Міністерство освіти і наукиУкраїни
Тернопільська академія народного господарства
Інститут комп’ютерних інформаційних технологій
Кафедра моделювання та оптимізації економічних систем і процесів
ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ОБЛІКУІ АНАЛІЗУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ
(наприкладі ПП «Біомед»)
Дипломнийпроект
Спеціальність 7.050207 “Інформаційні системи в менеджменті”
студент групи ІСМ-51________ Г. Конєв
Керівник к.т.н.,
доцент ________ І. Білоусов
Зав. кафедри МОЕСП
К.е.н., доцент ________ Г. Гладій
2000
АНОТАЦІЯ
дипломного проекту Конєва Григорія Борисовича
“Інформаційна система обліку і аналізурозрахунків з постачальниками і підрядниками”
(на прикладіПП “Біомед”)
ТАНГ, IКIТ, кафедра ІІТ, група IСМ- 51, 2000 рік.
Обсяг дипломного проекту 104 сторiнки.
В даному дипломному проектіпроведено дослідження процесу обліку і аналізу розрахунків з постачальниками іпідрядниками. Наведено модель системи та її детальний опис, розроблено тавикористано математичне та інформаційне забезпечення. Здійснено програмнуреалізацію спроектованої системи.
Результати даногодипломного проекту можуть бути застосовані як на підприємствах, що займаютьсямедикаментами, так і на підприємствах іншого профілю.
ANNOTATION
degree project of Konev Gregory Borysovych
«The information system of account and analysisof accounts with the suppliers»
(on an example of the private enterprise “Biomed”)
TANE, ICIТ, Department IIT, group ISM- 51, 2000.
Volume of degree project 104 of pages.
In the given degree projectthe research of methods of account and analysis of accounts with the suppliers.The model of system model and it’s detail description is given, mathematicaland dataware have been designed and used. Programmed realization system wasdesigned.
Results of given degreeproject can be aplied asat the enterprises occupied medical preparations, and at the enterprises ofother structure.
Змн.
Лист
№ Докум.
Підпис
Дата
Арк.
4
ІКІТ.95712.105.ДП
Розроб.
Конєв Г.Б.
Перевір.
Білоусов І.А.
Реценз.
Н. Контр.
Васильків Н.М
Затверд.
Маслияк Б.О.
ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ
Літ.
Аркушів
105 ТАНГ, ІКІТ, ІСМ-51 ЗмістTOC o «1-3»
Вступ… PAGEREF _Toc484929922 h
1. Аналіз потреб ПП “Біомед” в створенні КІС обліку і аналізурозрахунків з постачальниками і підрядниками… PAGEREF _Toc484929923 h
1.1. Характеристика ПП “Біомед” і опис діючої системи облікурозрахунків з постачальниками і підрядниками… PAGEREF _Toc484929924 h
1.2 Існуючі шляхи розв’язку задачі обліку розрахунків зпостачальниками і підрядниками… PAGEREF _Toc484929925 h
1.3 Постановка задачі на проектування… PAGEREF _Toc484929926 h
2. Розробказагальносистемних рішень… PAGEREF _Toc484929927 h
2.1 Загальна структура розроблюваної системи… PAGEREF _Toc484929928 h
2.2 Математично-алгоритмічне забезпечення… PAGEREF _Toc484929929 h
2.3 Інформаційне забезпечення… PAGEREF _Toc484929930 h
3. Програмно-технічна реалізація системи… PAGEREF _Toc484929931 h
3.1. Структура програмного забезпечення… PAGEREF _Toc484929932 h
3.2. Розробка програмних модулів… PAGEREF _Toc484929933 h
3.3 Практична реалізація системи… PAGEREF _Toc484929934 h
Висновки… PAGEREF _Toc484929935 h
Література… PAGEREF _Toc484929936 h
Додаток 1… PAGEREF _Toc484929937 h
Додаток 2… PAGEREF _Toc484929938 h
Додаток 3… PAGEREF _Toc484929939 h
Додаток 4… PAGEREF _Toc484929940 h
Додаток 5… PAGEREF _Toc484929941 h
Додаток 6… PAGEREF _Toc484929942 h
Додаток 7… PAGEREF _Toc484929943 h
Додаток 8… PAGEREF _Toc484929944 h
Додаток 9… PAGEREF _Toc484929945 h
Додаток 10… PAGEREF _Toc484929961 h
Додаток 11… PAGEREF _Toc484929963 h
Додаток 12… PAGEREF _Toc484929965 h
Додаток 13… PAGEREF _Toc484929967 h
Додаток 14… PAGEREF _Toc484929969 h
Змн.
Арк.
№ докум.
Підпис
Дата
Арк.
5
ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ … PAGEREF _Toc484929971 h
Додаток 16… PAGEREF _Toc484929974 h
Додаток 17… PAGEREF _Toc484929977 h
Додаток 18… PAGEREF _Toc484929979 h
Додаток 19… PAGEREF _Toc484929983 h
Додаток 20… PAGEREF _Toc484929988 h
Додаток 21… PAGEREF _Toc484929989 h
Додаток 22… PAGEREF _Toc484929990 h
Додаток 23… PAGEREF _Toc484929991 h
Додаток24……………………………………………………….99
Додаток25……………………………………………………….100
Додаток26……………………………………………………….101
Додаток 27……………………………………………………….102
Додаток28……………………………………………………….103
Додаток29……………………………………………………….104
Додаток30……………………………………………………….105
ВСТУП
На сучасному етапі розвитку народного господарствапроходить подальше вдосконалення управлінської діяльності підприємств. Зміни,які проходять в економіці України, потребують підвищення ефективності та якостіуправлінської праці. Це викликано всезростаючим науково-технічним прогресом,впровадженням на промислових підприємствах досягнень науки і техніки.
Завданням переддипломної практики є ознайомлення ізструктурою приватного підприємства “Біомед”, оцінка комплексу технічних іпрограмних засобів, аналіз технології збору, обробки та передачі інформації, атакож виявлення недоліків у функціонуванні системи обліку розрахунків зпостачальниками і підрядниками.
Метою практики єудосконалення існуючої в приватномупідприємстві “Біомед” системи обліку розрахунків з постачальниками іпідрядниками та насичення її елементами аналізу і контролю. Це допоможеефективніше управляти підприємством, приймати відповідні рішення на різнихрівнях управління та, як наслідок, забезпечить отримання очікуваного прибутку.
1 АНАЛІЗ ПОТРЕБ ПП “БІОМЕД” В СТВОРЕННІ КІС ОБЛІКУ І АНАЛІЗУРОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ1.1 Характеристика ПП “Біомед” і опис діючої системи облікурозрахунків з постачальниками і підрядниками
Приватне підприємство “Біомед” засноване у 1994 році(фактично діє з жовтня 1998 року) для здійснення господарської діяльності,скерованої на виконання для об’єднань,підприємств, виробничих колективів та громадян, послуг та робіт у вирішеннімедичних, медико-біологічних, науково-технічних, виробничих та соціальнихпроблем, а також з метою одержання прибутків від основних видів діяльності.
В своїй діяльності підприємство керується Законами України“Про підприємництво”, “Про підприємства України”, та іншими актами танормативами з врахуванням особливостей, що передбачені в статуті підприємства.
Предметом діяльності підприємства є:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Структуру підприємства зображено в додатку 1.
На даний момент основним видом діяльності підприємства єроздрібна торгівля медикаментами. Це передбачає, зокрема, веденнябухгалтерського обліку.
На підприємстві вже автоматизовано задачі бухгалтерськогообліку “Склад” та “Реалізаціятовару”. Це здійснено засобами СУБД Microsoft Visual FoxPro 5.0. Для цього на підприємстві є такі технічнізасоби:
– комп’ютер на базі процесора Pentium з тактовою частотою 133 мегагерца,оперативною памяттю в 32 мегабайта, жорстким диском об’ємом 3,2 гігабайта, монітором 14” SVGA з роздільною здатністю 800х600 пікселів;
– принтерHewlett Packard DeskJet400.
Задача “Облікрозрахунків з постачальниками і підрядниками” вирішується на підприємстві уторговому відділі і не є автомвтизована. Призначення задачі – видачафінансової інформації про діяльність підприємства і формування звітнихдокументів.
Порядок облікутоварообороту на підприємствах роздрібної торгівлі наступний. Товари від місцявиробництва до роздрібної торговельної організації доставляє оптова торгівля.Роздрібна організація реалізуює товари безпосередньо споживачам. Товарипоступають до магазинів (або роздрібних торговельних організацій) у порядкудецентралізованих закупок самого магазину. Деякі товари надходять з місцьвиробництва безпосередньо у роздрібну торговельну мережу, обминаючи оптовуланку. Через оптові ланки проходять товари, що потребують комплектування їх уширокий торговельний асортимент, необхідний для безперебійного і рівномірногопостачання роздрібних торговельних підприємств. Облік розрахунків зпостачальниками ведеться на рахунку № 60 “Розрахунки з постачальниками іпідрядниками”. Оприбуткування товарів від постачальників оформляється записом вдебеті рахунка № 41 “Товари” (субрахунок 01 чи 02) та в кредиті рахунка № 60“Розрахунки з постачальниками і підрядниками”. При оплаті рахунка робитьсязапис в дебеті рахунка № 60 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками” та вкредиті рахунка № 52 “Валютний рахунок”, або № 51 “Розрахунковий рахунок”, або№ 66 “Векселі видані”. Оприбуткування товарів оформляється по цінах реалізації [].
Окрімвищенаведених бухгалтерських проводок, які є найчисленішими у підприємствіроздрібної торгівлі, можливі і наступні варіанти: кредит рахунка № 60 – дебетрахунка № 03, 05, 06, 07, 08, 12, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 50, 55, 61, 62, 63,78, 79, 84, 87, 93, 96, дебет рахунка № 60 – кредит рахунка № 42, 46, 49, 50,52, 55, 61, 62, 66, 68, 76, 78, 90, 93, 96.
Отже, облікрозрахунків з постачальниками і підрядниками стосується бухгалтерських операційз рахунком № 60. Практично задача вирішується шляхом виконання наступних дій.
На першомуетапі ведеться облік надходження товарів і облік оплати. Облік надходженнятоварів здійснюється на основі розхідних накладних, які надає постачальник,шляхом записів в журналі операцій відповідних бухгалтерських проведень, щовідображається по кредиту рахунка № 60. Проведення містить дані провідповідного партнера, суму (в якості якої вказується загальна сума в розхіднійнакладній) і дату здійснення операції. При обліку оплати рахунка вхідними документами служать платіжнідоручення, одержані з банку як документи, що засвідчують здійснення оплати. Вжурналі операцій робляться записи, зміст яких є протилежний записам приоприбуткуванні товарів. Надходження грошей фіксується на дебеті рахунка № 60.При цьому проведення також містить інформацію про партнера, суму, якупроплачено і дату здійснення операції.
Другий етапвключає в себе формування звітних документів, а саме: оборотно-сальдової відомостіі журналу-ордеру. Вони формуються на основі журналу операцій. Оборотно-сальдовавідомість містить інформацію про сальдо (залишок) на рахунку № 60 на початок ікінець місяця по дебету, кредиту, та згорнуте. Журнал-ордер містить інформаціюпро суми обороту по дебету і кредиту рахунку № 60 в розрізі рахунків, ізагальні суми обороту по дебету і кредиту.
Технологічнасхема процесу вирішення задачі обліку з постачальниками наведена в додатку2.
Рішення даної задачі вимагає аналізу великої кількостіпаперової інформації і включає в себе видачу різноманітних звітів. При цьомудуже висока ймовірність допущення помилки, яку важко відшукати. Це вимагаєнадзвичайних витрат робочого часу та ручної праці, що не може забезпечитивисокої продуктивності. До того ж, ручна обробка інформації у вирішенні задачтакого типу є морально застарілим підходом.
Тому доцільно реалізувати задачу обліку розрахунків з постачальниками і підрядникамина ЕОМ, щоб спростити та прискорити її розв’язання.1.2 Існуючі шляхирозв’язкузадачі обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками
Оскількиметодика бухгалтерського обліку єдина і стандартизована, вибір шляху розв’язку даної задачі зводиться до вибору програмногосередовища, в якому доцільніше її розв’язувати. Тут можливідва альтернативні напрямки – встановлення готової спеціалізованоїбухгалтерської системи і розробка власної. З спеціалізованих систем можнавиділити російський “1С” та вітчизняний “X-Door” Запорізької фірми “SoftTaxi”. Ці обидва пакети є досить потужними ігнучкими (особливо “1С”). Зокрема, одним із шляхів вирішення проблеми міг бибути вибір компонента “1С” – “1С: Бухгалтерія”, який можна додатковоналаштувати на виконання деяких функцій оперативного обліку. Але на сьогоднівсі спеціалізовані системи, які варті уваги, мають один суттєвий недолік –відносно високу вартість (в першу чергу це стосується дрібних підприємств).Очевидно, що якщо підприємство має на меті одержання прибутку, то так чи інакшевсі управлінські рішення повинні бути економічно обгрунтованими. А дляобгрунтування такого рішення, як вибір системи комп’ютеризованого обліку повинні враховуватись такі фактори, як економічнаефективність та ціна системи, і на основі аналізу цих факторів вже повиненробитись висновок про доцільність тієїчи іншої системи []. 1.3 Постановка задачіна проектування
З огляду на те,що приватне підприємство “Біомед” не є великим підприємством, займається однимвидом діяльності і має порівняно просту структуру, (поки що), зараз воно не маєпотреби у великій і дорогій системі. Адже, наприклад, лише один компонентсистеми “1С” “1С: Бухгалтерія” (на момент написання проекту) коштує 1309 грн.(245 у.о.), а мережева версія – 5200 грн. (972 у.о.). Очевидно, що придбанняфірмою такого пакету не є оптимальним шляхом.
Як ще одинспосіб вирішення проблеми може бути вибір нелегальних копій програмногозабезпечення, які значно дешевші за оригінал. Це є на даний час доситьпоширеним, але цьому способу притаманні свої недоліки. Один з них полягає вслідуючому. Метою впровадження на підприємстві автоматизованого бухгалтерськогообліку є поступовий перехід на повністю комп’ютеризовану систему і заміна нею існуючої паперової системи. Це дасть змогуоперативно одержувати різноманітні звіти про діяльність фірми, як в розрізах,зручних для аналізу, так і документів, що являються необхідними звітнимидокументами, навіть баланс всього підприємства. А як відомо, для того, щоб такасистема працювала на підприємстві, вона повинна бути ліцензована. Звісно,ліцензування нелегальних копій програмних продуктів (наприклад, “1С”)неможливе. Отже, окрім інших аспектів, використання нелегального програмногозабезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку не є прийнятним ще йтому, що це не дасть можливості для розвитку системи в майбутньому [].
Вагомимаргументом на користь створення власної системи (наприклад, засобами Visual FoxPro) також є те, що в такій системі можна передбачитивсі тонкощі і особливості, які пов’язані з торгівлеюмедикаментами, для здійснення оперативного обліку і елементів аналізу.
Щодо вибору конкретного інструментарію длястворення системи, він цілком виправдано падає на Microsoft Visual FoxPro, оскільки на підприємстві на даний момент вжепрацюють дві системи обліку (“Склад” та “Реалізація товару”), які створені на основі цієї СУБД. Це створить можливості для інтеграціївсіх компонентів в єдину систему, модернізації існуючих та створення нових компонентів по мірі розвиткупідприємства.
2РОЗРОБКА ЗАГАЛЬНОСИСТЕМНИХ РІШЕНЬ2.1 Загальнаструктура розроблюваної системи
Для розгляду структури розроблюваної системи обліку і аналізу розрахунків зпостачальниками та взаємозв’язку із зовнішніми об’єктамизручно представити систему у вигляді DFD-діаграм. В додатку 3подано контекст-діаграму розроблюваної системи, яка відображає зв’язки ззовнішніми об’єктами і визначає вхідні та вихідні потоки інформації []. Для даної системи можнаумовно виділити три зовнішні об’єкти: постачальники, банк і бухгалтеріяпідприємства. На вхід системи від постачальників надходять розхідні накладні, аз банку – проплачені платіжні доручення. В процесі роботи системи формуютьсянаступні результатні документи:
– оборотнівідомості;
– узагальненіоборотні відомості;
– сальдовівідомості;
– узагальненісальдові відомості;
– журнал-ордер;
– актзвірки.
Всі цідокументи надходять до бухгалтерії підприємства для здійснення оперативного,синтетичного обліку, проведення аналізу тощо.
За допомогоюдіаграми 1-го рівня, яку подано в додатку 4, проведено декомпозицію системи на окреміпроцеси. В результаті можна виділити наступні процеси:
– веденняжурналу операцій (процес 1);
– формуваннярезультатних документів (процес 2);
– друкі передача результатних документів (процес 3).
Для процесу 1“Ведення журналу операцій” вхідними є дані, отримані з розхідних накладних, щонадходять від постачальника і дані, отримані з проплачених платіжних доручень,які надходять з банку. В результаті ведення журналу операцій утворюються даніпро операції, які є вхідними для процесу 2 “Формуванння результатнихдокументів”. Цей процес також використовує вхідні дані для процесу 1 для звіркиі виявлення помилок. На виході процесу 2 формуються в електронному вигляді ті жсамі документи, які будуть вихідними документами для всієї системи. Задопомогою процесу 3 ці документи роздруковуються і передаються в бухгалтеріюпідприємства.
Розглянемодетальніше процес 1 “Ведення журналу операцій” за допомогою діаграми другогорівня, що наведена в додатку5. Даний процес складається знаступних дрібніших процесів:
– ввіді контроль інформації (процес 1.1);
– записна магнітний носій (процес 1.2);
– звіркаі корекція БД (процес 1.3).
Інформація зрозхідних накладних і платіжних доручень є вхідною для процесів 1.1 “Ввід іконтроль інформації” та 1.3 “Звірка і корекція БД”. Після процесу 1.1 введенаінформація про операції записується на магнітний носій (вінчестер) в файлоперацій. Записана інформація використовується в процесі 1.3 при звірці ікорекції БД. На виході процесу 1.3 (і всього процесу 1) – дані про операції.
Деталізаціяпроцесу 2 “Формування результатних документів” за допомогою діаграми другогорівня наведена в додатку 6.В результаті декомпозиції даного процесу одержуємонаступні дрібніші процеси:
– формуванняоборотних відомостей (процес 2.1);
– формуванняузагальнених оборотних відомостей (процес 2.2);
– формуваннясальдових відомостей (процес 2.3);
– формуванняузагальнених сальдових відомостей (процес 2.4);
– формуванняжурнала-ордера (процес 2.5);
– формуванняакту звірки (процес 2.6).
Дані прооперації є вхідними для процесів 2.1, 2.3, 2.5 та 2.6, на виході якихформуються відповідно оборотні відомості, сальдові відомості, журнал-ордер таакт звірки. Оборотні і сальдові відомості є вхідними даними відповідно дляпроцесів 2.2 та 2.4, в яких формуються узагальнені відомості.
Процес 3 “Друкі передача результатних документів” не вимагає деталізації.
Для висвітленнятехнології рішення даної задачі у системі, що проектується і для порівняння їїз існуючою технологією, систему зручно представити у вигляді техпроцесу, якийзображено в додатку 7. Приоприбуткуванні товару дані з накладних вводяться в пам’ять ЕОМ. В процесівведення даних ідбувається їх перевірка на правильність, повідомлення пропомилки (якщо вони виявлені) виводяться на екран монітора, і процедура вводуповторюється. Після того, як дані введені і перевірені, вони записуються нажорсткий диск ЕОМ в наступні файли: “Журнал операцій”, “Партнер” та “Товар”.
Аналогічноздійснюється ввід даних з платіжних доручень і корекція помилок при оплатірахунку. В цьому випадку дані записуються на жорсткий диск ЕОМ у файли “Журналоперацій” і “Платіжні доручення”.
В результатінаступних етапів формуються результатні документи, для чого використовуєтьсяінформація з файлу “Журнал операцій”. Це етапи: “Формування журнала-ордера”,“Формування оборотно-сальдових відомостей” і “Аналіз оплати і оприбуткування”.2.2Математично-алгоритмічне забезпечення
При роботісистема використовує ряд показників, які зручно представити у вигляді таблиць,виділивши реквізити-основи і реквізити-ознаки (див. таблицю 1 і таблицю 2).
Таблиця SEQ Таблиця * ARABIC 1. Реквізити-основи
Показник
Назва реквізиту
Позначення у файлі
R1
Сальдо дебетове на початок місяця
SDP
R2
Сальдо дебетове на кінець місяця
SDK
R3
Сальдо кредитове на початок місяця
SKP
R4
Сальдо кредитове на кінець місяця
SKK
R5
Дебетовий оборот
OD
R6
Кредитовий оборот
OK
R7
Загальний дебетовий оборот
ZOD
R8
Загальний кредитовий оборот
ZOK
R9
Сума операції
O
R10
Сума операцій
SO
R11
Сума операцій по дебету
SOD
R12
Сума операцій по кредиту
SOK
W1
Сума
S
W2
Загальна сума
SS
V1
Кількість
K
V2
Ціна
P
V3
Проплачена сума
PS
Таблиця SEQ Таблиця * ARABIC 2. Реквізити-ознаки
Показник
Назва реквізиту
Позначення у файлі
P1
Товар
I
P2
Постачальник
J
P3
Дата
D
P4
Номер накладної
N
P5
Дебетовий рахунок
RD
P6
Кредитовий рахунок
RK
P7
Дебет рахунка № 60
RRD
P8
Кредит рахунка № 60
RRK
P9
Місяць
M
P10
Дата початку місяця
DP
P11
Дата кінця місяця
DK
P12
Дата оплати
Z
Графвзаємозв’язку показників зображений в додатку 8.
Розглянемокожен з використовуваних в системі показників і наведемо формули, за якими вониобчислюються:
1)
– сума товару i, поставленогопостачальником j на дату d за накладною n.
(1)
де: – кількість товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n;
– ціна товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
2) – з