Об оплате
командировочных расходов в иностранной валюте
Н. Галиева,
эксперт юридического консультационного бюро “Прайвэт Атторнейз Гроуп”
Согласно п. 2.1
“Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты
командировочных расходов”, утвержденного ЦБ РФ от 25 июня 1997 г. N 62
(далее – Положение), нельзя приобретать наличную валюту в обменных пунктах
любых коммерческих банков.
Покупка валюты
при этом производится в специальном порядке, определенном Положением,
исключительно через тот банк, где у предприятия открыт валютный счет.
Использование
купленной для командировочных расходов валюты на иные цели категорически
запрещается в соответствии с п. 2.3 Положения. Если необходимо произвести в
командировке какие-либо иные затраты, следует заранее согласовать данный вопрос
с банком. Перед командировкой клиент сдает в банк следующие документы:
– платежное
поручение на покупку валюты;
– заявку
установленной Положением формы;
– приказ о
командировании сотрудника за рубеж в служебных целях.
После получения
названных документов банк:
– открывает на
клиента “Досье “Командировочные расходы”;
– выдает
клиенту запрашиваемую наличную валюту в срок не ранее чем за 10 рабочих дней до
убытия сотрудников в командировку;
– выдает
клиенту справку по форме N 0406007, являющуюся основанием для вывоза
иностранной валюты и дорожных чеков из Российской Федерации за рубеж.
Для учета
клиент обязан вести специальный “Журнал учета справок по форме N
0406007” согласно Приложению N3 к Положению.
В течение 10
календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской
Федерации командируемое лицо обязано представить бухгалтерии своего предприятия
авансовый отчет, неиспользованную часть наличной валюты и дорожных чеков (если
таковые остались), а также все документы, имеющие отношение к командировке.
Подотчетные
суммы наличной валюты и дорожные чеки, не использованные во время командировки,
должны быть возвращены клиентом в банк в течение 10 рабочих дней с даты их
возвращения в кассу клиента, как указано в п. 6.3 Положения.
Отчет по
установленной Положением форме, в двух экземплярах, должен быть сдан клиентом в
банк не позднее даты, определенной в графе 12 Заявки. Оригинал Отчета
подшивается банком в “Досье “Командировочные расходы”, а копия
Отчета с отметкой банка о дате приема оригинала Отчета возвращается клиенту (п.
6.4 Положения).
Следует
отметить, что определены существенные санкции за нарушение требований, изложенных
в Положении, как для клиента, так и для банка. Взыскание штрафных санкций с
юридических лиц производится Федеральной службой по валютному и экспортному
контролю в бесспорном порядке, а в случае несдачи Отчета банк обязан
приостановить операции по выдаче наличной валюты с текущего валютного счета
клиента до сдачи им Отчета. Притом, что основная часть ответственности
возложена на банки, клиент тоже может быть сурово наказан: “в пределах
суммы, которая не была учтена, была учтена ненадлежащим образом или по которой
документация и информация не были представлены в установленном порядке…”
(п.7 Положения). Определение “в пределах суммы…” сложно отнести к
конкретным. Поэтому имеет смысл исходить из возможности применения
“верхней границы” санкций и максимально аккуратно относиться ко всей
процедуре оформления зарубежных командировок.
Рассмотрим
порядок оформления необходимых документов и отражения операций на счетах
бухгалтерского учета.
Пример.
Сотрудник командирован в Германию. Срок командировки – семь дней. Курсы валют
взяты условно. Нормы суточных для Германии составляют в день 112 DM в
соответствии с Приложением N 1 постановления Совета Министров – Правительства
РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 “О размере и порядке выплаты суточных при
краткосрочных командировках на территории иностранных государств”.
Нормы затрат по
найму жилого помещения для Германии составляют в день 260 DM.
Общая сумма
командировочных расходов на семь дней по норме составит 112 х 6 суток + 260 х 7
суток = 2492 DM. В день возвращения из командировки должны быть выданы суточные
в рублях по нормам суточных на территории РФ – 22,00 руб. (п. 4 постановления
Правительства РФ от 26 февраля 1992 г. N 122 “О нормах возмещения
командировочных расходов”).
Рассмотрим две
ситуации (в зависимости от того, в какой валюте открыт валютный счет клиента).
Ситуация 1
Клиент не имеет
валютного счета в немецких марках, а имеет только счет в долларах США и
соответственно получает доллары США с имеющегося у него валютного счета. На
дату получения клиентом иностранной валюты в своем банке ЦБ РФ установил
следующие курсы инвалют по отношению к рублю: 1 $ = 5,915 руб., 1 DM = 3,380
руб.
Согласно
установленным ЦБ РФ курсам клиент получит в банке с валютного счета 1424$, что
следует из расчета: 2492 DM х 3,380=8422,96 руб.
8422,96 руб.:
5,915=1424 $.
Бухгалтерские
проводки при оформлении получения средств в банке и выдаче их командируемому
лицу. Для уменьшения количества курсовых разниц и бухгалтерских проводок по их
учету целесообразно совместить дату получения средств в банке с датой выдачи
этих средств командируемому лицу из кассы предприятия, что и учитывается в
нашем примере.
При получении
средств в банке делаются проводки:
Д-т сч. 57 К-т
сч. 52 – 1424 $ ( 8422,96 руб.) – получена валюта на командировочные расходы.
Д-т сч. 48 К-т
сч. 57 – 1424 $ ( 8422,96 руб.) – отражена реализация прочих активов.
Д-т сч. 50
(субсчет 50-2 “Валютная касса”) К-т сч. 48 – 1424 $ ( 8422,96 руб.) –
внесена полученная в банке валюта в кассу предприятия.
Д-т 71 (субсчет
71-2 “Авансы, выданные в инвалюте”) К-т сч. 50-2 – 1424 $ ( 8422,96
руб.) – выдана валюта из кассы командируемому лицу.
Д-т сч. 71
(субсчет 71-1 “Авансы, выданные в рублях”) К-т сч. 50 ( субсчет 50-1
“Рублевая касса”) – 22,00 руб. – выданы суточные в рублях командируемому
лицу.
Бухгалтерские
проводки при возврате части неизрасходованных сумм и оформлении авансового
отчета.
При возвращении
из Германии командированное лицо составляет авансовый отчет и в течение 10
календарных дней представляет его в бухгалтерию своего предприятия. Наша
рекомендация: так же, как и при отъезде в командировку, совместить дату сдачи
авансового отчета и дату возвращения неизрасходованных средств в кассу
предприятия.
Рассмотрим
случай, когда командированное лицо не имеет документов по расходам на
гостиницу, так как проживало за счет приглашающей стороны – партнеров из
Германии. В связи с тем, что до отъезда в командировку этот момент не был точно
согласован сторонами, деньги на оплату гостиницы российское предприятие в банке
получило. Таким образом, командированное лицо должно вернуть в кассу
предприятия 1820 DM (260 х 7 суток = 1820 DM).
На дату
возвращения средств в кассу ЦБ РФ установил следующие курсы инвалют по
отношению к рублю: 1 $ = 5,933 руб., 1 DM = 3,345 руб.
1820 DM х 3,345
= 6087,90 руб.
6087,90 руб.:
5,933 = 1026,11$.
Исходя из этого
расчета подотчетному лицу необходимо вернуть в кассу предприятия 1026,11$.
Это следует
отразить следующими проводками:
Д-т сч. 50-2
К-т сч. 71-2 – 1026,11$ (6087,90 руб.) внесение неизрасходованной на
командировку суммы в кассу предприятия.
На день
получения средств в кассе на командировку сумма расходов на гостиницу по норме
1820 DМ составляла 1040 $ ( 1820 DМ х 3,380: 5,915 = 1040$).
На день
возврата неиспользованных средств в кассу она равнялась 1026,11$. На счетах
50-2 и 71-2 образовалась курсовая разница, которая составила: (1040$ х 5,915) –
(1026,11$ х 5,933) = 63,69руб.
Д-т сч. 50-2
К-т сч. 80 – 63,69 руб.- курсовая разница.
Д-т сч. 80 К-т
сч. 71-2 – 63,69 руб. – курсовая разница.
Далее, затраты
на служебную командировку списываются в рамках установленных лимитов на
издержки обращения (для предприятий торговли):
Д-т сч. 44 К-т
сч. 71-1 – 22,00 руб. – списание суточных за день возвращения в издержки.
Д-т сч. 44 К-т
сч. 71-2 – 378, 87$ (2247,84 руб.) – списание суточных за 6 дней нахождения в
загранкомандировке в издержки обращения (672 DM х 3,345: 5,933 = 378,87 $).
На день
получения средств из кассы на командировочные расходы сумма суточных на данную
командировку составила 672 DМ, или 384$ (672 DМ х 3,380: 5,915 = 384$).
На день
составления авансового отчета данная сумма суточных равнялась 378,87$ (672 DМ х
3,345: 5,933 = 378,87 DМ).
На счете 71-2
возникла курсовая разница, равная (384$ х 5,915) – (378,87$ х 5,933 ) = 23,52
руб.
Д-т сч. 80 К-т
сч. 71-2 – 23,52 руб. – курсовая разница.
Бухгалтерские
проводки при возврате неизрасходованных сумм в инвалюте из кассы предприятия на
текущий валютный счет в банке.
С даты
возвращения из командировки (в срок не позднее, чем 20 календарных дней
согласно п.5 Приложения N 1 к Положению) предприятием должен быть сдан
соответствующий Отчет в банк, а неизрасходованная сумма инвалюты должна быть
внесена на текущий валютный счет предприятия в банке в течение 10 рабочих дней
с этой даты. Предположим, что на дату внесения неизрасходованной суммы в банк
ЦБ РФ установил следующий курс доллара к рублю: 1 $ = 5,943 руб. В
бухгалтерском учете предприятия эта операция отражается следующими проводками:
Д-т сч. 57 К-т
сч. 50-2 – 1026,11$ ( 6098,17 руб.) получена валюта из кассы для внесения в
банк.
Д-т сч. 48 К-т
сч. 57 – 1026,11$ ( 6098,17 руб.) – отражен возврат нереализованных валютных
активов.
Д-сч. 52 К-т
сч. 48 – 1026,11$ ( 6098,17 руб.) – внесена в банк неиспользованная на
командировку валюта.
На день
получения средств в банке сумма расходов на гостиницу составила 1040$ х 5,915 =
6151,6 руб.,
на день
возврата неизрасходованных средств эта сумма составила 1026,11$ х 5,943 =
6098,17 руб.
Курсовая
разница на счете 50-2 равна 6151,6 – 6098,17 = 53,43 руб.
Д-т сч. 50-2
К-т сч. 80 – 53,43 руб. – курсовая разница.
Ситуация 2
Клиент открыл
счет в немецких марках в уполномоченном банке, и на командировку ему нужны
именно немецкие марки. Курсы валют для этого случая сохранены из первой
ситуации. На момент командировки клиент ведет валютную кассу в немецких марках.
Таким образом, вышеизложенные объяснения и примеры для второй ситуации будут
выглядеть следующим образом:
Получение
средств в банке:
Д-т сч. 57 К-т
сч. 52 – 2492 DМ ( 8422,96 руб.) – получена валюта на командировочные расходы.
Д-т сч. 48 К-т
сч. 57 – 2492 DМ ( 8422,96 руб.) – отражена реализация прочих активов.
Д-т сч. 50-2
К-т сч. 48 – 2492 DМ ( 8422,96 руб.) – внесена полученная в банке валюта в
кассу предприятия.
Д-т сч. 71-2
К-т сч. 50-2 – 2492 DМ (8422,96 руб) – выдана валюта из кассы командируемому
лицу.
Д-т сч. 71-1
К-т сч. 50-1 – 22,00 руб. – выданы суточные в рублях командируемому лицу.
Внесение
неизрасходованных сумм и проведение авансового отчета отражается следующей
проводкой:
Д-т сч. 50-2
К-т сч. 71-2 – 1820 DМ (6087,9 руб).
На день выдачи
средств на командировку из кассы сумма 1820 DМ в рублевом эквиваленте
составляла 6151,6 руб. (1820 DМ х 3,380). На счетах 50-2 и 71-2 образовалась
курсовая разница, равная 63,73 руб. (1820 DМ х 3,380 – 1820 DМ х 3,345 = 63,7).
Д-т сч. 50-2
К-т сч. 80 – 63,70 руб. – курсовая разница.
Д-т сч. 80 К-т
сч. 71-2 – 63,70 руб. – курсовая разница.
Д-т сч. 44 К-т
сч. 71-1 – 22,00 руб. – списание суточных на день возвращения в издержки.
Д-т сч. 44 К-т
сч. 71-2 – 672 DМ (2247,84 руб.) – списание суточных за 6 дней нахождения в
загранкомандировке в издержки (112 DМ х 6 суток х 3,345 = 2247,84 руб.)
Д-т сч. 80 К-т
сч. 71-2 – 23,52 руб. – курсовая разница (672 DМ х 3,380 – 672 DМ х 3,345).
Бухгалтерские
проводки при возврате неизрасходованной валюты в банк (курс ЦБ РФ на день
возврата составил 3,350 за 1 DМ):
Д-т сч. 57 К-т
сч. 50-2 – 1820 DМ (6097, 00 руб) – получена валюта из кассы для внесения в
банк.
Д-т сч. 48 К-т
сч. 57 – 1820 DМ (6097, 00 руб) – возврат нереализованных активов.
Д-т сч. 52 К-т
сч. 48 – 1820 DМ (6097,00 руб) – внесена в банк неиспользованная валюта.
Д-т сч. 80 К-т
сч. 50-2 – 54,60 руб. – курсовая разница (1820 DМ х 3,380 – 1820 DМ х 3,350)
Список
литературы
Для подготовки
данной работы были использованы материалы с сайта http://www.yurclub.ru/