1. Выбор вида делового отчета.
Какимидолжны быть бизнес — отчеты?
Отчетыв бизнесе возможны любых форм и любого объема:
Письменныеи устные
Официальныеи неформальные
Традиционныеи оригинальные
Одностраничныеи многотомные
Сделанныесвоими силами или с привлечением внешних консультантов.
Основныепринципы составления письменных отчетов одинаковы для всех типов документов.Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различныхрутинных отчетов (например, «объем продаж за последнюю неделю»). Многие отчетыпредназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому пишущие ихсотрудники часто используют отчет в форме служебной записки.
Обособенностях различных форм деловых отчетов мы подробно расскажем всоответствующих разделах данной главы. Не только выбор формы отчета, но идругие особенности его написания зависят прежде всего от того, с какой цельюготовится отчет. Никогда не прикасайтесь к бумаге или клавиатуре компьютера, незная простого и точного ответа на вопрос: зачем Вы это пишете?
Помимокажущихся очевидными целей, существует множество причин, по которым появлениеданного отчета необходимо. Отчет редко предназначен только для записи информации.Как правило, он должен:
Информироватьи/или объяснять;
Рекомендовать;
Мотивировать;
Запрашиватьили быть частью дебатов;
Убеждать;
Усиливать(предшествующее обсуждение/сообщение);
Инструктировать.
Разумеется,все эти цели не исключают друг друга. Можно ставить несколько целей, но все онидолжны быть ясны, и иметь свои приоритеты. Цели определяют не только то, что Выхотите сказать, но и то, чего Вы хотите достичь сказанным; они являютсяжелаемыми результатами. Они должны помочь выбрать точнее длину, стиль,содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета.
Помните,что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной иопределенной во времени.
Написаниехорошего отчета — очень тонкий процесс. Говоря другими словами, слишкомлегко размыть точный смысл того, к чему Вы стремитесь. Одно предложение, фразаили даже неправильно подобранное слово может уменьшить ясность и/или силувоздействия написанного. И наоборот, незначительные нюансы могут улучшитькачество отчета. Одна особенно удачно выбранная фраза способна превратить целыйраздел или параграф в нечто поразительное или запоминающееся.
Качестводокумента, естественно, зависит от комбинации различных факторов. Если его темане изучена, а сам он написан в спешке, плохо проверен, лишен структуры,наполнен жаргоном и пустыми напыщенными официальными словами, лишен стиля,изложен неправильным языком и слишком длинен — он может произвестиразрушительный эффект.
Почемуже хороший документ — явление редкое? Причины могут быть различными: онипишутся в спешке, моделируются по устаревшей форме, слишком стандартизованы.Кроме того, в них часто встречаются ошибки, заведомо затрудняющие чтение. В нихотсутствует структура и логика. В них десять слов используется для того, чтоможно выразить тремя. Такие документы трудно понять, они могут дезинформироватьчитателя и поэтому не выполняют своего назначения.
Всебизнес — отчеты, как короткие, так и длинные, могут быть классифицированыпо степени вклада, который они вносят в процесс принятия решений.Информационный отчет, который представляет данные без какого-либо их пояснения,является очень важным документом и используется постоянно. Однако он редкоприменяется в процессе принятия решений. Примером такого отчета является отчето неявках на работу по неуважительной причине, в котором лишь констатируется,кто отсутствовал, когда, а также общее количество отсутствующих на определеннуюдату.
Ступеньювыше информационного отчета стоит интерпретационный отчет, в котором кромеданных содержится толкование того, что они означают. Данные, содержащиеся винформационном отчете, уже проверены кем-то, а выводы сделаны. Если бы в отчето неявках на работу без уважительной причины был добавлен анализ ситуации,содержащий, к примеру, описание этого явления во временных, денежных инатуральных показателях, выявление отделов и подразделений, в которых этипоказатели выше, а также причин неявок на работу и т.д., тогда информационныйотчет превратился бы в интерпретационный.
Третьейступенью отчетов, наиболее часто использующихся при принятии решений, являетсяпроект решения проблемы. В таком отчете не только представлены данные иразъяснена их суть, но также произведен анализ проблемы, рассмотреныальтернативы и последствия, сделаны выводы и рекомендации, поэтому такой отчетчасто называют аналитическим. Если приведенный ранее в качестве примера отчетбудет содержать, скажем, рекомендацию начальникам проинтервьюировать двухрабочих с целью выяснения причин их частых прогулов, то тогда он переходит вкатегорию аналитических или проблемно-ориентированных отчетов.
Аналитическийотчет является наиболее сложным, и написать его труднее всего. По сути, онсодержит в себе два других типа отчетов. Тот, кто сможет написать хороший отчето решении проблемы, наверняка может справиться и с другими типами отчетов.
КогдаВы в последний раз читали чей-нибудь отчет? Понравился ли он Вам или, покрайней мере, легко ли было его читать? Какое впечатление произвели на Вас еготема и автор? Призывал ли он Вас к согласию с чем-то или к каким-нибудьдействиям? Возможно, нет. Слишком часто отчеты написаны плохо. Плохой отчет влучшем случае вызывает раздражение, а в худшем — враждебные чувства.
Способностьписать не является врожденной, а приобретенная техника и привычки письма неявляются неизменными. Тренировка, посещение курсов, изучение книг и применениеновых подходов достаточно быстро дают положительные результаты. Размышление надпроцессом письма позволяет достаточно быстро приобрести разнообразные полезныепривычки.
Привычкав данном случае очень существенна. Многое пишется «на автопилоте»; приемы истиль, снижающие качество написанного, продолжают действовать, когда мыпрекращаем думать о том, что делаем.
2. Отчеты в форме служебной записки.
Какаяразница между отчетом в форме служебной записки и служебной запиской?
Отчетыв форме служебной записки предназначены для обмена информацией внутриорганизации. Для того чтобы подготовить грамотный отчет в форме служебнойзаписки, необходимо понимать разницу между служебной запиской и отчетом в формеслужебной записки. Отчет в форме служебной записки, как правило, болееструктурирован. Он должен иметь четко выраженное введение, основную часть,заключение, что совсем не обязательно для служебной записки. При этом функцииотчета в форме служебной записки и служебной записки очень близки.
Вчисло документов, которые часто оформляются как отчет в форме служебнойзаписки, входят промежуточные отчеты, периодические отчеты, пояснительныеотчеты. В самом общем виде можно сказать, что целью всех видов отчетов являетсяпредоставление информации, необходимой для успешного функционированияорганизации.
Каковыосновные особенности промежуточных отчетов?
Промежуточныеотчеты содержат разного рода информацию и широко используются в разнообразныхорганизациях. В зависимости от рода деятельности организации и темы отчета,промежуточный отчет может быть либо единичным, либо входить в серию отчетов.Если предполагается написание серии промежуточных отчетов, то следует соблюдатьединообразие в оформлении всей серии для того, чтобы отчеты было удобно читать.
Промежуточныеотчеты обычно направляются вышестоящему руководству и дают менеджераминформацию о:
Уровнесоответствия темпов осуществления проекта (плана) намеченному графику;
Планахна последующий период и прогнозах относительно завершения проекта.
Чемболее конкретно представлена информация, тем более полезным будет промежуточныйотчет. Пример промежуточного отчета приведен в приложении.
Чтохарактерно для периодических отчетов?
Влюбой организации существуют виды отчетов, которые должны составлятьсярегулярно. Это могут быть ежедневные, еженедельные или ежемесячные отчеты,называемые периодическими, основная цель которых — держать других в курсеотносительно какого-либо аспекта деятельности. Так как, как правило, обычно онинаправляются одному и тому же лицу (лицам), то автор отчета может предполагать,что читающий осведомлен о предмете отчета. Поэтому автор может не снабжатьотчет большим количеством вступительной информации (см. пример в приложении).
Каксоставить пояснительный отчет?
ЕслиВам необходимо написать отчет с целью пояснить что-либо (например, изменениеправил выполнения процедуры, причины увеличения бюджета и т.п.), то, внезависимости от причины, такой отчет будет пояснительным. Пояснительный отчетявляется одной из обычных разновидностей отчета в форме служебной записки.
Приведемпример. Допустим, что Ирина Иванова хочет объяснить руководству необходимостьизменений в производственном процессе. Для этого она обращается непосредственнок директору по работе с персоналом. Она составила свой отчет таким образом:
1.Предложение.
2.Описание существующего производственного процесса.
3.Преимущества нововведения в противовес тому, во что оно обойдется организации.
Таккак ее отчет направляется вышестоящему начальству, Ирина начинает его снапоминания сути проблемы (см. пример в приложении). Дальнейший текст посвященпредложению метода решения проблемы и описанию выгоды, которую можно извлечь извнедрения этого метода.
Еслибы Ирина ожидала сильного противодействия предложенному ею плану, она могла быпредпочесть обратиться не к директору по работе с персоналом, а к какому-либодругому вышестоящему менеджеру. Если бы получатель отчета имел репутациючеловека, противящегося изменениям, Ирина пришлось бы быть менее прямолинейной.Универсального подхода, к сожалению, не существует. Пишущий должен изучитьситуацию и затем решить, к кому и как следует обратиться.
3. Отчеты в форме письма.
Каковыосновные правила подготовки отчета в форме письма?
Многиеотчеты, предназначенные для обмена информацией с другими организациями,оформляются в форме отчета-письма. Как это характерно для коротких отчетов,отчет-письмо обычно менее формален, чем большие отчеты.
Каки в любом письме, суть сообщения и характер ожидаемого ответа определяютпоследовательность действий. Если человек, который будет читать отчет-письмо,скорее всего, одобрит сообщение, Вы можете использовать прямой подход, как этоописано в Главе 3. Начинайте письмо с основных моментов, на которых Вамхотелось бы акцентировать внимание, потому что читатель уже с Вами согласен; вцелом же письмо может быть оформлено как письмо с хорошими новостями илинейтральное письмо.
ЕСЛИтот, кто будет читать отчет-письмо, будет, скорее всего, с Вами не согласен, тоследует воспользоваться письмом-отказом, последовательность составлениякоторого приведена в Главе 3. Не следует излагать свою точку зрения в началеписьма, более разумно начать с подготовки читателя. В таких письмах изложениюсути предшествует вступительная информация, а также аргументы и доводы.
Какграмотно оформить отчет-письмо?
Отчет-письмонапоминает по виду обычное письмо. Поскольку обычно отчет-письмо предназначенодля отправки за пределы организации, то оно печатается на фирменном бланкеорганизации. Отчету-письму присущи многие черты обычного письма: дата, адрес,приветствие, основная часть и подпись. Некоторые вставляют между приветствием иосновной частью строку с темой отчета-письма.
Основнаячасть отчета-письма, также как и основная часть делового письма, состоит изтрех компонентов:
1.Введение. Здесь обозначаются цели отчета. Если в отчете идет речь о какой-либопроблеме, то во введении может быть изложена суть проблемы. В более длинныхотчетах в этой части приводится план отчета, однако это не являетсянеобходимостью для большей части отчетов-писем.
2.Содержательная часть. Эта часть является главной в любом отчете. Здесь вниманиечитателя следует обратить на заключения и выводы. Если отчет достаточно сложен,то его можно разделить на части, каждая из которых снабжена заголовком, чтобыпомочь читающему сориентироваться в потоке информации.
3.Заключение. В большинстве отчетов эта часть нужна для предложениядополнительной помощи читателю, если он этого желает. Заключительный абзацотводится скорее для обмена любезностями между автором отчета и его читателем,чем собственно для отчета. Если отчет-письмо предназначено для обменаинформацией внутри организации, то заключение необязательно.
4. Другие формы коротких отчетов.
Зачемнужны короткие отчеты?
Короткиеотчеты выполняют в бизнесе массу задач. Перечислить все многочисленные видыкоротких отчетов было бы сложной задачей. Большинство организаций не испытываетнедостатка в коротких отчетах. Эти отчеты очень функциональны, а потому широкоиспользуются. Примерами таких отчетов могут являться отчеты о кредитныхоперациях, отчеты о встречах, ежемесячные отчеты о выпуске продукции инекоторые виды отчетов, представляемых акционерам. Многие компании размещаютбланки отчетов на своем сервере; пользователь открывает его, заполняет иотправляет электронным путем. Как правило, каждый из коротких отчетов имеетвполне определенную цель и вносит ощутимый вклад в обеспечение нормальногофункционирования организации.
Какиевиды коротких отчетов используются наиболее часто? Можно ли их унифицировать?
Наиболеечасто используемые виды коротких отчетов в большинстве организаций — этоинформационные отчеты, представляемые регулярно. Например, в конце каждойнедели все торговые представители крупных компаний, как правило, должныпредставить менеджеру по продажам отчет о контактах с покупателями. Посколькуэтот стандартный отчет представляется очень часто и большим количествомторговых представителей, многие компании подготавливают для этой цели готовыйбланк, который нужно заполнить. В бланке точно указано, какую именно информациюнужно представить, и ясно указано, кому должен быть направлен заполненныйбланк.
Примертакого бланка приведен ниже:
ОТЧЕТ О КОНТАКТАХ С КЛИЕНТАМИ
Заноситеданные о встречах с клиентами и потенциальными клиентами в течение каждойнедели. Указывайте время своего прибытия и убытия и тему разговора с клиентом.Отмечайте, если Вы что-либо продали, или же если Вы узнали о каких-либопроблемах с обслуживанием. Напишите о том, что Вы собираетесь предпринять всвязи с этим. Время Имя клиента или название организации Тема разговора Продажа Проблемы в обслуживании Предполагаемые действия Понедельник
Прибыл
Убыл
Прибыл
Убыл Вторник
Прибыл
Убыл
Прибыл
Убыл Среда
Прибыл
Убыл
Прибыл
Убыл Четверг
Прибыл
Убыл
Прибыл
Убыл Пятница
Прибыл
Убыл
Прибыл
Убыл
Подписьторгового представителя
ПРИМЕЧАНИЕ:Заполняйте этот бланк в конце каждой недели и сразу направляйте менеджеру попродажам.
Сточки зрения компании использование бланка гарантирует, что представляемаяинформация будет единообразной, а, следовательно, удобной для обработки. Сточки зрения автора это упрощает процесс составления отчета, потому что вбланке четко указано, какую информацию нужно представить. Хотя некоторыеслужащие часто жалуются на большое количество бланков, которые приходитсязаполнять, бланки помогают сэкономить массу времени. Если бы служащимприходилось разрабатывать и оформлять индивидуальные отчеты вместо того, чтобыиспользовать готовые бланки, то жалоб наверняка было бы больше.
Отчеты,представляемые на бланках, составляют значительную часть общего числа короткихотчетов, они играют важную роль в обеспечении нормального функционированиялюбой коммерческой организации. Не будь их, обычный обмен информацией стал бысложной задачей. Для составления таких отчетов, как правило, не требуетсякаких-либо особых навыков.
5. С чего начать подготовку большогоотчета.
Каковыосновные характеристики отчетов?
Характеристикизаконченного отчета являются результатом решений, принимаемых в процессе егопланирования. Они включают в себя:
Степеньсоблюдения формальных требований. Некоторые отчеты, например, предназначенныедля правительственных организаций или менеджеров высшего звена, должны бытьочень строго выдержаны по форме и стилю изложения.
Объем.Отчеты могут состоять как из нескольких страниц, так и из нескольких сотенстраниц, в зависимости от темы и целей.
Периодичность.Отчеты могут быть как периодическими (например, финансовые), так и разовыми(например, отчет о проведенном опросе).
Назначение.Кому предназначен отчет: Вашим подчиненным, Вашим начальникам, является лиотчет внутренним или он направляется за пределы организации (например, местнымвластям)?
Видпроведенных исследований. Стили подачи информации различаются в зависимости отхарактера исследования, результаты которого изложены в отчете.
Намерения,цели. Является ли целью отчета пояснение каких-либо действий, определениестепени прогресса в достижении цели или предложение провести изменения?
Количествоавторов. Отчеты, над которыми работала группа авторов, зачастую отличаются постилю от индивидуально подготовленных. Кроме того, коллективно подготовленныеотчеты могут содержать разделы, написанные отдельными авторами, или командаможет работать сообща над написанием и редактированием каждой строки документа.
Степеньвклада в процесс принятия решений. Отчеты могут отличаться один от другого, таккак могут содержать в себе не только констатацию фактов, но и в высшей степениструктурированный анализ, включающий представление рекомендаций и обсуждениевыводов.
Счего начать планирование отчета?
Первымшагом в процессе планирования является определение цели. Цель большого отчетачасто формулируется в его начале для того, чтобы читатель мог предвидетьнаправление изложения мыслей. Следующим шагом процесса планирования являетсяучет особенностей аудитории — опыта, интересов, мнений, служебногоположения.
Одниотчеты можно написать на основе того, что уже известно, другие требуютдополнительного исследования. Важно иметь все факты, необходимые для написанияотчета, прежде чем начинать что-либо записывать. Можно добиться большего успеха,если в процессе работы делать паузы для сбора новой информации. Вы, по крайнеймере, избавитесь от сомнений в том, что в отчете пропущена очень важнаяинформация.
Поройнужны рутинные исследования: просмотр файлов, беседы с коллегами или чтениестарых документов. Иногда для этого достаточно нескольких минут —короткого телефонного звонка или беседы с коллегой на лестнице. В другихслучаях необходимо более широкое исследование, обращение к внутренним и внешнимисточникам информации: библиотекам и пр. Провести исследование для написанияотчета означает найти ответ на два вопроса:
1.Что мне нужно?
2.Где я могу это получить?
Всегдавыясняйте, что именно поможет Вам написать хороший отчет, но при этом помните особлюдении определенного баланса. Бесконечное исследование неоправданноувеличит размеры и время выполнения задачи, а недостаточное исследованиесделает цели недостижимыми. Правильно проведенное исследование всегда уменьшаетвремя, необходимое для написания отчета. Ошибочно думать, что краткое исследованиеэкономит время; часто бывает совсем наоборот.
Какиееще источники информации можно использовать при подготовке отчета?
Припроведении исследования для подготовки отчета не стоит концентрироваться накнигах и игнорировать периодику или наоборот.
Дляпоиска литературы по названию, фамилии автора или теме используйте алфавитныеили систематизированные каталоги.
Незабывайте о компьютерных базах данных, а также о поисковых системах, которыемогут быстро осуществить поиск статей по ключевым словам.
ЕслиВы нашли книгу по Вашей теме, используйте для поиска информации как раздел«Содержание», так и алфавитный указатель, каталог имен и/или терминов.Просмотрите их до конца, потому что Вы не можете заранее знать, какойтерминологией пользуется автор по интересующей Вас теме.
Обращайтевнимание на сноски в найденных Вами книгах и статьях, которые отсылают Вас кдругим источникам по интересующей Вас теме.
Используйтеисточники, в которых осуществляется обзор Вашей темы. Такого рода книги иногданосят названия Справочник по…, Руководство по…, Анализ… В такихисточниках часто содержится обзор темы, может быть приведена ее история, ичасто встречаются полезные сноски.
Просматривайтеисточники, содержащие библиографии. Зачастую целые книги представляют собойбиблиографии, и они могут оказаться чрезвычайно полезными.
ЕслиВы нашли информацию, которая, как Вы думаете, может Вам пригодиться, занеситеее в свою карточку (или в компьютерную базу данных).
ЕслиВы не можете ограничиться вторичными источниками информации, то Вам придетсяпровести первичное исследование. Источниками первичной информации могут бытьанкеты, эксперименты, интервью, личные наблюдения и архивы организаций.
Допустим,цели ясны, есть четкое представление о потенциальном читателе, проведенонадлежащее исследование. Можно ли начинать писать отчет?
Ещенет. Необходимо не просто «подумать, прежде чем писать», важно заранееопределить, что должен и чего не должен содержать отчет. Изложенные далеепрактические рекомендации применимы к составлению отчета любой длины илисложности и любого назначения. Существует шесть этапов работы.
Этап1. Листинг. Забудьте о последовательности, структуре и упорядочении,сосредоточьтесь на списке (в виде краткой записи или ключевого слова) всехважных пунктов, которые могут быть полезны в отчете. Возьмите большой листбумаги и зафиксируйте все пункты в произвольном порядке по мере того, как ониприходят Вам в голову. Вы обнаружите, что этот процесс хорошо стимулируетмышление, позволяет создать картину взаимосвязи мыслей и избавляет отнеобходимости делать перерывы, чтобы соединить пункты или определить ихпоследовательность. Затем (для некоторых отчетов это требует очень маловремени) можно переходить к следующему этапу.
Этап2. Сортировка. Теперь посмотрите, что Вы записали, и начинайте приводить записьв порядок, определяя:
Чтоидет первым, вторым и т.д.;
Чтои как логически связано;
Чтоявляется подтверждением, примером или иллюстрацией.
Вэто время можно добавить новые пункты или заново обдумать и удалить некоторыеиз записанных ранее. При этом необходимо учитывать приемлемую длину отчета.Данный этап можно завершить с помощью заметок и поправок к документу первогоэтапа. Это быстро и легко сделать, нанося на исходных заметках линии, стрелки ипрочие знаки другим цветом.
Этап3. Упорядочение. В конце этапа 2 у Вас могут получиться заметки, которыедостаточно ясны для последующей работы с ними. В противном случае полезнопереписать все в виде четкого списка. Это позволит провести окончательнуюпроверку. Вы должны чувствовать, что получившийся список отражает содержание,подходящие акценты, необходимую степень подробности и т.д. На данном этапелучше уделить внимание порядку изложения, а не искать новое содержание илидополнительные пункты. На этом этапе результатом Вашей работы должен статьподготовленный план отчета. Используйте общепринятую систему нумерации пунктов.Основное правило составления плана заключается в том, что каждый уровень долженсодержать, по меньшей мере, два заголовка. Таким образом, если есть пункт 1, тодолжен быть и пункт 2; если есть А, то должен быть и Б и т.д.
Этап4. Проверка. Хорошо продуманная работа на предыдущих этапах может сделатьданный этап необязательным. Однако при сложных и/или особенно важных отчетахполезна окончательная проверка записей. Ведь очень легко убедить себя, чтонаходишься уже близко к цели, и не увидеть леса за деревьями. Сделайтеокончательные добавления к списку и используйте его как «маршрутную карту» длязаписи.
Этап5. Запись. Теперь приступаем к записи, печатанию или диктовке. Именно в этом изаключается основная работа, а предварительная подготовка только облегчает иупрощает ее. Советы:
Повозможности выбирайте подходящий момент. Процессу записи могут помешатьненужные перерывы, вынуждающие начинать все заново. Выбор правильного времени иудобной обстановки, в которой Вас не прерывают, способствует успеху.
Непрерывайте письма. Не делайте пауз, мучаясь над фразой, заголовком или какой-тодеталью. К ним можно вернуться позже и написать их с меньшими усилиями. Непрерывая письма, Вы соблюдаете последовательный ход мысли от начала отчета доего завершения. Полностью закончив его, можно вернуться и уточнить всеподробности.
Этап6. Редактирование. Есть три правила редактирования: редактируй, редактируй иредактируй. Очень немногие — если только они не лгут — могут написатьчто-то с первого раза так, что к этому вообще нечего добавить. Поэтому неследует считать, что Вы ошиблись, если окажется, что написанное Вами нуждаетсяв редакции. Мастерство приходит с опытом. Чем больше Вы пишете, тем лучшеполучается, и тем меньше становится потребность в редактировании и добавлениях.Редактирование нацелено на улучшение стиля и содержания текста. Примите вовнимание следующие советы:
Отложитенаписанный текст на какое-то время, чтобы вернуться к нему позднее.
Попроситеколлегу прочесть то, что Вы написали. Свежий взгляд может вызвать новые мысли ипозволит внести изменения, которые без этого нельзя было бы сделать.
Проверяйтетекст досконально. Внимательно следите за деталями. Это не значит, что надоискать несуществующие мелочи, но следует добиться, чтобы каждая детальпроизводила определенное впечатление и имела точный акцент. Разделение длинногопредложения на два коротких или замена пары слов может дать значительныйэффект. Важен процесс в целом, и его нельзя сокращать. Это относится к каждомуэтапу, и особенно к редактированию.
6. Форма и структура отчета.
Каковароль структуры отчета?
Хорошиерассказы всегда имеют начало, середину и окончание. Отчеты тоже должны иметьчеткую структуру. Она нужна по двум причинам: отчет легче и быстрее составить,а читателю легче следовать за ходом мысли автора, и, значит, большевероятности, что он прочтет отчет до конца.
Структуратребует логики, а логика — ясных целей. Не забывайте о цели прирассмотрении и определении структуры. Бывает, что кроме начала, середины иокончания может потребоваться более сложное структурное деление, но поройдостаточно и этих трех элементов.
Какрасположить части отчета?
Естьтри варианта расположения введения, основной части и выводов: Вариант 1 Вариант 2 Вариант 3
Введение
Основная часть
Выводы
Введение
Выводы
Основная часть
Выводы
Введение
Основная часть
Вварианте 1 Вы приберегаете выводы (которые могут включать в себя итоговуюинформацию и рекомендации) под конец. Использовать такую схему рекомендуется втом случае, если предполагается, что получатель отчета не согласен с Вашимизаключениями или не сможет их понять, пока не прочтет весь отчет. Однакобольшинство людей сразу читает выводы, вне зависимости от того, где онирасположены.
Варианты2 и 3 представляют собой примеры прямого порядка расположения частей отчета.Находятся выводы в первом или во втором пункте — не имеет значения. Любойвариант приемлем, если:
Вотчете содержатся только хорошие новости;
Получательотчета достаточно осведомлен для того, чтобы понять выводы без предварительногопрочтения оставшейся части отчета;
Выводыпредставляют собой основную информацию, которая более детально раскрывается восновной части;
Читающемунужно сперва прочесть выводы.
Вкаком порядке следует писать текст отчета?
ЕслиВы тщательно составили план отчета, то написать текст будет несложно, хотя этои может отнять много времени. Вне зависимости от того, в каком порядке Вы решилирасположить введение, основную часть и заключение (выводы) в Вашем отчете,выводы следует писать в последнюю очередь. В процессе написания отчета Вамвпервые приходится продумывать материал отчета в деталях, и Ваши выводы могутизмениться.
Основнуючасть чаще всего пишут в первую очередь. Введение, вне зависимости от того,когда оно пишется, должно заканчиваться переходом к основной части отчета. Какпо расположению, так и по степени важности, основная часть занимает центральноеположение в отчете. Объем основной части должен составлять 75% от всего текстаотчета, а оставшиеся 25% текста должны быть распределены между введением изаключением.
Приизложении основной части переход от темы к теме должен четко прослеживаться ибыть логичным. Используйте разнообразные связующие слова и выражения (такие,как затем, следовательно, в-четвертых, с другой стороны, подобным образом ипр.), которые могли бы послужить своеобразными указателями для читателя.Периодически подводите итоги, делайте выводы, например, в конце каждого важногораздела, чтобы напомнить читателю, в какой части повествования он находится, ичто будет изложено далее. Основные характеристики грамотно составленногоинформационного сообщения, приведенные в Главе 2, также могут быть применены кбольшим отчетам как к одному из видов письменных сообщений.
Каки когда при оформлении отчета используются ссылки и сноски?
Принаписании бизнес — отчета необходимо делать ссылки на источникиинформации, которые Вы использовали в процессе исследования, а не заставлятьчитателя теряться в догадках по поводу того, где Вы взяли эту информацию. Вофициальных отчетах ссылка на источник информации обязательно располагается всносках, располагающихся либо в конце страницы, либо в конце текста. В менееофициальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте,например: «Исследование рынка услуг по доставке продуктов питания, проведенноежурналом «Эксперт» в 2001 году, показало, что…». Обычно ссылка на источникпрямо в тексте используется в том случае, когда упоминается небольшоеколичество источников.
Приоформлении ссылки в виде сноски в конце цитаты, которую Вы приводите в тексте,помещается цифра. Эта цифра находится несколько выше строки и называетсяверхним индексом. Первая цитата нумеруется цифрой 1, следующая — цифрой 2и т.д. по возрастающей. При использовании материала, полученного в ходеинтервью, как очного, так и проведенного по телефону, на него ссылаются как напубликацию, автором которой является интервьюируемый.
Еслив тексте отчета Вы ставите надстрочные индексы для обозначения сноски, то Выдолжны оставлять место в конце страницы для собственно сносок. Если в тексте настранице 7 содержится четыре надстрочных индекса, то в конце страницы должнобыть четыре сноски.
Сноски,сгруппированные в конце отчета, называют концевыми сносками. Помимо ихрасположения, концевые сноски ничем не отличаются от обычных сносок. Если вконце отчета помещена библиография, то ссылки в тексте могут даватьсянепосредственно на соответствующий номер источника в библиографическом списке.
Чтодолжно быть во введении к отчету?
Обычново введении разъясняется важность темы, которой посвящен отчет. Во введенииможет быть дана историческая справка или описана структура основной частиотчета. Могут быть параграфы, посвященные актуальности отчета, констатациисуществующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета. Такимобразом, во введении, как правило:
Определяетсяместо действия (связь с какими-либо обсуждениями, термины, ссылки и пр.);
Ясноопределяется тема;
Определяютсяцели и задачи;
Представляетсяудобная и привлекательная для читателя структура отчета;
Начинаетсяпроцесс ознакомления с темой и намечается нить, которой может следоватьчитатель.
Помните,что начало всегда определенным образом характеризует автора. Если началоудачное и создает впечатление чего-то полезного и тщательно продуманного, учитателя может сразу сложиться позитивное впечатление об авторе.
Какимдолжно быть заключение отчета?
Вразделе «Заключение» не должно быть представлено никакой новой информации. Вэтом разделе производится обобщение сказанного выше, в основной части отчета, иподведение итогов. Основное достоинство заключения в том, что в этом разделеобращается внимание читателя на наиболее важную информацию, и делаютсянеобходимые акценты; читателю дают понять, какие мысли являются основными вотчете.
Подвестиитог убедительно и эффективно не так-то просто. Если итог подведен умело, онвпечатляет и реально помогает привлечь внимание, которого заслуживает отчет.Известно, что, прежде чем приступить к чтению, многие люди заглядывают в конецтекста. Заключение, удачно отражающее содержание, побуждает к внимательномучтению всего текста. Будьте готовы затратить немало времени на редактирование ипроверку заключения. Очень легко бросить все силы на составление длинногоотчета, а затем испортить дело, не уделив должного внимания этой исключительноважной его части.
Какиееще разделы могут быть в отчете?
Вотчет могут быть также включены дополнительные разделы, к числу которыхотносятся концевые сноски, приложения, библиография и алфавитный указатель.Концевые сноски — это сноски, сгруппированные в конце текста. В приложениисодержится материал, который может быть интересен читающему отчет, но если егопоместить в основную часть отчета, то это может замедлить чтение. В официальномотчете каждое приложение снабжается титульным листом, на котором приведенообозначение и название приложения. Библиография представляет собой переченьисточников информации, которые использовались при подготовке отчета, внезависимости от того, цитировались ли отрывки из них в отчете. Алфавитныйуказатель используется только в больших отчетах и представляет собой переченьосновных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержитсяномер страницы, на котором упоминалось то или иное понятие.
Крометого, в отчет могут быть включены предварительные части, к числу которыхотносятся форзац, титульный лист, документ, подтверждающий полномочия,сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, аннотация. Чембольше составляющих, тем более официальным является отчет.
Форзациспользуется исключительно в официальных отчетах, содержит только заглавиеотчета. Большинство отчетов имеют титульный лист, в котором содержится, поменьшей мере, заглавие отчета, имя (и должность) человека, которомунаправляется отчет, имя (и должность) автора отчета, дата.
ЕслиВас уполномочили написать отчет, то к нему можно приложить копию письма илислужебной записки, подтверждающей это. Такой документ обычно бывает вофициальных отчетах, его представление придаст Вашей работе больше значимости.
Сопроводительныйдокумент — это может быть письмо или служебная записка — прилагаетсядля сопровождения отчета. Получатель отчета скорее всего является авторомдокумента, представляющего полномочия. Сопроводительный документ содержитсопровождающую информацию; обзор отчета; выражение благодарности людям, которыепомогли Вам при подготовке отчета; вежливое заключение, в котором могут бытьописаны дальнейшие действия, а также включено предложение обсудить информациюболее подробно.
Содержаниеявляется необходимой частью любого более или менее официального бизнес —отчета. В нем перечислены все части, входящие в отчет (например, переченьтаблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которыепредшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней,встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти.
Еслив отчете содержатся таблицы, то необходим перечень таблиц, содержащий номера,названия таблиц и номера страниц, где они находятся. Перечень рисунковоформляется аналогично или объединяется с перечнем таблиц под общим названием«Перечень иллюстраций».
Ваннотации читателю представляется изложение содержания отчета в краткой форме.Аннотацию можно назвать отчетом в миниатюре, но в ней содержатся не тольковыводы. Аннотация по объему обычно не превышает одну страницу.
Какправильно скомпоновать отчет?
Вофициальном отчете должны содержаться следующие части, приведенные в порядке ихследования: Предварительные части Основная часть (текст) Дополнительные части
Форзац
Титульный лист
Документ, представляющий полномочия
Сопроводительный документ
Содержание
Перечень таблиц
Перечень рисунков
Аннотация
Введение
Основная часть
Заключение
Концевые сноски
Приложения
Библиография
Алфавитный указатель
Чемболее официальным является отчет, тем большее количество частей он долженсодержать.
7. Что хотят видеть в отчете его читатели.
Чтонужно учитывать при написании отчета в первую очередь?
Главное,о чем необходимо помнить при написании любого отчета — это его читатели. Очитателях следует позаботиться еще на этапе постановки целей. В противномслучае написание отчета будет похоже на стрельбу из лука в темноте. Можетоказаться, что различные группы людей, которым предназначено одно и то жесообщение, нуждаются в различной его трактовке. Поэтому всегда принимайте вовнимание:
Комупредназначен отчет;
Составляютли его будущие читатели однородную группу (если нет, то какие в ней существуютподгруппы);
Зачемим нужен отчет;
Чтонеобходимо включить в подготовленный для них отчет и с какой степеньюподробности;
Чегоподготовленный для них отчет содержать не должен.
Нужнотакже заранее подумать о результатах, которых люди могут ожидать от чтенияотчета. Например, они могут рассчитывать договориться о принятии какого-тообоснованного решения.
Информацияо потенциальных читателях очень важна. Чем больше Вы знаете о том, что это залюди (молодые, старые, опытные, неопытные и пр.), об их квалификации и знанияхв отношении темы отчета, их возможных установках и реакциях (будет ли отчетинтересным, важным или новым для них), тем лучше. Конечно, что бы Вы ни писали,это будет лучше воспринято, если предназначено конкретным людям и учитывает ихположение, статус и сферу интересов. В данном случае «лучше воспринято»означает более высокую вероятность того, что они предпримут ожидаемые Вамидействия.
Какудержать внимание читателей отчета?
Представьтесебе, что Вам нужно быстро решить какую-либо проблему, связанную с работойВашего компьютера. Не зная, как это сделать, Вы берете техническое руководство.Чаще всего первый взгляд на него вызывает мысль: «Это будет трудно читать». Втаких случаях часто говорят, что чтение документа требует больших умственныхзатрат: он написан сжато, с использованием специальной терминологии и трудностиего чтения очевидны.
Хорошонаписанные отчеты должны обладать совершенно противоположным качеством. Спервого взгляда должно быть видно, что их легко читать, поэтому решающеезначение имеет хороший, доступный стиль изложения. Читатели, как правило,непроизвольно мысленно задают себе следующие вопросы: «Будет ли мне легкочитать? Сколько времени потребует чтение? Пойму ли я смысл? Испытаю ли я разочарование?»и т.д. Если же, начав читать, человек быстро обнаруживает, что отчетдействительно легко читается, Вы достигли многого.
Впроцессе работы над отчетом старайтесь не забывать о ситуациях, когда Вы быличитателем, а не писателем.
Написанныйтекст должен быть:
Кратким,по крайней мере настолько, насколько позволяет содержание и цель;
Ясными понятным;
Точным,выражающим именно то, что нужно сказать (без постороннего материала, неимеющего прямого отношения к теме);
Изложенна языке читателя (на приемлемом техническом уровне);
Простым,а не сложным и запутанным;
Логичнымпо структуре;
Описательнымв должной мере.
Читателидолжны чувствовать, что документ написан на приемлемом для них языке, потомучто им нравится, когда учитываются их точка зрения и интересы. Например, иногданужно написать два варианта документа для технически подготовленных и длянеподготовленных людей. Каждая из групп должна чувствовать, что документпредназначен именно для них.
Врезультате Ваши отчеты будут не только выглядеть легкими для чтения, но ихдействительно будет легко читать, а наградой для Вас послужит то, что их вообщепрочтут.
Ачто обычно не нравится читателям отчетов?
Читателинадеются, что отчет не будет:
Интроспективным(т.е. более ориентированным на его автора, чем на читателя). В большинстведеловых документов слово «Я» (»мы», «компания», «отдел» и т.п.) употребляетсячаще слова «Вы». Однако фраза «Вы скоро получите больше информации» может бытьуместнее и воспринята лучше, нежели «Я скоро сообщу более подробнуюинформацию».
Снисходительным.Читателям не нравится, когда их не воспринимают всерьез. Если автор тем илииным образом подчеркивает свое превосходство, то, как правило, ничего кромераздражения это не вызывает.
Предвзятым.Навязывание читателям своего личного мнения также, как правило, вызываетраздражение читателей.
Некорректным.Есть тонкости, которые нельзя игнорировать или недооценивать. Необходимопроявлять определенную изобретательность и тщательно подбирать слова. Надопозаботиться о том, чтобы подготовленный Вами документ не вызывал чувстванеловкости и не вынуждал читателя идти на ухищрения, чтобы трактовать егодолжным образом.
Таккаким же хотят видеть отчет его читатели? Читатели хотят, чтобы отчет былпонятным, читабельным, простым и естественным.
Кажетсяочевидным, что текст отчета (да и любого другого делового документа) долженбыть ясен читателю. Однако сплошь и рядом в повседневной жизни мы встречаемся ссовершенно неясными выражениями. Ясность восприятия зависит от множества элементов,но особое внимание необходимо обратить на следующие:
Использованиеправильных слов. Читателю должно быть ясно, о чем Вы пишете: о рекомендацияхили о возможных вариантах решения, о целях (желаемых результатах) илистратегиях (путях достижения целей), о задачах или намерениях и т.п.
Использованиеправильных фраз. Что значит «24-часовые услуги»? Означает ли это, что услугиоказываются в течение 24 часов после обращения или в любое время суток? Чтозначит «личные услуги»? Значит ли это, что обслуживанием занимаются люди? Тогдаэто очевидное утверждение. Быть может, следовало бы объяснить пользу и сутьконкретных услуг?
Выбори расстановка слов для обеспечения ясности содержания. Например, выражение «Наданном этапе соглашения таковы, что…» предполагает, что позже будет что-тоеще (новый этап), в то время как у автора такого намерения вовсе нет. Выражение«около 11,27%» также неясно. Что значит «около»? Фраза «После работы доглубокой ночи отчет будет у Вас на столе сегодня после обеда» означает, чтодопоздна работал отчет, а не его автор.
Читабельностьтрудно определить теоретически, но мы все знакомы с ней по опыту. НаписанноеВами должно быть подобно течению. Одна мысль должна вести к другой, должен бытьвыбран правильный тон, и весь документ должен иметь ясную логическую структуру.
Простотаизложения существенно облегчает восприятие текста. Простота означает, что нужноупотреблять простые слова, простые словосочетания, короткие предложения (но непереусердствуйте, чередуйте короткие предложения с длинными, иначе чтениетекста станет похожим на пулеметную очередь!) и короткие параграфы.
Естественностьвосприятия текста зависит от стиля письма. Об этом более подробно будетрассказано в следующей главе
8. Роль языка и стиля при написанииотчета.
Отчего зависит стиль письма при написании отчета?
СтильВашего отчета должен прежде всего зависеть от ожиданий Ваших потенциальныхчитателей, от того, что они хотят прочесть, а иногда от того, к чему ониподготовлены. Честно говоря, чтение некоторых деловых документов —неинтересное, трудное и неприятное занятие, даже если часть из них Вы написалисами.
Вашаманера письма зависит от вкуса, стиля и привычки. Очень многие принеобходимости написать свой первый отчет просят совета у коллег и слышат в ответ«Примерно так…». Если стиль Вашего коллеги далек от совершенства, то, увы,ситуация будет аналогична той, в которой слепой ведет слепого. В результатеформируется сверхформальный бюрократический стиль, портящий множестводокументов.
Привыборе стиля следует учитывать цель подготовки отчета. Если отчет предназначенисключительно для передачи информации (такие документы иногда называют«полезными»), то целесообразно применение простейших конструкций и стилей дляпередачи основных фактов. Если Ваш отчет должен оказать какое-либо влияние начитателя (т.е. является «документом, рассчитанным на эффект»), то он долженбыть написан более ярко и эмоционально.
Выберите«золотую середину» между этими двумя типами стиля. Поняв, где именно междудвумя экстремальными точками Вы находитесь, Вы сможете быстро выбратьподходящие слова, тон и лексику.
Большинстволюдей имеют или вырабатывают удобный для себя стиль письма. Мир выглядел быстранно, если бы все делали все одинаково. Нет ничего страшного, если Выиспользуете что-то лишь потому, что это Вам нравится. Вариации, придающиедокументу оригинальность, могут быть весьма эффективны.
Каковароль языка при написании отчета?
Самосообщение — это одно, а способ его выражения — совсем другое. Вседело в языке, который может затруднить или облегчить понимание. Язык документадолжен быть ясным и точным. Одно неуместное слово может испортить всевпечатление; один параграф, написанный напыщенным канцелярским слогом, можетподорвать доверие ко всему документу. Внимание к деталям языка и забота о нихважны всегда.
Рассмотримв качестве примера фразу «Способ применения языка оказывает влияние навосприятие текста». Добавим к нему одно слово: «… оказывает большоевлияние…». Чувствуете разницу?
Теперьпосмотрим, что произойдет, если заменить это слово другим. Несколько иначезвучит предложение: «Способ применения языка оказывает огромное влияние навосприятие текста». Существует множество других вариантов замены: «сильное»,«значительное», «особое» и др. Несомненно, Вы можете продолжить этот список.
Помните,что в конечном итоге дело не в том, как Вы применяете язык, а в том, чего Выдостигаете, применяя его.
Чтоозначает «естественность» применительно к тексту отчета?
Онекоторых людях говорят, что у них «телефонный» голос. Точно так же можносказать, что некоторые пишут неестественным старомодным или бюрократическимстилем. Причиной такого стиля может быть высокое самомнение пишущего илипопытка представить тему более важной, чем она есть на самом деле. Тондокумента можно изменить всего несколькими словами.
Отчетунеобходима некоторая степень формальности, но всегда помните, что он являетсялишь одним из способов разговора с людьми. Он должен быть настолько близок кестественной речи, насколько это возможно. Это не означает, что отчет следуетпревратить в запись легкой болтовни, но если Вы запишите мысли так, каквысказали бы их устно, а затем сделаете запись более компактной, то результатбудет лучше, чем тогда, когда Вы зададитесь целью написать «формальный деловойдокумент».
Чтобытекст воспринимался естественно, старайтесь писать:
Кратко:читатели хотят, чтобы документ был кратким.
Сжато:длина текста должна быть неразрывно связана с его содержанием. Если здесь иесть какое-нибудь правило, то оно заключается в следующем: запишите суть иостановитесь.
Посуществу: это требование связано с первыми двумя. Текст не должен быть слишкомдлинным, он должен отражать суть дела, в нем не должно быть пространныхотступлений.
Точно:пишите именно то, что Вы имеете в виду, старайтесь правильно излагатьнеобходимые подробности. Не применяйте слов и фраз «около», «я думаю»,«возможно», когда нужно выразиться более конкретно.
На«подходящем» языке: это важно по многим причинам. Пишите текст на должномуровне сложности или техничности
Должнали в отчете присутствовать авторская позиция?
НравитсяВам это или нет, но все Ваши отчеты что-то говорят о Вас. От восприятияокружающими подготовленных Вами деловых бумаг зависит, в какой степени людибудут доверять Вам, как они оценят Вашу квалификацию и согласятся ли работать сВами. Написанный Вами отчет неизбежно повлияет на отношение к Вам других людей,в том числе Вашего босса, Ваших деловых партнеров и клиентов.
Нужнохорошо обдумать свой личный стиль и учесть, как может восприниматься окружающиминаписанный Вами документ. Начните с обдумывания того, какое впечатление Выхотите произвести. Допустим, Вы хотите выглядеть знатоком своего дела. Стильдокумента определенно говорит что-то о Вашей квалификации. Если документ хорошосоставлен, содержит все, что хочет читатель, и в нем выражено все, что обещано,у читателя возникнет благоприятное впечатление о профессионализме автора.
Помните,что образ не создается одним словом. Чтобы произвести впечатление честногочеловека, недостаточно написать: «Позвольте мне быть абсолютно честным…» (этафраза, напротив, может насторожить читателя). Желаемый образ формируется нетолько подбором конкретных слов, но и общим методом использования языка. Влюбом случае, занимаясь подготовкой отчета, помните, что у Вас появиласьблагоприятная возможность произвести впечатление, которой Вы можете сознательновоспользоваться.
Можетли отчет быть ярким и запоминающимся?
Вповседневной деловой жизни очень часто приходится иметь дело с документами, вкоторых почти совсем нет прилагательных. В то же время одно из основныхназначений языка — описание. Текст хорошо воспринимается, если его смыслясен без особых усилий. Если же в нем присутствует некоторая степеньописательности, облегчающая понимание, читатель будет доволен вдвойне. Ясноеописание может потребовать от автора дополнительной работы, но усилия при этомокупаются сполна.
Оченьхорошо, если текст Вашего отчета будет не только в достаточной степениописательным, но и запоминающимся. Использование неожиданных сравнений,необычных эпитетов не только запоминается, но и определенным образомхарактеризует личность автора. Не бойтесь время от времени проявлять своиэмоции. Мертвый, пассивный стиль отличается от эмоционального. Оба стиля могутбыть уместны в конкретной ситуации, но второй зачастую игнорируется именнотогда, когда он мог бы значительно усилить воздействие отчета на читателя.
Признайтесьчестно, как часто при подборе правильной фразы Вы отвергаете выражение какнедостаточно формальное. Очень часто люди бывают готовы написать что-тозапоминающееся или впечатляющее, но останавливают себя и подбирают другиевыражения. Они могут быть адекватными, но не производят на читателей сильноговпечатления. Так упускается благоприятная возможность.
9. Правила оформления отчета.
Существуютли общие правила оформления отчетов?
Несуществует магической формулы или единственного стандарта оформления, которыебы безоговорочно повышали качество отчета, расставляли правильные акценты исоздавали правильный образ. Однако существуют разнообразные методы, различныекомбинации которых позволяют придать отчету нужную форму. К их числу относятсяформат и структура составных частей, оформление страниц, применение графическихсредств (графиков, рисунков, таблиц и пр.), общее «пакетирование» отчета.
Подготовитьдокумент, который выглядит высокопрофессионально, можно даже со средниминавыками и без новейших технических средств. Лазерные принтеры, компьютеры идругое оборудование позволяют улучшить оформление отчета. Однако техническимисредствами не следует злоупотреблять. Слишком большое количество цветов играфики или разнообразие шрифтов может сыграть отрицательную роль. Цельхорошего оформления — воздействовать на восприятие отчета так, чтобы егопрочли, чтобы он читался легко и полностью соответствовал своемупредназначению.
Каквыбрать формат отчета?
Правильныйформат зависит от ряда факторов: длины и сложности отчета, особенностей егочитателей и даже от превалирующего стиля и культуры организации, в которой онсоздается. Важно найти правильный баланс. Слишком формальный отчет можетпроизвести впечатление, что орехи раскалывают кувалдой, а слишком неформальныйможет быть воспринят как легкая болтовня на серьезную тему.
Высами должны решить нужно ли и как именно нужно применять:
Титульнуюстраницу. Каждому отчету необходимо ясное название, которое в некоторых случаяхдолжно быть вынесено на отдельную страницу. На ней можно также указать дату,имя автора и даже список рассылки отчета (при этом следует помнить, чтотитульную страницу нельзя перегружать текстом).
Страницусодержания. Обычно по длине и сложности отчета легко определить, нужна ли такаястраница. Очень важно, чтобы читатели могли легко находить нужные места отчетапри его чтении и обсуждении (например, «Вернемся к разделу «Сроки» на стр. 12).Изложение содержания может варьироваться от перечисления коротких заголовков доболее подробного описания материала различных разделов.
Заголовки,подзаголовки и сноски. Эти виды форматирования, по сути, являются указателями (индексами).Чем сложнее отчет, тем больше необходимость использования индексов. Они должныбыть составлены очень тщательно и легко приводить читателя к тому, что он ищетв тексте.
Приложения.Приложения предназначены для отделения технических подробностей от основногоматериала отчета, что облегчает работу с ним.
Приложение —очень полезное средство, но оно должно быть составлено не хуже основной частиотчета. В технических отчетах оно обеспечивает два уровня изложения материала:краткое изложение в основном тексте и более детальное в приложении. Часто вприложения помещаются исходные материалы, которые анализируются и обобщаются вотчете (результаты испытаний, заполненные анкеты и т.п.).
Приложенияобычно размещаются в конце отчета, поэтому основной текст должен отражать то,что вынесено в приложение, показывать, как оно связано с главным содержанием, атакже включать точные постраничные ссылки, позволяющие читателю найтинеобходимые подробности.
Иногдаприложения могут содержать материал, изложенный в другом стиле. В них можновключать техническую литературу, пресс-релизы, заполненные анкеты и т.п., ностиль изложения не должен противоречить стандарту отчета в целом.
Какправильно оформлять страницы в отчетах?
Дляоформления страниц существуют различные средства:
Пробелы.Плотный текст трудно читать. В зависимости от того, как используетсяотчет — сопровождается заметками, передается от одного читателя к другомуили обсуждается на совещании — наличие свободного места на страницахдолжно быть удобным для читателей. Не уменьшайте поля, оставляйте достаточныеинтервалы между параграфами, тщательно выбирайте интервал (одинарный, двойнойили полуторный) и соблюдайте баланс между длиной страниц и общей структуройотчета.
Размещениетекста на странице. Разнообразные средства современных текстовых редакторовставят нас перед необходимостью правильного выбора. К примеру, набирать лизаголовки очень крупным шрифтом или размещать их по центру страницы? Изогромного множества разных вариантов лучшие те, которые особенно удобны длячитателя.
Типи размер шрифта. Не применяйте одновременно слишком много типов шрифта, ивыбирайте тот, который наиболее подходит для чтения. Здесь необходимо учестьстандарты политики и практики своей компании. Более мелкий шрифт можно использовать,например, для постраничных сносок.
Выделения.Выделения должны соответствовать общему оформлению страницы. Кроме курсиваможно применять:
ЗАГЛАВНЫЕБУКВЫ;
Жирныйшрифт;
Подчеркивание;
Специальныезнаки;
Заключениетекста в рамку.
Всеэти средства можно комбинировать.
Разделениена страницы. Переход от страницы к странице — это реальный разрыв текста,и новая страница акцентирует внимание читателя на любом заголовке, с которогоона начинается. Расположить текст на странице можно по-разному, например,умышленно закончить страницу на середине предложения, чтобы заставить читателяперейти к следующей странице.
Нумерацияи выбор заголовков. Номера страниц — удобный способ поиска нужного места втексте, поэтому страницы всегда должны быть пронумерованы. Кроме того,необходима четкая система нумерации заголовков и подзаголовков. Все уровнизаголовков должны быть точно обозначены цифрами или буквами и выделеныподходящими типами шрифта, например:
1.Главный заголовок
А)Подзаголовок
Привыборе типа заголовков Вы можете руководствоваться следующими основнымипринципами:
центрированныйзаголовок более важен, чем заголовок, выровненный по левому краю;
заголовок,выровненный по левому краю, более важен, чем заголовок с отступом;
заголовок,целиком написанный заглавными буквами, более важен, чем заголовок, написанный сбольшой буквы;
подчеркнутыйзаголовок более важен, чем заголовок без подчеркивания;
заголовок,стоящий обособленно, более важен, чем заголовок, за которым сразу следуеттекст.
Можнопронумеровать и параграфы (такая нумерация придает тексту очень формальныйвид): 1, 1.2, 1.3 и т.д.
(1 —главный заголовок параграфа, 1.1 — следующий подпараграф и т.д.)
Врезультате получается очень точная система ссылок, которую можно использоватьпри обсуждении отчета. При нумерации следует руководствоваться степеньюсложности всего текста.
Каковыправила использования таблиц и рисунков в тексте отчета?
Согласностарой поговорке, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. В некоторыхслучаях гораздо лучше объяснять смысл не словами, а наглядными средствами. Кактаблицы, так и рисунки незаменимы при обобщении большого количества информациии представлении ее в сжатом виде.
Прииспользовании наглядных средств очень важна простота изображений. Два простыхграфика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстреепостроить. Всегда думайте о том, что нужно читателю, а не о том. Что можнонарисовать. Вы впустую потратите время, составляя сложный, но имеющий лишьлокальное значение график, на который читатель взглянет только мельком.Старайтесь, чтобы читателю было понятно содержание таблиц и рисунков бездополнительного чтения текста.
Современнаятехника позволяет включать в отчет множество графических изображений, но это незначит, что их нужно применять все сразу и во всех случаях. Ниже приведенынекоторые правила использования таблиц и рисунков в тексте бизнес —отчета:
Еслитаблица или рисунок имеют размер, больший, чем половина страницы, то онипомещаются на отдельной странице. Таблица или рисунок меньшего размера могутбыть обрамлены текстом.
Таблицаили рисунок могут рассматриваться отдельно от текста. Это означает, что любойчеловек, просматривающий отчет, должен иметь возможность взглянуть на таблицуили рисунок и быстро понять его содержание. Для понимания таблицы или рисунканеобязательно читать пояснительный текст.
Длясистематизации таблиц используется сквозная нумерация (1, 2, 3 и т.д.) илинумерация по разделам (1.1, 1.2, 2.1 и т.д.). Рисунки, как правило, нумеруютсяпо разделам. Номер и название таблицы помещаются над таблицей. Номер и названиерисунка помещаются под рисунком.
Иногдавозникают сомнения по поводу того, должны ли таблица или рисунок быть помещеныв тексте или же они могут быть приведены в приложении, в конце отчета. Онидолжны помещаться в тексте, если читающий должен их просмотреть для того, чтобыпонять содержание отчета. Если же такая информация может быть полезна, но неявляется необходимой, она обычно помещается в приложении. В том случае, если объеминформации достаточно велик (несколько или много страниц), то таблица илирисунок также обычно помещаются в приложении.
Еслив Вашем отчете Вы используете таблицы или рисунки, кем-либо где-либо ужепубликовавшиеся, дайте ссылку на источник.
Втексте должны иметься ссылки на все таблицы и рисунки. Затем таблица илирисунок приводятся в конце абзаца или на следующей странице (в случае, если онидолжны быть помещены на отдельной странице). В последнем случае страница, накоторой производилось упоминание таблицы или рисунка, дополняется текстом.
Еслитаблица такова, что ее нужно размещать на горизонтально ориентированном листе,помещайте заголовок со стороны внутренних полей или корешка таким образом,чтобы таблица просматривалась со стороны внешних полей отчета.
Какв таблицах, так и в рисунках (графиках) время (годы, месяцы и т.д.), какправило, откладывается по горизонтальной оси.
Существуютли какие-либо правила брошюровки отчетов?
Конечно,свои функции есть и разрозненных листов бумаги, но большинство отчетов требуетброшюровки. Короткие документы для временного внутреннего использованиядостаточно скрепить степлером. В других случаях можно применить иные средстваброшюровки. Особенно удобны те, которые позволяют не сгибать переворачиваемыестраницы. Иногда более полезна печатная обложка, а иногда — прозрачнаяпластиковая, позволяющая видеть титульную страницу. Возможно, в Вашейорганизации имеются специальные обложки для всех видов отчетов. Использованиеобложки может сделать отчеты единообразными, внешне привлекательными, и, крометого, обложка защищает страницы отчета от внешних повреждений.
Дляулучшения общего вида отчета и повышения его привлекательности можно применятьразные технические средства, например:
Цветобложки отчета, соответствующий печатному бланку организации или автора;
Креплениеобложки, позволяющее присоединять к отчету брошюры или печатные материалыменьшего размера;
Средствокрепления визиток и карточек.
Выборсредств брошюровки зависит от вкуса автора и практических соображений, но приэтом, как всегда, высшим критерием является читатель и Ваше мнение о том, чтодля него удобно.
Уканцелярских средств разная стоимость, но ведь жаль портить всю лодку,сэкономив на рубль смолы. Отчет может быть таким важным, что разница в ценеобложки не будет иметь значения. Разумеется, и здесь нужно соблюдать баланс.Например, для длинного и широко распространяемого отчета лучше сделатькачественную обложку и немного сэкономить, напечатав текст с двух сторонкаждого листа.
Стоитобдумать и способ рассылки отчета, особенно если он направляется за пределыВашей организации. Каким бы способом ни отправлялся отчет: без конверта, вжестком или мягком конверте — он должен поступить адресату таким жепривлекательным, каким был отправлен.
Техническиесредства пересылки, конечно, очень эффективны, но могут снизить впечатление ототчета. Например, электронная почта обеспечивает высокую скорость доставки, ноне позволяет оформить отчет в виде внушительного документа.
Помните,что не следует игнорировать ни один фактор, ни одну деталь внешнего оформления,усиливающие впечатление от отчета.
Полезныесоветы
ВСЕГДАНАЧИНАЙТЕ РАБОТУ НАД ЛЮБЫМ ОТЧЕТОМ С ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ
СОДЕРЖАНИЕОСНОВНОЙ ЧАСТИ ОТЧЕТА ДОЛЖНО СООТВЕТСТВОВАТЬ ПОСТАВЛЕННОЙ ЦЕЛИ
ПРИНАПИСАНИИ ЗАГОЛОВКОВ СОБЛЮДАЙТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ПРАВИЛА И БУДЬТЕПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫ
СНАБДИТЕТЕКСТ СООТВЕТСТВУЮЩИЕМИ ТАБЛИЦАМИ И РИСУНКАМИ
СДЕЛАЙТЕНЕОБХОДИМЫЕ ССЫЛКИ НА ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ
ВКЛЮЧИТЕВ ОТЧЕТ НЕОБХОДИМЫЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЧАСТИ
ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬДОЛЖНОГО УРОВНЯ ОФИЦИАЛЬНОСТИ
СОБЛЮДАЙТЕЕДИНООБРАЗИЕ В ОФОРМЛЕНИИ ОТДЕЛЬНЫХ СТРАНИЦ ОТЧЕТА
НЕЗАБЫВАЙТЕ О ЧИТАТЕЛЯХ — ПОСТАРАЙТЕСЬ ОПРАВДАТЬ ИХ ОЖИДАНИЯ
ПОМНИТЕ,ЧТО ВЫ МОЖЕТЕ НАПИСАТЬ ХОРОШИЙ ОТЧЕТ — СТОИТ ТОЛЬКО ЗАХОТЕТЬ И ПРИЛОЖИТЬ КЭТОМУ НЕМНОГО УСИЛИЙ!
10. Типичные ошибки при написании отчетов.
Ситуация:«У меня постоянно возникают проблемы при подготовке отчетов. Я с трудомподбираю слова. А то, что получается в результате — увы! — далеко отсовершенства. Может быть, я зря стараюсь, и у меня просто нет соответствующихспособностей?»
Ошибка:Работая над отчетом, помните, что Вы, безусловно, можете написать хорошийдокумент. В данном случае речь идет о навыках письма и знаниях, которые можнопостоянно приобретать и совершенствовать. Даже для того, чтобы избавиться отнекоторых старых привычек, нужно время и осознанные усилия. Любой человек можетулучшить свой стиль письма. Для этого необходимо только немного потрудиться иуметь воспринимать критику. Ваши усилия будут вознаграждены сторицей, и Выбудете легко и быстро писать отчеты.
Ситуация:«Коллеги часто жалуются, что мои отчеты невозможно читать, что уже после первойстраницы они ничего, кроме раздражения, не ощущают. Я не могу понять, в чемдело…»
Ошибка:Скорее всего, Ваш стиль отличается небрежностью, и Вы допускаете ошибки,раздражающие читателей. Невнимательность — постоянная ловушка для пишущегочеловека. Он попадает в нее не потому, что ошибается при выборе, а потому, чтопишет автоматически, не уделяя внимание деталям. Задумайтесь, например, чтоозначают выражения: довольно хороший (или плохой), довольно дорогой, оченьуникальный? Все они не производят никакого впечатления и вызывают разве чтонедоумение.
Бытьможет, Вы используете слишком много формальных выражений, что затрудняетвосприятие и создает ощущение старомодности стиля. Выражение «в том случае,когда…» выглядит гораздо более громоздко, чем обычное «если…». Посмотритетакже, не слишком ли Вы увлекаетесь употреблением избитых выражений и «любимых»фраз.
Читателяобычно раздражает частое употребление клише (т.е. общеизвестных фраз ивыражений). Очень важны также грамматика, синтаксис и пунктуация. Однако стоитпомнить, что некоторые правила созданы для того, чтобы их нарушать, а старыеправила порой теряют свою силу. Читателя могут раздражать следующие ошибки:слишком большое или слишком маленькое количество знаков препинания; тавтология(лишнее повторение, когда смысл уже раскрыт), парадоксальное сочетание слов,выглядящее бессмысленным. Однако в деловых документах могут нарушатьсянекоторые действующие правила языка, и такие нарушения бывают полезны.Например, можно начинать предложения со слов «и», «но», «поэтому», «или», чтопозволяет избежать слишком длинных предложений.
Ситуация:«Как советуют знающие люди, после завершения работы над отчетом я перечитываюего, чтобы найти ошибки и недоработки. Однако я не понимаю, на что именноследует обращать внимание…»
Ошибка:Для того, чтобы оценить качество полученного документа, Вы должны настроитьсяна решение задач определенного типа. Старайтесь не просто перечитыватьдокумент, а ответить на следующие вопросы:
Яснали структура отчета?
Соответствуетли структура отчета поставленным Вами целям и задачам?
Составленли он логично и последовательно?
Правильноли подобраны заголовки?
Выверенли отчет «с головы до хвоста» с точки зрения содержания, перекрестных ссылок ит.п.
Всели фразы и предложения понятны и легки для восприятия?
Попытайтесьвзглянуть на отчет не с позиции автора, а глазами читателя. Отложите написанныйтекст на некоторое время. Зачастую он выглядит совсем по-другому после перерываили занятия другим делом.
Ситуация:«Мне часто говорят, что моя основная проблема в том, что я не умею писатьзаключения, и именно это портит все впечатление от моих отчетов, но никто неговорит, что именно я делаю неправильно…»
Ошибка:Окончание отчета может казаться легким: закончил и остановись. Однако все нетак просто. Некоторые отчеты не имеют окончания, что приводит к нарушениюструктуры основной части отчета, что вызывает у читателей раздражение. Поэтомуизбегайте следующего:
Ложныеокончания. Не приходилось ли Вам видеть отчеты, в последних параграфах которыхпо несколько раз встречаются слова «И, наконец,…»? Если Вы внимательнопосмотрите свои отчеты, то, не исключено, обнаружите то же самое!
Неоправданноерасширение структуры. Блуждание вне пределов последнего заголовка без реальногоперехода к последнему разделу приводит к тому, что увеличивается число страниц,содержащих повторы и неуместные отклонения от темы.
Узаключения три конкретных цели:
1.Получить и представить выводы, соответствующие типу документа и природе егоаргументации.
2.Объединить содержание и подвести его итог.
3.Закончить отчет позитивно, на «высокой ноте». Поскольку многие отчеты связаны срутинными, а не выдающимися делами, окончание должно выражать определенную силуи авторитет, а не быть простым «хвостом» отчета.
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.dist-cons.ru/