Преимущества ведения компьютерного Бухгалтерского учета примера программы 1C Предприятие 7.7

–PAGE_BREAK–1 Возможности современных бухгалтерских программ

1.1.Комплекс “Бест-про”

На сегодняшний день существует громадное количество программ по автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Все эти программы обладают весьма разным уровнем технического решения и степенью полноты перевода бухгалтерского учета с традиционных форм учета на компьютерную. Для того, чтобы определить каким набором функций должна обладать современная программа по ведению компьютерного бухгалтерского учета в этой главе будут рассмотрены возможности наиболее известных и популярных сегодня на рынке программ автоматизации учета.

Комплекс «БЭСТ-ПРО» предназначен для авто­матизации управления предприятиями в области про­изводства, торговли и сферы услуг В структурный состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, уп­равления закупками и запасами, оперативного про­изводственного планирования, управления выпус­ком продукции, сбытом, учета основных средств, автотранспорта, кадров, заработной платы, управлен­ческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.[5]

Основой для ведения бухгалтерского учета в си­стеме «БЭСТ-ПРО» являются первичные документы, зарегистрированные в подсистемах, отвечающих за учет и управление финансовыми и материальны­ми потоками и персоналом.

Информационным ядром контура бухгалтерско­го учета является подсистема «Главная книга». В ней накапливаются все бухгалтерские проводки и фор­мируется вся необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность.

Контировка первичных документов в системе «БЭСТ-ПРО» осуществляется в два этапа:

•собственно формирование проводок по документам;

•отправка в подсистему «Главная книга».

Проводки могут формироваться как по отдель­ному документу, так и в пакетном режиме. Поддер­живается отложенная контировка документа. Фор­мирование проводок может производиться либо в ручном режиме, либо с применением механизма типовых операций. Для расчета сумм по произволь­ным алгоритмам имеется встроенный язык про­граммирования.

Операции, которые непосредственно не связа­ны с первичными документами, например закры­тие какого-либо счета, вводятся в подсистеме «Глав­ная книга» при помощи документов специального вида- бухгалтерских справок.

Система «БЭСТ-ПРО» располагает гибкой на­стройкой плана счетов. План счетов бухгалтерско­го учета имеет иерархическую структуру, которая определяется произвольно задаваемым кодом сче­та. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами. В си­стеме имеются средства для контроля корреспонден­ции счетов в бухгалтерских проводках.[2]

Аналитический учет в подсистеме «Главная кни­га» организован на специальных аналитических сче­тах, называемых аналитическими картотеками. Аналитическая картотека представляет собой набор карточек с настраиваемой структурой. Реквизит­ный состав аналитической карточки определяется пользователем и может включать в себя данные из различных системных или произвольно созданных справочников и картотек. Каждая карточка может иметь до5 уровней вложенности.

Программа поддерживает мультивалютный учет бухгалтерских операций. «БЭСТ-ПРО» автомати­чески контролирует балансовую стоимость средств в иностранной валюте и проводит расчет курсовых разниц. Текущие суммы остатков по мультивалют­ным счетам отображаются в таблице остатков по каждому виду валют.

Нередко в связи с изменением действующего за­конодательства возникает необходимость внесения корректив в уже задействованный бухгалтерский счет: в его разбиении на субсчета, в переносе в дру­гой раздел плана счетов или же понижении поряд­ка (уровня) счета. Для этого в системе имеется ре­жим «Реорганизация счетов».

В системе существует режим “Главной книги”. Он предназначен для анализа бухгалтер­ских записей по выбранному синтетическому сче­ту. Данные по счету сгруппированы по учетным пе­риодам. Система вычисляет итоговые обороты за период и рассчитывает сальдо по счету.[3]

Для анализа оборотов и сальдо по счетам за вы­бранный период удобнее всего воспользоваться оборотно-сальдовым балансом. Обороты мо­гут отображаться как в целом по счету, так и в разрезе проводок за период.

По каждой проводке можно получить подробную информацию вплоть до указания первичного до­кумента. Обороты и сальдо по счетам, на которых открыт аналитический учет, отображаются в раз­резе аналитических карточек.

В системе «БЭСТ-ПРО» формируются все необ­ходимые внутренние и внешние, как квартальные, так и годовые бухгалтерские отчеты. При необходи­мости можно настроить и свои собственные формы отчетов.

Следует отметить, что система «БЭСТ-ПРО» прекрасно адаптируется к любым изменениям в дей­ствующем законодательстве и в полном объеме учитывает российскую экономическую специфику. В ней можно настроить любые, сколь угодно сложные алгоритмы расчета налогов; она превосходно справляется и с учетом бартерных операций, и с взаимозачетами.

1.2 Система “Турбо Бухгалтер 6.5”

«Турбо Бухгалтер6.5» – это интегрированная среда, объединяющая в рамках одного рабочего места самые разнообразные возможности учета.

Программа «Турбо Бухгалтер6.5» позволяет автоматизировать банковские и кассовые операции, расчет зарплаты, учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА), учет то­варно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП), вести син­тетический, а также многомерный и многоуровневый аналитический учет, многовалютный учет, количест­венный учет, расчеты с контрагентами, делопроизвод­ство.

«Турбо Бухгалтер6.5» обеспечивает составление, хра­нение и печать первичных бухгалтерских документов, внутренних отчетов (оборотных, шахматных ведомостей, журналов-ордеров, Главной книги и т. п.) и отчетов для налоговых органов.[4]

С помощью программы можно выделить участки уче­та в бухгалтерии, вести бухгалтерии нескольких пред­приятий на одном компьютере, а также сводный учет по группе предприятий.

Программа содержит набор готовых форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему За­конодательству.

Гибкость и открытость является основой технологии «Турбо Бухгалтера». Благодаря этому пользователь мо­жет самостоятельно вносить изменения в настройки при изменении законодательства, адаптировать ее к специфи­ке учета на предприятии. Программа содержит мощные средства программи­рования и широчайшие возможности для настройки программы, а также создания индивидуальных приклад­ных систем и автоматизированных рабочих мест. Кроме того, появились версии для бюджетных организаций и сило­вых структур.

Для возможности удобного приобретения и дальней­шей эксплуатации программы были реализованы пять ее модификаций, ориентированные на разные категории пользователей.[3]

•«Лайт»- простая в освоении и удобная в обращении бухгал­терская программа для уровня малых и средних предприятий;

•«Базовая»- комплексная программа для малых и сред­них предприятий, ведущих учет в одной валюте;

•«Проф»- комплексная программа для малых и сред­них предприятий, ведущих многовалютный учет;

•«Соло»- мощная программа для автоматизации бух­галтерии средних и крупных предприятий.

•«Сетевая»- версия, позволяющая нескольким пользо­вателям работать с нескольких рабочих мест в единой базе данных. В качестве клиентских мест используются версии «Соло» или «Проф».

Разработан специальный механизм создания так назы­ваемых «новых бухгалтерий» (для нескольких предприя­тий или участков учета).

    продолжение
–PAGE_BREAK–1.3 Программа “Инотек Бухгалтер профессионал”

 Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ представляет собой комплексную систему ведения бухгалтерского учета для предприятий любой чис­ленности и любого профиля и функционирует под управлением операционных систем: Windows 9x, Windowsfor Workgroups, WindowsNT, Windows2000, а также в раз­личных локальных сетях.[6]

В стандартную поставку программы ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ как составные части входят программы ИНОТЕК ЗАРПЛАТА и ИНОТЕК ДОКУМЕНТЫ. Опционально поставляется модуль планирования и контроля исполнения бюджета ИНОТЕК БЮДЖЕТ, а также модули: ИНОТЕК ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА, ИНОТЕК СКЛАД и ИНОТЕК АРХИВАТОР.

Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ поставляется с интерфейсом на русском или англий­ском языках.

Данная программа  обеспечивает:

•        ведение журнала хозяйственных операций в рублях и валюте;

•        ведение максимально развернутого аналити­ческого учета на основе настраиваемого плана счетов, имеющего семиуровневую иерархиче­скую структуру субсчетов, в разрезе до3-х аналитических характеристик (объектов учета) по каждому счету (субсчету) и до 8-ми анали­тических отметок— по каждой проводке;

•        ведение мультивалютного учета с автоматизи­рованным расчетом курсовых разниц и возможностью замены базовой валюты (рубли) на любую иную валюту;

•        разноску проводок непосредственно из тела заполняемого первичного документа и по­строение документов на основе выполненных проводок;

•        учет взаиморасчетов с дочерними предпри­ятиями, сторонними организациями и подот­четными лицами;

•        ведение кассовой книги;

•        учет договоров и контрактов;

•        учет основных средств и нематериальных ак­тивов с возможностью выбора различных мо­делей расчета амортизации;

•        ведение учета товарно-материальных ценно­стей и списание их по средним ценам либо на основе методов ЛИФО и ФИФО;

•        возможность работы с системами штрихового кодирования;

•        расчет заработной платы в нескольких валю­тах; начисляемая зарплата может быть рассчитана на основе сумм «чистыми на руки» (так на­зываемый обратный расчет);

•        возможность настройки рабочих мест пользо­вателей с учетом ограничения их прав доступа к различным подсистемам, включая: планы счетов, журналы, хозяйственные операции и т.д.;

•        формирование и вывод на печать первичных бухгалтерских документов; в комплект постав­ки входит встроенный редактор для разработ­ки необходимых дополнительных первичных документов;

•        формирование и вывод на печать форм бух­галтерской квартальной отчетности;

•        планирование и контроль исполнения бюджета предприятия (сметы проекта);

•        фактический и прогнозный учет с возможно­стью моделирования налогообложения;

•        экспорт и импорт данных для электронных таблиц, текстовых редакторов, систем клиент-банк, биллинговых систем и др.;

•        ведение бухучета нескольких предприятий на одном компьютере (в одной локальной сети);

•        формирование консолидированной отчетно­сти.

1.4 “1C: Предприятие 7.7”

Система 1С: Предприятие 7.7 может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов.

1C: Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности системы 1С: Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.[4]

Система 1С: Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

• учет операций по банку и кассе;

• учет основных средств и нематериальных активов;

• учет материалов и МБП;

• учет товаров, услуг и производства продукции;

• учет валютных операций;

• учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредитора­ми, подотчетными лицами;

• учет расчетов по заработной плате;

• учет расчетов с бюджетом;

• другие разделы учета.

Система 1С: Предприятие обладает гибкими возможностями орга­низации учета;

• синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

• учет по нескольким планам счетов;

• валютный учет и учет покрытия валют;

• многомерный аналитический учет;

• многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;

• количественный учет;

• учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Ввод информации в 1C: Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:

• режим ручного ввода операций;

• режим типовых операций;

• режим автоматического формирования операций по докумен­там.

Исходя из рассмотренных выше возможностей наиболее распространенных бухгалтерских программ, следует, что современное средство автоматизации бухгалтерского учета должно обладать следующими возможностями:

• Вести учет по банковским и кассовым операциям;

• Вести расчет зарплаты;

• Вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА);

• Вести учет то­варно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП);

•  Вести син­тетический учет;

•  Вести многомерный и многоуровневый аналитический учет;

•  Вести многовалютный учет;

•  Вести количест­венный учет;

•  Вести учет товаров, услуг и производства продукции;

•  Вести расчеты с бюджетом.

Система “1С: Предприятие” версии 7.7 обладает всеми перечисленными возможностями и следовательно соответствует современным требованиям к программам автоматизации бухгалтерского учета.

    продолжение
–PAGE_BREAK–1.5 «БухСофт»
Программа «БухСофт: Предприятие» предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского, налогового, управленческого, кадрового, складского и оперативного учета на предприятии в полном соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового и трудового законодательства. 

 Автоматизация учета основных средств. Учет основных средств осуществляется в отдельном многоуровневом древовидном справочнике, что позволяет обеспечить гибкую и наглядную работу с ним. Учет основных средств предусматривает параметры, необходимые для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Данные параметры основного средства полностью соответствуют первичным документам и налоговым регистрам. На основе введенной информации осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового учета. 

Автоматизация учета нематериальных активов.
       Аналогично учету основных средств учет нематериальных активов учитывает отдельно как требования бухгалтерского, так и налогового учета к данному виду амортизируемого имущества. Параметры нематериальных активов, которые предлагается ввести в программе, полностью соответствуют данным соответствующих первичных документов и налоговых регистров. На основе введенных данных осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового учета. 

Автоматизация учета амортизации имущества предприятия.
       Расчет амортизационных отчислений осуществляется ежемесячно в автоматическом режиме по данным справочников основных средств и нематериальных активов. Программа формирует подробный отчет о порядке расчета суммы месячной амортизации по каждому виду амортизируемого имущества. По данным амортизации для целей бухгалтерского учета формируются проводки в журнал хозяйственных операций. По данным амортизации для целей налогового учета формируются операции в налоговый учет. 

Автоматизация учета материально производственных запасов предприятия.
       Материально производственные запасы состоят из справочника материалов, товаров и продукции. Справочники построены в виде древовидной структуры. В программе учитывается широкий спектр различных данных и характеристик материалов, товаров и продукции. Предусматривается возможность учета товаров по ставке НДС 18%, 20%, 10%, 0% и по товарам, не облагаемым НДС. При необходимости список требуемых параметров и характеристик может быть увеличен. 

       Автоматизация учета покупок и продаж.
       В учете продаж и покупок автоматически заполняются и выводятся на печать книги продажи и покупок, а также журнал выставленных и полученных счетов-фактур. В учете продаж предусмотрено также автоматическое формирование и вывод на печать следующих документов к данной сделке: счет, счет-фактура, приходный кассовый ордер, накладные, несколько видов типовых договоров и актов. Одним из преимуществ программы в части учета продаж и покупок является автоматическое ведение учета по расчетам с дебиторами и кредиторами и автоматическое формирование проводок по данным отгрузки, оприходования и оплат. 

       Автоматизация складского учета предприятия.
       Программа позволяет осуществлять многоскладской учет с контролем за перемещениями товаров с одного склада в другой или в магазины и т.д. Складкой учет напрямую связан с операциями по учету продаж и покупок. При осуществлении покупок, оприходуемые товары могут быть оформлены на соответствующий склад (склады), при реализации товаров возможно выборка товара с различных складов. Складской учет позволяет сформировать остатки на складах на любую установленную дату и вывести на печать такие документы, как приходные накладные, расходные накладные, карточка движения товара по складам, оборотная ведомость и оборотно-сальдовая ведомость за заданный период. 

       Комплексная автоматизация кадрового учета и расчета зарплаты
       Функция Зарплата, Табель, Кадры позволяет осуществлять комплексный учет кадрового состава с выводом на печать автоматически заполняемых соответствующих документов (штатное расписание, трудовой договор, приказы, лицевой счет и т.д.). Программа позволяет с высокой степенью автоматизации вести табельный учет использования рабочего времени. Расчет заработной платы учитывает все особенности расчетов по оплате труда с автоматическим расчетом НДФЛ и ЕСН, формированием всех необходимых документов, как первичных, так и отчетных. Подробнее читайте в разделе «БухСофт: Зарплата». 

       Автоматизация учета денежных средств.
       Учет денежных средств осуществляется через программные формы Банка и Кассы. В данные формы попадают вся необходимая информация по операциям из Учета продаж и покупок и из Журнала хозяйственных операций. Учет средств в банке позволяет быстро и легко формировать платежные поручения, в том числе с учетом требований кодировки назначения платежей по налогам и сборам. Учтено множество иных полезных возможностей. 

       Основное производство (Вспомогательное производство).
       Учет расходов на основное (вспомогательное) производство продукции или услуг осуществляется отдельно по каждому виду производимой продукции через форму Производство. Программа позволяет оформить списание материала со склада или приобретенных услуг в основное (вспомогательное) производство и учесть иные виды расходов. Данные о производственных затратах поступают в налоговый учет. В разделе «Выпуск продукции» программа отражает операции, связанные с количеством и ценой выпущенной продукции или услуг. Раздел «Незавершенное производство» отображается объем производственных расходов в пользу конкретной продукции, ее выпуск и объем незавершенного производства по каждому наименованию. 

       Журнал операций.
       Журнал хозяйственных операций отражает все проводки, сформированные из отдельных операций. При необходимости существует возможность ввода любых проводок, которые не нашли отражение в отдельных операциях. Из формы Журнала операций предлагается на печать любые виды отчетов по синтетическим счетам и аналитическим наименованиям за любой период. К данным документам в частности относятся такие регистры бухгалтерского учета, как: Главная книга, Оборотно-сальдовая ведомость, Карточка счета, Журнал ордер, аналитические отчеты и т.д. 

       Комплексная автоматизация налогового учета.
       Форма налогового учета представляет собой список операций по приобретению и выбытию имущества, приходу и расходу денежных средств и иных операций, влияющих на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в соответствии с главой 25 НК РФ. По данным налогового учета выводятся на печать автоматически заполненные регистры налогового учета с учетом рекомендаций МНС РФ. Операции по налоговому учету формируются на основе данных первичных операций программы и на основе данных бухгалтерского учета. При необходимости форма налогового учета позволяет откорректировать операции или добавить новые операции. На основе данных налогового учета автоматически формируется Декларация по налогу на прибыль. 

       Отчетность.
       Программа БухСофт обеспечивает не только комплексную автоматизацию учета предприятия, но и формирует всю необходимую отчетность. Бухгалтерская и налоговая отчетность состоит из соответствующих утвержденных форм и предполагает их автоматическое заполнение по данным программы за установленный период. 

       Расчет ЕНВД.
       Программа позволяет по данным предварительной формы автоматически переносить данные в декларацию по ЕНВД с дальнейшей возможностью формирования бланка в бумажном виде и электронного файла. При расчете налога организован автоматический учет расходов на оплату пособий по временной нетрудоспособности и уплаченных взносов в Пенсионный фонд. Декларация ЕНВД может быть использована самостоятельно, без иных функций программы. 

    продолжение
–PAGE_BREAK–2Преимущества ведения компьютерного Бухгалтерского учета примера программы “1C: Предприятие 7.7”2.1 Общие сведение о программе

В данной главе преимущества ведения компьютерного бухгалтерского учета будут рассматриваться на примере программы “1С: Предприятие 7.7”. Это обусловлено двумя причинами:

1)Данная программа наиболее распространена среди пользователей бухгалтерских программ на сегодняшний день;

2)Эта программа соответствует современным требованиям к системам автоматизации бухгалтерского учета, определенным в главе 1;

Программа “1С: Предприятие 7.7” подходит для использования в операционной системе  Windows 9x. Функционирование системы делится на два раз­деленных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и  работу пользователя по ведению учета или выпол­нению расчетов.

Конфигурирование. На этапе конфигурирования системы 1С: Предприятне выполняется настройка различных режимов систе­мы в соответствии с особенностями конкретного предприятия.[7]

Работа пользователя. В этом режиме собственно выполняется функциони­рование системы в предметной области: осуществляется ввод доку­ментов и операций, заполнение справочников, формирование раз­личных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.[5]

Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использовани­ем алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

В программе используются следующие базовые понятия:

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представ­лять собой и периодически изменяемые данные.

Справочники. Предназначены для хранения сведений о множест­ве однотипных объектов, которые используются при ведении анали­тического учета и для заполнения документов.

Перечисления. Перечисления используются в системе для опи­сания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значе­ний. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, со­вместитель) и т.д.

Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1C: Предприятии используются документы. На­бор документов 1С: Предприятии совпадает с набором фи­зических документов, используемых в организации, которые требу­ется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная и т.д. Пример печатной формы отображён на Таблице 1(см. Приложение 1).

Журналы. Для просмотра документов в 1С: Предприятии преду­смотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу.

Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения раз­личной информации, содержащей итоги или детальную информа­цию, подобранную по определенным критериям. [9]

2.2 Автоматизация по видам учета

Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в системе 1C: Предприятие используются виды субконто. Виды субконто вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить воз­можность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных.

Набор доступных видов субконто определяется на этапе конфигурирования.

Состав видов субконто, используемых в программе, определяется, с одной стороны, требованиями нормативных доку­ментов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитиче­ского учета (Инструкции по применению плана счетов бухгалтерско­го учета), а с другой стороны, возможностью получения бухгалтер­ских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления от­четности, так и для внутренних целей предприятия.[10]

Виды субконто в данной конфигурации имеют тип перечисление и справочник.[6]

В программе 1С: Предприятие справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники обычно используются для организации аналитического учета.

Система 1С: Предприятие позволяет организовать многоуровне­вые справочники до 10 уровней вложенности. Использование много­уровневых   справочников   позволяет   организовать   услов­но-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого анали­тического учета по счетам.

Виды субконто, имеющие тип перечисление, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений. Такой вид субконто установлен для тех счетов (субсчетов), для ко­торых аналитический учет ведется по заданному набору значений. Как правило, такой набор значений регламентирован нормативными документами. Например, аналитический учет на субсчете 06.1 «Паи и акции» ведется в разрезе инвестиций в дочерние общества, в зависимые общества и в другие организации. Поэтому субконто2 «Ха­рактер инвестиций» имеет тип перечисление «Характер инвестиций» с указанными видами инвестиций. Для некоторых счетов тип суб­конто «перечисление» используется для автоматизированного состав­ления отчетности. Например, на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» аналитический учет ведется по субкон­то «Платежи в фонды» типа перечисление «Платежи в фонды». Зна­чениями перечисления являются отдельные составляющие расчетов: «взносы: начислено/уплачено», «взносы: доначислено/уплачено са­мостоятельно» и т. д.

В данной конфигурации содержится набор видов субконто, обес­печивающий возможность ведения аналитического учета по бухгал­терским счетам в необходимых разрезах, регламентированных требо­ваниями к ведению аналитического учета по конкретным счетам плана счетов.

Виды субконто, имеющие тип справочник, предназначены для ве­дения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Конкретный набор значений обычно определяется объекта­ми учета конкретного предприятия. Как правило, справочник имеет наименование, совпадающее с на­именованием соответствующего ему вида аналитического учета, например «Контрагенты», «Материалы», «Основные средства» и т. д.

Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информа­цию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтер­ского учета. В этом субконто похожи на субсчета — они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно органи­зовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по другому — так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволя­ет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать на­личие и движение средств не только по счету, но и по одному объек­ту аналитического учета.

Ведение аналитического учета по конкретному счету определяет­ся настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного сче­та может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 60 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Контрагенты» и «Основание». Аналитический учет, который основывается на не­скольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вы­шеописанный пример с аналитическим учетом по счету 60, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги мож­но получать как по контрагентам в разрезе основание, так и по основанию в разрезе контрагентов.[7]

С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровне­вым, если одним из субконто счета является многоуровневый спра­вочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется по­лучать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь много­уровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.[7]

По счету может также вестись и количественный учет. Сама воз­можность ведения количественного учета задается на этапе конфи­гурирования.

По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий признак в плане счетов.

Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении.

Возможность ведения количественного учета обычно использует­ся в совокупности с аналитическим учетом.

В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам анали­тического учета — такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделени­ем и тому подобное.

Система 1С: Предприятие позволяет вести валютный учет по не­скольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета за­дается в конфигурации системы.

Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответст­вующий признак в плане счетов.

Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом.

По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквива­ленте базовой валюты.

Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе 1С: Предприятие предусмотрен учет курсовых разниц.

    продолжение
–PAGE_BREAK–2.3 План Счетов

Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего опре­деляется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вес­тись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документа­ми а также другие специальные планы счетов.

Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на неко­торых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе 1С: Предприятие предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.

Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать за­кладки с названиями планов счетов.

В списке счетов выводятся колонки, отражающие различные дан­ные счета:

Код.– полный код счета, включающий все коды вы­шестоящих счетов;

Наименование – наименование счета (субсчета): строка, отра­жающая назначение счета;

Вал. – признак ведения валютного учета. Использует­ся, если в конфигурации установлено ведение валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе «Вал.» ста­вится «+»;

Кол.– признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе «Кол.» ставится «+»;

Заб. – признак забалансового счета. Если счет являет­ся забалансовым, то в графе «Заб.» ставится «+». Забалансовые счета не могут корреспон­дировать с балансовыми счетами. С другой стороны, по забалансовым счетам не контроли­руется соблюдение принципа двойной записи;

Акт. – признак активности счета. Данный признак может иметь значения: «А» — активный, «П» — пассивный, «АП» — активно-пассивный;

Субконто1, субконто5 – это виды субконто счета. Количество этих колонок субконто определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов.[8]

Значения колонок определяют ведение аналитического учетаподанному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке «Субконто» вида субконто «Материалы» будет определять ведение учета по данному счету в разрезе материалов.

2.4 Роль документов в автоматизации Бухгалтерского учета

В системе 1C: Предприятие информация о хозяйственных опера­циях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются не­обходимые журналы для их хранения.

Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в Конфигураторе.

Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов — документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. [9]       

Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе 1C: Предприятие существуют два предопределенных журнала — «Полный» и «Прочие».

Полный журнал, как видно из его названия, отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа).                                                 

Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.

Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре колонки, соответственно обозначающие: дата — дата документа, время — время документа, документ—  наименование вида документа, номер—  номер документа.

Эти четыре графы, как правило, присутствуют в любом журнале. Кроме них, при настройке конфигурации может быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода значений любых других реквизитов документов, которые отображаются в данном журнале. Каждая стро­ка журнала является ссылкой на документ.

В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом.

По значениям реквизитов, которые выводятся в основных и дополнительных графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

Документы могут иметь три возможных состояния:

1)документ записан, но не проведен;

2)документ проведен ;

3)документ помечен на удаление.

Механизм отбора документов предоставляет пользователю воз­можность просматривать в журнале документы, отобранные по неко­торому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкрет­ной организации-контрагенту, или отобрать все приходные наклад­ные.

На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз.

Если для документа существует печатная форма, то она открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С: Предприятие. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.

При записи документа в журнал существует возможность указать время документа.

Возможность указания времени записи документа является важ­ной особенностью системы 1С: Предприятие.

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации доку­мента. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ.

Обычно после проведе­ния документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробо­вать провести документ. Эта функция документов позволяет вести дополнительный контроль за запасами на предприятии.

При отмене проведения документа отменяются все действия, ко­торые он выполнил в процессе проведения.

Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерскиепроводки. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.[7]

Документы в системе 1С: Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличии запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии.

    продолжение
–PAGE_BREAK–2.5 Автоматизированное осуществление операций и проводок

Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность в системе 1С: Предприятие практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе хранятся в виде операций. Каждая операция содер­жит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгал­терском учете хозяйственную операцию. Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденции. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот. Для просмотра операций в 1С: Предприятии предусмотрено два вида журналов — журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности. Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям. Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа. Кроме того, в журнале могут выводиться и другие данные о документе которому принадлежит операция.[10]

Операции могут находится вследующих состояниях:

1)операция введенная вручную;

2)операция сформирована документом, причем, документ пока не проведен;

3)операция сформирована документом, и документ уже проведен.

С помощью отбора можно выделить из всех существующих опе­раций определенную группу операций, отобранных по некоторому значению. Например, вывести все операции с конкретной суммой или по конкретной организации. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования. Пользователь, выполняя отбор, может использовать только те виды отборов, которые определены на этапе конфигурирования. Видом отбора может быть, например, «Сумма операции». Видом отбора может быть и какой-либо реквизит доку­мента или совокупность реквизитов, а также объектов аналитики.  Так, например, можно выбрать все операции, которые проводились с определенной организацией-поставщиком или клиентом. Каждая операция в 1C: Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специаль­ного вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которомуона принадлежит, и ее номер. Каждая  операция   (а,   следовательно,   и   проводка)   в 1С: Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специального вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер.

Журнал операций и журнал проводок предназначены для про­смотра в виде списка существующих операций с разной степенью детализации. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для ввода и редактирования операций. Эти деиствия выполняются всегда над операцией в целом, даже если они вызываются из журнала проводок (в этом случае действие относится к oперации, которой принадлежит текущая проводка).[2]

Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций  предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и прово­док будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне ти­повой операции.  Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов. При вводе типовой операции существует возможность использо­вать данные любой существующей операции для ввода типовой. При использовании данного режима программа делает попытку внести данные в выбранную типовую операцию из существующей операции. В результате, проводки новой операции могут оказаться почти полностью сформированными. Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций яв­ляется автоматическое формирование их документами. При этом пользователь только заполняет данные документа, а все необходи­мые действия по формированию проводок документ выполняет ав­томатически при проведении. Для изменения операции, сформированной документом, как правило, редактируется документ, который перепроводится и вновь формирует операцию с учетом сделанных изменений. Однако, операции, сформированные документами, также могут редактироваться и непосредственно в форме операции. Данная возможность может быть определена на этапе конфигурирования для отдельных видов документов. При желании можно исключить операцию из подсчета итогов. Эта возможность позволяет иметь операции, никак не влияющие на итоги и не попадающие в отчеты. Например, это могут быть зара­нее вводимые операции, которые в данный момент не должны вли­ять на квартальную отчетность по этому периоду.

1C: Предприятие имеет специальный меха­низм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ве­дения бухгалтерского учета. Он позволяет определить список допустимых проводок на уровне синтетических счетов и в дальнейшем осуществлять проверку операций на соответствие проводок введенному списку.[1]

    продолжение
–PAGE_BREAK–Заключение

В последнее время стало модным обсуждать различные аспекты архитектуры и функциональности прикладных экономических программ. По нашему мнению, хорошие бухгалтерские системы независимо от их масштаба, про­граммно-аппаратной платформы и стоимости должны качественно обеспечивать ведение учета, быть надежны­ми и удобными в эксплуатации.

За последние десять лет компьютер прочно вошел во все области деятельности человека. Автоматизация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности. Появилось огромное количество специализированных бухгалтерских программ. В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны безошибочно производить арифметические рас­четы; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произволь­ной формы; осуществлять корректный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопле­ние итогов и исчисление процентов произвольной степе­ни сложности; предоставлять возможность обращения к данным и отчетам прошлых периодов (вести архив).

Для того чтобы обеспечить все это, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бух­галтерского учета на предприятии и архивным материа­лам, любые сведения из которой могут быть легко полу­чены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана сче­тов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Основными задачами автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии являются:

·                   упрощение работы бухгалтера;

·                   ускорение обработки информационных потоков бухгалтерской документации и создание условий для повышения оперативности бухгалтерской информации;

·                   уменьшение количества счетных работников занятых обработкой учетной информации;

·                   сократить объем и повысить целесообразность расходов на ведение бухгалтерского учета.

·                   свести к минимуму возможность ошибок в ведении учета.

Все это делается для облегчения работы бухгалтера и создания для него возможностей проводить анализ и планирование деятельности.

Необходимо сказать несколько слов о принципах автоматизации. Любая программа автоматизации должна обладать следующими свойствами:

·                   Функциональность – достигается созданием системы по конкретному разделу учета или по предприятию в целом.

·                   Модифицируемость – системы легко изменяются и модифицируются.

·                   Открытость – реализуется благодаря доступному для пользователей пользовательскому интерфейсу и возможности интегрирования с другими программами.

·                   Надежность  – предусматривает защиту компьютерной системы как от случайных сбоев, так и в некоторых слу­чаях от умышленной порчи данных.

Рынок бухгалтерских программ достаточно развит и предлагает потребителям большое количество готовых решений и настраиваемых конфигураций программ. Эти программы позволяют автоматизировать оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю и производство, вести складской учет и учет персонала.
Список использованных источников

1.     Банина Ю.В. С заботой о бухгалтере. Бухгалтер и компьютер 2/2000. Булатов М.А. Решение бухгалтерских задач на персональном компьюторе. М.: Радио и связь, 2006..

2.     Гоголев А.К. Бухгалтерский учет на компьюторе: Практическое пособие по организации учета с использованием компьютора. М.: Инфра-М, 2004. Краев Т.А. Методология и организация учета в условиях автоматизации. М.: Финансы и статистика, 2006.

3.     Наумова Н.А., Василевич И.П., Нуридинова Л.В. под ред. Соколова Я.В. Основы бухгалтерского учета. Учеб. пособие для ВУЗов. М.: Аудит, Юнити, 2004.

4.     Серова Г.А. Самоучитель по работе бухгалтера на персональном компьюторе. М.: Издательство журнала “Бухгалтерский бюллетень”, 1996.

5.     Тяжких Д.С. Ведение бухгалтерского учета и делопроизводства на компьюторе: Практическое пособие. С-Пб.: Б. И., 2004.

6.     Умнова Э.А., Чистов Д.В. Бухгалтерский учет на персональном ЭВМ: Учебный практикум, 3-е издание. М.: Б. И., 2004.

7.     Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.5: Азбука бухгалтера. М.: Компьютер-Пресс, 2006.

8.     Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.5: Задачи, решения, результаты: Учебное пособие. М.: Компьютер-Пресс, 2005.

9.     А. В. Гартвич 1С: Бухгалтерия как на ладони. Издательства: 1С-Паблишинг, Питер, 2008 г.  

10. Г. А. Серова Компьютерные технологии для бухгалтера Издательство: Журнал «Горячая линия бухгалтера», 2005 г.

    продолжение
–PAGE_BREAK–