MSАссеss— создание простой базы данных
Всоответствии с номером варианта создать базу данных MS Access, состоящую изтаблиц, запросов и форм. Всю совокупность данных, приведенных в задании 6.1,распределить по таблицам, руководствуясь при этом требованиями нормализации.Созданная база данных должна содержать:
· Таблицы с самостоятельно введенной исоответствующей тематике задания информацией (не менее 15 записей в главнойтаблице). Введенная информация должна позволять протестировать созданные запросы.
· Формы для ввода данных в таблицы.
· Запросы, отбирающие информацию указанного взадании типа из сформированных таблиц.
· Служебные формы:
– главную форму, представляющую собой панельуправления приложения и содержащую командные кнопки, с помощью которыхоткрываются созданные объекты (другие формы и запросы);
– форму дляввода пароля, открывающуюсясразу после загрузки базы данных и проверяющую совпадение введенного в формезначения с заданным («истинным» паролем).
Обработку событий выполнять с помощью макросов.
Таблица заданий – описание предметной областиВариант
Название базы
данных Содержание хранимой информации 3 Библиотечный каталог
УДК (универсальный десятичный код)
Отрасль знаний
Ф.И.О. автора
Наименование издания
Тип издания
Стоимость
Количество
Дата поступления
Анализ данных – создание запросов.Создать запросы,требования к которым приведены в таблице:Вариант Запросы на выборку информации
Запросы действия: а) запрос на обновление;
б) запрос на удаление 3
а) сведения об изданиях, поступивших позже определенного срока (новые поступления);
б) издания заданного автора;
в) сведения об имеющихся в наличии книгах по заданной отрасли знаний.
а) обновление стоимости всех изданий, поступивших после заданной даты, на 10%;
б) удаление из главной таблицы сведений об изданиях заданного типа и отрасли знаний.
Примечания:
1. Текущая датавозвращается при вызове функции Date() без указания аргумента.
2. Для вычислениямесяца, соответствующего некоторой дате, использовать функцию Month().Например, номер месяца, соответствующего текущей дате, возвращается при вызовефункции Month(Date()).
3. Для вычислениягода, соответствующего некоторой дате, использовать функцию Year(). Например,значение года, соответствующего текущей дате, возвращается при вызове функцииYear(Date()).
4. Для вычисления числа дней между двумядатами Date1 и Date2 использовать функцию DateDiff(«д»; Date1;Date2).
Созданиесложных форм. Создать сложную форму, состоящую из главной и подчиненной форм,отображающих информацию, приведенную в таблице:Вариант Информация, отображаемая в главной форме Информация, отображаемая в подчиненной форме 3 ФИО автора. Все данные о книгах автора.
Отчетпо работе должен включать:
1) Описаниесозданных таблиц:
· Схему данных,отражающую, в каких таблицах содержится информация, как связаны эти таблицы,виды связей между таблицами. Указать, какая таблица является главной.
/>
Главной является таблица Каталог
· Характеристикуструктуры созданных таблиц: названия, типы и свойства полей, первичные ивнешние ключи.
Заполнениеосуществляется в следующем порядке: сначала вносятся данные в таблицы, стоящиена стороне отношения один (таблицы-справочники), потом – в таблицы,стоящие на стороне отношения многие (оперативные таблицы).В таблицу«Каталог» данные вносятся в последнюю очередь.
Создаем ленточные формы для ввода данных:
/>
Текст программы:
Private Sub Кнопка1_Click()
If Me.Поле0.Value= «125478» Then DoCmd.OpenForm («Главная форма») Else Msgbox (“Неверный пароль”) End If
End Sub
д) Закрываем окно редактора Visual Basic
е) Закрываем окно формы и называем ее «Форма для ввода пароля».
ж) Открываем окно «Параметры запуска». Меню «СЕРВИС –Параметры запуска». Из списка «Вывод формы» выбираем форму «для ввода пароля».
л) Закрываем окно «Параметры запуска». Закрываем приложение изапускаем его заново.
Описание процесса ввода и редактирования данных.
В первую очередь вносятся данные в таблицы, стоящие настороне 1 (Авторы, Типы изданий, Отрасли знаний). Затем вносятся данные втаблицу Каталог. И ввод и редактирование данных можно осуществлять либо череззакладку «Таблицы», щелкнув 2 раза по названию нужной таблицы. Либо путемоткрытия соответствующей формы для ввода данных.
1. Связи между таблицами MS Access. Обеспечение целостностиданных. Каскадное удаление и обновление данныхСоздание первичного ключа
Считается, что база данных спроектирована хорошо тогда, когдакаждая запись в любой таблице является уникальной. Это означает, что значениенекоторого поля (или нескольких полей) не повторяется ни в одной записи втаблице. Такой идентификатор называется первичным ключом (или просто ключом).
Ключ — минимальный уникальный идентификатор, состоящий из одного илинескольких полей. При проектировании баз данных MS Access чаще всего для ключаиспользуют поля с типом данных Счетчик. Для задания ключа нужно: 1) в режимеКонструктор выделить поле; 2) в меню Правка выбрать команду Ключевоеполе (при этом появится изображение ключа).
Если ключ не определен, то при первом сохранении таблицыAccess выведет сообщение об этом и предложит создать ключевое поле. Если этопредложение будет принято (что не обязательно делать, все зависит отструктуры создаваемой базы данных), то Access добавит в таблицу новое поле сименем Код и типом данных Счетчик.Просмотр данных
Просмотр данных, содержащихся в таблице, осуществляется врежиме таблицы (выделить необходимую таблицу и нажать кнопку Открыть). Вэтом режиме можно не только просматривать, но и форматировать данные, вставлятьи удалять записи, редактировать данные. В этом режиме изменять структуру таблиц(добавлять, удалять поля; изменять свойства полей и т.д.) Нельзя.
Задание связей между таблицами
Для организации обработки информации, содержащейся более чемв одной таблице задаются связи между таблицами – указываются способы, с помощьюкоторых информация в одной таблице связывается с данными в другой таблице.Например, таблицы «Клиенты» и «Заказы», «Студенты» и «Посещения» могут бытьсвязаны отношением «один-ко-многим» (один клиент может разместить много заказов,на одного студента существует список посещений по датам).
Связь можно установить локально (действуеттолько в данном запросе и создается вместе с ним) и глобально(действует во всей базе данных). Глобальная связь задается командой изосновного меню Сервис / Схема данных или нажатием кнопки Схема данныхна панели инструментов. При этом используется технология «drag and drop»(«перетащи и брось»): связующее поле перетаскивается из таблицы, находящейся настороне отношения «один», в таблицу на стороне отношения «многие». При этомпоявляется диалоговое окно «Связи», в котором отображаются связываемые поля и устанавливаютсяследующие опции:
· Обеспечениецелостности данных. Если этаопция выбрана, то при изменении или удалении первичного ключа выдаетсясообщение о том, что это действие невозможно или произойдет изменение данных всвязанной таблице.
· Каскадноеобновление связанных полей. Еслиэта опция выбрана, то при изменении первичного ключа автоматически меняетсясвязанный вторичный ключ. Если эта опция не выбрана, то при попыткередактировать первичный ключ появится предупреждение о том, что вноситьизменения нельзя.
· Каскадноеудаление связанных полей.Если выбрана эта опция, то при удалении записи все связанные с первичным ключомзаписи также удаляются. Если она не выбрана, то появляется предупреждение, что,если имеются записи, связанные с данной записью, удалять ее нельзя.
· Объединение. Применяется для выбора типа объединения,используемого по умолчанию при создании запросов на основе связанных таблиц.Включает указания на то, надо ли выводить на экран только записи, которые имеютобщий ключ в обеих таблицах, или же надо вывести одну таблицу полностью и всесвязанные с ней записи из другой таблицы.
Для того чтобы разорвать существующую связь между таблицами,нужно в окне схемы данных щелкнуть по линии, связывающей поля таблиц и нажатьклавишу Delete.
2. Понятие формулы в Excel. Ссылки
Ввод информации в ячейки
Прежде чем ввести информацию в ячейку, эту ячейку нужновыделить, поместив туда табличный курсор, имеющий вид объемного креста, ищелкнув мышью. Выделенная ячейка окружается жирной черной рамкой. При вводеинформации, вводимые символы появляются на экране сразу в 2-х местах: ввыбранной ячейке и в строке формул. В этой строке появляются также две новыекнопки:
/> Отмена;
/> Ввод. Сохранитьвводимые данные в текущей ячейке можно следующими способами:
1. Щелкнуть покнопке Ввод;
2. Нажать клавишуEnter>;
3. Нажать на одну изстрелок на клавиатуре, и, тем самым, одновременно перейти в соседнюю ячейку.
4. Щелкнуть мышью надругой ячейке.
Если ввод данных в ячейку еще не закончен, и его нужноаннулировать, то нужно щелкнуть по кнопке Отмена или нажать Esc>. Нажатие на кнопку /> в строкеформул вызывает появление Палитры формул, которая облегчает ввод иредактирование формулы, в которой используются функции Excel.
Данные типа формула. Это то, что делает электроннуютаблицу электронной таблицей. Без формул Excel был бы лишь усовершенствованным для работы стаблицами текстовым процессором. Основное правило – ввод формулы нужноначинать со знака “=” (иначе это будет текст). Excel позволяет вводить сложные формулыдлиной до 1024 знаков. Формула может содержать: адреса ячеек таблицы, числа,математические функции и знаки операций: + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление), Ù (возведение в степень). Порядок ихвыполнения определяется приоритетом: 1 – функции 2 – “Ù” 3 – “*” и”/” 4 – “+” и “-”
Повысить приоритет можно, применяя круглые скобки.
Пример. В ячейку записана формула: = 2*А7– 0.09*С12 + СУММ(С1: С7), что означает: из удвоенного содержимого ячейки А7отнять девять сотых от значения ячейки С12 и к полученному значению прибавитьсумму содержимого всех ячеек, начиная с С1 по С7 (по столбцу). После вводаформулы в ячейку в ней будет высвечиваться результат вычислений по ней (присоответствующей настройке Excel).Этот результат зависит от текущих значений, хранящихся в ячейках, адресакоторых входят в формулу. Если в них данные изменяются, то автоматически будетпересчитан и результат в ячейке. (В чем и заключается все прелесть электронныхтаблиц!). Если в наборе формулы сделаны ошибки, например, обнаружены непарныескобки, то появится диалоговое окно с предупреждением об этом. После закрытияокна (кнопка ОК) Excelвернется к строке формул, где и нужно будет исправить ошибку. Следует отметить,что если в формуле будет ссылка на ячейку, содержащую текст, то это можетпривести к непредсказуемым результатам. Если необходимо, чтобы в таблице вместорезультатов расчета по формулам были показаны сами формулы, нужно выполнитьследующие действия
1. Выполнить командуСервис®Параметры.
2. На вкладке«Вид» установить флажок Формулы
/>(Вместо действий 1,2 можно нажать комбинацию клавиш ). В противном случаеувидеть формулу можно только в строке формул, если ячейка с формулой являетсявыделенной (активной).
Набор встроенных функций.
Это можно осуществить двумя способами: вручную и при помощи Мастерафункций Вручную набор производится так: набирается имя функции идалее без пробелов аргумент(ы), заключенный(ые) в круглые скобки. Еслиаргументов несколько, то друг от друга они отделяются знаком “;”.Аргумент может быть числом, адресом ячейки или блоком ячеек, например,
СРЗНАЧ (А7; В12; С7: С20) Мастер функций можно вызвать кнопкой /> на панелиинструментов Стандартная или /> в строке формул. Ввод функцииосуществляется в 2 этапа:
1. В диалоговом окнеМастер функций: шаг 1 из 2 нужно выбрать требуемую функцию из предлагаемогосписка (после чего она будет внесена в формулу, а внизу диалогового окна будутвидны ее аргументы) и нажать кнопку Далее.
2. В окне Мастерфункций: шаг 2 из 2 нужно задать значения аргументов для выбранной функции.Их можно задавать вручную, или непосредственно выделяя соответствующие ячейки втаблице (окно Мастера функций, если оно Вам мешает, сдвиньте всторонку!).
Если таких аргументовнесколько, то для перехода к следующему (новая строка в окне) нажмите клавишуTAB> или щелкните мышью.
Если аргументом функции является другая функция, то для еевставки нужно нажать кнопку /> , изображенную в начале строки.
Автосуммирование. Excel позволяет упростить использование функции СУММ(суммирование ряда значений). Для этой цели нужно использовать инструмент /> (Автосуммирование),расположенный на панели Стандартная.
Порядок действий:
1. Поставить курсорв ячейку, где должна находится сумма, и щелкнуть по кнопке />.
2. Убедиться, что Excel правильно определил диапазон данныхдля суммирования (вокруг него движется пунктирная линия, и он вписан в качествеаргумента) и при необходимости изменить его.
3. Нажать клавишуEnter>.
Примечание. Для снятия пунктирной отметки нужно нажать клавишу Esc>.