Getting Things Done ( gtd ) Вы усовершенствуете ваши навыки самоорганизации Вы сможете привести в порядок не только профессиональные дела, но и лавину личной информации конспект

Аллен Дэвид_ Дела в порядке.docТри причиныпрочитать эту книгу – Вы оцените систему Getting Things Done (GTD) – Вы усовершенствуете ваши навыки самоорганизации – Вы сможете привести в порядок не только профессиональные дела, но и лавину личной информации КОНСПЕКТ КНИГИ Дэвид Аллен. Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса. Изд-во «Манн, Иванов и Фербер», М.- 2010Планы суть внешние проявления внутренней свободы воли человека. Ильенков Э.В. \004\Аннотация Жизненно важный вопрос для современного человека: как держать все дела под контролем, действовать эффективно и не выбиваться из сил? Методика Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD), изложенная в его книге – Как привести дела в порядок·, спасла тысячи читателей из-под завалов текущих дел. Эта книга о GTD – о «личной системе расширенного мышления» и о том, как правильно настроить GTD на безотказную работу. \005\Оглавление Ощутите свободу! 006 1. Введение 008 2. Феномен GTD 018 3. Запуск системы и поддержание ее работы 059 4. Основные принципы самоорганизации 072 5. Полный контроль: фиксирование 092 6. Полный контроль: оценка значимости 126 7. Полный контроль: упорядочение 160 8. Полный контроль: проверка и анализ 206 9. Полный контроль: исполнение 216 10. Полный контроль: применение системы 245 11. Обретение перспективы 255 12. «Взлетная полоса»: планы мероприятий 266 13. Десять тысяч футов: проекты 274 14. Двадцать тысяч футов: зоны фокусирования и зоны ответственности 287 15. Тридцать тысяч футов: цели и задачи 297 16. Сорок тысяч футов: видение 305 17. Пятьдесят тысяч футов: предназначение и принципы 315 IS. Перспектива: повторное посещение магазина Grade’s Gardens 331 19. Как поддерживать работу системы 337 20. Заключение 358 Приложения 363Об авторе 386 \006\^ Ощутите свободу! Чтобы пройти маршрут, нужна карта. Эта метафора применима и к маршрутам нашей жизни. В новой книге “Как поддерживать дела в порядке» Дэвид Аллен представляет свой подход, – GTD, – в качестве путевой карты, помогающей добиваться целей в непредсказуемых обстоятельствах. Эта книга выручит тех, кто чувствует, что трасса жизни всё сложнее, а видимость всё хуже. Эта книга — результат большой работы. Самоорганизация не в том, чтобы привести всё вокруг себя в стерильный порядок. Её цель — свобода. Ощущение свободы будет постоянно сопровождать вас, а многие вещи встанут на свои места. Конечно, придётся не только читать, но и действовать: фантазировать, задавать вопросы. И переход от знания к действию здесь не труден — ведь тому, как действовать, и посвящена эта книга.Виталий Колесник,автор блога kolesnik.ru,посвященного личному развитию и продуктивности \008\1. ВведениеИскусство двигать прогресс состоит в том, чтобы сохранять порядок, осуществляя перемены, и осуществлять перемены, сохраняя порядок.^ Альфред Норт Уайтхед Чтобы сделать жизнь содержательной, мы должны уметь начинать и завершать свои дела. Ведь составляющими успеха являются правильно сделанный выбор и его эффективная реализация. Сегодня доступны методики и инструменты, которые помогают самоорганизации, учат повышать продуктивность труда. Но нет пока фундаментального понимания динамики этих процессов в целом. Возникает вопрос: а существует ли вообще способ, позволяющий обрести это понимание? Смею надеяться, что такой способ вы обнаружите в этой книге. Я создавал её как руководство по оптимизации любого процесса — от решения деловой проблемы и до организации нестандартного отпуска, или ухаживания за дамой сердца. К любой из задач применимы одни и те же принципы и методы, и дела пойдут на лад, если осознавать суть и цель работы, создавать планы и контролировать их выполнение. Когда механизм повседневной жизни не продуман, возможности самореализации сокращаются. И если вы заботитесь о семье, здоровье и благосостоянии; если вы хотите реализовать свои творческие возможности и удовлетворить потребность в отдыхе, необходимо ко всем вопросам относиться как к бизнесу. В 2001 году я издал первую книгу «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», которая разошлась на тридцати языках мира. У моей системы появился широкий круг последователей, среди которых руководители, профессора, инженеры-программисты и даже духовенство. Оказалось, что любой человек благодаря системному подходу способен довести предложенные мной методики до совершенства во всех аспектах жизни. Уже в начале знакомства с GTD люди отмечают свои успехи в концентрации усилий. Тем не менее, опыт показал, сколь велика пропасть между пониманием и реализацией понятого. \010\ Многослойная структура GTD подобна луковице: нужно снять множество слоев, чтобы добраться до её глубинной сути. Даже лояльные её сторонники ещё не осознали её истинного потенциала, выходящего далеко за пределы простой системы самоорганизации. Все эти годы я старался убедить пользователей GTD в следующем: чем более строго и последовательно соблюдают её постулаты, тем более успешной будет трансляция этого опыта на другие области их деятельности. Постепенно я стал понимать, что именно должен сказать своей новой книгой. Книга представилась мне как практическое руководство по «гарантированному доступу ко всем возможностям» в работе и личной жизни. Понимание того, что все дела направлены лично вами в нужное русло, создает чувство защищенности и стабильности. GTD помогает достичь контроля над ситуацией и обеспечивает видение перспектив в самых разных сферах человеческой деятельности. Конкретные подходы могут меняться в зависимости от того, какой из них оптимален в данный момент. Например, в начале дня очищают от ненужных бумаг накопитель входящих документов, а после обеда — организуют мозговой штурм по важному проекту. Невозможно быть во всех местах одновременно и концентрироваться на всём, что требует вашего контроля во всех сферах жизни. Любая команда, прежде чем начать действовать, должна определиться со своими первоочередными целями, ценностями и приоритетами. \011\ Любая семья, прежде чем приступить к планированию отпуска, должна сначала завершить некоторые важные и неотложные дела. Всегда полезно знать, что лучше предпринять при возникновении той или иной проблемы и с какой точки зрения рассмотреть предлагаемые жизнью обстоятельства. Все одиннадцать моделей GTD, которые я представляю в этой книге, можно применять во всех сферах жизни. При этом каждая обладает самостоятельной практической ценностью. Но не забывайте о балансе разумного и полезного. Большая часть из того, чем бездельники, старающиеся запудрить людям мозги, величественно именуют «сложностью», на самом деле является лишь следствием разрухи, творящейся в их головах (Томас Соуэпл). Начинать приводить в порядок дела всегда нужно с идентификации факторов, создающих дискомфорт в душе. Это правило применимо в любых ситуациях, например в ходе разговора с детьми или на заседании комитета Торговой палаты. И прошу вас — учитесь избавляться от стресса! Причина ему — хаос и терабайты информации, хранящейся годами в вашей голове в виде балласта. Как только вы усвоите принцип повышения продуктивности путем снижения стресса и научитесь правильно транслировать информацию во внешнюю среду, вы сразу обнаружите бесчисленные способы извлечения пользы из этого нового состояния. Понимание принципов, лежащих в основе методик GTD, поможет вам осознать, как они работают, и эта новая степень свободы откроет перед вами целый арсенал ранее неизвестных способов наилучшей организации своего жизненного пространства. \012\^ Несколько слов для тех, кто уже знаком с системой GTD Говоря о GTD, я разделяю людей на три группы: 1. Те, кто считает, будто освоил эту систему (что далеко от реальности). 2. Те, кто освоил часть системы, но не использует её в полном объеме и понимает это. 3. Те, кто освоил GTD и применяет е` на уровне «продвинутого пользователя». Представителям первой группы хочу сказать вот что. Попытайтесь понять, что вы можете получить при использовании всех ресурсов методики. Контроль над аспектами повседневной жизни и управление потоками информации оказывается для некоторых людей столь важным, что они даже не пытаются копнуть глубже. Они не задумываются, что за ступенькой, на которую они поднялись, их ждет следующий шаг — к пониманию мышления. А оно ведёт от составления списков к решению вопросов, фигурирующих в этих списках. А ведь именно эта работа и занимает центральное место во всем процессе. Представителей второй группы я хочу воодушевить возможностями расширенного использования GTD. В читателях третьей группы очень хочу укрепить веру в успех и предложить им новые методы углубленного понимания полученных ранее знаний. Ваша группа пока немногочисленна, но обладает реальными методами повышения продуктивности и имеет ещ` более богатые возможности для их совершенствования. \013\^ Несколько слов для тех, кому система GTD пока неизвестна Книга «Как привести дела в порядок» может стать полезным дополнительным источником, позволяющим поэтапно освоить систему повышения продуктивности. Я концентрирую внимание читателей на ключевых GTD, и объясняю, почему они оказывают на разных людей различное воздействие, какие положительные результаты могут быть достигнуты благодаря новым возможностям их применения, какие отрицательные последствия могут возникнуть, если игнорировать эти принципы. \014\^ Как пользоваться этой книгой Настойчиво рекомендую при чтении этой книги держать при себе блокнот и ручку. Тогда вы сразу же реализуете один из принципов — фиксировать любую полезную мысль, подсказанную сознанием. Записи затем могут пригодиться в самый неожиданный момент для чего угодно, ведь в процессе чтения в вашем сознании могут всплывать различные мысли, — не теряйте возможность позже отыскать в них золотой песок! \015\ Приспособления для записи должны быть под рукой всегда. Пусть они и не пригодятся, но наличие ручки позволит вам чувствовать себя уверенно: это инструмент установки на получение пользы всегда и везде. Действуйте так, будто обязательно найдёте в любой ситуации что-то полезное для себя, и это станет для вас «автоматически сбывающимся пророчеством». Вы узнаете о моделях, которые можно использовать в консалтинге, ибо в процессе создания этой книги я беседовал с массой умных, состоявшихся, творческих людей, которые признавались в своем интересе к системе GTD и полагали, что могли бы сделать во сто крат больше, если бы знали, как применить эту методику в полном объеме. Содержание этой книги – заслуживающие доверия подходы к решению любых вопросов. И что более важно, эта книга помогает понять, какие именно вопросы задавать и как лучше всего реализовывать свои планы.^ Представление об успехе Любому участнику Олимпийских игр известно, что визуализированная мечта о победе необыкновенно повышает результативность. Предлагаю вам прямо сейчас на время прекратить чтение и «визуально помечтать» о том, что вы действительно хотели бы получить в результате изучения материала книги. Зачем вы купили эту книгу? Что в ней привлекло вас? Что вы надеетесь получить после её прочтения? \016\ Позвольте помочь вам. Подумайте: – что было бы, обладай вы способностью легко возвращать себе контроль над ситуацией всякий раз при его потере? – нравится ли вам чувство уверенности? – какие новые риски вы готовы были бы взять на себя, зная, что владеете такими инструментами? – какой успех мог бы прийти к вам? Я гарантирую: если вы готовы экспериментировать, вам будет достаточно небольшой концентрации внимания, а также овладения несколькими простыми методиками, чтобы достичь этого уровня и даже превзойти предполагаемый результат. По ходу чтения мы проработаем различные уровни вашей деятельности, но вам придется набраться терпения, чтобы не потерять из виду конечную цель. Вы должны постоянно помнить о ней.{V: Как «Word» даёт поддержку в работе с текстами, так «Форпост» должен всячески поддержать работу с планами! Это для работы с Бучацким-младшим!}^ Книга о доверии к своим ответам Эта книга – не энциклопедия рецептов. Не ждите от неё категорических ответов на вопросы в духе: что сделать, чтобы поменять место работы? стоит ли мне покупать компанию? Или – нужно ли нам приобретать щенка? Эта книга учит понимать инструменты и применять методы, которые помогут развить уверенность в своих силах, а значит, доверять своим решениям. Такова моя главная задача. \017\ Книга «Как привести дела в порядок» дала читателям конкретный вектор развития. А новая книга даст уверенность в своих силах. За что действительно стоит бороться, — это постоянство. Оно спасительно в водовороте бесконечных изменений. Понимание проблемы даёт точку опоры, обеспечивает свободу от стресса и оптимальность решений. \018\^ 2. Феномен GTDКак хаос грозы приносит дождь, который дает жизнь, так и в обществе временам успеха предшествуют времена беспорядка. Успех приходит к тем, кто может выдержать хаос. И Цзин. Книга перемен^ GTD — это не система этической оценки и не движение за абсолютно прозрачную организацию, которая якобы более важна, чем сам не структурируемый творческий процесс. Дэвид Аллен стр. 199Анализируя причины популярности GTD, я могу выделить четыре фактора: – её концепции работают, и механизм этой работы прозрачно понятен. – их может легко воплотить в жизнь любой человек с помощью обычных инструментов, которые всегда под рукой. – круг проблем, которые решают с помощью GTD продолжает быстро расти в глобальном масштабе. – предложенная целостная модель затронула нечто резонирующее с человеческой душой на многих уровнях, – глубокое и интуитивно присущее сметливым людям. \019\^ Эти концепции работают Модель GTD исследовали, тестировали и доводили до совершенства в обычных условиях с участием самых обычных людей. Я стремился дойти до сути и так существующих фрагментов методов самоорганизации, которые реально работают, и правильно сложить их в систему. Я задавался вопросом: почему, сформировав охватываемый одним взглядом список дел, которые я до этого просто держал в голове, я начинаю испытывать совсем другие чувства при мысли о стоящих задачах? И почему задачи после этого становились понятными и прозрачными? Ведь по существу ничего не менялось.^ А вывод-то напрашивался: пока задача оставалась у меня только в голове, я постоянно боялся забыть её, тем самым загонял себя в состояние стресса. Если же я сразу фиксировал её на каком-нибудь внешнем носителе, мысль отпускала меня из своих надоедливых объятий. А могут ли применяться эти принципы кем угодно? И всегда ли обеспечат результат? Я скрупулезно соблюдал все процедуры, стремясь получить адекватный набор ключевых принципов, которые бы все вместе и составили систему GTD. Оказалось, что они эффективными именно потому, что базируются на механизме реализации проектов и нашей работе над проектами. Сортировка «рутины» в «папке входящих документов» является естественным способом формирования правильного подхода к новому. Обзор состояния незавершенных дел по списку означает, что вы теперь полностью контролируете объём работ и, помимо прочего, осуществляете управление соответствующими проектами. А оценка значимости вашей зоны фокусирования или зоны ответственности помогает ощутить, что вы полностью контролируете ситуацию по всем проектам, и позволяет добиться душевного равновесия, более широко пользоваться своим жизненным опытом. \020\ Масштаб прикладного применения GTD или её элементов кажется при этом безграничным.^ GTD и IT — гармония высоких технологий Я заметил, как быстро стало расти число сторонников GTD в блогосфере, сфере высоких технологий и IТ-сегменте. Почему она здесь была принята с таким энтузиазмом? Я ведь похож на всех лентяев, которых так много на планете. Почти все мои знакомые, помешанные на компьютерах, тоже относятся к этой категории, а программисты, – все, и всегда – упорно трудятся, пытаясь изобрести нечто такое, что освободило бы от упорного труда. Ведь смысл вычислительной техники в том, чтобы облегчить людям их работу. И для GTD девиз «Максимум результатов при заданном ресурсе» является её сущностью! Естественно, что люди, связанные с миром компьютеров, тянутся к подобным идеям. Компьютерные программы работают в своей области во всех режимах только при полном отсутствии ошибок. А это достигается путем создания системного свода правил. Точно так же для предписаний системы GTD характерно отсутствие сбоев. Один технарий (и новообращенный «GTD’шник») объяснил мне эти процессы со своей колокольни: «Дэвид, вы всего лишь выделили подпрограммы, которые запускаются всегда, независимо от предметной области той или иной конкретной программы». \021\ GTD является системно независимым концептом, то есть ею можно эффективно пользоваться с помощью любого персонального инструмента или программного обеспечения, если они предназначены для упорядочения. Она позволяет наконец-то воспользоваться преимуществами некоторых программ, которые раньше использовались крайне редко. Среди тысяч пользователей популярного корпоративного настольного программного обеспечения, такого как Microsoft Outlook или Lotus Notes, были практически не востребованы такие функции, как «Задачи» (Task) или «Дела» (To-Do). Обнаружив, что эти функции можно настроить для применения в рамках GTD, пользователи получили доступ к новым возможностям уже имеющегося у них программного обеспечения. Кроме того, появилось основание для генерирования и упорядочения идей, что дало толчок к появлению сотен новых прикладных программ, в основу которых теперь уже легли принципы GTD.^ Отличие GTD от других моделей и систем Говоря о «личной самоорганизации», мы подразумеваем получение контроля над своим психическим состоянием и над ситуацией в окружающем нас мире. С помощью «просто обычной деятельности» этой цели не достичь. Для решения такой задачи нужно зафиксировать и оценить значимость (для будущего) всего непонятного в мире, после чего удалить всё, что не имеет к вам отношения. Вы должны предусмотреть процедуру регулярного обзора дел после их полного упорядочения. GTD учит начинать любое дело с составления списка всех дел и проблем, которыми забита ваша голова. Лишь после этого можно оценить значимость позиций списка. \022\^ Авторы других систем забыли как раз об этих составляющих. К примеру, существуют модели, сосредоточенные только на приоритетных проблемах, что вредит решению низкоприоритетных задач. С помощью только приоритетных проблем невозможно выполнить декомпозицию целей по видам и подуровням. А ведь каждый из подуровней нуждается в неприоритетных, но специфичных силах и средствах. Системы, которые я успел исследовать, похоже, предполагают одно и то же. Их авторы исходят из того, что вы всегда можете начать (на пустом месте) сразу с целостного представления о своей перспективе; что вы «враз сформулируете» задачи, определите силы и средства и обеспечите сбалансированность своих дел. Удачи! Вы видали хоть одного человека, у которого жизнь была такой простой? Практические ситуации много сложнее, нежели такая идеализированная мизансцена. Мы упрямо пытаемся управлять своим миром стараемся контролировать ситуацию, но постоянно находимся под давлением новой информации и ударов судьбы. Мы растём и меняем собственные представления о своих же перспективах. Если не принимают во внимание все вышеназванные факторы, ничего не выйдет. А с системой GTD всё получится! \023\^ Критерий удачной разработки = устранение препятствий Эффективность GTD легче понять, если попробовать рассмотреть ситуацию в целом с точки зрения устранения какого-либо препятствия в деятельности. Я много лет удивлялся, почему GTD активнее всего интересуются как раз те читатели, которые не очень-то в ней нуждаются. Почему? Ответ прост: именно для этой группы людей характерно глубокое понимание отрицательных последствий системных помех. Если у человека уже всё хорошо, и он потерял интерес к повышению своей результативности, то ему глубоко безразличны подобные системы. Популярность GTD обусловлена дефицитом людей, которые в жизни или работе владели бы хоть какой-нибудь системой, способной снимать препятствия. GTD как раз и стала инструментом управления ситуациями. Она позволяет поддерживать стабильность в условиях разнообразия форм роста, изменений и флуктуации. \024\^ Универсальность и простота внедрения системы Для внедрения GTD в жизнь (практически немедленно) не нужно приобретать программный продукт или овладевать новыми навыками. Достаточно обычного здравого смысла. Единственное требование — наличие какого-нибудь инструмента для фиксации информации и надежное место, где вы сможете правильно хранить списки своих дел. Я не обнаружил какой-то особой категории людей, которой GTD подходила бы больше, чем остальным. Её используют президенты корпораций, люди искусства и руководители проектов, целые семьи и представители духовенства, студенты и пенсионеры. Мы проводили GTD-тренинги и в корпорациях, входящих в список Fortune 50, и на семейных предприятиях, и в правительственных учреждениях. Мы знакомили с этой системой представителей здравоохранения и энергетики, транспорта и аэрокосмической промышленности, науки и образования и практически всех сфер бизнеса. Её одинаково воспринимали в Германии, Саудовской Аравии, Эстонии, Канаде и Бразилии. Мы также не обнаружили различий в восприятии методик в зависимости от типа личности, стиля обучения или пола. \025\^ Рост проблем и понимания необходимости их решения Если бы GTD помогала решать только уникальные проблемы, или была панацеей от малосущественных проблем, глупо было бы ожидать её популярности. Люди все чаще испытывают стресс, ощущение потери контроля над ситуацией. Во всём мире растет осознание потребности в восстановлении душевного равновесия. Чего мы все хотим? Мы хотим больше свободы и меньше работы. Мы хотим быть готовыми к неожиданностям. Мы все отчаянно хотим узнать, как управлять — нет, не информацией — делами! И понять, как все наши дела влияют друг на друга.^ Когда количество флуктуации зашкаливает Меня часто спрашивают: «в чём новизна вашего метода с точки зрения тех факторов, что вызывают стресс?» Мой ответ всегда прост: «В методах GTD нет ничего нового. Новизна — исключительно в повышении частоты обновления дел без стресса». Перемены всегда влекут стресс. Новое неминуемо связано с перенастройкой отношений и изменением представления о самом себе. Так было, и так будет. Сегодня за какие-то три дня происходит столько глобальных перемен, возникает столько новых проектов и происходит столько переоценок, сколько во времена молодости наших родителей случалось в течение года. Они спокойнее переносили стрессы. Мы же живём в условиях постоянного стресса: новые технологии позволяют всякой информации оседать в вашем почтовом ящике, а голосовое сообщение способно в любой момент взорвать ваш внутренний мир и разрушить приоритеты. \026\^ Не информация, а перегрузки Популярные системы самоусовершенствования ориентированы на решение двух проблем: управление временем (тайм-менеджмент) и управление информацией. Их решение состоит в простой перезагрузке ваших проектов в выбранную систему. Обычно используется календарный план и почасовое расписание, учитываются как темп, пространство, сортировка, выбор инструментов и технологий. Но ведь ни время, ни информация сами по себе не могут стать источником стресса? Вы не можете управлять временем: это – гипербола. Вы можете руководить только действиями и фокусировкой своего внимания. Время лишь помогает уяснить, в условиях каких ограничений, то есть (где и когда) вам нужно выделить конкретные ресурсы (силы и средства). Если вы эффективно управляете делами, фактор времени нейтрализуется. У вас отсутствует ощущение дефицита ресурсов или дисбаланса. Реальной проблемой в этих условиях становятся перегрузки. Природа помогает нам расслабиться благодаря своей органичности и изменчивости. Информация, поступающая к нам из природы, очевидна и оставляет позитивные воспоминания. Информация же, поступающая по электронной почте, зачастую бестолкова и даже вредна. Нужно открыть папку, прочесть электронное письмо, понять и оценить его, после чего системно интегрировать поступившие сообщения. При этом нагрузка такова, как будто вы в течение дня сталкиваетесь с сотней медведей. \027\ Как показывает практика, справиться с таким стрессом можно проверенным способом, применяя по отношению к каждой из позиций эффективные методики и сознательно сортируя входящую информацию по соответствующим папкам. Именно этому учит GTD. И она работает в жёстком системном режиме.^ Способность «приводить дела в порядок» легко развить Фактором широкого распространения GTD стало повышение требований к собственной эффективности. Мир всё строже требует умения быстро приводить дела в порядок и добиваться поставленных целей. Энтузиазм и инновации являются критически важными факторами. И если компания или индивидуум не могут выполнить план, здесь любые, пусть и самые замечательные идеи бесполезны. Но я утверждаю, что научиться добиваться целей может любой человек, хотя до сих пор широко распространено мнение, что одни люди от природы более продуктивны, а другие изначально на это не способны (это предвзятое мнение характерно для успешных менеджеров по продажам!) И в области творчества и инноваций считалось, что человек от рождения наделен или же обделен талантом к открытиям и творчеству. А это не так. Если строго следовать регламенту, то на выходе любой человек получит ворох творческих и инновационных идей и решений. \028\ Существует несложный но специфический процесс по приведению в порядок своих дел. Его регламент лежит в основе системы GTD. И этот процесс надо изучить.^ Нам всем присуще нечто интуитивно фундаментальное В GTD по ходу её разъяснения появляются трудноуловимые моменты, уходящие корнями в особенности психики, – интеллекта и эстетики. Я сомневался, что мне удастся толком объяснить этот процесс. Мы стремимся взаимодействовать с миром непредвзято, но при этом без подключения линейной формальной логики и принципов индуктивного подхода. (Конечно, мы способны к такого рода мышлению, но проявления окружающей реальности не вписываются в рамки этих рациональных категорий.) Кажется, что в душе существует что-то глубинное (порыв), что без последовательной аргументации и так вдохновляет и ведёт. Но большинству людей этот порыв далеко не всегда предлагает связный и здравый предметный план, а только удачный локальный фрагмент плана – какой-то уединённый вариант действий. Оценивая свой опыт, вы обнаружите в нём присутствие этой предопределенности, которая не представлялась вам очевидной, а потому вы даже не пытались ею попользоваться. Ведь огромное количество дел, которыми вы занимались, были неожиданны. Однако вы быстро делали необходимые выводы и действовали. Другими словами, вы всегда занимались выработкой своего конкретного отношения к событиям: ваш внутренний концептуальный проект и то, с чем вы сталкивались в окружающем, всегда были взаимосвязаны. \029\ Самым продуктивным способом действий является такое чередование: сначала поиск вариантов усовершенствования своего обычного образа жизни, затем выбор инструментов и методик анализа и реализации этих новых представлений. GTD одинаково эффективна для систематизации информации как из внешних, так и из внутренних источников. Для запуска этих «самодействующих» механизмов не нужно специально готовиться и предварительно о чем-то размышлять. Мы ведь всю жизнь воспринимаем, оцениваем, сортируем, неосознанно планируем и исполняем. Базовая формула GTD делает весь этот процесс осознанным и позволяет продуктивно воплощать свои представления в жизнь.^ Это система, помогающая обнаружить то, что уже у вас есть Мы загружены массой дел. Нам не хватает времени даже на то, чтобы выделить самые из них важные. Поможет ли GTD перестать быть заложником «рутины» и хаоса? Несомненно, – говорю я. Рассматривая накопившиеся дела, вы выделяете наиболее важные из них в данный момент. Единственное условие — вы должны быть полны творческой энергии, распознавать ситуацию и устранять препятствия. Вам потребуются инструменты, которые помогут понимать и формулировать свои способности и возможности в этом мире максимально полно. GTD хороша тем, что никому не навязывает свои цели. Она лишь предоставляет функции, помогающие вам вернуть самым простым способом контроль над ситуацией. \030\^ У системы GTD – свой стиль. GTD, конечно, не слишком уж проста и она обладает определенным уровнем сложности. Немаловажно, что в конкретной ситуации от неё вы получите «дорожную карту», открывающую перспективы. Прошу вас помнить, что GTD — это не столько система, сколько системный подход. GTD обеспечивает одинаковый подход ко всему, с.чем вы можете столкнуться в жизни. Для неё всё одновременно важно, но в то же время не сущностно: как у вас с выполнением своего предназначения? Отлично. Вам нужно покормить кошку? Замечательно. А если некие вопросы не тревожат ваше сердце, не тратьте впустую энергию, размышляя о них. Я бы сказал, что GTD деликатна. Она часто применяется в щекотливых ситуациях: запутанные проблемы лишают нас покоя и сна, оккупируют внимание; в таких случаях система GTD превращается в подобие якоря, который позволяет оценивать проблемы и «заземлять» тревожащие мысли для более точного понимания сути проблем. \031\^ Так что же в действительности представляет собой система GTD? Для тех, кто еще незнаком с системой GTD, я хотел бы вкратце перечислить некоторые её ключевые принципы. GTD — это подстраиваемая система, основанная на здравом смысле. С её помощью, имея список регулярно контролируемых дел, вы сможете сосредоточиться на своем внешнем и внутреннем мире, сделать правильный выбор в нужный момент. GTD представляет собой нетрудоёмкий, поэтапный и эффективный метод достижения высокой продуктивности без стресса. Среди её основных возможностей: — фиксация информации, которая вызывает ваш интерес; — постановка целей и разработка планов по значимым для вас вопросам; — ранжирование напоминаний и информации по соответствующим категориям, которые отвечают вашим потребностям; — контроль состояния дел одновременно по шести горизонтам стоящих перед вами задач (предназначение, видение, цели, зоны фокусирования, проекты и планы мероприятий). Следование GTD вселяет уверенность в силах, позволяет снизить перегрузки и высвободить мощный поток творческой энергии. С ее помощью можно научиться гибко управлять любыми деталями и нюансами своей жизни \032\ Система позволяет строго придерживаться принципов продуктивности, при этом обеспечивая свободу в выборе способов. Опыт наставничества, в ходе которого мы отрабатывали наиболее передовые технологии организации труда, помог отшлифовать систему GTD.^ Три модели системы GTD Система GTD – простая компиляция трех моделей. Я их сам обнаружил и проверил в процессе общения с людьми, ежедневно нуждавшимися в уточнении своих жизненных ситуаций и выборе направления дальнейших действий. Вот краткое описание этих трех моделей. Позже я разъясню, как они работают и как работать с ними.^ Управление рабочим процессом Модель управления рабочим процессом состоит из пяти этапов*: — сбор/выявление; — сортировка; — упорядочение; — обзор состояния дел; — исполнение. * Более детальная схема представлена в Приложении IV. \033\ Это методик, разработанная как способ сбора/выявления, анализа, упорядочения и управления списками «рутины». То есть того, что мы должны систематизировать и победить. Методика подразумевает фиксирование необработанного входящего материала, принятие решений, упорядочение результатов по категориям, оценку системы в целом и отдельных её частей, а также выбор правильного варианта действий. Она, так сказать, «работает с вариантами» Этот компонент GTD является наиболее простым инструментом, способным немедленно повысить продуктивность.^ Естественное планирование Обычно модель рабочего процесса подразумевает планирование и управление проектами, но не рассматривает их в качестве самостоятельных целей. Сортировка информации (в электронной почте, в лотке входящей информации или в протоколах совещаний) сопряжена с вычленением и инициированием проектов по мере появления соответствующих идей и с разработкой плана мероприятий по реализации этих проектов. Часто приходится работать над реализацией целей, требующих тщательного продумывания. К таковым, например, относятся ваша свадьба, новый сайт, написание книги или долгожданный отпуск. Для планирования и реализации таких проектов я сформулировал простую модель с пятью фазами. На заре эпохи управленческого консультирования тема «Планирование проекта» для моих клиентов представляла второстепенный интерес. \034\ Как правило, они задавали один и тот же вопрос: «Какая модель или программное обеспечение лучше всего подходит для планирования проекта?» Им казалось, что разработки, имеющиеся в этой области, либо слишком просты, либо чересчур сложны. Я говорил им об обычном подходе к планированию, когда мы размышляем о делах, не особенно стараясь упорядочить их. Отрадно заметить, что при этом мы все-таки в большинстве случаев не очень четко осознаём, как всё это делаем. Даже просто выходя из дома поработать на садовом участке, мы так или иначе занимаемся своего рода планированием, прихватывая с собой инструменты. По моему убеждению, вообще невозможно прожить день и при этом не планировать свои действия. Независимо от того, большой или маленький проект находится в работе, наше сознание в процессе воплощения замыслов в реальность естественным образом проходит через пятиэтапный процесс, который выглядит так*; — предназначение и принципы; — видение; — мозговой штурм; — упорядочение; — планирование последующих мероприятий. Вынашиваем ли мы замысел, осознаем ли свое предназначение, направление мыслей и модель поведения определяются нашей системой ценностей. Затем мы разрабатываем видение, то есть своё представление о том, какая реальность удовлетворила бы нас. См. Приложения II и 111. \035\ Несоответствие действительности эталону повергает нас в стресс, и мы начинаем генерировать идеи о том, как добиться реализации своего видения (мозговой штурм). Далее мы приступаем к сортировке полученных идей по компонентам, очередности и приоритетности, – формируется наш личный план действий. Эта модель планирования естественна. Она может использоваться как эффективный способ фокусировки сил и средств без всякого непроизводительного напряжения и позволяет сформировать «вертикальный» срез размышлений, необходимый для разного рода проектов, ситуаций и тем. Осталась еще, — расстановка приоритетов.^ Горизонты фо