Электронная работа с исходящей документацией: 1. Создание проекта документа. 2. Проверка офис-менеджером. 3. Согласование (визирование при необходимости). 4.
Подписание руководителем документа. 5. Регистрация документа. 6. Направление документа в дело. Более подробно на каждом из этапов мы остановимся далее (рис. 2.2). В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых
информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. Рисунок 2.2 – Модель внешнего документооборота предприятия
При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит. Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader. После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник
остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так
же для справочно-информационной и аналитической работы. При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза). Таким образом, в нашей модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными
образами документов. После получения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. Поскольку в нашей организации находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждого из отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов. Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника
номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники. После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной почтовой службы.
С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначает исполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения – последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию. Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определить последовательность
обработки заданий. В том случае, если при регистрации задания был указан признак необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электронной почте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя. Если у задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, система определяет способ маршрутизации: &#61485; параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям; &#61485; последовательный – последовательную; &#61485; альтернативный – рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем. При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу, отложить, завершить),
указать процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процесс исполнения. После выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное хранение на центральный компьютер-сервер. Более подробно архивное хранение мы рассмотрим ниже. Хотелось бы особое внимание обратить на организацию работы с документами, полученными посредством электронной
почты. В нашей организации разработано специальное положение, закрепляющее правила работы с электронной почтой. В данном положении определены следующие электронные сообщения, подлежащие регистрации и сохранению в системе электронного документооборота: &#61485; сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения; &#61485; сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность; &#61485; сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого
и мешающего эффективной работе сотрудников спама (рекламные рассылки) – для передачи следственным органам; &#61485; все отправленные документы, поскольку могут возникнуть случаи, когда важно восстановить содержание всей переписки. Важным этапом работы с электронными сообщениями является установление для них сроков хранения. По действующему в нашей организации положению, срок хранения полученного сообщения устанавливается такой же, который установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или срок хранения которых истек, своевременно и регулярно уничтожаются офис-менеджером, при этом в системе делается определенная пометка об их уничтожении. По истечении двух недель вся полученная электронная почта архивируется и помещается в специальный архив, находящийся в центральном аппарате. Доступ к информации архива ограничен: разрешен только определенному кругу пользователей. Благодаря такой системе ограничения доступа, вся входящая документация получается
наиболее защищенной от несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с документами. Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ
самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников над проектом документа. Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его.
Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, – Шаблоны. При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны. Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями как внутри организации (визирование), так и в головной компании (согласование). Внутреннее согласование (визирование) осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписывается с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Внешнее согласование чаще всего производится с подразделениями, находящимися в головной
компании. Благодаря «сквозному» делопроизводству, согласование происходит посредством пересылки проекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажной копии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документа прикрепляется файл, аналогичный бумажному «Листу согласования». После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего
документа. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации. Интеграция «Евфрат-Документооборот» с электронной почтой позволяет также отправить документы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительно ускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации.
Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ. Таким образом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам. Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере конкретного вида документа (письма) можно изобразить следующим образом (рис. 1.3). Электронная работа с внутренней документацией: Работа с внутренней документацией состоит из следующих этапов: 1. Получение указания на разработку. 2. Подготовка проекта документа 3. Согласование (визирование). 4. Регистрация в подразделении.
5. Передача адресату. 6. Отметка о доставке. 7. Выдача (оформление) резолюций. 8. Постановка на контроль. 9. Отчет об исполнении. 10. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение. Работа с внутренней документацией производится только в электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости
в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным выше. Следует добавить, что в автоматизированной системе, установленной в нашей организации, существует управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятия задания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется
задание Microsoft Outlook (тема – тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка на сообщение – задание), сообщение перемещается в специальную папку «В работе». Рисунок 1.3 – Маршрут движения письма Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания. Пользователь также имеет возможность отложить задание до определенной даты (времени), в этом случае в планировщике формируется напоминатель на время, которое пользователь может указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку «Отложенные». При завершении задания соответствующие Task (задание) и reminder (напоминание) удаляются. При изменении статуса с «отложено» на «в работе» удаляется соответствующий reminder. В ходе работы над проектом документа, могут понадобиться ранее созданные документы или ранее полученная корреспонденция. Для решения данного вопроса автоматизированная система, установленная в нашей организации
обеспечивает средства поиска и построения отчетов. При необходимости можно осуществлять поиск по значениям атрибутов карточки, включая атрибуты табличных разделов, по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также возможно осуществление полнотекстовых запросов по содержимому карточек документов и файлов. Имеется возможность определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр.
Подсистема отчетности (виртуальных папок) позволяет связать с поисковым фильтром форму представления отчета (определить колонки представлений, их заголовки, способы группировки и сортировки данных, а также определить агрегированные значения в таблице). После произведения поиска происходит организация иерархии отчетов (иерархия виртуальных папок системы с ассоциированными с ними представлениями отчетов). Любой отчет может быть экспортирован в Microsoft Excel или распечатан.
В процессе работы над заданием исполнителя руководитель может произвести консолидированный контроль, который сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Отчет ассоциируется с виртуальной папкой и представляет собой композицию фильтра и связанного с ним представления. Фильтр может включать список типов объектов, подмножество папок, для которых строится отчет, и атрибутивные фильтры. Примерами отчетов могут быть следующие: все просроченные документы на сегодняшний день; все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период. Таким образом, существует возможность произвести мониторинг выполняемых процессов и анализ загрузки персонала. В процессе согласования проекта документа, исполнитель пользуется общекорпоративным справочником или справочником сотрудников компании для рассылки. Рассылка происходит аналогично, описанному выше, образом.
Справочники используются в других приложениях для хранения информации о сотрудниках организации и контрагентах компании. Справочники содержат информацию о структуре компании, информацию об адресах компании, ее подразделений и отдельных сотрудников. Система также позволяет редактировать данные справочники, добавлять в них новые атрибуты, что значительно расширяет возможности использования корпоративной системы. Следует более подробно остановиться на организации электронного архива в нашей организации.
Поскольку в нашей модели документооборота выделяются 2 вида хранения данных: оперативное и долгосрочное, то для работы с данной информацией созданы разные виды хранилищ. Для оперативного хранения первостепенным является скорость доступа, поскольку в оперативном «секторе» обычно хранятся документы, находящиеся в работе. Оперативное хранение производится с помощью RAID-массивов. Они представляют собой способ организации нескольких жестких дисков, когда информация
автоматически записывается одновременно на несколько дисков. При выходе из строя одного или нескольких накопителей информация восстанавливается с резервного. А для долговременного хранения больших объемов информации применяются архивные библиотеки на основе CD или DVD. Каждая такая библиотека содержит до нескольких сотен дисков и одно или несколько устройств считывания записи. Автоматическая смена дисков в таких устройствах занимает от одной до нескольких секунд, что, в принципе, приемлемо для применения в системах электронного документооборота. А также некоторые виды документов хранятся на ленточных системах, что тоже достаточно удобно в использовании и выгодно в хранении. Электронный архив СП «Софтформ» ООО обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов
на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность
получения статистических отчетов. А также обладает специальным клиентским расширением, которое позволяет напрямую сохранять документы в архиве из программ Microsoft Office, а также сохранять атрибуты файлов в виде атрибутов карточки и использовать средства VBA для разработки карточек. Такая организация электронного документооборота в целом позволяет нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников
офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач. 2.3 Управление документами электронной почты, технология функционирования и обеспечение безопасности ее на СП «Софтформ» ООО Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов: 1) руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота: 2) руководство по организации хранения документов на электронных носителях: 3) руководство по установления сроков хранения: 4) руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения. Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены
основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации. Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются.
Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП. Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников. Защищенность ЭД – это самый волнующий вопрос для организации в целом. В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое внимание. Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный
аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест: &#61485; специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами; &#61485; универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному; &#61485; мобильное рабочее
место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах; &#61485; рабочее место администратора позволяет производить
настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации. Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа. Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в
Минске передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока. В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее. В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи. В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа:
каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный докуменооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии
их обработки и хранения и другое). 3 Прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты 3.1 Пути совершенствования использования электронной почты в документационном обеспечении управления организации В первую очередь, в организации необходимо опреде¬лить и нормативно закрепить в локальных правовых ак¬тах, какая система пересылки электронных сообщений является системой
ЭП организации (так называемая "кор¬поративная система ЭП (далее – СЭП)). В том числе необхо¬димо определить основной официальный адрес ЭП организации, то есть аналог обычного почтового адреса для электронной кор¬респонденции [37, c. 140]. Для идентификации СЭП организации необходимо четко оп¬ределить комплекс программно-технических средств, ис¬пользуемых для ее функционирования, и/или систему офици¬альных адресов ЭП, используемых работниками организации. Примеры формулировок текстов локальных нормативных правовых актов: «Система электронной почты СП «Софтформ» ООО представ¬ляет собой комплекс программно-технических средств, вклю¬чающих почтовый сервер Microsoft Exchange Server 2007 и по¬чтовые клиенты Microsoft Outlook, используемые работника¬ми СП «Софтформ» ООО для осуществления отправки и получе¬ния сообщений электронной почты в соответствии
с локаль¬ными правовыми актами. Официальным адресом электронной почты СП «Софтформ» ООО является [email protected]. Работникам, использующим систему электронной почты СП «Софтформ» ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фамилия.имя@домен.bу (например: [email protected])”. Или: «Система электронной почты СП «Софтформ» ООО представ¬ляет собой совокупность электронных почтовых
адресов (ящи¬ков), предоставляемых ОАО "Хостер" согласно договору от 14.02.2010 № 19/26 и используемых работниками СП «Софтформ» ООО для отправки и получения документов в электронном виде в соответствии с локальными правовыми актами. Официальным адресом электронной почты СП «Софтформ» ООО является [email protected]. Работникам, использующим систему электронной почты СП «Софтформ» ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются
по форме фaмилия.имя@домен.by (например: [email protected]). В локальных правовых актах организации следует опреде¬лить, для достижения каких целей и решения каких задач бу¬дет использоваться СЭП. Определение целевого назначения СЭП организации необходимо для закрепления порядка и правил ее использования, а также определения ответственности работни¬ков за ее нецелевое использование. Целью использования ЭП может быть, например, осуществ¬ление оперативной документированной коммуникации с филиалами, подчиненными и иными организациями, а также внутри организации. Для решения указанной цели могут ставиться следующие задачи [37, c. 142]: &#61485; пересылка служебных документов; &#61485; пересылка напоминаний о сроках исполнения разосланных ранее документов; &#61485; согласование принятия управленческих решений; &#61485;
подтверждение совершенных действий и др. В качестве локальных правовых актов, определяющих СЭП организации и закрепляющих порядок ее использования, могут выступать приказы (распоряжения) руководителя, инструкция по делопроизводству, инструкция по использованию ЭП в орга¬низации, положение об информационной безопасности и т. д. Установление права собственности на информацию, пересылаемую посредством
СЭП организации. После того, как СЭП организации будет четко идентифици¬рована, а также будут определены цели и задачи ее использова¬ния, необходимо закрепить право собственности на докумен¬тированную информацию, пересылаемую посредством СЭП организации. Установление права собственности на всю или определенную часть документированной информации, пересылаемой посредством СЭП организации, является важным условием правового регули¬рования ее использования в деятельности организации.
При установлении права собственности на такую информа¬цию может использоваться два подхода: право собственности на всю информацию, отправляемую и получаемую работниками посредством СЭП организации, зак¬репляется исключительно за организацией; право собственности разграничивается в зависимости от содержания информации, пересылаемой посредством СЭП организации. Первый подход является наиболее приемлемым, так как на законном основании позволит в максимальной степени конт¬ролировать состав и содержание документированной информа¬ции, получаемой и отправляемой с помощью СЭП организации (в ручном, автоматизированном или смешанном режимах), а так¬же устанавливать ответственность работников за нарушение порядка использования ЭП. При таком подходе ответственность перед сторонними лицами за содержание отправляемых работ¬никами сообщений полностью возлагается на организацию. Пример формулировки в локальном нормативном правовом
акте: «Информация, пересылаемая посредством системы элект¬ронной почты предприятия, является исключительной собствен¬ностью предприятия. Использование системы электронной почты предприятия в личных целях не допускается». Второй подход может применяться в случае, если органи¬зация допускает использование работниками СЭП в личных це¬лях. Такой подход подразумевает необходимость определения четких критериев того, какая информация, пересылаемая посред¬ством СЭП организации, будет являться собственностью орга¬низации, а
какая – собственностью работников. Определение собственника информации может произ¬водиться на основании формальных и/или содержательных критериев. В первом случае, например, может определяться, что к ка¬тегории личных сообщений относятся сообщения с пометкой "Личное" либо сообщения, отправляемые работниками в уста¬новленное время (во время обеденного перерыва, после оконча¬ния рабочего дня и т. д.). Во втором случае критерием отнесения сообщений к кате¬гории
личных будет служить их содержание. Независимо от критериев отнесения сообщений ЭП к катего¬рии личных необходимо установить порядок, при котором обра¬ботка и хранение личной электронной корреспонденции должны осуществляться отдельно от служебной корреспонденции. В том числе все личные документы ЭП в автоматическом или ручном режиме должны отделяться от служебной электронной корреспон¬денции и группироваться в самостоятельные электронные папки в почтовых ящиках, перемещаться в отдельные рабо¬чие области (электронные папки) на персональных компьютерах, предназначенные для личных файлов работников, и т. д. Необходимо учитывать, что порядок, при котором допуска¬ется использовать СЭП организации в личных целях, создает дополнительные трудности и риски, связанные с необходи¬мостью соблюдения тайны личной переписки работников, рос¬том объемов почтового трафика, увеличением потерь рабочего времени работников, связанных с получением и отправкой лич¬ной корреспонденции, риском компрометации
репутации органи¬зации в случае использования работниками СЭП для несанкцио¬нированных рассылок и др. Для предотвращения подобных издержек может быть опре¬делен порядок, при котором работники будут использовать для личных целей не СЭП организации, а личные почтовые ящи¬ки, расположенные на сторонних информационных ресурсах, до¬ступ к которым осуществляется посредством сети Интернет (на¬пример, www.mail.ru, www.yandex.ru и т. д.).
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «Система электронной почты СП «Софтформ» ООО использу¬ется для отправки и получения служебной электронной кор¬респонденции в рамках выполнения функций и задач деятель¬ности организации. Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО в личных целях не допускается. Для отправки и получения электронных сообщений лично¬го характера
допускается использовать сторонние ресурсы сети Интернет в соответствии с Правилами доступа к сети Интернет, утвержденными приказом директора СП «Софтформ» ООО от 15.07.2010 №59». Для соблюдения работниками установленного порядка исполь¬зования СЭП организации в локальных нормативных правовых ак¬тах организации необходимо закрепить обязанности работников по соблюдению таких правил и ответственность за их наруше¬ние. В качестве таких правовых актов могут выступать положе¬ния о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам, инструкция по делопроизводству организации и т. д. Четкое установление обязанностей и ответственности по ра¬боте с документами ЭП требуется для того, чтобы в случае не¬обходимости создания или получения документации было ясно, кто ответственен за осуществление необходимых действий [40, c.
103]. В зависимости от категории работников их обязанности мо¬гут различаться. На руководство организации и структурных подразделений могут быть возложены обязанности по нормативному закреплению и поддержа¬нию соблюдения установленного порядка работы с СЭП организации. На специалистов по ДОУ могут быть возложены обязанно¬сти по контролю за соблюдением установленного порядка работы с электронной почтой, в том числе соблюдению установленных правил ведения
делопроизводства (учета, движения, оперативно¬го хранения документов ЭП и т. д.), передачи документов ЭП на архивное хранение, обучение персонала установленным прави¬лам работы с электронной почтой и т. д. Специалисты по информационным технологиям (про¬граммисты, системные администраторы и т. д.), как правило, не¬сут ответственность за техническое обеспечение функционирова¬ния СЭП организации, а также защиту документов ЭП от несанк¬ционированного уничтожения или неавторизованного
доступа к ним. Специалисты по информационной безопасности, как пра¬вило, отвечают за установление и контроль соблюдения правил ра¬боты с ЭП при пересылке информации ограниченного распростра¬нения и иной информации, ознакомление с которой посторонних лиц может повлечь за собой убытки для организации. При этом все работники организации должны нести ответ¬ственность за обеспечение сохранности и доступности документов ЭП, создаваемых в их деятельности, а также по¬лучаемых от внешних источников. Помимо этого, все работники организации должны нести ответственность за: использование ЭП в личных целях; содержание документов ЭП; соблюдение порядка оформления, хранения документов ЭП и иных правил работы с ЭП. Работники должны быть ознакомлены с установленной для них ответственностью (то есть ознакомлены с соответствующи¬ми локальными нормативными правовыми документами, в кото¬рых эта ответственность закреплена). При определении мер ответственности за несоблюдение работ¬никами установленных
обязанностей необходимо руководство¬ваться трудовым законодательством Республики Беларусь. В частности, за несоблюдение установленного порядка работы с СЭП организации в отношении работников может быть установле¬на дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудо¬вым кодексом Республики Беларусь. Так, согласно статье 198 Трудового кодекса за совершение дисциплинарного проступка нани¬матель может применить к работнику следующие
меры дисципли¬нарного взыскания: замечание, выговор, увольнение [40, c. 104]. Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадле¬жит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыска¬ния должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве. К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, не¬зависимо от применения мер дисциплинарного взыскания
могут применяться: лишение премий, изменение времени предостав¬ления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок приме¬нения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными ло¬кальными нормативными правовыми актами. Для успешного закрепления и применения ответственности работников в организации необходимо определить категории или конкретных работников, допускаемых к использова¬нию СЭП организации. С этой целью может быть составлен отдельный перечень категорий (фамилий) работников. Такой перечень должен вклю¬чать лишь тех работников, которым использование ЭП необхо¬димо для выполнения возложенных на них функций. Примерная форма такого перечня приведена в приложении. В перечне могут быть детализированы цели, для которых конкретным работникам (категориям работников)
разрешается использовать СЭП организации. Перечень может не составляться в случае, если право пользования корпоративной ЭП закрепляется в должностных ин¬струкциях работникам организации, инструкции по делопроиз¬водству организации или иных локальных нормативных право¬вых актах. 3.2 Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации Создать и отправить электронное письмо легко: для этого не нужно его распечатывать
на принтере, запечатывать в кон¬верт и нести на почту. Во многом именно легкость создания и отправки сообщений посредством электронной почты (далее – ЭП) обуславливает значительный рост электронной переписки в различных организациях. При этом нередко значительная часть пересылаемой электронной корреспонденции носит справочный характер и/или может быть вполне заменена бездокументными формами коммуникаций (например, посредством телефона)
[42, c. 30]. Учитывая указанное, в организации следует определить кри¬терии, при которых отправка электронных сообщений действи¬тельно неизбежна, так как обусловлена необходимостью документирования деловой деятельности. В случае, если перечень таких критериев достаточно широк, может быть ис¬пользован способ, при котором необходимость использования ЭП определяется методом исключения, то есть определяются случаи, при которых использование ЭП недопустимо. В целом, необходимость создания документов независимо от формы и вида носителя, а также их видовой и количественный состав определяются: компетенцией организации, кругом функций организации, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллеги¬альный), объемом и характером взаимосвязей с другими орга¬низациями и т. д. Юридическим основанием создания документов явля¬ются акты законодательства Республики Беларусь, решения су¬дов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций и т. д. Состав и количество создаваемых в организации докумен¬тов
также зависит от корпоративной культуры организации, сло¬жившихся в ней традиций работы с документами, уровня про¬фессиональной компетенции работников и т. д. Можно выделить следующие основные факторы, влияю¬щие на выбор ЭП в качестве средства осуществления докумен¬тированных коммуникаций: &#61485; тема (содержание) пересылаемых документов; &#61485; доступность адресата; &#61485; потребность в высокой скорости
доставки; &#61485; потребность в высокой скорости ответа; &#61485; количество получателей. Тема (содержание) отправляемого документа напрямую влияет на то, допускается ли его передача посредством ЭП. Организация должна определить, какая информация может пе¬ресылаться посредством ЭП, а какая – нет. В качестве общих критериев могут выступать следующие [42, c. 31]: &#61485; степень закрытости (конфиденциальности) информации; &#61485; значимость информации
для решения выполняемых задач и функций; &#61485; допустимость пересылки информации посредством ЭП с точ¬ки зрения законодательства, в том числе наличие нормативных требований по представлению информации в определенной фор¬ме (в бумажной, электронной с обязательным использованием ЭЦП и др.). Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «Система электронной почты СП «Софтформ» ООО предназначена для пересылки: служебных документов (их копий); проектов разрабатываемых документов; уведомлений о проведении заседаний Совета директоров СП «Софтформ» ООО. Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО в иных целях не допускается. В том числе данная система не предназначена для пересылки: документов, не удостоверенных при помощи ЭЦП; информации, составляющей коммерческую тайну СП «Софтформ» ООО и иную информацию ограниченного распространения».
Доступность адресата подразумевает оценку того, насколь¬ко далеко от отправителя находится предполагаемый получатель сообщения. Например, нецелесообразно использовать ЭП, если адресат находится в одном здании или даже помещении с отправителем сообщения и/или вопрос может быть решен по телефону либо при личной встрече. Необходимо помнить, что переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
Вместе с тем посредством ЭП в рамках организации может осуществляется пересылка официальных внутренних доку¬ментов (например, докладных записок или отчетов). При возможности решения вопроса с удаленным адресатом посредством телефона также нецелесообразно создавать допол¬нительные электронные сообщения, неоправданно увеличиваю¬щие сохраняемый документный массив организации. Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «Использование системы электронной почты
СП «Софтформ» ООО для ведения внутренней переписки между работниками орга¬низации не допускается. При переписке с внешними корреспондентами не допуска¬ется использовать систему электронной почты СП «Софтформ» ООО в случаях, если необходимая информация может быть передана устно (например, посредством телефона) с соблюдением установленных сроков». Высокая скорость передачи информации может стать решающим фактором для решения использовать ЭП в каче¬стве способа оперативной пересылки документированной инфор¬мации. При этом следует учитывать, что высокая скорость дос¬тавки документа не гарантирует такого же оперативного озна¬комления с ним и получения ответа. При необходимости получе¬ния немедленного ответа или подтверждения получения отправ¬ленной информации вместо ЭП более целесообразно использо¬вать телефон или иные средства прямой оперативной связи с корреспондентом. В том числе в ряде случаев целесообразно уточнять у адресата по телефону, получил ли он отправленный документ [43, c.
19]. Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «В целях подтверждения получения документа, отправлен¬ного посредством системы электронной почты СП «Софтформ» ООО внешнему адресату, от адресата в ручном или автоматичес¬ком режиме должно быть затребовано электронное сообще¬ние о доставке (прочтении) документа и/или получено подтвер¬ждение об этом в устной форме посредством телефона». В случае, если подтверждение о доставке документа не было получено в течение
двух рабочих дней после его отправ¬ки, документ считается не полученным адресатом и направ¬ляется ему повторно. Использование ЭП также может быть обусловлено большим количеством адресатов, то есть необходимостью осуществ¬ления массовой рассылки информации с минимальными ма¬териальными и временными затратами. Подобная возможность может быть, например, использована для рассылки сообщений членам коллегиального органа о проведении заседания или для отправки документа нескольким работникам организации с це¬лью
ознакомления. Основания, допускающие уполномоченным работни¬кам осуществлять массовые рассылки сообщений посред¬ством системы электронной почты (далее – СЭП) орга¬низации должны быть четко определены и закреплены в локальных нормативных правовых актах. В противном слу¬чае может происходить неоправданный рост количества сооб¬щений, пересылаемых в рамках организации или же отправляе¬мых за ее пределы. В результате этого будут увеличиваться вре¬менные затраты работников на обработку ненужной информа¬ции, что, в свою очередь, приведет к снижению производитель¬ности их труда. В случае необоснованных рассылок за пределы организации могут возникать потенциальные риски судебных разбирательств за нарушение законодательства о спаме, рекламе и т. д. Во избежание подобных ситуаций в организации необходи¬мо определить: какие работники и в отношении каких категорий корреспон¬дентов имеют право осуществлять массовую рассылку докумен¬тов посредством
ЭП; какую информацию (какие категории документов) допуска¬ется включать в массовые рассылки. Способы осуществления внутренних электронных почтовых рассылок могут отличаться в зависимости от сложности органи¬зационной структуры и специфики деятельности организации. Например, может быть определен порядок, при котором группо¬вая рассылка сообщений (документов) всегда или же в опреде¬ленных ситуациях осуществляется только делопроизвод¬ственной службой (работником, на
которого возложены функ¬ции ведения делопроизводства). В случае, если организация имеет сложную разветвленную структуру, может быть установлен порядок, при котором рассылка осуществляется не в адрес конкретных работников, а в адрес структурных подразделений (на имя ответственного работника) и далее внутри подразделений по установленным правилам до¬кументы ЭП доводятся до сведения нужных работников. В ряде случаев может складываться ситуация, при которой
работники, используя ЭП, начинают напрямую отправлять со¬общения на электронный адрес руководителя организации. Учи¬тывая, что это создает дополнительную информационную нагруз¬ку на руководителя, в организации необходимо четко определить и закрепить в локальных нормативных правовых актах, в каких случаях и какую информации (документы) работники могут (или же наоборот не могут) направлять напрямую руководителю. Например, для разграничения и закрепления функций по рассмот¬рению определенных категорий документов может использовать¬ся табель унифицированных форм документов организации. Определяя критерии необходимости использования ЭП также необходимо определить состав информации, не подлежащей пересылке посредством СЭП организации. В целом, информация, которая может быть передана посред¬ством ЭП, делится на две категории: открытая (общедос¬тупная) и конфиденциальная (ограниченного доступа). Согласно белорусскому законодательству к информации ограниченного доступа могут относиться сведения:
о частной жизни физического лица и его персональные данные; составляющие государственные секреты; составляющие коммерческую и профессиональную тайну. Помимо этого, на основании законодательных актов Респуб¬лики Беларусь в организации может быть ограничен доступ и к иным категориям информации. С учетом норм законодательства, определяющих статус ин¬формации, в организации должны быть установлены прави¬ла, в соответствии с которыми будет определяться целесообраз¬ность и допустимость пересылки посредством
ЭП тех или иных сведений [43, c. 21]. При невозможности обеспечения конфиденциальности инфор¬мации посредством надежного шифрования с использованием сертифицированных средств криптографии и/или использования защищенных каналов связи пересылка информации ограничен¬ного распространения по ЭП в организации может быть запре¬щена. В целях защиты информации ограниченного доступа в орга¬низации необходимо разработать перечень категорий инфор¬мации, пересылка которой посредством
СЭП организации зап¬рещается или допускается только при условии использования соответствующих программно-технических средств защиты. В качестве примерного перечня таких сведений можно привес¬ти следующие [51, c. 187]: &#61485; информация, составляющая государственные секреты (госу¬дарственная тайна, служебная тайна); &#61485; информация, не относящаяся к государственным секретам, но имеющая ограниченное распространение (для служебного пользования); &#61485; информация, составляющая коммерческую тайну организации; информация, составляющая профессиональную тайну (вра¬чебную тайну, тайну следствия и т. д.); &#61485; информация, составляющая тайну личной жизни; персональные данные работников. К общедоступной информации относится информация, доступ к которой, распространение и/или предоставление кото¬рой не ограничены. При этом согласно законодательству Рес¬публики Беларусь не может быть ограничен доступ к ин¬формации: &#61485; о правах и законных
интересах физических и юридических лиц, а также о порядке их реализации; &#61485; о деятельности и правовом статусе государственных орга¬нов, за исключением информации, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь; &#61485; о чрезвычайных ситуациях, экологической, санитарно-эпиде¬миологической обстановке, гидрометеорологической и иной ин¬формации, отражающей состояние общественной безопасности; &#61485; о льготах и компенсациях, предоставляемых государством физическим и юридическим лицам
и др. Необходимо учитывать, что к информации открытого досту¬па может относиться информация, пересылка которой посред¬ством ЭП также недопустима. В частности, при регламента¬ции порядка использования ЭП следует учитывать потенциаль¬ную возможность использования ее работниками для отправки информации, распространение которой будет негативно влиять на репутацию организации и создавать потенциальные риски дело¬вой деятельности. Например, ЭП может быть использована ра¬ботниками для пересылки информации, носящей
оскорбительный, дискриминационный по отношению к иным работникам или иной недопустимый характер. В результате подобных действий орга¬низация может понести материальные и/или моральные издерж¬ки, в том числе стать объектом судебных разбирательств. К информации, недопустимой к пересылке посред¬ством системы ЭП организации, относятся: информация, носящая оскорбительный характер в отношении адресата по признаку расы, пола, национальности и т. д.; информация, направленная на разжигание религиозной или иной вражды; информация эротического или порнографического характера; информация, нарушающая морально-этические нормы; несанкционированные и/или не обусловленные служебной не¬обходимостью массовые рассылки сообщений. В целом, для снижения потенциальных рисков злоупотребле¬ния и неправомерного использования ЭП организации должна рассматриваться исключительно как инструмент деловой переписки, заменяющей работникам переписку в бумаж¬ном виде и при необходимости иные формальные сред¬ства деловых коммуникаций.
3.3 Защита документов электронной почты: организационно-правовые и делопроизводственные аспекты использования электронной почты в деятельности организации Документированная информация, пересылаемая посред¬ством системы электронной почты (далее – ЭД) организа¬ции, подлежит защите на протяжении всего ее жизненного цикла. Целями защиты информации являются недопущение неправомерного доступа, уничтожения (утраты), модифи¬кации (изменения), копирования, распространения и/или предоставления информации, блокирования правомерно¬го
доступа к ней, а также иных неправомерных действий [41, c. 18]. Для достижения указанных целей могут применяться пра¬вовые, организационные и технические (программно-технические) меры. К правовым относятся меры по закреплению ответствен¬ности работников за нарушение установленного порядка за¬щиты, определению перечня защищаемых сведений, прав и порядка доступа к защищаемой информации, заключению со¬глашений (договоров) со сторонними организациями и час¬тными лицами о порядке
защиты предоставляемой им или получаемой от них информации, а также установлению от¬ветственности за нарушение такого порядка и т. д. К организационным мерам относятся организация осо¬бого режима допуска на территории (в помещения), где мо¬жет быть осуществлен доступ к информации (материаль¬ным носителям информации), разграничение доступа к ин¬формации по кругу лиц и характеру информации и т. д. По¬мимо этого, в организации должен быть определен поря¬док действий при возникновении угроз для используемой системы защиты корпоративной ЭП, в том числе чрезвы¬чайных и непредотвратимых обстоятельств, и ликвидации их последствий. К техническим (программно-техническим) мерам по за¬щите информации относятся меры по использованию на¬дежных средств хранения информации, а также ее защиты, в том числе криптографических средств, систем контроля доступа и регистрации фактов доступа к информации, средств бесперебойного электропитания и т. д. Для защиты информации в случаях, определенных зако¬нодательством, должны использоваться программно-
тех¬нические средства, сертифицированные в установленном порядке или имеющие положительное экспертное заклю¬чение по результатам государственной экспертизы. В час¬тности, в государственных информационных системах дол¬жны использоваться средства электронной цифровой под¬писи (далее – ЭЦП) и шифрования, сертифицированные в установленном порядке уполномоченными органами На¬циональной системы подтверждения соответствия
Рес¬публики Беларусь. Несертифицированные средства защиты информации, в том числе средства ЭЦП, допускается использовать в случаях, определяемых законодательством (например, на основе согла¬шения (договора), заключаемого между сторонами, осуществ¬ляющими обмен документированной информацией). Устанавливаемые в организации правила защиты доку¬ментов ЭП должны предусматривать определение поряд¬ка доступа различных работников к ним в зависимости от предоставленных
полномочий на ознакомление и рабо¬ту с определенными категориями информации. При определении порядка доступа к документам ЭП не¬обходимо предусматривать [51, c. 192]: &#61485; категорирование документов или их совокупности по уровню доступа на основе ценности и конфиденциальнос¬ти информации, содержащейся в документах; &#61485; установление прав доступа работников к документам ЭП в соответствии с функциональными обязанностями, а также прав на совершение возможных действий, произ¬водимых с ними (просмотр, редактирование, удаление, ко¬пирование, распечатка, экспорт и т. д.). Определение порядка доступа работников к документам ЭП должно осуществляться совместно специалистами по ДОУ и информационным технологиям. Доступ к системе ЭП организации может предоставлять¬ся работникам с использованием системы парольного дос¬тупа.
Для эффективного использования подобной системы в локальных нормативных правовых актах организации необходимо закрепить правила использования паролей. Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «При использовании работниками предприятия паролей на доступ к персональным компьютерам, системе элект¬ронной почты предприятия и ресурсам локальной компью¬терной сети запрещается: &#61485; сообщать личные пароли другим работникам, в том чис¬ле
системным администраторам и руководству, за исклю¬чением случаев, установленных локальными правовыми ак¬тами предприятия; &#61485; хранить пароли в открытом виде в общедоступных местах (например, записывать на самоклеящуюся бумагу и прикреплять ее на монитор компьютера, оставлять сре¬ди записей на рабочем столе и т. д.); &#61485; хранить пароли в незашифрованном виде на жестком диске компьютера, на сменных носителях (дискетах, CD-дисках, флэш-картах и т. д.); &#61485; использовать в качестве паролей словарные
слова, име¬на собственные, в том числе фамилии, имена и отчества, географические названия, даты и т. д. Длина пароля должна составлять 8 и более символов. Пароль должен состоять из букв латинского алфавита и цифр. В пароль рекомендуется включать следующие симво¬лы: @#$ !&(){} []». При внедрении персонального парольного доступа к документам ЭП (в том числе персональным почтовым ящи¬кам) необходимо предусмотреть, чтобы в случае увольне¬ния работника или его длительного отсутствия доступ к та¬ким документам (почтовым ящикам), ограниченный паро¬лем данного работника, мог быть предоставлен уполномо¬ченным лицам (службе ДОУ, службе безопасности, лицу, заменяющему отсутствующего работника (временно испол¬няющего его обязанности) и т. д.). Указанный вопрос может быть решен путем: &#61485; хранения сведений о персональных паролях
доступа в уполномоченном структурном подразделении (службе бе¬зопасности, службе информационных технологий и т. д.) или у уполномоченного работника (системного админист¬ратора или др.); &#61485; наличия возможности аннулирования (сброса) персо¬нальных паролей уполномоченным структурным подразде¬лением или работником (службой безопасности, службой информационных технологий, системным администрато¬ром и т. д.); &#61485; автоматического перенаправления документов и сооб¬щений, поступающих в персональный
ящик отсутствующе¬го работника, на другой адрес ЭП (в другой ящик ЭП), оп¬ределенный уполномоченным должностным лицом орга¬низации. Для защиты информации от уничтожения необходимо использовать программно-технические средства ее резерв¬ного копирования. В этих целях в организации необходимо разработать график выполнения процедур резервного копирования, в котором указываются: &#61485; категории документов
ЭП, подлежащих резервному ко¬пированию; &#61485; частота резервного копирования; устройства хранения и места размещения файлов резер¬вных копий; &#61485; работники, выполняющие процедуры резервного копи¬рования и отвечающие за сохранность резервных копий (си¬стемные администраторы, работники отдела информаци¬онных технологий, ответственные работники структурных подразделений и т. д.). При установлении в организации порядка резервного ко¬пирования документов ЭП необходимо учитывать ситуацию, при которой документы ЭП могут автоматически удаляться с корпоративного почтового сервера при их копировании (перемещении) в почтовые клиенты (программы сбора по¬чты), которыми пользуются работники. В подобной ситуа¬ции задачи по резервному копированию возлагаются на са¬мих работников, хранящих единственные экземпляры по¬ступивших (отправленных) документов ЭП, либо возлага¬ются на иных ответственных работников,
наделенных пра¬вомерным доступом к почтовым клиентам, в которых хра¬нятся такие документы. Коллективный ящик электронной почты (далее – ЭП) представляет собой ящик ЭП, используемый несколькими работниками для осуществления электронной переписки. Коллективный ящик может создаваться для ведения пере¬писки несколькими работниками одного структурного подразде¬ления или группой работников в рамках выполнения какого-либо проекта, решения вопроса и т.
д. В локальных нормативных правовых актах организации зак¬репляются цели и порядок использования коллективного ящика ЭП, в том числе право определенных работников (категорий ра¬ботников) использовать коллективный ящик для отправки доку¬ментированной информации. При использовании коллективного ящика ЭП авторы отправ¬ляемых документов должны быть однозначно идентифи¬цированы (обозначены). Идентификация может осуществляться, например, посредством электронной цифровой подписи.
Право получения (отправки) документов посредством кол¬лективного ящика ЭП может закрепляться за одним работником или группой работников. В последнем случае для управления использованием коллективного ящика ЭП назначается ответственный работник, обязанности которого могут включать [41, c. 18]: &#61485; определение работников, допускаемых к использованию коллективного ящика ЭП; &#61485; обучение их правилам использования коллективного ящика ЭП; &#61485; контроль за соблюдением установленных правил использо¬вания коллективного ящика ЭП; &#61485; определение необходимости подготовки ответа на по¬ступающие в ящик документы и определение ответственно¬го исполнителя; &#61485; организацию учета и хранения документов, поступающих и отправляемых посредством коллективного ящика ЭП. Для организации авторизованного доступа к коллективному ящику
ЭП может применяться система доступа посредством паролей, смарт-карт и т. д. Выдаваемые пользователям па¬роли должны храниться в тайне. Их предоставление работни¬кам, не уполномоченным использовать коллективный ящик ЭП, не допускается. Порядок учета и хранения отправляемых и поступающих в коллективный ящик ЭП документов должен соответствовать принятому в организации общему порядку учета и хранения до¬кументов,
отправляемых (получаемых) посредством ЭП. При использовании системы ЭП организации необходимо оп¬ределить меры борьбы со спамом. Они должны быть направ¬лены на противодействие спаму, поступающему по ЭП извне, а также рассылаемому посредством корпоративной ЭП работни¬ками организации. Отличительными признаками спама чаще всего являются: &#61485; отсутствие
инициативы и согласия получателя на получе¬ние сообщений; &#61485; безадресность (распространители спама часто не знают, кто именно станет его получателем); &#61485; массовость рассылки (количество рассылаемых незапра¬шиваемых сообщений может достигать тысяч и даже милли¬онов экземпляров). Необходимо учитывать, что не все массовые рассылки мож¬но рассматривать в качестве спама. Например, легальность мас¬совой рассылки информации может быть закреплена в законода¬тельстве (о чрезвычайных происшествиях, мобилизации граж¬дан и др.), межведомственных и межкорпоративных соглашени¬ях, локальных правовых актах организации (для внутренней рас¬сылки) и т.д а также обусловлена спецификой деятельности орга¬низации и необходимостью реализации возложенных на нее фун¬кций и задач (например, рассылка вышестоящей организацией копий принятых правовых актов подчиненным организациям; рас¬сылка уведомлений о проведении заседаний (собраний); рассыл¬ка документов в копиях в ходе ведения служебной переписки с несколькими
корреспондентами и т. д.). Получение спама влечет за собой ряд негативных послед¬ствий для деятельности организации, в том числе: &#61485; необоснованное увеличение объема получаемых сооб¬щений, которые необходимо просмотреть и обработать, и, как следствие, рост трудовых издержек работников на обработку ненужной для деятельности организации информации, а также потенциальная возможность потери важных документов ЭП среди спама; &#61485; увеличение почтового трафика организации, в том числе дополнительная нагрузка
на почтовый сервер организации; &#61485; потенциальная возможность заражения компьютерными вирусами и иным вредоносным программным обеспечением. Противодействие входящему спаму должно носить комп¬лексный характер и включать меры организационно-пра¬вового и программно-технического характера. В первую очередь, необходимо закрепить в локальных нор¬мативных правовых актах базовые правила поведения работ¬ников при получении спама. Подобные правила могут включать запреты работникам организации на:
&#61485; использование адресов корпоративной ЭП для подписки на электронные рассылки, не связанные с выполнением работника¬ми возложенных на них обязанностей; &#61485; указание адресов корпоративной ЭП в открытых источни¬ках сети Интернет; &#61485; переход по ссылкам, указанным в поступающих спам-со-общениях; &#61485; открытие (запуск) подозрительных вложений в получаемых посредством ЭП сообщениях. Программно-технические меры противодействия спаму включают использование специализированного программного обеспечения (спам-фильтров). Выбор и внедрение подобного программного обеспечения должны осуществляться квалифици¬рованными специалистами по информационным технологиям. Если корпоративная ЭП используется организацией как инст¬румент массового распространения рекламы о своих услугах (то¬варах) и в иных маркетинговых целях, следует установить чет¬кие правила работы с ЭП в этих целях. Подобные правила должны учитывать нормы законодатель¬ства об информации, рекламе и
т.д. В частности, следует учиты¬вать нормы Законов Республики Беларусь "Об информа¬ции, информатизации и защите информации" и "О рекла¬ме". Это позволит избежать потенциальных претензий со сторо¬ны получателей рекламной информации, распространяемой орга¬низацией, так как в случае необоснованных рассылок за преде¬лы организации могут возникать потенциальные риски судеб¬ных разбирательств за нарушение законодательства о спаме, рекламе
и т. д. Согласие на получение рекламной информации адресатами целесообразно получать предварительно, например, путем подписки на рассылку. Распространяемая информация должна содержать достовер¬ные сведения об ее обладателе, а также о лице, распространя¬ющем информацию, в форме и объеме, достаточных для иден¬тификации таких лиц. Например, распространяемые рекламные сообщения должны содержать полное наименование органи¬зации и при необходимости ее почтовый адрес, телефоны и дру¬гие коммуникационные сведения.
Следует в явной форме предоставлять получателям реклам¬ной рассылки возможность отказаться от ее получения и по пер¬вому требованию прекращать рассылку в отношении данных получателей. Полномочия на осуществление массовых рассылок долж¬ны быть закреплены за конкретными структурными подразделе¬ниями или работниками (например, в приказах, должностных ин¬струкциях или положениях о структурных подразделениях). При этом следует также закрепить цели и условия проведения по¬добных рассылок. Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «Отдел маркетинга организует и осуществляет рассылки рек¬ламных буклетов и сообщений о продукции СП «Софтформ» ООО в электронном виде посредством корпоративной системы элек¬тронной почты. Список адресатов для рассылки буклетов определяется от¬делом маркетинга, в том числе путем сбора электронных адресов посредством корпоративного Интернет-сайта СП «Софтформ»
ООО. Каждое отправляемое рекламное сообщение должно включать текст следующего содержания: "Вы можете от¬казаться от рассылки информации о продукции (услугах) СП «Софтформ» ООО, отправив пустое сообщение на адрес [email protected]. Приносим извинения, если Ваш адрес электронной почты был указан ошибочно и не соответ¬ствует адресату". В случае получения от адресатов сообщений о нежелании по¬лучения в дальнейшем рекламной рассылки отдел
маркетинга пре¬кращает рассылку сообщений в отношении данных адресатов. Техническое обеспечение осуществления рассылок возла¬гается на отдел информационных технологий. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Таким образом, в связи с проделанной работой, можно сделать следующие выводы: 1. Электронная почта (electronic mail, E-mail) – это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают
пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы данных документов, записей назначенных встреч, новостей. 2. Возможность использования ЭП в различных организациях Республики Беларусь предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.). При этом часто наблюда¬ется тенденция, при которой в организациях, не имеющих чет¬кой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных пра¬вовых актах, возможность использования ЭП организации полу¬чает практически любой работник, использующий в своей де¬ятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закреп¬ления порядка использования
ЭП, права, ответственность и ог¬раничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (при¬казах, должностных инструкциях и т. д.). 3. В большинстве организаций происходит ежегодное увели¬чение объемов переписки, при этом количество отправляе¬мых и получаемых сообщений ЭП чаще всего значительно пре¬вышает количество бумажной корреспонденции.
Также можно констатировать, что чем крупнее организация, тем в большей степени (в больших пропорциях) у нее растет объем отправляе¬мой и получаемой ЭП. Отсутствие роста объемов электронной переписки, в том числе по отношению к переписке бумажной, характерно лишь для отдельных небольших организаций. 4. Белорусско-чешское совместное предприятие «Софтформ» Общество с ограниченной ответственностью (СП «Софтформ»
ООО) основано 27 июля 1999 года в городе Минске по улице Промышленной, 8А на территории свободной экономической зоны. Основное направление деятельности — проектирование и производство качественной офисной корпусной мебели, школьной мебели и частей мебели, изготовленных по технологии «софтформинг». 5. Рассмотрев используемые информационные технологии (в особенности электронную почту) на предприятии, сделаем следующий вывод, что в управленческой деятельности СП «Софтформ» ООО достаточно эффективно используются компьютерные технологии, и есть необходимость внедрения электронного документооборота. Рынок Республики Беларусь уже сегодня предлагает различные системы электронного документооборота. Например, РУП «Центр электронного документооборота» Белорусского государственного университета внедряет электронные «продукты: электронное «Дело», «Дело-
Web», Архивное дело, система «Карма» и прочие. 7. Электронный архив СП «Софтформ» ООО обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой
в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов. 8. Организация электронного документооборота в СП «Софтформ» ООО в целом позволяет нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать
в процессе повседневной работы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач. В целом, для снижения потенциальных рисков злоупотребле¬ния и неправомерного использования ЭП организации должна рассматриваться исключительно как инструмент деловой переписки, заменяющей работникам переписку в бумаж¬ном виде и при необходимости иные формальные сред¬ства деловых коммуникаций. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Акулов О.А Медведев Н.В. Информатика. Базовый курс. – М.: Высшее техническое образование, 2008. – 560 с. 2. Алексеев Е.Р. Электронная почта от А до Я. – М.: НТ
Пресс, ВКТ, 2008 192 с. 3. Берлинер Э Глазырина И Глазырин Б. Microsoft Windows XP. – М.: Бином, 2004. – 510 с. 4. Бойс Дж Windows 2000. – М.: ДМК, 2004. – 304 с. 5. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника СПб.: Питер, 2004. – 624 с. 6. Гладкий А. Интернет и электронная почта. –
М.: НТ Пресс, 2007 256 с. 7. Девянин, П. Н. Модели безопасности компьютерных систем: учеб. пособие / П. Н. Девянин. — М.: Академия, 2005.— 144 с. 8. Дымов В. Электронная почта: Самоучитель. – М.: Майор, 20012. – 176 с. 9. Евсеев Г.А Симонович С.В. Windows XP: Полный справочник в вопросах и ответах СПб.: Питер, 2007. – 835 с. 10. Зелинский С. Windows
XP. – СПб: Питер, 2005. – 480 с. 11. Зима, В. М. Безопасность глобальных сетевых технологий / В.М. Зима — 2-е изд. — СПб.: БХВ-Петербург, 2003.— 368 с. 12. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник 2-е изд доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред.
В.И. Лойко М.: Финансы и статистика, 2005 416 с. 13. Каймин В.А. Информатика. – М.: Высшее образование, 2007. – 285 с. 14. Капелюх С. Электронная почта. – СПб: BHV, 2006. – 144 с. 15. Кириленко А.П. Самоучитель работы на персональном компьютере СПб.: Питер, 2006. – 663 с. 16. Конеев, И. Р. Информационная безопасность предприятия /
И. Р. Конеев, А. В. Беляев.— СПб.: БХВ-Петербург, 2003. — 752 с. 17. Коцюбинский А.О. Персональный компьютер в работе руководителя. – М.: ГроссМедиа, 2005. – 386 с. 18. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows. – М.: Издательский торговый дом «КноРус», 2001. – 538 с. 19. Левин М. E-mail `безопасная`. Взлом, `спам` и `хакерские` атаки на системы электронной почты Internet. – М.: Майор, 2005 192 с. 20. Левин М. Антиспам без секретов. Практические рекомендации по борьбе с нелегальной рассылкой по электронной почте. – М.: Новый издательский дом, 2005. – 320 с. 21. Левин М. Электронная почта, интернет-пейджер и ICQ без секретов: Пособие по работе с электронной почтой и лучшими средствами общения в
Интернет. – М.: Новый издательский дом, 2005. – 320 с. 22. Леонард В. Windows XP для чайников. Полный справочник. – М.: Вильямс, 2007. – 720 с. 23. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия. Самые необходимые программы. – М.:ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2006. – 775 с. 24. Луенбергер Дэвид Дж – Информатика. –
М.: Мир программирования, 2008. – 448 с. 25. Маринин С.А. Основы работы с электронной почтой. – М.: НТ Пресс, 2007 160 с. 26. Меженный О. Windows XP. Самоучитель. – М.: Вильямс, 2002. – 304 с. 27. Михайлов А.В. Электронная почта и ее защита. – М.: Диалог-МИФИ, 2008 128 с. 28. Михеева Е.В. Практикум по информатике:
Учеб. Пособие для сред. проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 482 с. 29. Нортон П. Windows XP: энциклопедия. – М.: ДМК, 2007. – 736 с. 30. Пащенко И. Интернет и электронная почта. – М.: ЭКСМО, 2008. – 464 с. 31. Прончев Г.Б Бухтиярова И.Н Фесенко В.В. Компьютерные коммуникации. Сервис электронной почты. –
К.: КДУ, 2009 122 с. 32. Сергеева И.И Музалевская А.А Тарасова Н.В. Информатика. – М.: Инфра-М, 2006. – 336 с. 33. Смирнова, Г. Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник / Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов; под ред. Ю. Ф. Тельнова. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 512 с.
34. Соболь Б.В Галин А.Б и др. Информатика. – Ростов н/Дону: Феникс, 2005. – 448 с. 35. Советов, Б. Я. Информационные технологии: учебник / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский.— М.: Высш. шк 2005. — 263 с. 36. Сукач, А.Н. Документоведческая терминология в условиях применения технологии электронной почты // Термінологія документознавства та суміжних галузей знань: Зб. наук. пр. / Київський нац. ун-т культури і мистецтв; iн-т державного управління. За заг. ред. В.В. Бездрабко. – К.: Четверта хвиля, 2009. – Вип. 3. – С. 140 – 153. 37. Сукач, А.Н. Законодательная регламентация отнесения документированной информации к категории коммерческой тайны организации // Архівы і справаводства. – 2006. – № 6. – С. 46 – 50. 38.
Сукач, А.Н. Использование электронной почты в организациях Республики Беларусь // Архівы і справаводства. – 2010. – № 1. – С. 38 – 46. 39. Сукач, А.Н. Научно-методические аспекты использования электронной почты в документационном обеспечении управления организаций // Архівы і справаводства. – 2007. – № 5. – С. 102 – 107. 40. Сукач, А.Н. Организация защиты конфиденциальных документов //
Архівы і справаводства. – 2006. – № 3. – С. 16 – 21. 41. Сукач, А.Н. Организация защиты конфиденциальных документов // Секретарь-референт. – 2004. – № 7. – С. 30 – 32. 42. Сукач, А.Н. Работа с электронными документами: правовая регламентация // Кадровик. Управление персоналом. – 2008. – № 7. – С.
93 – 95. 43. Сукач, А.Н. Учет документов, содержащих коммерческую тайну: особенности и виды // Архівы і справаводства. – 2007. – № 2. – С. 19–22. 44. Топорков С. The BAT Microsoft Outlook, Marlin, Eudora. Эффективная работа с электронной почтой. – М.: ДМК, 2007. – 592 с. 45. Угринович Н. Информатика и информационные технологии. –
М.: «Лаборатория Базовых Знаний», 2002. – 291 с. 46. Угринович Н.Д Босова Л.Л Михайлова Н.И. Практикум по информатике и информационным технологиям М.: «Лаборатория Базовых Знаний», 2001 382 с 47. Уткин, В. Б. Информационные системы в экономике: учебник / В. Б. Уткин, К. В. Балдин. — М.: Академия, 2005. — 288 с. 48. Федоров А Омельченко Л. Самоучитель Windows XP. – СПб.: BHV, 2007. – 560 с. 49. Фролов А Фролов Г. Электронная почта. – М.: Русская Редакция, 2007 272 с. 50. Хорев, П. Б. Методы и средства защиты информации в компьютерных системах: учеб. пособие / П. Б. Хорев. — М.: Академия, 2005. — 256 с. 51. Хэлворсон
М Янг М. Эффективная работа с Office XP. – СПб.: Питер, 2005. – 932 с. 52. Шалин П. Энциклопедия Windows XP. – СПб.: Питер, 2005. – 685 с. Баронов В. В Калянов Г. Н Попов Ю. Н Титовский И. Н. Информационные технологии и управление предприятием / В. В. Баронов, Г. Н. Калянов, Ю. Н. Попов, И. Н. Титовский. –
М.: Компания АйТи, 200 . – 328 с.