Контрольная работа
Дисциплина:Информационные системы в экономике
Тема: Информационные технологии электронного офиса
Оглавление
Введение
1 Классификацияавтоматизированных информационных систем
2 Информационныетехнологии электронного офиса: понятие, основные компоненты и их назначение
Заключение
Список литературы
Введение
Эффективноеуправление предприятием в современных условиях невозможно без использованиякомпьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта ифирмы-разработчика — это первый и определяющий этап автоматизациибухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС)из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смыслероссийские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранныепредприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одногопоколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертогопоколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первогоили второго поколения.
Руководителимногих российских предприятий имеют слабое представление о современныхкомпьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штатсобственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы длярешения стандартных управленческих задач.
Процедурапринятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управлениянова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многомбудут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет.Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия(масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизироватьиздержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами,специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательныдля группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность трудасекретарей и конторских работников и дают им возможность справляться свозрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным посравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качествеинструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений врезультате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономическийрост фирмы.
1Классификация автоматизированных информационных систем
Предлагаетсяиспользовать следующую классификацию систем и подсистем КИС. В зависимости отуровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или егосоставная часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:
КлассA: системы(подсистемы) управления технологическими объектами и/или процессами.
КлассB: системы(подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.
КлассC: системы(подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.
Системы(подсистемы) класса A — системы (подсистемы) контроля и управлениятехнологическими объектами и/или процессами. Эти системы, как правило,характеризуются следующими свойствами:
· достаточновысоким уровнем автоматизации выполняемых функций;
· наличиемявно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;
· наличиемконтура обратной связи;
· объектамиконтроля и управления такой системы выступают:
· -технологическоеоборудования;
· -датчики;
· -исполнительные устройства и механизмы.
· малымвременным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получениемданных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющеговоздействия на него);
· слабой(несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамическиизменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы)управления.
В качестве классических примеров систем класса Aможно считать:
· SCADA- SupervisoryControl And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);
· DCS — DistributedControl Systems (распределенные системы управления);
· Batch Control — системы последовательного управления;
· АСУТП — Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами.
Системыкласса B — это системы (подсистемы) подготовки и учета производственнойдеятельности предприятия. Системы класса B предназначены для выполнения классазадач, требующих непосредственного участия человека для принятия оперативных(тактических) решений, оказывающих влияние на ограниченный круг видовдеятельности или небольшой период работы предприятия.
Внекотором смысле к таким системам принято относить те, которые находятся науровне технологического процесса, но с технологией напрямую не связаны.
Вперечень основных функций систем (подсистем) данного класса можно включить:
· выполнениеучетных задач, возникающих в деятельности предприятия;
· сбор,предварительную подготовку данных, поступающих в КИС из систем класса A, и ихпередачу в системы класса C;
· подготовкуданных и заданий для автоматического исполнения задач системами класса A.
С учетом прикладных функций этот список можнопродолжить следующими пунктами:
· управлениепроизводственными и человеческими ресурсами в рамках принятого технологическогопроцесса;
· планированиеи контроль последовательности операций единого технологического процесса;
· управлениекачеством продукции;
· управлениехранением исходных материалов и произведенной продукции по технологическимподразделениям;
· управлениетехническим обслуживанием и ремонтом.
Классическими примерами систем класса B можносчитать:
· MES — ManufacturingExecution Systems (системы управления производством);
· MRP — Material Requirements Planning (системы планированияпотребностей в материалах);
· MRPII — Manufacturing Resource Planning (системы планирования ресурсовпроизводства);
· CRP — C Resource Planning (система планированияпроизводственных мощностей);
· CAD — Computing Aided Design (автоматизированныесистемы проектирования — САПР);
· CAM — Computing Aided Manufacturing (автоматизированныесистемы поддержки производства);
· CAE — Computing Aided Engineering (автоматизированныесистемы инженерного проектирования — САПР);
· PDM — Product Data Management (автоматизированныесистемы управления данными);
· SRM — Customer Relationship Management (системы управлениявзаимоотношениями с клиентами);
· всевозможныеучетные системы и т.п.
Однаиз причин возникновения подобных систем — необходимость выделить отдельныезадачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.
Системыкласса C — это системы (подсистемы) планирования и анализа производственнойдеятельности предприятия. Системы класса C предназначены для выполнения классазадач, требующих непосредственного участия человека для принятия стратегическихрешений, оказывающих влияние на деятельность предприятия в целом.
Вкруг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:
· анализдеятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из системкласса B;
· планированиедеятельности предприятия;
· регулированиеглобальных параметров работы предприятия;
· планированиеи распределение ресурсов предприятия;
· подготовкупроизводственных заданий и контроль их исполнения.
· наличиевзаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящихперед ними задач;
· интерактивностьобработки информации;
· повышеннойдлительностью обработки данных, колеблющейся от нескольких минут до несколькочасов или суток;
· длительнымпериодом принятия управляющего решения;
· наличиемсущественных временной и параметрической зависимостей (корреляций) междуобрабатываемыми данными;
· системаоказывает влияние на деятельность предприятия в целом;
· системаоказывает влияние на значительный период работы предприятия (от полугода донескольких лет);
· наличиемнепосредственного сопряжения с системами класса B.
Классическими названиями системы класса С можносчитать:
· ERP — EnterpriseResource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);
· IRP — Intelligent Resource Planning (системамиинтеллектуального планирования);
· АСУП;
· EIS.
2 Информационныетехнологии электронного офиса: понятие, основные компоненты и их назначение
Информационная технология автоматизированного офиса — организация иподдержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешнейсредой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи иработы с информацией.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов длякомпьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологиюавтоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электроннаяпочта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции,видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программыуправленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнениемприказов и т.д.
Основные компоненты:
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является базаданных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные опроизводственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных наоперационном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнегоокружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическимиоперациями по работе в среде баз данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений(программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электроннаяпочта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложениеавтоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и сдругими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения,предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяетдобавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливатьформат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документготов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и принеобходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжениименеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получениеподготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов даетвозможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевомиспользовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить иотправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место толькооднонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, неявляется слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебныепереговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечениядвухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения поэлектронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминаетэлектронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения наклавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону выполучаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройстводля преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютердля хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется всети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться длягруппового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительноуказать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будетпериодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, являетсябазовой составляющей информационной культуры любого сотрудника иавтоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в немневозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности.Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнятьмногочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использоватьсетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписаниемуправленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь)устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматриваетполучившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое ипрограммное обеспечение электронного календаря полностью соответствуетаналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечениекалендаря часто является составной частью программного обеспечения электроннойпочты.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференциииспользуют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы,решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этойтехнологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции можетбыть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для полученияотображения текстовых и графических данных на экране монитора.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции междукомпаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Чтоже касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услугиначинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так,во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста,не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранитьбольшое количество документов. Их число может быть так велико, что хранениедаже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранитьне сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологиейи основывается на использовании специального устройства — оптическогораспознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа илифильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера.Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено вего реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используютсяоптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовыйоптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникациймежду территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболеепростым техническим средством реализации аудиоконференции является телефоннаясвязь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия вразговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требуетналичия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязимежду ее участниками.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что иаудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также нетребует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг отдруга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя идругих участников. Одновременно с телевизионным изображением передаетсязвуковое сопровождение.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата,способного читать документ на одном конце коммуникационного канала ивоспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой илегкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему,независимо от их географического положения.
Заключение
Использованиеинформационных технологий для управления предприятием делает любую компаниюболее конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости кизменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
Повыситьэффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей испециалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией наоснове единого банка данных.
Улучшитьделопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота,автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
Снизитьрасходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации,регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации.Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работыи давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
Обеспечитьнадежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всехуровнях управления.
Руководителямсреднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений иоперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежныхотделов.
Повыситьэффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами ицентральным аппаратом.
Гарантироватьполную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. Имногое другое.
Важноотметить, что автоматизация — не самоцель, а целенаправленная перманентнаядеятельность по рационализации и оптимизации организационно- штатной структурыпредприятия и его бизнес-процессов.
Списоклитературы
1. В.А. Грабауров / Информационные технологии дляменеджеров. – М.:
Финансы и статистика, 2001.
2. В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкин / Основыуправленческой деятельности. – М., Высш. шк., 2002.
3. М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов /Автоматизация кадрового учета: Инфра – М., 2001.
4. В.В. Брага, Н.Г. Бубнова, Л.А. Вдовенко /Автоматизированные информационные технологии. – М.: Компьютер: ЮНИТИ, 1999.
5. Бабкин Ф.В. «Электронная коммерция и новыеорганизационные формы компаний», Менеджмент в России и за рубежом, выпуск 1,2000.
6. Щиборщ К.В. «Интегрированная системауправления промышленных предприятий России», Менеджмент в России и за рубежом,выпуск 4, 2000.