Последствия применения факсимиле
Аборин
Дмитрий Евгеньевич, ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки
компании ПРАВОВЕСТ
Наверняка
почти каждая организация сталкивалась с ситуациями, когда срочно требовалась
подпись руководства. И именно в этот момент выяснялось, что директора сегодня
не будет и никто из присутствующих не наделен правом подписи. Или другой
пример: начальнику приносят на подпись стопку документов, вес которой измеряется
килограммами. Что же делать? В подобных ситуациях выручит факсимиле.
Что такое факсимиле
Законодательного
определения понятия факсимиле нет, а потому обратимся к словарям. Факсимиле
называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или
печатным способом. В качестве оригинала может выступать рукопись, документ,
подпись и т. д1. Как правило, под факсимиле принято понимать клише-печать,
воспроизводящее подпись официального лица.
Единственным
нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи,
является Гражданский кодекс РФ, в соответствии с которым при совершении сделок
использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или соглашением сторон2. Высококачественно
выполненное факсимиле позволяет сделать оттиск подписи практически неотличимым
от оригинала. Удобство же такой возможности неоспоримо: оперативность в решении
проблем.
Легализуем применение
Как
мы уже выяснили, закона о факсимиле нет, а, значит, при взаимодействии со
своими контрагентами его использование нужно установить по взаимному согласию.
То есть условие об использовании клише включить в текст договора. Если же
планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в
отдельном соглашении сторон. Например: «Стороны допускают факсимильное
воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с
помощью средств механического или иного копирования, а также использовать
факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и
необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь
такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае
документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве
доказательств совершения сделок.
Важно
помнить, что само соглашение об использовании клише-печати необходимо подписать
собственноручно.
По
взаимной договоренности в документе можно предусмотреть проставление образцов
личных подписей и их факсимильных воспроизведений. Бытует мнение, что это
поможет избежать злоупотреблений со стороны недобросовестного партнера,
например в случае использования иного клише в целях дальнейшего признания
недействительности сделки. Однако, по мнению автора, именно такая оговорка и
может привести к указанным последствиям, поскольку стороны сами себя
ограничивают в использовании конкретных экземпляров факсимиле. Им каждый раз
придется сличать оттиск с образцом, указанным в соглашении, что порой возможно
только путем проведения экспертизы. Кроме того, в таком случае даже обычная
утеря факсимиле сможет воспрепятствовать использованию иного клише.
В
то же время, если указанные образцы не воспроизводить в соглашении и
предусмотреть возможность использования факсимильной подписи руководителя без
каких-либо оговорок, то любой из применяемых оттисков подписи будет иметь
юридическую силу.
Организуем использование
Порядок
использования и хранения факсимиле необходимо прописать в каком-нибудь
локальном акте по организации, например положении. В нем следует указать
перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо
(категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности
клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и
хранения.
При
грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае
нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором
организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной
ответственности.
Ограничения для факсимиле
Следует
иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным
отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной
стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным
отношениям.
Таким
образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой
отчетности, запросов или заявлений в государственные органы не представляется
возможным. Это ограничение также распространяется:
на
бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
платежные
документы;
случаи
оформления карточки с образцами подписей;
доверенности;
векселя.
Отдельного
внимания заслуживает вопрос об использовании факсимильных подписей в
счетах-фактурах. В этих документах, по мнению налоговой службы и Минфина РФ, не
допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи. Однако
арбитражная практика на сегодняшний день в этом вопросе полностью на стороне
налогоплательщика. Как указывают судьи, факсимиле является аналогом
собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении
счетов-фактур законодательством не установлено. Исключением могут быть лишь
дела, в которых доказана недобросовестность действий организации.
Еще
одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления
унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов
предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине
применение клише подписи в них запрещено.
Отметим,
что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в
данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи
ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны
подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о
невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная
формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат
запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.
Кроме
того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный
стандарт, устанавливающий требования к оформлению
организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений,
приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в
указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда
контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей
позиции, например, в письмах или в арбитраже.
Здесь
следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано
в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному
усмотрению.
Что в итоге
Представим
выводы в виде таблицы, в которой приведем оценку правомерности использования
факсимиле при составлении и оформлении различных видов документов.
Список литературы
Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.klerk.ru/