Понятие и цели использования архивных документов
Использование документов архива – комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
В отечественном архивоведении различают направления, цели и формы использования.
Направления использования архивных документов.
В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются:
— укрепление российской государственности;
— удовлетворение информационных потребностей общества;
— обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны – архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственный объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественный организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации.
Использование документов — сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах сотрудники использование документов считаю разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.
Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документальной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.
Цели использования документов могут быть:
— управленческие;
— политические;
— экономические;
— научные;
— культурно-просветительские;
— социально — правовые (обеспечение прав граждан).
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организаций и т.д.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных компаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.
Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности.
Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. при разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.
Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:
— при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам;
— при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;
— при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы;
— для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйствах, в области охраны окружающей среды и т.д.).
Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленения, транспортной сети и др.
Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.
Использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д.
Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.
Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.п. поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы.
Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:
— информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
— исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
— инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
— предоставление документов пользователями через читальный зал для исследовательской работы;
— выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
— публикация документов;
— информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).
Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало.
Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.
Информационное обеспечение пользователей. Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).
Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн. запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.
Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.
Существуют следующие виды запросов:
— тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);
— персональные в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);
— социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы: о трудовом стаже; размере заработной платы; службе в вооруженных силах; участии в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветеранах», об участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде и др.; пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны; работе в годы Великой Отечественной войны; нахождения на излечении, состоянии здоровья; награждения, присвоения званий; образовании, учебе; репрессиях, раскулачивании, реабилитации; рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния; творческой деятельности и авторских правах; имущественных и наследственных правах и др.;
— консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.
Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:
— прием запроса и работа с заявителем;
— поиск запрашиваемой информации;
— составление и выдача заявителем ответов на запросы.
При приеме запроса необходимо уделить большое внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению запроса.
Наконец, если запрос относится к категории платных, следует в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например:
«Сообщаем, что исполнение запросов является в архиве платной услугой, и поиск сведений начнется после получения Вашего согласия на оплату. В связи со сложностью запроса стоимость поиска может составить значительную сумму».
Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организации системы Росархива и др. Тематические запросы граждан, как правило, выполняются за плату.
Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.
При поиске запрашиваемой информации очень важно помнить о сроках исполнения.
Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.
Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива.
Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.
Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по поиску документов.
В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.
Для повышения результативности поиска необходимо: во-первых, совершенствовать систему архивных справочников по личному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за законодательной деятельностью Федерального собрания, а также перипетиям внутренней и внешней политики.
При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов: архивной справки; архивной копии; архивной выписки; информационного письма; тематического перечня документов; тематической подборки; тематического обзора документов.
Архивная справка — документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий или не подтверждающий) информацию об имеющихся в документам архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра).
Архивная копия – это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.
Архивная выписка – это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященный нескольким, не связанным между собой вопросам.
Информационное письмо – это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.
При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.
Тематический перечень документов — систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.
Тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.
Тематический обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.
Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.
В соответствии с законодательством помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением которого является архив). Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. Так, граждане имеют право на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близкого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и т.д. к сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.
Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива – органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива – руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.
Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за прошедшие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям: если администрация одного административного округа запросила подборку об истории дорожного строительства, возможно, эта информация понадобится другой администрации. Особое внимание следует обращать на тематику работы иностранных исследователей и организаций, по заданию которых они работают.
Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени…»), планы, разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службе учреждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации.
Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.
Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.
В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.
Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет станет реальным. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию является повышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.
Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных договоров на коммерческое использование документов и др. если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее.
Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение – читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организаций и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.
Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изучить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте.
Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.
Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998г.
При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются: все письма-направления и заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов.
В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.
В случае повреждения или хищения дел, внесения изменения в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.
Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.
Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выданных дел.
Обеспечение доступа граждан к информации о них
По требованию гражданина ему предоставляются для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут быть изготовлены их копии на бесприбыльной основе. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Реабилитированным лицам или в случае их смерти — родственникам и наследникам в установленном порядке обеспечивается право на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также получение копий документов, за исключением сведений о третьих лицах без их согласия.
Не допускается внесение изменений в имеющиеся на хранении в архиве документы в случае выявления лицом недостоверных сведений о нем. В таких случаях к документам по инициативе лица или правоохранительных органов могут быть приобщены справки, уточняющие сведения о лице, справки о реабилитации и другие документы, что оформляется актом о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов и отражается в листе-заверителе дела и соответствующей графе описи.
Ответственность работников архива при работе с документами ограниченного доступа
Сведения, содержащие государственную тайну, а также сведения конфиденциального характера, ставшие известными работнику архива в силу его должностных обязанностей, не подлежат огласке либо незаконному использованию. Руководители, а также работники архива, осуществляющие комплектование, хранение и использование документов, содержащих сведения ограниченного доступа, обязаны обеспечить исполнение законодательства Российской Федерации по вопросам защиты государственной тайны и конфиденциальной информации, а также режим доступа к документам, установленный фондообразователем или его правопреемником.
Не разрешается использовать в выступлениях в средствах массовой информации, лекциях, а также научной и преподавательской деятельности информацию ограниченного доступа, ставшую известной работнику архива в связи с выполнением им служебных обязанностей, а также прямо или косвенно использовать или передавать ее третьим лицам.
Организация работы архива по подготовке выставок документов
Выставка документов — это художественно оформленная подборка документов и/или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).
Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.
На базе выставки могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, «круглые столы» и др.).
Выставка может сопровождаться рекламой с целью привлечения посетителей. Для рекламы выставки архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию. Для презентации выставки готовятся пресс-релизы; желательно издание каталога выставки.
Использование документов архива в средствах массовой информации
Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач, кинофильмов.
Для периодической печати архив готовит статьи о составе и содержании документов, архивных находках и т.п., статьи и подборки документов по определенной тематике.
Использование документной информации в радио и телепередачах проводится в форме бесед, хроник, информаций, интервью, репортажей, рекламы и др.
Документы могут быть предоставлены архивом кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям печатных изданий, издательствам и т.п. для подготовки сценарных планов, создания художественных, документальных, художественно-публицистических, научно-популярных и учебных программ и фильмов, издания печатной продукции.
Организация и проведение информационных мероприятий с использованием документов
Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в различных формах. Проведение их сопровождается выступлениями и сообщениями работников архива, в том числе в режиме «вопрос — ответ», показом тематических подборок документов, кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов и др.
Встречи с общественностью — могут быть тематические, предполагающие выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов, и информационные, на которых участники информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах.
Экскурсии в архив — могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (с демонстрацией комплекса документов архива по определенной тематике).
Презентации, «Дни открытых дверей» — проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.
Лекции, доклады — готовятся по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах.
Устные журналы — как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.
Читательские конференции — организуются для пользователей, работающих или намеревающихся работать в читальном зале архива, в целях информации о составе и содержании архивных фондов и НСА к ним, о новых поступлениях, рассекреченных документах, об информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания в читальном зале.
Уроки для студентов и школьников — организуются на основе договоров архива с высшими и средними учебными заведениями в соответствии с согласованными с ними планами. Уроки носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий.
Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.
Список использованных источников и литературы
Литература
Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. 3-е изд., доп. М.: Издательский центр «Академия», 2005.
Материалы сети Интернет
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [Электронный ресурс] Режим доступа: www.consultant.ru.
Об архивном деле в РФ: Федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ [Электронный ресурс] Режим доступа: www.rusarchives.ru.