Содержание.
Введение……………………………………………………………….….………..3
1. Сущность управленческих решений и их место винформационной системе организации.
1.1. Сущность и содержание управленческого решения …………………..….4
1.2. Информационное обеспечение управленческих решений………………..9
1.3. Процесс принятия управленческих решений……………………………………….12
2. Классификация управленческих решений……..……………….…………….13
3. Информационная подготовкатактических и оперативных управленческих решений………………………………………………………………………..…21
4. CVP– анализ как одна из моделей принятия управленческихрешений…..25
Заключение………………………………………………………………………..33
Список литературы ………………………………………………………………35
Введение
Управление –это процесс целенаправленного воздействия на управляемую систему или объектуправления с целью обеспечения его эффективного функционирования и развития.
Управленческое решение — это результат анализа, прогнозирования,оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множествавариантов для достижения конкретной цели.
Принятиеуправленческого решения – это выбор того, как и что планировать,организовывать, мотивировать и контролировать.
Руководителям приходитсяперебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобынайти правильное решение для данной организации в данное время и в данномместе. Актуальность данной работы заключается в том, что для успешногофункционирования предприятия необходимо принятие серии грамотно обоснованныхуправленческих решений.
Многообразие решенийпредставляет собой некоторый комплекс, понимание которого облегчается на основесистемного подхода, представленного в данной работе, который позволяет раскрытьи упорядочить решения в соответствии с определенной системой.
Целями данной работыявляются:
Ø выявление сущности управленческихрешений
Ø классификация управленческих решений наоснове различных критериев
Ø рассмотрение информационного обеспеченияуправленческих решений на основе CVPанализа
Для того чтобы изложениематериала работы было наиболее связанным и последовательным движение в нейосуществляется непосредственно от определения общей сущности управленческихрешений и оканчивается рассмотрением информационного обеспечения управленческихрешений, а также анализом одной из моделей принятия управленческихрешений. 1. Сущность управленческих решений и их место в информационнойсистеме организации
1.1. Сущность и содержаниеуправленческого решения
Решение – это результат мыслительнойдеятельности человека, приводящий к какому-либо выводу или к необходимымдействиям, например, разработка какого-либо действия или выбор действия изнабора альтернатив и его реализация. Решение можно рассматривать как продуктуправленческого труда, а его принятие — как процесс, ведущий к появлению этогопродукта.
Принятие решенияпредставляет собой сознательный выбор из имеющихся вариантов илиальтернатив направления действий, сокращающих разрыв между настоящим и будущимжелательным состоянием организации. Данный процесс включает много разных элементов,но непременно в нем присутствуют такие элементы, как проблемы, цели,альтернативы и решения как выбор альтернативы. Данный процесс лежит в основепланирования деятельности организации, так как план — это набор решений поразмещению ресурсов и направлению их использования для достиженияорганизационных целей.
В управлении организацией принятиерешений осуществляется менеджерами различных уровней и носит достаточноформализованный характер, так как решение касается не только одной личности, ачаще всего оно относится к подразделению или к организации в целом.
Принятие решений в организациихарактеризуется как:
— сознательная ицеленаправленная деятельность, осуществляемая человеком;
– поведение, основанное на фактах и ценностныхориентациях;
– процесс взаимодействия членов организации;
— выбор альтернатив врамках социального и политического состояния организационной среды;
— часть общего процессауправления;
— неизбежная частьежедневной работы менеджера.
Существуют две категориипроблем возникающих в процессе осуществления управленческой деятельности.Рутинные или повторяющиеся проблемы относятся к категории структурированных, авозможности и кризис — к неструктурированным. Соответственно для каждого типапроблем будут требоваться решения разного типа: для структурированных — программированные решения, длянеструктурированных — непрограммированные.
Если исходить из того,что решение — это организационная реакцияна возникшую проблему, то этап изучения ситуации направлен на признание или непризнаниесуществующей в организации проблемы. Процесс протекает по-разному для структурированных и неструктурированных проблем. Впервом случае признание проблемы будет происходить достаточно прямолинейно. Вовтором случае признание проблемы само становится проблемой. Это случаетсятогда, когда имеется неясная и неадекватная информация о развитии и тенденцияхв организации и ее внешнем окружении.
Определение и последующееформулирование проблемы позволяет менеджеру ранжировать ее в ряду другихпроблем от наиболее важных, до наименее важных.
Следует отметить, что не всякое решение,разработанное и реализованное руководителем, управленческое. Так, решениясвязанные с технической стороной деятельности компании, например, решения,направленные на подведение итогов ее деятельности или оформление документации,не являются управленческими. Приведем более точное определение термина«управленческое решение».
Управленческое решение — это творческое,волевое действие субъекта управления на основе знания объективных законовфункционирования управляемой системы и анализа информации о еефункционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов деятельностиколлектива по разрешению проблемы или изменению цели. Управленческое решениесоставляет основу процесса управления. Управлять – это значит решать. Термин«управленческое решение» употребляется в двух основных значениях: как процесс икак явление. Как процесс управленческого решения – это поиск, группировка ианализ требуемой информации, разработка, утверждение и реализацияуправленческого решения. Как явление управленческое решение – это планмероприятий, постановление, устное или письменное распоряжение и т.п.
Управленческое решение может бытьпредставлено набором более мелких решений, в том числе управленческих,технических и биологических. Каждое из них должно внести свой вклад в решениеобщей проблемы.
Каждое управленческое решениезатрагивает экономические, организационные, социальные, правовые итехнологические интересы компании. Поэтому в состав критериев для выборанаилучшего управленческого решения следует включать и те, которые отражают этотнабор интересов компании.
Экономическая сущностьуправленческого решения проявляется в том, что на разработку и реализациюлюбого управленческого решения требуются финансовые, материальные и другиезатраты. Поэтому каждое управленческое решение имеет реальную стоимость.Реализация эффективного управленческого решения должна принести компании прямойили косвенный доход, а ошибочное решение или решение, неправильно понятоеподчиненными, приводит к убыткам, а иногда и к прекращению деятельностикомпании.
Организационная сущность управленческогорешения состоит в том, что к этой работе привлекается персонал компании. Дляэффективной работы необходимо сформировать работоспособный коллектив,разработать инструкции и положения, наделить работников полномочиями, правами,обязанностями и ответственностью, наладить систему контроля, выделитьнеобходимые ресурсы, в том числе информационные, обеспечить работниковнеобходимыми техникой и технологией, постоянно координировать их работу. Этоочень существенная часть всего управленческого решения. Многие авторыпубликаций об управленческих решениях называют их организационными решениями.
Социальная сущность управленческогорешения заложена в механизме управления персоналом, который включает рычагивоздействия на человека для согласования их деятельности в коллективе. К этимрычагам относятся потребности и интересы человека, мотивы и стимулы, установкии ценности, опасения и тревоги. Социальная сущность управленческого решения проявляется,прежде всего, в цели управленческого решения. Цели управленческого решениядолжны быть ориентированы в первую очередь на создание комфортной средыобитания человека, всестороннее развитие личности.
Правовая сущность управленческого решениясостоит в точном соблюдении законодательных актов РФ и ее международныхобязательств, уставных и других документов самой компании. Нарушениезаконодательства при разработке управленческого решения может привести к отменерешения, ответственности за его реализацию или даже за разработку. Компанияможет понести существенные потери, если уже разработанное решение будетотменено, а за незаконно реализованное решение на компанию может быть наложенштраф или возбуждено уголовное преследование кого-либо из инициаторовуправленческого решения. Незнание законодательства не освобождает нарушителя отответственности. Поэтому во многих компаниях управленческого решения проходитправовую и экологическую экспертизу.
Технологическая сущность управленческогорешения проявляется в возможности обеспечения персонала необходимымитехническими, информационными средствами и ресурсами для разработки иреализации управленческого решения. Иногда разработчики управленческого решенияне очень представляют себе объект, на который направлено управленческоерешение, или используют устаревшую информацию. Бывают случаи, когда разработкауправленческого решения приостанавливается из-за отсутствия необходимыхфинансовых или материальных ресурсов, и при этом управленческое решение можетпотерять свою актуальность.
1.2. Информационное обеспечениеуправленческих решений
В разных областях знаний определениепонятия информации интерпретируется по-разному. Например, в кибернетике,математике- это количественная мера, уменьшающая неопределенность. В менеджменте подинформацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды,их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.
Трудно переоценить роль информации вуправлении. Она является предметом управленческого труда, средством обоснованияуправленческих решений, без которых процесс воздействия управляющейподсистемы на управляемую и их взаимодействия невозможен. В этом смыслеинформация выступает основополагающейбазой процесса управления.
Высокой значимостью информации,используемой для разработки управленческих решений, обусловлены предъявляемые к нейтребования: достоверности, полноты, своевременности, краткости, четкости,непротиворечивости и др.
Для принятия верного управленческого решенияключевое значение имеет признак существенности информации, в соответствии скоторым вся информация делится на релевантную и нерелевантную.
Релевантная информация значима дляуправленческого решения, т. е. она содержит те данные которые следует приниматьв расчет при подготовке информации для руководителя.
Нерелевантная информация содержит несущественные,избыточные данные о затратах и доходах.
Существуют два правила релевантности:
Правило №1. Информация для руководителя должнаобеспечить правильное решение, это является главной характеристикой информациидля руководителя.
Правило №2. Информация для руководителя должна быть представлена в удобном длявосприятия виде и не должна содержать избыточных данных.
Суждение о том, что «информация — это власть» правомерно хотя бы потому, что владение ею позволяетуменьшить вероятность принятия неверных решений. Такое требование, как полнотаинформации, определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений:в условиях определенности, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено сиспользованием различных подходов, методов разработки решений с их результатами.
Источники сбора информации могут бытьсамыми разнообразными: от средств массовой информации до проведенияспециальныхисследований самостоятельно либо с обращением в соответствующие фирмы. Затратына получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объемнеобходимой информации для решений должен оцениваться предварительно.
Методы сбора информации могут бытьнеформальными и формальными. К первой группе относятся способы полученияинформации путем непосредственного общения с подчиненными, коллегами,клиентами, деловыми партнерами. Однако динамичность рыночных ситуаций потребовалаускорения процессов сбора, передачи, обработки информации, созданияновых информационныхтехнологий.
Компьютеризация процесса принятия решений — необходимость,обусловленная современными потребностями управленческой деятельности [10,148].Решение сложных проблем, требующих многовариантных расчетов, связано согромными затратами времени на их выполнение вручную.
Внедрение компьютерной техники икардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессовнепосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянновозрастающий объем информации и относительно низкая производительность трудалюдей, занятых ее обработкой, вызвали к жизни новые информационные технологии (НИТ). Этоцелостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которыххарактерны:
– новые технологиикоммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);
– новые технологииобработки информации на базе персональных компьютеров иавтоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);
– безбумажнаятехнология, исключающая бумагу как носителя информации;
– технологияиспользования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на баземоделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.
Основными компонентами структуры НИТвыступают:
• техническиесредства — ЭВМ и организационная техника;
• информационно-технологическоеи программно-алгоритмическое обеспечение;
• специально создаваемые организационные структурыуправления, обеспечивающие эффективное использование всех элементов НИТ.
1.3.Процесс принятия управленческихрешений
Процесс принятия управленческого решения являетсясложным процессом, в основе которого лежит объективный анализ условий, вкоторых организация действует в настоящий момент, и предположительно будутиметь место в перспективе.
Процесс принятия решений можнопредставить в виде следующих этапов, каждому из которых соответствуютопределенные процедуры:постановка проблемы: возникновение новой ситуации, появление проблемы, сбор необходимой информации, описание проблемной ситуации; разработка вариантов решений: формулирование требований-ограничений, сбор необходимой информации, разработка возможных вариантов решений; выбор решения: определение критериев выбора; отбор решений, отвечающих критериям, оценка возможных последствий, выбор предпочтительного решения; организация выполнения решения и его оценка: план реализации выбранного решения; контроль за ходом реализации решения; оценка решения проблемы и возникновение новой ситуации.
Обязательнымиэлементами процесса является наличиепоэтапного плана и методов решения, а также их информационное обеспечение. Работа посбору, обработке и оценке информации проводится на всех этапах процесса, нокаждый раз она имеет особенности, отражающие специфику выполняемых действий ирешаемых задач, а также стиль работы менеджера [22,134]. Представленная схемапроцесса принятия решений отображает логику управленческой деятельности. Напрактике этот процесс более сложен и допускает параллельность ряда процедур,что позволяет значительно сократить время принятия решений.
2. Классификация управленческихрешений
Напервый взгляд может показаться, что классификация — чисто формальный инеобязательный момент в процессе принятия решения,но на самом деле это не так. Необходимо помнить, чтонадо принять не просто решение, аэффективное решение, т.е. дающее наибольший результат, который во многом будет зависеть от того, насколько соблюденыправила принятия решения. Каждый вид решения имеет собственные правила.
Толькоправильно классифицированное решение позволит лицу, его принимающему, ответить на вопросы:
Как срочно нужно принять решение?
Ктополномочен, принять решение?
С кем следует проконсультироваться?
Кто будет утверждатьрешение?
Когонеобходимо проинформировать относительно данного решения?
Взависимости от ответов на эти вопросы будут определяться информация,необходимая для принятия решения; возможныеограничения при его принятии; способ фиксации и оформления; направлениеиспользования коммуникаций.
Всовременной литературе, посвященной управленческим решениямсуществует большое количество самыхразнообразных критериев, которыемогут быть положены в основу классификациирешений.
По источнику появления решения делятся надве группы: инициативные и по предписанию.
Инициативные решения принимаются, как правило, отдельным лицом илигруппой лиц, занимающих достаточно высокое, главенствующее положение ворганизации. Это не значит, что с инициативными решениями не могут выступатьруководители среднего и низшего звена, но принимаемые ими решения чаще являютсяконкретизацией решений, принятых на высшем уровне.
Решения по предписанию (во исполнение)принимаются в основном в развитие и дополнение инициативных решений с учетомтех целей и задач, которые стоят перед данным подразделением.
Постепени воздействия на объект различаются оперативные, тактические и стратегические решения, рассмотрим их сравнительнуюхарактеристику (См. Табл. 1.).
Признак решения
Тип решения
Оперативное
Тактическое
Стратегическое
Сфера действия
Низовые звенья, участки, рабочие места
Подразделения или подсистемы управляемого объекта
Управляемый объект в целом (предприятие, организация и т. д.)
Степень сложности решаемой проблемы
Невысокая (несколько факторов учитываемых сравнительно легко)
Умеренная
Повышенная (большое количество переменных критериев)
Степень структурированности проблемы
Проблемы хорошо изучены, четко структурированы, логически осмыслены
Умеренно структурирована, известно, что надо делать на каждом этапе, может меняться последовательность этапов и их содержание
Неструктурированная, уникальная проблема (каждая проблема новая, не похожа на другие)
Горизонт решения
Дни, недели, декада, месяц
Недели, месяцы, год
Годы, десятки лет, срок жизни поколения
Периодичность решения
В реальном масштабе времени
Регулярная
Нерегулярная
Характер результатов решения
Запрограммированный
Желаемый
Ожидаемый
Уровень руководства, принимающего решения
Низший уровень
Все уровни
Высший уровень и другие в случае необходимости
Входная информация
Календарные планы, графики заявки, сводки
Планы, сводки, отчеты, прочие управленческие документы
Научно-техническая и экономическая информация, плановые и отчетные сводные документы
Обработка информации
Информационно-вычислительные операции, составление отчетов, сводок, регулирование по отклонениям
Информационно-вычислительные операции, оптимизация, вариантное планирование, моделирование
Анализ,
сопоставление и экспертная оценка информации, моделирование
Доля интеллектуальной, творческой деятельности
Незначительная
Умеренная
Высокая
Выходная информация
Отчеты, сводки, графики, оперативные решения
Планы, сводки, отчеты, текущие решения
Цели, директивы, экономическая, социальная и организационная политика, перспективные планы, программы развития
Источники информации
Преимущественно внутренние
Внутренние и внешние
Внешние
Предметная область
Точно
определенная,
узкая
Функциональная
Очень широкая, расплывчатая, многофункциональная, междисциплинарная
Направленность информации
Прошлая, текущая
Недалекое будущее
Будущая
Частота использования информации
Высокая
Средняя
Низкая
Точность информации
Большая
Средняя
Небольшая
Табл. 1.
В зависимости от порядкапринятия решения могут быть индивидуальными, коллективными или коллегиальными.
Индивидуальная (единоличная) форма характеризуется тем, что руководительединолично принимает решение и несет за него персональную ответственность, приэтом в процессе подготовки решения он может выслушивать мнения подчиненных,консультироваться со специалистами и экспертами.
Единоличноепринятие решения значительно повышает ответственность руководителя зарезультаты, процесс принятия решения, как правило, ускоряется, и определениеисточника успеха или неудачи в данном случае упрощается.
Коллективная форма принятия решения означает, что решение принимаетсячленами определенной группы, связанными между собой формальными илинеформальными отношениями. Решение принимается либо голосованием, либо наоснове консенсуса. Для принятия решения может потребоваться простое иликвалифицированное большинство голосов в зависимости от регламента,установленного для данной процедуры.
Коллективный порядок позволяет в окончательном решении учесть мнения многих членов группы, ив этом смысле групповое решение представляется более объективным, нежели индивидуальное.
Коллегиальная форма принятия решения состоит в том, что решения принимаютсягруппой специалистов, уполномоченных для этого коллективом. Так, в современныхакционерных обществах наиболее принципиальные вопросы — распределение доходов,размеры выплат дивидендов, реорганизация, избрание руководящих органовобщества — являются коллективными и принимаются общим собранием. Решения, связанныес текущей хозяйственной деятельностью общества, принимаемые правлением илисоветом директоров, т.е. группой менеджеров, осуществляющих управлениекомпанией, относятся к коллегиальным.
Коллективнаяи коллегиальная формы принятия решения значительно снижают ответственность ипрактически исключают возможность выявления виновных за некачественное ималоэффективное принятое решение.
По способу фиксации решенияделятся на письменные и устные. Управленческие решения в основном фиксируются вписьменном виде в формеприказов, распоряжений, инструкций и т.д. Приказ — это наиболее императивнаяформа решения, определяющая сроки и методы реализации поставленной задачи.Разновидность приказа — распоряжение — регламентирует более частные вопросы иможет существовать в некоторых случаях в устной форме.
Устная форма решения используется также в чрезвычайныхобстоятельствах. Ее недостатком является то, что участники реализации решениямогут исказить содержание и трактовать решение иным образом. Причем этотпроцесс не всегда носит сознательный характер, а связан с непониманиемполученной информации.
Методомфиксации решения в автоматизированных системах является кодирование (дискеты,табуляграммы и т.п.).
По степени повторяемости (новизны)решения делятся на две группы: традиционные (запрограммированные), оригинальные(незапрограммированные).
Запрограммированные решения составляют около 90% основной массы решений,принимаемых в типичных ситуациях. Этирешения не требуют дополнительного сбора информации, аналитической и исследовательской работы, т.е.принимаются по трафарету. Какправило, запрограммированные решениясоставляют основу деятельности менеджеров среднего и низшего уровнейуправления.
К незапрограммированнымотносятся решения, принимаемые в новых ситуациях, которые требуютсбора и анализа информации и проявления таланта руководителя.
Некоторые авторы классифицируют решения покритерию новизны на четыре группы: рутинные, селективные, адаптационные и инновационные.
Рутинные решения принимаются по определеннойпрограмме, как правило, не требуют высокой квалификации и творческогоподхода. Они могут быть поручены работникам, отличающимся дисциплинированностьюи обладающим определенным уровнем конкретных знаний в тойобласти, в которой необходимо принять решение.
Селективные решения предполагают большуюсвободу выбора, однако, в ограниченных пределах. Они могут бытьпоручены людям, обладающим необходимым уровнем квалификациис точки зрения, как теоретической подготовки, так и практическогоопыта. Обычно это менеджеры среднего звена.
Адаптационные решения требуют соединениябольшого багажа отработанных ранее методов решения проблем с умениемоценить особенности сложившейся ситуации и осуществить сочетаниеоригинальных идей с уже накопленным опытом. Этот вид решений требует каквысокой квалификации, так и наличия отличных управленческихспособностей в сочетании с достаточно широкими должностнымиполномочиями.
Инновационные решения в основе своейпредполагают управленческие способности, определенные черты характера и высокоедолжностное положение, т.е., как правило, это решения, принимаемые насамом верхнем уровне управления.
По содержаниюрешения делятся на имеющие количественные характеристики и неимеющие количественных характеристик.
Решения, имеющиеколичественные характеристики (достижение определенного объема производства,уровень рентабельности, вложение определенных средств в маркетинговые исследования),могут быть приняты с помощью различного рода математических и статистическихметодов. Оценка качества этих решений значительно облегчается тем, что можносопоставить достигнутый уровень с тем, который был запланирован.
Решения, которые не имеютколичественных характеристик (например, формирование психологического климата вколлективе,многие кадровые проблемы), принимаются другими методами. Эти решения носятсубъективный характер, так как определяются личностью субъекта, принимающегорешения.
Классификация решений в зависимости от поля их принятия (функции управления) определяет решениякак экономические, организационные, социальные и технические или как относящиесяк функциям стратегического планирования, делегирования, мотивации и контроля.
По продолжительности периода действия выделяют долгосрочные,среднесрочные и краткосрочные решения.
Долгосрочные решения имеют прогнозный характер, что обусловленовидением будущего исходя из потребностей и условий настоящего. Эти решениямогут остаться нереализованными, если будущая ситуация изменится, либо же инымистанут потребности.
Среднесрочные решения находят отражение в обязательных дляисполнения планах и программах в соответствии, с которыми осуществляютсяконкретные практические мероприятия.
Краткосрочные решения принимаются без предварительной подготовки.
По степени регламентации решенияделятся на директивные (нормативные), ориентирующие и рекомендующие.
Директивные (нормативные) решения разрабатываются высшими органамиуправления в стабильных условиях по поводу текущих и перспективных проблемпредприятия и предназначены для обязательного исполнения на его низших уровнях.
Ориентирующие решения предназначеныдля низших уровней управления действующих в условиях значительной свободы.
Рекомендующие решенияготовятся совещательными органами ихисполнение не является обязательным, поскольку, как правило, те, к кому этирешения относятся, не подчиняются тем, кто их принимает.
Одно ито же решение для разных категорий исполнителей может быть директивным, ориентирующим и рекомендующим. Например, принятое в свое время решение руководствакомпании IBMо переходе при производствепишущих машинок на труд роботов былодирективным для лиц, ответственных за осуществление этой программы в течение трех лет. Оно было ориентирующим для работников этого цеха, посколькуставило их в известность, что через три года их труд в том качестве, вкотором он осуществлялся, не будетвостребован. Одновременно это решение предусматривало подготовку наладчиков,осуществляющих наладку роботов иконтроль за их работой. Таким образом, рассматриваемоерешение являлось рекомендующим для технически подготовленных работниковцеха повысить свою квалификацию и предложить свои услуги уже в качественаладчиков.
По способу принятия различаютвыборочные исистематические решения.
Выборочное решение касается одного или несколькихблизких аспектов рассматриваемой проблемы.