–PAGE_BREAK– 1.2.2. Формирование и хранение дел в кадровой службе
Дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
· помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
· помещать положения вместе с основными документами;
· приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
· документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
· соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
· включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.
В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела[4, c. 63].
Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.
Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела — заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».
Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:
· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
· название организации или структурного подразделения (автор документа);
· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
· краткое содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела.[8, c. 231].
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.
Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:
· опись документов, имеющихся в личном деле;
· анкета;
· личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности — об увольнении);
· личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);
· автобиография;
· копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
· характеристики;
· копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);
· трудовой договор;
· карточки учета поощрений и взысканий;
· материалы аттестации;
· представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;
· копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
· другие документы, характеризующие работника[9, c. 52].
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.
Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами [9, c. 62].
Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела[15, c. 217].
Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки.
Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.
В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования [3, c. 311].
Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.
Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.
Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций — предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций — источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.
В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив — профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков — одно из важнейших задач директора предприятия.
II. ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» как объект исследования
2.1. История и краткая характеристика ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма»
Колледж сервиса и туризма – это многофункциональное образовательное учреждение многоуровневого, непрерывного профессионального образования, осуществляющее подготовку специалистов для предприятий общественного питания и гостиниц, сферы обслуживания, обладающее материально-техническим и кадровым обеспечением образовательного процесса, соответствующим государственным образовательным стандартам.
Полное наименование Учреждения: государственное общеобразовательное учреждение среднего профессионального образования Калининградской области «Колледж сервиса и туризма». Сокращенное название Учреждения: ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма».
Миссия колледжа сервиса и туризма — удовлетворение потребностей региона в специалистах сферы туризма, сферы обслуживания, гостиничного, ресторанного бизнеса; формирование личности конкурентоспособного выпускника.
Колледж сервиса и туризма — многоуровневое учебное заведение, позволяющее учащимся получить начальное профессиональное, среднее профессиональное и высшее профессиональное образование (в филиалеСанкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права и в филиалеСанкт-Петербургского государственного университета сервиса и экономики).
Сегодня в Калининградском колледже сервиса и туризма плодотворно функционируют кафедры специальных дисциплин, кафедра общественных дисциплин, кафедра естественно-научных дисциплин, кафедра парикмахерского искусства, кафедра моделирования и конструирования одежды, библиотека, ресурсный центр, спортивный и тренажерный залы и другие подразделения, необходимые для успешного функционирования современного учебного заведения.
В колледже по 12 специальностям и профессиям обучаются около 800 студентов. Кроме того, ежегодно до 300 человек повышают квалификацию и проходят переподготовку в системе дополнительного профессионального образования. Колледж располагает современной учебно-лабораторной, производственной и социальной базой.
Вновь образованный Калининградский государственный колледж сервиса и туризма создан на базе ПЛ РГХ № 23 путем присоединения к нему ПЛ № 25. Такой механизм реструктуризации выбран для продолжения и развития традиций, существующих в ПЛ № 23, который прошел несколько ступеней роста, внося существенные изменения в организацию деятельности учреждения в соответствии с социально-экономическими преобразованиями в обществе.
Колледж был образован в 1971 году как кулинарное училище, далее переименовано в среднее профтехучилище. 1985 г. — среднее профтехучилище преобразовано в СПТУ № 23; 1994 г. — преобразовано в профессиональный лицей № 23; 1997 г. – в профессиональный лицей ресторанно-гостиничного хозяйства № 23. 2006 г. — в Калининградский государственный колледж туризма и ресторанно-гостиничного бизнеса. Начиная с 1994 года, в соответствии с требованиями рынка труда, спектр образовательных услуг лицея постоянно расширяется. На основании проведенных маркетинговых исследований лицей первым в регионе, среди всех учебных заведений профессионального образования, начал подготовку кадров по следующим специальностям: «Организация обслуживания на предприятиях общественного питания», «Организация обслуживания в гостиницах и туристических комплексах», «Домоведение».
С 1995 г. на базе лицея работает филиал Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права. С 1997 г. лицей является коллективным членом Академии профессионального образования. С 1990 г. учебное заведение успешно сотрудничает с Федеральной службой занятости населения по Калининградской области по переобучению безработных.
С 1999 г. организован филиал лицея в г. Зеленоградске.
В 1999 г. в целях совершенствования учебно-методического, организационного, финансово-экономического, кадрового обеспечения системы НПО а также инновационной деятельности НПО на базе ПЛ № 23 действовала экспериментальная площадка под названием «Маркетинговый принцип управления в профессиональном лицее».
В 2006 году с целью выполнения программы развития начального и среднего профессионального образования произошло слияние образовательных учреждений ПЛ РГХ № 23 и ПЛ № 25 и образование на их базе инновационного учебного заведения среднего профессионального образования – Калининградский государственный колледж сервиса и туризма.
Стратегия образования – опережать запросы общества, конструировать воспитательные системы так, чтобы личность получала запас нравственных, интеллектуальных, гражданских сил, необходимых не только для того, чтобы адаптироваться, “вписаться” в сегодняшние рыночные отношения, но и для того, чтобы быть готовой активно действовать в меняющихся условиях, направляя их на общую пользу.
Образовательное поле колледжа включает12 специальностей и профессий. В их числе гостиничный сервис, туризм, организация обслуживания в общественном питании, менеджмент, парикмахерское искусство, организация обслуживания в сфере сервиса, моделирование и конструирование швейных изделий, повар, кондитер, официант, бармен, закройщик, портной, парикмахер.
/> Колледж сотрудничает с зарубежными учебными заведениями Польши, Литвы, Германии: происходят обмены студентами и преподавателями, совместная научно-методическая работа. Международное сотрудничество направлено на развитие колледжа, укрепление социального партнерства, обеспечение тесного сотрудничества с органами управления образованием и службой занятости.
/> Привлекательность учреждения среднего профессионального образования определяется также наличием у него связей с высшей школой.
В течение 11 лет колледж работает в системе непрерывного образования “Колледж – ВУЗ”, сотрудничая с филиаломСанкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права и филиалом Санкт-Петербургского государственного университета сервиса и экономики.
Колледж сервиса и туризма характеризуется наличием активной кадровой политики. Руководство колледжа имеет не только прогноз, но и средства воздействия на ситуацию, а кадровая служба разрабатывает целевые кадровые программы.
2.2. Общая характеристика кадрового состава ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма»
Организационная структура ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма»
Управление колледжем строится на принципах единоначалия и самоуправления.
Высший уровеньвнутри колледжа: директор. Уровень второго порядка: попечительский совет, педагогический совет, административный совет, заместители директора, финансово-экономическая служба.
В состав администрации входят заместители директора: по учебной работе, воспитательной работе, заместитель директора по научно-методической работе, заместитель директора по связям с общественностью, руководитель ресурсного центра.
Наряду с административным управлением в колледже развита система самоуправления. Ее основными органами являются Педагогический совет, попечительский совет.
Аналитическая структура персонала
Аналитическая структура персонала представлена административно-управленческим персоналом, административно-хозяйственным персоналом и преподавателями. Явное преимущество в численности имеет административно-хозяйственный персонал (60%), представленный мастерами производственного обучения, рабочими по комплексному обслуживанию зданий, библиотекарями, уборщиками помещений, фельдшерами, кладовщиками, сторожами, механиками швейного оборудования и др. Преподаватели составляют 28% от всей численности персонала; и административно-управленческий персонал – 12% (директор, заместители директора, бухгалтера, заведующие отделениями, секретари и др.).
Половозрастная структура персонала
Трудовой коллектив колледжа сервиса и туризма большей частью представлен сотрудниками, чей возраст составляет около 40 лет (47%). Такие работники обеспечивают стабильную и надежную работу. 25% — работники возрастом около 50 лет, с помощью которых учреждение приобретает значительный опыт и квалификацию.
Структура персонала в зависимости от стажа
Год
до 5 лет
свыше 5 лет
свыше 10 лет
свыше 15 лет
свыше 20 лет
2006-2007
14
74
47
42
16
2007-2008
30
51
82
53
45
Структура персонала в зависимости от стажа за 2007-2008 гг. значительно изменилась по сравнению со структурой 2006-2007 гг. Такая статистика объясняется реорганизацией Калининградского государственного колледжа туризма и ресторанно-гостиничного бизнеса в форме присоединения к нему государственного общеобразовательного учреждения начального профессионального образования Профессионального училища №9 в ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма». В результате штатная численность увеличилась со 193 до 259 человек, соответственно, структура персонала в зависимости от стажа изменилась коренным образом.
Структура персонала по квалификационным категориям
Структура персонала ГОУ СПО КСиТ по квалификационным категориям, а также образовательная структура также изменились в результате реорганизации учреждения.
Год
IIкв. категория
Iкв. категория
Высшая категория
2006-2007
35
19
16
2007-2008
21
28
46
Образовательная структура персонала
продолжение
–PAGE_BREAK–