–PAGE_BREAK–5. Общие для всего «проектного» подхода опасности заключаются в догматизации проекта или лежащих в его основе предположений, монополизации процесса проектирования группой лиц, использующих спроектированную систему в своих интересах. Преодоление этой опасности обеспечено точным пошаговым процессом постулирования, при котором каждый шаг может быть предметом общественного контроля.
Разрабатываемый, как уже было сказано, с 70?х годов XX столетия метод КП СОУ является во всех отношениях оригнальной отечественной разработкой. Однако это не означает исключительности разработки. Напротив, ее существенной чертой является принадлежность к ряду широких научных направлений, в некоторых из них она имеет исходные пункты своего развития, а по отношению к другим выступает значимой альтернативой.
Данный метод идеально подходит для использования при создании инвестиционных проектов. Он позволяет создать ОС, которая может осуществить и проконтролировать все процессы, связанные с инвестированием и развитием. В данной работе автор будет изучать проектирование организационных систем в аспекте инвестирования в транспортную систему региона и поэтому считает более чем подходящим рассмотрение инвестиционного проекта, созданного именно методом КП СОУ.
1.3 Организационные системы в управлении транспортом и инвестициями в транспорт
Транспортная система для любой страны является одной из самых важных инфраструктурных сфер, представляя возможности для транспортировки практически любого вида продукции и обеспечивая взаимосвязь отдельных предприятий и целостность экономики страны в целом. В таблице 1.1 представлены данные об объемах грузовых перевозок по Украине за январь-февраль 2008 года.
Таблица 1.1. Грузовые перевозки за январь-февраль 2008 года [7]
Перевезено грузов
Грузооборот
млн. тонн
в % к январю-февралю 2007 года
млн. т/км
в % к январю-февралю 2007 года
Всеми видами транспорта
146,2
107,9
84114,3
109,6
в том числе:
железнодорожным
80,8
106,6
43036,6
108,5
автомобильным
23,6
115,4
4740,8
127,3
водным
2,0
85,2
2552,8
109,1
трубопроводным
39,8
107,6
33727,8
108,8
авиационным
45,4
105,0
56,3
133,8
Очевидно, что благодаря грузовым перевозкам обеспечивается транспортировка огромного количества товаров. К тому же с каждым месяцем объемы перевозимых грузов растут, что свидетельствует о растущей потребности в качественной транспортной системе. Кроме того, транспортная система обеспечивает передвижение людей не только в пределах страны, но и по всему миру. К примеру, за январь и февраль 2008 года перевезено 1336,1 млн. пассажиров при чем подавляющее большинство из них – автомобильным.
Особенно важно поддерживать на высоком уровне состояние транспортной системы в тех странах, через которые проходят международные транспортные связи. Украина, являясь одной из таких стран, пропускает через свои транспортные пути большие объемы грузов. В таблице 1.2. представлены данные о транзитных перевозках за 2007 год.
Таблица 1.2. Транзитные перевозки грузов(на основе информации государственной таможенной службы Украины) [7]
Перевезено транзитных грузов за 2007 год, тис. т
В % к 2006 г.
Всеми видами транспорта
386956,56
173,6
в том числе:
железнодорожным
99882,37
133,1
автомобильным
4494,61
278,5
морским
2693,97
107,1
речным
37,43
202,3
авиационным
1,28
108,8
трубопроводным
279802,36
194,7
прочие
44,54
169,2
Исходя из приведенных выше данных, актуальность поддержания состояния транспортной системы Украины на высоком уровне очевидна. Следовательно, инвестирование в транспортную отрасль является одним из важнейших пунктов развития государства.
Как уже неоднократно упоминалось ранее, данная работа посвящена проектированию организационных систем инвестирования в транспортную систему. Ее объектом являются процессы создания и управления организационной системой в транспортной отрасли. Следовательно, предметом курсовой работы являются методы проектирования и модели организационных систем.
Для проблемы инвестирования в транспортную систему организационными системами могут быть проекты развития региональной системы или системы другого масштаба. В данном случае автор предпочел выбрать областную систему, поэтому в качестве ОС берет проект развития транспортной системы Донецкой области.
Состав данной ОС описывается следующими составляющими:
1) состав участников: организации разного рода (финансовые; обслуживающие – например, ДРСУ; строительные; административные и т.д.);
2) структура ОС: взаимодействия между участниками в виде передающихся финансовых (перевод денег в инвестиционный фонд проекта), информационных (передача информации о работе, которую необходимо выполнить; отчеты о проделанных работах; отчеты об использовании финансовых средств и т.д.) и других потоков;
3) ограничения для каждого из участников или допустимые действия (к примеру, полномочия по распределению финансовых средств или принятие решений об изменениях в проекте);
4) информированность каждого из участников системы на момент начала осуществления проекта (например, осведомленность обслуживающей организации о предполагаемых объемах работ);
5) порядок функционирования участников, который определяет сам механизм работы проекта.
В данном разделе охарактеризована сущность организационных систем и их структура, изучен метод концептуального проектирования ОС, а также рассмотрены ОС в аспекте управления транспортом и инвестициями в транспорт. По итогам раздела можем сформировать задачи данной курсовой работы:
· изучение проблем и методов проектирования и управления ОС;
· изучение видов моделей ОС
· изучение с помощью системного подхода организационной системы управления проектом развития транспортной системы региона
2. Методология синтеза организационных систем
2.1 Методы проектирования организационных структур
Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов:
1) аналогий;
2) экспертно-аналитический;
3) структуризации целей;
4) организационного моделирования. [8]
Метод аналогийсостоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т.п.) по отношению к проектируемой организации. [8]
Данный метод можно разделить на два подтипа: метод качественной аналогии и метод количественной аналогии. Метод качественной аналогиибазируется на результатах качественного анализа объекта исследования. При применении этого метода исходят из сопоставлений структур, предположений о целесообразности введения изменений в существующую структуру, накопленного опыта. Результаты качественного анализа переносятся на проектируемые социально-экономические системы или интерпретируются применительно к ним. Метод базируется на предпосылках о том, что синтезируемые проблемы и процессы структурированы, а соответствующие организационные структуры реорганизуются в соответствии с требованиями, отражающими принципы организации и учитывающими факторы внешнего и внутреннего характера.Метод количественной аналогии основывается на моделях с известной структурой. Исследование конструкций моделей с точки зрения их оптимального поведения, устойчивости дает возможность перенести их результаты не системы экономического характера, структура которых аналогична модельной. В качестве количественных аналогов используются модели исследования операций, теории массового обслуживания, теории игр, теории автоматов, прогнозирования и другие. Преимущество этого подхода – достаточно невысокая стоимость разработки моделей с уже известной ранее структурой, а недостаток состоит в том, что не все сложные экономические системы укладываются в простые математические схемы их моделирования.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимых квалифицированными специалистами с привлечением ее руководителей и других работников. Данный метод, являющийся наиболее гибким, рекомендуется применять в сочетании с другими. [8]
Метод структуризации целей предусматривает разработку системы целей организации (включая их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. [8]
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:
· математико-кибернетические модели;
· графоаналитические модели;
· натурные модели;
· математико-статистические модели. [8]
Еще один метод – использование проблемно-ориентированного подхода. Его сущность состоит в том, что производится комплексное исследование процесса структурной организации конкретной системы с использованием математической модели соответствующей размерности, включающей все существенные параметры проблемы. Подход, как правило, в качестве специального этапа исследования включает математический анализ возможности получения эффективного решения. Он обобщает преимущества вербального и количественного подходов (см. методы качественных и количественных аналогий), отличается высокой сложностью, но, в случае успеха, дает наилучшие результаты.
Метод организационного моделирования несколько пересекается с использованием проблемно ориентированного подхода с тем отличием, что в первом кроме математических моделей используются и другие типы моделей, что делает этот метод более широким. Таким образом проблемно-ориентированный подход будем считать составляющей метода организационного моделирования, но выделим его в связи с его детальностью в учете параметров и сложностью.
Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода зависит от ряда факторов.
2.2 Классификация моделей организационных систем
Перечисленные в разделе 1 параметры, определяющие конкретную модель организационной системы можно рассматривать в качестве основания для системы классификаций. В рамках каждого из значений признаков возможна более детальная иерархическая классификация.
Классификация моделей ОС по различным основаниям [4]:
1) состав ОС:
а) одноэлементные;
б) многоэлементные;
2) структура ОС:
а) по числу уровней иерархии: двухуровневые, трехуровневые и т.д.
б) подчиненность активных элементов (АЭ):
· ОС с унитарным контролем (структура подчиненности имеет вид дерева, то есть каждый АЭ подчинен одному и только одному управляющему органу);
· ОС с распределенным контролем(ОС, в которых АЭ может быть подчинен одновременно нескольким управляющим органам);
в) взаимозависимость показателей деятельности, функций выигрыша и индивидуальных управлений активных элементов: независимые АЭ, слабо связанные АЭ, сильно связанные АЭ;
3) число периодов функционирования:
а) статические (участники ОС производят выбор стратегий однократно);
б) динамические ОС:
· ОС с дальновидными и недальновидными активными элементами;
· адаптивные и неадаптивные ОС и т.д.
4) целевые функции определяют конкретный тип задачи управления – задача стимулирования, задача планирования или какие-либо их частные случаи – базовые модели и т.д.
5) допустимые множества (состояния):
а) независимые или взаимозависимые множества возможных выборов (состояний) участников ОС;
б) размерность пространства индивидуальных состояний активных элементов и планов: активные элементы со скалярными и векторными предпочтениями;
6) порядок функционирования: стандартный или нестандартный;
7) информированность участников – основание классификации, по которому предложено наибольшее число значений признаков и, соответственно, наибольшее число подклассификаций. Приведем две из них:
а) ОС с симметричной (одинаковой) и асимметричной информированностью участников;
б) ОС с симметричной (одинаковой) и асимметричной информированностью участников; в свою очередь ОС с неопределенностью могут классифицироваться по типу, виду неопределенности и принципам поведения участников ОС (методы устранения неопределенности и принципы рационального поведения);
По различным основаниям возможно значительное число различных признаков классификации и их комбинаций. Следует также отметить, что не все комбинации значений признаков являются допустимыми. Так, например, сообщение информации имеет смысл только при асимметричной информированности и должно предусматриваться порядком функционирования ОС и т.д.
продолжение
–PAGE_BREAK–Базовая модель ОС, которая будет кратко рассмотрена далее в соответствии с приведенной системой классификаций является: многоэлементной с несвязанными АЭ, двухуровневой с унитарным контролем, статической, со стандартным порядком функционирования, скалярными предпочтениями АЭ, детерминированной с симметричной информированностью участников активной системой. Существуют также расширения базовой модели. Под расширениями базовой модели понимаются динамические системы (функционирующие в течении нескольких периодов времени), многоуровневые организационные системы и организационные системы, функционирующие в условиях неопределенности, ОС с распределенным контролем, ОС с ограничениями совместной деятельности и ОС с сообщением информации. [4]
Рассмотрим кратко базовую модель, динамические ОС и многоуровневые ОС. Базовая модель с одной стороны является простейшей (в ней не учитываются многие факторы), а с другой стороны является хорошим примером для отслеживания закономерностей в ОС.
В качестве базовой модели принимается модель, состоящая из центра и n активных элементов, функционирующих в условиях полной информированности обо всех существенных внешних и внутренних по отношению к системе параметрах (детерминированная ОС). Само описание моделей производится для дальнейшей разработки стратегии управления ими. Для решения задачи управления существует гипотеза независимого поведения, при которой активные элементы могут независимо выбирать компоненты своих действий. Если эта гипотеза не выполняется, то есть существуют общие (глобальные) ограничения на выбираемые АЭ состояния, то сначала решают задачу управления в рамках ГНП, а затем исследуют реализуемость состояний с точки зрения глобальных ограничений. Альтернативой является наложение на АЭ бесконечных штрафов в случае нарушения глобальных ограничений.
Кроме того, для решения задачи управления необходима стратегия, выбираемая из множеств решений. Наиболее часто для этого применяются два «предельных» подхода – метод максимального гарантированного результата (МГР), при использовании которого центр рассчитывает на наихудший для него выбор АЭ, и гипотеза благожелательности (ГБ), в рамках которой АЭ выбирают из множества решений игры наиболее предпочтительные с точки зрения центра действия. При этом задача управления ОСзаключается в поиске допустимого управления, максимизирующего целевую функцию центра. Кроме задачи управления существуют также задачи стимулирования, планирования и т.д.
Динамические ОС, функционирующие в течение длительного времени, существенно отличаются от статических: возможность адаптации, сглаживания влияния случайных параметров на результаты деятельности АЭ, пересмотра стратегий – все эти эффекты появляются при переходе от статических к динамическим ОС. Основными характеристиками динамических моделей являются степень учета участниками будущего и конечность или бесконечность функционирования. Модели, учитывающие дальновидность АЭ– способность спрогнозировать будущие последствия принимаемых сегодня решений, гораздо труднее поддаются анализу, нежели чем модели с недальновидными АЭ, но, в то же время, являются более адекватными действительности. [4]
В теории активных систем исследование динамики функционирования проводилось, в основном, для следующей модели. В активной системе, состоящей из центра и одного АЭ, целевая функция центра в периоде tимеет вид Ft(xt, yt), а активного элемента: ft(xt, yt), xt– план на период t, yt– действие, выбранное АЭ в этом периоде. Траектория x = (x1, x2, xT) называется плановой траекторией, а траектория y= (y1, y2, yT) – траекторией реализаций. [теория активных систем] Как и в одноэлементной статической задаче, центр выбирает систему стимулирования и устанавливает планы (на каждый период), а АЭ выбирает действие, максимизирующее его целевую функцию. Но со временем возник вопрос об учете изменений ограничений, т.е. допустимых множеств. Изменение модели ограничений (допустимых множеств) со временем учитывается зависимостью множества допустимых действий АЭ в периоде tот его действий в предыдущем периоде и от плана текущего периода, то есть At= At(xt, yt-1), t= [2, T], A1= A1(x1).
Для динамических ОС решаются те же задачи, что и для базовой модели, но с корректировками на учет динамики процессов и изменений в ограничениях.
Многоуровневые ОС ранее изучались с помощью рассмотрения двухуровневых моделей, но для их систематического изучения этого недостаточно. Поэтому на данный момент принято рассматривать трехуровневую модель, как простейший вариант многоуровневых ОС.
Как пример рассмотрим трехуровневую активную систему, состоящую из одного центра – на верхнем уровне иерархии, n промежуточных центров{Цj} на втором уровне j=, и Nуправляемых объектов – активных элементов {АЭij}, i =, j=, , на нижнем уровне. [4]
Структура подчиненности в рассматриваемой АС имеет вид дерева. Совокупность центра Цj промежуточного уровня и njподчиненных ему АЭ называют j?ой подсистемой, совокупность центра и промежуточных центров называют метасистемой. [4]
Влияние изменения централизации (то есть централизация или децентрализация АС) на эффективность управления вызвано действием некоторых факторов: агрегирования (изменении информированности участников системы в результате агрегирования информации о состояниях и поведении конкретных АЭ, подсистем и т.д. по мере роста уровня иерархии) а также экономический (заключается в изменении ресурсов управления при введении новых участников, обладающих собственными интересами), организационный (изменение отношения власти), информационный (изменение информационной нагрузки на участников АС) и фактор неопределенности (заключается в изменении информированности участников АС о существенных внутренних и внешних параметрах их функционирования в результате изменения состава системы, ее структуры) и т.д. Все факторы взаимосвязаны.
Важный класс составляют дискретные ОС, в которых множество возможных действий АЭ конечно. Дискретные ОС интересны тем, что для них иногда удается, используя технику дискретной оптимизации, получить результаты в тех случаях, когда анализ их «непрерывных» аналогов трудоемок или затруднителен. Основными направлениями исследования моделей дискретных ОС являются: анализ стандартных задач дискретной оптимизации, использование аппарата теории графов и изучение моделей АС со сравнительными предпочтениями АЭ (систем, в которых интересы и предпочтения АЭ на конечном множестве его возможных действий описываются не целевой функцией, а метризованным бинарным отношением).
Таким образом, существует достаточно широкое разнообразие моделей ОС специфика управления каждой из которых четко определена ее особенностями.
2.3 Концепция построения организационной системы
Процесс формирования организационной системы можно разделить на три крупные стадии:
· формирование общей структурной схемы аппарата управления;
· разработка состава основных подразделений и связей между ними;
· регламентация организационной структуры.
Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование, как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы.
Основная особенность второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления – разработки состава основных подразделений и связей между ними – заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.
Третья стадия – регламентация организационной структуры – предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей), определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей, распределение задач и работ между конкретными исполнителями, установление ответственности за их выполнение, разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации), разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ, расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры. [8]
Сильное влияние на процесс синтеза организационной системы оказывают субъективные факторы:
· определяющие принципы управления в организации;
· тип организации (административная система, корпоративная система, самоорганизующаяся система);
· стиль управления и принципы принятия решений и другие.
Процесс проектирования и (или) реорганизации организационной системы должен предусматривать целый ряд этапов, охватывающих подготовку, сбор информации, определение направлений работы и их последствий, организационно-техническое и социальное проектирование, практическую реализацию подготовленного проекта.
Ниже рассмотрим характеристику возможных этапов программы проектирования или реорганизации организационной системы.
Этап первый: подготовка.
Основополагающее значение для успешной реализации программы и обеспечения на практике ее эффективности имеют мобилизация работников, которые будут ее осуществлять, их организация и заинтересованность. Необходимо учитывать, что реорганизация и проектирование предприятия является процессом не только организационно-техническим, но и социальным, затрагивающим интересы различных групп – собственников, руководителей и работников разных уровней.
Необходимость в реорганизации обычно обнаруживается как результат изменений рыночных, технологических условий внешней среды предприятия. По решению руководства для осуществления проектирования или реорганизации формируется специальная группа, которая получает всю необходимую информацию для выполнения поставленной задачи. До ее сведения доводится цель, намеченная руководством, определяется структура работ, анализируется практика проведения подобных мероприятий и распределяется ответственность за выполнение проекта.
Составляется план проекта, определяются сроки его исполнения и методы управления. В таблице 2.1 показаны методы, используемые при осуществлении первого этапа мероприятий.
Таблица 2.1. Методы управления на этапе подготовки к проектированию или реорганизации [8]
Задача
Используемые методы
Выявление необходимости создания или реорганизации
Анализ изменений (рыночных, технологических, внешней среды)
Обеспечение согласия в руководящем звене
Обсуждения, дискуссии для выработки единого подхода и поддержки
Определение целей
Обучение группы по проектированию и реорганизации, их ознакомление с целями, намеченными руководством.
Формирование группы
Создание системы мотиваций и заинтересованности
Планирование проекта
Создание системы управления проектом;
проектное управление
Этап второй: сбор информации и определение проблем.
Задача данного этапа – сбор и анализ информации о запросах потребителей; определение мероприятий, необходимых для успешного выполнения поставленной цели; определение видов деятельности. Составляются действующие и перспективные структурные схемы организации, уточняются требуемые ресурсы, объемы и периодичность выпуска продукции и оказания услуг; проводится систематизация процессов проектирования и реорганизации. [8] В таблице 2.2 представлены методы управления выполнением задач на этапе сбора информации и определения проблем.
Таблица 2.2. Методы управления на этапе сбора информации и определения проблем. [8]
Задача
Используемые методы
Выявление текущих и перспективных интересов потребителей
Моделирование поведения потребителей.
Планирование и измерение необходимых мероприятий
Метод измерений и оценок; анализ временных циклов.
Выбор субъектов и объектов
Моделирование процессов.
Разработка модели текущего состояния организации
Моделирование процессов.
Выявление видов деятельности организации
Моделирование процессов; стоимостной анализ.
Модель расширения границ развития с ориентацией на процессы фирм-потребителей
Моделирование процессов; интеграция с поставщиками и программирование партнерства.
Составление структурной схемы организации
Моделирование процессов; анализ производственного процесса; составление организационной схемы.
Карта ресурсов
Учет затрат по видам деятельности.
Выявление приоритетных процессов
Анализ эффективности процессов.
Этап третий: выработка общего и полного понимания решаемых проблем.
Цель этого этапа – разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет выявить организационные проблемы текущего процесса, информационные потоки. Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению.
В ходе выполнения этих задач должно быть расширено понимание статических аспектов процессов. Речь идет об охвате всех видов деятельности и этапов процессов, круга вовлеченных организаций и функционирующих подразделений. Подготавливаются предложения по организационным формам и технологии управления.
Используется вся полученная ранее информация, для того чтобы выявить приоритетные процессы. Ведется поиск путей быстрых улучшений. Обнаруженные противоречия и несоответствия возможных вариантов дают основания для выработки путей их эффективного решения в масштабе организации. Рассматриваются временные рамки, достаточные для реализации намеченной программы синтеза. Они должны быть распределены по соответствующим этапам работ. [8]
Этап четвертый: организационно-техническое проектирование.
Цель этого этапа – дать техническую характеристику процесса проектирования. Дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в процессе синтеза ОС. На данном этапе составляются предварительные планы систем и процедур развития, программного обеспечения и обслуживания, перевооружения производственных мощностей. Намечаются конкретные меры по техническому оснащению. [8]
Этап пятый: социальное проектирование.
Целью данного этапа является выявление социальных аспектов процесса синтеза или реорганизации. На этапе социального проектирования производится описание компании, кадрового состава, характера работ, стимулов, используемых в период синтеза, создается план взаимодействия социальных и технических элементов. Наряду с этим составляются предварительные планы по найму работников, их обучению и образованию, расстановке персонала. Социальное проектирование осуществляется одновременно с техническим проектированием.
Применительно к каждому работнику необходимо определять ожидаемое участие в процессе или точки сопротивления переменам, составлять программы коммуникаций. При необходимости намечаются меры воздействия на общественное мнение и обучения всего персонала. Существенное значение имеют стимулы, мотивирующие работников к переходу к новым формам организации, а также механизмы обратной связи. Стимулы наиболее эффективны, когда работники постоянно находятся в курсе происходящего. [8]
Этап шестой: преобразования.
Цель данного этапа – разработка экспериментальной версии и законченного производственного реорганизационного проекта. Некоторые задачи этого этапа могут повторяться.
продолжение
–PAGE_BREAK–