КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по курсу «Делопроизводство»
по теме: «Основныеположения ГОСТа Р.6.30-2003»
1. Содержание и основные требования ГОСТ Р.6.30-2003,утвержденного для применения Приказом ФТС РФ от 18.10.04 №160
Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160 «О типовой инструкциипо делопроизводству и работе архива в таможенных органах» в целях улучшениядокументационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализацииположений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнениямероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службуутверждена Типовая Инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенныхорганах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах).Типовая Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационногообеспечения управления, документированию управленческой деятельности иорганизации работы с документами в таможенных органах. Документационноеобеспечение в таможенном органе осуществляется отделом документационногообеспечения (ОДО), задачи, функции и порядок работы которого регламентированыположением, приведенным в приложении 1 к Типовой Инструкции. Права иобязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурномподразделении и должностных лиц ОДО регламентированы в примерных должностныхинструкциях, приведенных в приложениях 2 и 3. Определены особенности подготовкии оформления отдельных видов документов. Таможенные органы (таможенныеуправления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица)издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документыв соответствии с их компетенцией. Указанные акты запрещено отменять илиизменять с применением такого вида документов как письма. Использование в этихцелях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только вслучае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующегоиздания соответствующих актов. Документы таможенных органов оформляются всоответствии с образцами бланков, приведенных в приложениях к ТиповойИнструкции. В приложениях к Типовой Инструкции приведены также Положение опостоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа и ПримерноеПоложение об архиве таможенного органа. Признан утратившим силу Приказ ГТК РФот 09.03.1999 №150 «О Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива втаможенных органах» с внесенными в него изменениями, а также Приказ ГТК РФ от15.09.2003 №1006 «О порядке регистрации и подписания документов в таможенныхорганах».
Согласно Приказу документы в таможенных органахоформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003
При оформлении документов в соответствии с ГОСТР6.30-2003 необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:
1) их юридическую силу;
2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;
3) возможность автоматизированной обработки документов.
Для оформления документов рекомендуется использоватьстандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 ивыше) с использованием шрифтов Тimes New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr)с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DLразмером 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередьдостигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований кносителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизитам документа. В связи споследним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформленияуправленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Указанныйстандарт введен в действие взамен прежнего − ГОСТ Р6.30-97 (с изм. от 2000 г.) − и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений.Тем не менее ГОСТ Р6.30-2003 содержит и новые требования к оформлениюдокументов.
В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 установлен инойсостав реквизитов документа. Их общее число составляет теперь 30 (а не 29, какв ГОСТ Р6.30-97), при этом один реквизит − гриф ограничения доступа кдокументу − исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены двановых − основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) иидентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).
Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 − код предприятия (организации)по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Из содержания ГОСТ Рб.30-2003 изъяты положения,касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, израздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания идатирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практическинеизменном виде).
Наиболее существенным структурным изменением стало невключение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела «Требования к учету, использованию ихранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерацииили гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30-97. ). Крометого, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядокизготовления гербовых бланков.
ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельныхреквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении датысловесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца,состоящих из одной цифры (с 1-го по 9- е число месяца).
Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки оприложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироватьсяотносительно самой длинной строки отметки). Незначительные уточнения внесены ив текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использования оттиска печати призаверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.
В заключение обратим внимание пользователей нашего сайтана порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное,однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так,как им заблагорассудится, − ведь документы, оформленные с нарушениемтребований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами повопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно илиневерно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение междупредприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется нарезультатах их деятельности.
В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТР6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные корганизационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированнойсистемой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см.Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000). Такимобразом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степенираспространяются на документы и государственных, и негосударственныхпредприятий и организаций.
2. Организационные документы: структура организации иштатная численность персонала; штатное расписание; правила внутреннеготрудового распорядка; положение о структурном подразделении; инструкцииорганизационно-методического назначения; должностные инструкции
Деятельность учреждений фиксируется в документах разноговида. Попытка определения видов документов сделана в Приложениях к Основнымприложениям Единой государственной системы делопроизводства.
Организационные документы/> можно определитькак комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи ифункции предприятия, организацию его работы, права, обязанности иответственность руководителей и специалистов предприятия, называетсяорганизационными документами.
Формуляр организационного документа это:
постоянные реквизиты «единого» бланка:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ илиИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);
переменные реквизиты «единого» бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)2;
подпись (21);
гриф согласования (22) или визы (23);
гриф утверждения (15);
печать (24).
Организационные документы включают в себя:
структура организации и штатная численность персонала;
штатное расписание;
положения;
инструкции (организационно-методического назначения,должностные и т.д.);
должностные инструкции;
правила внутреннего трудового распорядка.
Структура организации – состав ее подразделений. Так,например, в структуру Южного таможенного управления входят 20 таможен, в томчисле специализированная Южная оперативная таможня, 89 таможенных постов,включая Южный акцизный таможенный пост, 61 действующий пункт пропуска (всего72), в том числе 22 автомобильных, 8 железнодорожных, 16 воздушных, 13 морских,1 речной пункт пропуска и международная паромная переправа «Кубань-Крым». В г.Ростове-на-Дону действует Ростовский филиал Российской таможенной академии.
Пример структуры таможенного поста приведен ниже.
1) Финансово-экономический департамент под руководством заместителя начальника таможни поэкономическим вопросам включает в себя 35 человек и состоит из следующих подразделений:
отдел таможенной стоимости и валютного контроля (6человек);
отдел таможенных платежей (4 человека);
отдел таможенной статистики и анализа (4 человека);
отдел таможенной инспекции (9 человек);
группа АСУ (4 человека);
группа по работе с конфискатами и взиманию штрафов (4 человека);
отдел бухгалтерского учета и контроля(4 человека).
2) Департамент таможенного оформления под руководством первого заместителя начальника таможнивключает в себя 28 человек и состоит из следующих подразделений:
отдел таможенного оформления и таможенного контроля №1 (7человек);
отдел таможенного оформления и таможенного контроля №2(7 человек);
отдел нетарифного и экспортного контроля (7 человек);
отдел товарной номенклатуры и происхождения товаров(7 человек).
3) Правоохранительный департамент под руководствомзаместителя начальника таможни по правоохранительной работе включает в себя 40человек и представлен:
отделом по борьбе с таможенными правонарушениями (7человек);
отделом по борьбе с контрабандой наркотиков (6 человек);
отделом таможенных расследований (6 человек);
отделом внутренней безопасности (8 человек);
отделом таможенной охраны (6 человек);
юридическим отделом (7 человек).
4) Кадровый блок под руководством заместителя начальникатаможни по работе с личным составом включает в себя 19 человек и объединяет следующиеподразделения:
отдел кадров (9 человек);
инспекцию по работе с личным составом (6 человек);
отдел подготовки кадров (2 человека);
отдел социального развития (2 человека).
5) К околотаможенной инфраструктуре поста относятся:
отдел капитального строительства и эксплуатации таможенных объектов (5 человек);
автотранспортная группа (6 человек).
группа технических средств таможенного контроля и связи(5 человек).
Этот блок подчиняется заместителю начальника таможни покапитальному строительству.
Таким образом, личный состав таможенного поста, включаяначальника поста и его заместителей, составляет 144 человека.
Штатное расписание закрепляет должностной и численныйсостав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия,указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностныхокладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывает заместитель руководителяпредприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждаетсяруководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численностьпредприятия и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатном расписаниивносят приказом руководителя предприятия.
Приложение − правовой акт, определяющий порядокформирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работыпредприятия в целом или его структурных подразделений.
Положения бывают:
индивидуальные − об отделах управленческихподразделений, включенных в схему организационной структуры управленияпредприятия;
типовые – об основных отделах, структурныхподразделениях.
Положения разрабатывают по указанию руководителейпредприятия.
Исполнитель составляет проект положения. Положениеподписывает руководитель структурного подразделения и разработчик. Проектположения согласовывают с юридическим отделом, представляют на утверждениеруководителю предприятия.
Положение является документом, его структуру определяетучреждение-разработчик. Текст может состоять из разделов: общие положения,основные задачи и функции, права, организация работ в целом или отдельныхструктурных подразделений.
Формуляр-образец положения состоит из реквизитов:
наименование организаций;
автора документа;
наименование вида документа-положения;
гриф утверждения;
дата;
номер;
место издания (город);
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
гриф согласования;
виза согласования.
Инструкция − это правовой акт, издаваемый органомгосударственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные,научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороныдеятельности организаций, должностных лиц и граждан.
Все инструкции подразделяются на две группы:
инструкции, регламентирующие порядок выполнениякакого-либо процесса, в осуществлении которого применяется участие исполнители(должностные лица, подразделения);
должностные инструкции, определяющие функции, права,обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкции могут разъяснять порядок применениязаконодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений,приказов).
Инструкция состоит из нескольких разделов.
Раздел «Общие положения» устанавливает областьдеятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение отдолжности и назначение на нее.
Раздел «Должностные обязанности» определяет вид работы,выполняемые сотрудником.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которыеспособствуют успешному выполнению работы. Например, Начальник Южноготаможенного управления:
руководит на принципах единоначалия деятельностьюуправления и нижестоящих таможенных органов;
несет персональную ответственность за выполнениевозложенных на управление задач и функций, состояние правовой деятельностиуправления и нижестоящих таможенных органов, правильность и обоснованностьрасходования выделенных и закрепленных денежных средств, состояниебухгалтерского учета, планово-финансовой, бюджетной, кассовой,платежно-расчетной, штатной дисциплины и достоверность финансовой,бухгалтерской и иной отчетности;
распределяет обязанности между своими заместителями иустанавливает степень их ответственности;
на основе и во исполнение законодательства РоссийскойФедерации, правовых актов Президента Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации, нормативных и иных правовых актов ФТС России и в пределахсвоей компетенции подписывает (утверждает) приказы и иные правовые акты идокументы, организует проверки их исполнения;
присваивает, в случае делегирования такого праваПредседателем ФТС России, очередные специальные звания до инспектора таможеннойслужбы 1 ранга включительно должностным лицам управления и нижестоящихтаможенных органов, сотрудникам организаций системы ФТС России, находящихся воперативном подчинении управления;
представляет управление в государственных органах;
вправе дополнять или изменять типовую структурунижестоящих таможенных органов;
утверждает структуру и штатное расписание управления;
утверждает положения о структурных подразделенияхуправления;
вносит в ФТС России предложения о присвоении специальныхзваний подчиненным должностным лицам таможенных органов Российской Федерации,сотрудникам организаций системы ФТС России, находящихся в оперативномподчинении управления;
применяет в пределах предоставленных ему прав в отношенииработников управления и нижестоящих таможенных органов меры поощрения идисциплинарного воздействия;
распоряжается фондом материального поощрения начальникауправления;
назначает на должность и освобождает от должностисотрудников управления;
назначает на должность и освобождает от должностисотрудников нижестоящих таможенных органов в случаях, предусмотренныхнормативными актами ФТС России;
осуществляет другие функции, пользуется другими правами инесет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации,правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства РоссийскойФедерации, нормативными и иными правовыми актами ФТС России.
Начальник управления вправе делегировать отдельныепредоставленные ему полномочия подчиненным должностным лицам таможенных органовРоссийской Федерации.
Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, чтоработник несет ответственность.
Разделы инструкции могут иметь и другие названия.
Должностные инструкции разрабатывают руководителиструктурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе сперсоналом. Текст согласовывают с юристом, отделом труда и зарплаты. Утверждаютдолжностные инструкции руководителем организации или с помощьюраспорядительного акта.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуютсячеткие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «недопускается», «запрещается» и т.д. Текст излагают от третьего лица или вбезличной форме. Информацию подписывает автор-составитель, а утверждает −руководитель или специальный распорядительный документ.
Информацию оформляют на бланке формата А4. должностнаяинструкция может служить основанием для составления трудового контракта и бытьиспользована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Формуляр-абзац инструкции состоит из реквизитов:
наименование организации (наименование министерства,ведомства, структурного подразделения) − автора документа;
наименование документа;
дата;
номер;
место издания;
заголовок к тексту (в именительном падеже);
гриф утверждения (или отметка, что инструкция являетсяприложением к распорядительному документу);
текст;
подпись;
гриф согласования;
вид согласования.
3. Задача 1
Оценить достигнутый уровень фондоотдачи и установитьпричины его изменения по сравнению с прошлым годом.
Оценить влияние на уровень фондоотдачи следующихфакторов:
1. Изменение доли активной части фондов в общей сумме.
2. Изменение фондоотдачи активной части фондов.Показатели 2000 2001 Изменение абс. % 1. Объем выпуска продукции (тыс.руб.), ВП 96000 100800 4800 5,00% 2. Среднегодовая стоимость основных фондов (тыс.руб.), ОПФ 12715 14000 1285 10,11% 3. Среднегодовая стоимость активной части основных производственных фондов (тыс.руб.), ОПФа 7680 8400 720 9,38% 4. Коэффициент активной части основных производственных фондов, КОа (п.3: п.2) 0,60 0,60 0,00 0% 5. Фондоотдача: -основных производственных фондов, ФО (п.1: п.2) 7,55 7,20 -0,35 -4,64% -активной части, ФОа (п.1: п.3) 12,50 12,00 -0,50 -4,00%
На основании данных таблицы можно сделать следующиевыводы.
В отчетном году объем выпуска продукции возрос на 5% посравнению с базовым, при этом стоимость основных фондов возросла на 10,11%,стоимость активной части основных фондов – на 9,38%. Доля активной частиосновных фондов не изменилась и составляет 60%.
Поскольку стоимость основных фондов и в том числе ихактивной части росла быстрее стоимости продукции, показатель фондоотдачиснизился на 4,64%, показатель фондоотдачи основных фондов – на 4%.
4. Задача 2
Охарактеризовать уровень материалоемкости выпущенной продукции.Определить и оценить влияние изменения материалоемкости и материальных затратна объем продукции.Показатели 2000 2001 Изменение абс. % 1. Объем выпуска продукции (тыс.руб.), ВП в факт. ценах 96000 100800 4800 5,00% 2. Материальные затраты, тыс. руб. 28540 29100 560 1,96% 3. Материалоемкость продукции, (п.2: п.1) 0,29729 0,28869 -0,0086 -2,89%
Объем выпуска продукции возрос в отчетном году на 5%, аматериальные затраты – в меньшей степени, на 1,96%. Следовательно,материалоемкость продукции уменьшилась на 2,89%.
Литература
1. Приказ ФТС РФ от 18.10.2004 №160. // СПС Консультант плюс.
2. Андреева В.И., Делопроизводство. Требования к документам фирмы, М.,2006.
3. Кирсанова М.В., Курс делопроизводства, М., 2005.
4. Кузнецова Т.В., Делопроизводство, М., Юнити, 2005.
5. Рогожкин И.Ф. ГОСТ Р.6.30-2003. Описание. М., 2004.
6. Сомов П.В., Тихомиров А.Н., Делопроизводство, М., Проспект, 2006.
7. www.customs.ru