Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного органа на примере УВД г. Усть-Илимска

Курсовая работа
Организационно-правовое и документационное обеспечениеуправления государственного органа на примере УВД г. Усть-Илимска

ОГЛАВЛЕНИЕ
 
ВВЕДЕНИЕ
1.  Государственная системадокументационного обеспечения управления в РФ
1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства
1.2 Документированиеуправленческой деятельности: унификация и стандартизация1.3 История управления и делопроизводства в1945-1990 гг.
ГЛАВА 2.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ЕГООССОБЕННОСТИ В УВД Г. УСТЬ-ИЛИМСКА
2.1 Характеристикаделопроизводства в органах внутренних дел
2.2Подготовка документов к архивному хранению в УВД г. Усть-Илимска
2.3 Организация работы с документами в подразделениях министерства
ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМНЫЕ ВОПРОСЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕУВД Г. УСТЬ-ИЛИМСКА
3.1 Проблемы составления номенклатуры дел и формирование дел в УВДг. Усть-Илимска
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ИЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ
 
В любой организации решениепроблем документационного обеспечения управления возлагается наспециализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел,канцелярию и др.
В целях совершенствованияорганизации делопроизводства и порядка работы с обращениями граждан вцентральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России утвержденаИнструкция по делопроизводству — Приказ МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 года.Данный документ разработан в соответствии с федеральными законами и иныминормативными актами, а также положениями Государственной системы документационногообеспечения управления и Государственными стандартами РФ и определяет единуюсистему организации делопроизводства и порядок работы с документами,письменными и устными обращениями граждан и народных депутатов в главныхуправлениях, управлениях и иных подразделениях МВД РФ.
Современное делопроизводствовключает:
• обеспечение своевременного иправильного создания документов (документирование);
• организацию работы сдокументами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль,хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив,уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство»в последние десятилетия используется термин документационное обеспечениеуправления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерныхсистем и их организационным, программным и информационным обеспечением дляприближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Внастоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечениеуправления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той жедеятельности.
Государственная система документационногообеспеченияуправления. Этот документ представляет собой совокупностьпринципов и правил, устанавливающих единые требования к документированиюуправленческой деятельности и организации работы с документами в органахгосударственного управления. Это один из основополагающих федеральныхнормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующихразработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированномууправлению документацией — информационному менеджменту.
Для написания данной дипломной работы привлекалисьследующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защитеинформации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формированиии использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки,накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителюдокументированной информации; создании и использовании информационныхтехнологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов,участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержитопределения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный закон «Об электронной цифровойподписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условийиспользования электронной цифровой подписи в электронных документах, присоблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документепризнается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажномносителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровойподписи, особенности ее использования.
Актуальность выбранной темы обуславливаетсянедостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления вгосударственных органах. Решение проблемы управления документацией всовременных условиях позволит целенаправленно формировать информационныересурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование.
Цель дипломной работызаключается в выявлении особенностей организационно-правовогои документационного обеспечения управления государственного органа на примереУВД г. Усть-Илимска.
Исходя из поставленной цели были сформулированыследующие задачи:
· Изучитьгосударственная система документационного обеспечения управления в РФ
· Провестианализ общетеоретических аспектов организация и технология документационногообеспечения УВД РФ
· Рассмотретьисторию развития делопроизводства
· Проанализироватьособенности делопроизводства в УВД г. Усть-Илимска
· Выявитьпроблемные моменты документации и ее регулирования в УВД г. Усть-Илимска
· Предложитьпути решения выявленных проблем в ходе исследования.
В ходе дипломной работы были изучены ипроанализированыорганизация и технология документационного обеспечения деятельности УВД РФ. Темарегистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой «Регистрация –ключевой момент организации работы секретаря с документами», И.Л.Артамоновой«Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации».
Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документовописываются в статьях Т.В. Кузнецовой «Ведение контроля за сроками исполнения –важнейшая задача секретаря», Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов ипоручений», С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения – важноеусловие успешной работы офиса».
Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачидокументов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П.Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива» и«Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Н.В. Басакина– «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учрежденийразличных форм собственности», В.Д. Банасюкевича «Новый типовой перечень». Этутему продолжают Н.В. Шатина «Составление номенклатуры дел», Е.М. Емышева«Методика составления номенклатуры дел». В данных статьях описывается ходработы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел сучетом сроков хранения по новому перечню.

1. Государственнаясистема документационного обеспечения управления в РФ
 
1.1 Нормативно-методическая базаделопроизводства
Общие принципы организации документационного обеспеченияуправления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации,Уголовного кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации обадминистративных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В нихустанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксацииактов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтвержденияправоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия сдокументами и информацией.
Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальнымизаконами:
— использование изображения Государственного герба РоссийскойФедерации на бланках документов регламентируется Федеральным конституционнымзаконом от 20 декабря 2000 г. №2-ФЗ «О Государственном гербе РоссийскойФедерации»;
— порядок использования государственного языка в официальныхдокументах устанавливается Федеральным законом Российской Федерации от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;
— правовое обеспечение процедур прохождения государственнойгражданской службы и формирования ее кадрового состава закреплено в статьяхФедерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданскойслужбе Российской Федерации» и указах Президента Российской Федерации, изданныхв развитие положений закона;
— Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» утверждаетправовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.
Указом Президента Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 474 Правительству Российской Федерации поручено утверждение ряда нормативных документов пообеспечению совершенствования системы дополнительного профессиональногообразования государственных гражданских служащих (Положение о программе государственногооргана по профессиональному развитию гражданских служащих и примерная формапрограммы, Положение о стажировке гражданских служащих, государственныетребования к профессиональной переподготовке, повышению квалификации истажировке гражданских служащих, примерная форма государственного контракта напрофессиональную переподготовку и повышение квалификации гражданских служащих),а также утверждено Положение о дополнительном профессиональном образованиигосударственных гражданских служащих Российской Федерации, котороепредусматривает включение в документационное сопровождение процедур новых формдокументов (Заявка на обучение федеральных государственных гражданских служащихпо образовательным программам дополнительного профессионального образования,Государственный заказ на профессиональную переподготовку, повышениеквалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих).
Порядок оформления адреса в почтовых отправлениях и реквизитахдокументов закреплен в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденныхПостановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Интегрированную обработку данных в автоматизированныхинформационных системах обеспечивают общероссийские классификаторытехнико-экономической и социальной информации. Постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 10 ноября 2003 г. №677 утверждено Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийскихклассификаторов технико-экономической и социальной информации всоциально-экономической области.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учетутруда и его оплате утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Порядок ведения личного дела гражданского служащего определен Положением о персональныхданных государственного гражданского служащего Российской Федерации и веденииего личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.
Вопросы архивного хранения документоврегламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Терминыи определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновлениянормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии сфедеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всехвидах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела:«Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы,образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческихфункций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо отих функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служитцелям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда РоссийскойФедерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора ихна постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также приподготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификациидокументов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработкеведомственных перечней.
Принятая в работе с документами терминология нормативно закрепленав ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. Термином «делопроизводство» определяется самостоятельная отрасльадминистративно-управленческой деятельности организации, учреждения,предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы софициальными документами, создание документационной информационной базы на различныхносителях для использования управленческим аппаратом в процессе выполнениясвоих функций.
В научной литературе последнего десятилетия в качестве синониматермина «делопроизводство» стало использоваться понятие «документационноеобеспечение управления», чем подчеркивается информационно-технологическийхарактер современной организации делопроизводства. Важнейшей частьюдокументационного обеспечения управления является документирование, представляющеесобой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях иоформления на основании установленных требований и норм всей необходимой дляуправленческой деятельности информации.
В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — зафиксированная на материальномносителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.В документе, выступающем одновременно и средством, и способом выполнениявозложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческойдеятельности, определяя его полифункциональность.
Обязательным элементом оформления документа, обеспечивающим егоюридическую силу, является реквизит. ГОСТом Р 6.30—2003 устанавливаетсямаксимальное число (30) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительныхдокументов.
Юридическая сила документа естьсвойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Организация работы с документами —составляющая делопроизводства, которая включает организацию документооборота, атакже систему хранения документов и использования их в текущей деятельности органауправления.
Документооборотом организации,учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур,обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания илипоступления до завершения исполнения или отправки.
Система хранения документов представляетсобой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документовс целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации,учреждения.
1.2Документирование управленческой деятельности: унификация и стандартизация
Государственнаясистема документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупностьпринципов и правил, устанавливающих единые требования к документированиюуправленческой деятельности и организации работы с документами в органахгосударственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях иобщественных организациях. ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения,общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документыпо вопросам документационного обеспечения управления.
Основнаяцель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышениекачества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивныхтехнических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации,совершенствование работы аппарата управления.
Вразвитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные иметодические документы по совершенствованию документационного обеспеченияуправления:
Документационноеобеспечение управления в организации осуществляется специальной службой,подчиненной непосредственно руководителю организации. Должностные лицаорганизаций при работе с документами руководствуются требованиями Основныхположений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых иреспубликанских нормативных и методических документов.
Общиетребования к документам и службам документационного обеспеченияраспространяются на все системы документации органов государственногоуправления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций ипредприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники имикрографии.
Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения являютсянормативно-методической базой для совершенствования на единой основедокументационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификациисостава и форм документов, повышения их качества, работ службыдокументационного обеспечения на базе научной организации труда и внедренияновейших технических средств.
Общиетребования разработаны в соответствии с законами РФ, устанавливающими порядокорганизации и деятельности государственного аппарата, актами высших органовгосударственного управления по вопросам принятия и оформления управленческихрешений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствованияметодов управления и организационных структур и их информационного обеспечения,государственными стандартами в области документации и автоматизированнойобработки информации с учетом опыта практического использования унифицированныхсистем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономическойинформации.
Единыетребования ко всем системам документации внедряются путем изданиягосударственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций повопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающихспецифику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных системдокументации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указаниемсроков их хранения.
Наих основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты,организующие документационное обеспечение управления. Учреждениягосударственной архивной службы РФ оказывают министерствам и ведомстваморганизационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системыдокументационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативныедокументы по системе документационного обеспечения, разрабатывают методическиедокументы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.1.3 Историяуправления и делопроизводства в 1945-1990 гг
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемывосстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второйплан вопросы документационного обеспечения Управления. Повышение интереса кразработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнестик началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительнокачественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению спериодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчастидля исследований по проблемам управления и документационного обеспеченияуправления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего,на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитиюинформационных технологий в этой области.
Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики,математических методов управления, информатики и технической элементной базыпривели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизнипромышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческуюдеятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажногоофиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления,НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладныхпроблем — создание системы стандартов по документации, Единой государственнойсистемы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированныхсистем документации, совершенствование специальных систем документации,рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельностиуправленческих работников.
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание повопросам механизации труда инженерно-технических работников и работниковадминистративно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержаниюво многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. — подтвержденаактуальность создания специализированного института с возложением на негозадачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ иобозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этогосовещания активизировали работу ученых и практиков управления.
Определенной вехой в развитии вопросов работы с документамистала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примернаяинструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», вкоторой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этотпериод усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при СоветеМинистров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановкудокументальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной частиделопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятийСССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для службдокументации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системыдокументационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первымюридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления СоветаМинистров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главномуархивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручаласьразработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считатьподготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системеделопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзныйнаучно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД),которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАДразработал только методическую программу исследований.
В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовкекоторого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и праваАкадемии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по наукеи технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям дляиспользования, но только как положения, не имеющие официального статуса. АвторыЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологиювыполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носилакомплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но ирекомендации по научной организации труда служащих, структуределопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положенийповысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволилаоптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.
Однако элементы новых информационных технологий, частичнореализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСДпредставлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам ифинансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позжесозданием новой редакции Государственной системы документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в1988 г.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг.стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 идр.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.)технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированныхсистем документации (УСД) и серии государственных стандартов на этиунифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мерепозднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управлениязначительно улучшило оформление документации, рационализировало процедурыпоиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву дляавтоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждалсянаучной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированныхсистем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственнойавтоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планированияи управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалосьреализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации неполучили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации иостались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла иконцепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частичнореализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно несформулирована.
Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизациисдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийскийклассификатор управленческой документации, в который включены наименования формдокументов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основныеположения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакцииГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатнойчисленности сотрудников служб документационного обеспечения управления,Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые иукрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческихдокументов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбораэкземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.
К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированнаясистема документации не была издана массовым тиражом, что значительнозатрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерныепрограммы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплектышаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируютотечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

ГЛАВА 2.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОИ ЕГО ОССОБЕННОСТИ В УВД Г. УСТЬ-ИЛИМСКА
 
2.1Характеристика делопроизводства в органах внутренних дел
Ворганах внутренних дел различают общее, специальное, секретное и несекретноеделопроизводство. Общее делопроизводство – это документирование общейуправленческой деятельности, присущей любому органу государственногоуправления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессеосуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающихфункций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.)аппарата управления.
Реализацияосновных функций органа управления, то есть его специальная (внешняя),деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление иоформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальныхдокументов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственнойохране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы стакими документами являются специальным видом делопроизводства.
Документированиесведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работыс документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутреннихдел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайнойутраты, соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документахсведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам,называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правиламсекретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться какобщее, так и специальное делопроизводство.
Так,многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы,создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутреннихдел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретногоделопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной,административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.
Документы Министерствавнутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имуществоминистерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ,нормативно-методическими документами Государственной архивной службы РФ,Инструкцией по делопроизводству и иными документами МВД РФ.
Деятельность Министерствавнутренних дел РФ обеспечивается системой взаимоувязанных управленческихдокументов, составляющих документационную базу. Состав документационной базыопределяется исходя из компетенции министерства кругом управленческих функций,порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллективный), объемом ихарактером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.
Результатыоперативно-розыскной деятельности, расследования уголовных дел отражаются воперативно-служебных или процессуальных документах, делопроизводство по которымосуществляется отдельно, специально уполномоченными на то сотрудниками. Порядокведения секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкциейпо обеспечению режима секретности в органах внутренних дел (Приказ МВД СССР от10.01.90 г. № 05 «О мерах по укреплению режима секретности в системе МВДСССР» действует на территории РФ впредь до издания новых законодательныхактов РФ по этому вопросу).
Правила подготовки нормативныхактов в центральном аппарате МВД РФ регламентируются специальным нормативнымактом МВД России (Приказ МВД России от 23.09.92 г. №340 «О мерах посовершенствованию правовой работы в системе МВД России»). Ответственностьза организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядкаработы с документами, устными и письменными обращениями граждан и народныхдепутатов, своевременность и качество их исполнения, а также за обеспечениенадлежащих условий работы сотрудников, выполняющих делопроизводственныефункции, возлагается на начальника Аппарата Министра, начальников главныхуправлений, управлений и иных структурных подразделений министерства.
Непосредственно организуют иотвечают за состояние делопроизводства в подразделениях министерства начальникисекретариатов (канцелярий). Сотрудники подразделений министерства несутперсональную ответственность за соблюдение установленного порядка организацииделопроизводства и сохранность служебных документов.
При уходе сотрудника в отпуск,убытии в командировку, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документыпо указанию руководителя подразделения передаются другому сотруднику по актуили описи. При обнаружении утраты служебных документов сотрудники должнынемедленно доложить об этом руководителю соответствующего подразделения, атакже сообщить в установленном порядке в Аппарат Министра внутренних дел РФ.
Сведения, содержащиеся вслужебных документах, не подлежат разглашению. Передача документов, их копий(регистрационных карточек) из подразделений министерства работникам другихорганизаций допускается только с разрешения руководителя соответствующегоподразделения (секретных сведений — только с письменного разрешенияруководителя подразделения).
Общие положенияраспространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организациюработы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники,машиночитаемые и иные документы, независимо от их носителей. Компьютерные(автоматизированные) технологии обработки документной информации также должны отвечатьтребованиям организации документооборота в системе МВД. Методическоеруководство работой с документами в подразделениях министерства, контроль засоблюдением установленной системы делопроизводства, а также разработка иосуществление мер по рационализации делопроизводственных процессов, сокращениюслужебной переписки, устранению бюрократизма и волокиты при исполнениидокументов возлагается на Аппарат Министра.
Задачи, функции, порядокработы Аппарата Министра регламентируется положением о нем, утвержденнымМинистром внутренних дел РФ. Права, обязанности и ответственность сотрудников,участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности подразделенийминистерства, определяются должностными инструкциями, утверждаемымисоответствующими руководителями.
Аппарат Министра в целяхсистематизации учета служебных документов составляет перечень индексов,присваиваемых подразделениям министерства и его корреспондентам, которыйежегодно корректируется в установленном порядке. Подразделениям, входящим в состав,либо находящимся в оперативном подчинении главного управления, управления илиподразделения, непосредственно подчиненного МВД России, присваивается свойномер, добавленный к основному индексу через дробную черту (12/2 и т.п.).
Аппарат Министра регулярнопроверяет состояние делопроизводства в подразделениях министерства, оказываетим соответствующую практическую и методическую помощь, о результатах проверокинформирует их руководителей, докладывает руководству министерства.
При подготовке и оформлении документовнеобходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силудокументов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованиюих в справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки длямашинной обработки информации, а именно:
· документ не долженпротиворечить законодательным и иным нормативным правовым актам;
· в документе не должнобыть помарок и исправлений;
· документ должен бытьоформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями ведомственныхинструкций;
· содержание документадолжно быть строго последовательным, изложение точным и кратким.
В деятельности подразделенийМинистерства внутренних дел используются следующие основные виды документов:федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы ираспоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и ГосударственнойДумы Федерального Собрания РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ,федеральные целевые программы, международные договоры РФ и иные договоренностис зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы,акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады,пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.
Каждый документ, как правило,оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов(составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельныереквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо отего вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитампрежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланкадокумента. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумагитипографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный(фирменный) бланк документа. Для документов временного срока хранениядопускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместес текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.
Требования к оформлению иместу расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6.30-97«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».
2.2 Подготовка документов к архивному хранению в УВД г.Усть-Илимска
делопроизводствоархивный дело государственный орган
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовкаисполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения ихранения исполненных документов — создание условий для их использования всправочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов кхранению и использованию включает:
· экспертизу(оценку) научной и практической ценности документов;
· « оформление дел;
· описаниедокументов постоянного и долговременного хранения;
· обеспечениеих сохранности;
· передачудел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называетсяархив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации,не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийсяструктурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляетхранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственноехранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится присоставлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведенияэкспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи нагосударственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесениядокументов к различным делам и оказания методической помощи в проведенииэкспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертныекомиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции,права и порядок работы.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отборадокументов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов делапостоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личномусоставу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащихдальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянногохранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственноехранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личногопроисхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений обустановлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечнейдокументов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерациилистов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов;начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается впроцессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончаниякалендарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление делпроводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроковхранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлениюподлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичномуоформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутреннейпересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составлениязаверительной надписи.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименованиеструктурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для делпостоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома,части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Крометого, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место длянаименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках делпостоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве толькопосле включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПКсоответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого онпроставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами послевключения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК)учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственнойархивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителемучреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдатьследующие требования: название учреждения пишут полностью с указаниемподчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятоесокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку изноменклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела дляудобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки делапостоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимыеуточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурногоподразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурноеподразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурногоподразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры делорганизации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственнойархивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке неотражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведенияи уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указыватьсяих копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Еслиданные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то ихпомещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а еслиданные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут послеописания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деленескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общийзаголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годызаведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование делзависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в нихсформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другуюдокументацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировкаимеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей),являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации(составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных вдело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов,комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов илидаты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются датыподписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет)хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов наотдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами ипрописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак«+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительнаянадпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составленияи подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения всоставе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых заменаподлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи соссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долго временного(свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся вних документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела оприсуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторскиесвидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных поразновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретногосодержания, составляется внутренняя опись документов.
По окончании делопроизводственного года все завершенные делапостоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся вописи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовковдел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел впределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетнымдокументом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающимоперативный учет дел и описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственныйархив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этойцели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должныобеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можнолишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственныхорганов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательновкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятияподлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учрежденияили в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства илидолжностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующимиведомственными инструкциями.
В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдаватьдокументы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его местопомещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и накакое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из делне выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. Навыданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурноеподразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения,фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы длярасписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства,несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель ит.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурныхподразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководствуучреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственныйархив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаютсярегистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения(канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотекивключается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, пографику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом,ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителямиструктурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче введомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно вканцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или вструктурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителяорганизации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям илиноменклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел. соответствие ихколичества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архивапредварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архивструктурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установленынедостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальныйсотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работникасдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи и вобоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о егоналичии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываетсяколичество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а такжеставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела.При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.

2.3 Организация работы с документами вподразделениях министерства
Документы, адресованныенепосредственно в подразделения министерства, регистрируются секретариатами(канцеляриями) этих подразделений в установленном порядке. На каждый документ(до внедрения ЭВМ в подразделениях министерства) заполняются дверегистрационные карточки, одна из которых после доклада документа руководствупомещается в справочную картотеку по исполнителям.
Документы, поступившие из 1отдела Аппарата министра с регистрационной карточкой, учитываются в контрольномжурнале входящих документов подразделения министерства, и на них заполняетсятолько одна карточка учета. На карточке, поступившей вместе с такимидокументами, ставится порядковый входящий номер, за которым он зарегистрированв подразделении. После рассмотрения документа руководителем подразделения егорезолюция переносится на регистрационные карточки, затем регистрационнаякарточка 1 отдела Аппарата министра с распиской исполнителя в получениидокумента помещается в картотеку, а вновь заполненная карточка вместе сдокументом передается исполнителю.
Документы, полученные дляознакомления, подлежат возврату в 1 отдел Аппарата министра, как правило, втечение суток, если не оговорен иной срок. Регистрационные карточки надокументы в секретариатах (канцеляриях) подразделений министерства хранятся втечение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
Подготовленные подразделениемминистерства документы внутреннего обращения (планы, справки и др.), а такжепредложения в проекты нормативных актов, материалы к совещаниям в реестре(разносной книге): секретные — по учетным номерам отпечатанных документов,несекретные и для служебного пользования — без регистрации.
Подготовленные подразделениямиминистерства проекты приказов и иных нормативных актов, а также докладныезаписки, справки об исполнении поручений и проекты исходящих документовпредставляются на рассмотрение руководства министерства, как правило, через 1отдел Аппарата министра, где они регистрируются.
Если документы были возвращеныисполнителю на доработку руководством министерства, то вновь на докладруководству они должны быть предоставлены вместе с первоначальным вариантом.Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, тоон подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.
Начальники секретариатов(канцелярий) министерства обязаны вести строгий учет и контроль засвоевременным прохождением документов. В этих целях они должны 2 раза в месяцфиксировать в регистрационной карточке, в какой стадии находится рассмотрениедокумента (на докладе у руководства, на проработке, подготовке, у исполнителя,закончен рассмотрением, доложен, списан в дело). О ходе этой работы они обязанырегулярно докладывать руководству соответствующего подразделения.
Порядок обработкиотправляемых документов. Исходящаякорреспонденция отправляется за соответствующим регистрационным номером илиномерами, по которым эти документы были зарегистрированы ранее. Все документы,подписанные руководством министерства, направляются адресатам только зарегистрационными номерами Аппарата министра. Не допускается отправка такойкорреспонденции за индексами подразделений министерства, если не оговорен инойпорядок. Неоформленные или неправильно оформленные исходящие документы подлежатвозврату исполнителю.
Документ за подписьюруководства министерства, направляемый во все или большинство органоввнутренних дел России, размножается и отправляется секретариатом подразделенияминистерства, подготовившим этот документ. После чего подлинник документа сразверсткой на его рассылку передается на хранение в архив 1 отдела Аппаратаминистра.
На исходящие документызаполняется соответствующий раздел регистрационной карточки. Если поставленныев документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовкикакого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документеи возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационнойкарточке делается соответствующая отметка. Копии исходящих документовзаверяются работниками секретариата (канцелярии), производящими их отправку.Копии документов, подписанных руководством министерства при личном докладе, заверяютсяисполнителями.
Копии исходящих документов ирегистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся:- на корреспонденцию, отправленную 1 отделом Аппарата министра, в архиве (базеданных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и подразделении министерства,подготовившем документ (3-й экземпляр); — на корреспонденцию, отправленнуюподразделениями министерства, в этих подразделениях.
Правовые акты, подписанныеруководством министерства, учитываются (регистрируются) в приказном отделенииотдела обеспечения режима секретности в работе с документами и приказами (3отдел) Аппарата министра в журналах установленной формы. Рассылка ведомственныхправовых актов по органам внутренних дел Российской Федерации, другимминистерствам и ведомствам производится приказным отделением через экспедициюфельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденнойруководителем соответствующего подразделения.
С целью оптимальногообеспечения органов внутренних дел нормативными актами УВД и созданиянеобходимого резерва 3 отдел Аппарата министра по согласованию с исполнителемможет вносить в разверстку изменения. Отделом фельдъегерской службыпроизводится доставка и отправка:
— всех секретных и несекретныхдокументов за подписью руководства министерства, адресованных высшим органомгосударственной власти и управления Российской Федерации;
— срочной корреспонденции заподписью руководства министерства, подлежащей доставке адресатам, расположеннымв границах г.Москвы;
— корреспонденции из центральногоздания министерства (ул.Житная,16) в его подразделения, расположенные по другимадресам, и обратно.
Вся корреспонденция отделомфельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертированном виде.Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам.Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется помаршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с АппаратомМинистра.
Пересылка документов, дел иизданий «Для служебного пользования» производится, как правило, заказными илиценными почтовыми отправлениями, а также с курьером. Отправляемые документы,дела и издания «Для служебного пользования» должны быть вложены в конверты изплотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса инаименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенныхдокументов с добавлением отметки «ДСП» после каждого номера. На конверте,упаковке документов «Для служебного пользования» запрещается указывать фамилиии должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурныхподразделений.
Порядок оформления и передачи(пересылки) совершенно секретных и секретных документов, специзделий,технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а такжедокументов и изданий с грифом «Для служебного пользования» за границу илипредставителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентированспециальными положениями.
Порядок печатания икопирования документов, выполнение стенографических работ.Вмашинописных бюро печатаются документы только служебного характера. Несекретныерукописи в машинописные бюро (машинистке, секретарю) сдаются без расписок,секретные — под расписку на корешках спецблокнота или во внутренней описидокументов, находящихся у исполнителя. Рукописи, сдаваемые для печатания,должны быть написаны разборчиво, чернилами или пастой темного цвета, тщательновыверены. Рукописи, написанные не разборчиво или карандашом, для печатания непринимаются.
При печатании документов машинисткисоблюдают установленный порядок расположения текста, правила орфографии ипунктуации. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляраотпечатанного документа внизу слева проставляется количество экземпляров,адресовка экземпляров (например: 1 — в адрес, 2 — в АМ МВД, 3 — в дело,сокращенное наименование главка), фамилия исполнителя, номер его телефона,инициалы машинистки, дата, когда был отпечатан документ.
На каждый отпечатанныйсекретный документ машинописное бюро (машинистка, секретарь) заполняют учетнуюкарточку. На каждом листе такого документа (в левом нижнем углу лицевойстороны) печатается учетный номер машинописного бюро. Отпечатанный секретныйдокумент и черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке,которая затем под расписку в журнале передается в секретариат для контроля задальнейшим движением подготовленного документа. Отпечатанные несекретныедокументы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.
Считка и вычитка отпечатанныхдокументов производится исполнителем. На копирование документы передаются намножительный участок или типографию по наряду установленной формы. Наряд втипографию подписывается руководителем подразделения министерства, а в Аппаратеминистра — начальником (заместителями начальника) 3 отдела.
На копирование передаются, какправило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописные тексты,отвечающие необходимым техническим требованиям. Копирование секретныхдокументов производится в порядке, установленном соответствующей инструкцией.Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощьюстенографирования. Стенографирование, независимо от степени секретности текста,производится в специальных тетрадях, которые учитываются в журнале учетастенографических тетрадей. Использованные стенографические тетради хранятся 1год, после чего уничтожаются в установленном порядке.
При расшифровке и печатаниистенографических записей стенографистка руководствуется правилами,установленными для выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовканапечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильныхсписков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информациипо телефону.
Учетзаконодательных и подзаконных актов высших органов государственной власти иуправления в подразделениях министерства. Полученные для исполнения либоознакомления нормативные акты регистрируются в журналах установленного образца.Штампы с наименованием подразделений, дата регистрации и регистрационные номерав этих случаях на актах не проставляются.
Обработка, докладруководителям подразделений и передача документа должны осуществляется в деньих поступления в секретариат (канцелярию) или первый рабочий день припоступлении документов в нерабочее время. После ознакомления всех заинтересованныхлиц с поручением руководства министерства, руководителя подразделения ивыполнения поручения ответственным исполнителем документы возвращаютсясекретариатам подразделений министерства фельдсвязью в группу по рассмотрениюзаконодательных и иных нормативных актов 1 отдела Аппарата министра.
Организация работы с письмамии обращениями граждан. Рассмотрение, учет и прохождение писем граждан. Работа с письмами (предложениями,заявлениями, жалобами) граждан, народных депутатов всех уровней, военнослужащих,сотрудников УВД и т.д. ведется в соответствии с действующим законодательством.
Делопроизводство по письмамведется отдельно как в Аппарате министра, так и в других подразделенияхминистерства. Все поступившие письма граждан, рапорты работников УВД должныбыть зарегистрированы в секретариате (канцелярии) в день их поступления. Насвободном от текста месте, на 1 листе письма, а на поступившем из органоввласти и управления, редакций средств массовой информации на сопроводительномдокументе или поручении проставляются порядковый регистрационный номер и датапоступления.
Учет писем может производитьсяв журналах, по ежедневной ведомости, карточкам учета писем установленногообразца, а также на машинных носителях ЭВМ (в службах, где обработка писем автоматизирована).
Повторные письмарегистрируются так же, как и первичные. На письме, на свободном от текстаместе, проставляется штамп «Повторно». О повторности делается отметкав кодовой части учетной карточки. Повторными считаются письма, поступившие от одноголица по одному и тому же вопросу и в которых автором обжалуется решение попредыдущему письму, сообщается о нарушении сроков или других недостатках приего рассмотрении. Письма без подписи (анонимные) не регистрируются иуничтожаются. В исключительных случаях письмо без подписи, содержащее сведенияо готовящихся или совершенных преступлениях, может быть направлено в службыминистерства для использования в оперативных целях.
Анонимные обращенияначальником Приемной УВД РФ списываются без рассмотрения и уведомления в дело,о чем делается соответствующая запись. Письма, о результатах рассмотрениякоторых необходимо информировать высшие органы государственной власти иуправления, народных депутатов, редакции средств массовой информации,министерства и ведомства, берутся под особый контроль и разрешаются в первуюочередь. В этих случаях на письмах и карточках проставляется штамп «Особыйконтроль». Проведение проверок по таким письмам, как правило, подчиненнымОВД не поручается.
Письма граждан по вопросам, которыемогут быть решены в подразделениях без доклада руководству министерства илислужб, а также письма, подлежащие рассмотрению в территориальных УВД,направляются в соответствующее подразделение министерства для исполнения ссопроводительной карточкой установленной формы. По каждому письму не позднеечем в пятидневный срок должно быть принято одно из следующих решений: опринятии к своему производству или о не рассмотрении его (анонимное), передачана рассмотрение в подчиненный УВД, направлении по принадлежности в другоеподразделение министерства либо другое министерство, ведомство, если вопросы,поднятые в письме, не входят в компетенцию УВД.
Письма считаются разрешенными,если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры,заявителю дан ответ в письменной или устной форме. После окончания проверки ифактического исполнения письмо вместе с перепиской возвращается в канцеляриюподразделения с пометкой должностного лица, принявшего решение об окончаниирассмотрения письма, — «В дело». Документы в делах располагаются в алфавитном,хронологическом порядке или по территориям. Повторные письма и материалыпроверки по ним подшиваются к первичным документам. Неразрешенные письма инеправильно оформленные документы по их проверке подшивать в дело запрещается.

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМНЫЕВОПРОСЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ УВД Г. УСТЬ-ИЛИМСКА
 
3.1 Проблемы составления номенклатуры дели формирование дел в УВД г. Усть — Илимска
Документы после исполнениягруппируются в дела. В целях правильного формирования дел, обеспечивающегобыстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификациядокументов, которая закрепляется в номенклатуре дел, представляющей собойсистематизированный перечень наименований (заголовков) дел.
Номенклатура дел – это систематизированныйперечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы,образующиеся в процессе деятельности подразделения, кроме техническойдокументации и печатных изданий. При составлении номенклатуры делподразделениям ОВД необходимо учитывать требования к номенклатуре дел,содержащиеся в Государственной системе документационного обеспеченияуправления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документовс указанием сроков хранения.
Номенклатура дел подразделенияразрабатывается начальником секретариата (канцелярии), утверждается начальникомподразделения и вводится в действие с 1 января следующего календарного срока.Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:наименование подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, местосоставления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, грифсогласования (одобрения).
Содержательная частьноменклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел,заголовки дел, количество дел (томов, частей) и номер статьи по перечню,примечания.
В графе 1 таблицы номенклатурыдел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:
— индекс структурногоподразделения или индекс направления деятельности (при отсутствии структурныхподразделений);
— порядковый номер дела внутриданного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются вопределенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются поразделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры делявляются наименования структурных подразделений или направлений деятельности.
Порядок расположениязаголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов,входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые иотчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроковхранения документов.
При составлении заголовков делследует учитывать, что:
— заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов,группируемых в данном деле;
— заголовок должен бытькратким, четко сформулированным;
— заголовки типа «Общаяпереписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.
Заголовкидел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образуетследующие элементы:
— название вида дела (переписка, журнал ит.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения ит.д.);
— название подразделения ОВДили его структурного подразделения;
— адресат или корреспондентдокумента;
— краткое содержаниедокументов дела;
— название территории(местности), с которой связано содержание документов дела;
— даты (период), к которымотносятся документы дела;
— указание на копийностьдокументов дела.
Название вида заводимого дела илиразновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» – вконце заголовка. Например: «Приказы начальника ОМ №3 по личному составу за 1999год. Копии.».
В заголовках дел,предназначенных для группировки документов одной разновидности, этаразновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколызаседаний аттестационной комиссии за 1999 год». В заголовках дел, содержащихпереписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.Например: «Переписка с Академией управления МВД РФ по вопросам переподготовкиличного состава».
В заголовках дел, содержащихпереписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, ауказывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих плановуюили отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на(за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.Например: «Годовой план работы кафедры ОДДЧиИМО БЮИ МВД РФ на 1999/2000 учебныйгод».
В наименованиях дел,содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документаи автор, например: «Приказы начальника УВД по личному составу за 1999 год».Взаголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, несвязанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве видадела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываютсяосновные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты,описи, ведомости)».
Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся вноменклатуру дел следующего года с тем же индексом.В номенклатуру делподразделения также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела иномер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5«Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), опереходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь жедаются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов. Приоформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервныеномера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем длявнесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, носформированных в течение календарного года в подразделении.
По окончании календарного годак номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельнопостоянного и временного сроков хранения. Формированием дел называетсягруппировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированиедел осуществляется работниками секретариатов (канцелярий) соответствующихподразделений министерства.
При формировании дел требуетсястрого соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные,правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел пономенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одноговопроса; группировать документы календарного (делопроизводственного) года, заисключением переходящих дел; не допускается включение в дело документов, неотносящихся к нему, подлежащих возврату, а также черновиков, вариантов и копийдокументов.
Каждое дело должно содержать,как правило, не более 250 листов (30 — 40 мм толщины). Номер дела, в котороедолжен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документепроставляется: отметка «В дело №…», дата, подпись исполнителя илируководителя структурного подразделения.
Распорядительные документыгруппируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.Приказы по личному составу формируются в дела отдельно от приказов по основнойдеятельности. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому ониотносятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективныепланы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об ихвыполнении — в дела последнего года. Письма и заявления граждан, запросысоциально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материаламипо их рассмотрению.
Переписка по вопросамслужебной деятельности группируется в дела за период календарного года исистематизируется в хронологической последовательности: документ-ответпомещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенномувопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущегогода с указанием индекса дела предыдущего года.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
 
Документы Министерствавнутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имуществоминистерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ,нормативно-методическими документами Государственной архивной службы РФ,Инструкцией по делопроизводству и иными документами МВД РФ.
Деятельность Министерствавнутренних дел РФ обеспечивается системой взаимоувязанных управленческихдокументов, составляющих документационную базу. Состав документационной базыопределяется исходя из компетенции министерства кругом управленческих функций,порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллективный), объемом ихарактером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.
Результаты оперативно-розыскнойдеятельности, расследования уголовных дел отражаются в оперативно-служебных илипроцессуальных документах, делопроизводство по которым осуществляется отдельно,специально уполномоченными на то сотрудниками.
Порядок ведения секретногоделопроизводства осуществляется в соответствии с инструкцией по обеспечениюрежима секретности в органах внутренних дел (Приказ МВД СССР от 10.01.90 г. №05 «О мерах по укреплению режима секретности в системе МВД СССР»действует на территории РФ впредь до издания новых законодательных актов РФ поэтому вопросу).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения. Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.1991, 75 с.
2. ГОСТ Р 1.5-92«Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению,изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов,1992.
3. Конституция РФ //Российская газета 25 декабря 1993.
4. Основы законодательстваРФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России,1993.
5. Основызаконодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственнаяархивная служба России, 1993.
6. Постановление СоветаМинистров – Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов иорганизации их в делопроизводстве» 03.04.93 г. № 191.
7. Нормы времени наработы по автоматизированной архивной технологии и документационномуобеспечению органов управления. М., 1993, 77 с.
8. Положение обАрхивном фонде РФ. Указ Президента РФ 17.12.94. № 552. 11.
9. Положение оГосударственной архивной службе РФ. Указ Президента РФ 17.03.94 г. № 552.
10. Гражданский кодексРФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.
11. Федеральный закон«Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ,1995, № 8, ст. 609.
12. Общероссийскийклассификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательствостандартов, 1995.
13. Управленческиедокументы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельностинегосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ иобществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996.
14. ГОСТ Р 51141-98Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательствостандартов, М., 1998.
15. Типовая инструкцияпо делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2000.
16.  Перечень типовыхдокументов, образующихся вдеятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений,организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
17.  Федеральный закон «Обэлектронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательстваРФ. 14.01.2002. №2.
18. Алексеева Е.В.,Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1.с. 79-83.
19. Алексеева Е.В.,Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива //Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85
20. Алексеева Е.В.,Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.
21. Алексеева Е.В.,Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники вархиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.
22. Банасюкевич В.Д.Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 32-38
23.  Бобылева М.П. Вопросы анализадокументооборота организации в условиях использования автоматизированных систем// Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.
24. Бобылева М.П. иГуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизацииделопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.
25. Быкова Т.А. Правовыетребования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений //Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
26.  Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требованияк документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
27. Документы иделопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум;Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.
28.  Документационное обеспечениегосударственной службы: Учебно-практическое пособие. /Под общ. ред.А.И.Горбачева, Н.Н. Шуваловой. — М., 2004.
29. Емышева Е.М.Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.
30.  Ефимова О.А.Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа иклассификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
31.  Иритикова В.С.Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998.№3, С.42-45.
32. Кузнецов С.Л.Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С.41-46.
33.  Кузнецов С.Л. Российские программыкомплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С.27-32.
34. Кузнецова Т.В. Длячего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству //Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.
35.  Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровоеделопроизводство: Традиционные и автоматизированные технологии. — М., 2005.
36.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство:(Документационное обеспечение управления). — М., 2007.
37. Кузнецова Т.В.Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами //Секретарское дело 2000. № 1.
38. Ларин М.В.Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 — 137 с.
39. Ларин М.В. Проблемысовершенствования документационного обеспечения управления в современныхусловиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.
40. Ларин М.В.Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии).Диссертация доктора исторических наук. М., 2000 — 413 с.
41. Максимович Г.Ю.,Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарскоедело 1999. №4. С. 19-25.
42. Мосягина О.В.,Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел //Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.
43. Рогожин М.Ю.Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. — М.,2006
44. Сотов П.В.,Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы.М.: Проспект, 2000-80 с.
45. Степанов Е.А.Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 1997. №2. С.15-19.
46. Сравнительный анализпрограммных систем делопроизводства и документооборота для автоматизациироссийских органов государственной власти, предприятий и учреждений.Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 — 73 с.
47.  Стенюков М.В. Справочник поделопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 1997 — 188 с.
48. ШатинаН.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.
49. Янковая В.Ф.Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, напредприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.

ПРИЛОЖЕНИЯ
 
Схема № 1
/>Документооборот на предприятии

/>Схема № 2
 

Схема №3
/>

Схема № 4
/>