Белорусский национальный технический университет
Автотракторныйфакультет
Кафедра «Коммерческаядеятельность и бухгалтерский учет на транспорте»
Курсоваяработа
по дисциплине«Технологии организации, хранения и обработки данных»
на тему: «Проектированиереляционной базы данных в предметной области»
Выполнил: студент гр.301955
Сидорчик А. В.
Проверил: к.э.н., доцент
Краснова И. И.
Минск 2007
Содержание
Введение
1. постановка задачи
2. СУБД. Характеристики ms access
3. создание реляционной базы данных
3.1 Общее понятие о реляционной базе данных
3.2 создание реляционной базы данных
4. Формирование запросов к базе данных
4.1 Общее понятие запросов
4.2 Создание запроса выбора
4.3 Создание перекрестного запроса
4.4. Создание запросов действия
4.5 Выполнение и сохранение запроса
5. создание форм пользователя
6. подготовка отчетов
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Прогресс, достигнутый за последние несколько лет во всех аспектахвычислительной техники, включая теорию, технологию и приложения, привели кзначительному расширению области применения компьютеров и росту числа ихпользователей. Существенной частью современного общества являются разнообразныесистемы доступа и хранения информации, которые являются неотъемлемойсоставляющей современного научно-технического прогресса. Существует многовеских причин перевода существующей информации на компьютерную основу, т.к.более быстрая обработка данных и централизация их хранения с использованиемклиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главноеи время для получения необходимой информации. Также значительно упрощаетсядоступ к большим объемам информации и ведение баз данных.
В любой организации, как большой, так и маленькой, возникаетпроблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболееэффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками,но большинство предпочитают компьютеризированные СУБД, позволяющие эффективнохранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных. СовременныеСУБД — многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируетсяна управлении массивом информации, одним или множеством одновременно работающихпользователей.
Одной из распространенных СУБД является Ассеss, входящая в составпакета прикладных программ Microsoft Office, разработанногокорпорацией Microsoft.
Системы управления базами данных составляют в настоящее времяоснову компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практическиво все сферы человеческой деятельности.
Процесс создания полнофункциональной системы управления базамиданных, как правило, содержит в себе следующие этапы:
· определениезадач, выполняемых создаваемой СУБД;
· разработка;
· созданиезапросов;
· построениеформ для ввода/вывода данных и просмотра информации, хранящихся в таблицах изапросах;
· созданиенеобходимых отчетов.
Именно подробному изучению работы с отчетами в МS Ассеss и посвящена даннаякурсовая работа.
1. Постановка задачи
Цель данной работы — датьтеоретические сведения о технологиях организации и хранения данных в базах ипрактические навыки по созданию баз данных и управлению ими.
Задачи работы сводятся кполучению:
· основных сведенийиз теории баз данных и их проектирования;
· представления оназначении, архитектуре, функциональных возможностях и тенденциях развитиясовременных систем управления базами данных (СУБД) и к выработке:
· практическихнавыков создания баз данных и проектирования их объектов: запросов, форм, отчетовв среде СУБД.
В ходе курсовой работыбудет создана база данных по промышленному предприятию, которое включает трицеха: основной, вспомогательный и обслуживающий. В каждом из цехов работаютработники, которые имеют свой личный код. Предприятие получает спецодежду,определенной стоимости, и распределяет ее между работниками цехов всоответствии с занимаемыми должностями. Стоимость получаемой спецодеждыоплачивается работниками с учетом скидок, приходящихся на данного сотрудникапредприятия.
Таким образом,проектируемая база данных будет состоять из четырех таблиц: цех, работники,спецодежда, получение. На основании данных таблиц будут созданы запросы навыборку, формы и отчеты.
2. СУБД. Характеристика ms access
В современнойтехнологии баз данных предполагается, что создание базы данных, её поддержка иобеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно спомощью специального программного инструментария – системы управления базамиданных (СУБД).
Системауправления базами данных (СУБД) – это совокупность языковых и программныхсредств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БДмногими пользователями. В широком смысле слова база данных – это совокупностьсведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.Объектом может быть предмет, вещество, событие, лицо, явление, т.е. все то, чтоможет характеризоваться набором значений некоторой совокупности атрибутов.(Например, телефонный справочник, личные дела сотрудников, библиотечныекаталоги и др.).
База данных –это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся копределенной предметной области. БД должна обладать определенными свойствами:
· многократноеиспользование;
· быстрый поиск иполучение информации по запросам;
· простотаобновления;
· уменьшениеизбыточности данных;
· защита отнесанкционированного доступа;
· максимальнаянезависимость от прикладных программ.
Обеспечиваетвыполнение этих и других свойств, предоставляет различные информационные услугипользователям система управления базами данных.
СовременнаяСУБД содержит в своем составе программные средства создания баз данных,средства работы с данными и сервисные средства. С помощью средств создания БДпроектировщик, используя язык описания данных (ЯОД), переводит логическуюмодель БД в физическую структуру, а на языке манипуляции данными (ЯМД)разрабатывает программы, реализующие основные операции с данными (в реляционныхБД – это реляционные операции) (см. рис. 2.1). При проектировании привлекаютсявизуальные средства, т.е. объекты, и программа-отладчик, с помощью которойсоединяются и тестируются отдельные блоки разработанной программы управленияконкретной БД.
/>
Рис. 2.1 Состав СУБД
Средстваработы с данными предназначены для пользователя БД. Они позволяют установить удобный(как правило, графически многооконный) интерфейс с пользователем, создатьнеобходимую функциональную конфигурацию экранного представления выводимой ивводимой информации (цвет, размер и количество окон, пиктограммы пользователя ит.д.), производить операции с данными БД, манипулируя текстовыми и графическимиэкранными объектами.
Сервисныесредства позволяют при проектировании использовании БД привлечь к работе с БДдругие системы. Например, воспользоваться данными из табличного процессораExсel или обратиться к сетевому серверу.
По степениуниверсальности различают СУБД общего и специального назначения.
СУБД общего назначения неориентированы на какую-либо конкретную предметную область или на информационныепотребности конкретной группы пользователей. Развитые функциональныевозможности таких СУБД обеспечивают безболезненную эволюцию построенных на ихоснове автоматизированных информационных систем в рамках их жизненного цикла.
Однако в некоторыхслучаях доступные СУБД общего назначения не позволяют добиться требуемойпроизводительности и/или удовлетворить заданные ограничения по объёму памяти,предоставляемой для хранения БД. Тогда приходится разрабатыватьспециализированную СУБД для данного конкретного применения. Примеромспециализированной СУБД может быть система IMBASE, используемая для автоматизации проектных иконструкторских разработок.
Важнейшимклассификационным признаком СУБД является тип модели данных, поддерживаемыйСУБД. По этому признаку СУБД делятся на:
· иерархические.Иерархическая модель данных является наиболее простой среди всех даталогическихмоделей. Основными информационными единицами в иерархической модели являются:база данных, сегмент и поле. Поле определяется как минимальная, неделимаяединица данных, доступная пользователю с помощью СУБЗ. Сегмент называетсязаписью, при этом в рамках иерархической модели определяются два понятия: типсегмента или тип записи и экземпляр сегмента или экземпляр записи. Тип сегмента– это поименованная совокупность типов элементов данных, в него входящих.Экземпляр сегмента образуется из конкретных значений полей или элементовданных, в него входящих. Для возможности различия отдельных записей в данномнаборе каждый тип сегмента должен иметь ключ или набор ключевых атрибутов(полей, элементов данных). Ключом называется набор элементов данных, однозначноидентифицирующих экземпляр сегмента.
В иерархической моделисегменты объединяются в ориентированный древовидный граф. При этом полагают,что направленные ребра графа отражают иерархические связи между сегментами:каждый сегмент связан с одним или несколькими на более низком уровне, и толькос одним на более высоком уровне. Сегмент, находящийся на более высоком уровнеиерархии, называется логическим исходным по отношению к сегментам, соединеннымс ним направленными иерархическим ребрами, которые в свою очередь называютсялогически подчиненными по отношению к этому сегменту.
Схема иерархической БДпредставляет собой совокупность отдельных деревьев, каждое дерево в рамкахмодели называется физической базой данных. Каждая физическая БД удовлетворяетследующим иерархическим ограничениям:
ü в каждой физической БД существуетодин корневой сегмент, то есть сегмент, у которого нет логического исходного(родительского) типа сегмента;
ü каждый логический исходный сегментможет быть связан с произвольным числом логически подчиненных сегментов;
ü каждый логически подчиненный сегментможет быть связан только с логически исходным сегментом.
Основными достоинствамииерархической модели – простота описания иерархических структур реального мира,гибкие возможности организации поиска. А недостатками являются: в этой моделине предусмотрена поддержка соответствия между парными записями, модельреализует отношения между исходной и дочерней записью по схеме 1:N, то есть одной родительской записиможет соответствовать любое число дочерних. Т.о., приходиться дублироватьинформацию; сложно структурировать данные в больших БД.
Первой иерархической СУБДбыла система IMS (Information Management System) компании IBM, коммерческое распространение которой началось в 1968 г.;
· сетевые. Если вмодели каждый порожденный элемент может иметь более одного исходного, то такаямодель называется сетевой. Она представляет структуру, у которой любой элементможет быть связан с любым другим без каких-либо ограничений. Сетевая базаданных состоит из набора записей, соответствующих каждому экземпляру объектапредметной области и набора связей между ними. К достоинствам сетевой моделиможно отнести гибкость организации БД, а к недостаткам – некомпактное хранениеданных, сложность отбора, высокая степень зависимости от конкретных данных. Первойсетевой СУБД считается система IDS (Integrated Data Store), разработанная компанией General Electric немного позже системы IMS;
· реляционные. Вреляционных базах данных вся информация представляется в виде прямоугольныхтаблиц. Она была разработана Коддом в начале 70-х годов XX века. Будучи математиком пообразованию, Кодд предложил использовать для обработки данных аппарат теориимножеств. Он показал, что любое представление данных сводится к совокупностидвумерных таблиц особого вида, известного в математике как отношение. Одна изглавных идей Кодда заключалась в том, что связь между данными должнаустанавливаться в соответствии с их внутренними логическими взаимоотношениями.
Второй важный принцип,предложенный Коддом, заключается в том, что в реляционных системах однойкомандой могут обрабатываться целые файлы данных, в то время как в ранних СУБДодной командой обрабатывалась только одна запись. Реализация этого принципасущественно повысила эффективность программирования баз данных. Реализацияреляционных принципов в СУБД сделала возможным разработку простых языковзапросов, доступных для изучения пользователями, не являющимися специалистами вобласти программирования. Таким образом, благодаря снижению требований кквалификации существенно расширился круг пользователей баз данных.
Одним из основныхпреимуществ реляционной модели является ее однородность. Все данныерассматриваются как хранимые в таблицах и только в таблицах. Таблица состоит изстрок и столбцов и имеет имя, уникальное внутри базы данных. Каждая таблицаобладает следующми свойствами:
v каждый элемент таблицы — один элементданных;
v все столбцы в таблице однородны, т.е.все элементы одного столбца (поля) имеют одинаковый тип и длину;
v каждый столбец имеет уникальное имя;
v одинаковые строки (записи) в таблицеотсутствуют;
v порядок следования строк и столбцовможет быть произвольным.
Любая таблица может иметьодин или несколько столбцов, значения в которых однозначно идентифицируюткаждую ее строку. Такой столбец (или комбинация столбцов) называется первичнымключом. В таблице не должно быть строк, имеющих одно и то же значениепервичного ключа. Если таблица удовлетворяет этому требованию, она называетсяотношением. Взаимосвязь таблиц в реляционной модели поддерживается внешнимиключами. Внешний ключ – это столбец (столбцы), значения которых однозначнохарактеризуют записи другой таблицы (отношения), т.е. задают значения ихпервичного ключа. Благодаря наличию связей между таблицами обеспечиваетсяцелостность данных.
Первые коммерческиереляционные СУБД от компаний IBM, Oracle Corporation, Relation Technology Inc. и других поставщиков появились в начале 80-х годов.Реляционные СУБД просты в использовании, повышают производительностьпрограммистов при разработке прикладных программ, хорошо приспособлены дляработы в архитектуре клиент/сервер, позволяют параллельную обработку БД, хорошоприспособлены к графическим пользовательским интерфейсам. Реляционные СУБДпродолжают совершенствоваться, предоставляя пользователю возможность решать всёболее сложные задачи;
· объектно-реляционные(постреляционные). Объектно-реляционные СУБД продолжают использоватьстандартный язык запросов для реляционных БД – SQL, но с объектными расширениями;
· объектно-ориентированные.В основе объектно-ориентированных СУБД лежит объектно-ориентированная модельобработки данных.
· многомерные, воснове которых лежит многомерная модель данных.
На самом общем уровне всеСУБД можно разделить на:
— профессиональные(промышленные), которые представляют собой программную основу для разработкиавтоматизированных систем управления крупными экономическими объектами. На ихбазе создаются комплексы управления и обработки информации крупных предприятий,банков или даже целых отраслей. В настоящее время характерными представителямипрофессиональных СУБД являются такие программные продукты: Oracle, DB2, Sybase,Informix, Inqres, Progress.
— персональные(настольные). Это программное обеспечение, ориентированное на решение задачлокального пользователя или компактной группы пользователей и предназначеннаядля использования на персональном компьютере, это объясняет их второе название– настольные. К ним относятся DBASE,FoxBase, FoxPro, Clipper,Paradox, Access.
В настоящее время средиСУБД выделяют СУБД (условно говоря) промежуточные между профессиональными иперсональными.SQL Windows/SQL Base, Interbase, Microsoft SQL Server.
СУБД Microsoft Access (в дальнейшем Access) предназначенадля работы с реляционными базами данных. Эта СУБД входит в программный комплексMicrosoft Office (в вариантах Professional, Premium и Developer), компонентыкоторого работают в среде Windows.
Access предназначен для выполнения, покрайней мере, пяти основных задач:
1. Управление базами данных. Используяразличные меню и панели инструментов, можно получать непосредственный доступ кданным из самых разных источников компьютера и сетей.
2. Мощное средство отчетности. Даже еслиприложение Access не используется для ввода иизвлечения данных, средства отчетности Access вполне можно применять для анализа данных. Отчеты Access гораздо легче сортировать ипросматривать, чем отчеты других приложений.
3. Средство для создания динамических Web-страниц. Можно создавать Web-страницы, в которых изменения базданных, лежащих в их основе, будут отражаться автоматически.
4. Среда для разработки приложений базданных. Несмотря на то, что с помощью других инструментов разработки можносоздавать более компактные и быстрые приложения, посредством одной толькопрограммы Access создаются полнофункциональныеприложения баз данных, включая приложения клиент/сервер. Располагая программой Office Developer, можно распределять эти приложениясреди пользователей, не имеющих собственных копий Access.
5. Инструмент для создания прототиповприложений. Даже если для создания приложений решено использовать Visual Basic, C++или какой-то иной язык, с помощью Access можно испытывать прототипы создаваемых приложений.
Access имеет инструментальныесредства для создания: локальной БД, централизованной БД в локальной сети сфайловым сервером, проектов (клиентских приложений, работающих с базами данныхMicrosoft SQL Server 6.5 или Microsoft SQL Server 7.0).
Access поддерживаетмеханизм OLE – связывание и внедрение объектов различных приложений Windows вБД. Позволяет импортировать данные таблиц: других баз данных Access; баз данныхdBase, Microsoft FoxPro, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server; табличногопроцессора Microsoft Excel. Внешними для Access могут быть также: данныепочтовой программы Microsoft Exchange; таблицы и списки HTML на серверелокальной, корпоративной сети (сети масштаба предприятия), сети Internet. Можетэкспортировать объекты БД в другие приложения.
Access позволяет осуществлятьвосстановление БД, сжатие БД, репликацию БД, защиту БД. Дает возможностьконвертировать БД из предыдущих версий в текущую и наоборот.
СУБД Access ориентирована на работу с объектамиБД, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы имодули.
Таблица — это основнаяструктура, предназначенная для хранения информации в БД. По терминологии СУБДее строки – это записи, а столбцы — поля БД. Записи идентифицируются понекоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей иназываемой ключом.
Запрос — это требованиена: отбор данных, хранящихся в таблицах; выполнение вычислений над данными;изменения в БД.
Форма — созданный наэкране шаблон, используемый, главным образом, для ввода, просмотра иредактирования записей БД.
Отчет — отображение напринтере или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия ианализа пользователем.
Страница доступа к данным- диалоговая Web-страница, которая поддерживаетдинамическую связь с БД и позволяет просматривать, редактировать и вводитьданные в базу, работая в окне браузера Internet Explorer 4.0 или Internet Explorer 5.0.
Макрос — естьпоследовательность макрокоманд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования.
Модуль — это программадля работы с БД, написанная на языке Visual Basic for Applications 6.0 (VBA).
Объекты БД могут бытьобъединены в именованные группы объектов по функциональному или иному признаку.
Все объекты, заисключением страниц доступа к данным, можно хранить в одном файле — файле БД срасширением .mdb. Это упрощает их перенос скомпьютера на компьютер, облегчает создание связанных объектов, проверкуцелостности данных. Страницы сохраняются как самостоятельные файлы срасширением .html отдельно от БД, с которой онисвязаны. Отчеты можно сохранять в файле с расширением .snp (формат снимка отчета) и распространять средипользователей по электронной почте.
С целью защиты форм,отчетов и модулей VBA БД может быть сохраненав файле приложения с расширением .mde. При этом БД сжимается, оптимизируется использование памяти и повышаетсябыстродействие БД. Проект размещается в файле с расширением .adp на компьютере пользователя.
СУБД Access имеет разнообразные инструментальныесредства, дающие возможность непрофессиональным пользователям решать задачи безиспользования языка запросов или языка программирования VBA.
Для автоматизациисоздания объектов БД (за исключением модулей) в Access используются специализированные средства, называемыеконструкторами. Конструктор предоставляет пользователю ряд инструментальныхсредств, с помощью которых можно быстро и просто создавать и модифицировать объектыБД. Для конструирования макета формы, отчета, страницы используется панельэлементов, появляющаяся при вызове конструктора. В Access имеется также множество мастеров, используемых длясоздания объектов БД и выполнения специальных операций. Мастер задаетпользователю ряд вопросов и на основе его ответов строит законченный объект БДили осуществляет определенную операцию.
3. Создание реляционной базы данных
3.1 Общее понятие ореляционной базе данных
База данных Accessявляется реляционной базой данных. Такая база данных состоит из взаимосвязанныхреляционных таблиц. На этапе проектирования базы данных должна быть определеналогическая структура базы данных для выбранной предметной области. Проектлогической структуры БД устанавливает состав реляционных таблиц, их структуру илогические связи между таблицами. При формировании структуры каждой таблицыопределяется совокупность полей (столбцов), для каждого из которых даютсяописание типа, размера данных и других свойств. Кроме того, должен быть указануникальный ключ таблицы, который может состоять из одного или нескольких полей.
При проектировании базыданных, отвечающей требованиям нормализации, между таблицами определяютсялогические связи типа 1: М. Такие связи позволят осуществлять в Accessавтоматическое поддержание связной целостности и непротиворечивости данных вбазе.
Для проектирования базыданных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, котороедолжно охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимыеисточники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя ирешаемых в приложении задач. Следует заметить, что чаще всего базы данныхсоздаются средствами СУБД в области организационно-экономического управления.
Определение состава иструктуры данных, которые должны быть загружены в базу данных, осуществляетсяна основе анализа предметной области. Структура данных предметной области можетотображаться информационно-логической моделью (ИЛМ). Если при построении такоймодели обеспечены требования нормализации данных и она соответственнопредставлена в каноническом виде, далее легко определяется проект логическойструктуры нормализованной базы данных. На основе канонической модели можносоздать реляционную базу без дублирования данных.
При разработке моделиданных предметной области могут использоваться два подхода. В первом подходе(аналитическом или процессном) сначала формулируются основные задачи, длярешения которых строится база, выявляются информационные потребности задачприложения пользователя, и соответственно определяются состав и структураинформационных объектов модели, а также связи между ними. При втором подходе(интуитивном) сразу устанавливаются типовые объекты предметной области и ихвзаимосвязи. Наиболее рационально сочетание обоих подходов. Это связано с тем,что на начальном этапе, как правило, нет исчерпывающих сведений обо всехзадачах. Использование такой технологии тем более оправдано, что гибкиесредства создания реляционной базы данных в Access позволяют на любом этаперазработки внести изменения в базу данных и модифицировать ее структуру безущерба для введенных ранее данных.
В процессе разработкиканонической модели данных предметной области для проектирования реляционнойбазы данных необходимо выделить информационные объекты (ИО), соответствующиетребованиям нормализации данных, и определить связи между ИО с типом отношенийодин-ко-многим (1: М)
При определении проекталогической структурой реляционной базы данных каждый информационный объектканонической модели предметной области адекватно отображается реляционнойтаблицей, а связям между информационными объектами соответствуют логическиесвязи между парой соответствующих таблиц. Такие связи устанавливаются поуникальному ключу одной из этих таблиц, которая является главной в связи. Вовторой таблице, которая является подчиненной, поле связи может быть либо частьюее уникального ключа, либо быть не ключевым.
В процессе создания базыданных на компьютере сначала осуществляется конструирование ее таблицсредствами Access. Далее создается схема данных, в которой устанавливаютсялогические связи таблиц. В схеме данных базы могут быть заданы параметры поддержаниясвязной целостности данных, если модель данных была разработана в соответствиис требованиями нормализации.
Связная целостностьданных означает, что в базе данных установлены и корректно поддерживаютсявзаимосвязи между записями разных таблиц при загрузке, добавлении и удалениизаписей в связанных таблицах, а также при изменении значений ключевых полей.При обеспечении связной целостности в подчиненной таблице не может существоватьзапись, для которой отсутствует связанная запись в главной таблице.
После формирования вAccess схемы данных можно приступать к вводу данных в базу — загрузке сдокументов предметной области, являющихся источниками данных. В практическихприложениях пользователя обычно не используется ввод непосредственно в таблицы,а применяются создаваемые; специально экранные формы, выполняющие рольинтерфейса пользователя.
Проектирование базыданных, основанное на построении нормализованной модели данных предметнойобласти, позволяет легко получить логическую структуру реляционной базы данныхAccess, в которой автоматически поддерживается целостность и непротиворечивостьданных.
Очевидно, чтоотправной точкой в процессе работы с любой СУБД является создание файла (илигруппы файлов) базы данных. На рис. 3.1 показано окно, которое появляется послесоздания новой базы.
/>
Рисунок 3.1Главное окно базы данных в Access
Основные разделы главногоокна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных Access. ЭтоТаблицы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Заголовок окна содержит имя файлабазы данных. В данном случае он называется TradeTest.
Интерфейс работы собъектами базы данных унифицирован. По каждому из них предусмотрены стандартныережимы работы:
— Создать — предназначендля создания структуры объектов;
— Конструктор — предназначен для изменения структуры объектов;
— Открыть (Просмотр,Запуск) — предназначен для работы с объектами базы данных.3.2 Создание реляционной базы данных
Создание файла базыданных выполняется следующим образом. Необходимо запустить СУБД Access. Затемвыполните следующее:
· установить встартовом окне переключатель в положение Новая база данных и нажать [ОК]. Еслиэто окно не отображено, то необходимо выполнить команду Файл/Создать и впоявившемся окне Создание на вкладке Общие произвести двойной щелчок по значку«База данных»;
· в окне Файл новойбазы данных указать, на каком диске, в какой папке требуется создать файл базыданных и ввести нужное имя файла, а затем нажать кнопку [Создать].
Так как реляционная базаданных основывается на таблицах, то следующим шагом создание базы данных, будетсоздание таблиц с информацией.
Таблицы —основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения,появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого,Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всехобъектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться вокне базы данных.
Для началасоздается описание таблицы. Нажав кнопку Создать и выбрав в появившемся вследдиалоговом окне режим Конструктор, мы попадаем в окно, предназначенное дляввода описания структуры создаваемой таблицы. Пример построения таблиц дляпроектируемой базы данных см. в Приложениях 1-4.
Прежде чемзаносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этимпонимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд другиххарактеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кромеописания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи вреляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разныхтаблицах. Например, клиенты и заказы связаны отношением «один-ко-многим»,т. к. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, можетсоответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если жерассмотреть отношение между преподавателями и курсами лекций, которые оничитают, это будет отношение «многие-ко-многим», т. к. одинпреподаватель может читать несколько курсов, но и один курс может читатьсянесколькими преподавателями. И последний тип связей между таблицами — этоотношение «один-к-одному». Такой тип отношений встречается гораздореже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количествополей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связаннымтаблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторогоколичества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этихдополнительных атрибутов, которая связывается отношением«один-к-одному» с основной таблицей.
Как видно изрис. 3.2, процесс описания атрибутов поля начинается с присвоения ему имени(идентификатора). Далее необходимо определить тип поля, что, очевидно, должноделаться, исходя из содержания тех данных, которые будут в нем храниться.
/>
Рисунок 3.2Создание описания структуры таблицы
Назавершающем этапе процесса проектирования структуры таблицы происходит заданиеключей и индексов. В первом случае достаточно выделить строки, которые должнысоставить ключевое выражение, и щелкнуть мышью по пиктограмме Ключ на панелиинструментов.
Ключевое полетаблицы помечаетсяспециальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобывыделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которойописывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметрыименно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можнос помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и внизпользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можноперемещаться между панелями.
Эффективнымметодом решения задач контроля корректности входных данных является ограничениемножества допустимых значений поля некоторым списком. Средством решения этойпроблемы в Access является задание подстановочного списка значений для поля.Для этого следует выбрать вкладку Подстановка в окне Свойства поля, далее длясвойства Тип элемента управления задать значение Список.
Послесоздания описания структуры таблицы можно перейти в режим непосредственноговвода в нее данных. Важным преимуществом интерфейса СУБД Access являетсяпродуманная гибкая система перехода от режима Конструктора к режиму вводаданных в таблицу (Режим таблицы). Такой переход можно осуществить, щелкнувмышью по пиктограмме Вид, расположенной на панели инструментов, либо выбравфункцию меню Вид > Режим таблицы.
Результат построениятаблиц для проектируемой базы данных см. в Приложениях 5-8.
На основе созданныхтаблиц в дальнейшем создаются базы запросы, отчеты, пользовательские формы, чтои составляет реляционную базу данных.
4. Формирование запросов к базе данных 4.1 Общее понятие запросов
Запрос — этотребование на извлечение данных из таблиц базы, на выполнение вычислений надданными, на внесение изменений в базу данных.
Запрос можетслужить источником данных для форм, отчетов и страниц доступа к данным.
СУБД Access позволяетсоздавать запросы трех типов: запросы на выборку, перекрестные запросы, запросына внесение изменений в базу данных.
Запрос навыборку является наиболее часто используемым типом запроса. Его результатомявляется динамическая таблица, которая может быть просмотрена,проанализирована. Запрос на выборку дает возможность:
— включать врезультирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке;
— выбиратьзаписи, удовлетворяющие условиям отбора;
— осуществлять вычисления над полями базы данных;
— группироватьзаписи и находить для групп записей или для всех записей итоговые значения понекоторым полям с помощью статистических функций: Sum – сумма значений поля,Avg – среднее значений поля, Max – максимальное из значений поля, Min –минимальное из значений поля, Count – число значений поля и др.
Разновидностьюзапроса на выборку является запрос с параметрами — это запрос, который привыполнении отображает в собственном диалоговом окне приглашение ввестиинтересующее пользователя значение критерия отбора записей.
Перекрестныйзапрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображаетрезультаты итоговых статистических расчетов над значениями некоторого поля ввиде перекрестной таблицы. В ней значения одного или нескольких столбцов слеваобразуют заголовки строк. Заголовки столбцов представляют собой значенияопределенного поля, а на пересечении строк и столбцов находятся итоговыезначения.
Существуетчетыре типа запросов на внесение изменений в базу данных:
1) запрос наудаление — удаляет группу записей из одной таблицы или несколькихвзаимосвязанных таблиц базы данных, для которых задано каскадное удалениесвязанных записей;
2) запрос наобновление — служит для изменения значений полей таблицы;
3) запрос надобавление — производит добавление записей из одной таблицы в другую таблицу;
4) запрос насоздание таблицы — создает новую таблицу на основе всех или части данных изодной или нескольких таблиц базы данных.
СУБД Accessпозволяет создавать запросы с помощью Мастеров и с помощью Конструктора.Мастера используются для создания определенных запросов. С помощью Конструктораможно создать любой запрос.4.2 Создание запроса выбора
Для созданиязапроса выбора с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструкторазапроса, выполнив действия:
Окно БД — объектЗапросы — [Создать] — окно Новый запрос — выбрать Конструктор — окно Добавлениетаблицы — выбрать таблицы-источники запроса — [Закрыть].
ОкноКонструктора запроса имеет вид как на рис. 4.1.
/>
Рис. 4.1 ОкноКонструктора запроса
Оно разделенона две панели.
Верхняяпанель содержит схему данных запроса. В ней представлены списки полей,выбранных в качестве источника запроса таблиц и запросов. Если ранее быласоздана связь между этими таблицами, то она показывается на схеме данных. Впротивном случае может отображаться связь, автоматически созданная системой Access. Пользователь может сам установитьновую связь между таблицами.
Нижняя панельесть бланк запроса по образцу (QBE-запроса).Он представлен в виде таблицы, предназначенной для определения структуры результирующейтаблицы запроса и задания условий отбора данных из таблиц. Каждый столбецбланка относится к одному полю таблицы. Строки бланка имеют следующееназначение:
· Поле – указываетимена полей, участвующих в формировании запроса;
· Имя таблицы — указывает имена таблиц, которым принадлежат эти поля;
· Сортировка – даетвозможность отсортировать записи в результирующей таблице запроса;
· Вывод на экран –позволяет управлять отображением полей в этой таблице;
· Условие отбора –служит для задания условий отбора записей;
· или – позволяетобъединять условия отбора логической операцией ИЛИ. При этом условия отбора могутуказываться в нескольких строках бланка запроса.
Включениеотдельных полей в бланк запроса можно выполнить одним из следующих способов:
· перетащить полеиз списка полей в крайнюю слева свободную клетку строки Поле;
· дважды щелкнутьпо имени поля в списке полей;
· щелкнуть в клеткестроки Поле и из раскрывающегося списка выбрать нужное поле.
Включение вбланк запроса всех полей таблицы можно выполнить, если:
· дважды щелкнутьпо имени таблицы и перетащить все выделенные поля в клетку строки Поле;
· перетащитьзвездочку, стоящую под заголовком таблицы, в клетку строки Поле. При этом вклетке отобразится только имя таблицы со звездочкой, но в результат запросабудут включены все поля таблицы.
Для очисткиотдельных столбцов бланка запроса используется команда — Правка/Удалить столбцы.
Для очисткивсего бланка запроса служит команда — Правка/Очистить бланк.
Для формированиезапроса на вывод полей из одной или нескольких таблиц перетаскиваются изсписков полей в строку Поле только те поля, которые должны присутствовать врезультирующей таблице запроса, или все поля всех таблиц, а затем в сроке Выводна экран отмечаются флажками только нужные.
Формированиезапроса с применением сортировки.
Сортировкавозможна по одному или нескольким полям одновременно. Для сортировки понескольким полям поля располагаются в бланке запроса в том порядке, в которомтребуется выполнять сортировку. В Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю,расположенному в следующем столбце справа и т.д. Для задания порядка сортировкинеобходимо щелкнуть в строке Сортировка для поля, по которому сортируютсязаписи, и из раскрывающегося списка выбрать – по возрастанию или по убыванию.Пример создания запроса с применением сортировки см. в Приложении 9-10.
Формированиезапроса с условиями отбора.
Условияотбора — это ограничения, накладываемые на запрос для определения записей,включаемых в результирующую таблицу запроса. Они задаются выражениями в строкахУсловие отбора, или.
Есливыражения вводятся в несколько клеток одной строки Условие отбора, то ониавтоматически объединяются с помощью логического оператора And. Если выражения вводятся в разныестроки бланка запроса, то Accessобъединяет их логическим оператором Or. Пример создания запроса с условием для создаваемой базы данных см. вПриложении 11-12.
В условииотбора может быть использована конструкция Between (между). Например, Between 100 and200. Результат построения запроса с использованием конструкции Between см. в Приложении 13-14.
Формированиезапроса с вычисляемым полем.
Для созданиявычисляемого поля в пустую клетку строки Поле вводится имя вычисляемого поля сдвоеточием, после которого – выражение. Например,
СТОИМОСТЬ: [ЦЕНА]*[КОЛИЧЕСТВО]
Есливыражение сложное, то для его создания целесообразно использовать построительвыражений.
Дляпроектируемой базы данных запрос с вычисляемым полем имеет вид – см. вПриложении 15-16.
Формированиезапроса с группировкой.
Частотребуется в таблице видеть не все записи, а только итоговые значения по группамзаписей. Расчет итогов для некоторых полей групп производится с помощьюстатистических функций, которые были описаны выше.
Для созданиязапроса с группировкой выполняется следующее:
· перетаскивается впервую клетку строки Поле то поле, по которому производится группировказаписей. Затем перетаскиваются в последующие клетки поля, по которым подводятсяитоги;
· вводится командаВид / Групповые операции. В бланке запроса появляется новая строка Групповаяоперация, в которой для всех полей указано Группировка;
· в строке Групповаяоперация для полей, по которым подводятся итоги, производятся щелчки и израскрывающегося списка выбирается требуемая статистическая функция.
Формированиезапроса с параметрами
Еслинеобходимо часто выполнять один и тот же запрос выбора, меняя только в условияхотбора значения полей, то целесообразно создать запрос с параметрами. В строкахУсловие отбора, или для полей, играющих роль параметров, вводится в квадратныхскобках текст приглашения на ввод интересующих пользователя значений этихполей. Этот текст будет выводиться в диалоговом окне «Введите значениепараметра при выполнении запроса». Результат построения запроса спараметрами приведен в Приложении 17-18.4.3 Создание перекрестного запроса
Созданиеперекрестного запроса с помощью Конструктора начинается с открытия окнаКонструктора запроса. В этом окне в бланк запроса последовательно перетаскиваются:
· поля, значениякоторых будут заголовками строк перекрестной таблицы;
· поле, значениякоторого будут заголовками столбцов перекрестной таблицы;
· поле, по которомуподводится итог с использованием статистической функции.
Затемвыполняется команда Запрос / Перекрестный. В результате в бланке запросапоявятся две новые строки: Групповая операция и Перекрестная таблица. В строкеПерекрестная таблица для полей со значениями в роли заголовков строк выбираетсяиз раскрывающегося списка значение Заголовки строк, а для поля со значениями вроли заголовков столбцов – Заголовки столбцов. В строке Групповая операция дляполя, по которому подводится итог, из раскрывающегося списка выбираетсянеобходимая статистическая функция.
Результатсоздания перекрестного запроса представлен в Приложении 19-20.4.4 Создание запросов действия
Формированиезапроса на создание таблицы БД.
Послеоткрытия окна конструктора запроса вводится команда Запрос / Создание таблицы
В появившемсяокне Создание таблицы указывается имя создаваемой таблицы и куда ее следуетпоместить – в текущую БД или в другую БД. Затем из списков полейперетаскиваются в бланк запроса поля, которые должны быть в этой таблице, и принеобходимости задаются условия отбора записей. После выполнения запроса новаятаблица будет в списке таблиц окна БД.
Формированиезапроса на обновление полей таблицы БД
Послеоткрытия окна конструктора запроса вводится команда Запрос / Обновление вбланке запроса появится новая строка Обновление. Затем в бланк запросаперетаскиваются все поля таблицы, и для полей, подлежащих обновлению, в строкеОбновление задаются выражения, значения которых будут новыми значениямиобновляемых полей. При необходимости обновления значений полей только внекоторых записях задаются условия отбора записей.
Формированиезапроса на добавление записей к таблице БД.
При открытииокна конструктора запроса в качестве источника запроса указывается таблица, изкоторой добавляются записи в другую таблицу. Записи таблицы-источника должнысодержать такие же поля, что и пополняемая таблица БД. В окне конструкторазапроса вводится команда Запрос / Добавление. Появится диалоговое окноДобавление, в котором требуется указать имя пополняемой таблицы и где этатаблица находится – в текущей БД или в другой БД. Кроме того, в бланке запросапоявится новая строка Добавление.
Затемперетаскиваются те поля из списка полей таблицы-источника, которые совпадают сполями пополняемой таблицы. Их имена Access автоматически укажет в строке Добавление как имена полей пополняемойтаблицы.
Формированиезапроса на удаление записей из таблицы БД.
Если междутаблицами установлена связь с обеспечением целостности данных, но безкаскадного удаления записей, то прежде составляется запрос на удаление записейиз подчиненной таблицы, а затем – из главной.
В этом случаепри удалении записей из подчиненной таблицы в окне конструктора запроса вводитсякоманда Запрос / Удаление. В результате в бланке запроса появится новая строкаУдаление. Тогда из списка полей подчиненной таблицы перетаскивается в бланкзапроса символ звездочки (*), после чего в строке Удаление для этого поляотобразится значение Из. Затем из списка полей главной таблицы перетаскиваютсяполя, участвующие в условии отбора удаляемых записей, и для них в строке Удалениепоявится значение Условие. После этого задаются условия отбора удаляемыхзаписей.
Если связьмежду таблицами с обеспечением целостности данных и с каскадным удалениемзаписей, то создается запрос на удаление записей только из главной таблицы.
Присоставлении запроса на удаление записей из главной таблицы (в обоих случаях) вокне конструктора запроса вводится команда Запрос / Удаление.
В бланкзапроса перетаскиваются поля, участвующие в условиях отбора записей наудаление, и задаются условия отбора.4.5 Выполнение и сохранение запроса
Послеформирования запроса его необходимо выполнить. Из окна Конструктора запроса этоможно сделать, введя одну из команд:
· Запрос / Запуск
· Вид / Режимтаблицы
Еслирезультаты выполнения запроса не удовлетворяют, то можно вернуться к окнуКонструктора запроса для его модификации по команде Вид / Конструктор. В противномслучае результат запроса можно сохранить с помощью команды Файл / Сохранить илипроизведя закрытие окна Конструктора запроса.
5. Создание форм пользователя
СУБД Access позволяетсоздавать такие объекты БД, как формы. Формы служат удобным средством дляввода, просмотра и редактирования информации БД.
Формы дляввода представляют бланк, подлежащий заполнению, и дают возможность осуществитьконтроль вводимых данных и исключить ввод неверных. При просмотре иредактировании имеют дело с маской, накладываемой на набор данных. Маска-формапозволяет ограничить доступ пользователя к информации БД, заблокировав отдельные(служебные или засекреченные) поля или записи.
Формы естьпростые и составные (включающие другие формы). Они могут содержать различныеэлементы: поля БД и подписи к ним, списки, флажки, переключатели, кнопки,вкладки и др. В них возможны вычисления для отдельных записей и их групп, атакже наглядное графическое представление данных в виде диаграмм.
Форму можноспроектировать на базе одной или нескольких таблиц и/или запросов. На основеодной таблицы или запроса можно построить несколько форм. В форме имена полейберутся из описания таблицы, а сами поля пользователь располагает всоответствии со своими вкусами и требованиями и вносит различные элементыоформления: линии, рисунки, заливку и др.
Формасоздается «вручную» — с помощью конструктора форм, автоматизированнымспособом — с помощью Мастера форм и автоматически — с использованием автоформы.Конструктор форм предоставляет пользователю набор инструментов, с помощьюкоторого пользователь может создать форму соответственно своим вкусам итребованиям. Мастер форм руководит процессом проектирования форм. Он задаетпользователю вопросы о структуре и оформлении формы, предлагая на выборнесколько вариантов. В результате диалога пользователя и Мастера формпоявляется «готовая к употреблению» форма. Автоформа на основевыбранной таблицы автоматически создает одну из форм: в столбец, ленточную, табличную.
Окноконструктора формы содержит следующие средства конструирования:
· панельКонструктора с набором графических кнопок, которая включается/выключается покоманде Вид/Панели инструментов;
· разделы проекта,в которых размещают различные графические объекты, определяющие вид исодержание формы. Эти графические объекты называют элементами управления;
· панель элементовуправления, включаемая/выключаемая по команде Вид/Панель элементов
· список полейтаблицы или запроса, служащих источником данных для формы. Он включается/выключаетсяпо команде Вид/Список полей;
· сетка,отображаемая в разделах проекта для удобства проектирования. Она включается/выключается по команде Вид/Cетка;
· линейки –горизонтальная и вертикальная, включаемые/выключаемые по команде Вид/Линейка.Они также предназначены для удобства проектирования.
По умолчаниюв окне Конструктора формы выводится раздел проекта Область данных, в котором размещаютполя БД из таблицы или запроса, а также вычисляемые поля. Кроме данного разделапри конструировании могут быть востребованы и другие разделы:
Заголовокформы и Примечание формы, включаемые/выключаемые попарно соответственно покоманде Вид – Заголовок/Примечание формы.
Верхнийколонтитул и Нижний колонтитул, включаемые/выключаемые попарно по команде Вид /Колонтитулы.
Если,например, в окне Конструктора формы включены все названные разделы, то онирасполагаются в рабочей области этого окна в такой последовательности, какпоказано на рис. 5.1.
/>
Рис.5.1Расположение разделов проекта формы в окне конструктора формы
Заголовокформы содержит сведения, общие для всех записей, такие как название формы, датаи время. Примечание формы отображает сведения, общие для всех записей, такиекак инструкции по работе с формой, командные кнопки, общие суммы в счетах.Верхний колонтитул и Нижний колонтитул используются в случае конструированияформы табличного вида. Тогда в Верхнем колонтитуле отображаются названиястолбцов, а в Нижнем колонтитуле – номер страницы, дата.
Разделыпроекта формы наполняются различными графическими объектами — элементамиуправления, используемыми для отображения данных, выполнения действий или вкачестве украшений. Элементы управления вводятся в форму при помощи графическихкнопок панели элементов, изображенной на рис. 5.2.
/>
Рисунок 5.2Панель элементов управления
Элементыуправления есть связанные и несвязанные. Связанный элемент управленияприсоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управленияиспользуются для просмотра, ввода или редактирования значений из полей БД. Вводсвязанного элемента управления в проект формы осуществляется путем перетаскиванияиз окна со списком полей нужного поля в раздел Область данных.
В результатепоявляются два прямоугольника – подпись поля и поле. Например:
/>
Маркерыперемещения служат для отдельного перемещения подписи, поля. При установке наних указателя мыши появляется изображение руки с вытянутым указательным пальцеми тогда следует выполнить перемещение.
Дляодновременного перемещения подписи и поля указатель мыши устанавливается награницу выделенной подписи или выделенного поля и, когда он принимает видраскрытой ладони, производят перетаскивание. Для удаления подписи осуществляютее выделение и нажимают клавишу Delete; для удаления поля с подписью выделяютполе и нажимают клавишу Delete.
Длянесвязанных элементов управления источника данных не существует. Такие элементыуправления используются для отображения линий, прямоугольников, рисунков. Вводв проект формы (отчета) несвязанного элемента управления осуществляется так: напанели элементов производится щелчок по кнопке нужного элемента управления, азатем щелчок в том разделе проекта, где требуется разместить этот элемент.
Навыкиконструирования формы предполагают умение выделения группы элементовуправления. Оно производится путем щелчков по элементам управления, входящим вгруппу, при нажатой клавише Shift. Выделить группу смежных элементов можно ипутем очерчивания рамки вокруг этой группы. Чтобы изменить размер элементовгруппы, произвести их выравнивание, изменить интервал между ними, необходимовоспользоваться пунктом меню Формат.
Для придания элементууправления необходимых свойств его выделяют и вводят команду Вид/Свойства иливызывают контекстное меню и выбирают в нем пункт Свойства. В результатепоявляется окно свойств элемента управления, в котором, к примеру, вкладкаМакет позволит произвести его желаемое форматирование.
Спроектированнаяформа приобретает реальный вид в окне формы, открываемом из окна БД с помощьюкнопки [Открыть] и из окна Конструктора по команде Вид / Режим формы или покоманде Вид / Режим таблицы. В режиме формы в форме отображается только одназапись, а в режиме таблицы – группа записей. В обоих режимах можноредактировать данные, а также просматривать их с помощью кнопок перехода кзаписям (к предыдущей, к следующей, к первой, к последней). Кнопка перехода кпустой записи позволяет добавление в базу новых данных. Результат построенияформ для проектируемой базы данных приведен в Приложениях 21-23.
Форму можносохранить, введя в окне Конструктора или в окне формы одну из команд:
· Файл / Сохранитькак
· Файл / Сохранить
или произведязакрытие этих окон.
Форма можетбыть предварительно просмотрена из окна БД, из окна Конструктора и из окнаформы по команде Файл / Предварительный просмотр и распечатана по команде Файл/ Печать. При печати ее заголовок появляется только в начале первой страницы, аее примечание – в конце последней страницы. Верхний и нижний колонтитулы виднытолько при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.
Изменения вформу вносятся в окне Конструктора.
6. Подготовка отчетов
Отчетявляется важным средством извлечения информации из БД и вывода ее на экран илина печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем. В отчетеможно сортировать и группировать данные, осуществлять расчеты в строках ипроводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками сиспользованием статистических функций. Отчет может основываться на множестветаблиц и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Онможет быть составным – включать другие отчеты.
Accessпредоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое ицветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектовдругих приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.
Существуеттри способа создания отчета: с помощью Конструктора, с помощью Мастера отчетови автоматическое создание – автоотчет. Конструктор дает возможностьсамостоятельного проектирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчетна основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформленияотчета. Автоотчет создает отчет в столбец и ленточный.
Отчет можносоздать с помощью Мастера, а затем доработать с помощью Конструктора.
Сведения вотчете могут быть разбиты на разделы. Все отчеты содержат область данных, ноотчет также может включать разделы заголовка отчета, верхнего колонтитула,нижнего колонтитула и примечания отчета. Каждый раздел отчета имеет своепредназначение и печатается в определенном порядке.
/>
Рис. 6.1.Состав отчета.
1. Заголовок отчета
2. Верхнийколонтитул
3. Область данных(данные из таблиц)
4. Нижний колонтитул
5. Примечание отчета
В режимеконструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчетераздел представлен один раз. В напечатанном отчете разделы могут повторятьсянеоднократно. Способ отображения сведений в каждом разделе определяетсярасположением элементов управления, таких как надписи и поля.
Заголовокотчета выводится один раз в начале отчета. Этот раздел используют дляразмещения таких элементов как эмблема компании, название отчета или датапечати. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом на первойстранице отчета.
Верхний колонтитулвыводится сверху на каждой странице отчета. Этот раздел используют дляотображения таких элементов как заголовки столбцов.
Областьданных содержит основные данные отчета. Этот раздел повторяется для каждойзаписи в базовом источнике записей.
Нижнийколонтитул выводится снизу на каждой странице отчета. Этот раздел используютдля отображения таких элементов как номера страниц.
Примечаниеотчета выводится один раз в конце отчета. Этот раздел используют для размещениятаких элементов как итоговые значения. Примечание отчета является последнимразделом в режиме конструктора отчета, но печатается перед нижним колонтитуломв печатном отчете.
Изменениевысоты и ширины раздела производится путем перетаскивания соответственно нижнейи правой границы раздела.
Спроектированныйотчет может быть предварительно просмотрен в одном из двух представлений: общийвид и страничный вид. Общий вид доступен только из окна Конструктора по командеВид/Образец. Он позволяет оценить внешний вид отчета, не вникая в подробности. Страничныйвид дает возможность увидеть отчет таким, каким он будет после печати.Страничное представление отчета можно получить из окна Конструктора по командеВид / Предварительный просмотр, а также из окна БД по команде Файл /Предварительный просмотр.
Приподготовке отчетов к печати, иногда требуется напечатать титульный лист ианнотацию отчета на разных страницах. В отчетах элемент управления «Разрывстраницы» используется для указания места внутри раздела, в котором нужноначать новую страницу. Для добавления разрывов страниц необходимо выполнитьследующие действия:
1. Открыть отчет врежиме конструктора.
2. Нажать кнопку Разрывстраницы />напанели элементов.
3. Выбрать в отчетеместо, в которое нужно поместить разрыв страницы.
Разрывстраницы обозначается короткой точечной линией на левой границе отчета.
Для нумерациистраниц отчета выполняются следующие действия:
1. Необходимооткрыть форму или отчет в режиме конструктора.
2. В меню Вставкавыбрать команду Номера страниц.
3. В диалоговом окнеНомера страниц выбрать формат, расположение и выравнивание номеров страниц.Можно использовать следующие параметры выравнивания.
· По левому краю. Номер страницы отображается в левомполе.
· По центру.Номер страницы отображает в центремежду левым и правым полем.
· По правому краю. Номер страницы отображается в правомполе.
· Внутри.Нечетные номера страниц печатаютсяслева, а четныесправа.
· Снаружи.Четные номера страниц печатаютсяслева, а нечетныесправа.
4. Для печати номерапервой страницы установить флажок Отображать номер на первой странице.
Печать отчетавыполняется следующим образом:
1. Выполнить одно изследующих действий.
Выбрать отчетв окне базы данных.
Открыть отчетв режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра или в режимепросмотра образца.
2. В меню Файлвыбрать команду Печать.
3. Указать нужныепараметры в диалоговом окне Печать.
В группе Принтервыбрать принтер.
В группе Печататьвыбрать печать всего отчета или определенного диапазона страниц.
В группе Копииуказать число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой покопиям
Примерспроектированного отчета приведен в приложении 24-25.
Отчет можносохранить, введя в окне Конструктора или в окне предварительного просмотра однуиз команд:
· Файл / Сохранитькак
· Файл / Сохранить,
или произведязакрытие окна Конструктора.
Изменения вотчет вносятся в окне Конструктора.
Заключение
Неотъемлемой частьюсуществования современного общества стали информационные системы. Их влияние навсе сферы человеческой жизни быстро растет. Ядром информационных технологийявляются системы баз данных. Несмотря на кажущуюся неизменность базовыхтехнологий (реляционная модель данных, как основа практически всех современныхреализаций СУБД, появилась более тридцать лет назад), в области баз данныхпроисходят значительные перемены.
Сформировалсяхарактеризующийся жесткой конкуренцией рынок СУБД, опирающийся на рядполучивших широкое распространение индустриальных, международных и национальныхстандартов. Большие заделы имеют исследователи баз данных, хотя многие из нихпока не стали достоянием практических технологий. Даже попытка сравненияфункциональных возможностей ранних популярных СУБД компании IBM и современныхсерверных СУБД ведущих производителей (Oracle, Microsoft, Informix, IBM) уже вомногом позволяет оценить масштабы достижений технологий баз данных.
Радикально изменилисьсферы применения, а также круг пользователей. Если раньше системы баз данных былидоступны лишь крупным вычислительным центрам, оснащенным мощной техникой ирасполагающим высококвалифицированными кадрами программистов, то с появлениемперсональных компьютеров они нашли массовое применение наряду с системамиобработки текстов, электронными таблицами и коммуникациями. Новые сферыприменения связаны с системами поддержки принятия решений, автоматизированнымпроектированием, разработкой сложных систем, в том числе систем программногообеспечения, нетрадиционными научными применениями, национальными программамисоздания цифровых библиотек.
Таким образом,сегодняшние технологии баз данных представляют собой весьма обширную иразветвленную сферу как в части собственных возможностей, так и в отношениимногообразия приложений.
В ходе курсовой работыбыла спроектирована база данных, созданы различные виды запросов, полученынавыки образования форм и отчетов.
Списокиспользованной литературы
1. А. Федоров, Н.Елманова. Введение в OLAP./Компьютер пресс, №4, 2001.
2. Глашаков С.В.,Ломотько Д.В. Базы данных. Учебный курс–Харьков: Фолио; Ростов на Дону: Феникс;Киев: Абрис, 2000.
3. Голицына О.А.,Максимов Н.В. Базы данных. М.: Форум—Инфра, 2004.
4. В.В.Корнеев,А.Ф.Гареев, С.В.Васютин, В.В. Райх. Базы данных. Интеллектуальныая обработкаинформации–М.: Издатель Молгачева С.В., Издательство Нолидж, 2001.
5. Карпова Т.С. Базыданных: модели, разработка, реализация. Учебник.-СПб.: Питер, 2001.
6. Коннолли Томас,Бегг Каролин. Базы данных. М.: ” Вильямс”, 2003.
7. Оскерко В.С.Технология организации, хранения и обработки данных. Учебно—практическоепособие для дистанционного обучения. Мн.: БГЭУ, 2002.
8. Оскерко В.С. идр. Современные СУБД. Мн.: БГЭУ, 2001.
9. Хомоненко А.Д. идр. Базы данных. Учебник для вузов /Под ред. проф. А.Д.Хомоненко.-СПб: КОРОНА принт,2000.