–PAGE_BREAK–Глава 1. Теоретические аспекты финансового планирования
Основная цель внутрифирменного планирования— обеспечение оптимальных возможностей для успешной хозяйственной деятельности, получение необходимых для этого средств и в конечном итоге достижения прибыльности предприятия.
Планирование связано, с одной стороны, с предотвращением ошибочных действий в области финансов, с другой — с уменьшением числа неиспользованных возможностей. Таким образом, финансовое планирование представляет собой процесс разработки системы финансовых планов и плановых (нормативных) показателей для обеспечения развития предприятия необходимыми финансовыми ресурсами и повышение эффективности его финансовой деятельности в перспективе.
В данном разделе будут рассмотрены следующие вопросы:
1. Задачи и принципы финансового планирования на предприятии
2. Этапы процесса финансового планирования
3. Перспективное финансовое планирование
4. Текущее финансовое планирование
5. Оперативное финансовое планирование.
6. Документы, необходимые для проведения оперативного финансового планирования.
1.1. Задачи и принципы финансового планирования на предприятии
Основные задачи финансового планированиядеятельности предприятия в условиях рынка такие:
§ обеспечение необходимыми финансовыми ресурсами производственной, инвестиционной и финансовой деятельности;
§ определение путей эффективного вложения капитала, оценка степени рационального ее использования;
§ выявление внутрихозяйственных резервов увеличения прибыли за счет экономного использования денежных средств;
§ установление рациональных финансовых отношений с бюджетом, банками и другими предприятиями;
§ соблюдение интересов акционеров и других инвесторов;
§ контроль над финансовым состоянием, платежеспособностью и кредитоспособностью предприятия.
Методология финансового планирования базируется на таких важнейших принципах:
§ принцип объективной необходимости использования финансового планирования для начальной стадии управления финансами предприятия. Это означает, что данный процесс необходим, становится обязательным как важнейший инструмент и способ определения финансовых возможностей предприятия, прогнозирование рациональных стоимостных пропорций, отношений, соответственно и движения денежных ресурсов для выполнения намеченных программ, задач;
§ принцип эффективности,который отображает качественную сторону данного процесса и ориентирует его на достижение положительных финансовых результатов по отдельным операциям от деятельности каждого подразделения предприятия, на достижение желаемого экономического и социального эффекта;
§ принцип комплексности и единства цели, который предусматривает согласование производственных и финансовых ресурсов, планов на разных уровнях управления предприятием. При этом необходимо объединение общегосударственных, коллективных и частных экономических интересов участников воспроизведения. Только при соблюдении этого принципа в объединении с другими, возможно определение эффективной финансовой политики предприятия;
§ принцип научности, который подытоживает основные черты планирования, обеспечивает реальность, эффективность запланированных задач.
1.2. Этапы процесса финансового планирования
Финансовое планирование на предприятии представляет собой сложный процесс и включает такие этапы (рис.1).
На первом этапе анализируют финансовые показатели деятельности предприятия за предшествующий период. Используют данные финансовой документации: бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, отчете о движении денежных средств. Основное внимание отводится таким показателям, как объем реализации, затраты, прибыль. Проведенный анализ позволяет оценить финансовые результаты деятельности предприятия и определить проблемы, которые стоят перед ним.
Рис. 1. Основные этапы финансового планирования на предприятии
На втором этапе проводят разработку финансовой стратегии и финансовой политики по основным направлениям финансовой деятельности предприятия, составляют основные прогнозные документы, которые касаются перспективных финансовых планов.
На третьем этапе уточняют и конкретизируют основные показатели прогнозных финансовых документов с помощью составления текущих финансовых планов.
Четвертый этаппредусматривает увязывание показателей финансовых планов с производственными, коммерческими, инвестиционными и другими планами и программами, которые разрабатываются предприятием.
На пятом этапе осуществляют оперативное финансовое планирование, которое определяет разработку текущей, производственной, коммерческой и финансовой деятельности предприятия и влияет на конечные финансовые результаты его деятельности в целом.
Процесс финансового планирования на предприятии завершается анализом и контролем за выполнением финансовых планов. То есть шестой этап состоит в определении фактических конечных финансовых результатов деятельности предприятия, сравнении их с запланированными показателями, выявлении причин отклонений от плановых показателей, в разработке мероприятий по устранению отрицательных явлений.
На предприятии финансовое планирование проводится по трем основным направлениям: перспективное финансовое планирование; текущее финансовое планирование; оперативное финансовое планирование. Любой из этих трех подсистем присущи определенные формы разрабатываемых финансовых планов (табл. 1).
Таблица 1
Характеристика подсистем финансового планирования
Подсистемы финансового планирования
Формы разрабатываемых планов
Период планирования
Перспективное (стратегическое) планирование
Прогноз отчета о финансовых результатах.
Прогноз о движении денежных средств.
Прогноз бухгалтерского баланса.
3-5 лет
Текущее планирование
План доходов и расходов от операционной деятельности.
План доходов и расходов от инвестиционной деятельности.
План поступлений и расходов денежных средств.
Балансовый план.
1 год
Оперативное планирование
Платежный календарь.
Кассовый план.
Декада, месяц, квартал
Все подсистемы финансового планирования взаимосвязаны и взаимообусловлены, планирование осуществляется в определенной последовательности. Важнейшим этапом планирования выступает прогнозирование основных направлений финансовой деятельности предприятия, которое осуществляется в процессе перспективного планирования. На этом этапе определяются задачи и параметры текущего финансового планирования. В свою очередь, базой для разработки оперативных финансовых планов служит само текущее финансовое планирование.
продолжение
–PAGE_BREAK–1.3. Перспективное финансовое планирование
Перспективное финансовое планирование определяет важнейшие показатели, пропорции и темпы расширенного воспроизведения, оно выступает главной формой реализации целей предприятия. Перспективное планирование включает разработку финансовой стратегии предприятия и прогнозирование финансовой деятельности. Разработка финансовой стратегии представляет собой особую область финансового планирования, поскольку она есть составной частью общей стратегии экономического развития предприятия. В целом финансовая стратегия представляет собой особый вид практической деятельности людей — финансовой работы, которая состоит в разработке стратегических финансовых решений (в форме прогнозов, проектов, программ и планов), что предусматривают выдвижение таких целей и стратегий финансовой деятельности предприятия, реализация которых обеспечивает их эффективное функционирование в долгосрочной перспективе, быструю адаптацию к непостоянным условиям внешней среды.
Стратегическому финансовому планированию присущие такие характерные особенности:
направленность в среднесрочную и долгосрочную перспективу (на период большее одного года);
ориентация на решение ключевых, определяющих для финансовой системы предприятия целей, от достижения которых зависит его выживание;
органическое увязывание начерченных целей с объемом и структурой ресурсов, нужных для их достижения;
учет влияния на планированный объект многочисленных внешних факторов, разработка мер по успешному решению задач планированной финансовой системы;
адаптивный характер, то есть способность предусматривать изменения внешней и внутренней среды финансового планирования объекта и приспособить к ним процесс ее функционирования.
Процесс формирования финансовой стратегии предприятия включает в себя такие основные этапы:
определение периода реализации стратегии;
анализ факторов внешней финансовой среды предприятия;
формирование стратегических целей финансовой деятельности предприятия;
разработка финансовой политики;
разработка системы мер по обеспечению реализации финансовой стратегии;
оценка разработанной финансовой стратегии.
С учетом финансовой стратегии формируется финансовая политика предприятия по конкретным направлениям финансовой деятельности: налоговой, амортизационной, дивидендной и т.д. В результате разработки системы мероприятий, которые обеспечивают реализацию финансовой стратегии, на предприятии формируются службы, ответственные за результаты их реализации.
1.4. Текущее финансовое планирование
Система текущего планирования финансовой деятельности предприятия основывается на разработанной финансовой стратегии и финансовой политике за отдельными аспектами финансовой деятельности. Этот вид финансового планирования характеризуется разработкой конкретных видов финансовых планов. Они дают возможность предприятию определить на текущий период все источники финансирования его развития, сформировать структуру его доходов и затрат, обеспечить постоянную платежеспособность, а также определить структуру активов и капитала фирмы на конец планированного периода.
По результатам текущего финансового планирования разрабатываются три основных документа:
1. план движения денежных средств;
2. план отчета о финансовых результатах;
3. план бухгалтерского баланса.
Главной целью разработки этих документов выступает оценка финансового плана предприятия на конец планированного периода.
Текущие финансовые планы разрабатываются на основе перспективных путем их конкретизации и детализации. Проводится сопоставление каждого вида вложений с источниками финансирования. Для этого обычно используются сметы образования и расходования фондов денежных средств. Эти документы необходимы для контроля хода финансирования важнейших мер по выбору оптимальных источников пополнения фондов и структуры вложения собственных ресурсов.
1.5. Оперативное финансовое планирование
Оперативное планирование дополняет текущее и используется с целью контроля над поступлением текущей выручки на расчетный счет и расходованием имеющихся финансовых ресурсов. На предприятии финансовое планирование мероприятий может осуществляться за счет полученных им средств, а это требует эффективного контроля за формированием и использованием финансовых ресурсов. Для осуществления оперативного планирования финансовой деятельности разрабатываются комплексы краткосрочных плановых задач относительно финансового обеспечения основных направлений хозяйственной деятельности предприятия.
Оперативное финансовое планирование включает составление и использование платежного календаря, кассового плана, финансового плана, плана денежных потоков, бюджетирования и расчета потребности в краткосрочном кредите.
1.6. Документы, необходимые для проведения оперативного финансового планирования 1.6.1.Платежный календарь
Для составления платежного календаря необходимо решать следующие задачи:
· организовать учет согласования во времени денежных поступлений и будущих затрат предприятия;
· сформировать информационную базу относительно движения денежных потоков;
· вести ежедневный учет изменений в информационной базе;
· анализировать невыплату (по суммам и источникам возникновения), предпринимать конкретные меры по их преодолению;
· рассчитать потребности в краткосрочном кредите и активно приобретать заемные средства;
· рассчитать (по суммам, срокам) временно свободные денежные средства предприятия;
· анализировать финансовый рынок с позиции наиболее надежного и выгодного размещения временно свободных денежных средств предприятия.
Во время составления платежного календаря надо следить за ходом производства и реализации, состоянием запасов, дебиторской задолженности с целью предотвращения невыполнения финансового плана. Платежный календарь составляют на квартал с разбивкой по месяцам и более коротким периодам.
В платежном календаре могут быть сбалансированы поступления и расходования денежных средств. Правильно составленный платежный календарь позволяет обнаружить финансовые ошибки и таким образом избежать финансовых трудностей.
Для составления платежного календаря необходимо иметь следующую информационную базу:
1. план реализации продукции;
2. смета затрат на производство;
3. план капитальных вложений;
4. выписки из счетов предприятия и приложения к ним;
5. договоры;
6. внутренние приказы;
7. график выплаты зарплаты;
8. счета-фактуры;
9. установленные сроки платежей по финансовым обязательствам.
Признаком ухудшения финансового состояния предприятия служит превышение планированных затрат над ожидаемыми поступлениями, которое означает недостаточность собственных возможностей для покрытия. В этих случаях необходимо решить следующие задачи:
§ перенести часть затрат на следующий период;
§ ускорить отгрузку и реализацию продукции;
§ принять меры для поиска дополнительных источников финансирования.
Излишек денежных средств в определенной мере свидетельствует о финансовой устойчивости и платежеспособности предприятия.
Вместе с платежным календарем необходимо составлять налоговый календарь, в котором указывать, какие налоги соответственно законодательству может платить предприятие, как они позволяют избежать просрочек и санкций. Для детализации картины можно разрабатывать платежные календари по отдельным видам движения денежных средств. Например, платежный календарь относительно расчетов с поставщиками, платежный календарь относительно обслуживания долга и т.п.
продолжение
–PAGE_BREAK–1.6.2.Кассовый план
Для планирования оборота наличных денег предприятием разрабатывается кассовый план. Он составляется на квартал и предоставляется в обслуживающий банк за 55 дней до начала квартала. Кассовый план обеспечивает своевременное получение наличных денег в банке и контроль за их использованием. При этом вводятся нормативы остатка наличных денег в кассе (лимиты), которые при необходимости могут пересматриваться. Наличность сверх установленных лимитов должна сдаваться в обслуживающие предприятие банки.
Кассовый план является типовым документом и составляется по строго определенной форме.
Бюджет денежных средств (кассовый план)представляет собой финансовый план потоков денежных средств корпорации, получаемых и расходуемых как по безналичному расчету, так и наличными. Бюджет денежных средств обычно составляется с разбивкой по месяцам, чтобы отразить сезонные колебания поступлений и расходов. При стабильных денежных потоках может быть оправдано составление бюджета с разбивкой на кварталы или более длительные промежутки времени. Целью составления бюджета денежных средств является оценка изменчивости доступного уровня денежных средств и планирование привлечения необходимого количества или инвестирования на короткие промежутки времени. Бюджет денежных средств также может рассматриваться как индикатор возможных проблем, связанных с нехваткой денежных средств.
Составление бюджета денежных средств включает шесть этапов:
1) выбор временного горизонта. Обычно равен месяцу, но при нестабильных денежных потоках могут составляться недельные или даже ежедневные бюджеты;
2) прогноз объема продаж и поступлений денежных средств на временном горизонте;
3) оценка общего объема поступлений денежных средств (притоки). Общая сумма включает поступление от продажи без предоставления кредита и по предоплате, получение денежных средств от дебиторов, другие поступления типа процентных, дивидендов от деятельности других предприятий, доходы от продажи активов, доходы по ценным бумагам и другие внереализационные доходы;
4) оценка расходов денежных средств (оттоки). Включаются текущие расходы за материалы, комплектующие, выплаты по заработной плате, выплаты по приобретенным материалам и комплектующим в прошлые периоды времени (погашение кредиторской задолженности), налоговые платежи, выплаты процентов и дивидендов, инвестиционные расходы и т.п.;
5) расчет чистого денежного потока;
6) составление бюджета денежных средств, показывающего, в какие периоды времени корпорация будет испытывать недостаток денежных средств, а в какие — избыток. Прибавляя к чистому денежному потоку каждого временного периода начальное количество денежных средств (на начало периода), получаем значение денежного потока на конец (остаток денежных средств на момент времени t). Полученное значение остатка сравнивается с минимальным бюджетом денежных средств (таким количеством денежных средств, которое руководство считает необходимым иметь в любой период времени) или с оптимальным (при котором минимизируются издержки хранения денежных средств). Превышение конечного значения чистого денежного потока над минимальным бюджетом показывает избыток денежных средств. Размер минимального бюджета зависит от степени неопределенности условий функционирования (чем более неопределенны условия и высока неопределенность по денежному потоку, тем больше должно быть значение минимального бюджета денежных средств). Таблица 2 показывает общий вид бюджета денежных средств.
Таблица 2
Общий вид бюджета денежных средств
Временной горизонт
март
апрель
май
июнь
+приток денежных средств
— отток денежных средств
+ чистый денежный поток + поток на
начало временного горизонта = поток
на конец периода = остатку денежных средств
— минимальный бюджет денежных средств
= избыток (недостаток)
1.6.3.Финансовый план
Финансовый планпредприятия как документ представляет собой перечень доходных и расходных взаимоувязанных статей. Это обеспечивается привлечением других источников, включая и заемные. Все показатели финансового плана должны базироваться на достаточно обоснованных расчетах и содержать только такую информацию, которая оказывается легко проверяемой.
В настоящее время составление и оформление финансового плана не имеет каких-либо регламентаций. Тем не менее, существуют некоторые особенности методического свойства в подходах к такой работе. В том случае, если главным содержанием финансового плана является отражение финансового результата, прибыли, то становятся неактуальными некоторые из доходных и расходных статей. Так, отдельно выполняются расчеты, но не включаются в перечень статей выручка от реализации продукции, а также затраты на ее производство и реализацию. В составе собственных финансовых ресурсов учитывается начисляемая в течение планового периода амортизация.
Текущий финансовый план (баланс доходов и расходов) целесообразно строить по трем основным разделам.
1. Доходы и поступления средств.
2. Расходы и отчисления.
3. Взаимоотношения с бюджетами, банками и внебюджетными фондами.
Финансовое планирование предполагает конкретную увязку каждого вида вложений, направлений использования средств или отчислений с соответствующими источниками финансирования. Правильность составления финансого плана подтверждается тем, что итоги направлений использования средств (итоги строк) совпадают с итогами источников (итоги граф). Кроме того, составление проверочной шахматной таблицы позволяет подтвердить целевой характер использования финансовых ресурсов предприятия, обеспечить сбалансированность доходов и расходов по статьям, выявить резервы сокращения расходов и мобилизации дополнительных денежных средств.
продолжение
–PAGE_BREAK–1.6.4.План денежных потоков
Движение денежных средств отражается в плане денежных потоков. Хозяйственная деятельность хозяйствующего субъекта подразделяется на три вида: производственно-торговая, инвестиционная, финансовая. Для каждого из них определяется показатель «каш флоу» (cash flow от англ. cash – деньги, денежная наличность, flow – поток, течь) означает денежный поток, поток денежной наличности или просто денежную наличность. Показатель «каш флоу» означает ту часть денежных средств, которая остается у хозяйствующего субъекта, хотя бы и временно, до дальнейшего ее распределения.
«Каш флоу» от производственно-торговой деятельности равен сумме амортизационных отчислений, чистой прибыли и других денежных запасов (КФ):
где А – амортизационные отчисления, руб.;
П – чистая прибыль, руб.;
Н – неиспользованные средства ремонтного фонда и фондов специального и целевого назначения, руб.;
К – кредиторская задолженность, постоянно находящаяся в распоряжении хозяйствующего субъекта, руб.;
У – прирост стоимости основных фондов и нематериальных активов в результате их переоценки, руб.
«Каш флоу» от производственно-торговой деятельности показывает, как хозяйствующий субъект выполняет свою основную функцию – производить и реализовывать продукцию (работы, услуги).
В разделе «каш флоу» от инвестиционной деятельности отражаются платежи за приобретенные имущество и активы, а источником поступления денег служат денежные средства от реализации имущества и активов. В этом разделе следует указать не только затраты на вновь приобретенные имущества и активы, но и их балансовую стоимость, находящуюся в собственности хозяйствующего субъекта на начало планового периода.
В разделе «каш флоу» от финансовой деятельности в качестве источников поступления денег учитывают акционерный капитал, взятые кредиты и займы, полученные проценты, дивиденды и другие вклады. В качестве денежных выплат учитывают погашение кредитов и займов, выплаченные дивиденды, проценты, сделанные вклады и др.
Сумма «каш флоу» каждого из разделов «Плана денежных потоков» будет составлять остаток ликвидных средств в соответствующий период. Чем выше сумма этого остатка, тем лучше финансовое положение хозяйствующего субъекта.
План денежных потоков заканчивается составлением «каш-баланса». На конец расчетного периода он будет равен сумме «каш-баланса» предыдущего периода плюс остатки ликвидных средств текущего периода времени.
Целью финансирования является обеспечение положительной суммы остатка ликвидных средств во все периоды времени. Это будет свидетельствовать о финансовой устойчивости хозяйствующего субъекта. Поэтому величина «каш-баланса» должна быть всегда положительной. Отрицательная величина «каш-баланса» означает, что хозяйствующий субъект не в состоянии за счет денежных средств, находящихся в его распоряжении (собственных и чужих), покрыть свои расходы, то есть фактически является банкротом.
1.6.5.Бюджетирование
Под бюджетированием (budgeting) понимается процесс расчета и обобщения финансовых показателей, детализирующих финансовые планы корпорации в денежном и натуральном выражении на конкретный период времени. Представленные в виде таблицы значения показателей называются бюджетом. Бюджетирование является составной частью процесса планирования: как только составляется финансовый план на будущее, он подкрепляется расчетами и составлением бюджета.
Составление бюджета преследует три основные цели:
1. Планирование. Бюджет предполагает учет изменяющихся условий и отражает разработанный финансовый план в виде конкретных показателей.
2. Координация. Процесс бюджетирования помогает руководству корпорации координировать усилия, так как предполагает определение взаимосвязей между подразделениями. В ходе бюджетного процесса часто обнаруживаются различие интересов и возможные конфликты. Именно бюджетный процесс позволяет выявить неэффективное использование ресурсов.
3. Контроль. Разработанные бюджеты рассматриваются как ориентиры, с которыми сравниваются реальные результаты.
Отслеживание различий в фактических и бюджетных данных позволяет своевременно принять меры или провести корректировки бюджета и изменить тактические задачи всех подразделений.
В финансовом планировании выделяют оперативные (операционные, или текущие), финансовые и капитальные бюджеты. Текущими бюджетами называют разработанные множества показателей, отражающих текущую деятельность, и прежде всего получение реализационного дохода и текущие расходы. К текущим бюджетам относятся бюджеты (планы) сбыта, производства, сметы прямых затрат на материалы, сметы прямых затрат по оплате труда, смету административных расходов.
План сбытаявляется отправной точкой при подготовке сводного бюджета. Этот план показывает количество единиц каждого изделия, которые прогнозируется продать. Перемножение на прогнозируемые значения цен позволяет рассчитать объем реализации продукции или услуг по подразделениям и филиалам. Обычно этот бюджет разрабатывается подразделением маркетинга. При продажах в кредит оцениваются поступления денежных средств при немедленной оплате и с учетом отсрочки.
Бюджет производства (или производственный план)показывает, какое количество ресурсов и в какой период времени потребуется для производства планируемого объема выпуска (построение этого бюджета начинается с прогноза в натуральном выражении количества комплектующих, материалов, запасов). Прогнозируемый объем производства определяется вычитанием
оцененных запасов готовой продукции на складе на начало периода из суммы прогнозируемых к продаже единиц товара и оптимального объема готовой продукции на складе на конец периода. Этот бюджет основывается на смете затрат материалов, труда, комплектующих и т.п. Обычно он составляется производственным подразделением.
Смета прямых затрат на материалы определяет количество материалов, подлежащих закупке. Два фактора влияют на это количество: 1)прогнозируемый расход материалов (исходя из производственного плана) и 2) имеющиеся запасы.
Поэтому количество закупаемых материалов в натуральных единицах определяется как сумма расхода за период и оптимального размера запаса на конец периода за вычетом имеющихся запасов на начало периода. Перемножение на прогнозируемые цены позволяет рассчитать оттоки денежных средств (при покупке в кредит вносятся корректировки).
Для расчета прямых затрат на оплату труда ожидаемый объем производства в каждом периоде времени умножается на число часов работы, необходимых для производства одной единицы продукции. Далее результат умножается на стоимость прямых затрат труда за час. Получаем общие затраты на оплату труда по подразделениям и филиалам.
Специализированные (индивидуальные) бюджетыобъединяются в единый бюджет, формирующий операционный план и предварительные отчет о финансовых результатах и балансовый отчет. Совокупный бюджет определяет планируемые показатели по всей корпорации по объему реализационного дохода, издержкам и прибыли.
Финансовые бюджеты показывают, как на производственную деятельность корпорации влияют финансовые и инвестиционные решения. Основными финансовыми бюджетами являются:
-бюджет денежных средств (или кассовый план cash budget);
-предварительные баланс и отчет о финансовых результатах с учетом возможного изменения финансовых условий функционирования.
Предварительный балансовый отчет строится путем корректировки балансового отчета за предыдущий период (закончившийся год) с учетом прогнозируемых продаж и затрат. Его составление необходимо по следующим соображениям:
-позволяет вскрыть отдельные неблагоприятные перспективы и проблемы, которыми финансовый менеджер не планировал заниматься;
-играет контрольную роль для координации всех прочих планов;
продолжение
–PAGE_BREAK–Глава 2. Практические рекомендации по разработке, внедрению и использованию платежного календаря 2.1. Этапы разработки платежного календаря
Рассмотрим типичный пример производственной компании, в которой есть несколько подразделений: отделы продаж, отделы логистики, отдел маркетинга, администрация, финансово-экономический отдел и производственные участки.
Все подразделения выполняют возложенные на них функции, для осуществления которых требуются средства. И если какая-то из служб не сможет выполнять качественно свою работу, то под угрозой окажется развитие всей компании.
Кто решает, нужно ли сегодня понести какие-то затраты для деятельности отдела? Вполне очевидно, что на этот вопрос может ответить руководитель каждого конкретного подразделения или человек, которому он делегировал часть полномочий. Отсюда вывод: необходимость в затратах для каждого подразделения (следовательно, и необходимость в выплатах) определяет непосредственно руководитель каждого подразделения.
Основные проблемы, с которыми сталкиваются руководители отделов:
§ отсутствие системы планирования поступлений и выплат денежных средств;
§ отсутствие формализованных процессов, по которым заявки на выплаты денег подаются, утверждаются и оплачиваются;
§ слабая культура платежной дисциплины как таковой.
Решить такие вопросы помогает механизм платежного календаря как подсистема бюджетного управления компанией. Основное предназначение платежного календаря — структуризация, формализация и автоматизация системы денежных потоков на предприятии.
Для того чтобы платежный календарь заработал, необходимо начать планировать денежные потоки, разработать принцип прохождения и утверждения заявок на выплаты, который будет понятен каждому сотруднику. Реализация этой задачи невозможна без осознания принципиального положения: планированием поступлений и выплат не могут заниматься исключительно финансовый директор, финансовая служба или бухгалтер.
Планирование денежных потоков — это комплексная задача, которую необходимо решать руководителям подразделений совместно с финансово-экономической службой. Каждое подразделение планирует свои выплаты, например, на год помесячно, каждый месяц конкретизирует и детализирует план понедельно. Эти планы собираются по всей компании и утверждаются руководством. И только с этого момента финансовая служба начинает полноценно управлять денежными потоками. В результате финансовый директор может легко отказать в оплате счета, которого нет в утвержденном плане компании. Теперь финансовая служба может эффективно распределять денежные потоки по каждому дню, не привлекая, как раньше, в критические моменты кредиты и неся непредвиденные расходы по процентам.
2.2. Связь платежного календаря с бюджетом движения денежных средств
Платежный календарь как инструмент оперативного управления финансами направлен на практическое решение поставленных задач. Платежный календарь является декомпозицией бюджета движения денежных средств (БДДС) на краткосрочный период и помогает осуществлять контроль над выплатами в рамках установленных лимитов по БДДС (см. рис. 2.)
Рис. 2. Связь платежного календаря с бюджетом движения денежных средств
Процесс внедрения в компании платежного календаря можно разбить на несколько последовательных этапов (см. рис 3.):
Рис. 3. Процесс внедрения платежного календаря
1. Формирование БДДС (плановых данных). Данный процесс реализуется в рамках бюджетирования. Является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется с плановыми данными.
2. Определение лимитообразующих аналитик, т.е. аналитик (Статья БДДС, контрагенты, договоры, источник ДС — [Денежные средства] ), в разрезе которых будет идти проверка на возможность выплат и поступлений.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение ответственных по процедурам, задачам в рамках данного бизнес-процесса.
5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».
2.3. Этапы внедрения платежного календаря
Внедрение платежного календаря в компании может привести к корректировке бизнес-процессов, оптимизации финансовой и организационной структуры. Рассмотрим каждый из этапов внедрения подробнее:
Этап 1. Формирование плановых данных
Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными центрами финансовой ответственности (ЦФО). Бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Данный этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка на возможность оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.
Важно составить Бюджет движения денежных средств в разрезе денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности. Для этого необходимо иметь бюджеты как по основной деятельности, так и бюджеты инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (то есть тот, кто принимает решения и несет ответственность как за плановые показатели, так и за фактические показатели, отклонения факт-план).
Этап 2. Определение лимитообразующих аналитик
Перечень лимитообразующих аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/поступлений на возможность реализации. В большинстве случаев выделяют следующие лимитообразующие аналитики:
§ Центр финансовой ответственности (ЦФО);
§ Источник денежных средств — может быть определителем как источника денежных средств, так и юридического лица, с которого пройдет оплата;
§ Контрагент — получатель денежных средств;
§ Договор с контрагентом в рамках которого будут осуществлены выплаты; Статья БДДС, по которой пройдут выплаты денежных средств;
§ Проект, по которому идут инвестиционные выплаты;
§ Приоритет платежа.
Для каждой статьи расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:
Таблица 3
Очередь
Описание
Статьи БДДС
Сроки платежа
1
Платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании (штрафные санкции или ухудшение деловой репутации)
Налоги, погашение кредитов и процентов по ним, заработная плата
Строго в соответствии со сроком, указанным в заявке или договоре
2
Платежи, относящиеся к основной деятельности
Оплата основным поставщикам
Допустима задержка оплаты на срок до 3 банковских 3 дней
3
Платежи, связанные с обеспечением вспомогательных бизнес-процессов
Оплата за аренду офиса, коммунальные платежи, за телефонные переговоры и т.д.
Допустим перенос сроков оплаты более чем на 3 банковских дня
При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение платежей 3-ей очереди в бюджете или отмену таких платежей. При изменении сроков платежа финансовая служба извещает об этом инициатора платежа.
Соответственно статьи расходов, имеющие низкие приоритеты позволяют при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при кассовом разрыве. Кроме того, руководство компании обладает полномочиями по изменению очередности платежей.
Этап 3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок
Определив лимитообразующие аналитики и реквизиты платежа, необходимо сформировать инструментарий оплаты/поступления денежных средств. Следует отметить, что система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс«Платежный календарь» включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому требуется инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление денежных средств, а руководство или уполномоченные принимать решения сотрудники реализуют данные заявки через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплат ДС, содержащий всю описательную информацию о данной операции. Программным продуктом, на котором реализовывается указанный документооборот, может быть «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы».
Лимитообразующие аналитики должны быть проверены на возможность оплаты, т.е. на этапе формирования заявки система сверяет заявленную сумму с плановыми данными.
Для просмотра руководителем всего перечня заявок формируются реестры заявок. Реестр заявок – это список или перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).
Соответственно, заявка и реестр заявок на выплату денежных средств должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении ДС.
Этап 4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»
После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок завершается первая сторона, один из аспектов бизнес-процесса «Платежный календарь» — статика. Это означает, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в документах, реестрах, утвержденных заявках. Т.е. данные документы могут быть задействованы в системе платежей предприятия.
Но вторая сторона данного вопроса, именно динамика процесса, этап, отвечающий на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе и в этом аспекте важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия сотрудников, и, следовательно, результат и репутация платежной дисциплины предприятия.
Наилучшим вариантом реализации бизнес-процесса является его графическое представление. Пример диаграммы бизнес-процесса «Заявка на денежные средства» для одной из производственных компаний представлен на рис. 3.
Рис. 4. Графический вид бизнес-процесса «Заявка на денежные средства»
Участники бизнес-процессов платежного календаря и их функции
При описании бизнес-процессов платежного календаря необходимо определить участников и подробно описать их функции:
1. Определение участников системы управления денежными средствами:
Инициаторы платежей, в роли которых могут выступать сотрудники или руководители ЦФО, отвечающие за расходы по ЦФО;
Акцепторы платежей, в зависимости от сложности системы и необходимости проверок можно создавать несколько уровней контроля платежей;
Исполнитель платежей. После подтверждение платежей заявка направляется в бухгалтерию, которая ее оплачивает.
2. Описание роли каждого участника и его обязанностей:
Формирование инициатором платежа заявки в электронной платежной системе;
Утверждение заявки руководителем ЦФО, проверка целесообразности и обоснованности данного расхода;
Акцепт заявки сотрудником отдела планирования, проверка суммы расхода в заявке на лимит в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде;
Акцепт заявки финансовым менеджером;
Акцепт заявки финансовым директором (для заявок, требующих акцепта финансовым директором);
Акцепт заявки генеральным директором (для заявок, требующих акцепта генеральным директором);
Регистрация финансовым менеджером состояния заявок в электронной платежной системе;
Исполнение заявки кассиром, выдача по заявкам наличных денежных средств;
Исполнение заявки бухгалтерией, осуществление безналичных оплат.
3. Определение возможных маршрутов, сроков и последовательности прохождения заявок на оплату.
Этап 5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»
Заключительным этапом разработки процесса является его регламентация. Бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах. Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. Для наглядности удобно сопроводить регламент таблицей с описанием процедур, сроков исполнения, ответственных.
Этап 6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»
Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:
создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату или реестры);
формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру, платежного календаря;
реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.
Платежный календарь может быть реализован на практике с помощью программных продуктов, отличающихся по стоимости и функциональным возможностям. Выбор программного продукта зависит от количества требований, предъявляемых к системе, и материальных ресурсов компании.
До сих пор множество предприятий для управления денежными средствами используют Excel, который имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных.
В настоящее время все больше компаний принимают решение о внедрении системы управления финансовыми потоками с помощью специализированного программного обеспечения. Программные продукты существенно повышают скорость и качество принятия управленческих решений в системе управления денежными средствами благодаря следующим функциональным возможностям:
создание электронных заявок на оплату в информационной системе;
автоматический контроль заявок на соответствие лимитам в бюджетах;
формирование отчетности, необходимой для контроля исполнения платежей, бюджетов движения денежных средств;
поддержка процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
разграничение прав доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, руководитель ЦФО видит в системе только заявки по своему ЦФО.
После того, как бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное — их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.
продолжение
–PAGE_BREAK–