Практическина всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения,существуют общие отделы. Их название варьируется — это может быть отдел общегоделопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное — суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимоот названия и заключается она в организации потоков документов на данномпредприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотримосновные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы,используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборотакрупного предприятия, существуют специализированные документооборот (вподразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства ит.д.).
Основные принципы организации канцелярскойработы
Вданном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого иуправляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе иизвестны практически любому руководящему работнику, но как показывает практикаони достаточно часто нарушаются.
Основнымпринципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальныхархивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архивдокументов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации естьсоответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождениедокументов. Документы не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.
Ворганизации должен существовать только один канал поступления входящихдокументов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме (см.“Методы связей с внешним миром”), то это сделано только для повышения скоростиобработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляютинформацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией).Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являютсяподразделениями канцелярии.
Дляполноты картины документооборота на предприятии система документооборот недолжна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизациидокументооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, адолжна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделенийорганизации.
Типы документов, классификация и ихвзаимосвязи
Рассмотримосновные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками.Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (наотдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точкизрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество,а именно всего на всего 3 вида:
•Входящие.Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие,причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативнымиактами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящийдокумент, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящемдокументе.
•Исходящие.Большинство исходящих документов являются ответом организации насоответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документовготовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое числоисходящих документов может требовать поступления входящих документов (напримерзапросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срокдо …”).
•Внутренние.Данные документы используются для организации работы предприятия. Черезканцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболеекрупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориальноразнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходятвнутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правиламделопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы вовнешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где егопреобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Документыкаждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут бытьписьма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа напредприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные(допустим, если письма, то чему посвященные — жалобы, предложения, пожелания ит.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя вовнутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далеездесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов — входящие,внутренние и исходящие.
Преждевсего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальнымрегистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждогоиз типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационногономера — это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличиена ней регистрационного номера.
Атрибуты документов
Атрибутыдокументов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделитьобщую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях.Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярскихдокументов.
Общие атрибуты документов
Основныматрибутами канцелярского документа являются:
1.Регистрационныйномер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ,прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может бытьразлична для исходящих, входящих и внутренних документов. Структурарегистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.
2.Источникдокумента (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящихдокументов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов этоили подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
3.Ответственныйисполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому порученоисполнение данного документа или который разработал данный документ (дляисходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один.Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительногоисполнения при сменен кадрового состава предприятия).
4.Коддокумента по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ ктому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своейпроизводственной деятельности. Номенклатура дел — это формальный список делпредприятия, который утверждается заранее на определенный период времени(обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, всовременных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом,который может обновляться 1-4 раза в год.
Атрибуты, зависящие от типов документа
Далеев документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.
•Входящиедокументы имеют кроме базовых атрибутов еще:
•Контрольныйсрок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входногодокумента (где он может быть указан) или из типа входного документа, котораяопределяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявлениеграждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).
•Контролирующеелицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретногоисполнителя документа и ставить резолюцию “Об исполнении доложить” Данныйатрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболееважных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случаезавершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документасоответствующему субъекту.
•Внутренниедокументы помимо стандартных атрибутов могут обладать еще следующими:
•Списокподразделений предприятия для ознакомления.
•Контрольныйсрок ознакомления или исполнения.
•Списокисполнителей документа.
•Исходящиедокументы имеют следующие дополнительные атрибуты:
•Документ-основание.Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основеили входящего или внутреннего.
•Списокрассылки.
•Контрольныйсрок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.
Вконкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования илидобавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Ноперечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.
Взаимосвязи документов
Вседокументы, проходящие через канцелярию являются связанными документами, в томсмысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичнымслучаем является входящий документ, который практически всегда порождаетсоответствующий ему исходящий.
Безсвязей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы.Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызываютих появление, так и на другие входящие (см. “Процесс согласования или уточненияответа” на рис. 1). Все документы связаны как в системе управления документами,так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этомсмысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.
Связив большинстве случаев направленные по принципу: “главный-подчиненный”. Иногдавстречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы(документы, посвященные одному вопросу).
/>
Рис.1. Взаимосвязи документов в канцелярии
Типовые процессы канцелярии
Вданном разделе переходим от великой статики к динамике документов, т.е. вместес рассмотрением самих документов приступаем к рассмотрению процессов обработкидокументов. Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятиювходных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов,точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа.При этом существует два основных маршрута прохождения документа:
1.Непосредственноисполнителю.
2.Напринятие решения в центральный аппарат.
Причемвторой маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставленна контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы,которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например,если на циркулярном письме стоит “Директорам предприятий…”). Такие документы(поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, чтоответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (илиих замов). Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственнымисполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директоратосуществляет контроль за результатами работы (а то и этого не делает).
Посуществующей практике работы канцелярий крупных организаций на контрольставятся только дела проходящие по второй схеме. Причем, как известно из жалобработников канцелярий, дела проходящие по первой схеме часто “провисают”, т.е.теряются в ходе обработки. Если в дальнейшем кому то из директоров придет вголову получить информацию о таком деле, то в канцелярии возникают достаточнобольшие проблемы.
/>
Рис.2. Процесс прямой обработки входящего документа
Значительнаячасть проблем канцелярии возникает из за того, что она обязана контролироватьтолько ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа.Полная цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организациидокументооборота отдела или на уровне специального делопроизводства (см.Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии).
/>
Рис.3. Схема обработки документа с контролем директора
Методы связей с внешним миром
Вышебыла описана работа централизованной канцелярии организации. В принципе вкрупной организации с большим документопотоком работа канцелярии может бытьпостроена по децентрализованному принципу. При этом каждое подразделениепредприятия получает свою долю корреспонденции, относящуюся к ней. При этомучет входящей корреспонденции осуществляется децентрализовано. Номера входящейкорреспонденции создаются или в едином нумераторе (кто первый получил номер,тот и хорош) или в номер входящего документа включается номер подразделения,получившего документ, а нумераторы в каждом подразделении ведутся независимо.Исходящая корреспонденция обычно всегда проходит через одно место (по крайнеймере пока не известны предприятия с другой схемой обработки исходящейкорреспонденции).
Организациядецентрализованного приема входящих документов достаточно распространена и вовсем мире. Достаточно привести пример газеты Times. При реорганизации отделаобработки писем граждан в конце 80-ых годов (тоже канцелярия, носпециализированная) значительная часть работы по сортировке корреспонденциибыла передана Британскому почтовому ведомству. Для этого газета стала приниматькорреспонденцию в несколько абонентских почтовых ящиков (до этого она имелаодин адрес для всей корреспонденции). После двух лет эксплуатации выяснилось,что число ошибок в адресах (отправлено не в тот абонентский ящик) составляетменьше 2%. Данная реорганизация позволила сократить количество сотрудниковотдела обработки входящей корреспонденции в 2 раза (или в 6 в сравнении сконкурирующим вариантом). К стати, это яркий пример, что процесс анализадокументопотоков может принести значительный результат не только если онзаканчивается полной автоматизацией предприятия.
Вработе канцелярии пока что темным местом остается работа с письмами граждан. Вбольшинстве случаев это относиться к общему делопроизводству. Исключениесоставляют организации для которых работа с письмами составляет основнуюпроизводственную деятельность (Телерадиокомпании, газеты, журналы,информационные агентства и другие средства массовой информации). При обработкеписем граждан применяются несколько другие классификаторы. Важна развернутаястатистика по атрибутам писем. Это основывается на опыте разработкиАвтоматизированной Системы Обработки Корреспонденции (АСОК) Гостелерадио России(тога еще СССР). Кстати эта система до сих пор находится в эксплуатации, хотя ивыполняет несколько иные задачи, чем ранее. В крупных государственныхорганизациях тоже существует специальный учет писем граждан и строгий контрольза их выполнением (примеры — Государственная дума России, Национальный банкУкраины). Таким образом блок обработки писем граждан еще нуждается висследовании и описании.
Оценки объемов документооборота
Данныйпункт является достаточно коротким. Приведены некоторые оценки объемовкорреспонденции для различных организаций. Так например через канцеляриюцентрального офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единицвходящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступаютдецентрализовано непосредственно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан,24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документовнепосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90% документов, аоставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (вархивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются вархив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранениеможет осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.
ДокументооборотГосударственной думы имеет несколько больший объем — 90-120 тыс. документов вгод. Документооборот Дома правительства Российской федерации составляет 90-110тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан).Характерные сроки хранения перечня документов для этих организаций — 5 лет длядумы и 1 год для аппарата правительства. Далее все документы передаются вархив. К сожалению подразделение по типам документов в этих организациях неизвестно. Можно считать то, что входящие и исходящие представлены примерно вравных пропорциях.
Рассчитаемнеобходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.
Карточкадокумента занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная для сложнойкарточки документа в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Такимобразом под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства дляданных. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс.документов в год и карточка документа храниться в течении 3 лет, то дляхранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.
Отчетность канцелярии о проделанной работе
Основнымрезультатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляетруководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условноможно разделить на две большие группы:
•Оперативные.Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение — получитьобъективную картину информации для оперативного управления.
•Аналитические.Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичныепериоды вывода отчетов данной группы — месяц, квартал, полугодие, год.
Рассмотримосновные отчеты, т.е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждойканцелярии.
Оперативные отчеты
Назначениеданного вида отчетов — получение информации для оперативного управленияпредприятием. Они готовятся на различную глубину — от одного дня и до недели.Основное их содержание — список работ, которые должны быть завершены вближайшее время. Получатели отчетов — ответственные исполнители и руководствопредприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчетыпредставляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иногодолжностного лица. Сводный отчет — это список работ, находящихся в стадиизавершения на заданный период времени (возможно разделенный на отдельныеподразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководствупредприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессомделопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно кисполнителям или контролирующим лицам.
Прирассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетовможет быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждогооперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в которыйпроисходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета.Типичными примерами таких отчетов могут являться:
•Завершающиесяработы по исполнителям
•Сводныйотчет по подразделениям организации
•Сводныйотчет по контрагентам
•ит.д.
Аналитические отчеты
Аналитическиеотчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют достаточностандартные формы отчетов каждая организация может захотеть иметь собственныеформы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планированияработы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия спискаконтрагентов и т.д. аналитические отчеты могут выдаваться по отдельнымструктурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работыпредприятия за определенный период времени. Следовательно в фильтр отчета нужноввести параметр — время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервалвремени или фиксированный и понятный интервал времени:
•Замесяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).
•Заквартал (по умолчанию текущий квартал).
•Загод (по умолчанию текущий год).
Аналитическиеотчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельногоиздания и распространяют по всей организации. В связи с этим к нимпредъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общемслучае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическуюсимволику. Примеры таких отчетов:
•Исполненныедокументы по исполнителям
•Исполненныедокументы по контрагентам
•Исполненныедокументы по номенклатуре
Взаимосвязисистемы автоматизации документооборота канцелярии
Канцеляриякрупного предприятия является центром документооборота, но на нейдокументооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотомподразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборотаорганизации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальныхподсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизациипроизводственной деятельности предприятия.
Наодном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит длянакопления документов долговременного хранения и их поиска.
/>
Рис.4. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации
Канцелярия и архив предприятия
Вседокументы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотриморганизацию документов в архиве предприятия.
Вседокументы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за одингод работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации.Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи сэтим для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом подразделениедокументов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информацииосуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.
Делав архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком поокончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этомпроверяется полный перечень документов в деле, их разбивку по томам. Послеэтого готовиться опись дел, в которой указывается список дел (по ихнаименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе.После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.
Срокихранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранениядокументов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. Послеистечения срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранениев государственный архив (для государственных организаций). Для частных компанийпосле истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процессоформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают какединое целое, т.е. в отличие от процесса формирования архивных дел, запускаетсясоответствующая операция для всех томов дела.
Канцелярия и документооборот уровня отдела
Документооборотна предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он тольконачинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит черезподразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением неволнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда наканцелярию пробуют “вешать собак” за вовремя неисполненные документы еесерьезно волнует положение дел в подразделениях.
Науровне подразделений документооборот должен позволять вести внутреннийдокументооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другиеподразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается отдокументооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамкахподразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения нерегистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться ирегистрироваться.
Канцелярия и специализированноеделопроизводство
Специализированнымделопроизводством можно считать любую специализированную систему, работающую сструктурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д. Иногдапредприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота,как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированныесистемы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами(например — бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которыхдокументы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всеготакие системы характеризуются следующими параметрами:
•Онисвязаны с основной производственной деятельностью организации.
•Наних существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и нужно применятьсистемы жесткой маршрутизации).
•Ониработаю с структурированными документами.
•Документыподвергаются сложной и специфической обработке или имеют развитую семантику,которую нужно программно проверять и поддерживать (контракт-счет-накладная).
Смаршрутов обработки документов возможен выход в общую систему делопроизводства,например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из другихотделов или подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схемаработы с заданиями и документами — это свободная маршрутизация. Оно отвечает засбор и распределение информации, за связи с внешними организациями (внеосновного производственного процесса). Во все специализированные системыделопроизводства от нее есть отростки для обмена информацией.
Методы и средства автоматизацииучрежденческой деятельности
Долгоевремя автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного родаподсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия,зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем,заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации,циркулирующей в учреждении.
Нуждыпо электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональныхпакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетовпрограмм Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средстваоказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных иэлектронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так имежду ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности вавтоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
Внастоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методови средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса,позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматическипередавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнениепоручений, связанных с документами.
Методы автоматизации учреждений
Рассмотримосновные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современныеорганизации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов иофисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные частиобщей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисеявляются:
•вводинформации в систему,
•хранение,навигация, поиск и фильтрация документов,
•коллективногоработа с документами,
•выводинформации из системы.
Существуютразличные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканированиедокументов и сохранение их в виде графических образов. В системах первогопоколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощьюключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: системаSoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознаваниясимволов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и вводадокумента в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следуетисправление ошибок распознавания.
Примассовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы,которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста идобавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов ивыполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путемимпорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщенияэлектронной почты и т.п.).
Вводинформации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов иключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующегоконтекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Важноезначение для организации эффективного управления неструктурированнымидокументами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрациидокументов.
Документымогут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служитсредством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОСтипа Windows 95 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов вкачестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средствапоиска файлов по их параметрам.
Рядсистем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках ввиде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилищеупрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования.Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором исортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.
Специфическийметод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базыдокументов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипнуюинформацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризациюна основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигациюв базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов.Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольноговида допускается присоединять к текстовым документам.
Многиесовременные системы электронных документов используют в дополнение к файловойсистеме так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточкидокументов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировкидокументов применяются папки.
Поиски фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска:по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основеиндекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) взапросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа — ошибокраспознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить
Недавнона основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технологиянечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технологияадаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поискне требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, крометого, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста.Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образомсогласованный с терминами или фразами запроса.
Фирмы-производителиреляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения — текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных поляхпеременной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формироватьсмешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, адополнительные функции обеспечивают обработку текста Для хранения произвольнойинформации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектовбольшой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработкитакой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранениядокументов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД(например, Informix Illustra).
Феноменраспределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web-технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовыхстраниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети(Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собойтекст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документаосуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм длядиалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовыхссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации(растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекстаосуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы,расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, дляопределения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускоренияпоиска информации в “паутине” применяются специальные программы-роботы,сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использованиегипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориальнораспределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, чтонаиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.
Организацияи автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся натехнологиях groupware и workflow.
Технологииgroupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкойвыполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организацииработ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информациис помощью различных методов доступа:
•сетевойдоступ к файлам и базе данных;
•локальнаяи глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
•терминальныйдоступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
•просмотри интерпретация гипертекста (гипермедиа).
Нужноотметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают всебя ряд других методов доступа.
Приколлективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов присовместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторами паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровеньбезопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологиикласса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупныхофисах и для них характерно:
•поддержкамногопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
•четкаяструктуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Деловойпроцесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых дляописания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случаесотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия.Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа източки в точку.
Однойиз реализаций технологии workflow является так называемая “система графов”, гдекаждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного сдокументом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. Приэтом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложитсяответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций,которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализацияосновывается на понятии “цикл” (“loop”) или “стол”. В этом случаеподразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл,учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. Приэтом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки,указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращаетсягенерация нового процесса.
Регламентациивзаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной иусловной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработкидокумента для контроля и учета исполнения.
Обработкаинформации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:
•обработкатекста,
•электронныетаблицы,
•деловаяи презентационная графика,
•планированиеработ и совещаний,
•генерацияотчетов из базы данных, •мультимедиа.
Длякомплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программиспользуются несколько методов, среди которых центральное место занимает методыOLE для связывания и встраивания объектов.
Выводинформации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web-серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылкипо телекоммуникациям.
Обзор средств автоматизации учреждений
Информационно-программныесредства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:
•функциональныеи интегрированные пакеты офисной автоматизации;
•системыдля организации групповой работы;
•системыуправления электронными документами;
•средствауправления документооборотом.
Средстваофисной автоматизации и коллективной работы в сети
ПакетMicrosoft Office for Windows 95
MicrosoftOffice for Windows 95 представляет собой набор прикладных программ дляавтоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет иработают как единое целое.
MicrosoftOffice for Windows 95 поставляется в двух различных вариантах, что позволяетудовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет всвоем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессорMicrosoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint ипланировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленныхприложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.
MicrosoftOffice for Windows 95 использует все преимущества Windows 95: поддерживаютсядлинные имена файлов, “горячие клавиши” и многозадачность. Пользовательполучает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами иэлектронными письмами.
MicrosoftOffice for Windows 95 — это не только набор приложений, но и платформа дляразработки. Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основыдля создания собственных приложений, предназначенных для удовлетворенияконкретных нужд заказчика.
MicrosoftOffice for Windows 95 содержит мощные инструментальные средства для разработки:
Система Lotus Notes
СистемаLotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую дляразработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.
Благодарятому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые дляподготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболеепроизводительную платформу, ориентированную на совместное использованиеинформации.
СистемаLotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместноиспользовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Этаинформация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения,видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладныесистемы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of BusinessSystems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечиваетдоступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательскийинтерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).
Основнымисистемы Lotus Notes являются:
1.Единый,постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другимпользователям, сетевым ресурсам и информации.
2.Гибкостьпри обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от такихисточников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds),сканированные изображения и структурированные реляционные системы.
3.Средабыстрой разработки прикладных программ для рабочих групп. 4.Развитая системазащиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельногодокумента.
5.Применениетиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации,располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленныхпользователей, а также у заказчиков и поставщиков.
6.Открытость,заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем,компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений иприкладных программных интерфейсов API.
7.Масштабируемость- возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы издвух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.
8.Полнаяинтеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программныхмодулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передачасообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологиибизнес-процесса заказчика на множестве платформ.
Рабочеепространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собойграфический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей системWindows, Mac System7, OS/2 или Unix.
Рабочеепространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон,в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системыNotes.
Пользовательможет располагать окна на экране по своему усмотрению.
Базадокументов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощикоторого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовыватьинформацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироватьсяпользователями, присоединенными к одной и той же сети.
Сложныедокументы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланковNotes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить иредактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.
СистемаLotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции сразличными прикладными программами.
Средства управления электроннымидокументами
Влюбом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядкав информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое дляпоиска необходимого документа или для подборки материалов.
Стержнемлюбой системы управления электронными документами является архив, где документынаходятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, покасодержащаяся в них информация представляет интерес.
Подэлектронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств итехнологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступак ним из систем управления электронными документами. Электронные документы –это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых илиграфических файлов.
Система управления документами DOCS OPEN
Программныйпродукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронныйархив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработкиинформации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителяхразличной природы.
Системапостроена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимумдва сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервердокументов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехомфункционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть серверполнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоватьсялюбой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечатьдвум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.
Сервердокументов может строиться на основе любой сетевой операционной системы.Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.
Хранениедокументов можно оценивать по следующим критериям:
Схемыхранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе ииерархической системе управления хранением файлов.
Документыхранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.
Предусмотренавозможность полуавтоматического удаления редко используемых документов.
Документыредактируются непосредственно по месту хранения.
Классификациядокументов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, иполнотекстовых индексах документов.
Каждыйдокумент в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.
DOCSOpen снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяютнаходить документы по содержанию документа.
Поисковыевозможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query ByExample). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемуюкарточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующихвведенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.
DOCSOpen поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегдалежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документпередается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.
Приредактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCSOpen позволяет редактировать с временным копированием документов на локальныйдиск.
Наиболеесильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных иудаленных архивов информации.
DOCSOpen обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определятьправа доступа к карточке документа и к самому телу документа.
Дляинтеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией сLotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.
СистемаDOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотомAction WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
Недостаткамисистемы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам привводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
Система управления документами ExcaliburEFS
Другимпримером системы управления электронными документами является продукт ExcaliburEFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение даннойсистемы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочиеместа могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данныхучетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Этасистема использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственногоинтеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержаниюдокумента и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70-100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияниеошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, атакже ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальнойтехнологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощьюмеханизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическуюиндексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбиратьвручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова вдокументе.
ПакетExcalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:
•нечеткийпоиск по названиям документов;
•ассоциативныйпоиск по всему тексту с заданными синонимами;
•прямойдоступ к файлам по пиктограммам;
•запросыв стиле обычной базы данных;
•поискпо ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
•логическийпоиск по всему тексту.
Системаимеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
Данныйпродукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.
Кнедостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора вводадокументов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MSWindows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификацииот оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужноотметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.
Средства автоматизации документооборота
Впоследнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностьюавтоматизированные системы построения и управления деловыми процессами ворганизациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронногодокументооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий изагрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следуетотметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (чтоневозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридическогохарактера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
Пакет управления документооборотом ActionWorkflow
Зачастую,помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организацииопределенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроляисполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработкиинформации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылкунеобходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется “свободныймаршрутизатор”, созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредствомкоторого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбратьадресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ(получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той илииной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршрутыхождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflowкомпании Action Technologies.
Самоесложное и ответственное в данном направлении — это выбор инструментария,который позволит перенести существующие в организации процессы на язык,понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системысуществующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется тойметодологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взятьна себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяетскорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта,дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками,образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии частоприводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственновлиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечныйрезультат. В отличие от “графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собойвектор и отражает движение задания, связанного с документом, или простодокумента от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего заправильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможныхситуаций, в том числе и так называемых “непредвиденных” (или отказных),которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа,методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразиеситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самымпривнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запуститьпроцесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основныеособенности Action Workflow:
•методологияучитывает “человеческий фактор”;
•вкачестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности(роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;
•созданнаякарта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может бытьотправлен в “никуда” или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос,должно узнать о результате;
•четкаясистема контроля исполнения, когда на выполнение определенной операцииотводится определенное количество времени, и система сама по вашему выборуопределяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы наподобное нарушение;
•нарабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отраслипроизводства терминами — в процессе создания карты вы сами определяете “сленг”,на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;
•доступк информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать,кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса(“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”); •поэтапность внедрения(автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а вслучае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создатьпроцесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своегологического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);
•системаимеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.
Системасостоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенногокруга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь ксозданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системыявляется AWS Manager — модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работсогласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафныхсанкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных наопределенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API,посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующихпроцессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю,просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполненияразличных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, илиже получить список документов, которые отправили на обработку.
ПродуктAWS Builder — средство, с помощью которого представляется возможность строитькарты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли,проводить назначения последних, определять временные интервалы выполненияразличных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случаенарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента — этостатическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, чтоне позволит бизнес-процессу “уйти в никуда”.
ПродуктAWS Analist — средство, предназначенное для моделирования деловых процессов,существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесслибо по времени, либо по затратам.
Следуетотметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностейможно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроляисполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг вдруга, так и в уже действующие приложения.
Пакет электронного документооборотаStaffware
Интереснымипредставляются технологии организации электронного документооборота иавтоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare,работающей по технологии “клиент-сервер”.
Этасреда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:
•поддержкаколлективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;
•динамическоеуправление и контроль исполнения работ;
•интегрируемостьс разными приложениями под Windows и Unix; •использование различных платформ.
StaffWareпозволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролироватьисполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой,StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированныйввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защитуинформации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствамиDDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare onOracle и StaffWare on Infirmix.
Используястрогий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронногодокументооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуреорганизации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.
Наращиваемостьсистемы электронного документооборота осуществляется путем разработки новыхпроцедур.
Структурапрограммирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:
процедура::={шаг-1,…, шаг-i,…, шаг-k}
шаг::=адресат+форма+действие
адресат- пользователь (группа)/роль/переменная
форма- совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +
помощь+ выполнение внешних процедур
действие- направление по маршруту + проверка условий (время, событии,
сценарии)+ выполнение внешних процедур
ВStaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающиймаршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Системаэлектронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWareпредставляет собой множество процедур, которое может модифицироваться ипополняться.
Каждаяпроцедура связывает совокупность документов, из которых одни являютсяродителями, другие — потомками.
Отдельныйдокумент может быть родителем одних документов и потомком других. Отношениямежду документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннееописание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его вобщем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться дляорганизации архива документов с целью быстрого поиска.
Документы-потомкипорождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступныхприложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы,процессоры мультимедиа и т.п.
Дляорганизации и ведения архива документов разработана информационная модель базыданных, удовлетворяющая следующим требованиям:
•поддержкаиерархического построения, включая распределение на различных серверах сограничением прав доступа;
•классификациядокументов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); •ведение историижизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто,когда и что делал с данным документом); •возможность получения информации одругих документах, связанных с конкретным — о предшествующих (родителях) и/илипорожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;
•объединениедокументов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа(аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа вархиве.
Нарядус информационным моделированием должно проводиться и функциональноемоделирование для каждой процедуры документооборота.
Взаключении можно сказать, что комбинация методов и средств офиснойавтоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поискструктурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация икоординация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки)и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поискнеструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов,реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческойдеятельности.
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.bigmir.net/