Контроль і аудит оплати праці і заробітної плати бухгалтерією Серговської філії ТОВ «ЛЕО» іззастосуванням АРМ «бухгалтера»
1. Контроль оплатипраці і заробітної плати бухгалтерією Серговської філії ТОВ «ЛЕО» іззастосуванням АРМ «бухгалтера»
Облік праці і заробітної плати вСерговській філії ТОВ «ЛЕО» – процес трудомісткий і нерозривно пов’язаний зконтролем за станом трудової дисципліни і організацією табельного обліку.Контроль за своєчасним початком і закінченням роботи і за правильнимвикористанням робочого часу протягом всього робочого дня покладений вСерговській філії на керівників всіх структурних підрозділів: бригадирів,майстрів, виробників робіт, начальників ділянок, цехів, служб і відділів.
Для обліку використання робочогочасу в Серговській філії використовують типову міжвідомчу форму №Т-13 табельобліку використання робочого часу. На першій (титульної) сторінці табеляпоміщений перелік видів витрат робочого часу, з вказівкою буквених і цифровихшифрів по кожному виду.
Табель застосовується для облікувикористання робочого часу всіх категорій працюючих, а також для контролю задотриманням керівниками, фахівцями, що служать і робочими встановленого режимуробочого часу. Табель застосовується для розрахунків з працівниками позаробітній платі та для отримання даних про відпрацьований час. Табель облікувикористання робочого часу складається в одному екземплярі в кожномуструктурному підрозділі.
Табель заповнюється по категоріях працівників даногоструктурного підрозділу. Облік явок на роботу і використання робочого часу здійснюєтьсяв табелі обліку використання робочого часу методом суцільної реєстрації, тобтовідміткою всіх хто з’явився, знаходиться у відпустці, відрядженні, відсутніхунаслідок хвороби і т.д. Включення в табель і виключення з нього працівниківробиться на підставі первинних документів по обліку кадрів (наказів про прийомна роботу, записок про звільнення, наказів на відпустку, листківнепрацездатності і т.д.).
Перед здачею табеля облікувикористання робочого часу в бухгалтерію для проведення розрахунків з працівникамипо заробітній платі табель перевіряється працівниками відділу кадрівСерговської філії, які звіряють облікову чисельність даного структурногопідрозділу і правомірність включення і виключення з табеля його працівників.
Для полегшення складання звіту попраці на останній сторінці табеля в структурних підрозділах заповнюєтьсятаблиця щоденного обліку використання робочого часу і підсумковий рядок замісяць по кожній категорії працівників.
У табелі обліку використанняробочого часу відображаються дані про години роботи у вечірній і нічний час,роботи у вихідний і святковий дні. Ці дані необхідні для складання звіту попраці і оплати.
Працівники відділу праці ізаробітної плати Серговської філії перевіряють табель обліку використанняробочого часу по кожному структурному підрозділу, контролюючи відповідністьпосадових окладів вказаних в табелі затвердженому штатному розкладі ідостовірність даних про години роботи у вечірній і нічний час, роботи увихідний і святковий день графіку роботи змінного персоналу даного структурногопідрозділу.
Облік заробітної плати пов’язанийз обробкою масової початкової інформації, яка обробляється працівникамирозрахункового відділу.
Автоматизація обробки облікової іконтрольної інформації охоплює весь комплекс задач по синтетичному іаналітичному обліку і контролю. Технологічний процес обробки і отриманняінформації по обліку і контролю праці і заробітної плати складається знаступних етапів:
– підготовкапервинної інформації;
– розрахунок сум оплати і утримань за відповіднимикодами видів оплат і утримань, видача вихідної інформації;
– контроль і коректування результатної інформації.
Введення первинних даних на АРМбухгалтера розрахункового відділу здійснюється безпосередньо користувачем вдіалоговому режимі. Важливе значення має забезпечення високої достовірностіпочаткових даних, що поступають від структурних підрозділів (табеля облікувикористання робочого часу, відпускні заяви, листки непрацездатності і т.д.),тому програмне забезпечення відповідних АРМ повинне забезпечуватиавтоматизоване виявлення помилок даних, що вводяться, і видачу повідомленькористувачу.
При прийомі всіхдокументів пов’язаних з нарахуванням заробітної плати і утриманням з неї,бухгалтер розрахункового відділу перевіряє правильність заповнення всіхнеобхідних реквізитів.
При прийомі до оплати листканепрацездатності (лікарняний лист) бухгалтер розрахункового відділу Серговськоїфілії перевіряє, чи оформлений він підписами і друком лікувальної установи, чиправильно встановлений стаж роботи працівника, чи заповнені вірно всі необхіднідля оплати реквізити в структурному підрозділі.
Кінцевим результатом рішення задачпо обліку праці і заробітної плати є формування інформаційної бази в цілому попідприємству. При виборі варіантів використання АРМ бухгалтера необхідновраховувати ряд конкретних умов рішення задач, таких як:
– чисельністьпрацюючих і кількість підрозділів, а також умови оплати праці;
– спосібдокументування первинної інформації, яка використовується в обліку праці ізаробітної плати;
– склад іншихзадач, що вирішуються засобами АРМ;
– варіантрозподілу задач обліку праці і заробітної плати між бухгалтерією іпідрозділами.
Інформаційна ув’язка задач обліку,контролю, аналізу в умовах функціонування АРМ бухгалтера, усерединіінформаційної системи обліку і інформаційної системи в цілому здійснюється занаступними принципами:
– використаннявзаємної інформації;
– спільністьокремих джерел інформації;
– спільністьокремих первинних носіїв інформації;
– спільністьокремих результатів носіїв інформації;
– єдністьсистеми кодування інформації;
– зворотнийзв’язок;
– єдністьсистеми показників.
Укрупнена схема інформаційноговзаємозв’язку АРМ бухгалтерів розрахункового відділу Серговської філії ТОВ«ЛЕО» з АРМ інших бухгалтерів представлена на рис 1.
/>
АРМ бухгалтера розрахунковоговідділу Серговської філії взаємозв’язане з:
1. АРМ бухгалтера пообліку фінансово-розрахункових операцій наступною інформацією:
– виплатизаробітної плати працівникам Серговської філії через касу підприємства і задопомогою платників;
– нарахуваннязаробітної плати;
– нарахуваннястрахових внесків;
– утримання іззаробітної плати;
2. АРМ бухгалтера по обліку витратна виробництво:
– нарахування заробітноїплати по кореспондуючих рахунках і кодах витрат;
– нарахуваннястрахових внесків.
3. АРМ бухгалтера зведеного облікуі складання звітності:
– нарахуваннязаробітної плати по кореспондуючих рахунках;
– нарахуваннястрахових внесків;
– утримання іззаробітної плати;
– дані провикористання фондів.
4. Інформаційна системапідприємства. Підсистема управління кадрами:
– зміни у складі працівниківі їх заробітній платі;
– средньосписочний склад за певний період;
– інформація промісцезнаходження депонента.
Уколективному договорі Серговської філії обумовлені терміни і періодичністьвиплати заробітної плати. Серговська філія не має власних грошових коштів навиплату заробітної плати своїм працівникам і сплати податків і обов’язковихплатежів по заробітній платі. Він фінансується своєю вищестоящою організацієюТОВ «Луганське енергетичне об’єднання». Двічі в місяць бухгалтеромрозрахункового відділу складається заявка про суму, яка необхідна для виплатиавансу за 1-у половину місяця і обов’язкових переліків, у зв’язку з виплатоюзаробітної плати. Після закінчення місяця і отримання зведення по нарахованійзаробітній платі в цілому по підприємству на адресу ТОВ «Луганське енергетичнеоб’єднання» прямує також заявка про суми заробітної плати для остаточногорозрахунку з працівниками Серговської філії і про суми обов’язкових відрахуваньна заробітну плату для переліку до органів соціального страхування. Згіднопредставлених заявок ТОВ «Луганське енергетичне об’єднання» перераховує грошовікошти на поточний рахунок Серговської філії. Згідно колективного договоруавансова виплата заробітної плати – 26–29 числа місяця, а кінцевий розрахунок – 13–15 числамісяця.
Контроль за витратами фонду заробітної плати в Серговськійфілії починається з планування чисельності працівників підприємства і фонду їхзаробітної плати. Це планування оформляється складанням плану по праці,затвердженого в установленому порядку. Виходячи із затвердженого плану по працідиректор Серговської філії ТОВ «ЛЕО» затверджує штатні розклади.
Штатні розклади складаютьсявідповідно до затверджених наказів Міністерства палива і енергетики Україниорганізаційними структурами підприємства, нормативами чисельності і схемамипосадових окладів, з урахуванням затвердженого фонду заробітної плати.
При складанні штатного розкладуекономісти по праці відділу праці і заробітної плати в Серговській філії ТОВ«ЛЕО» керуються наступними вказівками:
– посадив штатному розкладі в Серговській філії іменуються в точній відповідності з їхназвами в ЕТКС (Єдиний тарифікаційно-кваліфікаційний довідник);
– штатний розклад складається в цілому по підприємству,але в розрізі служб, цехів, відділів, ділянок;
– у штатному розкладі проти посад, затверджених не наповний рік, в примітці указується, з якого часу і на яке число місяцівзатверджена посада;
– по посадах, по яких передбачається зміст неповноїодиниці показується відповідна частка штатної одиниці (наприклад 0.5 ставки).
Екземпляр затвердженого штатногорозкладу надається в ТОВ «Луганське енергетичне об’єднання» для контролю,відділу кадрів і бухгалтерії Серговської філії для роботи і контролю.
Контроль за витратами фонду заробітноїплати підрозділяється на попередній і подальший.
Попередній контроль забезпечує правильне застосуваннявстановлених в затверджених штатних розкладах посадових окладів і різнихнадбавок до окладів, правильне застосування різного роду доплат і системпреміювання.
З метою попереднього контролю завитратами фонду заробітної плати і дотриманням чисельності працівники відділукадрів Серговської філії стежать, щоб при прийомі працівника на роботу або йогопереміщенні, строго дотримувався затверджений штатний розклад. В обов’язкибухгалтерії Серговської філії входять наступні контрольні функції попопередньому контролю:
– контрольза достовінтість оформленням первинних документів, що – служать підставою длянарахування всіх видів оплат;
– контроль відповідності кількості працівників попосадах і окладах, яким нараховується заробітна плата, аналогічних даних,передбачених в затвердженому штатному розкладі по кожному структурномупідрозділу;
– контроль за достовінтість застосуванням затвердженихположень про преміювання працівників Серговської філії;
– контроль за достовінтість застосуванням компенсаційнихвиплат та заохочень, затверджених положенням про оплату праці ТОВ «Луганськеенергетичне об’єднання».
До подальшого контролю відносяться аналізта ревізія оплати праці. Його в Серговській філії здійснюють працівники відділупраці і заробітної плати з участю працівників бухгалтерії та інших служб. Дляздійснення контролю за фондом заробітної плати в цілому по Серговській філії, атакож в розрізі структурних підрозділів, категорій працюючих використовуютьсявихідні форми програми АЗАРТ по нарахуванню заробітної плати (зведеннянарахованої заробітної плати по видах оплат в цілому по підприємству, зведеннянарахованої заробітної плати в розрізі категорій персоналу, структурнихпідрозділів і по видах оплат).
Післязакінчення кожного місяця працівниками відділу праці і заробітної платискладається довідка про витрату фонду заробітної плати в зіставленні з планомструктурного підрозділу, виводиться економія або перевитрата по кожному з них.Довідка представляється директору Серговської філії для вживання заходів, щовиключають перевитрату фонду заробітної плати окремими структурнимипідрозділами.
облік заробітний витрата табельний2. Аудит розрахунківпо оплаті праці в Серговській філії ТОВ «ЛЕО»
Окрім державних контролюючих органів, в Україні з2003 року функціонує підсистема незалежного фінансово-економічного контролю – аудит.
Перехід до нових економічних відносин в Україні, розвитокпідприємств недержавної форми власності, роздержавлення та приватизаціядержавного майна об’єктивно зумовили необхідність становлення і подальшогорозвитку незалежного аудиту.
Правові основи здійснення незалежної аудиторської діяльності вУкраїні базуються на Законі України «Про аудиторську діяльність».
Основна задача цього Закону – створення системинезалежного фінансового контролю з метою захисту інтеРЕМів власника. Аудитвиконує такі основні задачі:
– перевірка публічної бухгалтерської звітності, обліку,первинних документів та іншої інформації про фінансово-господарську діяльністьсуб’єктів господарювання з метою визначення достовірності їх звітності, повнотита відповідності обліку чинному законодавству і встановленим нормативам;
– надання аудиторських послуг у формі консультацій з питаньбухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, аналізуфінансово-господарської діяльності та інших видів економіко-правовогозабезпечення підприємницької діяльності фізичних і юридичних осіб.
Сфера діяльності незалежного аудиту – в основномупозабюджетні підприємства, організації, установи, хоча в деяких випадках згідностатті 25 Закону України «Про Рахункову палату» аудитори можуть притягуватисядо перевірок в бюджетній сфері.
Метою аудиту розрахунків по соціальному страхуванню, внесківдо Пенсійного фонду, фонд зайнятості є перевірка правильності, повноти ісвоєчасність здійснень відрахувань по всіх видах оплати праці за відповіднийперіод та перевірка своєчасності переліку внесків і законності використовуваннязасобів Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування.
Перевірку розрахунків доцільно починати зі встановлення, чи єпідприємство платником перерахованих платежів згідно чинного законодавства.Перевіряється, чи зареєстроване підприємство, установа, організація як платникстрахових внесків по місцю свого знаходження уповноваженими особами Пенсійногофонду, відділенням Фонду соціального страхування. Реєстрація повинна бутипроведена в 10-денний термін з дня отримання свідоцтва про реєстраціюпідприємства (установи).
Серговська філія ТОВ «ЛЕО» зареєстрований, як платник до Пенсійного фондуУкраїни, до фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування навипадок тимчасової втраті працездатності, до фонду загальнообов’язковогодержавного соціального страхування на випадок безробіття, до фондузагальнообов’язкового державного соціального страхування від нещасного випадкуна виробництві в місті Стаханове.
Внески до Пенсійного фонду та Фонду соціальногострахування відносяться до загальнодержавних обов’язкових платежів.
Тарифи обов’язкових внесків на державнестрахування в Україні для підприємств, установ, організацій незалежно від формивласності і господарювання, виду діяльності та галузевої приналежностівстановлюються Верховною Радою України у відсотках до фонду оплати праці якштатних працівників, так і тих, хто не знаходиться в штаті підприємства.
Відрахування на соціальне страхуванняздійснюються щомісячно по всіх видах оплати роботи і премій, на які ненараховуються страхові внески. Розподіл між Пенсійним фондом та Фондомсоціального страхування України визначається відповідними законодавчими абонормативними актами.
Перевірку внесків до Фонду соціальногострахування, Пенсійний фонд доцільно здійснювати по таких позиціях:
1. База оподаткування: нарахована основна і додатковазаробітна плата, інші виплати (грошові і негрошові).
2. Ставки платежів.
3. Джерела фінансування нарахованої заробітної плати.
4. Достовірність віддзеркалення в бухгалтерському обліку ізвітності.
5. Своєчасність оплати.
Розглядаючи достовірність визначення бази оподаткування длябудь-якого виділеного платежу, необхідно перевірити:
1)облік чисельності працівників та їх рух, зіставившипервинні документи: накази (про прийом та звільнення основних робітників ісумісників, про відпустки і т.д.); використовування робочого часу.
Відповідно до Конституції, Цивільного кодексу, Кодексом законівпро працю проводиться перерахунок кількості відпрацьованих днів (табель обліку)і порівняння цих даних з робочими листками, розрахунковими і платіжнимивідомостями.
Перевіряється наявність і оформлення цихдокументів. Якщо оплата проводиться за договорами (контрактами), тоз’ясовуються наявність і умови цих договорів, оформлення трудових відносиносіб, внесених в табель обліку робочого часу;
2) аудит тарифних ставок і посадових окладів. Встановлюєтьсяналежне призначення посадових окладів по тарифних кваліфікаційних довідниках,галузевих угодах, тарифних сітках: наказів, договорів, штатних розкладів,фактичних ставок і відповідних документів, розрахункових листків і відомостей;
3) аудит розрахунку оплати праці. Переглядаються іперераховуються всі види оплати праці і визначаються їх розміри. Документи:листки непрацездатності, табеля, заяви на відпустку, розрахункові відомості;
4) аудит джерел фінансування оплати праці. Переглядаютьсякореспондуючі рахунки по різних видах нарахованої оплати, перевіряєтьсяправильність віднесення на собівартість видів оплати праці,
вказаних в ст. 9 Закону України «Про внесення змін і доповнень в ЗаконУкраїни «Про оподаткування прибутку підприємств», інші види оплати за рахунокприбутку та цільових фондів.
Наступною стадією аудиторської перевірки єперевірка правильності застосування ставок платежів.
Аудитор повинен встановити відповідність ізаконність джерел фінансування оплати праці і сплачених внесків.
Аудитор може перевірити правильність відображенняв бухгалтерському обліку нарахувань на заробітну платню у вигляді внесків довищеназваних фондів.
Особливо уважно слід перевіряти своєчасністьперерахування коштів.
Платежі на державне обов’язкове пенсійне страхування, наобов’язкове соціальне страхування, на випадок безробіття, платять:
—одночасно з отриманням засобів установами банківна оплату праці;
—у разі виплати засобів у вигляді натуроплати – наступногодня після такої виплати.
Відповідне оформлення данихбухгалтерського обліку вимагає використовування бланків встановленої форми,наявності регістрів бухгалтерського обліку, встановлених інструкціями тавказівками Міністерства фінансів України, Головного Управління Державного казначействаУкраїни і галузевих міністерств, правильного і акуратного відображення записів,підбиття підсумків по оборотах, та залишків на початок і кінець кожногозвітного періоду.
Наявність необумовлених або невірних виправлених помилок воблікових регістрах і банківських документах (що взагалі неприпустимо) свідчитьпро незадовільний стан бухгалтерського обліку на підприємстві.
Витрати по оплаті праці враховуються відповіднодо типових форм, розроблених наказом Міністерства статистики України «Прозатвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками таслужбовцями по заробітній платі» від 22.05.2006 г. №144:
П-49 «Розрахунково-платіжна відомість»;
П-50 «Розрахункова відомість»;
П-51 «Розрахункова відомість»;
П-52 «Розрахунок заробітної плати»;
П-53 «Платіжна відомість»;
П-54 «Особовий рахунок»;
П-54а «Особовий рахунок»;
П-55 «Накопичувальна картка вироблення тазаробітної плати»;
П-56 «Накопичувальна картка обліку заробітноїплати»;
Наказом №144 передбачено три варіанти розрахунківз працівниками по заробітній платі:
1. По розрахунково-платіжній відомості, яку одночасновикористовують для розрахунку та видачі заробітної плати (типова форма П-49).Вона застосовується на невеликих підприємствах і грунтується на даних особовогорахунку (Типова форма П-54). Зарплату нараховують по первинних документахобліку вироблення, фактично відпрацьованого часу, доплатних листів та іншихдокументів. Ця відомість може бути складена в одному або в двох екземплярів,причому платіжним документом є перший екземпляр.
2. По розрахунковій відомості (типова форма П-50) та окремоїплатіжної відомості (типова форма П-53), по якій виплачують заробітну плату,такий порядок застосовують на крупніших торгових, промислових підприємствах.
3. По спеціальних листах розрахунку заробітноїплати (типова форма П-52), які виписують на кожного працівника на розрахунковийперіод. В цьому випадку записи здійснюють під копірку в двох екземплярах. Сумидо видачі переносять в платіжну відомість (П-53).
За завданням ТОВ «Луганське енергетичнеоб’єднання» в минулому році в Серговській філії працювали представникиаудиторської фірми. Аудит є зовнішнім незалежним фінансовим контролем,здійснюваним незалежними дипломованими аудиторами, що не працюють на даномупідприємстві. Аудиторський контроль широко застосовується в світовій практиці.
Основною передумовою такогоконтролю є взаємна зацікавленість підприємств в особі їх власників, держави вособі податкової служби та аудиту в забезпеченні достовірності обліку тазвітності.
Проводячи аудит, аудиторидосліджували питання нарахування заробітної плати та утримання з неї. В ходіаудиту виявлялися можливі випадки додаткових виплат працівникам за такі роботи,які відповідно до посадових характеристик входять в коло їх обов’язків абообов’язків інших штатних працівників Серговської філії.
Перевірці підлягали всі документи,на підставі яких даються бухгалтерські проводки в дебіт і кредит рахунку 66«Розрахунки по заробітній платі».
Зверталася увага на достовірністьнарахування заробітної плати, тому що можуть бути помилки допущені бухгалтерамирозрахункового відділу, які недостатньо добре оволоділи нормативними актами, неврахували ті або інші зміни, що привело до надмірно наліченої абонедонарахованої заробітної плати. При перевірці достовірності сум нарахованихпремій встановлювалося, чи були виконані умови, при яких виплачується премія.
Аудитор вивчав, чи не буловипадків не надання відпусток працівникам і заміною їх грошовою компенсацією,що є порушенням законодавства. Грошова компенсація за дні невикористаноївідпустки в Серговській філії ТОВ «Луганське енергетичне об’єднання»виплачується працівнику тільки у разі звільнення з підприємства.
При перевірці нарахувань виплат зачергову відпустку встановлювалося чи достовірно визначена у відпускній заяві тривалістьвідпустки та підрахована сума заробітку працівника до відпустки.
При перевірці питань нарахуваннязаробітної плати перевірялася відповідність посадових окладів в особистійкартці працівника, затвердженим окладам в штатному розкладі. Вивчалася правильністьі обґрунтованість нарахування надбавок до заробітної плати, реальністьпроведених розрахунків по заробітній плати за неповний місяць роботи,достовірність проведених утримань із заробітної плати податку з доходівфізичних осіб та збору на загальнообов’язкове державне соціальне страхування,як на випадок безробіття, так і на випадок тимчасової втрати працездатності,збору до Пенсійного фонду України, правильності оплати за тимчасове заміщенняпрацівника з більшим окладом.
В ході аудиту встановлювалося, чисвоєчасно перераховуються утримані суми податку з доходів фізичних осіб тазбори на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
Про всі випадки вищепереліченихперевірок в Серговській філії ТОВ «Луганське енергетичне об’єднання» складеніакти перевірок, екземпляри яких знаходяться у головного бухгалтера. Фактівгрубого порушення трудового законодавства в питанні оплати праці встановлено небуло.