Содержание
Введение
1. Электронные и бумажные документы
2. Цифровые аргументы
3. От АСКИД по EDMS
4. Особенности EDMS-систем
5. Проблемы выбора ивнедрения
6. Бумажных документов неуменьшается
7. Управление контентом
Заключение
Литература
Введение
Темаконтрольной работы «Электронный документооборот и управление контентом».
Документявляется основным способом представления информации на любом предприятии.Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рациональноорганизовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное использованиенакопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказатьсяна ведении бизнеса.
Цель работы – рассмотретьформы и методы электронного документооборота и методы его совершенствования, атакже управление контентом.
1. Электронные ибумажные документы
Поддокументомпонимают информацию, зафиксированную на материальном носителес атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ— этоинформация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определеннымиатрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязкаинформации к материальному носителю (бумаге).
Вэпоху ИТ, когда документы создаются (или переводятся в электронный вид),управление ими осуществляется электронным способом. Электронныйдокументявляется единицей информации в системах электронного документооборота. Такойдокумент не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю.Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же времябыть одним и тем же документом.
Различают внутренний ивнешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри ИСпредприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче вглобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных вышеособенностей, следует иметь в виду правила, определяющие все особенностиэлектронного документооборота. Причем эти правила должны быть едины для всех,как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронныйдокументооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот).Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Обэлектронных документах и электронном документообороте», например, в Украине илиЗаконами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» вРоссии. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе «жизнь».
Отсутствиеатрибутов, аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификациидокументов и одновременное существование многих одинаковых копий документаобусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронныхдокументов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись(ЭЦП).
ЭЦПзащищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Дляпроверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документооборотепредполагается использование ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами,необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющегоего открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры,которые создают по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП,приостанавливают и возобновляют действие сертификатов ключей подписей, ведутреестр сертификатов.
Чтодает электронный документооборот?
Внедрениесистемы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управлениедокументов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачностидеятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление идоступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельностипредприятия в целом.
Такжеоптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм их выполнения иконтроля, сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.
2.Цифровые аргументы
Поданным журнала ASAP, ежегодно вмире появляется около 6 млрд. новых документов. Так, только в США ежедневносоздается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,5трлн. различных документов. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 году только около 30%корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будетхраниться в электронном виде. По данным Siemens Business Services:
— 30% времени рабочихгрупп тратится на поиски и согласование документов;
— 6%документов безвозвратно теряются;
— каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
— прииспользовании электронного документооборота производительность труда персоналавозрастает на 20-25%;
— стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем бумажных.
Секретарь-референттратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работус документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудниковпредприятия — до 30% времени.
3.ОтАСКИДпо EDMS
Специалистыпо вычислительной технике помнят, как в 80-е годы многочисленные группыпрограммистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных системконтроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд лимогли быть востребованы, потому что «натыкались» на стены чиновников. И ихможно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьейзначимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данныхруководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Но самоестрашное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя онерасторопности чиновника как исполнителя.
А вэто то же время на Западе потребность в эффективном управлении электроннымидокументами привела к созданию систем электронного документооборота, которыеназывают Electronic Document Management Systems (EDMS).Сегодня эти системы являются частью рынка программного обеспечения дляуправления электронным документооборотом и содержимым информационных систем,так называемого рынка DCT (document and content technologies).
Последние5-6 лет наблюдается интерес к электронному документообороту и на отечественныхпредприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронныйдокументооборот можно определить как рабочий поток документов в электронномвиде. Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальнойсистемы. Это имеет место у большинства организаций, имеющих информационныесистемы.
Использование жеспециального программного обеспечения предоставляет механизмы управления,осуществляемые через документы, т. е. электронный документооборот напрямуюсвязан с уровнем развития управления. И в этом случае задача электронногодокументооборота — не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизмуправления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализациювсех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать следующиесистемы:
— электронный архив. Поддерживают средства полнотекстового поиска и храненияданных;
— workflow-системы. Рассчитаны на обеспечениедвижения документов по заранее заданным маршрутам (жесткая маршрутизация) сучетом иерархического построения организации;
— системы, ориентированные на накопление знаний. Это гибридные системы, которыеобычно сочетают в себе элементы двух предыдущих;
— системы коллективной работы.Их основная задача — обеспечить совместнуюработу людей над документами.
4. Особенности EDMS-систем
Какправило, EDMS-системы — это клиент-серверныепрограммы, построенные по модульному принципу и имеющие открытые интерфейсыприкладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции илирасширять уже имеющиеся. Например, функции ввода документов со сканера,электронной почтой, пересылки факсов и др. Важной особенностью EDMS-систем является также высокаястепень их интеграции с прикладными программами за счет использованиятехнологий OLE Automation, DDE, ActiveX,MAPI и др.
Какправило, EDMS-системы имеют двух- илитрехуровневую архитектуру, а их главное назначение — обеспечить целостностьдокументов и их четкую классификацию, чтобы пользователь мог без труда найтинужный документ. Обычно первый уровень такой системы представляет собойфайловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоитиз клиентского ПО, обеспечивающего доступ к системе, а третий уровеньархитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющуюсистему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникамдля внесения изменений и утверждения.
Во всех EDMS-системах реализована иерархическаясистема хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, всвою очередь, находится на полке и т.д. Количество уровней вложения прихранении документов не ограничено — один и тот же документ может входить внесколько папок и полок за счет применения механизма ссылок. Любой документ в EDMS-системе характеризуется определеннымнабором атрибутов (например, название, автор, дата и время создания и др.). Длякаждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки,в которой в графическом виде представлены атрибуты документа. В большинствеслучаев серверная часть EDMS-системысостоит из хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, атакже служб полнотекстовой индексации.
Хранилищеатрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архивдокументов». Для хранения атрибутов документов используются системы управленияреляционными базами данных, например Oracle, Sybase, MS SQL Server, обеспечивающие поиск документов по атрибутам, а дляхранения непосредственно содержимого документов — файл-серверы Windows, NetWare, UNIXили собственные хранилища.
Полнотекстоваяиндексация предназначена для индексирования содержимого документов, чтобы принеобходимости пользователь мог найти документы с указанными в строке поискасловами.
Кроме механизмов хранениядокументов, EDMS-системы должны обеспечивать имаршрутизацию документов. В общем случае используется свободная и жесткаямаршрутизация документов. При свободной маршрутизации пользователь может посвоему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождениядокументов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строгорегламентированы, и пользователи менять их не могут.
В EDMS-системах реализованы надежныесредства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Еслипользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, то онимогут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется засчет включения в карточку документа атрибута для аннотации.
ДостоинствомEDMS-систем является реализованная в нихвозможность автоматического отслеживания версий документов (пользователи всегдамогут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной попорядку или времени их создания).
Всостав большинства EDMS-систем входятутилиты для просмотра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.
Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционнымиWindows, Unix и Mac OS. Кроме того, они позволяют работать с документами черезстандартные Web-браузеры.
5.Проблемы выбора ивнедрения
Постепеннокомпании приходят к необходимости выбора системы документооборота. И вот именнона этом этапе нужно тщательно подойти к вопросу выбора. На сегодняшний деньсуществует множество EDMS-систем,наиболее распространенные из которых представлены в табл. 1. Скорее всего,нужно останавливать свой выбор на системах, которые в большей степенисоответствуют отечественной бизнес-практике. Второй важный момент — возможностьразвития системы через ее масштабируемость и поддержку со стороны разработчика.
Большинству отечественныхпредприятий впервые придется внедрять корпоративную EDMS-систему, что будет сопряжено с мощным сопротивлениемнаших людей. Объяснение достаточно тривиально. Наши люди не хотят развиваться,переучиваться, менять свой стиль работы и ментальность. Кроме того, они боятьсябыть уличенными в лени и некомпетентности. Ведь правильно оформленный документпрактически невозможно скрыть или придержать для исполнения. «Неразобранные»электронные документы всегда будут перед глазами вышестоящего начальника,наблюдающего за действиями сотрудников на расстоянии даже не выходя из своегокабинета. Эти преобразования вряд ли многим придутся по душе. И, тем не менее,идти вперед не просто надо, а жизненно необходимо. А чтобы быть в курсе всехсобытий, связанных с электронным документооборотом, посещайте, например,популярный Web-pecypc (http://www.docf low-,ru),который посвящен этой тематике.
Таблица 1 — Известныесистемы электронного документооборотаПродукт Производитель Информация Платформа Контроль версий документов Контроль исполнения документов Маршрутизация документов Удаленный доступ, Web-клиент Дополнительные функции DIRECTUM 2.1 DIRECTUM www.directum.
ru Windows + + + + (через Web-браузер) электронная цифровая подпись, распределение прав пользователей, поддержка форматов САПР-систем, канцелярия DIS:class НТЦ ИРМ www.mdi.ru Windows, Lotus Notes + + + + 3 версии: Электронная канцелярия «Золушка», Enterprise, Business DOCS Open/ Fusion Hummingbird www.pcdocs-.com Windows + + + + (СуЬег-DOCS) работа с факсовыми и почтовыми программами, ввод документов со сканеров, шифрование документов, управление технической и чертежной документацией DocuLive Siemens Nixdorf www.starvisio-nit.com Windows – + + FTP-клиент ввод графических изображений со сканера
Documentum
EDMS Documentum www.docume-ntu.com Window, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, Mac OS + + + + архивирование, интеграция с ERP и CAD/ САМ-системами PayDox PayBot, LLC www.interface.
Ш Windows + + + + расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета Атлас Док Атлас www.dps.-kiev.ua Windows + + + – поддержка коллективной разработки, атрибутивный и полнотекстовый поиск БОСС-Рефе-рент АйТи www.it.ru/boss Windows, Lotus Notes + + + + CRM-функции, распознавание текстов, факс-сервер, электронная почта Дело 8
Электронные
Офисные Системы www.eos.ru Windows + + + распознавание текстов Евфрат Cognitive Technologies
www.coqnit-
ive. ru Windows + +
– – архивирование документов, распознавание текстов Кодекс: Документооборот Кодекс www.kodeks.-net Windows + + + готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства, модульность, учет кадров ДокМе-неджер СОФТИН-ТЕГРО www.softinte-qro.ru Windows + + + интеграция с Microsoft Active Directory или NovelleDirectory, схемы согласования ЭСКАДО Итерпро-ком Лан www.interpro-com.ru Windows, Novell, OS/ 2, Mac OS + + + электронная подпись и факсимиле, поддержка графики, звука и видео САИД Протока www.protoka.-kiev.ua Windows + + оценочные критерии исполнительской дисциплины, загрузки ресурсов, степени надежности контрагентов Эффект Офис Гарант Интер-НЭЙШНЛ www.qarant.-spb.ru Windows + + организация вертикальных (подчиненных) и горизонтальных (двунаправленных) связей пользователей /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
6.Бумажных документов не уменьшается
Внедрениеэлектронного документооборота обычно не сокращает использование бумаги ворганизации, а даже увеличивает. Во-первых, это связано с тем, что электронныйдокументооборот внедряет культуру создания документов, поэтому общее количество«рождаемых» организацией документов резко возрастает. Во-вторых, в силупривычки люди часто хотят иметь документы на руках и работать с ними не толькоза компьютером. Объясняется это тем, что с бумажным документом работать более«эргономично». В-третьих, карманные компьютеры из-за маленького экрана невполне подходят для работы с электронными документами. Так что индустрияпринтеров, а вместе с ней и бумажные документы, еще долго будут процветать.
7.Управление контентом
Системыуправления контентомобеспечивают процесс отслеживания создания,доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов иобъектов для их последующего повторного использования и компиляции.Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде меньшихобъектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями и возможностьанализа. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management (ЕСМ), а реализующие ее системы — Content Management Systems (CMS).
Нарусский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят как «управлениекорпоративным содержанием», хотя есть и другие предложения перевода, например,«умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией».
ИТ-менеджеры,опрошенные Gartner, по приоритетности в 2009 годупоставили ЕСМ на второе место — вслед за безопасностью. Откуда такойнеожиданный рост интереса к этой концепции?
Так как на предприятияхнакопилось огромное количество электронных документов, то для работы с ниминужна взаимосвязанная система. Каждый сотрудник предприятия хранит своидокументы в виде файлов и электронной почты. При этом вся бизнес-логика содержаласьв головах людей, которые работают с документами. Накопленные массивыэлектронной информации являются ценнейшим интеллектуальным активом организации,ее корпоративной памятью. Кроме того, что их нужно сохранять, они должны бытьлегко доступны.
Чем же«документ» отличается от «контента»? Чаще всего документ создается в форматенекоторого офисного приложения, например MS Word. После его утверждения, он, например, публикуется насайте в HTML-формате или преобразуется в PDF-формат для дальнейшего распространения.Для потребителя информации это один и тот же документ (его суть и смыл одни ите же), а для классической системы управления документами — три разных. Такимобразом, появляется новое качество: «информация-контент» отделяется от«документа-формы». Пока дискуссия о приоритете содержания (контента) над формой(документом) носит академический характер. Можно считать, что «документ» и«контент» — практически одно и то же. Это дает все основания, что основой ЕСМявляется система управления документами, но только основа…
Насам же деле, концепция ЕСМ — это результат конвергенции систем управлениядокументами и информацией на Web-сайтах,средств автоматизации бизнес-процедур, коллективной работы и управлениязнаниями. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизациюнеструктурированной информации, поддержку ориентированных на документыбизнес-процессов и возможности анализа информации.
Дляанализа важны не только показатели в виде окончательных цифр (назовем эточеткой информацией). Это могут быть, например, данные из отчетов о продажах,измеряемые в сотнях тысяч долларов. Гораздо интереснее использовать для нуждбизнеса и так называемую «размытую» (назовем ее нечеткой) информацию, котораянаходится в текстовых документах, электронных таблицах, на Web-страницах, в сообщениях электроннойпочты.
Появлениепоставщиков средств управления контентом не заставило себя ждать. Это InterLeaf (www.interleaf.com, пакет BladeR-unner), Interwoven (www.interwoven.com, пакет TeamSite), NetObjects (www.netobjects.com, пакет Collage), Vignette Corp. (www.vignette.com, пакет StoryServer, Vignette V/7). Сюда следует отнести и продукты от IBM (Content Manager 8.0) и Microsoft CMS 2002. Эти пакеты предназначены не для организации хранения и маршрутизациидокументов, а для подготовки Web-контентаи организации доступа к нему. Для этого предусмотрен обширный пользовательскийинструментарий, в том числе текстовые редакторы и авторские Web-инструменты.
В 2002-2003 гг.российской компанией Xanadu Group быловыпущено 3 продукта этого класса: MatrixWalks Basic,MatrixWalks Standard Edition и MatrixWalks Enterprise Edition (www.matrixwalks.ru).
Спомощью этой системы компании могут интегрировать информационные потоки ибизнес-процессы как внутри собственной организации, так и на межкорпоративномуровне, управлять ими, направлять персонифицированную информацию пользователям,осуществлять постоянный мониторинг и оптимизировать передачу данных вонлайновом режиме. В качестве источников информации могут выступать ERP-, SCM-или CRM-системы,системы автоматизации продаж, новостные ленты, дискуссионные форумы, базыданных и файловые системы. Встроенные средства описания бизнес-процессовпозволяют пользователю самостоятельно проектировать и контролировать жизненныйцикл документов. Технологически MatrixWalks представляет собой Web-ориентированнуюсистему для работы через Web-браузер.
Заслуживает внимания ещеодна российская система управления контентом: «ContentRight» (www.contentright.ru). Главное ее предназначениезаключается в управлении информационным содержанием Web-служб различного уровня сложности. Основа системы — Web-ориентированная технология ArtPublishing.
Заключение
В процессе выполненияконтрольной работы мы узнали, что такое документооборот, о переходе отрутинного бумажного документооборота к электронному, переход от АСКИД к EDMS, особенностями EDMS-систем, известными системами электронногодокументооборота и управлением контентом.
Литература
1. Волова В.Н. Основы теории систем исистемного анализа. В.Н. Волова, А.А. Денисов. — СПб.: СПбГТУ, 1997. — 510 с.
2. Волова В.Н. Методыформализованного представления систем / В.Н. Волова, А.А. Денисов, Ф.Е.Темнигов. — СПб.: СПбГТУ, 1993. — 108 с.
3. Гасаров Д.В. Интеллетальныеинформационные системы. — М.: Высш. шк., 2003. — 431 с.
4. Гелшов В.М. Введение в АСУ. — Киев: Техника, 1974.
5. Корячов В.П. Теоретические основыСАПР: Учеб. для вузов / В.П. Корячо, В.М. Крейчи, И.П. Норенов. — М.:Энергоатомиздат, 1987. — 400 с.
6. Мамионов А.Г. Основы построенияАСУ: Учеб. для вузов. — М.: Высш. шк., 1981. — 248 с.
7. Меньов А.В. Теоретические основы автоматизированногоуправления: Учеб. пособие. — М.: МГУП, 2002. — 176 с.
8. Острейовский В.А. Автоматизированныеинформационные системы в экономике: Учеб. пособие. — Ср т: СрГУ, 2000. — 165 с.
9. Острейовский В.А. Современные информационныетехнологии экономистам: Учеб. пособие. Ч. 1. Введение в автоматизированные информационныетехнологии. — Ср т: СрГУ, 2000. — 72 с.
10. Автоматизированные информационныетехнологии в экономике / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮНИТИ,1998.- 400 с.
11. АСУ на промышленном предприятии:Методы создания: Справочник / С.Б. Михалев, Р.С. Седенов, А.С. Гринбер и др. — М.:Энергоатомиздат, 1989. — 400 с.
12. Комплекс общеотраслевыхруководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР. — М.: Статистика,1980.