Модель электронного документооборота на примере ЗАО Bona Fide

–PAGE_BREAK–Таким образом, в нашей модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными образами документов.
После получения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки.  При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование.  Поскольку в нашей организации  находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждого из отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов. Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.
После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначает исполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения — последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию. Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определить последовательность обработки заданий.  В том случае, если при регистрации задания был указан признак необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электронной почте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя.
Если у задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, система определяет способ маршрутизации:
·                     параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям;
·                     последовательный – последовательную;
·                     альтернативный — рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.
При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу, отложить, завершить), указать процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процесс исполнения.
После выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное хранение на центральный  компьютер-сервер. Более подробно архивное хранение мы рассмотрим ниже.
Хотелось бы особое внимание обратить на организацию работы с  документами, полученными посредством электронной почты.  В нашей организации разработано специальное положение, закрепляющее правила работы с электронной почтой. В данном положении определены следующие электронные сообщения, подлежащие регистрации и сохранению в системе электронного документооборота:
 – сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;
 – сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;
 – сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего эффективной работе сотрудников спама (рекламные рассылки) – для передачи следственным органам;
 – все отправленные документы, поскольку могут возникнуть случаи, когда важно восстановить содержание всей переписки.
Важным этапом работы с электронными сообщениями является установление для них сроков хранения. По действующему в нашей  организации положению,  срок хранения полученного сообщения устанавливается такой же, который установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или срок хранения которых истек, своевременно и регулярно уничтожаются офис-менеджером, при этом в системе делается определенная пометка об их уничтожении. По истечении двух недель вся полученная электронная почта архивируется и помещается в специальный архив, находящийся в центральном аппарате. Доступ к информации архива ограничен:  разрешен только определенному кругу пользователей. Благодаря    такой системе ограничения доступа,  вся входящая документация получается наиболее защищенной от несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с документами.
Работа с исходящей документацией.   
Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией.  Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников над проектом документа.  Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его. Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, – Шаблоны.При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.
Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями как внутри организации (визирование), так и в головной компании (согласование).  Внутреннее согласование (визирование) осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписывается с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП).   Внешнее согласование  чаще всего производится с подразделениями, находящимися в головной компании. Благодаря  «сквозному» делопроизводству, согласование происходит посредством пересылки проекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажной копии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документа прикрепляется файл, аналогичный бумажному «Листу согласования». 
После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего документа.
Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации. Интеграция «Евфрат-Документооборот» с электронной почтой позволяет также отправить документы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительно ускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.
Таким образом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам [www.evfrat.ru].
Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере конкретного вида документа (письма) можно изобразить следующим образом.
Схема 3.
Маршрут движения письма
 

Электронная работа с внутренней документацией:
Работа с внутренней документацией состоит из следующих этапов, выделенных Н.А. Лысенко:
1.                Получение указания на разработку
2.                Подготовка проекта документа
3.                Согласование (визирование)
4.                Регистрация в подразделении
5.                Передача адресату
6.                Отметка о доставке
7.                Выдача (оформление) резолюций
8.                Постановка на контроль
9.                Отчет об исполнении
10.           Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение[Лысенко 2002: 45-56].  
Работа с внутренней документацией производится только в электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным выше. Следует добавить, что в автоматизированной системе, установленной в нашей организации, существует  управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятия задания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется задание Microsoft Outlook (тема — тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка на сообщение — задание), сообщение перемещается в специальную папку «В работе». Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания.
Пользователь также имеет возможность отложить задание до определенной даты (времени), в этом случае в планировщике формируется напоминатель на время, которое пользователь может указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку «Отложенные». При завершении задания соответствующие Task (задание) и reminder (напоминание) удаляются. При изменении статуса с «отложено» на «в работе» удаляется соответствующий reminder.
В ходе работы над проектом документа, могут понадобиться ранее созданные документы или ранее полученная корреспонденция. Для решения данного вопроса автоматизированная система, установленная в нашей организации обеспечивает средства поиска и построения отчетов. При необходимости можно осуществлять поиск по значениям атрибутов карточки, включая атрибуты табличных разделов,  по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также возможно осуществление полнотекстовых запросов по содержимому карточек документов и файлов. Имеется возможность определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр. Подсистема отчетности (виртуальных папок) позволяет связать с поисковым фильтром форму представления отчета (определить колонки представлений, их заголовки, способы группировки и сортировки данных, а также определить агрегированные значения в таблице). После произведения поиска происходит организация иерархии отчетов (иерархия виртуальных папок системы с ассоциированными с ними представлениями отчетов). Любой отчет может быть экспортирован в Microsoft Excel или распечатан.
В процессе работы над заданием исполнителя руководитель может произвести консолидированный контроль, который сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Отчет ассоциируется с виртуальной папкой и представляет собой композицию фильтра и связанного с ним представления. Фильтр может включать список типов объектов, подмножество папок, для которых строится отчет, и атрибутивные фильтры. Примерами отчетов могут быть следующие:
·                     все просроченные документы на сегодняшний день;
·                     все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период.
    продолжение
–PAGE_BREAK–    продолжение
–PAGE_BREAK– — неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
— попадание документов и ин­формации, содержащейся в них, третьему лицу;
— накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
— большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная  реакция  на новые воздействия;
— избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
— противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
— бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
— невозможность установления истории работы с документами;
— непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
— избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа [Гайдукова 2006: 18].
Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В.  Гайдуковой как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения [Гайдукова 2006: 19]. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:
— несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
— вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;
— как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.
Возникают также проблемы нормативного характера:
— не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
— отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;
— отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации. В таблице 1, составленной Е.Н. Филенко, приведены основные из них [Филенко 2006: 64].
Таким образом, бумажные и электронные до­кументы имеют свои преимущества. Традици­онные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения ин­формации с сохранением возможности воспри­ятия. С другой стороны, необходимо использо­вать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полно­та. Для оперативного информационного обес­печения (прежде всего — доведения информа­ции и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной орга­низации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электрон­ном, а при необходимости — и на других носите­лях информации применительно к конкретным задачам.
                                                                                                  Таблица 1.
         Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов
Критерии сравнения
Бумажный документ
Электронный документ
  1
2
3
  1. Время транспортировки документа
Зависит от используемых способов доставки: почта, телекс, доставка самолетом, пневмопочта и так далее 
Время передачи по электронным каналам связи исчисляется секундами и минутами
  2. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и содержанию)
Достаточно трудоемка м зависит от организации эффективной системы классификации информации и документов
Занимает минимальное количество времени, а использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам
  3. Требования к оформлению документов
Определены стандартами и унифицированными
формами
Требования не стандартизированы, регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП.
Но требования к оформлению реквизитов должны быть более жесткими, так как для передачи по каналам связи и обмена информацией между разными системами необходимо обеспечить совместимость программно-технических средств, иначе передача информации может не состояться или она будет недоступной для восприятия
  4. Придание документу юридической силы
Решены практически все вопросы придания юридической силы
ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет в качестве условий: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в документе, использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе
  5. Удобство восприятия информации
Максимально оптимален для восприятия информации
Поданным американских
исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги [Джулер 2002: 135]
  6. Возможность работать с несколькими документами
одновременно
Возможна и позволяет получить целостный взгляд на документ
Возможна «многооконная» работа с файлами, но на мониторе в каждый момент обозрима лишь часть информации
  7. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент
На бумаге остаются следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и  тому подобное
Требуемый фрагмент можно выделить (например, цветным шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется
8. Возможность сделать копию документа
Трудоемкость процесса зависит от используемых технических средств: средства репрографии и полиграфии, микрофильмирования, сканирования
Трудоемкость и затраты времени получения копии уменьшаются: копирование файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте или размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников
9. Утомляемость при работе с документами (без учета характера содержания информации)
Возможна работа в течение нескольких часов без перерыва
Большая утомляемость при работе с компьютером из-за нагрузки на зрение

Продолжение таблицы 1 
1
2
3
10. Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации
Специальных условий не требуется, только приемлемое освещение
Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату – телекоммуникационные каналы
11.Информационная безопасность и защита информации
Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе и тому подобное), фиксацией факта передачи  документа в специальных учетных формах и другими организационными мерами
Используются средства регламентации
доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей. Также необходимо обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров [Домарев 1999: 38]
12. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком
 Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах и тому подобное) [Привалов 2000: 122]. При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования
Важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи может быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение средств ее аутентификации (в противном случае документ утратит юридическую силу). Возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема — обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации
13. Сфера применения документов
Применяются повсеместно
Используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения    
электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы [Бобылева 2004: 49].
1.3. Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ
Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства,   используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.
Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом не возможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения.  При этом, как уточнил С.Л. Кузнецов в своей статье,  каждая организация, учреждение, фирма выбирает свой путь совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) на базе внедрения современных информационных технологий [Кузнецов 2005: 33].
Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру  предприятия достаточно проста в реализации.
Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение  ряда делопроизводственных функций.
Для систематизации множества универсальных ИТ в соответствии с основными этапами процесса ДОУ  и типовыми функциями организационного управления следует разбить процесс ДОУ на ряд этапов:
 – подготовка, создание и оформление документов;
 – прием-передача документов;
 – организация движения документов внутри организации;
 – регистрация и контроль исполнения;
 – информационно-справочная работа;
 – хранение документов.
     В таблице 2 Г.Ю. Максимовичем и В.И. Берестовой [Максимович 2005: 34] предложен вариант решения делопроизводственных потребностей с помощь универсальных технологий.    
Таблица 2.
Универсальные ИТ
Делопроизводственные функции
Основные универсальные ИТ, ориентированные на выполнение делопроизводственных функций
1
2
Документационно-иформационное обеспечение управления
Создание документа: подготовка содержания, составление, оформление; подготовка бланка; коллективная работа по созданию документа.
Технологии работы с информацией различного типа, в точности текстовый редактор (процессор), табличный процессор, графический редактор.
Технология баз данных.
Интеллектуальные  ИТ (электронные словари и переводчики).
Сетевые ИТ.
Прием и передача информации.
Сетевые ИТ.
ИТ, поддерживающие факсимильную связь.
Электронная почта.
Регистрация документов и контроль их исполнения.
Технология баз данных.
Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность.
Технология преобразования бумажного документа в электронный.
Технология баз данных.
Технологии создания каталогов системы Windows.
Технологии сжатия информации.
Технологии поиска информации.
Технологии, обеспечивающие безопасность документов.
Информационное обеспечение процедур принятия решений.
Интеллектуальные  ИТ (экспертные системы, аналитические информационные системы).
Технология баз данных.
Наиболее известными ИТ, используемыми при оформлении документов являются: текстовый, табличный и графический редакторы/процессоры. В качестве текстового редактора в большинстве случаев используют MS Word интегрированного пакета MS Office. Использование различных компонентов этого пакета имеет массу преимуществ: полная совместимость отдельных компонентов, то есть возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и другое. MS Word предоставляет также много возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования сообщений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами.
В качестве табличного редактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.
Иллюстративный материал – важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики  от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.
    продолжение
–PAGE_BREAK–Наиболее разнообразны и многофункциональны ИТ, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнение справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая  специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.
Для организации хранения объемных документов или для организации архивного хранения используются технологии сжатия информации, реализуемые программами-архиваторами. Использование подобных программ дает не только возможность значительно  экономить дисковое пространство на компьютере, но и быстро передавать большое количество документов при их пересылке по электронной почте или передаче на дискетах. Наиболее распространенными программами-архиваторами являются WinZip и WinRar.
Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов.  Наиболее широко известна и распространена программа FineReader [www.abbyy.ru], способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.
Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и  выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных.  Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей [Вовкотруб 2000: 6].
Особое место среди универсальных ИТ занимают сетевые информационные технологии, обеспечивающие функцию приема и передачи информации. Это обеспечивается посредством объединения компьютеров в локальную и глобальную сеть (Internet). Локальную часто применяют внутри организации для обмена информацией между подразделениями, а глобальную – для передачи и приема информации от территориально-удаленных центров. Программным средством, обеспечивающим связь с Интернетом и работу в нем, чаще всего является   Internet Explorer.
На основе сетевых ИТ реализуются оперативные средства связи, такие как: электронная почта и факсимильная связь.
1.4. Комплексный подход к внедрению ИТ 
Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных ИТ:
1.                Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такой подход ориентируется, в первую очередь, а минимальный уровень риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как уже было сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения.
2.                Комплексное внедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых, трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций.
Комплексные системы ориентированы на создание единого информационного пространства на предприятии, в организации. Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционирование вышеназванного комплекса технологий. Непременным условием функционирования таких систем, как заметила В.И. Андреева, является совместимость со сложившейся инфраструктурой, поскольку информационная система должна стать частью информационной системы предприятия [Андреева  1994: 52].
Актуальность внедрения таких систем обусловлена следующим. ДОУ оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становиться еще более актуальным. К основным проблемам, возникающим при этом, можно отнести:
 – потеря целостной картины происходящего у руководства;
 – нарушение слаженного механизма деятельности структурных подразделений и, как следствие, падание качества обслуживания клиентов, способности поддерживать внешние контакты;
 – снижение производительности труда, а из-за возникновения ощущения недостатка в ресурсах – неоправданный рост штата.
Решение указанных проблем в масштабах крупной организации на основе автоматизации отдельных рабочих мест секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя – не всегда эффективно. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями организации; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных работ.
По отношению к задачам делопроизводства различают системы, ориентированные на автоматизацию:
— делопроизводства в целом;
— только документооборота;
— только архивных и поисковых функций;
— контроля и учета документов.
Отличительным свойством универсальных систем является их возможность решения большого количества задач делопроизводства. Д.Л. Куциняк в своей статье выделяет следующие универсальные свойства системы:
1) открытость – возможность добавления новых функций и расширения уже имеющихся;
2) иерархическая система хранения документов с неограниченным количеством уровней вложенности папки в папку реализована во всех системах. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок. В ряде систем расширены возможности хранения за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы);
3) маршрутизация документов осуществляется специальными моделями систем, отвечающими за документооборот. Используется свободная и жесткая маршрутизация документов. В первом случае любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы. Однако маршрут может изменяться при выполнении каких-либо заранее заданных условий;
4) наличие средств разграничения полномочий и контроль за доступом к документам;
5) автоматическое отслеживание версий и подверсий документов;
6) наличие утилит для просмотра документов разного формата;
7) возможность аннотирования документов;
8) поддержка различных клиентских программ [Куциняк 2003: 18-23].
Система автоматизации делопроизводства может быть реализована как в виде самостоятельной разработки, так и в виде специальных модулей в составе корпоративных информационных систем предприятия.
Выбор системы комплексной автоматизации делопроизводства относится к компетенции делопроизводственных служб. Учитывая, что на рынке программного обеспечения в настоящее время представлено множество продуктов, относящихся к классу систем комплексной автоматизации, как зарубежных, так и отечественных производителей, задача выбора становиться значительно сложнее. Специалисты считают, что при принятии решения о внедрении системы комплексной автоматизации делопроизводства необходимо определить список требований к системе, после чего сделать выбор. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками систем на предмет удовлетворения поставленных требований. Таким образом, можно выделить несколько групп требований:
 – бизнес-требования;
 – требования к программному обеспечению.
Первая группа содержит описание процессов, участвующих в делопроизводстве организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы и сопутствующим вопросам.
Несмотря на разнообразие комплексных систем автоматизации ДОУ, их основу формируют следующие типовые информационные технологии, выделенные Г.Ю. Максимовичем:
1.                Технологии обработки изображений документов (ImagingSystem). Предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования.
2.                Технология оптического распознавания символов (OpticalCharacterRecognition— OCR).    Предназначена для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображения документов. На основе технологии OCR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу.
3.                Системы управления документами (СУД). Предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной (текстовой) информации. Системы типа СУД позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирования, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям – разделам, многоуровневая защита данных) реализовывать функции управления документом на уровне его структурных компонентов (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикаций документов на Web-сайте и другое. Данный класс систем считается универсальным, то есть автоматизирующим  весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство: от разработки и создания проекта документа до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.
4.                Системы управления контентом (от английского content – содержание, суть). Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов.
5.                Системы автоматизации деловых процедур (WorkFlowSystem). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрута работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и по системе взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Данные системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций.
6.                Технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу groupware  — программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме того, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам, системы синхронизации изменений в различных базах данных, система обмена информацией [Максимович 2005: 52-56].
     На сегодняшний момент такое распределение систем достаточно условно, так как последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например платформа  Lotus Domino.
1.5. Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД)
Для решения тех проблем, которые указанны выше,  крупные предприятия, имеющие филиалы или территориально отдаленные подразделения, прибегают к внедрению и использованию корпоративных информационных систем. Корпоративная информацион­ная система (КИС) — система, пользователем которой может быть только ограниченный круг лиц, определенный ее владель­цем или соглашением участников корпоративной информационной системы.
Одной из важнейших состав­ляющих корпоративной инфор­мационной системы является система электронного управле­ния документами.
Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:
1.Формирование единой политики и координи­рования работ в области электронного управ­ления документами.
2.Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.
3.Эффективное управление документами вте­чение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрути­зация, архивирование).
4.Оптимизация существующих деловых про­цессов.
5.Создание информационных порталов. Систе­мы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использо­вать информацию в распределенной корпора­тивной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.
Система электронного управления документа­ми (СЭУД) реализует следующие функции, обобщенные Л.А. Сысоевой:
•     управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла — от разработки, редакции, согласования, утверждения до распростране­ния и архивирования.
•     Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в раз­личных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом цело­стность документов в масштабе всей распре­деленной организации.
•     Широкий набор средств управления докумен­тами. СЭУД обеспечивает все основные функ­ции управления документами:
— регистрация документов
— рассылка
— постановка на контроль исполнения
— контроль версий
— полнотекстовый поиск
— ведение контрольных журналов
           — работа с шаблонами
           — уведомление об изменениях и другие.
·                     Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
    продолжение
–PAGE_BREAK–·                     Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.
·                     Защита данных. СЭУД на базе Lotus Domino предоставляет мощные средства защиты данных:
            — средства защиты и шифрования промышленного уровня
            — полномасштабные средства идентификации пользователей
            — средства RSA и SSL
·                     Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA.
·                     Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.
   Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно,  для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].
1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)
Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими  затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам  организации, контроль их исполнения.
Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы фай­лов, которые, как правило, под­держивают системы ЭУД, вклю­чают текстовые документы, об­разы, электронные таблицы, ау­дио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление досту­пом, преобразование ибезо­пасность.
Системы электронного управ­ления документами включают:
1) системы электронного документирования (делопроизводства);
2) системы электронного документооборота;
3) корпоративные системы электронного управления документами.
Первые системы управления документами строились как вер­тикальные приложения и были предназначены для использова­ния небольшими группами спе­циалистов, работающих в тер­риториальной близости друг от друга с сильно структурирован­ными документами. Для обеспечения эффектив­ной деятельности современных учреждений системы электрон­ного управления документами должны удовлетворять следую­щим требованиям:
·                   Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
·                   Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
·                   Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
·                    Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых,   интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих,   интегрировать управление документами с более широкими стратегическими  инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
·                   Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
·                   Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
·                   Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
·                   Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
·                   Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами ). Автоматическая   поддержка распределенного управления различными информационны­ми материалами (документами) на протяжении всего их жизнен­ного цикла, от создания до ре­цензирования, утверждения, распространения и архивиро­вания. Обеспечение полного жизненного цикла работы с до­кументами включает автомати­зацию работы с образами доку­ментов, управление записямиипотоками работ, управление контентом и так далее.
Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внед­рить такие программные систе­мы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль вер­сий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей орга­низации, средствами управле­ния контентом и знаниями на ба­зе web-технологий, обеспечива­ют поддержку документоориентированных бизнес-процессов.

Таблица 3.
Классификация систем электронного управления документами
Характеристика
Системы электронного управления документами
Системы электронного документирования
Системы электронного документооборота
Корпоративные системы электронного управления документами
1
2
3
4
Функциональное назначение
Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм
Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных- технологий
Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом
Динамика событий и процессов
Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль
Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом
Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка
исполнения)
жизненного цикла документа)
процессов работы с документами в масштабах всей организации
Уровень автоматизации процессов
Системы, ориентированные на бизнес-процессы
Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ
Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения
Пользователи
Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений
Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс
Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации
1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области  ЭУД
На сегодняшний момент спектр програм­мных продуктов, составляющих рынок систем электронного до­кументооборота, достаточно широк. Их можно раз­делить на две группы:
Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.        
2. Программные системы, построенные на других плат­формах: LanDocs   («Ланит»), Optima   Workflow  («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С: Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем. 
Следует отметить, что плат­форма IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной рабо­ты» (ICE — Integrated Collaborative Environment), где также представ­лены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru].
Отечественные компании, ко­торые в качестве технологичес­кой основы используют либо ре­ляционные базы данных (Oracle, MS SQL – «Дело» и LanDocs), ли­бо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища ин­формации собственной разработки («1С: Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.
     Более подробно про системы электронного документа и способах их внедрения будет рассказано далее в  главе 2.

1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной  СЭУД
Для проведения анализа ис­пользования и внедрения автоматизирован­ных технологий в области управ­ления документами целесооб­разно разделить все структур­ные подразделения организа­ции на функциональные группы (например):
•     административные подраз­деления;
•     эксплуатационно-техничес­кие подразделения;
•     социально-бытовые подраз­деления.
     Затем выделим основные автома­тизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структур­ных подразделений.
Административные подраз­деления:
•        функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды, автоматизи­рующие  базовые  бизнес-процессы и обеспечиваю­щие поддержку функций уп­равления ими;
·                      система автоматизации де­лопроизводства (Управле­ния делами);
·                     автоматизированная систе­ма подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);
•        автоматизированная систе­ма по учету кадров (Управле­ние кадрами);
·                     система электронного доку­ментооборота, электронного согласования и визирования документов и другие.
Эксплуатационно-техничес­кие подразделения:
·                     функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды;
•    автоматизированная система для службы главного инженера;
•    автоматизированная систе­ма для службы  главного энергетика;
•    автоматизированная система для службы главного механика;
•    общекорпоративная систе­ма электронного управления документами.
     Социально-бытовые подраз­деления:
•        функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды;
·                     общекорпоративная система электронного уп­равления документами.
Базовая программная платформа.
В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причи­нами.
1.Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть на­личие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus
Notes/Domino, сокращает затраты на приоб­ретение программных средств и платформ.
2.В организации в настоящий момент  используются прикладные автоматизированные ин­формационные системы, реализованные на
платформе IBM Lotus Notes/Domino.
3.Организация имеет территориально распреде­ленную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределен­ной корпоративной информационной среде.
Базовая архитектура решения.
Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:
— ядро системы;
— множество функциональных подсистем (см. рис. 1).
Программные платформы.
Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами — IBM Lotus Notes/Domino.
Функциональные подсистемы общекорпора­тивной системы электронного управления доку­ментами могут быть реализованы на любой плат­форме, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.
Предполагаемые этапы выполнения работ.
Этап 1. Аналитический (анализ требований)
Основные задачи этапа:
1.                Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2.                Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).
3.                Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.
4.                Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).
5.                Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).
  Таблица 4. 
Примерная таблица работ
№
Задачи
Сроки исполнения
Результат
Исполнители
1
2
3
4
5
Этап 2. Проектно-технологический
   Основные задачи этапа:
1.                Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.
    продолжение
–PAGE_BREAK–2.                Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.
3.                Разработка технического задания на процесс внедрения системы.
4.                Разработка программы и методики опытной эксплуатации.
5.                Разработка программы и методики  приемочных испытаний.
Этап 3. Внедрение системы
   Основные задачи этапа:
1.                Проведение опытной эксплуатации.
2.                Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.
3.                Проведение приемочных испытаний.
1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)
Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами), но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства  и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух  уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].
Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
 – единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;
 – объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
 – использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;
 – обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.
Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

Глава 2.
Выбор автоматизированной системы 2.1           . Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ
Как было сказано уже выше,   использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
·           российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» — ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» — АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;
·           полностью российские разработки: «1С: Архив» – 1С,  «LanDocs» — Ланит, «Optima-Workflow» – Optima,    «Дело» — ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» — Cognitive Technologies, «Documentum» — Документум Сервисиз.
Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.
В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) [Сборец 2004: 48-56; Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33]. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.
Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для  учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.
В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации  традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.
Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.
Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию  САДД с другими прикладными системами организации [Витин 2004: 54].
Еще более широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы организаций. 
Актуальным на сегодня требованием, по мнению В.Э. Баласаняна,  к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами [Баласанян 2003: 24]. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.
Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:
1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;
2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;
3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;
4)                помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;
5)                быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;
6)                 уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, предложенной П.М. Московой,    их можно условно разделить по следующим критериям:
1) типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);
2) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;
3) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;
4) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;
5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения [Московая 2004: 37-40].
Для определения стоимости  автоматизированной системы  необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).
В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное  делопроизводство.
Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.
Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде [Глик 2006: 51]:
Таблица 5.
Сравнение технологий
Российская технология
Западная технология
1
2
Четко выраженный вертикальный характер движе­ния документов (руководитель — исполнитель — ру­ководитель) внутри организации
Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возмож­ность попадания документа сразу к непосред­ственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание всего комплекса работ с докумен­тами в регистрационных журналах или в машино­писных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции началь­ства, контроль сроков исполнения, и т.д.  
Отсутствие централизованного (рамках всей ор­ганизации) контроля
Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.
Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством,  не создаются.
2.2           . Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства 
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать  требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.
К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux [www.businessdoc.ru]. В связи с этим, при установки системы  необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.
Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.
Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны нами не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство,  апробированности и широким применением в организациях различных типов.    
1.                «CompanyMedia», ИнтерТраст;
2.                «Landocs», Ланит;
3.                «Optima Workflow», Оптима;
4.                «БОСС-Референт», АйТи;
5.                «Дело», Электронные Офис­ные Системы;
6.                «Documentum», Документум Сервисиз;
7.                «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.
То, что касается последней системы («Documentum»), то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например,  IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее.
В отдельную таблицу вошли, выработанные нами в ходе исследований, сравнительные характеристики программных возможностей САДД, поскольку знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки явились системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт» (см. приложение 1).
Далее нами предложены функциональные характеристики САДД, которые, на наш взгляд, будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства (см. приложение 2).
Как показано в данной таблице, все представленные системы обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот»,  «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт».
    продолжение
–PAGE_BREAK–Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Как видно из данной таблицы наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы  «Дело», «Оптима» и «ЕВФРАТ-Документооборот».
Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Из приложения 2 следует, что системы  «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.
2.3. Общая характеристика систем
2.3.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система  предназначена для крупных и средних государственных учреждений коммерческих организаций, в томчисле со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.
Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.
Проблемой российских предприятий на данном этапе является несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры. 
В «CompanyMedia» впервые реализованы техно­логические разработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникаци­онную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия. Более того, система автоматически доставляет информа­цию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точ­ке передачу документов контролируют и передаю­щая и принимающая стороны. Этот механизм го­раздо надежнее электронной почты.
В ходе нашего исследования, мы обозначили особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:
1) корпоративность — система может использо­ваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;
2) полиструктурность — система рассчитана на сложную структуру организации и возможную не­зависимость (с точки зрения штатных расписа­ний) подразделений и филиалов организации;
3) высоконадежный механизм доставки инфор­мации — использованный в системе механизм пе­редачи документов и рассылки позволяет гаран­тировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также ра­боту системы в территориально-распределенном режиме;
4) сложные перекрестные связи документов — система позволяет устанавливать «цепочки» пе­рекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;
5) организация так называемого «сквозного документооборо­та» — система позволяет организовывать переда­чу и контроль документов внутри независимых ор­ганизаций холдинга, совмещая его с классичес­ким документооборотом.
   Круг решаемых ключевых задач АС «CompanyMedia»:
·                     подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и че­рез «тонкий» клиент Internet Explorer — в соста­ве системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);
·                     прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутрен­них и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы  «CompanyMedia-Делопроизводство») [Кочеткова 2006: 20];
·                     планирование, подготовку и проведения засе­даний, а также контроль за исполнением при­нятых по их итогам решений (в составе систе­мы «CompanyMedia-Заседания»);
·                     подготовка договоров (в том числе и по шаб­лонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).
Кроме того, все системы  «CompanyMedia» представляют:
·                     разграничение доступа к документам, базиру­ющееся на основе структуры организации;
·                     механизмы замещения при работе с докумен­тами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к доку­ментам, относящимся к определенным сот­рудникам, для других сотрудников организа­ции («замещающих»);
·                     возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;
·                     единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.
По данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с госу­дарственными стандартами в области делопроиз­водства и документационного обеспечения управ­ления. При разработке систем производились кон­сультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата ка­чества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление про­ектами и договорами», «Управление планировани­ем» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001[www.inttrust.ru].
2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой об­ласти.
Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.
Система обеспечивает поддержку следующих процессов:
·                     подготовка и согласование документов;
·                     подготовка, и исполнение и контроль поручений;
·                     обработка входящей и исходящей корреспон­денции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной об­работке (с возможностью сканирования и по­токового ввода документов, а также автомати­ческого преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмот­рению руководством и выдаче резолюции, оз­накомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.
Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта доку­мента, регистрация документа, экспедицион­ная обработка документа;
·                     управление прохождением внутренних доку­ментов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
·                     хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, подде­ржка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
·                     поддержка технологического документообо­рота по трем направлениям работы: а) веде­ние реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработ­ка событий по ним, в) взаимоотношения с кли­ентами, поставщиками и партнерами;
·                     поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между цент­ральным офисом организации и ее подчинен­ными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.
Каждому пользователю в системе предостав­лен свой Рабочий «Кабинет» — персональный поч­товый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от стату­са. Однако статус исполнения выданных вами приказов — недоступен, потому что механизм поч­товой базы не приспособлен для реализации по­добных функций.
Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен конт­роль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачидокументов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассмат­риваться как, безусловно надежные.
По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001         [http://www.boss-referent.ru/www.boss-referent.ru].
2.3.3. Краткие характеристики системы «OptimaWorkflow»
Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессамисоздания, обработки, ти­ражирования и хранения документов или иных ин­формационных объектов, атакже для автоматиза­ции основных процедурсовременного делопроиз­водства и организации документооборота. В сос­тав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­ти от методов организации процессов документо­оборота и создания рабочих мест пользователей.
По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
·                     централизованное хранение документов в электронном виде;
·                     формализацию процедур создания и обработ­ки документов;
·                     наличие case-подобного графического редак­тора для описания процессов движения доку­ментов и технологических операций на этапе работы с ними;
·                     единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Конт­роль реализован следующим образом: созда­ется специального вида документ — «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз­накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одномэкземпляре документа, который не тиражируется и не рас­сылается в адрес всех упомянутых в докумен­те контролеров, исполнителями соисполните­лей. Уведомления рассылаются по электрон­ной почте MS Outlook/Exchange [http://www.boss-referent.ru/www. optima-workflow.ru].
Система «Optima Workflow» содержит инструмен­ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра­ботки, настраиваемые на специфику организа­ции, и не предлагает каких-либо стандартных про­цедур.
Информации о наличии сертификата соответ­ствия ГСДОУ нет.
2.3.4. Краткие характеристики системы  « Documentum»
Данная система – это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.
Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости  сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе­мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.
   Documentum обладает следующими возмож­ностями:
·                     масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возмож­ность подключения мобильных пользователей;
    продолжение
–PAGE_BREAK–·                     рассылка уведомления и поручения происходит с по­мощью механизма электронной почты;
·                     поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавли­вает одну версию программного обеспечения, но может применять раз­личные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реа­лизована совместно с компанией «ПРОМТ»;
·                     сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
·                     управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре­дакторов;
·                     управление мультимедиа-данными — извлече­ние информации из неструктурированных дан­ных, например, текста из изображения;
·                     печать с поддержкой цифровых водяных зна­ков и временных меток;
·                     потоковый ввод документов через сканер и распознавание.
     По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стан­дарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].
Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.
2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»
Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автома­тизации процессов управления документами, до­кументооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про­филя и масштаба.
По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документо­оборота и делопроизводства [http://www.boss-referent.ru/www.landocs.ru].
Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществля­ется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог­раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва­риант (базовый набор CASE-моделей, специали­зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче­ние пользователей, разработчиков и специалис­тов группы поддержки).
Основные параметры системы:
1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
2)настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.
Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
·                     регистрацию входящих, внутренних и исходя­щих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраня­ет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;
·                     рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с по­мощью механизма электронной почты;
·                     хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);
·                     контроль за прохождением и исполнением до­кументов и поручений. Система «LanDocs» обес­печивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет воз­можность отслеживать движение каждого до­кумента по исполнителям. Контроль версий до­кумента осуществляется с помощью механиз­ма контрольных карточек. Все данные о заре­гистрированных документах и ходе их исполне­ния могут быть отпечатаны в виде отчетов;
·                     поиск документов с возможностью сохране­ния поисковых запросов, просмотр и редакти­рование документов;
·                     поддержку нескольких версий одного доку­мента;
·                     сканирование бумажных документов и рас­познавание текстов (OCR);
·                     интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати доку­ментов;
·                     «LanDocs» сохраняет документы, созданные раз­личными приложениями в виде файлов — текс­тов, таблиц, изображений, звука и так далее. При по­пытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование — бло­кирует документ на основе механизма Check In — Check Out (что существенно ужесточает тре­бования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);
·                     при включенной функции безопасности (пос­тавляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
·                     организацию архивирования документов;
·                     регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
·                     возможность доступа к информации через сеть Internet;
·                     интеграция с другими приложениями через OLE;
·                     система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.
Каждому пользователю системы «LanDocs» пре­доставляется три почтовых ящика:
1) входящий, в который помещаются все изве­щения и задания, ему адресованные;
2) исходящий, в котором содержится информа­ция об отправленных пользователем извеще­ниях и заданиях;
3) на контроле, в котором содержится информа­ция о заданиях, по которым сотрудник являет­ся контролером.
Таким образом, для работы в системе пользователь дол­жен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].
2.3.6. Краткие характеристики системы  «Дело»
     Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной дея­тельности, основанной на традиционных отечест­венных технологиях и закрепленных соответству­ющими стандартами, и документационного обес­печения управленческой деятельности государ­ственных организаций.
   Функциональные возможности:
·                     отслеживание всех этапов делопроизвод­ственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процес­сам организаций и учреждений;
·                     единая регистрация всей поступающей кор­респонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о до­кументе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируют­ся как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновремен­но находиться в различных картотеках;
·                     регистрация проектов (с присвоением регист­рационного номера) как отдельной группы до­кументов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с воз­можностью копирования (переноса) данных;
·                     ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
·                     направление резолюций и документов на ра­бочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
·                     пересылку отчетов исполнителей по докумен­ту ответственным исполнителям и/или авто­рам резолюций;
·                     регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри орга­низации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об ис­полнении, согласование (визирование) доку­ментов;
·                     осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учрежде­ний, организаций, резолюций и указаний руко­водства; проверка правильности и своевре­менности исполнения документов;
·                     объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизво­дства, по различным признакам;
·                     выполнение поиска по совокупности реквизи­тов регистрационных карточек, а так же резо­люций, с целью осуществления функций конт­роля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
·                     ввод сведений об отправке исходящих доку­ментов адресатам с созданием реестров рас­сылки документов;
·                     получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руковод­ству;
·                     предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вслед­ствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
·                     получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией де­лопроизводства;
·                     хранение электронных образов документов;
·                     списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
·                     протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационны­ми карточками и резолюциями.
     Система функционирует в локальной вычисли­тельной сети и рассчитана на моно структурную организацию.
     В качестве средства разработки (базы данных) БД использу­ется РСУБД, что усложняет доработку и адапта­цию системы.
     Система обеспечивает поиск документов в ба­зе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован толь­ко в версии под MS SQL.
     По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ [http://www.boss-referent.ru/www.eos.ru].
 
2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»
Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.
 «http://www.evfrat.ru/about/ — 2#2ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:
1)                автоматизировать регистрацию документов и заданий;
2)                обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
3)                осуществлять мгновенный поиск информации;
4)                контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
5)                проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
6)                организовать долговременное хранение документов организации;
7)                обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Основными функциями системы являются: www.evfrat.ru/features/ — 3#3
·                     регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
·                     постановка документов на контроль;
·                     возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
    продолжение
–PAGE_BREAK–·                     возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
·                     слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
·                     поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
·                     разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
·                     протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
·                     подготовка и печать журналов и отчетов;
·                     рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
·                     возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
·                     доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
По данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС  «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы следующие функциональные блоки:
поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;
интеграция с электронной почтой:регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
регистрация документов — облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;
контроль и анализ деятельности организации:расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;
возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов  [www.evfrat.ru].
Особенностью системы  АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
Информации о наличии сертификата соответ­ствия ГСДОУ отсутствует.
2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота
На сегодняшний момент наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота, как среди государственных, так и коммерческих структур. Подобная заинтересованность способствует большему оснащению отечественного рынка такими системами, позволяющими удовлетворять все потребности организации.
Ниже нами представлены несколько  последних разработок систем, информация о которых в относительно полной мере представлена разработчиками.
2.4.1. АС «DocFlow2006»
В 2006 году консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем элект­ронного документооборота.
По мнению разработчиков, новая система воп­лотила в себе все последние достижения инфор­мационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях [www.docflow.ru].
Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учет докумен­тов, ведение единых корпоративных классифика­торов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структур­ными подразделениями (в том числе удаленны­ми), корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумаж­ной технологии работы с документами. Адаптиро­ванная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом большого числа пользователей. Вся работа с дан­ными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов.
За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так, модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота — создание и ведение корпоративного банка документов с воз­можностью контекстного поиска внутри этого ин­формационного массива. Безопасность и досто­верность информации достигается за счет разг­раничения прав доступа, поддержки электронно-цифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. Удобство ра­боты — обеспечивается интеграцией системы по схеме «тонкий клиент» с основными офисными приложениями, что позволяет пользователю раз­мещать документы в базе данных, не выходя из привычных редакторов’MS Word или MS Excel. В результате планируемой интеграции системы с программой Autodesk AutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документа­ции, обеспечивающее коллективный доступ к чер­тежам, другим материалам проектной документа­ции и их сканированным копиям.
Развивая принципы электронного документо­оборота, новая версия системы «Кодекс» учиты­вает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирова­ние» позволяет значительно ускорить процесс об­работки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесенный на доку­мент, позволяет мгновенно найти документ с по­мощью сканера штрих кодов в базе данных.
В числе новых решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчетов, ориентированный на представление данных в пакете Microsoft Office и позволяющий поль­зователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий [www.docflow.ru]. Ра­ботая с консолидированными данными, пользова­тель сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчеты, кросс таб­лицы, избегая рутинных и сложных операций.
Наряду с новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот», особо отмечались возмож­ности ее масштабирования и динамической наст­ройки интерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональность подсистем, а также, в зависимости от специфики деятельности поль­зователя, вводить новые атрибуты и классифика­торы документов, скрывать редко используемые атрибуты, включать новые элементы дизайна.
2.4.2. АС «Летограф»
 «ЛЕТОГРАФ» провела интеграцию своей систе­мы управления документами и бизнес-процессами с ABBYY Recognition Server, первым серверным продуктом для распознавания документов.
ABBYY Recognition Server, интегрированный в универ­сальную многофункциональную систему управле­ния документами и бизнес-процессами ЛЕТОГ­РАФ, позволяет:
·                      автоматизировать конвертирование в/из фор­мата PDF и распознавание документов, сос­тавленных на разных языках;
·                     быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;
·                     сохранять документы в различных форматах;
·                     масштабировать файлы в промышленных ко­личествах.
ABBYY Recognition Server наряду с другими продуктами ABBYY, интегрированными в систему «ЛЕТОГРАФ», позволит заказчику улучшить управление информацией. В частности, могут быть существенно сокращены временные и ресурсные затраты на обработку, распознавание и конвертирование больших объемов информа­ции, перевод документов из бумажного архива в электронный вид.
На данном этапе стратегия компании «ЛЕТОГРАФ» ориентирова­на не только на экспансию на российском рынке систем электронного документооборота (СЭД). Планируется активно вести работу и с зару­бежными заказчиками. Интеграция ABBYY Recognition Server и системы «ЛЕТОГРАФ» позволяет предло­жить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надежную.
Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире и единственным на сегодня решением со встро­енным серверным приложением ABBYY Recognition Server [www.letograf.ru].
2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт»
Компания «Электронные офисные системы» разработала новую однопользовательскую версию системы «ДЕЛО»- «ДЕЛО-Старт», поставляемую с СУБД Microsoft® Data Engine (MSDE).
Система «ДЕЛО-Старт» — это полноценная система автоматизации делопроизводства, отвечающая всем отечественным нормативным требованиям, предназначенная для автоматизации делопроизводства в небольших организациях.
Система «ДЕЛО-Старт»обеспечивает поддержку всех основных делопроизводственных функций:
·        регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
·        ввод резолюций руководства;
·        контроль исполнения;
·        отметку отправки документов внешнему корреспонденту;
·        формирование оперативных сводок и стандартных отчетов.
     Система «ДЕЛО-Старт»легко устанавливается, предъявляет минимальные требования к компьютеру пользователя, не требует наличия предустановленной СУБД. Ограничения системы по отношению к другим  версиям компании:
·        один пользователь — одно рабочее место;
·        отсутствие функций электронного обмена документами с внешними корреспондентами;
·        отсутствие журнала передачи экземпляров бумажных документов и ряда связанных с этим функций.
Система «ДЕЛО-Старт» полностью совместима по данным и интерфейсу с другими версиями семейства [www.eos.ru]. 
 

Выводы
Подведем итог нашего исследования, в ходе которого было установлено, что при выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.
Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система «ЕВФРАТ-Документооборот», разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
Кратко об исследовании
Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.

Глава 3.
 Модель электронного документооборота
Основываясь на вышеперечисленных характеристиках автоматизированных систем, на практике внедрения, стоимости и функциональности, в своей описательной модели мы решили остановиться на АС «Евфрат-Документооборот».  На наш взгляд, это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств. Таким образом,  отличительными чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот»  перед вышеописанными программами являются следующие.
·                     Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
·                     Организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов.
·                     Более наглядный и удобный интерфейс системы.
·                     Более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск).
·                     Создание единого информационного пространства предприятия.
·                     Обеспечение надежности учета и хранения документов.
·                     Организация эффективной защиты информации.
·                     Гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
·                     Возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий.
·                     Отсутствие особых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.
Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая  предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: Бухгалтерия, Секретариат, Юридический и Аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве (ЗАО «Bona Fide»-Москва). В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии  со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор.
    продолжение
–PAGE_BREAK–  Схема 1. Структура организации    

Юрист 1              Юрист 2            Аудитор 1                       Аудитор 2
            Юрист 3                                                   Аудитор 3
Таким образом, в документационном обмене  задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.
Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри Волгоградского филиала. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Мы выбрали внедрение сервисами в качестве способа внедрения СЭУД. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией.  В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор  функций ПО, позволяющий полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность [Куциняк 2003: 20].
В ходе внедрения сервисами архитектура всего решения приобрела следующую структуру:
§     на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;
§     над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;
·                     интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.
     Мы выбрали именно такой способ, потому что подобная архитектура информационной системы позволяет нам наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.
Преимущества, безусловно, были очевидны:
1)                при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;
2)                поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому,  в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;
3)                в ходе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.
Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:
1.                 Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.
2.                 Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.
3.                 Руководство по установления сроков хранения.
4.                 Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.
Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.
Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются. 
Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.    
     Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников.
 
3.1. Защищенность электронного документооборота
Защищенность ЭД – это самый волнующий вопрос для организации в целом.  В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое внимание.
Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:
·                     специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;
·                     универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;
·                     мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;
·                     рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.
Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.
Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно,  большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Москве передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа,  с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока. 
В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.
В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.
В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ  имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.
Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный докуменооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).
Далее мы более подробно остановимся на рассмотрении документопотоков.
3.2. Работа с внешней и исходящей документацией
В нашей организации офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.  А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля,  организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.
Ниже представлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками, предложенные Л.А. Румыниной [Румынина 2002: 113-137].
  Электронная работа с входящей документацией:
1. Получение документа.
2. Экспедиционная обработка.
3. Рассмотрение документа.
4. Регистрация.
5. Передача адресату (конкретное подразделение).
6. Рассмотрение руководителем подразделения.
7. Назначение и передача исполнителю.
8. Исполнение документа.
9. Контроль за исполнением.
10. Направление документа в дело.
    Электронная работа с исходящей документацией:
1. Создание проекта документа.
2. Проверка офис-менеджером.
3. Согласование (визирование при необходимости).
4. Подписание руководителем документа.
5. Регистрация документа.
6. Направление документа в дело.
  Более подробно на каждом из этапов мы остановимся далее.

  Схема 2.
Модель внешнего документооборота предприятия
   

                                                                                                                   Обмен документацией  

Работа с входящей документацией.  
В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.     
Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов.  Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее)  одним из  таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.
Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и  использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader [Максимович 2005: 33-36].
 
После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.  
При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза).