Федеральное архивноеагентство
Всероссийскийнаучно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Отраслевой центрповышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления(ОЦПК)
Контрольнаяработа
по программе «Архивоведение»(раздел 8)
по теме:
Перспективывнедрения автоматизированных технологий в архиве
Слушателязаочного годичного курса
профессиональнойпереподготовки
Юрьевой Анны Михайловны
Волгоград 2010
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
Этапы, объекты и цели информатизацииархивного дела
Информационные технологии и организацияих внедрения в архивах
Заключение
Список использованных источников
Список использованной литературы
Электронные ресурсы
Введение
В конце XXв. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в томчисле и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий вработу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) кдокументной информации, увеличивает возможность научного анализа информационныхбогатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формыиздания документов и справочников на электронных носителях (CD.DVD), интеграцию информационныхресурсов архивов в мировое киберпространство.
В настоящее время вархивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ)развивается по двум направлениям:
1.Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных
по основнымнаправлениям работы государственных архивов (от комплектования доиспользования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласнопрограмме информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями наконкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком базданных является Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы — «развитиеперспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функцийархивных учреждений». Внедрение типовых баз данных предусматриваетсяисключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным кисполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местныеархивы, начиная с уровня областного архива.
2.«Стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами инаходящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов,требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом,экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивахэта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно.
Специально для работы сААТ во всех архивах созданы самостоятельные организационные структуры.
Информатизацияархивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивныхдокументов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладныхразработок информатики, а также использование в работе архивов компьютернойтехники и программного обеспечения.
Целью данной работыявляется изучение перспектив внедрения информационных технологий в архивныхучреждениях.
Этапы, объекты и целиинформатизации архивного дела
История механизации иавтоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники иносителей информации.
В истории механизации иавтоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:
1. Периодс конца XIX в. до 1950-х гг. – наэтом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применениесредств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованиемматричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) исчетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учетанаселения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.
2. Периодс конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. — на этом этапе автоматизацияархивного дела была связана с не столько развитием технического и программногообеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики внашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этогоэтапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем,классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизацияеще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.
3. Периодвторой половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг. – этот этап былвременем накопления эмпирического опыта в области создания локальных имежархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сферприменения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего сэволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски,бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭСЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетовприкладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивногодела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных системуправления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.
4. Периодвторой половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с началом стихийнойкомпьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов.Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР(ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актамибыло введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных системделопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых(электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходиттакже путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственныхархивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а такжесоздания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологиив области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда ифонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.
Под объектамиинформатизации понимают функции и направления работы архива, которыеэволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. Внастоящее время к объектам информатизации работы государственного архива иархива учреждения (ведомственного) относятся:
— комплектование архиваи экспертиза ценности документов;
— создание и ведениеинформационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целяхускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов,указателей и др.);
— комплектование,хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении(для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (длягосударственного архива);
— учет документовархива и контроль за обеспечением сохранности документов;
— создание страховогофонда и фонда пользования документами;- информационно-справочная работа, контрольза исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделенийучреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей играждан;
— контроль заделопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства(для ведомственного архива);
— контроль завнедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронногодокументооборота в учреждениях – источниках комплектования (длягосударственного архива).
Целями информатизацииработы архива являются:
— избавление трудаархивиста от рутинных операций;
— повышение точности иоперативности учета документов в архиве;
— получение сводныхстатистических данных и осуществления статистического анализа документооборотаучреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности иинтенсивности использования документов;
— повышениеисполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информациипри исполнении запросов по архивам;
— обеспечениесохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования наэлектронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов.
Информатизацияархивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:
— преемственность поотношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА кдокументам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использованиядокументов;
— преемственность вразвитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версиятехнологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы,накопленные в рамках предыдущей версии;
— системность вреализации технологических и информационных решений как одного архивногоучреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собойпрограммно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционированиесвязанных баз данных;
— внутриотраслеваяунификация методов описания, представления, передачи и обработки данных вэлектронной форме в рамках основных направлений деятельности архивныхучреждений;
— сопряженность синформационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений,являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевымисистемами передачи данных.
Реализация этихпринципов должна осуществляться в определенной последовательности,обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.
Информационныетехнологии и организация их внедрения в архивах
информационныйавтоматизированный сетевой архив
В архивном деле восновном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационныетехнологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).
Средиавтоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данныхпростейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяютзначительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета ииспользования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что покаждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненныхразличными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивныйфонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных“Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения — источникикомплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическоесостояние документов” и др.
При этом можнозаметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела,архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
Все базы данных,создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые.Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания,применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данныхслужат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве,учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных вархиве учреждений предназначена для определения количества документов вединицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов привыдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БДмогут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному)принципу.
По функциональномупринципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличиеми состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.
Интеграционный принциппредполагает создание единой системы, реализующей функции учета иинформационного поиска документов. Такие информационные системы существуют вгосударственных архивах.
Государственный архивведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например,«Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»).
Информационно-поисковыебазы данных служат для создания и ведения такихархивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги,картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска вархиве.
Созданиеавтоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболеесложной задачей.
В архивах учреждений РФсуществуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:
1. Использованиев качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного вделопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
2. Созданиеединой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех системдокументации в делопроизводстве и архиве учреждения;
3. Созданиеотдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архивеорганизации.
Однакопока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающаясодержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электроннаяопись, типовой систематический каталог). Эту задачу должна решить новая версияотраслевой программы «Архивный фонд».
Успешноефункционирование информационно-поисковой системы во многом зависит отправильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базыданных осуществляется в несколько этапов:
1. Изучениеделопроизводства и документооборота организаций ведомства или направленияработы архива, которое подлежит компьютеризации.
2. Разработкатехнического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональноезнание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства иархивного дела, а также знание основ технологии баз данных.
3. Поискподходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы – системногоинтегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечениеи технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.
4. Заключениедоговора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательноследует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы,поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождение к программномуобеспечению, обучение специалистов и т.п.
5. Создание,установка, адаптация программы осуществляется программистом или фирмой –системным интегратором – на основе технического задания
6. Сертифицированиеи регистрация программного продукта
7. Поддержкаи обслуживание системы
При выборе программногообеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированныминтегрированным системам, соответствующим отечественным и международнымстандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволитснизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию исопровождение.
Выбор фирмы –системного интегратора – следует проводить на конкурсной основе, с учетоманализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильностиего положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием являетсяналичие у разработчика лицензии на создание информационных систем всоответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключения сфирмой – системным интегратором – договора о долговременном сотрудничестве.
Такимобразом, архивист может выступать в роли разработчика программ и экспертапрограммного продукта. Он должен быть способен оценить достоинства и недостаткипрограммы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по еесовершенствованию.
Заключение
Итак, в работе были рассмотрены основные этапыинформатизации архивного дела в нашей стране, изучены перспективы внедренияинформационных технологий в архивных учреждениях.
Средиавтоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данныхпростейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяютзначительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета ииспользования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что покаждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненныхразличными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивныйфонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных“Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения — источникикомплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическоесостояние документов” и др.
При этом можнозаметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела,архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
После внедрения типовыхбаз данных на следующем этапе автоматизации отрасли планируется объединить их влокальные сети на уровне областных архивных управлений и затем интегрировать всети на основе стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесеныизменения в Основные правила и порядок централизованного учета. Однако, эти«децентрализаторские тенденции» компенсируются тем, что данные будутс определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных Росархива иЦентрального фондового каталога.
Одним из перспективныхнаправлений автоматизированных технологий использования архивных документовявляется CD-ROM мультимедиа.
Интерес представляет ипроект обучающей системы “Архивистика”, который разработан в историко-архивноминституте. Проект представляет собой опыт создания учебного комплекса поархивоведению, основанный на современных информационных технологиях.
Естественно, приведенныепримеры не отражают и маленькой части возможностей использования мультимедиа вархивном деле и исторической науке. Большие перспективы, новые информационныетехнологии открывают, например, перед Российским государственным архивомзвукозаписи. Оцифровка звука не только помогает обеспечить высокое качествозвучания, но и дает возможность реставрировать старые записи.
Внедрение и активноеиспользование автоматизированных архивных технологий должны сделать трудархивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многихрутинных операций. Применение современных информационных технологий позволитувеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.
Можно приводить ещемножество примеров возможностей использования новых автоматизированныхтехнологий в архивном деле. Необходимость разворачивания работы в этомнаправлении очевидна и актуальна, так как информатизация архивного деласпособствует развитию рациональной системы формирования, обеспечениюсохранности, всестороннему использованию Архивного фонда России и защиту егоинформационных ресурсов.
Список использованныхисточников
1. Федеральныйзакон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Правилаорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организацияхРоссийской академии наук /М-во культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации, Федер. арх. Агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187.
3. Методическиерекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивахРоссийской Федерации /Росархив, ВНИИДАД; сост.: Н.И. Химина, А.В. Евпатьевский.– М., 2007, 48с.
4. Статья: Проблемывнедрения автоматизированных архивных технологий. Н.И. Ходаковский, Н.А. Ткаченко, Л.И.Левчук.
5. Концепцияинформатизации архивного дела России. Утв. Росархивом, 1995 г
Список использованнойлитературы:
1. Архивоведение:учебник для нач. проф. образования / Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., БуроваЕ.М.; под ред. Чл.-корр. РАН Козлова В. П. – 6-е изд., стер. – М.: Издательскийцентр «Академия», 2007. – 272с.
Электронные ресурсы:
1. СПСКонсультантПлюс — www.consultant.ru/
2. ПорталАрхивы России. Федеральное архивное агентство www.rusarchives.ru/