МГТУ«Станкин»
КафедраИНЭБ
Автоматизация обеспечения экологического качества винженерной экологии
Рефератна тему:
Новые технологии. MicrosoftOffice XP.
Выполнил: студент группы ЭК-9-8 Лукичёв Д.В.
Проверил: Кузяков Б.А.
Москва 2001
Оглавление:Введение Smart Tag – технология интеллектуальной обработки текста Технология SharedPoint Дополнительные средства выпуска Office XP Developer Сравнение версий Microsoft Office. Что нового. Простота достижения результата. Доступ к информации. Надежность, восстановление данных и безопасность Доступность совместной работы Совместная работа: интеграция со службами Microsoft Sharepoint Team Services Подключение и координация совместной работы Соответствие потребностям организаций Интеграция решений, разработанных средствами Office и веб-средствами Развертывание, управление и администрирование
6.Заключение
Введение
Microsoft освежила краски на своих офисныхпродуктах, помыла окна и внесла несколько новых нюансов в оформление. Но востальном прихорошившийся Microsoft Office XP не сильно отличается отпредыдущих версий. Теперь в нем легче найти существующие функции, появилосьнесколько новых средств послеаварийного восстановления и инструментовколлективной работы, однако этого недостаточно, чтобы соблазнить на апгрейдбольшинство пользователей.
Если Office 97 ассоциировался с Outlook (иненавистным Office Assistant), а Office 2000 — с вебом, то последняя версиякомплекса офисных приложений Microsoft Office XP (XP означает experience —«опыт») не имеет ни одной такой важной отличительной черты. Тем не менее вOffice XP есть множество мелких усовершенствований. Вместо того чтобынагромождать новые функции, Microsoft расчистила интерфейс, сделав его болеечетким, и добавила ряд инструментов, упрощающих поиск и использованиесуществующих функций. В Office XP мало что сделано для предотвращения сбоев, ноон помогает смягчить их последствия и быстрее вернуться к работе. Наконец,многообещающе выглядят новый сервис
SharePoint TeamServices и усовершенствованные средства чтения документов, хотя Microsoft ираньше — с переменным успехом — обращалась к теме коллективной работы.
Теоретически различные версии Office XPконкурируют с двумя другими комплексами офисных приложений: с только чтовышедшим Corel WordPerfect 2002 и с Lotus SmartSuite Millennium Edition(который, наверное, просуществует до следующего милленниума). Впрочем, OfficeХР, при его доле рынка, конкурировать придется фактически только с собственнымипредыдущими версиями. А Microsoft произвела лишь косметический ремонт, сохранивв основе все тот же старый Office. Для большинства пользователей вряд линайдутся убедительные причины торопиться в магазин за этим апгрейдом.
На самом деле наиболее заметные новшестваOffice ХР — это просто иные способы доступа к тем же старым функциям. Например,Task Pane — это панель, которая размещается в правой части экрана (ее можнобуксировать) во всех приложениях Office, за исключением Outlook, и обеспечиваетупрощенный доступ к операциям. Прежде те же операции — стили и командыформатирования в Word, инструмент Slide Layout в PowerPoint и т.п. — нужно быловызывать через меню или панели инструментов.
По правде говоря, мы не испытывали большихтрудностей при поиске или применении этих инструментов и до появления TaskPane. Зато две другие универсальные панели: Search и Clipboard — мыприветствуем всем сердцем. Search не только разыскивает файлы в системе, в сетиили в вебе, но и позволяет производить поиск в Outlook. На самом деле панельSearch в некоторых отношениях даже более мощный инструмент, чем собственноесредство поиска Outlook. Например, она позволяет одновременно искать документыв хранилищах сообщений разного типа (например, в папке Exchange и папке Offline).А в Office Clipboard теперь отображается как содержание фрагментов, так иисходное приложение, что делает эту функцию гораздо более полезной. Task Paneудобно использовать в Word, так как, благодаря современным дисплеям высокогоразрешения, в правой части открытого документа обычно остается много пустогопространства, однако в других программах, таких как Excel и PowerPoint, экранстановится слишком загроможденным.
Еще один общий для Office ХР инструмент,который выносит на поверхность существующие возможности, — это ниспадающиеподсказки SmartTags. Они
позволяют выполнятьспецифические действия, когда выбран объект определенного типа. Например, есликурсор находится над именем собственным, можно открыть SmartTag, которыйпоможет вам отправить e-mail, запланировать встречу, открыть контакт-карточку,добавить это имя в список контактов или подставить соответствующий адрес.Насколько эти возможности окажутся полезными, зависит от характера работы сприложениями; нам, например, помогла бы функция замены выбранной даты натекущую — но увы, такой среди функций SmartTag нет. Правда, существуетdeveloper’s kit для создания и добавления специальных функций SmartTag, но этимпусть занимаются корпоративные программисты.
К сожалению, едва ли не все самые важныеновые функции комплекса связаны с послеаварийным восстановлением. Они незащищают от сбоев — приложения зависают не реже, чем раньше, — но способствуютдиагностике и ускоренному восстановлению работоспособности. Теперь вы получаетевежливые сообщения об ошибках, можете отправлять информацию о сбое в Microsoftили отдел ИТ собственной компании и располагаете инструментами восстановленияпрерванной работы. Правда, Office ХР включает некоторые минимальные средствазащиты от сбоев, такие как заранее (а не когда уже слишком поздно) всплывающиепредупреждения о малом запасе системных ресурсов и сообщения типа «В прошлыйраз данный документ вызвал зависание приложения. Вы уверены, что хотите открытьего снова?».
В предыдущих версияхOffice предпринимались шаги в направлении организации коллективной работы, нодаже Microsoft признает, что эти средства — особенно на базе веба — не сталишироко используемыми. Новые SharePoint Team Services нацелены на упрощениесоздания и применения корпоративных сайтов — внутренних или обслуживаемыхнезависимой компанией. Это что-то вроде Exchange для малых и среднихпредприятий. SharePoint выполняет функции централизованного календаря заданий исобытий, дискуссионного клуба, справочника адресов и хранилища документов.Кроме того, Office ХР облегчает совместную работу над документами, предлагаяусовершенствованные средства внесения правки, сравнения файлов и объединенияверсий. Новая функция Send for Review автоматически включает режим Revisions,когда документ отправляется на рецензирование.
Другие новые функции Office ХР, похоже,призваны создать основу для будущих приложений. Например, Word 2002 имеет болеемощную инфраструктуру для
перехода изсобственного формата в HTML и XML, к тому же теперь он поддерживает ODMA (OpenDocument Management API) — как раз вовремя для интеграции с новой системойуправления документами Microsoft SharePoint Portal Server (кодовое названиеTahoe). Excel и Access теперь тоже поддерживают XML. Все эти внутренниеусовершенствования укладываются в русло стратегии Microsoft .Net.
Office часто критикуют за строгиетребования к системе. Действительно, по мере разрастания комплекса съедаемое импространство жесткого диска расширяется гораздо быстрее. С другой стороны, мызаметили, что для приложений Office ХР под Windows 98 обычно требуется большесистемных ресурсов, чем под Windows 2000. Например, Excel обычно зависал, когдаобъем свободных системных ресурсов опускался ниже 34%. Теперь при сокращениисистемных ресурсов Excel ведет себя немного лучше; вместо того, чтобызависнуть, он начинает воспроизводить экран кусками и предлагает закрыть другиеприложения. Как и следовало ожидать, под Windows 2000 Office XP работаетнаиболее стабильно.
Во время работы с Office ХР мы столкнулисьс несколькими проблемами. Например, универсальный инструмент Compress Pictures— он автоматически оптимизирует изображения для публикации в вебе, распечаткиили отображения на дисплее — отлично работал в PowerPoint, но не в Word. Афункция Mail Merge из Word интерпретировала контакты из Outlook как электронныеписьма. К моменту публикации настоящего обзора Microsoft не смогла решить этипроблемы.
Microsoft Office остается ведущимкомплексом офисных приложений. Но с выходом каждой новой версии Microsoft всетруднее предложить что-то новое. Это облегчает жизнь ИТ-профессионалам, так какозначает, что внедрение новой версии на предприятии пройдет более гладко посравнению с предыдущей. Индивидуальным пользователям, которые покупают системувпервые, также следует брать этот пакет не раздумывая. Но у всех остальных,если только они не ждали определенных функций или усовершенствований (таких,как SharePoint) специально, веских оснований для обновления уже установленнойверсии продукта нет.
Smart Tag – технология интеллектуальной обработкитекста
ФункцияSmartTag присутствует во всех приложениях комплекса, хотя ее опции зависят оттого приложения, в котором вы находитесь.
Smart Tag представляет собой значок,всплывающий над выбранным текстом; кликнув на нем, вы получаете всплывающееменю со всеми опциями.
В Office XP впервые появилась новаятехнология интеллектуальной обработки текста – Smart Tags (врусской версии Office она так и называется “смарт-теги”). Ранее Word, Excel иOutlook автоматически распознавали адреса Web-сайтов и электронной почты,преобразуя их в соответствующие ссылки.
Теперь эти же приложения версии 2002, атакже новый Internet Explorer 6.0 (но только если на компьютереустановлен Office XP) могут существенно расширить
возможности подключенияразнообразных функций, обеспечивающих связь между документами и различнымиинформационными и вычислительными ресурсами.
Идея технологии достаточно проста:пользователь может применять механизм распознавания, связывающий наборытерминов с различными “присоединенными” к ним функциями.
В MS Office XP входят готовыеанглоязычные модули Smart Tags для обработки имен людей, дат, телефонныхномеров, адресов и пр. Но главное, что он может создавать собственные наборы.Каждому из них соответствует отдельный “распознаватель” (recognizer),который можно создать двумя способами.
В простейшем случае он формируется в видеXML-файла (для чего может подойти даже самый примитивный текстовыйредактор типа NotePad), например, такого вида:
Basic-программирование
1033
Basic Language
Справкапо Basic-программированию
QuickBasic, Visual,Basic,Бейсик
Посмотреть Web-сайт “VB + VBA House”
http://www.visual.2000.ru/ develop/vb
FL:caption>Отправитьэлектронное письмоFL:caption>
Mailto:akolesov@ online.ru
Послезаписи файла (их может быть несколько) в специальный каталог для хранениясписков Smart Tags при просмотре и вводе текста все слова, перечисленные втеге, будут автоматически выделяться и подчеркиваться точками. Если к такомуслову подвести курсор мыши, то появится кнопка Smart Tag Actions(“Действия для смарт-тегов”), после щелчка на которой выводится меню с перечнемдоступных операций .
В заголовке меню указано имя“распознавателя”, среагировавшего на данное слово. Две нижние строки менюпредставляют стандартные служебные операции, а выше располагаются описанныенами в тегах пользовательские операции.
Для программированиятаких списков смарт-тегов может быть применен более широкий набор операций,обеспечивающих, например, автоматическое обновление содержимого файла. Однакоочевидно, что в случае XML-описаний дополнительная обработка ограничиваетсявесьма узким кругом операций, связанных в основном со ссылками на Web-ресурсы.
Существенно более широкие возможностипредоставляет второй вариант создания “распознавателя” в виде ActiveX DLL:здесь для обработки можно использовать сколь угодно сложный программный код сприменением библиотеки типов Microsoft Smart Tags 1.0, входящей в составOffice XP.
Судя по всему, Smart Tags – это оченьперспективная технология, но для оценки ее реальных достоинств и изученияпрактических примеров ее применения требуется время. К тому же некоторыеэлементы технологии выглядят пока не очень простыми.
В частности, этоотносится к механизму регистрации “распознавателей” и решению конфликтов прииспользовании нескольких разных программ обработки смарт-тегов.
Сейчас механизмреализован на уровне операционной системы: все приложения работают с единымнабором “распознавателей”. Однако была бы крайне полезна
возможность подобнойинтеллектуальной обработки разных групп терминов с помощью внутреннегомеханизма VBA конкретного приложения.
Это не только упростило бы разработку“распознавателей”, но и позволило бы выполнять более гибкую настройкуфункциональности (на уровне конкретных документов). Но все равно для первойверсии технология выглядит достаточно солидно, хотя всем известно, чтопромышленная работа с новым механизмом обычно начинается с появлением версии2.0.
Технология SharedPoint
SharedPointTeam Services для создания групповыхWeb-сайтов
Весной нынешнего годаMicrosoft представила новую серверную технологию создания Web-порталов,получившую название SharePoint и реализованную в двух вариантах: SharePointPortal Server и SharePoint Team Services. Технологияпоявилась не на пустом месте: она базируется на IIS, Office ServerExtensions, Digital DashBoard или тесно интегрируется с рядом другихтехнологий.
SharePoint PortalServer– это самостоятельный программный продукт из состава серверов Microsoft,предназначенный для развертывания Web-порталов масштаба предприятия. НаборSharePoint Team Services (раньше он имел рабочее название Office Web Server)ориентирован на создание Web-серверов для обеспечения коллективной работы группы(до 75 человек) и сейчас поставляется (в том числе Office XP ProfessionalSpecial Edition и Office XP Developer) только в составе FrontPage2002.
Предполагается, что этатехнология войдет в состав будущих версий операционных систем Windows Server.
SharePoint TeamServicesне следует воспринимать просто как усеченный вариант серверного продукта:уступая последнему по производительности и функциональности, он имеет своипреимущества, так как учитывает особенности создания и поддержки Web-сайтов длярабочих групп.
Например, он предлагаетболее простую и эффективную интеграцию с FrontPage 2002, можетработать в среде настольной OC Windows 2000 Professional (но сустановленным IIS 5.0), не требует наличия клиентских лицензий.
Дополнительные средства выпуска Office XPDeveloper
Вариант MS Office XP Developer впервую очередь представляет интерес для тех, кто делает достаточно серьезныебизнес-приложения, предназначенные для распространения (внутрифирменного иликоммерческого). Как и раньше, он включает большой набор средств, объединенных внабор Developer Tools.
Отдельную группу составляют расширениясреды разработки VBA:
· созданиеавтономных VBA-проектов (библиотек ActiveX DLL) испециальных расширений COM AddIn для приложений Office;
· возможностьиспользования дополнительных ActiveX-конструкторов помимо набора готовыхтаких конструкторов, а также полезных мастеров и утилит в составе пакета. Срединовинок следует отметить DashBoard Project для разработки компонентов WebParts.
Кроме того, пакет включает целый рядавтономных приложений. Это средства поддержки групповой разработки VisualSourceSafe, а также специальные издания для разработчиков SQLServer 2000 и Exchange 2000 Server (только дляпроектирования и тестирования решений).
Особо хотелось бы отметить два новыхинструмента Microsoftдля создания приложений управления бизнес-процессами (рис. 3) – WorkFlowDesigner forSQL Serverи WorkFlow Designerfor Exchange200 Server.
В Developer входят и модулиподдержки для дистрибуции Access-приложений, средства созданиясправочных систем и подробная документация для разработчиков на компакт-дисках.
Сравнениеверсий Microsoft Office. Что нового.
New!
Смарт-теги
Смарт-теги —это набор кнопок, работающих в различных приложениях, которые появляются,когда в них возникает необходимость (например, при вставкеданных или возникновении ошибки в формуле Microsoft Excel),и позволяют выбрать наиболее быстрый способ выполнения задачи.
Смарт-тегипараметров вставки
Смарт-теги параметроввставки позволяют изменить форматирование копируемых данных передих вставкой в новый документ. Можно даже назначать определенныесвойства вставляемым данных в зависимости от того,что в них содержится.
Областизадач
С помощью областей задачосуществляется централизованный доступ к средствам выполнения основных операций. Поиск, открытиедокументов, просмотр буфера обмена, форматирование документови презентаций, загрузка шаблонов из Веба и многое другое.
Смарт-тегипараметров автозамены
Смарт-теги параметров автозаменыпозволяют управлять функциями автозамены в приложениях Office. Можноотменить или отключить автозамену, а также вызвать диалоговое окно«Параметры автозамены» без использования меню «Сервис».
Созданиефайла (область задач)
Теперь можно загрузить новыйдокумент, работая в другом документе, создать документ на основешаблона, хранящегося в Вебе и посмотреть список недавноиспользованных шаблонов и документов.
OfficeDocument Imaging
Office Document Imagingпозволяет осуществить сканирование документов для последующего просмотраи повторного использования текста в приложениях Office. Возможностипоиска текста, имеющиеся в пакете Office, теперь используютсядля отсканированных документов.
Распознаваниеречи
Повышениепроизводительности труда за счет диктовки текста и подачи голосомкоманд для изменения форматирования и перехода по меню.
Рукописныйввод
Заметки, которыевы делаете на карманном устройстве, могут быть загруженыв приложения Office в виде текста. Можно также осуществлятьрукописный ввод непосредственно в приложении Microsoft Word (используя,кроме английского языка, японский, китайский и корейский языки)и сохранять работу в виде рукописного документа или печатноготекста.
Сжатиерисунков
Чтобы сжатьизображение, достаточно просто указать, как оно будет использоваться(например, для Веба). С помощью сжатия Office XP уменьшаетразмер файла без ущерба для качества изображения.
Предисловиек электронным сообщениям Office
К сообщениям,отправляемым из приложений Office по электронной почте, добавляетсякраткое предисловие.
Заданиевопросов
Справкув Office XP можно получить, введя вопрос в поле, расположенноев меню Office, без загрузки мастера ответов или помощника.
Улучшенов OfficeXP!
Буферобмена Office (область задач)
(Office 97, Office 2000)
В буфере обменатеперь 24 ячейки для хранения информации — это вдвоебольше, чем было предусмотрено в пакете Office 2000. Пользуясьэскизами в области задач стало проще находить нужную ячейку.
Помощник
(Office 97, Office 2000)
В Office XPпомощник по умолчанию скрыт и появляется только при обращениик справке.
Усовершенствованиясправки Windows
(Office 2000)
Упрощен доступк справке и полезным веб-узлам, включая узел технической поддержкии узел Office Update. Каталог «Что нового» позволяет узнать о новыхвозможностях.
Доступк информации
New!
Контекстно-чувствительныесмарт-теги
С помощьюсмарт-тегов Office XP автоматически распознает данные различного типа,включая имена, даты, адреса, телефоны, географические названияи обозначения акций. Можно создать смарт-теги для распознаванияданных любого вида.
Областьзадач поиска
Эта область задачупрощает поиск текста в документе и определение местоположения файлови папок во время работы над документом. Можно такжедля ускорения поиска проиндексировать файлы на своем компьютере.
Потоковая библиотека макетов Microsoft Design Gallery Live
Доступ через Интернетк тысячам изображений, звуков и анимаций на веб-узле OfficeMedia Gallery. Выполняя ежемесячное обновление, вы всегда имеете доступк самым новым ресурсам.
Мои источникиданных
В этой новойпапке, вложенной в папку «Мои документы», отслеживается, к какимданным вы ранее обращались. Благодаря этому обеспечивается быстроеподключение к базам данных и другим источникам информации…
Улучшенов OfficeXP!
Веб-запросы
(Office 97, Office 2000)
Доступ к даннымреального времени из Веба и их анализ осуществляется методомкопирования и вставки веб-страниц в Excel. Смарт-теги автоматическипредоставляют возможность создания обновляемых веб-запросов.
Библиотекашаблонов Office
(Office 2000)
Область задач созданиядокумента предоставляет возможность непосредственного доступа к сотнямпрофессионально разработанных шаблонов, находящихся в Интернетев библиотеке шаблонов Office.
Печатьиз обозревателя
(Office 97, Office 2000)
Печать HTML-файловтеперь выполняется непосредственно из тех приложений Office,в которых они были созданы, благодаря чему значительно повышаетсякачество печатных документов.
Возможностьзадания веб-параметров
(Office 97, Office 2000)
Новое раскрывающеесяменю «Веб-параметры» позволяет с легкостью создавать документы,совместимые с определенными веб-обозревателями.
Диалоговоеокно «Добавить гиперссылку»
Усовершенствованноедиалоговое окно «Добавить гиперссылку» позволяет без труда задать ссылкина файлы при создании и изменении веб-страниц.
Надежность,восстановление данных и безопасность
New!
Восстановлениедокументов
Приложения MicrosoftPowerPointR, Word, Excel и Access при возникновении ошибкив программе позволяют сохранить файл, над которым вы в это времяработали.
Отчетыоб ошибках в приложениях
ПриложенияOffice XP автоматически передают отчеты об ошибках непосредственнов корпорацию Microsoft или в отдел информационных технологийорганизации. Эти сведения могут быть использованы для исправленияошибок в программе или выработке соответствующих рекомендацийдля пользователей.
Восстановлениеприложений и документов
Средство восстановленияприложений и документов обеспечивает безопасное завершение программ,не отвечающих на запросы системы. Оно позволяет начатьвосстановление документов уже при завершении работы приложения.
Восстановлениеи извлечение данных
Это средствовосстановления документов автоматически вызывается в приложениях Wordи Excel каждый раз, когда возникает ошибка или происходит сбойпри загрузке документа. Оно также может быть вызваноиз диалогового окна открытия файла.
Безопасныйрежим
Office XPпозволяет сократить простои в работе за счет автоматич