Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

Министерствообразования Республики Беларусь
Учреждениеобразования
«Минскийгосударственный политехнический колледж»
Специальность2-26 02 32 «Документационное обеспечение
управления иархивоведение»
Дисциплина«Архивоведение»
Курсоваяработа
Государственныйучет документов в архивах Республики Беларусь
Разработала
Руководитель

МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УТВЕРЖДАЮ
Председательцикловой
комиссии
_______
ЗАДАНИЕ
Для курсовойработы по дисциплине Архивоведение
учащейся____курса 3 группы
Тема курсовойработы Государственный учет документов в архивах

ПЛАН
 
Введение
1 Понятие и правовые основы учета документов в архивах
2 Организация государственного учета документов в архивах
Заключение
Литература
Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытиядокументов.
Приложение Б Список фонда

Введение
В соответствии с ЗакономРеспублики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в РеспубликеБеларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивахорганизации государственной и негосударственной формы собственности подлежатобязательному централизованному учету.
Во все времена было важносохранить документы для будущих поколений, для этого, и предназначен учет, т.к.он определяет количество документов и их состав в установленных единицах учетаи отражает это количества в учетных документах. Правильное и точное заполнениевсех учетных форм в архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в нихгарантирует точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые напостоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.
Документ — это ценныйноситель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости.Учет документов происходил во все времена: при образовании государственности, вВеликом Княжестве Литовском, в Речи Посполитой, в Российской империи, вСоветский период, а также на современном этапе развития. Учет документовявляется средством для обеспечения сохранности и контроля над их наличием, даетвозможность адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашейстраны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочныйаппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежатдокументы, которые передаются из структурного подразделения в ведомственныйархив, в книге поступления и выбытия, а также электронные документы.
Учету подлежат вседокументы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные дляданного архива, фонды, объеденные фонды, описи дел. Принципиальной основойучета архивных документов является единство их хранения и учета. Осуществляетсяс помощью основных и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядкеведутся следующие основные учетные документы:
— описи дел;
— книга поступления ивыбытия документов;
— листы фондов;
— список фондов;
— номенклатура дел;
— дела фонда;
Кроме учетнойдокументации на архивные материалы в государственных архивах имеются системыучета особо ценных фондов и дел. Система учетных документов, имеющихся вархиве, обеспечивает контроль над сохранением, приемом, движением и выбытиемдокументов.
Целью моей курсовойработы является: описать основные моменты организации учета документов вархивах Республики Беларусь; закрепление теоретических знаний, полученных впроцессе обучения и овладение навыками самостоятельной работы; развитиеответственного отношения к своей будущей профессии; поиска информации;научиться самостоятельной работы с нормативно-правовыми документами.

1. Понятие и правовыеосновы учета документов
В соответствии с Законом Республики’Беларусь от 06.10.1994 № 3277-ХІІ«О Национальном архивном фонде иархивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда,хранящиеся в архивах организаций государственной и негосударственной формысобственности, подлежат обязательному централизованному учету.
Учет документов —определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражениеэтого количества и состава в учетных документах.Данный процесс является важным для обеспечения сохранности архивных документов,т. к. без упорядоченной системы, в том числе и в учете документации, они могутбыть бесследно утерян, а вместе с ним может исчезнуть и частичка нашей истории.
Учету подлежат все документы,находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данногоархива, фонды, объединенные фонды, описи дел, копии документов страхового фондаи фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников,номенклатуры дел и другие единицы хранения. Принципиальной основой учетаархивных документов является единство их хранения и учета. Учет документовстроится на принципах: централизации; преемственности учетных документов навсех стадиях работ; динамичности; единого методического руководства.
Централизация архивного дела создалапредпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования кучетным данным, без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение, единыеформы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в веденииучета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации,(единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состави объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняютсядокументами действующих учреждений) меняются, что вызвано приемом новыхдокументов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожениюдел, не представляющих научной и практической ценности, и т. п. Это требует отсистемы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать происходящиеизменения как в объеме, так и в составе документов.
Приемдокументов в государственные архивы производится на основе письма учреждения иактов приема-передачи документов в централизованном учете при этом вносятсяизменения в книгу учета поступлений, список фондов, лист и карточку фонда, делофонда, его внутреннюю опись и лист-заверитель, паспорт архива, а также рядвспомогательных форм учета. В архивохранилищах он отражается в описях дел,паспорте архивохранилища, карточках пофондового и постеллажного топографическихуказателей и
Кроме учетнойдокументации на архивные материалы в государственных архивах имеются, системыучета особо ценных фондов и дел, копий страхового фонда и фонда пользования.Они включают описи особо ценных дел, книги учета поступлений страхового фонда ифонда пользования, книги выдачи микрофильмов в читальный зал и др.
Он осуществляется с помощью основных ивспомогательных документов. Учетные документы должны быть сосредоточены узаведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве. Учетнаядокументация должна размещаться в изолированном помещении, храниться в сейфах,а по окончании работы помещения и сейфы должны опечатываться. В архиве вобязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:
— книга поступления и выбытия документов;
-список фондов;
-листы фондов; описи дел;
— номенклатура дел;
-книга выдачи дел вовременное пользование.
Сложившаяся системаучета, представляющая собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняющихсправочников, позволяет определить объемы хранимых документов, обеспечивает ихсохранность и возможность адресного поиска, раскрывает состав и содержаниеархивных материалов. Правильноналаженный учет является залогом успешной работы архива
2.Организация государственного учета документов в архивах
Всоответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фондеи архивах в Республике Беларусь» документы НАФ независимо от места их храненияподлежат централизованному государственному учету. Учет документовНационального архивного фонда Беларуси — это определение их количества иотражение его в учетных документах.
Учету подлежат вседокументы, входящие в НАФ Республики, независимо от их содержания, подлинности,способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документовявляется единство их хранения и учета. Документы, образующие НАФ, объединяютсяв ряд комплексов путем их классификации, которая начинается в процессе делопроизводствав учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующиекомплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности), материалы архива вцелом и наконец, Национальный архивный фонд. Учет строится таким образом, чтокаждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетныхдокументов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждомукомплексу. Первичное звено — дело — принимается за исходную величину (единицуколичественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются пофонду, а затем по архиву
Установленыединые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммированиеи обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения.Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентациисистемы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единогометодического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех,которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Этиизменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива вдругой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практическойценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способностиоперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составедокументов.
Вгосударственных архивах существует централизованный учет документов, которыйведет специальное подразделение или специально выделенный сотрудник. Крометого, учет документов организован в каждом хранилище отдела обеспечениясохранности документов и фондов… Учет документов в архивных учрежденияхосуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первыхобязательно для каждого архива, необходимость вторых определяется самимархивом.
Вцентрализованном учете должна быть следующая основная учетная документация:
— книга учетапоступления документов;
— списокфондов;
— листыфондов;
— описи дел(первый экземпляр);
— карточкифондов;
— паспортархива на 01.01.;
— дела фондов;
— сведения обизменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
В книге поступления и выбытиядокументов ведется учетописанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личномусоставу, принятых архивом. Ведется книга по годам, но порядковая нумерацияваловая. В книге указывается дата поступления, организация, сдающая документы,и документ, на основании которого материалы поступили в архив, отмечаются ихнаименования, хронологические рамки и объем, а также присвоенный номер фондаили номера фондов, хранящихся в архиве, к которым они присоединены. Количествопоступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется витоговой записи. В книгу поступления и выбытия документов вносятся такжеобнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.
Списокфондов—это перечень наименований архивных фондов, расположенных в порядке их номеров.Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз,при первом поступлении. Каждому, вновь принятому фонду присваивается очереднойномер по списку фондов, а также отмечается дата его приема. Объединенные фондыи архивные коллекции учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится всписок с титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит изполного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения —фондообразователя, указаний о подчиненности, местонахождении, временидеятельности фондообразователя. В случае передачи фонда в другой архив илиликвидации в списке в графе «Отметка о выбытии» указывается, кудавыбыл фонд, номер фонда другому фонду не присваивается. Перенумерацияпроизводится только с разрешения Белкомархива.
Лист фонда заводится при первомпоступлении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целоми происходящих изменениях.
Лист фондасостоит из трех основных разделов:
В первомразделе даются все названия фондов и крайние даты каждого наименования, датапервого поступления, местонахождение фонда (наименование государственногоархива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивномуоргану, прежний номер фонда;
Во второмразделе приводятся количественные показатели и документальное основаниепоступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждуюдату записи;
В третийраздел содержит характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объемв делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве дел вналичии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводитсялист-продолжение, в верхней части которого пишется: «Продолжение, ф.…л. 2». На первом листе делается ссылка: «См. продолжение, л. 2, 3, 4и т.д.» Листы продолжения подкладываются вслед за основными листами. В верхнихуглах нового и старого листов фонда делается отметка: «Листпересоставлен» и указывается, когда и по какой причине.
Карточкафондазаполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми госархивами вГоскомархив. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываютсядаты первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге,название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фондасо всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. сперечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных единицхранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи и даетсяаннотация документов. Карточка подписывается составителем. На базе карточекфондов в Госкомархиве и архивных отделах облисполкомов сформированы фондовыекаталоги, в которые ежегодно вносятся все изменения. Информацию об этихизменения сообщают государственные архивы. «Сведения об изменениях всоставе и объеме архивных фондов на 01.01.» заполняется архивами ивысылается ежегодно так же, как и карточки фондов. В них включаются все фонды,в составе которых произошли следующие изменения: прием и передача из архивовфондов, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов,объемов и состава документов, изменение названия фондообразователя, егоподчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового фонда. Витоговой записи формы указываются данные: количество фондов в архиве на началоистекшего года, по скольким фондам произошли изменения, сколько фондов и делпринято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива.
Паспортархива—учетный документ периодической отчетности, отражающей состояние архива запрошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двухэкземплярах, один из которых остается в архиве, второй высылается в вышестоящуюорганизацию. Паспорт включает следующие разделы:
В первомразделе даются сведения о количестве помещений (зданий) архива, объеме иплощадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и степени загруженностиархивохранилищ, а также краткая характеристика помещений и год постройкиздания.
Второй разделпосвящен количественной характеристике фондов и документов на бумажной основе,кино-, фото- и фотодокументов, машиночитаемых документов.
В третьемразделе отражается информация о количестве учреждений-источников комплектованияархива и объема хранимых документов и дел в них.
В четвертомразделе даются данные о страховом фонде архива и наличии в нем микрофотокопийиз зарубежных архивов.
В пятомразделе приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации документов,подготовке обзоров документов.
В шестойраздел включается информация об исполнении запросов, выдаче дел изархивохранилищ, количестве подготовленных статей, подборок и баз данных.
В седьмомразделе анализируется количественный состав библиотечного фонда (книги,журналы, газеты). Паспорт подписывает директор архива.
В делефондов,которое заводится на каждый фонд, хранится документация, раскрывающая егоисторию и состояние. В него помещаются историческая справка офондообразователе, акты о приеме документов, акты о выделении материалов куничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, обзоры фонда и др.Эти документы дают сведения о том, когда было создано учреждение, какие функциионо выполняло, как менялось его название и подчиненность, в каких условияхнаходились его материалы, как проводилась их обработка, экспертиза ценности,использование. Каждому делу фонда присваивается номер. Хранятся дела фонда впорядке их номеров. Все листы, входящие в дело фонда, нумеруются, подшиваются.На все документы составляется внутренняя опись.
Описи дел постоянного хранения составляется по установленнойформе. Графыописи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложкудела. Систематизация дел внутри описи аналогична систематизации дел пономенклатуре дел: учредительные документы, протоколы, приказы, планы, сметы,штатные расписания, балансы, отчеты, статистические отчеты, переписка и др.
В конце каждого годового раздела своднойописи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляетсяитоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическоеколичество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаютсяособенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая записьподписывается составителем раздела с указанием должности составителя и даты составленияописи. В ведениизаведующего архивохранилищем находятся вторые экземпляры описей каждого фонда,за состоянием которых он следит, производит выдачу и подкладку, вноситизменения, происходящие в процессе движения дел, и в соответствии с ними готовитновые итоговые записи к описям.
Вцентрализованном учете, кроме обязательных, могут вестись вспомогательныеучетные формы. Среди них
— реестрыописей,
— карточныйуказатель к листам фондов,
— книгидвижения документов.
— книги учетафондов архивохранилища;
— книги учетадвижения дел по архивохранилищам;
— карточкипофондового топографического указателя;
— карточкипостеллажного топографического указателя;
— карточки нанеобнаруженные дела и др.
Реестрописейзаводится при наличии значительного количества описей в архиве. В немустанавливается номер фонда, описи, название описи, крайние даты документов,внесенных в опись, количество дел и листов в описи, экземплярность описи,отметка о выбытии. Описи заносятся в реестр по порядку номеров фондов, внутри фондов— по порядку номеров описей. Реестры описей обеспечивают точный учет всехописей архива.
Карточныйуказатель к листам фондов, карточки для него составляются на каждый фонд. Еслинаименование фондообразователя менялось, то карточки пишутся отдельно на всепереименования. В них содержатся сведения о номере, названии и объеме фонда,крайних датах существования учреждения фондообразователя и его документов.Систематизируются карточки в указателе чаще всего попроизводственно-отраслевому принципу. Карточный указатель к листам фондовпозволяет быстро навести справку о наличии того или иного фонда, установить егономер. Он может быть также использован при присвоении номеров фондов. Проверканаличия фонда позволит избежать присвоения двух различных номеров документамодного и того же фонда, поступившим в разное время.
Контроль задвижением дел в архиве осуществляется по книгам учета их выдачи. Выбытиедокументов также фиксируется в учетной документации. Оно проводится наоснований актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,актов о неисправимых повреждениях дел (документов), актов об обнаружении дел,актов приема-передачи документов в другой государственный и ведомственныйархив, акта описания, переработки описей, акта о технических ошибках в учетныхдокументах, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Приснятии с учета документов в описях в графе «Примечание» противкаждого выбывшего дела ставится отметка «Выбыло» с указанием наосновании чего и когда. После этого пересоставляется итоговая запись описи.
Книгаучета фондов архивохранилища может заводиться в каждом хранилище. В ней впорядке возрастания номеров перечисляются все фонды, хранящиеся в данномхранилище, с указанием их названия, категории, количества дел и описей, датыпоступления фонда. Графу «Количество описей и дел» рекомендуетсязаполнять карандашом, так как эти цифры могут изменяться, особенно у фондовдействующих
Книгаежедневного учета движения фондов, описей и фондов может вестись в каждомархивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные книги учета фондовархивохранилища. Далее при каждом движении дел (прием, выделение к уничтожению,передача дел и др.) в книгу вносятся изменения и подводится новый итогколичества описей и дел по конкретному фонду и количества фондов, описей и делв целом по хранилищу.
Пофондовыеи постеллажные топографические указатели составляются для закрепления местахранения и поиска документов в архивохранилищах. Карточка пофондовоготопографического указателя заполняется отдельно на каждый фонд и онирасполагаются в порядке номеров фондов. Карточки постеллажного топографическогоуказателя заводятся на каждый стеллаж и группируются по порядку их номеров впределах отдельного помещения.
Картотеканеобнаруженных дел (при проверке наличия, выдачи дел из хранилища) ведется дляоблегчения и контроля за их поиском
Паспортархивохранилища заполняет и подписывает заведующий архивохранилищем. Онсоставляется ежегодно на 01.01. текущего года и сдается для обобщения сведенийв централизованный учет. Паспорт заводится на каждое хранилище и состоит изчетырех разделов: В первом указывается местонахождение архивохранилища и даетсяхарактеристика его помещения, системы охраны, средств пожаротушения, сведения оналичии приборов для изменения температурно-влажностного режима, данные околичестве закартонированных дел.
Во второмразделе общее количество фондов и их объем, в том числе количество фондов и делпо категориям, наличие особо ценных и микрофильмированных фондов и дел. В неговключается характеристика физического состояния дел, фиксируется число дел,нуждающихся в реставрации, ремонте, переплете, указываются сведения о созданиистрахового фонда и фонда пользования, количество фондов и дел выбывших иприбывших в хранилище.
Третий разделпосвящен анализу состояния научно-справочного аппарата. В нем приводятся данныео количестве описей, наличии указателей и карточек, их видах и количестве.
В четвертомразделе указывается должность и дата приказа о назначении ответственного захранилище.
Например, дляобеспечения сохранности особоценных документов, для которых невозможна подшивка, ахранение их возможно только горизонтальном состоянии, или в специальной упаковке необходимыспециальные учетные документы.
Также особенностиГосударственного учета особо ценных документов вызваны особенностями их комплектования. Например:
-поступление в архив неописанных документов;
-поступление документов в один фонд с разных источников комплектования;
-практически неограниченный по времени период комплектования;
-неравномерность поступлений по количеству документов.
В связи с этим в течение всего процесса комплектования могут изменяться:
-условия фонда;
-категория фонда;
-хронологические рамки документов фонда.
Названные факторы обусловливают и особенности государственного учета фондов личного происхождения. Основными с таких особенностей являются:
-оперативность учетных операций;
-учет не только описанных единиц хранения, но и документов, которые прошли этап сложения предыдущей описи в отделе комплектования;
-единый учет документов разных исторических периодах и в границах одного фонда.
Учетдокументов личного происхождения обеспечивается двумя видами документации: основной и оперативной.
К основным учетнымдокументам пофондам личного происхождения относятся:
-книга учета поступлений;
-список фондов;
-лист фонда;
-архивные описи;
-реестры описей;
-сведенья об объеме исмене в составе архивных фондов;
-описи особо ценных единиц хранения;
-списки фондов, которые удерживают единицы хранения;
-реестры описей единицами хранения;
-описи страхового фонда.
Основные учетные документы обеспечивают учет фондов на стадии хранения и использования.
Оперативная документация обеспечивает учет документов на стадии комплектования, ученого описания и их хранения. К оперативным учетным документам относятся:
-акты приему документов;
-акты ученого описания документов;
-акты о выявлении неучтенных документов;
-акты о неисправных повреждениях документов;
-акты о потере документов, пути поиска и пр.;
-акты о завершении работы по выявлению особо ценных документов.
Для скорого адресного поиска каждого фонда складывается карт-кофе указатель к листам фонда.
Под учетомНаучно-технической документации понимается определение ее количества и составав установленных единицах учета, отражение количества и состава в учетныхдокументах. Учет НТД в архиве осуществляется в целях упорядочения и обеспечениясохранности, а также контроля за ее наличием и состоянием, организации поискадокументной информации. Вся НТД переданная на хранение, независимо от вида,носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательномугосударственному учету.
Учет НТДведется централизованно и возлагается на специализированное подразделение илина специально выделенного работника. Помимо централизованного, ведется учетдокументов по каждому хранилищу.
С цельюправильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которойпоследовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету приприеме (или выбытии) документов.
Учет НТД вархиве осуществляется посредством основных и вспомогательных учетныхдокументов.
Основнымиучетными документами архива являются:
— книга учета поступленийдокументов;
— списокфондов;
— лист фонда;
— опись НТД;
— дело фонда;
Вспомогательными учетнымидокументами архива являются
— реестрописей ;
— опись особо ценных единицхранения;
— книги учетапоступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулоннойпленке и на микрофишах;
— паспортархивохранилища;
— карточка фонда.
Основная ивспомогательная учетная документация архива размещается в изолированномпомещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного заучет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетнаядокументация, опечатываются.
Особенностиучета документов личного происхождения связаны с их поступлением в архив внеописанном виде. Первичный учет таких документов ведется в книге учетапоступлений неописанных документов, в которой указывается условное название иномер фонда, источник поступления, дата поступления, количество документов.
Послепервичной обработки документов, составления сдаточной (расценочной) описи иутверждения ее ЭМК архива оформляются договор дарения (купли-продажи), актприема-передачи документов личного происхождения на государственное хранение,который служит основанием для внесения записей в учетные документы архива. Влисте фонда заполняется раздел «Учет неописанных документов».
Припоследующей обработке документов, составлении архивной описи дел личногопроисхождения и акта описания документов, документы снимаются с учета какнеописанные и вносятся в раздел «Учет описанных документов» листа фонда. Надокументы, не подлежащие хранению, составляется акт о возвращении документовсобственнику личного архива или акт о выделении к уничтожению документов (вслучае смерти фондообразователя, отказа наследников или иных обстоятельств).Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и генеалогическихзапросов на карточках, пользователей и их личных дел по журналу регистрации пользователейи их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале накарточках согласно числа посещений пользователями читального зала по журналурегистрации посещений пользователями читального зала. Учет и регистрациязапросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленномзаконодательством Республики Беларусь.
Учетподготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий,презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков для студентов ишкольников, печатных изданий, радио- и телепередач инициативных информацииведется на карточках учета форм использования документов.
Архив ведетучет количественных показателей использования документов (количествоиспользованных фондов, количество выданных для использования дел, снятыхкопий). Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающихот белорусских и иностранных юридических и физических лиц, ведется раздельно.

 
Литература
1 Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде иархивах в Республике Беларусь».1994г., с изменениями и дополнениями от06.01.1999г.
2 Правила работы государственных архивов Республики Беларусь.- Мн.: БелНИИДАД, 2006.
3 Жумарь С.В. Ведомственные архивы и отраслевые фондыРеспублики Беларусь. – Мн.: БелНИДАД, 2005.
4 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. АрхивоведениеБеларуси. Учебное пособие в двух частях. – Мн.: Издательский центр РИВШБГУ,1998.
5 Шостак Г.Н. Белорусский государственный архивнаучно-технической документации. – Мн.: БелНИДАД, 1998.
6 Основные правила работы архивов центральных и местныхорганов Государственной власти и управления, учреждений, организации ипредприятий Республики Беларуси. – Мн.: БелНИДАД, 2008.
7 Кудрякова Г.Н. Архив с нуля. – Мн.: Информационное правовоеагентство Регистр,2008.
8 Метадычныя рэкамендацыі па рабоце архіваў з дакументаміасабістага паходжання (Беларускі Дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацства). – Мн.: БелНІДАД, 2005.
9 Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал «Секретарское дело», 2008, № 7,с 31-34.

Приложение А
Обложка книги учета поступления и выбытиядокументов
_____________________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
ТОМ ______________
НАЧАТ ____________
ОКОНЧЕН _________

Приложение Б
Список фонда
_____________________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________
(наименование архива)
СПИСОК ФОНДОВ
ТОМ ______________
НАЧАТ ____________
ОКОНЧЕН _________ фонда Название фонда (коллекции) Дата первого поступления документов фонда Отметка о выбытии фонда (дата, подпись работника архива) 1 2 3 4
На 01.01 _______ года в архиве хранится________________________
_____________________________________________________фондов
Наименование должности
лица, составившего
итоговою годовую запись
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи