Логистические информационные системы

Содержание: Введение 1. Основные направления информационно-технического обеспечения логистических систем. 2. Иерархия использования логистической информационной системы. 3. Поток информации в предпринимательстве. Введение Значительное расширение масштабов хозяйственной деятельности на современном этапе, а также возросшая потребность в усилении всех видов взаимосвязей в процессах управления материальными и денежными потоками

обусловили основные требования к новым формам и методам, связанным с повышением эффективности управления производством. В связи с указанным, особую роль и значение на современном этапе приобретает такая научная дисциплина, как логистика, формы и методы которой наиболее полно отвечают задачам глубокой и всесторонней интеграции производственно-хозяйственной деятельности, поиску оптимальных управленческих решений на различных этапах и уровнях управления производством.

1.ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЛОГИСТИЧЕСКИХ СИСТЕМ. Под информационно-технической базой систем управления понимают совокупность взаимосвязанных средств и методов, обеспечивающих подготовку информации для принятия решений: сбор данных и их первичную обработку, контроль достоверности, хранение и передачу данных, их обновление и корректировку с применением необходимых математических методов. Информационно-техническое обеспечение логистических

систем отличается не характером информации и набором тexничecкиx средств, используемых для их обработки, а методами и принципами, используемыми для их построения. Это соответственно сказывается на изменении потоков информации, объемах и направлениях, на методике выбора самих технических средств управления, в частности на: – определении функций систем управления материальными и денежными потоками, определении состава необходимой информации и установлении ее периодичности,
возникновения и использования; – проектировании процедур стандартных и нестандартных сооб­щений, на процессах оформления, систематизации и анализе всех информационных материалов. Основная цель построения информационно-технической базы логистических систем – встроиться в структуру управления и стать ее неотъемлемой частью. При этом особенностью логистики построения ин­формационно-технической базы систем данного рода по сравнению с тра­диционными системами автоматизации управления

заключается в том, что она, с одной стороны, направлена на повышение технического уровня систем управления, а с другой – предъявляет новые требования к мето­дам экономического управления объектами. В результате логистического построения информационно-техни­ческая база систем управления должна позволять производить анализ и принятие управляющих воздействий на объект в условиях заданных целей и установленных процессов информационного характера. Основными факторами, связанными с построением информационно-логистических

систем, являются: 1) Условия взаимодействия систем между собой и окружающей средой; 2) Создание модели организации информационно-технического обеспечения, под которой понимают иерархию субъектов, принимающих решения, их права, время реакции и режимы взаимодействия; 3) Наличие экономико-математической модели планирования, прогнозирования, управления и анализа состояния; 4) Разработка расчетных алгоритмов для экономико-математических моделей;

5) Наличие необходимого комплекса технических средств, включая вычислительную организационную технику и систему связи; 6) Прикладное программное обеспечение поступления данных в системы, их хранение, распределение с целью оптимизации действий управляющего персонала. Логистические системы управления направлены на повышение эффективности движения материальных и денежных потоков. Построение ин­формационно-технических баз указанных систем призвано обеспечить всестороннюю
интеграцию всех частей системы управления, оперативное и надежное их взаимодействие. Существует три вида информационного потока: 1) Опережающий материальный поток (авизирует прибытие гру­за): информационное опережение позволяет покупателю своевременно обеспечить приемку груза. 2) Сопровождающий – характеризует вид, количество груза, от­правителя, получателя и т.д. (сопровождающие документы). 3) Опаздывающий (следующий) – как правило, в обратном направлении.

Информация является основным логистическим и производствен­ным фактором. Основные типы информации: 1. Внутренняя, т.е. поток информации внутри объекта между подразделениями и уровнями организационной структуры. 2. Внешняя – поток информации между данной организацией и другими объектами, находящимися вне ее предела. Потоки внешней информации включают в себя: – покупателей на продукцию фирмы – данные о конкуренции торговли – информация о технологических нововведениях – информация

об изменениях в заказах – информация об изменении рынка труда и продукции 2. ИЕРАРХИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ Любая структура организации (предприятия) в общем, виде пред­ставляет по существу формализованную систему принятия решений, не­зависимо от характера деятельности. Система организации обычно определяет конкретные задачи, которые должны решаться соответствующими службами

предприятия (подразделениями, звеньями производства), а также закрепляет ответственность в сложившейся иерархической системе управления. Логистическая система организации управления устанавливает такой порядок, при котором информация и складывающиеся на ее основе информационные потоки между отдельными организационными единицами имеют характер информационного опережения. Целевой характер опережающей информации позволяет проводить в рамках управления объективный систематический
анализ ситуаций и принимать необходимые решения. Са­ми объекты и предметы управления, находясь в процессе функционирова­ния в целевой, информационной и организационной взаимосвязи, образуют единую логистическую систему управления процессами. В настоящее время в зависимости от характера отношений между объектами, структурами управления, а также их признаков сложились следующие основные виды иерархических организационных структур: линейные, линейно-функциональные и матричные.

Информационно-технические базы логистических систем, вписываясь в принятую организационную структуру управления, вносят существенные коррективы во взаимосвязь структур управления, в их субординацию и делают их более восприимчивыми к реальным процедурам принятия решений. Иными словами, это позволяет, прежде всего, наилучшим об­разом использовать физические и интеллектуальные возможности самого человека, характер разделения труда в сферах управления, количество уровней управления

и состав входящих в них подразделений, а также оп­ределять необходимые требования к ним с целью эффективного управле­ния материальными и денежными потоками. Синтез информационно-технических баз, построенных на логистических основах, и организационных структур управления в целом позволяет обеспечить: 1) более эффективную организацию планирования и управления материальными и денежными потоками и четкое распределение задач и функции управления, прав и ответственности между структурными звень­ями, объектами

и предметами, 2) наилучшее сочетание человеческих и машинных звеньев в системах управления, повысить оперативность подготовки и принятия решении, надежность и достоверность отображения фактического состоя­ния процессов во всех звеньях материальных и денежных потоков, 3) выработку оптимальных управленческих решений и экономич­ность их выполнения. С целью достижения устойчивости синтеза структур управления и информационно-технических баз логистических
систем управления не­обходимо четко определять конкретный состав и характер задач планиро­вания и управления материальными и денежными потоками, распределяя их по уровням иерархической системы и структурным элементам. Информационно-техническая база логистических систем управления, органично вписываясь в структуру управления конкретных подраз­делений управления, а также взаимодействию при согласовании и оценке конечных показателей. Таким образом, логистика информационного процесса, вписыва­ясь в организационную структуру управления,

придает ей определенную жесткость и рациональность, вырабатывает у конкретных специалистов управления навыки высокого профессионализма принятия решений. Одним из наиболее сложных вопросов в обеспечении эффектив­ности управления традиционно считался вопрос взаимосвязей между подразделениями в самой организационной структуре управления материальными и денежными потоками. В этой связи использование логистических подходов при построении организационных структур

позволяет равномер­но распределять задачи по структурным подразделениям и уровням управления, требующие решения. При этом формирование вертикальных и го­ризонтальных взаимосвязей должно происходить не на привычной иерар­хической, либо функциональной основе, а на основе разработки специ­альных экономико-организационных моделей решения управленческих задач, позволяющих централизовать (либо децентрализовать) управленчес­кие связи при решении конкретной задачи и повысить ответственность конкретных подразделений

и специалистов за конечные результаты реше­ния задач при управлении материальными и денежными потоками. Иерархия использования логистической информационной системы: Уровень специалистов, пользующихся системой для принятия решений: 1 – опережающий уровень 2 – контролирующий уро­вень 3 – руководство среднего уровня 4 – руководство высшего уровня 2)Диапазон использования информации 5 – обработка оперативных данных (сделки, ответы
на вопросы) 6 – информация для оперативного планирования и контроля 7 – управляемая информация для тактического планирования и принятия решений Логистическая информационная система выполняет ряд специфи­ческих функций: 1) планирование 2) координирование 3) обслуживание 4) управление 3. ПОТОК ИНФОРМАЦИИ В ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВЕ Построение информационно-технических баз на логистических основах требует особого отношения к формированию и отбору информации, необходимой для стратегических и тактических

(оперативных) задач управ­ления. Характер и качество отбора информации оказывает существенное влияние на результативность процессов принятия решений. Это связано с тем, что отбор требуемой информации включает не только оценку, например, состояния самого предмета (или звена) управления материальными и денежными потоками, но и оценку сильных и слабых сторон организации, конкурентов, а также наличие тех или иных возможностей решения задач и оценку риска. Таким образом, в данном случае речь идет не о количестве

информации, необходимой для выработки стратегических и тактических решений, а в первую очередь о качест­ве информации и способах ее рационального отбора. Практика построения логистических систем показывает, что подбору такой информации должен предшествовать соответствующий анализ факторов, определяющих ценность информации, слабые и сильные стороны организации сбора и подготовку информации, определяющие ее показатели. Такой анализ должен проводиться компетентными заинтересованными специалистами, способными непредвзято

оценивать состояние дел и тем самим обеспечить структуризацию (разбиение) информации, имеющую стратегический (либо тактический) характер. Одним из известных способов формирования рабочих групп при проведении такою анализа является образование групп анализа по так называемым интересам, то есть по существу к работе привлекаются конкретные специалисты-пользователи этой информации. Это одновременно позволяет вырабатывать у конкретных специалистов, будущих пользовате­лей данной информации
навыки стратегического и тактического мышления. Структуризация отбора информации также может способствовать и метод ее разбиения на основе критериев. В качестве примеров подобного разбиения информации и отнесения ее к стратегической (тактической, одновременного использования), может служить оценка способности орга­низации (звена, подразделения) прослеживать, отражать или выявлять технические и рыночные возможности продажи продукции, вырабатывать умение вести дела с покупателями, добиваться эффективности научно-исследовательской

и конструкторской базы, повышать степень стандартизации продукции, уровень трудовых отношений и др Конкуренция – одно из главных условий хозяйствования в современном мире. Поэтому на формировании баз данных отражается специфика условии и требований конкурентоспособности, так как оценка конкурентов – это в какой-то мере и оценка слабых и сильных сторон самого уп­равления данной организации. Характерным примером может служить тот факт, что знание, каки­ми возможностями обладает

тот или иной конкурент для реализации своей стратегии, означает и оценку возможностей организации, которая этим интересуется. При этом стратегический смысл этой оценки (информации) заключается не в самой оценке этих возможностей (к примеру, ресурсов), а в оценке возможного их использования. Для принятия оперативных решений в процессах управления мате­риальными и денежными потоками важную роль играет статистическая ин­формация, например налоги, компенсации рабочим, заработная плата и др.

Эта так называемая “текущая” информация позволяет регулировать деятельность в организациях, подразделениях и звеньях управления ма­териальными и денежными потоками на нормативной основе с учетом опре­деленных коррективов, обусловленных внутренними и внешними факторами на конкретный момент времени. Разновидность информации, относящейся либо к технологическим, либо хозяйственным процессам, также способствует структуризации ин­формации и соответствующему формированию баз данных.
1) Информация по маркетингу: – анализ продаж – прогноз продаж – исследование рынка 2) Информация по распределению: – счета-фактуры – платежи потребителей – транспортные накладные – заказы на продукцию. 3) Проектная информация: – накладные на логистическое обслуживание, связанное с проектированием продукции – чертежи на инструментальное оснащение – операционные карты 4) Управление запасами: – учет запасов – управление материалами 5)

Финансовая информация: – учет дебиторов по расчетам – управление финансами 6) Производственный отдел: – учет оплаты производственного процесса – отчет по трудовым ресурсам – отчет о выпускаемой продукции – график потребностей продукции во времени – заказ на производство – требования на отпуск продукции – оценка товарно-материальных ценностей 7)Снабжение: – учет счетов, подлежащих оплате – заказы на закупки 8) Логистическое обслуживание: – обработка накладных на логистическое обслуживание

– управление транспортом