Само понятие «технология»используется в производстве и определяется как система взаимосвязанных способовобработки материалов и приемов изготовления продукции в производственномпроцессе.
Управленческаядеятельность в любой организации так же основана на переработке информации ипроизводстве новой информации, что позволяет говорить о наличии технологиипреобразования исходных данных в результатную информацию, т.е. информационнаятехнология – это система методов и способов сбора. Передачи, накопления,обработки, хранения, представления и использования информации на основеприменения технических средств.
Информационные технологиив соответствии с различием информационных процессов можно классифицировать натехнологии:
· Сбора информации;
· Передачиинформации;
· Обработкиинформации;
· Хранения информации;
· Представленияинформации;
· Использованияинформации
Каждый конкретныйинформационный процесс может быть реализован отдельной технологией сиспользованием своей технологической базы, системы управления техническимисредства и организационно-методического обеспечения.
Управленческаядеятельность основана на реализации практически всех перечисленных видовинформационных технологий в соответствии с последовательностью и содержаниемотдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационныетехнологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексномиспользовании различных видов информационных процессов на базе единоготехнического комплекса, основой которого является средства компьютернойтехники. В связи с этим очень часто под современными или новыми информационнымитехнологиями понимают компьютерные технологии.
Развитие информационныхтехнологий идет с нарастанием темпов. Так, до второй половины XIX в. В основу информационнойтехнологии составляли бумага, чернильница и бухгалтерская, статистическая,учетная книга. Коммуникация (связь) осуществляется путем отправления адресатудокументов: столбцов, свитков – с курьером. Продуктивность информационнойобработки была низкой: каждое письмо изготавливалось вручную, учетные ирасчетные книги не только велись вручную, но и копировались повсеместно длясоздания информационной базы вышестоящих органов управления – московскихприказов.
Серьезные изменения винформационной технологии этого периода сыграл переход с пергамента на бумагу,приведший к изменениям в технологии оформления документов, их комплектования вдокументальные процессы, создал почву для начала формирования офисныхучётно-справочных массивов.
Ручную информационнуютехнологию в конце XIX века замениламеханизированная. Изобретения пишущей машинки, телеграфа, телефона – всё этопослужило основой для изменений в создании, тиражировании, обработкеуправленческой информации и, как следствие, продуктивности работы. Номеханизированная технология не привела к значительным изменениям организованнойструктуры существующих учреждений, технологии работы с документами.
Внедрение электрическойтехнологии, основанная на широком использовании электрических пишущих машиноксо сменными шрифтами, значительной оперативной памятью, копировальных машин наобычной бумаге, магнитофонов и диктофонов улучшили учрежденческую деятельностьза счёт повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многиеучреждения работают на электрической технологии до настоящего времени.
Появление во второйполовине 1960-х годов электронно-вычислительной машины на периферииучрежденческой деятельности, вычислительных центров начало смещать акцент винформационных технологиях на обработку не формы, а содержания информации. Этобыло началом формирования электронной, или компьютерной, технологии.
С появлением персональныхкомпьютеров, стремительным наращиванием их быстродействия, объёмов памяти,программного обеспечения происходит принципиальная модернизация идеиавтоматизации управления. Но становится очевидным, что самая современнаявычислительная машина в обозримом будущем не сможет заменить человека.
В настоящее время речьидёт о структурной человекомашинной единице управления, которая оптимизирует впроцессе работы: возможности компьютеров расширяются за счёт структуризациипользователем решаемых задач и пополнения её базы знаний, а возможностипользователя – за счёт автоматизации тех задач, которые ранее был целесообразнопереносить на компьютер по экономическим или техническим соображениям. Доступностьприобретений, возможности многоцелевого использования вводит компьютерныетехнологии в состав стандартного офисного делопроизводства.
В составе комплексатехнических средств обеспечения информационных технологий выделяют средствакомпьютерной техники и средства организационной техники.
Современные офисныесредства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры икорпоративные компьютеры.
Персональные компьютерыпредставляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностьюнаправлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческогоработника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, всоставе которого можно выделить персональный компьютер IBM PS и совместимые с ним, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы «Apple».
Корпоративные компьютеры– это многопользовательские системы, имеющие центральный блок с большойвычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которомуподсоединяются большое количество рабочих мест с минимальной оснащённостью:видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и,возможно, устройство печати (рис.1).
/>
Рис. 1. Схемакорпоративной компьютерной сети фирмы
Современная областьиспользования корпоративных компьютеров – реализация информационных технологийобеспечение управленческой деятельности в крупных финансовых и производственныхсистем, обслуживающих большое количество пользователей в рамках одной функции:биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказаниятранспортных услуг населению и т.п.
Интенсивное развитиесовременных информационных технологий связано именно с широким распространениемсначала 80-х годов персональных компьютеров, сочетающих относительную дешевизнус достаточно широкими для не профессионального пользователя возможностями.
В настоящее времяпреобладает тенденция объединения различных вычислительных систем ввычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрироватьинформационно-вычислительные ресурсы для наиболее эффективной реализацииинформационных технологий.
Принципиальные отличия компьютерныхинформационных технологий от ранее существовавших состоит не только вавтоматизации процессов, изменения формы или местоположения информации, но визменении её содержания.
Можно выделить двестратегии разработки реализации современных информационных технологий вуправленческой деятельности.
Первая стратегия –информационная технология приспосабливается к организационной структуре в еёсуществующем виде, происходит модернизация сложившихся методов работы:
— рационализируются впервую очередь рабочие места, происходит перераспределение функций междутехническими работниками (операторами), специалистами (администраторами);
— происходит слияниефункций сбора и обработки информации – физический поток документов – с функциейпринятия решений – информационный поток;
— вопросам коммуникацийотводится второстепенная роль.
Вторая стратегия –организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационнаятехнология дала наибольший эффект:
— основной стратегиейявляются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационныхвзаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных;
— вводятся новые рабочиеместа, ликвидируются старые должности, производится запроектированноеперераспределение обязанностей практически всеми сотрудниками фирмы;
— разрабатывается новаянормативно-методическое обеспечение по организации документационногообеспечения, проводится сплошное переобучение сотрудников в в работе по новымтехнологиям;
— продуктивностьорганизационной структуры возрастает, так как рационально распределяютсяархивные данные, снижается объём циркулирующей по системным канала информации идостигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня иобъёма решаемых задач.
Итак, первая стратегияориентируется на существующую структуру учреждения, при этом степень риска отвнедрения сводится к минимуму, ибо затраты минимальны и организационнаяструктура не рационализируется; вторая – на будущую структуру, при которойсистема расширяется строго в соответствии с потребностями, но в заданныхпараметрах.
Для обеих стратегийпринципиально меняется подход к использованию информационной технике: онастановиться основой типового оснащения рабочего места в офисе. Тем самымликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. Дляновой информационной технологии характерны:
— работа пользователя врежиме манипулирования данными. Пользователь должен «видеть» — средства вывода: экран. Принтер – и ” действовать” – средства вывода:клавиатура, «мышь», сканер;
— сквозная информационнаяподдержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базыданных, предусматривающая единую унифицированную форму представления, хранения,поиска, восстановления и защиты данных;
— безбумаженный процессобработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательныйвариант документа, а промежуточные версии и необходимые данные записаны намашине носителе и доводятся до пользователя через экран видеотерминала;
— интерактивный(диалоговый) режим решения задачи с широкими возможностями для пользователя;
— возможность адаптивнойперестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи.
При этом на счетуниверсальности используемых технических и программных средств обеспечения нетолько технологическая и методическая интеграция, но и организационная(физическая) интеграция информационных систем и процессов в виде широкой сетиавтоматизированных рабочих мест (AРМ).
Список литературы
«Документальное обеспечениеуправления» – А.В.Пшенко 3-е издание