ВВЕДЕНИЕ
Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика – это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.
Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.
Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Так как применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.
1. ПОНЯТИЕ
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Эффективное управление современной организацией представляет собой достаточно сложную задачу, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую скорость изменения операционного окружения. Основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности организации. Управленческие решения, формируемые в ходе выполнения перечисленных выше функций, служат отправным моментом для конкретных исполнителей. В рыночных условиях достичь конкурентного превосходства можно в первую очередь за счет владения полными, достоверными и своевременными сведениями, образующими единое информационное пространство данного экономического объекта. Такое пространство может быть создано лишь на базе электронного документооборота с привлечением средств автоматизации поддержки принятия управленческих решений.
Экономику в целом, а также ее отдельные компоненты (предприятия, фирмы, компании, учреждения и т.д.) можно отнести к динамическим системам. Работа таких систем сопряжена с воздействиями изменчивой внешней среды и обработкой огромных объемов информации.
Под системой
понимают набор взаимосвязанных компонентов, функционирующих совместно для достижения определенной цели. Для описания системы используют такие понятия, как:
· структура (множество элементов и взаимосвязей между ними);
· входы и выходы (материальные, финансовые и информационные потоки, входящие в систему и выводимые ею);
· законы поведения (функции, связывающие входы и выходы системы);
· цели и ограничения (процессы функционирования системы, описываемые рядом переменных; на отдельные переменные обычно накладываются ограничения).
Под управлением
понимают изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.
Процесс управления системой определяется целями управления, окружающей обстановкой и внутренними условиями.
С позиций кибернетики такой процесс трактуется, как направленное воздействие на элементы системы для достижения цели, и может быть представлен в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и аппарат управления.
Информационный обмен, который лежит в основе процесса управления системой, заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:
• сбора информации о текущем состоянии управляемого объекта;
• анализа полученной информации и сравнения текущего состояния объекта с желаемым;
• выработки управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;
• передачи управляющего воздействия объекту.
На рис. 1 представлен пример системы управления экономическим объектом. Как видно из рисунка, управление основано на получении, переработке и использовании информации, которая циркулирует в каналах связи системы управления.
Управленческая информация (совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации) формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде. Учетно-отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта и степень влияния на нее внешней среды.
Информация о внешней среде — нормативно-законодательная информация, создаваемая государственными учреждениями, информация о конъюнктуре рынка, создаваемая конкурентами, поставщиками, потребителями.
Потоки управляющей информации, направляемой от субъекта к объекту управления, и учетно-отчетной информации о достигнутых показателях в обратном направлении, представляют собой информа
ционные связи
между субъектом и объектом управления. Эффективность управления достигается с помощью обратной связи
— получения информации о текущем состоянии управляемого объекта. На основе анализа потоков информации принимаются соответствующие управленческие решения.
Внешняя среда
Информация о внешней среде
Исходящая информация
Субъект управления (например, управленческий аппарат – формулируется цель)
Учетно-отчетная информация
Управленческая информация
Объект управления (например, деятельность управления)
Рис. 1. Структура системы управления
экономическим объектом
Исходящая информация предназначена для других объектов экономики, вышестоящих организаций: отчетная финансовая информация — для государственных органов, инвесторов, кредиторов и т.д.; маркетинговая информация — для потенциальных потребителей.
К базовым элементам, на которых строится система управления организации (рис. 2), можно отнести:
• цели и стратегии;
• бизнес-процессы;
• организационную структуру (структура управления);
• способы взаимодействия (потоки и коммуникации);
• регламенты и мотивацию (сотрудники).
Задача развития системы управления, повышения ее эффективности и всего бизнеса в целом заключается в поддержке каждого ее элемента в требуемом состоянии.
Цели и стратегии
Показатели
Проекты
Требования к деятельности сотрудников
Бизнес-процессы
Организационная структура
Информационные и материальные потоки (взаимодействие)
Регламенты и мотивация
Должностные инструкции
Регламенты и положения
Рабочие и методические инструкции
Рис. 2. Базовые элементы системы управления организацией
2. СТРУКТУРНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
Взаимосвязанная совокупность средств, методов, персонала, используемая для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели составляет информационную
систему (ИС).
Автоматизированная информационная система —
это комплекс, который включает компьютерное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также системный персонал. Система обеспечивает поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей и для принятия решений. Структура автоматизированной ИС представлена на рис. 3.
Автоматизированная информационная система
Информационные
технологии
Функциональные подсистемы и приложения
Управление
ИС
Аппаратные средства Программные средства Данные Телекоммуникации
Производство
Бухгалтерия
Финансы
Кадры
Маркетинг
Сбыт
Персоналом Пользователями Оперативное Финансами Безопасностью Качеством Развитием ИС
Рис. 3. Структурные элементы ИС
Информационные технологии (ИТ)
— инфраструктура, обеспечивающая реализацию информационных процессов — процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации (см. п. 1.3). ИТ предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности.
Функциональные подсистемы и приложения
— специализированные программы, предназначенные обеспечить обработку и анализ информации для целей подготовки документов, принятия решений в конкретной функциональной области на базе ИТ.
Управление ИС
— компонент, который обеспечивает оптимальное взаимодействие ИТ, функциональных подсистем и связанных с ними специалистов, развитие их в течение жизненного цикла ИС.
3. ВИДЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Каждая автоматизированная информационная система ориентирована на ту или иную предметную область. Под предметной обла
стью
понимают область проблем, знаний, человеческой деятельности, имеющую определенную специфику и круг фигурирующих в ней предметов.
При этом каждая автоматизированная система ориентирована на выполнение определенных функций в соответствующей ей области применения.
Существует большое разнообразие автоматизированных ИС, отличающихся своей ориентацией на уровень управления, сферу функционирования экономического объекта, на тот или иной характер процесса управления, вид поддерживаемых информационных ресурсов, архитектуру, способы доступа к системе и др.
По целевой функции ИС можно условно разделить на следующие основные категории (рис. 4).
Особую важность в общественной жизни имеют экономические
информационные системы (ЭИС),
связанные с предоставлением и обработкой информации для разных уровней управления экономическими объектами. Эта информация позволяет наиболее полно осуществлять функции учета, контроля, анализа, планирования и регулирования с целью принятия эффективных управленческих решений.
По уровню в системе государственного управления экономические информационные системы делятся на ИС федерального, регионального и муниципального значения.
В зависимости от области функционирования экономических объектов можно выделить ЭИС промышленно-производственной сферы и непромышленной сферы.
Системы поддержки принятия решений (СППР)
— аналитические ИС, ИС руководителя — системы, обеспечивающие возможности изучения состояния, прогнозирования, развития и оценки возможных вариантов поведения на основе анализа данных, которые отражают результаты деятельности компании на протяжении определенного времени. В таких системах применяются современные технологии баз данных, OLAP (OnLineAnalyticalProcessing — оперативная аналитическая обработка данных), ХД (хранилище данных), глубинный анализ и визуализация данных.
Автоматизированные информационные системы
ЭИС управления
СППР
ИС образования
Информационно-вычислительные
Информационно-справочные
По уровням управления
По объектам управления
государственного
регионального
муниципального
Непромышленной сферы
Промышленно-производственной сферы
Рис. 4. Виды автоматизированных ИС
Информационно-вычислительные системы
используются в научных исследованиях и разработках для проведения сложных и объемных расчетов, в качестве подсистем автоматизированных систем управления и СППР
в том случае, если выработка управленческих решений должна опираться на сложные вычисления. К ним относятся информационно-расчетные системы, САПР (системы автоматизированного проектирования), имитационные стенды контроля.
Информационно-справочные системы
предназначены для сбора, хранения, поиска и выдачи потребителям информации справочного характера; используются во всех сферах профессиональной деятельности (Гарант, Кодекс, Референт, системы семейства КонсультантПлюс: КонсультантБухгалтера, КорреспонденцияСчетов, НалогиБухучет, КонсультантПлюс: Версия Проф, Деловые Бумаги, КонсультантПлюс: Эксперт и др.).
Основными видами ИС образования
являются автоматизированные системы дистанционного обучения, системы обеспечения деловых игр, тренажеры и тренажерные комплексы. Они предназначены для автоматизации подготовки специалистов и обеспечивают обучение, управление процессом обучения и оценку его результатов.
ИС, предназначенные для автоматизации всех функций управления, охватывающие весь цикл функционирования экономического объекта от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия, называют интегрированными.
Корпоративные ИС
— это ИС, автоматизирующие все функции управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами.
4. ПОЛЬЗОВАТЕЛИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
При современном уровне развития компьютерной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет разным категориям пользователей ИС быстро и эффективно решать стоящие перед ними задачи. Пользователей ИС можно разделить на четыре категории.
1. Администратор системы
— это специалист (или группа специалистов), отвечающий за эксплуатацию системы и обеспечение ее работоспособности, понимающий потребности конечных пользователей, работающий с ними в тесном контакте и отвечающий за определение, загрузку, защиту и эффективность работы банка данных.
2. Прикладные программисты —
занимаются разработкой программ для решения прикладных задач, реализации запросов к базе данных.
3. Системные программисты
— осуществляют поддержку информационной системы и обеспечивают ее работоспособность, занимаются разработкой и сопровождением базового программного обеспечения компьютеров (операционных систем, систем управления базами данных, трансляторов, сервисных программ общего назначения).
4. Конечный пользователь {потребитель информации) —
лицо или коллектив, в интересах которых работает ИС. Он работает с ИС повседневно, связан с ограниченной областью деятельности и, как правило, не является программистом. Например, это может быть бухгалтер, маркетолог, финансовый менеджер, руководитель подразделения и др.
Автоматизированные ИС включают в себя множество автоматизированных рабочих мест (АРМ) специалистов, средства коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу персонала.
Современные автоматизированные ИС используют новейшие компьютерные технологии по хранению, передаче и обработке информации, необходимые для экономического анализа и принятия управленческих решений; оснащены современными техническими и программными средствами обработки информации, телекоммуникационными средствами работы в мировом информационном пространстве.
Эффективность применения ИС для управления экономическими объектами (предприятиями, банками, торговыми организациями, государственными учреждениями и т.д.) зависит от широты охвата и интегрированности на их основе функций управления, от способности оперативно подготавливать управленческие решения, адаптироваться к изменениям внешней среды и информационных потребностей пользователей.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, которые уменьшают имеющуюся неопределенность, неполноту знаний о них.
Под экономической информацией понимают совокупность сведений, отображающих состояние или определяющих изменение и развитие хозяйства страны, всех его звеньев и элементов. Эти сведения можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях управления.
Информационные ресурсы можно определить как совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальных носителях в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач.
Информатизация — насыщение всех сфер жизни и деятельности возрастающими потоками информации и управление ими с использованием информационных технологий и телекоммуникационных систем.
Любой системе управления экономическим объектом соответствует своя экономическая информационная система. Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в информационных системах экономических объектов. Автоматизированная информационная система — это комплекс, который включает компьютерное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также системный персонал, и обеспечивает поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Информационные системы в экономике: учебник для вузов / Под ред. Г.А. Титоренко. — 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008
2. Информационные системы бухгалтерского учета: Учеб. пособие / Под ред. В.И. Подольского. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
3. Информационные технологии управления: Учеб. пособие / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2003.
4. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 1999.
5. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения и задачи): Учеб. пособие. — М.: Вузовский учебник, 2006.